Universidade Anhanguera Uniderp Centro de Educao a Distncia

Tecnologia em Gesto Hospitalar

Materiais e Equipamentos Hospitalares

Juazeiro/BA 2012

Nome dos Acadmicos Keyle Vveros Oliveira RA 280761 Alexsandra Castro Sena RA -221842 Maria Lurdes Gomes de Oliveira - RA- 240665 Gleydison Mendona RA 223467 Edna Amaral RA 265400 Jose Adriano Silva Santos RA -222171

Materiais e Equipamentos Hospitalares

Trabalho apresentado ao Curso de Graduao em Gesto Hospitalar da Universidade Anhanguera Uniderp, como requisito para a obteno de conhecimento e atribuio de nota da Atividade Avaliativa.

Juazeiro/BA 2012

1. Introduo Esse trabalho objetiva definir e sistematizar as atividades executadas pelas equipes de Engenharia Clnica nos clientes. As definies e rotinas apresentadas nesse trabalho aplicam-se s atividades realizadas em todos os clientes. 2. Desenvolvimento IDEC ou cdigo o cdigo de identificao de engenharia clnica para equipamentos mdicos ou equipamentos padres (analisadores e simuladores). Identifica cada equipamento unicamente. Normalmente formado por 4 dgitos alfabticos seguidos por 4 dgitos numricos. Os quatro dgitos alfabticos fazem referncia Instituio, ao setor ou ao agrupamento de equipamento ao qual pertence. Por exemplo: TCSD-0004, UTI-0057 ou OXIM-0091. Software de Engenharia Software utilizado para gerenciar a vida til de um equipamento mdico ou equipamento de medio, inspeo e ensaios. Gerencia eventos como manutenes corretivas e preventivas, alm de dados gerenciais. RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES Gestor do processo de Realizao dos Servios - Definir as equipes de trabalho, conforme necessidades contratadas com os Clientes. - Monitorar os resultados tcnicos dos contratos, e propor aes corretivas, de melhoria e preventivas. - Prover recursos para a execuo dos processos. - Acompanhar o trabalho dos Supervisores de Projetos. Supervisor de Projeto - Gerir e monitorar a execuo dos trabalhos conforme os requisitos contratados e os cronogramas definidos. - Propor aes corretivas, preventivas e de melhoria, conforme necessidades e resultados.

Gerente de Projeto - Executar e coordenar operacionalmente os trabalhos. - Providenciar os registros e relatrios previstos no SGQ. - Coordenar o pessoal alocado no projeto. Pessoal alocado no Projeto - Executar os trabalhos previstos conforme os procedimentos do SGQ. - Providenciar os registros previstos no SGQ. DESCRIO As atividades realizadas pela engenharia clnica esto representadas esquematicamente atravs dos fluxogramas presentes no documento - Realizao dos Servios e seus anexos. 1. CADASTRO DA INSTITUIO A - Ficha de Cadastro de Instituio Cliente deve ser atualizado pelo menos uma vez por ano, podendo ser revisto ao longo do ano em caso de alteraes substanciais nas condies de servio ou no cliente. O modelo do RQ contm as instrues de preenchimento e arquivamento. O Setor da Qualidade responsvel em alimentar as informaes referentes aos requisitos especficos de contrato com a instituio, quando necessrio, e devolver ao Gerente do Projeto. As informaes contidas na - Ficha de Cadastro de Instituio Cliente devem ser apresentadas equipe da empresa residente no cliente logo aps cada alterao ou atualizao em reunio registrada por ata. 2. LEVANTAMENTO E CADASTRO DOS EQUIPAMENTOS MDICO-

HOSPITALARES O Servio de Engenharia Clnica dever manter atualizada a relao de cadastro dos equipamentos no software de engenharia, se atendo s aquisies de novos equipamentos ou movimentao do equipamento para um outro setor, detalhadas nos prximos itens. A necessidade de manter o inventrio atualizado est descrita Avaliao do Parque de EMH.

3. AQUISIO DE EQUIPAMENTO

O fluxograma das atividades realizadas para aquisio de equipamentos mdicos. Para a aquisio de novos equipamentos para a instituio preciso um estudo prvio de necessidade e viabilidade da compra. Esta anlise deve ser feita em conjunto com o corpo administrativo, corpo clnico e de enfermagem que utilizar tal equipamento e o Servio Engenharia Clnica. Como parte do processo de aquisio deve ser desenvolvida/apresentada pelo gerente de projeto uma especificao tcnica ou uma descrio sintetizada do equipamento a ser adquirido. A necessidade para esta aquisio definida por insuficincia dos equipamentos existentes, pela implantao de um novo tipo de servio que antes no era prestado, por necessidade de substituio ou solicitao pontual do cliente. Os oramentos devem ser solicitados e, uma vez recebidos, encaminhados para anlise e aprovao do responsvel. A viabilidade da compra deve ser avaliada pelo departamento financeiro e diretoria da instituio que avaliam sua realidade. Com a autorizao da aquisio e a efetivao da compra, por pessoal da instituio, deve-se aguardar a entrega para ento dar incio ao processo de recebimento e instalao. No caso da aquisio de um equipamento de mdio ou grande porte, que necessite da preparao ou adequao do espao fsico para sua instalao, como, por exemplo, uma autoclave, essas necessidades j devem ser levantadas, junto ao fornecedor/responsvel, para que sejam tomadas as providncias cabveis. A execuo do projeto de instalao normalmente de responsabilidade do corpo de manuteno da instituio sob assessoria do Servio de Engenharia Clnica, porm, outras responsabilidades podem ser definidas no momento da compra. Com o recebimento do novo equipamento deve ser emitido, via software de engenharia, o Laudo de Recebimento. neste momento que feita a verificao de recebimento, ou seja, feita a conferncia do equipamento recebido de acordo com o previsto no momento de compra. Sugere-se que esta verificao seja feita em conjunto com o fornecedor e representante da instituio cliente. 3.1 Emisso de Laudo de Recebimento O Laudo de Recebimento (LR) emitido atravs do software de engenharia, para uma ou vrias unidades de um mesmo equipamento (Deve ser emitido um LR para cada modelo de equipamento adquirido). Para iniciar a emisso do Laudo de Recebimento deve-se abrir uma Ordem de Servio, do tipo Recebimento, para o setor recebedor (em geral, almoxarifado). Em seguida deve-se:

1. Preencher os campos com os dados da compra (Fornecedor, Nota Fiscal, Data e Responsvel);
2.

Preencher e adicionar os equipamentos recebidos. Depois de adicionados os equipamentos, preencher os Nmeros de Srie de cada Equipamento e informar o setor para o qual cada equipamento ser enviado, inclusive se o equipamento for ficar no almoxarifado;

3.

