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UNEFA

DISEO DE SISTEMAS
Gua de estudio

2011

ING. MSC. FANNY MICTIL

Diseo de Sistemas ___________________________________________________________________________

Introduccin

Diseo de Sistemas, gua de estudio, es un documento que procura dar las orientaciones bsicas de la asignatura en la carrera de ingeniera de sistemas.

En el mismo se definen algunos conceptos, describen distintos enfoques que conlleva al diseo de las distintas actividades. Cabe destacar que es una etapa importante en el ciclo de vida del software la cual es previa al desarrollo del proyecto o/y codificacin de la aplicacin, donde la creatividad es un factor que debe estar de manifiesto en toda su extensin.

Esta gua, es una recopilacin de varias fuentes de informacin, amplia y da un punto de vista relacionado al diseo de sistemas de informacin, as como tambin, recomendaciones generales, pero no pretende sustituir los libros en cuyo caso es la primera lectura sugerida al estudiante.

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UNIDAD 1 Diseo de Sistemas

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Contenido
1.1.- Diseo de Sistemas. 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.1.4. 1.1.5. 1.1.6. 1.1.7. 1.1.8. 1.1.9. 1.2. Generalidades Definiciones bsicas Tipo de diseos Elementos de diseo Importancia y caractersticas del diseo Fases. Resumen Autoevaluacin Actividad evaluada N 1

Diseo mediante Prototipos. 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.2.4. 1.2.5. 1.2.6. 1.2.7. 1.2.8. 1.2.9. Definicin Lineamientos Ventajas y Desventajas Uso de los prototipos Tipos de prototipos Aspectos generales en la Elaboracin de Prototipos Construccin de prototipos Caractersticas de los prototipos El proceso de desarrollo de prototipos

1.2.10. Resumen

1.3.

La Propuesta: 1.3.1.- Preparacin de la propuesta. 1.3.2.- Pasos a seguir para el Desarrollo de la Propuesta 1.3.3.- Lo que debe incluir la Propuesta de Sistemas 1.3.4.- Consideraciones generales de la Propuesta 1.3.5.- Documento de la Propuesta 1.3.6.- Presentacin (oral) de la Propuesta de Sistemas

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1.1.- Diseo de Sistemas 1.1.1- Generalidades Durante la fase de diseo, el equipo de proyecto se plantea el cmo de la solucin elegida. Por ejemplo, una aplicacin de la base de datos debera ser capaz de aceptar informacin de los usuarios y almacenarla. stas son funciones generales, pero Cmo las implementar el equipo? Por ejemplo, Cuntas pantallas de entrada son necesarias y cmo se vern? Qu tipo de opciones de men debe haber? Qu tipo de base de datos usar el sistema? 1.1.2.- Definicin Diseo de Sistemas: Etimolgicamente significa: Componer, por lo que se obtiene la solucin que habr de implementarse. Por otra parte es definido como: El proceso de aplicar ciertas tcnicas y principios con el propsito de definir un Sistema, con suficientes detalles como para permitir su interpretacin y realizacin fsica.

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1.1.3.- Tipo de Diseos Los analistas y programadores involucrados hasta este punto, usan con frecuencia una combinacin de diseo descendente y ascendente para responder esas preguntas. Diseo Descendente: el equipo comienza hacer un recorrido a partir del panorama general y se va al detalle. Se ocupan de las funciones principales que el sistema debe proporcionar y las dividen en actividades cada vez ms pequeas. Cada una de estas actividades ser programada en la siguiente fase del ciclo de vida de desarrollo del sistema de informacin. Diseo Ascendente: el quipo comienza con los detalles (Por ejemplo, los reportes que sern producidos por el sistema) dirigindose al panorama general (las funciones o procesos principales). Este enfoque es particularmente apropiado cuando los usuarios tienen requerimientos especficos para la salida por ejemplo, cheques para pago de nmina, los cuales deben contener ciertas piezas de informacin.

1.1.4.- Elementos del Diseo El diseo de un sistema de informacin produce los elementos que establecen cmo el sistema cumplir los requerimientos identificados durante el anlisis del sistema. El diseo de sistemas busca identificar: 1. los informes y las salidas que el sistema producir; 2. la pantalla de despliegue o cualquier otro medio.

