Anda di halaman 1dari 35

55

BAB IV HASIL KEGIATAN

4.1 Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya dalam struktur organisasi Rumah Sakit Islam Surabaya merupakan salah satu unit penunjang medis. Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya dikelola oleh seorang kepala unit yang berprofesi sebagai apoteker bersama, 11 orang asisten apoteker, satu orang penanggung jawab pengadaan obat, satu orang penanggung jawab penerimaan obat bersama satu staf pembantu. Struktur organisasi Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Unit Farmasi dapat dilihat pada gambar 4.1. Kepala Unit Farmasi

Sub Unit Pengadaan

Sub Unit Penerimaan

Sub Unit Distribusi/ Pelayanan

Gambar 4.1 Bagan Organisasi Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya Keterangan : : alur logistik perbekalan farmasi : kegiatan pengawasan dan supervisi Struktur organisasi Unit Farmasi berdasarkan gambar 4.1 menjelaskan bahwa di Unit Farmasi terdiri dari kepala unit, sub unit distribusi, sub unit pengadaan, dan sub unit penerimaan dan penyimpanan. Perbekalan farmasi diadakan oleh sub unit pengadaan berdasarkan daftar anfrahan yang disusun oleh sub unit distribusi. Setelah proses pengadaan barang dengan metode pemesanan atau pembelian kepada

55

56

distributor resmi beserta dokumen penyertanya maka obat atau bahan obat akan diterima di sub unit penerimaan untuk dilakukan pengecekan barang. Dari sub unit penerimaan selanjutnya barang akan disimpan dan didistribusikan kepada pasien melalui pelayanan apotik atau kamar obat. Di Rumah Sakit Islam Surabaya, tempat penyimpanan obat dijadikan satu tempat dengan unit pelayanan apotik dengan pertimbangan jumlah obat yang disimpan tidak terlalu banyak, mempercepat proses pelayanan dan pengawasan terhadap keluar-masuk obat dari Unit Farmasi. Kegiatan utama Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya adalah mengelola perbekalan farmasi rumah sakit dan memberikan pelayanan apotek kepada pasien dengan menerapkan budaya kerja berupa nilai TAWADLU yaitu 1) Tepat dan cepat, 2) Aman dan bermutu, 3) Wajib mengutamakan pasien, 4) Amanah, 5) Dalam jangkauan seluruh lapisan masyarakat, 6) Lingkungan sehat, 7) Ukhuwah islamiyah. Kegiatan pelayanan di Unit Farmasi dilakukan oleh sumber daya manusia yang memiliki kemampuan dan ketrampilan dalam pengelolaan perbekalan farmasi. Pada tabel 4.1 dijabarkan tentang standar untuk staf dan pimpinan di Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Unit Farmasi. Tabel 4.1 Kesesuaian Standar Staf dan Pimpinan Pegawai Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya Berdasarkan Kepmenkes No. 1197/Menkes/SK/X/2004
No 1. 2. 3. 4. 5. 6. Standar Staf dan Pimpinan UF RS dipimpin oleh Apoteker Apoteker berpengalaman minimal dua tahun di bagian farmasi rumah sakit Apoteker telah terdaftar di Depkes dan mempunyai surat ijin kerja Apoteker dibantu oleh tenaga ahli madya farmasi (D-3) dan tenaga menengah farmasi (AA) Adanya uraian tugas bagi staf dan pimpinan farmasi (belum terdokumentasikan) Setiap saat harus ada apoteker di tempat pelayanan bila kepala farmasi berhalangan Ya V V V V V V Tidak

Unit Farmasi dikelola oleh sub unit pengadaan, sub unit penerimaan, dan sub unit distribusi/ pelayanan. Berikut dijabarkan job description untuk jabatan kepala

57

unit, sub unit pengadaan, penerimaan, dan disribusi berdasarkan hasil wawancara dengan kepala Unit Farmasi, staf di unit pengadaan dan penerimaan barang. Sampai sejauh ini, tupoksi dan job description untuk kegiatan di Unit Farmasi masih belum tersusun dan tertulis dalam sebuah dokumen. 1. Kepala Unit Farmasi : Job description : a. b. c. Menetapkan jadwal pertemuan Mengajukan acara yang akan dibahas dalam pertemuan Menyiapkan dan memberikan semua informasi yang dibutuhkan untuk pembahasan dalam pertemuan d. Mencatat semua hasil keputusan dalam pertemuan dan melaporkan kepada pimpinan rumah sakit e. Menyebarluaskan keputusan yang sudah disetujui oleh pimpinan kepada seluruh pihak yang terkait f. g. Melaksanakan keputusan yang sudah disepakati dalam pertemuan Menunjang pembuatan pedoman diagnosis dan terapi, pedoman menggunakan antibiotika dan pedoman penggunaan obat dalam kelas obat terapi lain h. Membuat formularium rumah sakit berdasarkan hasil kesepakatan panitia farmasi dan terapi i. j. k. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan Melaksanakan pengkajian dan penggunaan obat Melaksanakan umpan balik hasil pengkajian pengelolaan dan menggunakan obat pada pihak terkait.

58

l. Melakukan pemilihan obat atau bahan obat dengan mempertimbangkan masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan mempertimbangkan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan memperbarui standar obat. m. Menyususun perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi dalam bentuk anfrahan n. Menyusun proses evaluasi berupa administrasi dan pelaporan yang meliputi administrasi perbekalan farmasi, administasi keuangan, dan administasi penghapusan Wewenang yaitu melakukan supervisi kepada staf untuk mendukung terlaksananya kegiatan di unit perbekalan farmasi. 2. Sub Unit Pengadaan Perbekalan Farmasi Job description : a. Melakukan kegiatan perealisasian kebutuhan dalam bentuk lembar anfrahan yang telah direncanakan dan disetujui oleh kepala unit. b. Melakukan pemesanan atau pembelian pengadaan barang medis sesuai kebutuhan secara langsung kepada pabrik/ distributor/ pedagang farmasi/ rekanan beserta dokumen pendukungnya. Wewenang yaitu melakukan kegiatan negoisasi diskon dengan distributor obat. 3. Sub Unit Penerimaan dan Penyimpanan Perbekalan Farmasi Kegiatan penerimaan dan penyimpanan perbekalan farmasi menjadi satu sub unit. Berdasarkan hasil wawancara, kondisi yang demikian dilakukan untuk memperpendek alur pengelolaan perbekalan farmasi. a. Penerimaan

Job description :