Aps adicionar os equipamentos e preencher o check list, conferindo item a item os equipamentos recebidos;
4.

Aps o correto preenchimento do check list, laudo de Recebimento tem cdigo

nico,ser gerado automaticamente pelo software de engenharia. Aps impresso, o Laudo de Recebimento deve ser assinado pelo Gerente de Projeto (Responsvel da Engenharia Clnica), pelo Representante do Fornecedor e por um Representante do Setor de Tombamento da Instituio (caso no seja possvel a assinatura do setor de Tombamento necessria a assinatura de algum colaborador da instituio). Quando no for possvel a presena de um representante de alguma das 3 partes necessrias, no campo para assinatura deve estar escrito o motivo pelo qual o representante no est presente. Nenhum item de assinatura do Laudo de Recebimento pode ficar em branco ou sem justificativa. 3.2 Cadastro do Equipamento Impresso o Laudo de Recebimento, ainda na OS de Recebimento,deve-se conferir que apenas os equipamentos que no possuem nenhuma possibilidade de serem devolvidos ao fornecedor esto com o check Box aceito .Cadastrar Equipamentos Aceitos, esta opo cadastra automaticamente, na base de dados do software, todos os equipamentos que tem selecionado o checkbox Equipamento Aceito. Os dados da compra so enviados automaticamente para o cadastro do equipamento.

3.3 OS Inicial

Antes de entrar em uso, o equipamento pode necessitar de instalao, calibrao, testes de aceitao ou treinamentos, e deve, ao menos, ser testado. Essas atividades so registradas na OS Inicial. A OS Inicial deve ser gerada a partir da OS de Recebimento, no momento em que o equipamento for entrar em uso, e pode ser gerada mesmo com a OS de Recebimento fechada. Todos os equipamentos colocados em uso no hospital devem ter, obrigatoriamente, uma OS Inicial. Depois de finalizadas as pendncias de Recebimento, estando todos os equipamentos cadastrados, e aps abrir as OSs Iniciais dos equipamentos que sero postos em uso, deve-se finalizar a OS de Recebimento. As atividades que faro parte da OS Inicial devem ser definidas pelo Gerente de Projeto levando em conta opinies do Fornecedor e dos usurios do equipamento na Instituio. A calibrao do equipamento pode ser feita internamente ou externamente, quando definida pelo Gerente de projeto como necessria. Testes de aceitao e treinamento operacional podem ser definidos no momento da compra, e devem estar registrados na proposta de compra ou contrato de aquisio. 3.3.1 Laudo de instalao Caso seja necessria a instalao do equipamento, deve-se emitir um Laudo de Instalao. O Laudo de Instalao deve ser emitido na prpria OS Inicial do equipamento,aps o preenchimento do checklist, com os dados da instalao,informar o Responsvel, o software gera automaticamente o Laudo de Instalao, que deve ser impresso, assinado e arquivado. Aps finalizado todo o processo de instalao, a OS Inicial deve ser fechada. O treinamento operacional deve ser realizado, pelo fornecedor ou pela equipe de Engenharia Clnica, para o corpo clnico e de enfermagem da instituio, com calendrio de treinamento definido pelos grupos envolvidos. O treinamento operacional ser detalhado mais adiante. Os Laudos de Recebimento e Instalao devem ser armazenados em suas respectivas pastas.

4. MUDANA DE CDIGO DO EQUIPAMENTO

No caso de um equipamento mdico-hospitalar necessitar de troca de IDEC, seja por mudana de setor onde est alocado ou por necessitar substituir a placa de identificao, as seguintes aes devem ser tomadas: Mudana do IDEC do equipamento seguindo rotina do Software de Engenharia e conseqente transferncia do histrico de intervenes e programao futura deste equipamento para o novo IDEC; Aplicao de uma nova etiqueta de identificao no equipamento. A etiqueta do IDEC antigo deve ser retirada. 5. DESENVOLVIMENTO DAS ATIVIDADES DE ENGENHARIA CLNICA NA INSTITUIO A Engenharia Clnica gerencia e planeja o uso de equipamentos mdico-hospitalares no ambiente da instituio, possuindo assim, basicamente, os seguintes tipos de intervenes: Aquisio (Recebimento, Instalao), corretivas, preventivas e inspeo (testes de funcionalidade, rondas setoriais e de imagem), alm das demais atividades gerenciais do setor (treinamento/orientao, ronda geral, reunio com os setores). Todas as atividades realizadas pela engenharia clnica devem ser registradas. A grande maioria destas atividades registrada no software de engenharia, segue abaixo um quadro com um resumo dos tipos de O.S existentes no software, e exemplos dos tipos de atividades que devem ser registrados atravs de cada um destes tipos de O.S. Tipo de O.S. existente no software de engenharia RECEBIMENTO Exemplos de atividades que devem ser registradas atravs deste tipo de O.S. Recebimento do equipamento, conferncia do equipamento novo, emisso de laudo de recebimento, cadastro de equipamento novo. Todas as atividades necessrias para colocar o INICIAL equipamento novo em uso (instalao, calibrao, testes de aceitao ou treinamentos) Manuteno Preventiva de EMH, servio pontual de calibrao. Manuteno Corretiva de EMH. Rondas setoriais, Ronda de equipamentos de imagem, Testes de Funcionalidade de EMH

