PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT Project Communication Management mencakup segala proses yang diperlukan dengan tepat waktu dan

kesesuaian pengumpulan, penyimpanan, pendistribusian dari project information. Project manager menghabiskan sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi dengan anggotanya dan project stakeholders lainnya. Komunikasi yang efektif menghubungkan stakeholder kepada proyek, menghubungkan kebudayaan yang ada dengan background organisasi, dan sebagainya.

Aktivitas komunikasi mempunyai banyak dimensi yang berpotensial, meliputi : Internal dan eksternal Formal dan informal Vertical dan horizontal Official dan unofficial Written oral Verbal dan nonverbal

Kebanyakan kemampuan komunikasi umum untuk general manager dan project manager, seperti, tapi tidak terbatas pada: Mendengarkan secara aktif dan efektif Mempertanyakan, menyelidiki ide-ide dan situai untuk memastikan pemahaman yang lebih baik. Mendidik untuk menambah pengetahuan tim agar mereka dapat bekerja lebih efektif. Penemuan fakta untuk mengidentifikasi atau mengkonfirmasi informasi. Mengatur dan mengelola harapan. Mengajak orang atau organisasi untuk menampilkan aksi. Menegosiasikan untuk mencapai persetujuan yang dapat diterima secara mutu diantara partisi-partisi. Menyelesaikan konflik untuk menghindari dampak gangguan, dan Menyimpulkan, merekap, dan mengidentifikasi langkah selanjutnya.

10.1 Identify Stakeholders Mengidentifikasi stakeholder adalah proses dari mengidentifikasi semua orang atau organisasi yang dipengaruhi oleh proyek, dokumen yang relevan, keterkaitan, dan dampak kesuksesan proyek. Lihat gambar 10-2 dan 10-3. Stakeholder proyek adalah orang-orang dan organisasi-organisasi seperti pelanggan, sponsor, penampilan organisasi, dan publik yang secara aktif terlibat didalam proyek. Atau dengan siapa ketertarikan dapat dengan positif atau dengan negatif dihinggapi oleh eksekusi atau penyelesaian dari proyek. Mereka mungkin juga menggunakan pengaruh dari proyek dan kemudahannya untuk dikirim. Stakeholder mungkin berada pada level berbeda dengan organisasi dan dapat memiliki tingkat kewenangan yang berbeda, atau bisa meluas ke arah performansi organisasi

10.1.1 Identify Stakeholder : Inputs 1. Project charter

Project charter dapat menyediakan informasi tentang partisi internal dan eksternal yang terkait di dalamnya dan dipengarui oleh proyeknya itu sendiri, contohnya sponsor, customer, team members, group and departments yang berpartisipasi di dalamnya dan pihak lain yang berpengaruh dalam proyek tersebut. 2. Procurement documents Jika suatu proyek adalah hasil dari aktivitas procurement atau berasal dari

pernyataan kontrak, partisi di pernyataan kontrak tersebut adalah kunci utama dari project stakeholder

3. Enterprise enviromental factor Enterprise enviromental factor dapat mempengaruhi proses identify stakeholder yang termasuk di dalamnya, tetapi tidak terbatas pada : Budaya dan struktur organisasi atau perusahaan Pemerintahan atau industry standards

4. Organizational process assets Organizational process assets dapat mempengaruhi proses identify stakeholder yang termasuk di dalamnya, tetapi tidak terbatas pada : Stakeholder register templates Lesson learned from previous projects Stakeholder register from previous project

10.1.2 Identify Stakeholder : Tools and techniques 1. Stakeholder analysis Stakholder analysis adalah suatu proses yang sistematis dan menganalisis dari segi kuantitatif dan kualitatif informasi yang akan ditentukan dan bisa digunakan pada proyek berkaitan. Langkah langkah stakeholder analysis dalam menganalisis :

Step 1 : mengidentifikasi seluruh project stakeholder yang potensial dan informasi yang relevan, misalnya seperti peran, departemen, minta, tingkat pengetahuan, ekspektasi, tingkat pengaruh. Step 2 : mengidentifikasi dampak atau yang mendukung masing-masing stakeholder, dan mengklasifikasikan sebagai strategi pendekatan. Step 3 : bagaimana cara stakeholder utama terhadap situasi yang baru meliputi reaksi dari stakeholder untuk menanggulangi dampak-dampak negatif dari situasi tersebut. 2. Expert judgements Untuk memastikan identifikasi yang komprehensif dan listing dari stakeholder tersebut, judgment dan expertise yang berasal dari grup atau individual dengan training secara khusus atau pengetahuan pada subyek tersebut misalnya : Senior management Unit lain dengan organisasinya Stakeholder utama yang telah diidentifikasi Project manager yang telah bekerja di area yang sama Subject matter experts (SMEs) di bisnis atau are proyek Industry group dan konsultan Professional dan technical association