59

a. Menerima barang yang sudah dibeli atau dipesan oleh sub unit pengadaan logistik farmasi beserta dokumen pendukungnya. b. Melakukan pengecekan kesesuaian barang yang diterima dari pabrik/ distributor/ pedagang farmasi/ rekanan dengan daftar anfrahan mencangkup jumlah kemasan atau peti, jenis dan jumlah obat/ bahan medis, bentuk obat/ bahan medis sesuai dengan dokumentasi dan ditandatangani oleh petugas penerima. Wewenangnya yaitu meretur barang yang tidak sesuai dengan faktur pembelian kepada distributor yang bersangkutan. b.Penyimpanan Job description : a. Memantau, mengatur dan menghitung stock perbekalan farmasi b. Menyimpan dan mengamankan stock perbekalan farmasi dengen berpedoman pada persyaratan yang telah ditetapkan : 1) dibedakan menurut bentuk sediaan, jenis, suhu dan stabilitas; 2) mudah tidaknya meledak/ terbakar; 3) tahan/ tidaknya terhadap cahaya. c. Memeriksa barang medis atau obat dengan dokumen yang bersangkutan baik dari segi jumlah, mutu, expired date, merk, harga, dan spesifikasi lain yang diperlukan. d. Memeriksa secara berkala barang medis atau obat dari kerusakan atau kehilangan. e. Memilih dan melakukan pengepakan untuk persiapan pengiriman barang medis atau obat dan menyiapkan dokumen penyertanya.

60

a. Mengirim barang atau obat ke sub unit distribusi dengan dokumen pendukung dan pengarsipannya. g. Mengadministrasikan keluar-masuknya barang dengan tertib. h. Menjaga kebersihan dan kerapian ruang kerja dan tempat penyimpanan atau gudang. Wewenangnya yaitu memilih obat yang akan dikeluarkan terlebih dahulu untuk dimutasikan kepada subunit distribusi. 4. Sub Unit Distribusi Perbekalan Farmasi Job description : a. Mendistribusi perbekalan farmasi untuk pasien rawat jalan, rawat inap dan pasien di luar jam kerja. b. Memberikan pelayanan kefarmasian yang bersifat individu kepada pasien dalam rangka penunjang pelayanan medis. Wewenangnya adalah mengatur keluar-masuk obat dari apotek Rumah Sakit Islam Surabaya. Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya sejauh ini belum menyesuaikan struktur organisasi Unit Farmasi dengan struktur organisasi minimal Unit Farmasi rumah sakit berdasarkan kepmenkes RI nomor 1197/ Menkes/ SK/ X/ 2004. Berdasarkan hasil diskusi yang dilakukan dengan kepala Unit Farmasi diperoleh informasi bahwa kegiatan administratif untuk mendukung pelayanan prima di Unit Farmasi belum bisa dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dalam kepmenkes RI nomor 1197/ Menkes/ SK/ X/ 2004. Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya tidak bisa memberikan pelayanan farmasi klinik karena keterbatasan waktu dan resources. Kegiatan manajemen mutu dilakukan dengan berkoordinasi dengan unit

61

humas Rumah Sakit Islam Surabaya dan lebih memfokuskan pada kepuasan pasien terhadap pelayanan di Rumah Sakit Islam Surabaya. Sejauh pengamatan langsung yang dilakukan di pelayanan apotik Unit Farmasi diperoleh keluhan pasien tentang waktu tunggu pelayanan obat jadi dan racikan yang lama, bahkan lebih dari satu jam.

4.2 SOP Kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi di Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya, sejauh ini dilakukan berdasarkan informasi secara lisan dari Kepala Unit Farmasi untuk seluruh staf. SOP yang disusun untuk seluruh kegiatan di Unit Farmasi belum dapat dilaksanakan karena masih dalam proses penyusunan. SOP yang sudah dibuat masih perlu diuji coba pelaksanaannya. Setelah melalui tahap uji coba, SOP baru bisa disahkan dan diterapkan sebagai prosedur standar yang harus dipatuhi untuk setiap jenis kegiatan di Unit Farmasi. Dengan adanya prosedur kegiatan yang sudah terstandarkan maka akan mempermudah pelaksanaan pemberian pelayanan yang berkualitas kepada pasien

4.3 Manajemen Logistik Kegiatan manajemen logistik di Unit Farmasi meliputi proses perencanaan dan Perencanaan Rawat Jalan Pendistribusian penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta Rawat Inap penghapusan material baik berupa obat atau alat kesehatan. Berdasarkan hasil Rawat Khusus Penganggaran wawancara mendalam dengan Kepala Unit Farmasi diperoleh alur kegiatan UGD pengelolaan perbekalan farmasi yang dapat diamati pada gambar 4.2. Pengawasan Pengadaan Pencatatan dan Pelaporan Penerimaan Penghapusan

Penyimpanan

62

Gambar 4.2 Alur Pengelolaan Perbekalan Farmasi Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya Pengelolaan perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari kegiatan perencanaan, penganggaran, pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan kemudian pendistribusian. Kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi dari Unit Farmasi didistribusikan ke Unit Rawat Jalan,Rawat Inap, Rawat Khusus dan UGD. Setiap obat keluar akan dicatat dan dilaporkan dengan menggunakan sistem komputerisasi dan manual. Hasil pencatatan dan pelaporan jumlah obat akan dijadikan sebagai dasar untuk kegiatan perencanaan kebutuhan obat. Kegiatan penghapusan dilakukan ketika terdapat sejumlah obat yang rusak atau kedaluarsa. Kegiatan penghapusan juga dilakukan untuk alat kesehatan. Kegiatan pengawasan dilakukan pada setiap proses kegiatan untuk menjamin kualitas obat dan alat kesehatan untuk perbekalan Unit Farmasi. Setiap kegiatan dalam alur pengelolaan perbekalan farmasi dilakukan berdasarkan informasi secara lisan. SOP untuk kegiatan Unit Farmasi dan Tupoksi sejauh ini diinformasikan secara lisan kepada para staf. 4.3.1 Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan Obat

63

Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Unit Farmasi diperoleh informasi bahwa kegiatan perencanaan dilakukan berdasarkan pengalaman dan perkiraan dan belum tertulis secara terinci dan terstruktur. Perencanaan kebutuhan obat didasarkan pada kondisi akhir obat yang tercatat oleh staf dan kemudian disetujui oleh Kepala Unit Farmasi. Alur kegiatan perencanaan sesuai dengan hasil wawancara mendalam bersama Kepala Unit Farmasi dapat dilihat pada gambar 4.3. Konsumsi obat selama dua minggu sebelumnya Jumlah pasien dan jumlah kunjungan