PREVENTIVA CORRETIVA INSPEO

Reunio com os setores, Ronda Geral, GERENCIAL Levantamento do parque de equipamentos, treinamentos. 5.1 Manutenes Corretivas Tem-se como definio de manuteno corretiva o processo de aes realizadas com o objetivo de corrigir uma falha ocorrida na utilizao do equipamento ou do seu sistema, nas condies especificadas de funcionamento. O fluxo de atividades para as Manutenes Corretivas est desenhado no PQ 7.5/5 Gesto das Aes Corretivas. As manutenes corretivas so controladas pelas ordens de servio (O.S.) que so os documentos utilizados para o registro formal das atividades realizadas durante a interveno que objetiva a soluo da falha. O registro de uma manuteno corretiva pode ser feito no - Formulrio padro de OS ou na Planilha de Acompanhamento Inicial de OS , e deve ser feito no Software de Engenharia. Obs: Toda Ordem de Servio registrada na planilha sinttica de OS ou no formulrio de ordem de servio necessariamente tem que ser registrada no Software de Engenharia. Porm no se faz necessrio que toda Ordem de Servio registrada diretamente no Software de Engenharia esteja na planilha sinttica ou no formulrio de ordem de servio. Cabe ao gerente do projeto definir qual a melhor metodologia para o controle do registro de ordens de servio. As atividades de Manuteno Corretiva devem ser registradas no Software de Engenharia em uma O.S. do tipo CORRETIVA. Obs: Caso seja encontrada uma falha no equipamento durante uma manuteno preventiva, os dados da ao corretiva executada devem ser registrados na prpria O.S. de Manuteno preventiva j aberta. Em resumo, NO deve-se abrir uma OS Corretiva para um equipamento que est com uma OS Preventiva aberta. Quando a manuteno corretiva vai ser executada externamente, no momento em que o fornecedor vai retirar o equipamento na engenharia clnica, necessrio que seja emitido, sempre que possvel, o Protocolo de sada de equipamento, este protocolo est disponvel no

software de engenharia, dentro da prpria O.S., na tela de servio externo. Neste documento so verificados alguns itens bsicos do equipamento, ele deve ser emitido, preenchido e assinado por um responsvel pela engenharia clnica e um responsvel do fornecedor, atestando a real situao do equipamento ao sair da instituio. Toda manuteno corretiva externa, proveniente de um servio terceirizado, deve gerar um documento proveniente do fornecedor que executou o servio, onde comprovada a interveno no equipamento. Este documento deve sempre ser assinado pelo gerente de projeto e/ou por responsvel da instituio que est prestando o servio de engenharia clnica, comprovando a aprovao deste servio. E devem ser armazenados em local definido pelo gerente de projeto ou instituio. As atividades de manuteno corretiva interna so iniciadas a partir da informao do defeito em um equipamento mdico hospitalar. Passo 1 Informao do defeito ao Servio de Engenharia Clnica. O defeito em um equipamento mdico hospitalar pode ser observado por um usurio ou pelo prprio pessoal da Engenharia Clnica, quando em execuo de uma ronda setorial, por exemplo. O responsvel do setor onde o equipamento est em uso faz a comunicao do defeito ao Servio de Engenharia Clnica. A comunicao pode ser feita atravs de contato direto, via telefone, utilizando o formulrio de ordem de servio, ou outro procedimento a ser acordado com a instituio. Passo 2 Abertura da Ordem de Servio. O defeito do equipamento deve ser registrado como uma ordem de servio. Esta ordem de servio deve ser registrada no software de engenharia em no mximo 24 h a partir do momento da informao do defeito deste equipamento. Quando registrada, a ordem de servio tem o status de Aberta. A partir de ento se inicia o acompanhamento gerencial e tcnico desta interveno. No caso de o equipamento ser recebido ou levado ao setor de Engenharia Clnica para anlise, este equipamento e seus acessrios devem ser devidamente protocolados em um registro de entrada de equipamento, conforme o item 8.1, e alocado no espao fsico da engenharia reservado para ENTRADA. No caso de a interveno ter sido realizada e finalizada no setor de utilizao do equipamento, a ordem de servio tambm deve ser registrada no software de engenharia em no mximo 24 h a partir do momento da informao do defeito deste equipamento. Passo 3 Anlise do defeito apresentado pelo EMH.

Compete ao corpo tcnico da Engenharia Clinica analisar o defeito apresentado pelo equipamento mdico hospitalar. Esta anlise pode ser realizada no local de utilizao do equipamento ou no laboratrio da Engenharia Clnica. Passo 4 Orientao ao usurio. No caso de na anlise de funcionamento do equipamento ser verificado que o equipamento no apresenta um defeito real e sim problemas com sua operao, so feitas as devidas orientaes ao usurio e o equipamento liberado. Neste caso a O.S. deve ser registrada no Software de Engenharia como uma Corretiva Interna com complexidade do tipo Orientao. Passo 5 Anlise da complexidade do defeito. Havendo defeito, este deve ser analisado e ento definido se ser caracterizada uma manuteno corretiva de alta ou de baixa complexidade, se a falha ocorreu nos acessrios, ou o problema pode simplesmente no ser identificado, caracterizando uma orientao. Estas informaes devem ser registradas no Software de Engenharia. Passo 6 Verificao da existncia de contrato de manuteno. Aps a anlise do defeito, no caso de chegar concluso que um defeito que s ser corrigido com o auxlio de servio terceirizado (manuteno corretiva externa), deve ser verificado se existe ou no contrato de manuteno com empresa terceirizada para este equipamento. Em havendo tal cobertura, o responsvel pela manuteno deve ser acionado e a partir da se dar o acompanhamento de uma manuteno corretiva externa. Passo 7 Realizao de manuteno corretiva. No caso de ser confirmado um defeito no funcionamento do equipamento, feito o levantamento das necessidades para a realizao da manuteno interna. realizada, portanto a interveno corretiva do equipamento no laboratrio da Engenharia Clnica. Depois de gerada a O.S. no Software de Engenharia, se tal interveno no puder ser finalizada, o equipamento deve ser identificado com uma etiqueta contendo o nmero da O.S. e deve ficar armazenado no espao PENDNCIAS da sala da Engenharia Clnica. Todo equipamento que est em execuo de manuteno corretiva, ou seja, localizado na bancada tcnica ou nos espaos ENTRADA OU PENDNCIAS, deve seguir o seguinte critrio de prioridade para realizao da interveno: 1 necessidade ou exigncia do cliente 2 ordem de chegada Passo 8 Registro de dados da manuteno corretiva na O.S.