10.1.3 Identify stakeholder : Output 1. Stakeholder register Output utama dari identify stakeholder adalah stakeholder register. Semua hal berkaitan tetapi tidak terbatas pada : Identification name : nama, posisi pada organisasi, lokasi, peran dalam proyek, contact information Assesment information : kebutuhan utama, ekspektasi utama, pengaruh yang potensial pada proyek, fase di life cycle Stakeholder classification : internal/eksternal, supporter/neutral/resistor

2. Stakeholder management strategy Stakeholder management strategy mendefinisikan suatu pendekatan untuk meminimasi dampak negatif dari stakeholder yang berkaitan dengan project life cycle. Elemen-elemennya misalnya : Stakeholder utama yang bisa secara signifikan menganalisis dampak dari proyek tersebut Tingkatan dari partisipan yang berkeinginan dari tiap-tiap stakeholder dalam proyek tersebut Stakeholder group dan managemennya

10.2. Plan communication Plan communication adalah proses penentuan kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh para stakeholder didalam proyek dan mendefinisikan model-model pendekatan didalam komunikasi tersebut. Proses plan communication tersebut menanggapi dari kebutuhan akan komunikasi dan informasi yang dibutuhkan oleh para stakeholders; contohnya, siapa yg membutuhkan informasi, kapan informasi tersebut dibutuhkan, bagaimana cara penyampaian informasi tersebut, dan oleh siapa informasi tersebut disampaikan. ketika semua stakeholder berbagi kebutuhan dalam mengkomunikasikan informasi mengenai proyek tersebut, kebutuhan akan informasi dan metode dalam penyampaian dari distribusi informasi tersebut sangatlah beragam. mengidentifikasi kebutuhan akan informasi dari para stakeholder dan menentukan cara yang cocok dalam memenuhi kebutuhan tersebut adalah faktor penting yang menentukan keberhasilan proyek. Communication planning yang tidak tepat dapat mengakibatkan masalah, seperti tertundanya penyampaian pesan, mengkomunikasikan tentang hal-hal yang sensitif kepada audience yang salah, atau kekurangan dari komunikasi yang dibutuhkan para stakeholder. sebuah communication plan memungkinkan manajer proyek untuk mendokumentasikan pendekatan untuk berkomunikasi secara efektif dan efisien dengan stakeholders. komunikasi yang efektif disini maksudnya adalah informasi ini disajikan dalam format yang tepat, pada saat yang tepat, dan dengan pengaruh yang tepat. komunikasi yang efisien disini maksudnya adalah informasi yang disediakan dalam komunikasi tersebut hanya informasi yang dibutuhkan saja. pada kebanyakan proyek, communication planning itu sendiri selesai pada fase awal proyek, seperti selama fase perencanaan pengembangan manajemen proyek. selesainya communication planning pada awal fase dari sebuah proyek tersebut memungkinkan dalam penggunaan sumberdaya yang tepat , seperti waktu dan budget, untuk dialokasikan ke kegiatan communication activities. hasil dari planning proses ini sebaiknya direview secara teratur, untuk keseluruhan proyek dan direvisi sesuai kebutuhan untuk tetap memastikan dalam pengaplikasian lebih lanjut. Plan communication process erat hubungannya dengan faktor lingkungan dari suatu unit usaha atau perusahaan, karena struktur dari suatu organisasi memiliki dampak atau efek yang besar terhadap kebutuhan dalam komunikasi suatu proyek. PLAN COMMUNICATION: 1. Inputs: - stakeholder register - stakeholder management strategy

- enterprise enviromental factors - organizational process assets

2. Tools $ Techniques:

- Communication requirements analysis - communication technology - communication models - communication methods