Jumlah stok akhir obat

Lead time

Pengadaan perbekalan farmasi berdasarkan lembar Anfrahan

Lembar Anfrahan

Kebutuhan obat untuk dua minggu berikutnya

Safety stock

Gambar 4.3 Alur Proses Kegiatan Perencanaan Informasi yang diperoleh dari Kepala Unit Farmasi untuk kegiatan perencanaan kebutuhan obat yaitu kegiatan perencanaan kebutuhan obat dilakukan dalam waktu jangka pendek yaitu setiap 2 minggu. Perencanaan kebutuhan obat dihitung berdasarkan laporan pengeluaran obat dua minggu sebelumnya untuk kebutuhan obat dua minggu kemudian. Prediksi dilakukan secara kualitatif dengan menggabungkan faktor penting yaitu: 1. jumlah kunjungan di rawat jalan dan UGD, jumlah pasien di rawat inap; 2. tren penyakit; 3. tren penulisan resep dokter;

64

4. formularium obat yang telah ditetapkan. Secara umum, kegiatan perencanaan kebutuhan dilakukan dengan metode kombinasi antara metode konsumsi dan metode epidemiologi. Contoh penghitungan kebutuhan obat dengan menggunakan metode konsumsi : Kebutuhan obat bulan Februari Jenis obat : mefinal 500 stok akhir bulan januari : 365 tablet order : tanggal 9 Februari : 1000 tablet tanggal 17 Februari : 1000 tablet total persedian obat : 2365 tablet +

stok akhir bulan februari : 858 tablet konsumis rata-rata perhari selama bulan februari = 54 tablet safety stock = 300 tablet kebutuhan lead time = 3 hari = 162 tablet Rencana kebutuhan obat bulan ini = jumlah pemakaian bulan lalu + stok kosong + kebutuhan lead time + safety stock sisa stok bulan lalu Rencana kebutuhan mefinal 500 untuk satu kali order di bulan Maret = (2365-858)+0+162+300-858 = 1116 butir Contoh penghitungan diatas merupakan penghitungan metode konsumsi tanpa menggunakan perkiraan dan pengalaman. Sejauh ini penghitungan kebutuhan hanya berdasarkan perkiraan dan pengalaman Kepala Unit Farmasi bersama staf asisten apoteker yang ada di Unit Farmasi. Akibatnya untuk obat dan alat kesehatan sering mengalami kekosongan

65

Contoh penghitungan kebutuhan obat dengan menggunakan metode epidemiologi. 1. 2. 3. Jumlah penduduk yang dilayani. Jumlah kunjungan kasus ISPA, GE, DM dan hipertensi selama satu tahun Standar pengobatan yang digunakan untuk perencanaan. a. Pengobatan ISPA menggunakan obat generik, salah satunya yaitu parasetamol dan cefad 500 mg. b. Pengobatan GE menggunakan lodia c. Pengobatan DM menggunakan obat generic, salah satunya metfromin 500mg dan glubenclamid. d. Pengobatan hipertensi menggunakan obat captopril 25 mg dan amlodipin 5 mg Perkiraan kebutuhan obat untuk perencanaan selama dua minggu dapat dilihat pada tabel 4.2. generik, salah satunya yaitu

Tabel 4.2 Perkiraan Kebutuhan Obat untuk Obat Fast Moving Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya
Periode Konsumsi Obat 6/12/201020/12/2010 21/12/201003/01/2011 04/01/201117/01/2011 18/01/201131/01/2011 A 257 147 217 221 B 453 391 319 379 C 251 282 190 208 D 530 1116 666 638 E 290 270 330 310 F 176 440 324 372 G 138 332 260 170

66

01/02/201114/02/2011 15/02/201128/02/2011 01/03/201114/03/2011 Total konsumsi Sisa obat tanggal 14/03/2011 Rata-rata jumlah konsumsi obat setiap periode Rata-rata jumlah konsumsi obat per hari Konsumsi maksimal dalam 1 hari Total jumlah obat setiap box Harga setiap box Lead time 3 hari Safety stock Order untuk 2 minggu

296 259 131 1528 1599 218,3 15,59 100 100 21.000 46,77 253,22 3 box

383 430 447 2802 1044 400,3 28,59 25 100 851.00 76,77 84 5 box

238 230 286 1685 298 240,7 17,19 20 60 46.800 51,57 8,41 3 box

690 949 836 5425 1167 775,0 55,35 100 100 11.284 166,05 133,92 10 box

325 245 472 2242 1788 320,3 22,87 100 100 7.500 68,61 231,36 3 box

93 414 540 2359 787 337,0 24,07 100 100 10.000 72,21 227,78 3 box

268 215 128 1511 466 215,9 15,14 60 30 60.000 45,42 133,44 4 box

Sumber : Data Sekunder Laporan Keadaan Stok Obat Unit Farmasi Jumlah obat yang hampir habis atau habis tercatat dalam buku defekta yang selanjutnya akan dientry untuk menjadi lembar Anfrahan setia hari senin dan kamis. Lembar Anfrahan yang sudah disepakati selanjutnya diserahkan ke subunit pengadaan. Contoh lembar Anfrahan dari Unit Farmasi ke subunit pengadaan dapat dilihat dalam gambar 4.4.

Lembar Anfrahan Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya Senin, 14 Februari 2010 No 1. 2. Tablet L-bio Paracetamol Anfrah Stok Akhir

Surabaya, 14 Februari2010 Mengetahui

67

Dewanti Wardhai, S.Far.,Apt. Gambar 4.4 Contoh Lembar Anfrahan Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya Kegiatan perencanaan kebutuhan obat seharusnya minimal direncanakan untuk waktu tiga bulan. Namun proses perencanaan untuk waktu tiga bulan tidak bisa dilaksanakan dengan berbagai pertimbangan. Metode kombinasi antara metode konsumsi dan epidemiologi membutuhkan dukungan kualitas data terutama data tentang tren masalah kesehatan terutama di Rumah Sakit Islam Surabaya. Sementara itu, sejauh ini kegiatan perencanaan perbekalan farmasi hanya berbekal pada konsumsi obat selama dua minggu sebelumnya dan jumlah kunjungan pasien dan jumlah pasien serta persentase jumlah lembar resep yang masuk ke Unit Farmasi. Dengan mengetahui tren masalah kesehatan maka bisa ditentukan persentase jumlah pasien yang mungkin akan menggunakan pelayanan kesehatan dan persentase pasien yang akan membelanjakan resep obat di Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya. Dengan demikian, perencanaan kebutuhan obat minimal untuk jangka waktu tiga bulan bisa diperkirakan dengan baik dan dapat dianggarkan dengan efisien. Penggunaan metode konsumsi yang kurang tepat di Rumah Sakit Islam Surabaya menyebabkan persediaan obat pada saat pelaksanaan pelayanan kepada pasien mengalami stock out . Berdasarkan hasil wawancara mendalam kepada Kepala Unit Farmasi dan pengamatan langsung di lapangan, pada saat kondisi stock out maka petugas pendistribusian secara langsung mengganti dengan obat yang lainnya atau dokter memberikan resep untuk membeli obat yang stock out di apotek luar