 medida que a interveno corretiva vai sendo executada, os dados referentes a ela vo sendo registrados no Software de Engenharia ou no formulrio de Ordem de Servio ou Planilha inicial de O.S. Durante a realizao da manuteno, deve-se analisar a provvel causa da ocorrncia que gerou esta manuteno. Foi definido, em estudo, um conjunto de causas que abrange todos os possveis casos de manuteno corretiva, e antes da finalizao da OS necessrio informar a mais provvel. Com a finalizao da interveno corretiva todos os dados referentes mesma devem estar lanados no Software de Engenharia, a ordem de servio j est com status de Encerrada e o nmero da OS j est na planilha sinttica (se necessrio). O equipamento ento levado ao espao de SADA para sua posterior entrega ao setor de origem. A Ordem de Servio ento finalizada tanto no Software de Engenharia como no formulrio padro ou sinttico. Passo 9 EMH devolvido ao setor de origem. Aps a finalizao da interveno corretiva, o equipamento devidamente testado e devolvido ao setor de origem. A sada do equipamento e seus acessrios da sala da Engenharia Clnica e a entrega dos mesmos ao setor de origem devem ser devidamente protocolados em um registro de sada ou entrega. Obs.: acessrios ou itens que no tenham IDEC prprio ou vnculo especfico com um equipamento devem ter O.S. lanada direto no setor ao qual est vinculado. Situaes especficas de grupos identificados que precisem ser controlados sem IDEC prprio podem receber um IDEC do grupo especfico com um nmero muito alto. Caso o defeito observado no equipamento interfira na calibrao dos seus parmetros de funcionamento uma Manuteno Preventiva deve ser executada no equipamento, gerando assim um certificado. 5.2 Manutenes Preventivas A Manuteno Preventiva definida como uma interveno programada no equipamento mdico visando deteco prvia de defeitos ou o aumento de sua confiabilidade. Consta de aes como limpeza, verificao de funcionamento e integridade fsica, calibrao e ajustes dos parmetros de funcionamento se necessrio. A Gesto das Aes Preventivas contm o fluxograma que descreve as atividades necessrias gesto das manutenes preventivas.

So definidos trs tipos de intervenes programadas: - Calibrao nesta interveno feita a calibrao dos parmetros de funcionamento, ou seja, so feitas medidas dos parmetros com trs leituras de cada ponto pr-estabelecido da escala de trabalho, dentro de um padro de confiabilidade metrolgica, garantindo assim a confiabilidade do funcionamento do equipamento. Os resultados so comparados com valores padres definidos por normas e regulamentos nacionais e/ou internacionais. No realizada limpeza interna nem feito ajuste no equipamento. Este tipo de interveno normalmente utilizado em servios pontuais de calibrao de equipamentos mdicos. Para a realizao deste tipo de interveno deve ser utilizada a srie de procedimentos PTCA. Manuteno Preventiva Padro realizada uma manuteno geral no equipamento envolvendo limpeza, verificao geral inclusive dos seus acessrios, calibrao dos parmetros de funcionamento, se aplicvel, e realizao de ajustes quando necessrio. So feitas medidas dos parmetros com trs leituras de cada ponto pr-estabelecido da escala de trabalho, dentro de um padro de confiabilidade metrolgica, garantindo assim a confiabilidade do funcionamento do equipamento. Os resultados so comparados com valores padres definidos por normas e regulamentos nacionais e/ou internacionais. Este tipo de interveno realizado em trabalhos contnuos de engenharia clnica. Para a realizao deste tipo de interveno de ser utilizada a srie de procedimentos PTMP.

Verificao verificado o funcionamento do equipamento e a coerncia das leituras. Nesta interveno pode ser realizada limpeza interna e feita apenas uma leitura em cada ponto de medio. uma manuteno preventiva efetiva, porm sem os valores metrolgicos. Este tipo de interveno realizado em trabalhos contnuos de engenharia clnica. Para a realizao deste tipo de interveno de ser utilizada a srie de procedimentos PTVE. As manutenes preventivas nos equipamentos podem ser internas ou externas, atravs de servios terceirizados contratados. As manutenes preventivas internas so realizadas pela equipe de Engenharia Clnica da instituio seguindo os Procedimentos Tcnicos de Manuteno Preventiva (padro,

calibrao ou verificao). Tais procedimentos e suas freqncias de realizao foram definidos tomando como base normas tcnicas como o ECRI, normas ABNT e manuais tcnicos do fabricante. Foram desenvolvidos procedimentos tcnicos para diversos modelos e tipos de equipamentos. As periodicidades por equipamento para a programao das manutenes preventivas so sugeridas no software de engenharia, no relatrio de Plano de Equipamentos (Relatrios > Cadastrais > Equipamentos > Plano de Equipamentos). Toda interveno preventiva interna deve gerar um documento chamado de Certificado, onde comprovada a interveno bem como o registro da anlise dos parmetros e sua calibrao, se aplicvel. Para a emisso do certificado de Calibrao, Manuteno Preventiva ou Verificao. Todos os equipamentos, nos quais forem realizadas manutenes preventivas internas devem ser etiquetados seguindo o procedimento tcnico de etiquetamento. Toda manuteno preventiva externa, proveniente de um servio terceirizado, tambm deve gerar um certificado proveniente do fornecedor que executou o servio, onde comprovada a interveno no equipamento. As tolerncias aceitveis para calibrao dos Equipamentos devem ser sugeridas pela engenharia clnica, mas necessita de aprovao da instituio. O armazenamento dos certificados de manutenes preventivas dos equipamentos pode ser feito de duas formas: - Forma documental (obrigattiria): O certificado deve ser impresso e assinado pelo gerente de projeto E/OU pelo supervisor do projeto/responsvel da instituio. Deve ser arquivado na pasta de nome Certificados de Manuteno Preventiva/Calibrao/Verificao. Sugerem-se duas formas para armazenar os certificados de manuteno preventiva: 1. Separados por agrupamento e organizados por equipamento 2. Simplesmente separados por equipamento, por agrupamento ou por ms. A forma de organizao deve ser deciso do engenheiro responsvel. - Forma digital: Utilizando o computador do setor, no diretrio da Engenharia Clnica, em uma pasta destinada a manutenes preventivas realizadas (separadas de acordo com o ano), conforme descrito abaixo. O armazenamento digital dos certificados no obrigatrio pois eles ficam automaticamente salvos na base de dados do software de calibrao; Exemplo: A escolha da forma de emisso do certificado feita pelo Supervisor de Projeto acordado com a instituio.

