Apuntes sobre la elaboracin de un Manual de Procedimientos

Contenido
Motivacin Definicin. Tipos de manuales Caractersticas Funciones Ventajas y desventajas Estructura Pasos para la elaboracin de un manual El caso de Cushing Associates -1-3-4-5-6-7-x-x-

Motivacin
La naturaleza de las actividades desarrolladas por Cushing Associates implica la frecuente preparacin de informes que se entregan a las compaas de seguros y contienen, bsicamente, aquellos resultados, estimaciones y recomendaciones derivados de las inspecciones hechas por los peritos en instalaciones de ndole bastante diversa. Justamente, es en el aspecto de la diversidad de lo inspeccionado, donde inicia la aparicin de criterios dispares sobre el contenido de los informes que emite la empresa, an cuando estos presenten siempre secciones inconmovibles.

Adicionalmente, cada inspector desarrolla el contenido de acuerdo con su criterio profesional y aportaciones propias. Si bien todo informe es de hecho revisado por cada uno de los membros del equipo, antes de ser emitido finalmente, las revisiones se refieren en primer lugar a lo tcnico y en segundo a lo ortogrfico o tipogrfico, pero no profundizan especialmente en la estructura misma del documento, o en su diseo grfico. En cualquier caso, la naturaleza del negocio ha derivado en dar mayor

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importancia a lo que dice el informe, que a cmo lo dice.

Lo que recibe el seguro es, en primera instancia, una herramienta que asiste la toma de las decisiones concernientes a su rea de negocio. Por lo general, el informe no es completa ni exhaustivamente ledo por los corredores o analistas del seguro, pero debe estar muy bien sustentado y claramente presentado, ya que el informe es un insumo, y su revisin por parte del cliente, si considera hacerla, debe facilitrsele. El contenido de un informe se nutre de texto, tablas, esquemas, fotografas, diagramas e imgenes que son el resultado del arqueo de informacin y del anlisis de los resultados obtenidos tras inspecciones y discusiones. Todo lo anterior supone que as se trabaje para clientes diversos, ninguno deja de estar relacionado con el rea de seguros, y por ende las decisiones que esos clientes tomen tras leer un reporte de Cushing sern siempre de naturaleza similar. Puede decirse por lo tanto que la unificacin de criterios acerca de la forma de presentar la informacin no afectar, en medio de la diversidad de todo aquello suceptible de ser inspeccionado, la naturaleza del negocio de Cushing ni de sus clientes.

Es lgico que siempre se trabaje contra fechas, y menester es por lo tanto optimizar los tiempos no slo de generacin de los informes, sino de revisin de los mismos. Parece pertienente, por ello, que muchas de las partes de un informe de Riesgos sobre la Propiedad y Rotura de Maquinaria deben estar preconcebidas y en un formato de fcil acceso, que no requiera modificaciones importantes por lo menos a nivel de forma; mientras que otras, que ya tengan que ver con aquello que se inspecciona, y no se mantengan de un informe a otro, puedan presentarse en un marco consensuado y homogneo.

A la hora de revisar un informe ya generado en las primeras de cambio, viene a ser muy importante la as llamada versin digital del mismo, puesto que las
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herramientas asistidas por ordenador permiten a los miembros del equipo de Cushing trabajar sobre las pruebas digitales, ahorrando tiempo, espacio y recursos y sobre ello hay que notar la necesidad de actualizar las versiones de los informes hasta la mximas capacidades de los programas de procesamiento de texto.

Todo lo anterior justifica el trabajo sobre la identificacin de procesos y procedimientos que conduzcan a la empresa a emitir sus informes de la forma ms eficiente y mejor presentada, pasando por aspectos de forma, inclusive de transcripcin, hasta aspectos estructurales, siempre con el objetivo de facilitar al cliente la toma de sus decisiones, as como a optimizar los tiempos de entrega y revisin de las muchas versiones preliminares que puede tener un informe antes de ser definitivamente impreso, con lo cual tambin se da un servicio a lo interno.

As las cosas, es el espritu de estas notas establecer algunos conceptos relacionados con la elaboracin de manuales de procedimientos en general, para que con posteriores anlisis y discuiones, sea posible sistematizar documentalmente a travs de un manual la forma de concebir, preparar y revisar un informe de Riesgos sobre la Propiedad y Rotura de Maquinaria bajo la responsabilidad de Cushing Associates, independientemente de lo inspeccionado y de quin o quines sern los destinatarios del reporte.

Definicin
Puede definirse un manual de procedimientos como aquel documento tcnico de fcil manipulacin que compendia y describe las actividades derivadas de las funciones desarrolladas por unidades administrativas. Viene a ser una herramienta de apoyo y consulta al funcionamiento de dichas unidades, y se estructura con base en normativas y metodologas autorizadas.
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El manual es una fuente de informacin en constante actualizacin, cuyo fin es facilitar la correcta ejecucin de las tareas, y regular la participacin de los diversos agentes que forman parte de la organizacin o de entes externos. Adems de su carter informativo, tambin tiene atribuciones instruccionales.