3. Outputs: - communications management plan - project document updates

10.2.1.1 Stakeholder Register Pendataan stakeholder berguna dalam mendata identitas mengenai stakeholder dari proyek tersebut, detail identifikasinya biasanya terdiri dari, identificaion information (nama, posisi didalam organisasi, kontak informasi), Assessment information (kebutuhan utama, harapan utama, pengaruh ptotensial didalam proyek), stakeholder classification (internal/external, supporter/neutral/resistor) 10.2.1.2 stakeholder management strategy Stakeholder management strategy mendefinisikan sebuah pendekatan untuk meningkatkan dukungan dan meminimalkan dampak negatif dari stakeholder untuk keseluruhan siklus hidup dari proyek. element informasi yang tercakup didalamnya antara lain: - stakeholder inti yang dapat berpengaruh secara signifikan didalam proyek - tingkat partisipasi didalam proyek yang diinginkan untuk setiap stakeholder yang diidentifikasi - stakeholder groups dan manajementnya beberapa informasi yang terkait dengan stakeholder tertentu mungkin bersifat sangat sensitif untuk disertakan didalam shared document. manajer proyek harus terlatih dalam menentukan tipe

informasi dantingkat detail didalamnya yang akan diidentifikasikan ke stakeholder management strategy. 10.2.1.3 enterprise enviromental factors Semua faktor lingkungan yang berpengaruh didalam organisasi atau perusahaan digunakan sebagai input untuk proyek ini karena proses komunikasi itu sendiri harus dapat beradaptasi atau menyesuaikan kepada lingkungan proyek yang bersangkutan. 10.2.1.4 organizational process assets Semua organizational process assets digunakan sebagai input dalam plan communication process. Maka dari itu pemahaman dan informasi historis sangatlah penting karena hal-hal tersebut dapat memberikan wawasan dalam pengambilan keputusan berdasarkan masalah komunikasi yang ada dan hasil dari keputusan tersebut berdasarkan proyek terdahulu yang sama. organizational process assets dapat digunakan sebagai panduan informasi dalam perencanaan aktifitas komunikasi untuk suatu proyek. 10.2.2.1 Communication requirements analysis Menentukan kebutuhan informasi dari stakeholder suatu proyek, kebutuhan informasi disini didefinisikan dengan mengkombinasikan tipe dan format dari informasi yang dibutuhkan dengan analisis dari value informasi tersebut. Manajer proyek juga harus mempertimbangkan jumlah dari jalur komunikasi yang potensial, sebagai indikator dari tingkat kompleksitas suatu project's communication. Jumlah total dari jalur komunikasi yang potensial adalah n(n-1)/2, dimana n adalah jumlah dari stakeholder. jalur komunikasi ini untuk menentukan siapa yang akan berkomunikasi dengan siapan dan siapa yang akan menerima jenis informasi yang seperti apa. 10.2.2.2 Communication technology Metode yang digunakan untuk berbagi informasi kepada stakeholder suatu proyek bisa dapat bervariasi secara signifikan. ada berbagai faktor yang mempengaruhinya: 1. tingkat kepentingan akan kebutuhan informasi tersebut 2. keberadaan teknologi 3. staf proyek yang diharapkan 4. durasi dari proyek

5. kondisi lingkungan proyek 10.2.2.3 Communication models komponen utama dalam model komunikasi antara lain: 1. encode (menterjemahkan ide ke bahasa yang dimengerti oleh member proyek lain) 2. message and feedback-massage (hasil dari encoding) 3. noise (gangguan yang dapat mempengaruhi dari penyampaian dan pemahaman suatu informasi) 4. decode (menerjemahkan pesan kembali kedalam bentuk ide) 10.2.2.4 Communication methods Ada beberapa metode komunikasi yang digunakan para stakeholder dalam berbagi informasi, antara lain: - interactive communication: komunikasi dua arah antara beberapa member proyek - push communication: penyampaian informasi tertentu kepada penerima yang spesifik - pull communication: menggunakan informasi dalam jumlah yang banyak, audience yang banyak, dan kebutuhan-kebutuhan dari penerima informasi sehingga dapat menggunakan konten komunikasi tersebut dengan cara mereka sendiri.