Observao 1: A anlise do gerente de projeto e a anlise e aprovao pelo supervisor do projeto ou responsvel da instituio, para um certificado de Manuteno Preventiva, emitido digital ou documentalmente, pode ser comprovada atravs de documento ou mensagem de e-mail, por exemplo. Observao 2: Uma manuteno preventiva s finalizada aps sua anlise e aprovao final. Observao 3: As Manutenes Preventivas externas, ou seja, realizadas por servios terceirizados necessitam da assinatura do Gerente de Projeto com a aprovao desta interveno, para ser concluda. Em resumo podemos definir os seguintes passos para a realizao de manutenes preventivas: Passo 1. Uma Ordem de Servio do equipamento aberta no software, de acordo com o planejamento de Manutenes Preventivas. Passo 2. Equipamento recolhido do setor para execuo da Manuteno Preventiva. Passo 3. realizada a manuteno preventiva propriamente dita no equipamento de acordo com o procedimento especfico para o equipamento. Passo 4. feito o registro das informaes provenientes da anlise do equipamento. Passo 5. Se for verificado que necessrio ajuste no equipamento, realizar o ajuste e fazer nova anlise e coleta de dados do equipamento. Passo 6. Se no for verificado que necessrio ajuste no equipamento, concluir a emisso do certificado, com sua devida aprovao. Passo 7. encerrada a Ordem de Servio e armazenamento do certificado. Passo 8. feito o etiquetamento do equipamento de acordo com o procedimento de etiquetamento. Passo 9. feita ento a devoluo do equipamento ao seu setor de origem Obs: Se durante a Manuteno Preventiva percebe-se uma falha no equipamento, as aes corretivas tomadas devem ser todas registradas na prpria O.S. PREVENTIVA. A execuo da Manuteno Preventiva programada, e encontrar falhas no equipamento pode fazer parte desta manuteno. Em resumo, NO deve ser aberta uma OS CORRETIVA para um equipamento que est com a manuteno preventiva em execuo.

Porm, caso a OS preventiva esteja aberta para o equipamento, mas a engenharia clnica no agiu ainda e o equipamento apresenta uma falha, detectada pelo utilizador, deve-se sim abrir uma OS corretiva, pois a falha no foi detectada durante a manuteno preventiva. Etapas para programao de manutenes preventivas: Passo 1. Passo 2. Passo 3. Passo 4. Listar equipamentos nos quais sero realizadas preventivas internas; Agrupar os equipamentos em planos de manuteno preventiva; Sugere-se dividir o ano em 48 semanas para que haja uma certa folga para o caso de atraso da programao no decorrer do ano; As manutenes preventivas nos equipamentos da instituio devem ser programadas de acordo com a periodicidade sugerida para cada tipo de equipamento no software de calibrao. Os supervisores devem auxiliar na determinao da periodicidade. Passo 5. Totalizar o nmero de manutenes preventivas anuais e aloca-las nas semanas disponveis do ano. Tentar alocar os equipamentos que usem o mesmo aparelho de simulao ou analisador na mesma semana; Passo 6. Registrar a programao e controlar sua execuo atravs do Software de Engenharia. Calendrio para Realizao de Manuteno Preventiva: Deve ser feita uma programao das manutenes preventivas internas e externas a serem realizadas. Isto pode ser feito automaticamente atravs do Software de Engenharia. A periodicidade das manutenes preventivas definida pelo Gerente de Projeto junto ao Supervisor de Projeto, bem com os tipos de intervenes que sero realizadas (se Preventiva Padro, Verificao ou Calibrao). Os equipamentos de diagnstico e imagem devem seguir a periodicidade definida pelos seus contratos, uma vez que as manutenes preventivas destes equipamentos so externas. A priori sugere-se a periodicidade semestral. As manutenes preventivas externas devem seguir a periodicidade sugerida pela assistncia tcnica autorizada ou de acordo com o que define o contrato de manuteno. Os custos e possveis trocas de peas devem seguir as clusulas descritas em contratos e devem ser registrados no controle de custos da engenharia clnica.

5.3 Teste de funcionalidade Em algumas situaes/instituies faz-se necessrio que a engenharia clnica possua uma programao para realizao de testes de funcionalidade. Estes testes tm o objetivo de verificar a funcionalidade do equipamento, diminuindo a probabilidade de uma falha durante sua utilizao. Os testes de funcionalidade, quando aplicados, so aplicados a equipamentos crticos, e possuem, de modo geral, uma periodicidade curta. A realizao destes testes deve ser registrada no software de engenharia atravs de O.S do tipo INSPEO. 5.4 Rondas A programao de rondas deve ser feita de forma a acompanhar e ser informado de possveis problemas de carter tcnico ou gerencial nos setores, definir inspees de carter preventivo/preditivo e diagnosticar possveis falhas/defeitos nos equipamentos utilizados nos setores. Ronda Geral uma visita realizada em todos os setores da instituio. O contato feito diretamente com o responsvel pelo setor e tem o objetivo de detectar problemas, tanto do ponto de vista tcnico (equipamentos com problema sem que o setor tenha conhecimento ou tenha informado Engenharia Clnica sobre tal falha) como operacional (relatos de usurios que no saibam utilizar os equipamentos). A rotina de ronda geral deve ser realizada em todas as instituies, com periodicidade mnima de quinze dias.Estas rondas devem ser registradas no software de engenharia atravs de Ordens de Servio do tipo GERENCIAL. - Ronda Setorial Na ronda setorial engenheiro/tcnico deve testar o funcionamento de todos os equipamentos do setor visando descobrir e prever falhas/defeitos no seu funcionamento. Este tipo de interveno no visa a calibrao do equipamento e sim a verificao do funcionamento do equipamento bem como o acompanhamento da distribuio dos equipamentos visando evitar extravios. No necessita, portanto, necessariamente uso de simuladores ou analisadores. Nessas visitas ao setor devem ser analisados os equipamentos em uso ou alocados no setor no momento da vistoria. A Ronda setorial s se torna efetiva se as informaes obtidas forem analisadas criticamente, e todos os problemas encontrados forem devidamente tratados. Deve-se, por exemplo: Abrir Ordens de Servio para os itens com problema e registrar as O.S. abertas, alm de comparar os equipamentos cadastrados no setor com os equipamentos que foram encontrados neste setor. As rondas setoriais devem ser registradas no software de engenharia atravs de uma Ordem de Servio do tipo INSPEO.