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3. los datos especficos, los datos calculados o almacenados que se introducirn. 4. Se seleccionan las estructuras de los archivos y los dispositivos de almacenamiento 5. Los procedimientos indicando cmo se van a procesar los datos y cules van a ser las salidas. Los documentos que contienen las especificaciones del diseo se pueden representar por medio de los diagramas, tablas y smbolos especiales. El ltimo paso del diseo detallado es pasar la informacin al grupo de programacin, el cual inicia el desarrollo del software.

1.1.5.- Importancia y Caractersticas del Diseo La importancia del Diseo del Software se puede definir en una sola palabra Calidad. Dentro del diseo, es donde se fomenta la calidad del Proyecto. El Diseo es la nica manera de materializar con precisin los requerimientos del cliente. El Diseo del Software es un proceso y un modelado a la vez. El proceso de Diseo es un conjunto de pasos repetitivos que permiten al diseador describir todos los aspectos del Sistema a construir. A lo largo del esta etapa, se evala la calidad del desarrollo del proyecto con un conjunto de revisiones tcnicas: El diseo debe implementar todos los requisitos explcitos contenidos en el modelo de anlisis y debe acumular todos los requisitos implcitos que desea el cliente. Debe ser una gua que puedan leer y entender los que construyan el cdigo y los que prueban y mantienen el Software.

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El Diseo debe proporcionar una completa idea de lo que es el Software, enfocando los dominios de datos, funcional y comportamiento desde el punto de vista de la Implementacin.

Para evaluar la calidad de una presentacin del diseo, se deben establecer criterios tcnicos para un buen diseo como son:

presentar una organizacin jerrquica que haga un uso inteligente del control entre los componentes del software. debe ser modular, es decir, se debe hacer una particin lgica del Software en elementos que realicen funciones y subfunciones especificas. contener abstracciones de datos y procedimientos. producir mdulos que presenten caractersticas de funcionamiento independiente. conducir a interfaces que reduzcan la complejidad de las conexiones entre los mdulos y el entorno exterior. producir un diseo usando un mtodo que pudiera repetirse segn la informacin obtenida durante el anlisis de requisitos de Software. Estos criterios no se consiguen por casualidad. El proceso de Diseo

del Software exige buena calidad a travs de la aplicacin de principios fundamentales exhaustiva. Cuando se va a disear un Sistema de Computadoras se debe tener presente que el proceso de un diseo incluye, concebir y planear algo en la mente, as como hacer un dibujo, modelo o croquis. de Diseo, Metodologa sistemtica y una revisin

1.1.6.- Fases del Diseo de Sistemas Las fases del Diseo del Sistema contemplan cuatro etapas:

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Tabla N 1: Fases del Diseo de Sistemas Fase datos: Fase Diseo Arquitectnico: Diseo Interfaz: Diseo de Descripcin
durante la etapa del anlisis, en estructuras de datos necesarias para implementar el Software.

Diseo de los Trasforma el modelo (de dominio) de la informacin, creado

Descripcin
Define la relacin entre cada uno de los elementos estructurales del programa.

la Describe como se comunica el Software consigo mismo, con


los sistemas que operan junto con el y con los operadores y usuarios que lo emplean.

de Transforma elementos estructurales de la arquitectura del

procedimientos: programa

1.1.6.1.- Diseo de datos Recomendaciones para el diseo de datos: Definir todas las a posibles operaciones

realizar sobre los datos. Para ello, se debe: de Refinar las estructuras datos hasta de tener bajo

representaciones
Figura N 1: Diseo de Datos

nivel (Vase figura N 1) Desarrollar bibliotecas tiles para la manipulacin de datos

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El lenguaje de implementacin debe soportar tipos de datos. Se debe tener cuidado a la hora de disear diccionarios de datos, para que no se tengan basureros de datos en lugar de almacenes de datos.