68

4.3.2 Penganggaran Penganggaran yang disediakan untuk kegiatan pembelanjaan pengadaan perbekalan farmasi sebesar 40-50% dari seluruh biaya operasional kesehatan. Berdasarkan informasi dari Kepala Unit Farmasi, anggaran yang digunakan oleh Unit Farmasi untuk kegiatan pengadaan perbekalan farmasi sebesar lima ratus juta rupiah untuk pengadaan perbekalan farmasi selama satu bulan. 4.3.3 Pengadaan Kegiatan pengadaan bahan obat atau obat berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Unit Farmasi dan petugas sub Unit Pengadaan menjadi tanggung jawab dari sub unit pengadaan. Kegiatan yang dilakukan di sub unit pengadaan yaitu merealisasikan daftar Anfrahan yang disusun setiap hari senin dan kamis. Kebijkan yang dibuat untuk pengadaan obat atau bahan obat yaitu memilih harga obat atau bahan obat yang sesuai dengan anggaran yang telah disediakan, menentukan dan memilih distributor resmi untuk pengadaan obat dan bahan obat. Metode yang diterapkan untuk proses pengadaan obat atau bahan obat dan alat kesehatan di Rumah Sakit Islam Surabaya yaitu : 1. Jenis barang yang menjadi kebutuhan rutin dalam jumlah besar, pengadaannya ditentukan berdasarkan kesepakatan antara direktur dan distributor resmi untuk jangka waktu satu sampai dua tahun. Contoh : Spluit, cairan infuse dasar 2. Obat-obatan yang termasuk dalam kebutuhan formularium rumah sakit ditentukan diawal bersama direktur dan distributor resmi. Contoh : Kalbe Farma

69

3.

Pembelian dengan tawar menawar (nego diskon) dilakukan bila jenis barang tidak urgen dan tidak banyak, biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk jenis tertentu.

4.

Pengadaan langsung, pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia. Harga tertentu relatif agak mahal. Alur proses pengadaan obat dan alat kesehatan di Unit Farmasi Sakit Islam

Surabaya sesuai dengan informasi dari Kepala Unit Farmasi dan petugas di sub Unit Pengadaan dapat diamati pada gambar 4.5. Lembar Anfrahan Penyeimbangan kebutuhan dan dana Mengumpulkan informasi konsumsi Penyerahan kepada petugas penyimpanan

Memilih metode pengadaan Memilih pemasok

Menerima dan memeriksa barang

Menentukan batasan kontrak

Memonitor status pesanan

Gambar 4.5 Alur Pengadaan Perbekalan Farmasi Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya Informasi yang diperoleh dari Kepala Unit Farmasi dan staf pengadaan barang melalui kegiatan wawancara tentang alur kegiatan pengadaan perbekalan farmasi tergambar pada gambar 4.5. Dalam gambar 4.5 kegiatan pengadaan Anfrahan dilakukan setiap hari senin dan kamis melalui telephon kepada distributor resmi.

70

Seleksi terhadap distributor dilakukan langsung oleh direktur dan dilakukan diawal tahun. Kesepakatan yang telah dibuat antara direktur dan distributor ditindaklanjuti oleh Kepala Unit Farmasi. Pemesanan dilakukan oleh Kepala Unit Farmasi melalui staf pengadaan yang langsung berhubungan dengan ditributor. Besarnya pesanan perbekalan farmasi selalu dikoordinasikan dengan bagian keuangan. Sejauh ini, berdasarkan informasi dari Kepala Unit Farmasi, biaya pemesanan yang dilakukan oleh Kepala Unit Farmasi tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan. Pembayaran obat kepada distributor mulai tanggal 1-25 pada bulan jatuh tempo oleh sub bagian keuangan Rumah Sakit Islam Surabaya. Pemesanan obat di Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Unit Farmasi dan pengamatan langsung di

lapangan, frekuensi pemesanan terhadap suplly dilakukan secara perpectual purchasing, yaitu pemesanan yang dilakukan ketika jumlah stok obat mencapai tingkat minimal. Keuntungan dari pemesanan ini adalah respon terhadap perubahan penggunaan obat lebih cepat dibandingkan pemesanan setiap 1 tahun sekali atau pemesanan periodik karena pemesanan yang dilakukan lebih sering. Pemesanan perbekalan Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya dilakukan setiap dua minggu sekali. Frekuensi pengadaan obat jenis tertentu berdasarkan hasil pengamatan dapat diamati pada tabel 4.3.

Tabel 4.3 Frekuensi Pemesanan Perbekalan Farmasi Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya Bulan Januari-Maret 2011 No Tanggal Pemesanan Jenis Obat A B C D E F G H

71

1. Senin I- Bulan I v v 0 2. Kamis I- Bulan I 0 0 0 3. Senin II- Bulan I 0 0 v 4. Kamis II- Bulan I 0 0 0 5. Senin III- Bulan I v v 0 6. Kamis III- Bulan I 0 0 0 7. Senin IV- Bulan I 0 0 v 8. Kamis IV- Bulan I 0 0 0 9. Senin I- Bulan II 0 v 0 10. Kamis I- Bulan II 0 0 0 11. Senin II- Bulan II 0 0 v 12. Kamis II- Bulan II 0 0 0 13. Senin III- Bulan II 0 v 0 14. Kamis III- Bulan II 0 0 0 15. Senin IV- Bulan II 0 0 0 16. Kamis IV- Bulan II 0 0 0 17. Senin I- Bulan III 0 0 0 18. Kamis I- Bulan III 0 0 0 19. Senin II- Bulan III 0 0 0 20. Kamis II- Bulan III 0 0 0 21. Senin III- Bulan III 0 v v 22. Kamis III- Bulan III 0 0 0 Sumber : Data Sekunder Lembar Anfrahan Unit Surabaya Bulan Januari-Maret 2011 Keterangan : 0 : tidak dilakukan pemesanan v : dilakukan pemesanan