Cabe ao Gerente do Projeto definir a periodicidade das rondas setoriais, de acordo com as caractersticas dos setores. Setores como UTIs, blocos cirrgicos, e emergncias devem ser obrigatoriamente contemplados pela ronda Setorial. - Ronda em Equipamentos de Imagem Durante a ronda em equipamentos de imagem, o engenheiro/tcnico deve verificar o funcionamento de cada equipamento de diagnstico por imagem e o ambiente de operao do mesmo com o objetivo de descobrir e prever falhas/defeitos no seu funcionamento. Semelhantemente s rondas setoriais no requer o uso de simuladores ou analisadores. Para esse tipo de ronda sugere-se uma periodicidade mensal. As rondas setoriais e em equipamentos de imagem devem ser programadas no plano de manuteno do software de engenharia e registradas em O.S do tipo INSPEO, atravs do IDEC do setor ou do equipamento. Com exceo dos setores que tm obrigatoriedade de execuo de rondas setoriais, para os demais setores da instituio no se faz obrigatria a execuo de nenhuma das rondas supracitadas, ficando, portanto a critrio do Gerente de Projeto a sua aplicao. Mas, em havendo qualquer rotina de ronda, esta deve ser registrada no modelo de registro pertinente. Este registro deve ser armazenado na pasta Rondas. Qualquer tipo de ronda s considerada finalizada aps sua anlise e aprovao pelo gerente do projeto. 5.5 Treinamentos Operacionais Os treinamentos operacionais de equipamentos mdicos so direcionados ao corpo clnico, de enfermagem da instituio ou equipe tcnica da Engenharia Clnica da instituio. Tais treinamentos visam ensino ou reciclagem com relao ao funcionamento e operao de equipamentos mdicos, aumentando a segurana para operadores e pacientes. tambm uma ferramenta que visa sanar problemas causados por m operao, ajudando na diminuio do ndice de manutenes corretivas. Os treinamentos operacionais devem ser realizados: Sempre que adquirido um novo equipamento para a instituio; Quando se percebe que certas falhas esto sendo freqentes e podem ser eliminadas Equipamentos de maior complexidade que justificam ter reciclagem freqente; Por oportunidade;

ou diminudas com novas instrues;

Quando houver rotatividade de funcionrios no cliente; Quando solicitados pelo cliente. Os dados sobre os equipamentos - tais como ndices de falhas, quantidade, distribuio -

so levantados via Software de Engenharia ou dados cadastrais. Devem ser planejados e executados programas de treinamento operacional de acordo com a necessidade diagnosticada pelo engenheiro responsvel. Se a instituio possuir um Programa de Educao Continuada, o setor de Engenharia Clnica deve interagir com o responsvel pelo mesmo. Caso no possua, o engenheiro responsvel deve sugerir a implantao de tal programa e dar suporte para a sua viabilizao. A programao dos treinamentos deve levar em considerao a quantidade de usurios, o grau de complexidade de utilizao do equipamento e o tempo de existncia do equipamento na instituio. No caso do treinamento ser objetivado ao corpo clnico e/ou de enfermagem, devem ser realizados treinamentos nos 05 turnos de planto. No caso de aquisio de novos equipamentos, o preenchimento da ata de treinamento imprescindvel. As atas de treinamento devem ser armazenadas na pasta de treinamentos. As atividades relativas a treinamento devem ser registradas no software de engenharia em uma Ordem de Servio do tipo GERENCIAL. 5.6 - Rotina de reunio com setores A rotina de reunio com os setores tem os objetivos de troca de informaes e o aumento da sinergia entre a Engenharia Clnica e os Setores da Instituio Hospitalar. O Gerente de Projeto deve realizar reunies sistemticas com a UTI, Bloco Cirrgico e CDI, com periodicidade definida a critrio do gerente. Para os demais setores, estas reunies podem ser realizadas de acordo com o julgamento de cada gerente de projeto, assim como sua sistematizao e periodicidade. As reunies devem ser realizadas com os gestores de cada setor, com freqncia e registro da reunio (Ata de Reunio com Setores). Alm disto, devem ser programadas no software de engenharia como um plano de manuteno preventiva, que deve ser chamado REUNIO COM SETOR Nome do Setor , para facilitar seu reconhecimento.

Sugere-se que a freqncia para a realizao dessas reunies seja no mximo bimestral, bem como so sugeridos os setores abaixo para realizao de reunies peridicas (alm dos setores obrigatrios): EMERGNCIAS BERRIO GERNCIA DE ENFERMAGEM O registro das reunies deve ser feito na - Ata de Reunio com Setores, com a assinatura dos presentes e deve contemplar no mnimo os temas abaixo: 1. ANLISE DE PENDNCIAS E DEFINIO DE PRIORIDADE 2. LEVANTAMENTO DA NECESSIDADE DE TREINAMENTOS 3. ANLISE DA NECESSIDADE DE NOVOS EQUIPAMENTOS 4. ANLISE DO ATENDIMENTO DA EQUIPE TCNICA 5. RELACIONAMENTO DA EQUIPE TECSADE COM SETOR E devem ser tratados tambm outros assuntos especficos, por setor e por cliente, caso o gerente da engenharia clnica e do setor julgue necessrio. Os dados relativos s reunies devem ser registrados no prprio software de engenharia atravs de uma Ordem se Servio do tipo GERENCIAL. 6. OBSOLESCNCIA Para que um equipamento mdico, ou um acessrio, seja desativado necessrio realizar uma anlise de ciclo de vida, que deve levar em considerao alguns dos seguintes itens: Ano de fabricao do acessrio, tempo de utilizao do acessrio; Tecnologia utilizada pelo acessrio, obsoleta ou podendo ser atualizada; Custo com manutenes anuais e mensais; Falhas/defeitos operacionais do equipamento; Anlise do custo x benefcio com a troca por outro mais moderno ou desativao;

Todo EMH ou acessrio que for julgado necessrio ser desativado do parque instalado, necessita ter um parecer de obsolescncia emitido pela engenharia clnica e aprovado pela instituio cliente. E para ter um parecer de obsolescncia emitido necessrio ter uma Ordem de Servio aberta para um setor, referente a esse equipamento ou acessrio, no software de engenharia.