Por no ser los procesos elementos estticos, los manuales a partir de los cuales se describen los procedimientos o instrucciones para ejecutar las tareas que forman parte de esos procesos, tampoco lo son. Los manuales estn siempre vinculados a sus fechas de elaboracin y revisin.

Tipos de Manuales. Bsicamente, los manuales se pueden tipificar en funcin de sus contenidos, siempre desde el punto de vista organizacional. Es el caso que Cushing Associates no presenta un complejo o muy extenso organigrama, pero no por ello deja de desarrollar una serie de procesos suceptibles de ser normalizados bajo distintas modalidades, cuando el caso as lo amerite. As pues, se tienen manuales histricos, de organizacin, de polticas, de tcnicas y de procedimientos. Todos ellos pueden contribuir al desarrollo armnico de las funciones de las unidades administrativas de las organizaciones.

Caractersticas
Un manual de procedimientos, ms all de la sencillez de su versin impresa, y en virtud de ella misma, se caracteriza por: a) Satisfacer las necesidades reales de la empresa; b) Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservacin; c) Facilitar la localizacin de las orientaciones y disposiciones especficas, mediante una diagramacin que corresponda a su verdadera necesidad;

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d) Contar con una redaccin simple, corta y comprensible; e) Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones; f) Tener un proceso continuo de revisin y actualizacin; g) Facilitar, a travs del diseo, su uso, conservacin y actualizacin y; h) Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa.

Funciones
Es importante razonar sobre el aprovechamiento que puede tener un manual desde la perspectiva de Cushing Associates. As, en trminos generales, debera servir para: a) Constituir una fuente formal y permanente de informacin y orientacin sobre la forma de ejecutar un trabajo determinado. b) Integrar una gua de trabajo a ejecutar, proporcionando al personal una visin general de sus funciones y responsabilidades, al ofrecer una descripcin del sistema operativo en su conjunto, as como las interrelaciones de los rganos administrativos en la realizacin de los procedimientos asignados, permitiendo una adecuada coordinacin a travs de un flujo eficiente de informacin. c) Lograr continuidad en la ejecucin del quehacer de la organizacin, independientemente de que cambien los responsables del mismo. d) Servir como mecanismo de induccin y orientacin para el personal de nuevo ingreso en una unidad administrativa, facilitando su incorporacin a la misma. e) Facilitar a los rganos superiores la supervisin del trabajo, verificando as el cumplimiento de las actividades de sus subordinados.

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Ventajas y desventajas
Entre los aspectos positivos que se vinculan con la elaboracin y utilizacin de manuales de procedimientos, puede mencionarse que: a) Aportan mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecucin de las mismas (menos diatribas en el momento de decidir cmo se organiza la informacin, en el caso de la elaboracin de reportes) b) No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad. c) Es claro y sencillo. d) Es til para toda la organizacin. e) Evita la superposicin de tareas entre diferentes reas de la organizacin. f) Simplifica y/o racionaliza la ejecucin de tareas que cuando no estn normalizadas resultan confusas, voluminosas y, por lgica consecuencia, costosas. Algunos elementos pueden considerarse desventajosos a la hora de desarrollar y aplicar manuales de procedimientos, entre ellos tenemos: a) Muchas empresas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. b) Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez. c) Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. d) El costo de produccin y actualizacin puede ser alto. e) Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad. f) Si su estructura es muy sinttica, carecen de utilidad; si es muy detallada los convierte en complicados.

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Estructura
Los manuales de procedimientos presentan elementos relacionados con su presentacin y con su cotenido. En lneas generales cosisten de un encabezado, un cuerpo y un glosario. As se tiene que: a) En cuanto a la presentacin: bsicamente una portada, donde debe destacar el logo de la organizacin, el nombre del manual de procedimientos (relacionado con el procedimiento especfico a ser descrito), y sobretodo, las fechas de elaboracin y revisiones del manual, as como los datos de las instancias que elaboraron y aprobaron el manual. b) En cuanto al contenido: la estructura se puede dividir as: i) Indice ii) Introduccin iiii) Objetivo del Manual iv) Presentacin de los procedimientos iv.1) Nombre del Procedimiento iv.2) Objetivo iv.3) Normas y Polticas de Operacin iv.4) Descripcin del Procedimiento iv.5) Formatos e Instructivo de LIenado iv.6) Diagrama de Flujo y se entiende que el punto iv) se repite tantas veces como procedimientos describa el manual. Existen convenciones acerca de la forma de diagramar los elementos antes esquematizados, y para dar manejabilidad al manual, se prefiere que el mismo sea montado en folios individuales y administrado en carpetas que permitan extraer individualmente estos folios, de acuerdo con la necesidad de quien consulte el manual.
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