10.2.3.1 Communications management plan Communication management plan dapat berupa formal atau informal, disampaikan secara rinci atau hanya berupa gambaran secara garis besar, dan berdasarkan pada kebutuhan proyek. Communication management plan biasanya menyediakan: 1. kebutuhan komunikasi dari stakeholder 2. informasi yang bisa dikomunikasikan, termasuk bahasa, format, konten, dan tingkat kerincian 3. alasan dari pendistribusian informasi tersebut 4. kerangka waktu dan frekuensi dari pendistribusian informasi yang dibutuhkan

5. orang-orang yang bertanggung jawab dalam komunikasi informasi tersebut 6. orang yang bertanggung jawab dalam pemberian izin untuk menyampaian informasi yang penting 7. orang atau grup yang akan menerima informasi 8. metode atau teknologi yang digunakan 9.dan lain-lain 10.2.3.2 Plan communication : Tools and technique Dokumen proyek yang dapat diupdate dapat berupa: 1. proyek schedule 2. stakeholder register 3. stakeholder management strategy 10.3 Distribute Information

Mendistribusikan informasi adalah proses dari membuat informasi relevan yang tersedia untuk stakeholder proyek yang telah direncanakan. 10.3.1 Distribute information: Inputs 1. Perencanaan Manajemen Proyek Perencanaan manajemen proyek berisi komunikasi perencanaan manajemen. 2 Laporan Kinerja Laporan kinerja digunakan untuk mendistribusikan kinerja proyek dan status information, harus tersedia sebelumnya untuk pertemuan proyek, dan harus tepat. 3. Organisasi Proses Aset Organisasi Proses Aset yang dapat mempengaruhi distribusi proses informasi, tetapi tidak terbatas pada: - kebijakan, prosedur, dan pedoman mengenai distribusi informasi. - template, dan

- sejarah informasi dan pelajaran 10.3.2 Distribute Information : Tools and techniques 1. Metode Komunikasi Pertemuan Individu dan kelompok, konferensi video dan audio, chat komputer, dan alat metode komunikasi lain yang digunakan untuk mendistribusikan informasi. 2. Alat Distribusi Informasi Informasi proyek dapat didistribusikan dengan berbagai cara, yaitu: - Hard-copy distribusi dokumen, sistem panduan mengisi, siaran pers, dan pertukaran akses database elektronik - Komunikasi elektronik dan alat konferensi, seperti email, fax, voice mail, telepon, video dan web konferensi, website, dan web publishing; dan - Alat elektronik untuk manajemen proyek, seperti web interface untuk menjadwalkan dan software manajemen proyek, pertemuan dan software pendukung di perkantoran, portal, dan alat kerja manajemen yang kolaboratif.

10.3.3 Distribute Information : Output 1. Update Aset organisasi proses Aset organisasi proses dapat di update, tetapi tidak terbatas pada: Pemberitahuan pengambil keputusan. Informasi dapat disediakan untuk stakeholder dalam diselesaikannya masalah, disetujui perubahan, dan status proyek umum. Laporan proyek. Laporan proyek formal dan informal menggambarkan status proyek dan termasuk pelajaran, masalah log, proyek penutupan laporan, dan output dari pengetahuan bidang lainnya. Presentasi proyek. Tim proyek menyediakan informasi formal atau informal kepada semua stakeholder proyek. Metode informasi dan presentasi harus relevan untuk kebutuhan audience. Catatan proyek. Catatan proyek dapat mencakup koresponden, memo, meeting dan dokumen lain yang menggambarkan proyek. Feedback dari stakeholder. Informasi yang diterima dari stakeholder tentang operasi proyek dapat didistribusikan dan digunakan untuk mengubah atau memperbaiki kinerja di masa depan dari proyek.

Pelajaran dokumentasi. Dokumentasi yang mencakup penyebab masalah, alasan dari tindakan korektif yang dipilih, dan tipe lain dari pelajaran tentan distribusi informasi.

10.4 Manage Stakeholder Expectation

Mengatur ekspektasi stakeholder adalah suatu proses dari berkomunikasi dan bekerja dengan stakeholder untuk memenuhi kebutuhan mereka dan menangani isu-isu yang terjadi saat ini. Lihat 10-11 dan 10-12. Mengatur ekspektasi stakeholder melibatkan aktivitas komunikasi langsung