6.1 Parecer de obsolescncia de um Equipamento Mdico-Hospitalar Se aps a realizao da anlise, ficar definido que o equipamento deve ser desativado, o parecer de obsolescncia deve ser emitido atravs do software de engenharia, seguindo os passos abaixo:
1.

Abrir uma Ordem de Servio desse equipamento, no software de engenharia. parecer: - Elevado custo de manuteno; - Falha/Defeito operacional; - Obsolescncia tecnolgica.

2. necessrio tambm escolher pelo menos uma das razes para a emisso do

3. Como necessria a aprovao da instituio para esse parecer, necessrio registrar a data em que a instituio cliente deu sua aprovao. Se a aprovao no for imediata emisso, registrar como aguardando aprovao e o software j insere essa pendncia automaticamente OS. 4. Aps a aprovao do parecer pela instituio cliente, fechamento de todas as pendncias da OS no software e fechamento dessa OS, o equipamento : Automaticamente inativado no cadastro de equipamentos do software; Automaticamente retirado do plano de manuteno preventiva, se estiver vinculado a algum.
7.

Encaminhar o documento de parecer de obsolescncia ao setor responsvel pelo tombamento na instituio cliente para que seja dado incio ao processo de cancelamento do controle de bens da instituio. Uma cpia do documento deve ficar na Engenharia Clnico armazenada na pasta Pareceres de Obsolescncia;

8. Devolver

equipamento

ao

setor

responsvel

fim

de

que

seja

desativado/armazenado. 6.2. Parecer de Obsolescncia de acessrio Se aps a realizao da anlise dos itens acima ficar definido que o acessrio deve ser desativado, deve ser emitido o parecer de obsolescncia. Cada Parecer de Obsolescncia emitido deve ter um cdigo gerado da seguinte maneira: POA CODINSTITUIO AAAA XXX, onde:

- CODINSTITUIO o cdigo da instituio, de 3 dgitos, gerado pelo setor da qualidade e est definido - Cadastro de Clientes XXX. - AAAA o ano, escrito com 4 dgitos (ex: 2007), que est sendo emitido esse laudo. - XXX o nmero seqencial de laudos emitidos na Instituio. necessria a aprovao da instituio para que este parecer tenha validade. Desta forma o documento deve ser assinado pelo gerente de projeto e pelo representante da instituio e arquivado na Engenharia Clnica. Aps a aprovao do parecer pela instituio cliente necessrio que a OS referente ao acessrio seja fechada. Em seguida, encaminhar o documento de parecer de obsolescncia ao setor responsvel para que seja dado destino ao acessrio. Uma cpia do documento deve ficar na Engenharia Clnica armazenada na pasta Pareceres de Obsolescncia; 8. CONTROLES DO SETOR 8.1 - Controles de Produtos do Cliente Equipamentos A entrada de todo equipamento mdico e seus acessrios para interveno tcnica na sala de engenharia clnica deve ser registrada. Bem como sua sada ou devoluo para um servio terceirizado ou setor de origem, tambm deve ser registrada. Um exemplo de ferramenta de registro um livro de protocolo. As informaes a serem registradas so: Equipamento, Acessrios, Data de Entrada e Sada, Origem ou Destino. Documentos e Notas Fiscais Caso o setor de Engenharia Clnica receba e/ou envie alguma Nota Fiscal ou documento de propriedade do cliente, esta movimentao deve ser registrada. Um exemplo de ferramenta de registro um livro de protocolo. Manuais Tcnicos Os manuais tcnicos de equipamentos que so propriedade do cliente, que ficam armazenados na sala da Engenharia Clnica, devem ser cadastrados e controlados atravs do Software de Engenharia.

Ao ser cadastrado, o manual tcnico passa a ser identificado por um Cdigo de Identificao da Engenharia Clnica (IDEC) gerado da seguinte forma: Dgitos alfanumricos CODE NNNN nmero seqencial em ordem crescente. Onde os quatro primeiros dgitos so letras ou nmeros referentes instituio cliente e os quatro ltimos dgitos so nmeros que representam a quantidade de manuais que j foram cadastrados por setor, ou seja, seguem uma seqncia medida que os manuais vo sendo cadastrados. Devem ser feitas plaquetas/etiquetas de identificao dos manuais de acordo com o cdigo gerado para cada um. Tais plaquetas/etiquetas devem ser fixadas nos manuais cadastrados para que seja possvel o reconhecimento atravs delas. As plaquetas so definidas em conjunto com a instituio e sugere-se que possua sua logomarca, como visualizado abaixo:

Deve ser mantido o controle acerca da localizao dos manuais tcnicos e materiais didticos existentes na Engenharia Clnica. Desta forma, necessrio que seja protocolada a sada dos manuais e materiais didticos, e que seja dado baixa quando os mesmos retornarem aos seus locais de origem. Estoque O controle do estoque de peas, materiais de consumo e/ou outros itens de propriedade do cliente ficam armazenados na sala da Engenharia da Clnica, deve ser feito utilizando Software de Engenharia. 8.2 - Controles de Intervenes Tcnicas Controle de Ordens de Servio

Deve ser feita a anlise diria das ordens de servio pendentes, esta ao visa o no acmulo de equipamentos pendentes.

 medida que as manutenes corretivas vo sendo executadas, informaes como datas, equipamento, custos devem ser registrados no Software de Engenharia. O acompanhamento das ordens de servio pendentes feito utilizando um relatrio de ordens de servio abertas/pendentes que deve ser emitido pelo Software de Engenharia. O objetivo de ter as manutenes corretivas devidamente registradas ter histricos de equipamentos. Este relatrio, colhido no Software de Engenharia, disponibiliza todas as informaes das intervenes passadas realizadas no equipamento no perodo analisado. ento possvel analisar a quantidade de intervenes, valores gastos com este equipamento, tempo de parada, etc. Controle de Manutenes Preventivas Da mesma forma, deve ser feita a anlise, com freqncia mnima semanal, da previso e execuo de manutenes preventivas para o perodo em questo, de forma que seja cumprido o calendrio de manutenes preventivas anuais. A programao e controle de execuo de manutenes preventivas devem ser feitos utilizando o Software de Engenharia. Analogamente ao controle de ordens de servio, medida que as manutenes preventivas vo sendo executadas, informaes como datas, equipamento, custos e etc, devem ser registradas no Software de Engenharia.