1.1.6.2.-Diseo Arquitectnico La arquitectura de software es una abstraccin del sistema que permite ver su estructura y sus relaciones (ver figura N 2). Un estilo arquitectnico define un conjunto de familias de patrones de software con una determinada estructura y restricciones.
Figura N 2: Diseo Arquitectnico

Generalmente los patrones de diseo y arquitectura definen soluciones para medios repetitivos. Para el desarrollo del Diseo Arquitectnico se recomienda : Estructuracin del sistema Modelado de control Descomposicin modular Uso de estilos arquitectnicos

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Estilos Arquitectnicos:
Tabla N 2: Estilos arquitectnicos:

Estilos Arquitectura de Flujo de Datos:

Descripcin
Parte del DFD para obtener una arquitectura del sistema: Se establece el tipo de flujo de informacin Se indican los lmites del flujo Se convierte el DFD en una estructura del programa Se define la jerarqua de control mediante particionamiento. Se refina la estructura resultante utilizando tcnicas de diseo.

Estilos Arquitectura Centrada Datos Arquitecturas Estratificadas Caractersticas en

Descripcin
Tiene como componente principal un repositorio, del cual surgen los dems componentes.

Dividen las actividades y responsabilidades de sistemas por capas son las ms utilizadas en la actualidad.

El software ms elaborado como los sistemas operativos, software de base, sistemas distribuidos y otros maneja variantes de esta arquitectura. El diseo se debe refinar realizando cada uno de los siguientes pasos: Desarrollar una descripcin del procedimiento para cada mdulo. Desarrollar una descripcin de la interfaz para cada mdulo. Se definen las estructuras de datos generales y globales. Se anotan todas las limitaciones/restricciones del sistema.

Se debe refinar el diseo hasta que est completo. Se recomienda completar la arquitectura con el Diseo de Interfaces

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1.1.6.3.-Diseo de Interfaz Se refiere al estudio de las relaciones entre los usuarios y las computadoras para que un sistema se pueda ejecutar (vase figura N 3)

Figura N 3: Diseo de Interfaz

Modelos para el desarrollo de interfaces: Modelo de diseo: que consiste en representar el software de acuerdo a los datos, arquitectura, interfaz y procedimiento. Modelo de Usuario: Representa el perfil del usuario (edad, cultura, etnia, educacin, etc.) Caractersticas Existen tres tipos de usuario: Principiantes, Espordicos y Frecuentes. La percepcin del sistema (modelo de usuario): es la idea que tienen los usuarios sobre la posible interfaz del sistema. La imagen del sistema es un modelo que intenta mezclar lo que es la estructura del sistema con analogas de la vida real. Las fases del proceso del desarrollo de interfaces de usuario son: Anlisis de usuarios, tareas y entornos Diseo de la interfaz

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Implementacin de la interfaz Validacin de la interfaz

Se recomienda: Establecer los objetivos e intenciones de cada tarea. Hacer correspondencia entre cada objetivo con una secuencia de interaccin Se debe: indicar el estado del sistema definir mecanismos de control mostrar la forma en como los mecanismos de control afectan el estado del sistema. Indicar la forma en que el usuario interpreta el estado del sistema a partir de la informacin presente en la interfaz Problemas al disear la interfaz Los principales problemas que se presentan al disear una interfaz de usuario son: El tiempo de respuesta del sistema Los servicios de ayuda al usuario La manipulacin de informacin de errores El etiquetado de rdenes Especificar la secuencia de acciones de tareas y subtareas

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1.1.6.4.-Diseo Procedimental Diseo Tambin conocido como diseo basado o en componentes consiste en la traduccin de cada uno de los elementos obtenidos en la especificacin de procesos, datos y transicin pueden hacia elementos a que se de implementar travs

computadoras.

Figura N 4: Diseo Procedimenta Procedimental

Resumen

El proceso de diseo sirve de base para la codificacin del sistema. Especifica qu tareas deben efectuarse al utilizar el sistema y quines son los responsables de llevarlas acabo

Dentro de las caractersticas de desarrollo se encuentran: aractersticas Se deben especificar todos los elementos explcitos e implcitos del modelo de anlisis. El diseo debe servir de gua para que cada integrante del proyecto pueda construir y entender el software a realizar. En tal sentido el diseo debe: l

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Dar una completa idea de lo que es el software. Presentar uniformidad e integracin. Se deben definir reglas y estilos que deben seguir los miembros del equipo. Servir de gua para que cada integrante del proyecto pueda construir y entender el software. Estar estructurado, de tal forma que permita cambios.