menuju stakeholder proyek untuk memengaruhi ekspektasi mereka, menangani perhatian dan memutuskan isu-isu, seperti Secara aktif mengatur harapan-harapan dari stakeholder untuk meningkatkan kemungkinan dari penerimaan proyek dengan bernegosiasi dan memengaruhi keinginan mereka untuk mencapai dan mempertahan tujuan proyek. Menangani perhatian-perhatian yang belum menjadi isu-isu, biasanya berhubungan kepada antisipasi dari masalah-masalah yang akan datang. Perhatian-perhatian ini perlu untuk dibongkar dan didiskusikan, dan resikonya perlu ditaksir, dan Memperjelas dan memecahkan isu-isu yang telah diidentifikasi. Resolusi mungkin menghasilkan kepada perubahan permintaan atau mungkin dapat dipecahkan diluar proyek, sebagai contoh menunda untuk proyek lainnya atau fase atau ditangguhkan kepada entitas organisasional lainnya Mengelola ekspektasi dapat menolong untuk menambah kemungkinan kesuksesan proyek dengan memastikan bahwa stakeholder mengerti keuntungan dan resiko proyek. Hal ini memungkinkan mereka menjadi pendukung aktif dari proyek dan untuk membantu dengan penilaian resiko dari pemilihan proyek. Dengan mengantisipasi reaksi orang-orang kepada proyek, tindakan preventif dapat diambil untuk memenangkan dukungan mereka atau meminimasi potensi dampak negatif. Manajer proyek bertanggung jawab kepada pengaturan ekspektasi Stakeholder. Secara aktif mengatur ekspektasi stakeholder mengurangi resiko proyek akan gagal untuk mencapai tujuan dan sasaran proyek karena masalah stakeholder yang belum terselesaikan dan batas gangguan selama proyek.

10.4.1 Manage Stakeholder Expectations: Inputs 1. Stakeholder Register Stakeholder register ( lihat action 10.1.3.1 ) adalah sebuah daftar dari stakeholder yang relevan untuk proyek. Hal ini dugunakan untuk memastikan bahwa semua stakeholder termasuk kedalam komunikasi proyek.

2. Strategi Manajemen Stakeholder Sebuah pengertian dari tujuan dan sasaran stakeholder digunakan untuk menentukan strategi untuk mengatur ekspektasi stakeholder. Strateginya akan didokumentasikan di dalam dokumen strategi Manajemen Stakeholder ( lihat Bagian 10.1.3.2 ) 3. Project Management Plan Project management plan atau rencana pengelolaan proyek ( bagian 4.2.3.1 ) terdiri dari rencana pengelolaan komunikasi yang dideskripsikan pada bagian 10.2.3.1. kebutuhan dan ekspektasi stakeholder memberikan pengertian dari tujuan, sasaran, dan tingkatan kebutuhan dari komunikasi stakeholder selama proyek berlangsung. Kebutuhan dan harapan diidentifikasi, dianalisis dan didokumentasikan di dalam Perencanaan Manajemen komunikasi, dimana merupakan cabang dari Perencanaan Manajemen proyek. 4. Issue Log Sebuah Isu log atau item tindakan (item action) log dapat digunakan untuk mendokumentasikan dan mengawasi resolusi dari isu permaslahan. Hal ini dapat digunakan untuk memfasilitasi komunikasi dan memastikan sebuah pengertian hubungan dari isu-isu. Isu-isu biasanya tidak membuat aktivitas proyek menjadi penting tapi biasanya ditujukan untuk mempertahankna hal baik, hubungan kerja yang konstruktif antara berbagai macam stakeholder, termasuk anggota tim. Isu-isu permasalahan dengan jelas dinyatakan dan dikategorikan berdasarkan kepada urgensi dan dampak potensial. Dan sebuah target biasanya didirikan untuk penutupan. Isu-isu yang belum terselesaikan dapat menjadi sumber utama dari konflik dan penundaan proyek. 5. Change Log Change log atau log perubahan digunakan untuk mendokumentasikan perubahan yang yang terjadi selama proyek berlangsung. Perubahan ini dan dampaknya kepada proyek dalam hal waktu, biaya, dan resiko, harus di komunikasikan kepada stakeholder yang sesuai. 6. Organizational Process Assets Termasuk, namun tidak terbatas pada:

Kebutuhan Komunikasi organisasional Permasalahan Prosedur manajemen Penggantian control prosedur, dan Infomasi sejarah proyek yang sebelumnya.