9. ACOMPANHAMENTO DE DESEMPENHO DO SERVIO DE ENGENHARIA CLNICA O acompanhamento de desempenho do setor deve ser feito atravs dos relatrios mensais, relatrios anuais e relatrio de indicadores, definidos em conjunto com corpo administrativo e/ou diretoria da instituio. 9.1 Relatrio de Atividades O Relatrio de Atividades contem anlises quantitativas e qualitativas das intervenes com comentrios e detalhamento das principais ocorrncias, demais atividades realizadas, problemas operacionais, concluses e decises gerenciais/tcnicas tomadas. Nele so apresentados grficos para anlise e em anexo esto os dados de controles gerados pelo

Software de Engenharia. O relatrio deve estar escrito de forma sucinta e que permita sua total compreenso do ponto de vista tcnico, administrativo e financeiro. A periodicidade desse relatrio mensal e deve ser entregue at o dia 10 de cada ms, ou no prximo dia til, assinado pelo gerente de projeto. Esta uma atividade gerencial que deve ser programada no Dnamus. O relatrio deve ser entregue ao responsvel pela avaliao e uma cpia deve ser arquivada no setor de Engenharia Clnica (digital ou em papel). Este responsvel do cliente definido pelo corpo administrativo e/ou diretoria da instituio. A entrega deste relatrio deve ser registrada e seu registro armazenado. A periodicidade, formato (digital ou papel) e o contedo do relatrio entregue ao cliente podem ser modificados caso seja exigido pela instituio, desde que devidamente documento. A emisso do relatrio de atividades deve ser preferencialmente realizada atravs do software Dnamus link Relatrios>Relatrios Gerenciais. O primeiro relatrio deve ser criado, e os prximos podem ser duplicados, aps finalizado o relatrio, deve-se clicar em Executar relatrio. 9.2 Relatrio Anual O Relatrio Anual visa a explanao das atividades do Servio de Engenharia Clnica na instituio de forma comparativa com demais anos e com os dados anuais de instituies de referncia nacional e internacional. Assim como os relatrios mensais, o relatrio anual composto pelas anlises quantitativas e qualitativas, contudo de forma no detalhada nem comentada, uma anlise mais geral sem as especificaes das intervenes. Tambm contm as anlises de indicadores previstos e atingidos, levantamento de custo de substituio do parque instalado e as expectativas futuras. Este relatrio deve ser emitido at o ms de fevereiro em duas vias: uma para ser entregue ao responsvel da instituio e outra para arquivo do setor (digital ou em papel). A entrega deste relatrio deve ser registrada. 9.3 - Levantamento do Custo de Substituio O Levantamento do Custo de Substituio dos Equipamentos Mdico-hospitalares um anexo do relatrio anual do servio de Engenharia Clnica e feito para analisar a depreciao

do valor dos equipamentos ou custo de troca do parque instalado no caso de no serem fabricados mais os modelos existentes no hospital (obsolescncia tecnolgica). Os valores de custo de substituio so atualizados uma vez por ano, quando se est preparando o relatrio anual. O custo total anual com equipamentos mdico-hospitalares gerenciados pelo Servio de Engenharia Clnica deve ser comparado com o valor total do custo de substituio gerando um coeficiente de avaliao dos servios prestados. Os padres internacionais estimam que este coeficiente deve se situar entre 3 e 8%, ou seja, o custo anual de manuteno com equipamentos mdicos deve estar entre 3 a 8% do custo de substituio do parque instalado. 9.4 - Relatrio de Indicadores O acompanhamento mensal de indicadores feito pelos Supervisores de Projeto e Gestor da Realizao dos Servios, com o objetivo de analisar sua adequao s metas e consequente desenvolvimento do projeto e definir aes preventivas ou corretivas para sua melhora, caso seja necessrio. Para que os indicadores sejam acompanhados necessrio que os Gerentes de Projeto realizem a consolidao dos indicadores, rotina executada no Software de Engenharia. A periodicidade da consolidao dos indicadores mensal e deve ser executada at o dia 5 de cada ms, ou dia til subsequente. O incio do acompanhamento de adequao aos indicadores para um novo projeto ser feito aps 120 dias do incio da implantao da engenharia clnica ou a partir da inaugurao da Instituio. 10. ENCERRAMENTO DE UM SERVIO DE ENGENHARIA CLNICA Ao encerrar os servios de Engenharia Clnica em uma instituio de sade o Supervisor do projeto deve apresentar um relatrio onde deve constar: todas as OSS em aberto no momento devidamente apontando a localizao dos equipamentos vinculados a essas OSs, relao de mveis, ferramentas; pastas, documentos e estoque devolvidos. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES Emisso de certificado de Calibrao, Manuteno Preventiva e Verificao. Clculos Metrolgicos. Procedimento Tcnico de Etiquetamento de Equipamento Mdico Hospitalar.

Modelo de Ata de Treinamento Planilha de Acompanhamento Inicial de OS Ficha de Cadastro de Instituio Cliente Formulrio padro de OS Modelo de Parecer de Obsolescncia de acessrio Modelo das Planilhas de Rondas Modelo de Relatrio de Atividades Planilhas de Ronda para Equipamentos de Imagem . Ata de Reunio com Setores Modelo de Relatrio Sinttico de Atividades Aquisio de EMH Avaliao do Parque de EMH Descontinuidade de EMH Gesto das Aes Preventivas Gesto das Aes Corretivas Gesto de Contratos Capacitao e Treinamento Gesto de Tecnovigilncia Realizao dos Servios

Referncias Bibliogrficas

MINISTRIO DA SADE. Equipamentos para Estabelecimentos Assistenciais de Sade: Planejamento e Dimensionamento, Braslia, 1994 b.

MARTINS, M. C.; J. R. Mei; E. H. Furusato; M. Nagae; H. R. Korber; E. Wall, e S. J. Calil. Uma Proposta de Priorizao de Equipamentos Mdico-Hospitalares para Manuteno Preventiva. Revista Brasileira de Engenharia, Caderno de Engenharia Biomdica, vol. 7, n1, pp. 561-571, 1990.