0 0 0 v v 0 0 0 0 0 0 v v 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 v v 0 0 0 0 0 0 v 0 0 0 0 0 v 0 0 Farmasi

0 0 0 v 0 0 0 0 0 0 v v 0 0 0 v 0 0 0 0 0 0 v v 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 v v 0 0 0 v 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 v 0 0 0 Rumah Sakit Islam

Frekuensi pemesanan jenis obat berulang setiap dua minggu sekali. Secara keseluruhan terdapat delapan kali kegiatan pemesanan obat dalam setiap bulannya. Kegiatan pemesanan didasarkan pada jenis obat yang telah habis atau hampir habis dan tertulis dalam lembar Anfrahan. Frekuensi pengadaan perbekalan farmasi mengikuti siklus perencanaan perbekalan farmasi. Alur proses pengadaan perbekalan farmasi secara umum sudah berjalan dengan baik. Namun kegiatan transaksi untuk pembayaran pembelian perbekalan farmasi menjadi tanggung jawab Unit Keuangan Rumah Sakit Islam Surabaya. 4.3.4 Penerimaan dan Penyimpanan

72

a. Penerimaan Proses penerimaan obat atau bahan obat menjadi tanggung jawab dari sub unit penerimaan. Kegiatan yang dilakukan dalam sub unit penerimaan berdasarkan hasil wawancara dengan penanggung jawab penerimaan barang meliputi kegiatan: 1. Pengecekan barang meliputi merk, jumlah dan jenis obat, tanggal kedaluarsa, kondisi barang dan kemasan barang; 2. Pengecekan dokumen penyerta dan pelengkap; 3. Penyimpanan barang sebelum dipindah ke sub unit distribusi. Alur proses penerimaan barang berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Unit Farmasi dan pengamatan langsung dapat diamati pada gambar 4.6.

Menerima obat dan alat kesehatan dari distributor

73

Mengecek jenis obat

Mengecek jumlah obat

Mengecek peti barang

Pengecekan dokumen penyerta

Sesuai

Tidak sesuai

Retur ke distributor

Pencatatan kartu stok

Buku penerimaan obat

Entry Stok gudang Gambar 4.6 Alur Kegiatan Penerimaan Barang Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya Alur penerimaan barang di subunit penerimaan dapat diamati pada gambar 4.6 dalam gambar tersebut dijelaskan bahwa barang yang diterima akan dilakukan pengecekan mulai dari kondisi barang, jenis dan kesesuain label, jumlah tem, kondisi kemasan, kondisi barang untuk alat kesehatan, tanggal kedaluarsa, dan nomor batch. Jika terdapat barang yang tidak sesuai dengan permintaan maka barang akan dikembalikan kepada distributor. Untuk alat kesehatan yang rusak maka langsung dikembalikan kepada distributor. Namun jika obat atau bahan obat yang diterima ternyata hampir mendekati masa kedaluarsanya maka pihak penerimaan barang akan melakukan konfirmasi kepada subunit distribusi. Jika barang cocok dan bisa habis dikomsumsi sebelum masa kedaluarsa maka barang

74

akan diterima namun sebaliknya, jika perputaran obat tersebut dirasa slow moving maka obat tersebut akan dikembalikan kepada distributor. b. Penyimpanan Berdasarkan hasil observasi dan wawancara kepada Kepala Unit Farmasi,

penyimpanan obat dan alkes di Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya terbagi menjadi dua tempat yaitu digudang farmasi dan di tempat Pelayanan Farmasi. Penyimpanan di gudang farmasi lebih difungsikan untuk menyimpan alkes sementara penyimpanan obat sebagian besar disimpan di dalam lemari apotek. Penyimpanan obat dalam apotek diatur berdasarkan bentuk sediaan (tablet, syrup, injeksi, alat kesehatan, dan cairan infus), ada lemari khusus obat generik, obat paten, obat askes, obat syrup, cairan infus, tablet, alkes dan lemari umum yang ditata secara alfabetis, kemudian dilengkapi dengan lemari pendingan untuk penstabilan obat. Untuk obat golongan narkotika dan psikotropika disimpan dalam lemari khusus, terkunci, dan susah dipindahkan. Metode penyimpanan yang dilakukan dengan prinsip FIFO (First In First Out), dimana barang yang datang lebih dahulu harus dikeluarkan lebih dahulu, dan FEFO (First Expired First Out), dimana barang yang memiliki waktu kadaluarsa lebih dekat harus dikeluarkan lebih dahulu. Barang yang dimutasikan ke subunit distribusi akan disertai dengan lembar expedisi obat. Sehingga obat dan alat kesehatan yang keluar dapat dipantu dengan baik untuk mempermudah mengetahui jumlah persediaan perbekalan farmasi. Prosedur penyimpanan obat dan alat kesehatan yang dilakukan di Unit Farmasi berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan langsung yaitu : a. obat disusun secara alfabetis;

75

b.

obat dirotasi dengan sistem FIFO (Firumah sakitt In Firumah sakitt Out) dan FEFO (Firumah sakitt Expiry Firumah sakitt Out);

c. d. e. f. g.

obat disimpan pada rak; obat yang disimpan pada lantai harus diletakkan pada pallet; penumpukan dus dilakukan sesuai dengan petunjuk; cairan dipisahkan dari padatan; ada lemari khusus untuk obat narkotik dan psikotropik yang susah dipindahkan dan tertutup rapat;

h.

serum, vaksin, supositora disimpan dalam lemari pendingin.

4.3.5 Pendistribusian Perbekalan farmasi di Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya, berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Unit Farmasi dan pengamatan

langsung dilapangan, didistribusikan untuk pelayanan rawat jalan, inap, UGD, dan rawat khusus. Pemantauan perputaran obat dilakukan secara ketat oleh Kepala Unit Farmasi. Komunikasi yang efektif antardokter, koordinator perawat, serta asisten apoteker yang bekerja dalam proses pendistribusian obat sudah terjalin dengan baik. Distribusi perbekalan farmasi di Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya menggunakan sistem resep perorangan (individual prescription) dan floor stock. Penyaluran perbekalan farmasi dengan sistem resep perorangan (individual prescription) adalah berdasarkan resep yang diterima pasien. Semua pasien rawat jalan dan inap menerima perbekalan farmasi melalui resep perorangan. Kekurangannya adalah jika obat berlebih, pasien tetap harus membayarnya dan perbekalan dapat terlambat sampai ke pasien.