10.4.2 Manage Stakeholder Expecctation : Tools and Techniques 1. Metode dari Komunikasi Metode komunikasi diidentifikasi untuk masing-masing stakeholder dalam rencana manajemen komunikasi yang telah digunakan oleh pihak manajemen 2. Interpersonal skills Manajer proyek menerapkan keterampilan interpersonal yang tepat untuk mengelola harapan para pemangku kepentingan ( stakeholders) diantaranya : membangun kepercayaan dengan menyelesaikan konflik aktif mendengarkan mengatasi resistensi terhadap perubahan

Informasi lebih lanjut mengenai interpersonal skill dapat ditemukan di appendix G 3. Management Skills Manajemen adalah tindakan memimpin dan mengendalikan sekelompok orang yang bertujuan untuk mengkoordinasikan dan mengharmonisasikan kelompok ke arah dalam mencapai tujuan di luar cakupanusaha individual. keterampilan manajemen yang digunakan oleh manajer proyek termasuk tetapi tidak terbatas pada: kemampuan untuk presentasi di depan umum kemampuan untuk ber negosiasi Kemampuan untuk menulis Kemampuan untuk berbicara ( public speaking)

10.4.3 Managing Stakeholder Expectation : Outputs 1. Organizational Process Assets Updates Proses aset organisasi yang dapat diperbaharui meliputi, tetapi tidak terbatas pada: penyebab masalah Alasan di balik tindakan korektif dipilih

pelajaran yang

dipetik

dari mengelola harapan

para

pemangku

kepentingan

2. Change Request Mengelola harapan pemangku atau proyek, juga dapat kepentingan dapat mengakibatkan mencakup tindakan korektif atau perubahan pada preventif yang produk sesuai

3. Project Management Plan Updates Elemen dari rencana manajemen proyek yang dapat diperbaharui termasuk tetapi tidak terbatas pada rencana manajemen komunikasi. Ini diperbarui ketika kebutuhan

komunikasi baru atau diubah diidentifikasi. misalnya beberapa komunikasi mungkin tidak lagi diperlukan Metode komunikasi yang tidak efektif dapat diganti dengan metode lain, atau persyaratan komunikasi baru dapat diidentifikasi 4. Project Document Updates Proyek dokumen yang dapat diperbaharui termasuk tetapi tidak terbatas pada : Stakeholder management srateegy Ini diperbarui sebagai hasil dari mengatasi kekhawatiran dan menyelesaikan masalah misalnya hal itu dapat ditentukan bahwa stake holder memiliki informasi tambahan yang diperlukan. Stakeholder Register Perubahan yang ditujukan berfokus pada stakeholder yang baru . ketika stakeholder yang baru sudah teridentifikasi atau stakeholder yang sudah terdaftar tidak bertahan lama dalam sebuah proyek atau stakeholder tersebut tidak memberikan sebuah effect pada sebuah proyek dan apabila perubahan terjadi ketika dibutuhkan stakeholder dengan spesifik tertentu Issue Log Pada Issue log perubahan yang ada ditujukan kepada issue yang baru , issue yang baru sudah mulai teridentifikasi dan issue yang kemarin atau yang sekarang terjadi sudah terselesaikan

10.5 Laporan Kinerja Laporan kinerja merupakan sebuah proses dalam mengumpulkan dan mendistribusikan informasi kinerja, terdiri dari status report, pengukuran progress kinerja, dan peramalan. Proses laporan kinerja sendiri melibatkan pengumpulan dan analisis terhadap perbandingan antara data dasar

dengan data aktual yang terjadi secara periodik guna untuk memahami dan mengkomunikasikan kemajuan proyek dan kinerja dalam proyek, begitu pula dengan ramalan hasil dari proyek tersebut. Laporan kinerja ini dibutuhkan untuk menyediakan informasi pada tingkat yang sesuai untuk setiap audience. Format dari laporan kinerja sendiri bisa berbentuk status laporan sederhana hingga bentuk laporan yang komplek atau rumit. Sebuah status laporan sederhana akan memperlihatkan informasi kinerja, seperti persentase kelengkapan/penyelesaian, atau papan status untuk tiap area (seperti: cakupan, jadwal, biaya, kualitas). Sedangkan laporan yang lebih rumit biasanya berisikan: Analysis of past performance Current status of risks and issues Work completed during the period Work to be completed next Summary of changes approved in the period, and Other relevant information which must be reviewed and discussed

Laporan yang lengkap harus memasukan perkiraan penyelesaian proyek yang didalamnya termasuk time and cost. 10.5.1 LaporanKinerja: Input 1. Project management plan Project management plan menyediakan informasi-informasi yang menjadi pedoman dasar dalam sebuahproyek. Pedoman pengukuran kinerja merupakan rencana yang sudah disetujui untuk dikerjakan dalam proyek yang mana eksekusi dari proyek tersebut akan dibandingkan dengan project management plan, dan deviasinya (simpangan) akan digunakan sebagai tolak ukur dalam management control. 2. Work performance information Informasi dari aktivitas proyek dikumpulkan dari hasil kinerja dalam proyek, sepert: Deliverables status Schedule progress Cost incurred

3. Work performance measurement Informasi kinerja kerja digunakan untuk menggenerate metric aktivitas proyek untuk mengevaluasi progress actual dibandingkan dengan progress yang telah direncanakan. Metric ini mencakup pada:

Jadwalkinerja yang direncanakandibandingkandenganaktualnya Biayakinerja yang direncanakandibandingkandenganactual cost Tekniskinerja yang direncanakandibandingkanadenganaktulateknisnya

Namun hal ini tidak terbatas pada hal ini saja. 4. Budget forecast Informasi perkiraan anggaran dari control cost menyediakan informasi dana tambahan yang mungkin akan diperlukan untuk penyelesaian sisa proyek, serta perkiraan untuk menyelesaikan proyek kerjatersebut. 5. Organizational process assets Organizational process assets yang dapat mempengaruhi terhadap proses laporan kinerja mencakup: Report templates Policies and procedures that define the measures and indicators to be used Organizationally defined varlance limits

10.5.2 Laporan Kinerja: tools and techniques 1. Analisis variansi Analisis variansi dilihat berdasarkan fakta, apa yang menyebabkan terjadinya perbedaan antara pedoman kinerja dengan kinerja aktual. Untuk melakukan analisis variansi akan sangat tergantung terhadap area aplikasinya, standard yang digunakan, maupun industry itu sendiri. Step dalam melakukan analisis variansi Verifikasi kualitas informasi yang dikumpulkan untuk memastikan bahwa informasi tersebut lengkap, konsisten terhadap data masa lalu, dan kredible ketika akan dibandingkan dengan proyek yang lain, atau status informasi lain. Menentukan beberapa variansi, membandingkan informasi actual dengan pedoman proyek dan tidak semua perbedaannya menguntungkan atau tidak menguntungkan terhadap keluaran proyek. Menentukan impact dari variansi dalam biaya proyek dan jadwal proyek.

2. Metode peramalan

Forecasting merupakan sebuah proses dalam memperkirakan kinerja proyek di masa yang akan datang berdasarkan kinerja aktualnya. Metode tersebut antara lain: Time series Methode = time series method menggunakan data historical sebagai dasar untuk memperkirakan keluaran yang masa datang. Causal/Economic Methods = beberapa metode forecasting menggunakan asumsi yang memungkinkan untuk menentukan faktor dasar yang mungkin mempengaruhi variable yang diramalkan. Judgemental methods = menggabungkan penilaian-penilaian intuitif, opini, dan estimasi kemungkinan. Metode lainnya mungkin mencakup pada simulasi, peramalan probabilistic, dan ensemble forecasting. 3. Communication methods Meetings dapat digunakan untuk melakukan pertukaran dan analisa informasi terhadap kemajuan proyek dan kinerja proyek. Projek manajer biasanya menggunakan penekanan teknis komunikasi untuk mendefine dan mendistribute laporan kinerja.

4. Sistem pelaporan Sistem pelaporan menyediakan sebuah tool standard untuk manajer proyek untuk menangkap, menjual, dan mendistribusikan informasi kepada stakeholder tentang project cost, schedule progress, dan kinerja. 10.5.3 Laporan kinerja: output 1. Performance report Performance report meng-organize dan merangkum informasi yang terkumpulkan, dan mempersembahkan beberapa analisis yang dibandingkan terhadap pedoman pengukuran kinerja. Sebuah status laporan sederhana akan memperlihatkan informasi kinerja, seperti persentase kelengkapan/penyelesaian, atau papan status untuk tiap area (seperti: cakupan, jadwal, biaya, dan kualitas). Sedangkan laporan yang lebih rumit biasanya berisikan: Analysis of past performance

Current status of risks and issues Work completed during the period Work to be completed next Summary of changes approved in the period, and Result of variance analysis Forecasted project completion Other relevant information which must be reviewed and discussed

2. Organizational process assets update Organizational process assets yang dapat diupdate meliputi: formats and lesson learned documentation, penyebab permasalahan, alasan dibalik aksiperbaikan 3. Change requests Analisis terhadap kinerja proyek sering kali menghasilkan perubahan permintaan. Recommended corrective actions include change that bring the expected future performance of the project in line with the project management plan Recommended preventive action can reduce the probability of incurring future negative projek performance.