76

Kelebihan sistem distribusi perbekalan farmasi dengan metode floor stock yaitu pendistribusian perbekalan farmasi langsung kepada pasien dari setiap unit perawatan terutama untuk obat-obat emergency dari rawat inap dan UGD. Alur distribusi barang Unit Farmasi untuk pasien rawat inap dan rawat khusus berdasarkan informasi yang diperoleh dari hasil wawancara dengan Kepala Unit Farmasi dapat diamati pada gambar 4.7.

Pasien rawat inap

Pasien rawat khusus

Lembar resep di bawa keUF oleh perawat

Perawat menulis di buku

Pengecekan resep dalam resep oleh petugas UF Apoteker berkonsultasi dengan dokter mengganti obat dengan kandungan, komposisi dan dosis yang sama

Obat di UF

Lembar resep dikerjakan

Obat diterima pasien melalui perawat

Obat diserahkan kepada pasien melalui perawat

Petugas memberikan obat ke pasien dengan menjelaskan fungsi obat dan aturan minum

Pasien pulang

77

Ya Tidak

Tidak

Tidak Ada

Ya

Tidak

Gambar 4.7 Alur Pendistribusian Obat ke pasien di Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya Pasien rawat inap yang membutuhkan pengobatan dapat memperoleh obat di Unit Farmasi melalui perantara perawat ataupun langsung membeli ke Unit Farmasi. Distribusi perbekalan farmasi dipantau oleh apoteker. Khusus untuk Rawat Inap, metode distribusi perbekalan obat menggunakan sistem floor stock sehingga tidak ada obat yang kembali ke Unit Farmasi.

78

Sistem distribusi perbekalan farmasi untuk pasien rawat jalan berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Unit Farmasi dan pengamatan langsung dapat diamati pada gambar 4.8.
Pasien rawat jalan Pasien UGD

Pengecekan resep dalam resep oleh petugas UF Apoteker berkonsultasi dengan Tidak ada dokter mengganti obat dengan Obat kandungan, komposisi dan di UF dosis yang sama

ada
Lembar resep dikerjakan

Petugas memberikan obat ke pasien dengan menjelaskan fungsi obat dan aturan minum

Pasien pulang

Gambar 4.8 Alur Distribusi Obat Pasien Rawat Jalan dan UGD

Distribusi perbekalan farmasi untuk pasien rawat jalan dan rawat inap dilakukan dengan sistem resep perorangan. Pada sistem resep perorangan, obat didistribusikan berdasarkan kebutuhan resep yang diterima oleh pasien.

79

Kontrol Apoteker untuk perputaran obat harus dilaksanakan secara penuh. Hal tersebut ditujukan untuk memberikan obat yang berkualitas dengan prinsip empat T, yaitu tepat dosis, tepat orang, tepat diagnosis dan tepat terapi. Selain itu, jika sistem distribusi sudah berjalan dengan baik maka kualitas obat di Unit Farmasi menjadi terjamin sehingga usia penyimpanan perbekalan farmasi menjadi lebih efisien. Semakin lancar distribusi perbekalan farmasi maka semakin lancar perputaran modal di tempat gudang persediaan farmasi. 4.3.6 Pencatatan dan Pelaporan Pencatatan dan pelaporan kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya, berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Unit Farmasi dan pengematan langsung, sudah dilakukan secara terkomputerisasi. Kegiatan pelaporan dan pencatatan di Unit Farmasi meliputi : 1. a. Pencatatan Pencatatan Harian : Pencatatan pengeluaran barang Pencatatan pemesanana barang Pencatatan penerimaan barang Pencatatan tanda terima retur 2. a. Pelaporan Pelaporan Harian 1) Laporan penerimaan 2) Laporan pengeluaran b. Pelaporan Bulanan 1) Laporan penerimaan dan pengeluaran

80

Kegiatan yang belum terkomputerisasi yaitu proses pencatatan jumlah obat yang kosong yang harus selalu dilakukan setiap hari oleh staf yang bersangkutan dalam buku defekta. Kelemahan sistem pengamatan secara manual akan berakibat pada tidak terdeteksinya jumlah obat yang kosong. Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Unit Farmasi diperoleh informasi bahwa kegiatan pencatatan secara visual untuk jumlah stok akhir tidak berjalan dengan baik akibatnya obat yang kosong sering tidak terdeteksi sementara kegiatan pencatatan dan pelaporan untuk kegiatan transaksi keuangan berjalan secara ketat. Proses visualisasi pendataan jumlah obat dilakukan setiap penyusunan lembar Anfrahan. Sehingga penyusunan lembar Anfrahan yang merupakan dasar yang digunakan untuk kegiatan pengadaan barang disusun berdasarkan hasil pendataan secara manual dengan menggunakan pertimbangan yang berdasarkan dari pengalaman dan perkiraan. 4.3.7 Penghapusan Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Unit Farmasi, proses penghapusan perbekalan farmasi dilakukan ketika obat sudah mencapai batas kedaluarsa dan obat masih belum laku. Penghapusan obat dilakukan dengan cara pembakaran melalui incenerator. Tidak ada perencanaan khusus untuk kegiatan penghapusan perbekalan farmasi.

4.3.8 Pengawasan Kepala Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya, berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Unit Farmasi dan pengamatan langsung, secara rutin

81

melakukan pengawasan dalam proses pengelolaan perbekalan farmasi. Pengawasan yang dilakukan oleh Kepala Unit Farmasi yaitu : 1. 2. 3. harga barang ; biaya yang dikeluarkan dalam siklus pengelolaan logistik prosedur pengadaan , penerimaan, penyimpanan, dan penyaluran perbekalan farmasi. 4. 5. Kesesuaian obat dengan pembukuan Kualitas obat, alur obat dengan metode FIFO, trun over rate dengan penandaan terhadap fast moving item, slow moving item, dan dead moving. 6. Distribusi obat untuk semua pasien. Kegiatan pengawasan pengelolaan perbekalan farmasi yang dilakukan oleh Ka Unit sudah berjalan dengan baik. Supervisi dan koordinasi yang dilakukan oleh Ka Unit bersama staf yang lain sudah berjalan dengan baik sehingga tidak ada kejadian tupang tindih tugas dan wewenang. 4.3.9 Pengendalian Persediaan Pengendalian persedian perbekalan farmasi, berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Unit Farmasi dan pengamatan langsung, dilakukan dengan model Just In Time (JIT), safety stock, stok akhir obat, dan lead time. Jumlah obat untuk safety stock dan lead time dihitung berdasarkan perkiraan dan pengalaman. Biasanya ditentukan selama tiga hari dan juga dihitung untuk kebutuhan obat selama tiga hari. 4.4 Pelayanan Farmasi Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya, berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara dengan Kepala Unit Farmasi dan staf, memberikan Pelayanan Farmasi

82

24 jam kepada pasien melalui pelayanan tiga shift dan tiga loket. Jam pelayanan yaitu : Shift 1 : 07.00-14.00 Shift 2: 14.00-21.00 Shift 3: 21.00-07.00 Palayanan farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya melayani pasien rawat jalan di loket A, rawat inap di loket B, dan UGD di loket C. Alur pelayanan Farmasi untuk loket A, B dan C, berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Unit Farmasi, staf, dan pengamatan langsung dapat dilihat pada gambar 4.9. Lembar resep

Pasien umum Penghargaan resep oleh asisten apoteker Pembayaran resep di kasir

Pasien Instansi

Tidak sesuai

Pengecekan berkas dan obat standar

Sesuai

Pengolahan resep

Penyerahan Obat dan KIE

Gambar 4.9 Alur Pelayanan kefarmasian Unit Farmasi Pasien datang ke Unit Farmasi dengan menyerahkan resep kepada petugas. Resep akan dihargai terlebih dahulu oleh petugas kemudian petugas akan menagih

83

pembayaran sesuai dengan harga resep. Setelah pembayaran selesai maka resep akan dibawa ke meja obat untuk diproses. Dalam meja obat, setelah obat dibungkus maka obat dilabeli dan diberi petunjuk pemakaian. Kemudian ketika obat diberikan kepada pasien, petugas berkewajiban untuk menjelaskan cara pemakain obat sampai pasien mengerti. Selama pengamatan yang dilakukan di Unit Farmasi Rumah Islam Surabaya, pasien banyak mengeluh tentang waktu tunggu untuk mendapatkan resep terlalu lama. Waktu tunggu pelayanan obat jadi menurut Menkes no 129 tahun 2008 tentang standar pelayanan minimal rumah sakit adalah tenggat waktu mulai pasien menyerahkan resep sampai menerima obat jadi. Rumus penghitungan waktu tunggu pelayanan obat jadi yaitu :
Jumlah kumulatif waktu tunggu pelayanan obat jadi yang disurvei dalam satu bulan Jumlah pasien yang disurvei dalam bulan tersebut

x 100%

Waktu tunggu pelayanan obat racikan menurut Menkes no 129 tahun 2008 tentang standar pelayanan minimal rumah sakit yaitu tenggat waktu mulai pasien menyerahkan resep sampai menerima obat racikan. Rumus penghitungan waktu tunggu pelayanan obat racikan yaitu:
Jumlah kumulatif waktu tunggu pelayanan obat racikan yang disurvei dalam satu bulan Jumlah pasien yang disurvei dalam bulan tersebut

x 100

Waktu tunggu pelayanan berdasarkan hasil observasi yang dilakukan selama tiga hari dari tanggal 7 Maret 9 Maret 2011 untuk menghitung waktu tunggu

84

pelayanan dapat diamati pada tabel 4.4. Observasi dilakukan kepada 30 pasien di loket A. Tabel 4.4 Waktu Tunggu Pelayanan di Apotek Rumah Sakit Islam Surabaya Waktu tunggu pelayanan obat jadi Waktu tunggu pelayanan obat jadi minimal Waktu tunggu pelayanan obat jadi maksimal Waktu tunggu pelayanan obat racikan Waktu tunggu pelayanan obat raikan minimal Waktu tunggu pelayanan obat racikan maksimal Waktu tunggu pelayanan obat total Jumlah lembar resep Target Jam kerja Jumlah lembar resep/ hari/ orang Kapasitas lembar resep maksimal di Unit Farmasi RSIS ( 11 org) Hari 1 38 18 69 49 24 69 38 80 lembar 30 420 14 154 lembar Hari 2 33 9 68 33 30 68 34 56 lembar 35 420 12 132 lembar Hari 3 37 10 69 34 31 65 34 50 lembar 60 420 7 77 lembar

Waktu tunggu pelayanan obat jadi dan racikan mengikuti jumlah lembar resep yang dilayani di apotek. Semakin banyak jumlah resep yang dilayani maka semakin banyak waktu yang dibutuhkan untuk penyerahan obat kepada pasien. Jumlah tenaga yang dibutuhkan untuk mencapai waktu tunggu pelayanan yang sesuai dengan ketentuan dalam Menkes no 129 tahun 2008 tentang standar pelayanan minimal rumah sakit adalah :

1.

30 menit = 14 orang dengan jumlah resep maksimal yang bias dikerjakan sebanyak 154 lembar resep dalam satu hari

2.

60 menit = 7 orang dengan jumlah resep maksimal yang bias dikerjakan sebanyak 77 lembar resep dalam satu hari.

85

4.5 Kinerja Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya sejauh ini sudah melakukan kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi dengan hasil kinerja yang dapat diamati pada tabel 4.5. Tabel 4.5 Kinerja Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya Tahun 2008 -2010

Kenaikan No Uraian 2008 2009 2010 % 1 2 3 4 5 6 Lembar resep Pendapatan Biaya Profit CRR TOR 66369 7.622.448.993,00 6.392.098.584,00 1.230.350.409,00 119,25 % 15,79 73872 9.287.866.638,00 7.975.297.813,00 1.312.568.825,00 116,46 % 18,39 86524 10.238.714.597,0 0 8.407.300.274,00 1.831.414.323,00 121,78 % 17,94 17% 10% 5% 39,50% 2,13 %

Sumber : Laporan Tahunan Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya Tahun 2010 Jumlah lembar resep yang dilayani oleh pelayanan apotik mengalami peningkatan setiap tahunnya yaitu sebesar 17 % dibandingakan dengan tahun sebelumnya. Peningkatan jumlah resep yang dilayani juga mengakibatkan peningkatan jumlah pendapatan yang diperoleh oleh Unit Farmasi. CRR (Cost Recovery Rate) di Unit Farmasi ditujukan untuk mengetahui efisiensi dan efektivitas kesehatan keuangan di Unit Farmasi. CRR di Unit Farmasi mengalami peningkatan setiap tahunnya sebesar 2,13 % dibandingkan dengan tahun sebelumnya. Nilai CRR di Unit Farmasi sudah melebihi 100 % artinya jumlah pendapatan yang diperoleh dalam periode waktu tertentu sudah bisa menutupi jumlah pembiayaan operasional pada periode waktu. TOR (Turn Over Ratio) pada tahun 2010 adalah sebesar 17 kali. Sehingga bisa dikatakan jika modal yang berputar untuk kegiatan pengadaan perbekalan farmasi sebanyak 17 kali.

86

Turn Over Ratio (TOR) Efisiensi persedian perbekalan, farmasi Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya dihitung dengan TOR. Turn over ratio (TOR) merupakan indikator yang dapat digunakan untuk mengetahui berapa kali perputaran modal dalam satu tahun. TOR adalah perbandingan antara omzet dalam satu tahun dengan stok opname pada akhir tahun. Nilai standar TOR adalah sebesar 6-7 kali. Berdasarkan hasil pengamatan, nilai TOR Rumah Sakit Islam Surabaya tahun 2010 adalah : Turn Over Ratio (TOR) = Harga Pokok Penjualan / Rata-rata Nilai Persediaan Harga Pokok Penjualan = Jumlah Pemakaian x Harga pokok Rata-rata Nilai Persediaan =( Persediaan Awal + Akhir ) x Harga pokok)/ 2 Tabel 4.6 Nilai Stok Persediaan dan Penjualan Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya Bulan Desember 2010-Februari 2011 Tahun 2008 2009 2010 2011*) Nilai Stok Akhir Tahun (Rp) 482.607.473 505.000.450 576.773.662 563.565.952 Pendapatan (Rp) 7.622.448.993 9.287.866.638 10.238.714.597 1.773.748.804 TOR 15,79 18,39 17,94 3,14

Sumber : Laporan Tahunan Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya Tahun 2010 dan 2011 *) Januari dan Februari Nilai TOR di Unit Farmasi yaitu secara keseluruhan dari tahun 2008-2010 sudah melebihi tujuh kali. Artinya nilai TOR Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya sudah mencapai TOR ideal. Tingkat perputaran persediaan Unit Farmasi selama tahun 2008-2010 untuk seluruh obat dan alat kesehatan yaitu sebanyak lebih dari tujuh kali. Artinya selama tahun 2008-2010, persediaan obat dan alat kesehatan diganti dalam arti dibeli dan dijual kembali sebanyak lebih dari tujuh kali dalam

87

satu tahun. Semakin tinggi TOR semakain cepat persediaan logistik berputar. Sehingga modal yang dibutuhkan untuk pengadaan perbekalan logistik tidak terlalu mahal. Persentase Nilai Stok Akhir Obat Stok kosong atau stok berlebih di gudang dapat diketahui dengan perhitungan persentase nilai stok akhir obat. Persentase nilai stok akhir obat adalah perbandingan antara nilai stok akhir dengan nilai total persediaan. Nilai stok

berlebih jika persentase nilai akhir lebih besar dari 10 %. Persentase nilai stok akhir Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya selama tahun 2010 dapat diamati pada tabel 4.7.

Tabel 4.7 Persentase Nilai Stok Akhir Obat Bulan Januari-Desember 2010 Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya No 1. 2. 3. 4. 5. Bulan Januari Februari Maret April Mei Stok akhir (Rp) 498. 410.813 509.781.894 536.872.701 537.647.390 499.399.362 Total persediaan (Rp) 1.004.028.639 1.065.473.236 1.290.853.480 1.214.381.861 1.193.041.848 Persentase 49,64 47,85 41,59 44,27 41,85

88

6. 7. 8. 9. 10. 11.

Juni Juli Agustus September Oktober November

508.844.618 532.835.708 573.807.360 521.648.618 547.266.384 516.295.458 576.773.662 5.861.173.155

1.266.295.431 1.148.571.943 1.059.337.371 1.090.331.158 1.168.984.822 1.079.820.120 1.101.057.268 13.682.177.177

41,49 46,39 54,16 47,84 46,82 47,81 52,38 42,83

12. Desember Total

Sumber : Laporan Keuangan Unit Farmasi Tahun 2010 Nilsi stok akhir setiap bulannya ataupun rata-ratanya lebih dari 10% sehingga dapat disimpulkan bahwa nilai stok akhir gudang berlebih. Adanya stok berlebih akan menngkatkan pemborosan dan kemungkinan obat mengalami kedaluarsa atau rusak dalam penyimpanan. Untuk mengantisipasi adanya obat melampui batas kedaluarsa maka dilakukan metode penyimpanan dengan metode FEFO dan FIFO, pengembalian obat kepada PBF atau menukar obat yng hampir tiba waktu kedaluarsanya dengan obat kosong. Berdasarkan hasil wawancara dengan Ka Unit Farmasi, persentase stok persediaan akhir lebih dari 10 % disebabkan oleh jumlah obat golongan A dalam kategori obat ABC yang slow moving dengan jumlah nominal mencapai 80% dari total persediaan perbekalan farmasi. Selain itu, obat golongan A, B, dan C, juga tidak pernah dihitung sehingga kontrol persediaan 20% untuk obat golongan A tidak terdata dengan baik.

89

Persentase obat berdasarkan metode ABC untuk beberapa jenis obat, persentase obat golongan A, B, dan C untuk obat golongan tablet, infus, injeksi dan syrup dapat diamati pada tabel 4.8. Tabel 4.8 Persentase Persediaan Obat Tablet, Syrup, Injeksi dan Infus Bulan Februari Tahun 2011 Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya Golongan Tablet Infus Injeksi Standar Jumlah item % % % % A 0,36 0 0,59 20 B 1,08 0 0 30 C 98,56 100 99,41 50 Jumlah 100 100 100 100 Nilai % % % % persediaan A 0,1 0 1,5 75 B 0,3 0 0 20 C 99,6 100 98,5 5 Jumlah 100 100 100 100 Sumber : Laporan Keadaan stok akhir Infus Bulan Februari Tahun 2011 Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya yang sudah diolah Berdasarkan tabel 4.8 dapat diketahui bahwa jenis obat di Unit Farmasi berdasarkan penggolongan dengan menggunakan metode ABC untuk jenis tablet, infus dan injeksi didominasi oleh obat golongan C. Safety Stock Penghitungan kebutuhan obat untuk safety stock Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya dilakukan berdasarkan perkiraan dan pengalaman. Penghitungan safety stock dilakukan dengan cara perkiraan terhadap jumlah konsumsi rata-rata per hari untuk setiap jenis obat selama dua minggu. Kebutuhan obat untuk safety stock dihitung untuk kebutuhan selama tiga hari.