Los tipos de diseos son el ascendente y el descendente. Las fases que componen el diseo son: Diseo de los datos, Diseo Arquitectnico, Diseo de la Interfaz y el Diseo de procedimientos

Autoevaluacin
1. 2. 3. Cules son los modelos para el desarrollo de interfaces? Cules son los estilos arquitectnicos? Qu se hace en el diseo de datos?

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Crucigrama
1 2

HORIZONAL 1 2 3 4 5 Proceso de aplicar tcnicas y principios para definir un Sistema, Diseo que comunica el software consigo mismo y hacia el exterior. Unidad minima de informacin que se introducen al sistema para ser procesados Diseo donde se traducen las especificaciones de sistemas en codigo Uno de los elementos que se deben identifican al disear

VERTICAL 1 Tipo de Diseo 2 Este diseo comprueba las relaciones con los diferentes mdulos del sistema 3 El diseo de sistema identifica los dispositivos de almacenamiento y las ___________ de los archivos

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ACTIVIDAD EVALUADA ANALISIS CRTICO DEL VIDEO (5%) Instrucciones El anlisis es individual. Escribir con sus propias palabras un informe donde realice un anlisis crtico de los videos FUTURO EN DISEO (desde video 1 hasta el 9) disponibles en: http://www.youtube.com/watch?v=-1my9oKqOow http://www.youtube.com/watch?v=ePmr0eioMeI http://www.youtube.com/watch?v=GWsxRxM6VOI http://www.youtube.com/watch?v=lotwFWh1lMI http://www.youtube.com/watch?v=lIKWNGCzGXw http://www.youtube.com/watch?v=-QlKl8QqVtE http://www.youtube.com/watch?v=i4Yzx5cjOtQ http://www.youtube.com/watch?v=WSC66f59HLQ http://www.youtube.com/watch?v=gk-0yTJkySQ El documento debe tener un mximo de dos pginas Algunas de las preguntas a considerar en su texto son: 1. Segn lo visto en el video se observa algn uso de la ingeniera de sistemas? De ser afirmativa la respuesta indique en qu o cules casos? 2. De qu manera la ingeniera de sistemas apoya a la sociedad? 3. Qu caractersticas o perfil se requiere para ser un diseador? 4. Defina qu es diseo para Ud. 5. Defina qu es diseo de sistemas para Ud. 6. Otros puntos que considere pertinente mencionar en su anlisis

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Tips Se recomienda para la estructura del documento el uso del mtodo APPROACH. Dicho mtodo le guiar paso a paso los puntos que se deben considerar al escribir un anlisis crtico. El mismo se especifica a continuacin:

Fases objetivas A P P NUNCIO. De los objetivos del informe. Presentacin del marco y los limites posibles de este ROBLEMTICA. Cuestiones a las que el redactor se compromete a contestar en su informe RESENTACION De la realidad. Elementos a transmitir para hacer entender la situacin o los problemas que presenta

EACCIONES. Que se dan en el entorno humano como consecuencia de la situacin dada, resultados de una investigacin, antes de la R interpretacin del redactor Fases subjetivas PINIONES. Personales del redactor teniendo como base su trabajo de observacin y de anlisis. Mirada crtica que induce a una postura , O autentica orientacin para el lector CCIONES. Propuestas por el redactor como continuacin de las A orientaciones especificadas. Aplicaciones prcticas en algunas reas ONCLUSIONES. Expresadas de forma sintetizada y a las que se llegan C tras retomar el eje de la reflexin y las prioridades dadas a las acciones propuestas ORIZONTES. Perspectivas, proyecciones en el futuro y el desarrollo H posible de las acciones propuestas

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1.2.- Diseo mediante Prototipos 1.2.1.- Definicin Un prototipo es una representacin limitada del diseo de un producto que permite a las partes responsables de su creacin experimentar, probarlo en situaciones reales y explorar su uso Primera versin de un nuevo tipo de producto, en el que se han incorporado slo algunas caractersticas del sistema final, o no se han realizado completamente. Modelo o maqueta del sistema que se construye para comprender mejor el problema y sus posibles soluciones: evaluar mejor los requisitos. probar opciones de diseo.

1.2.2.- Lineamientos Trabajar en mdulos manejables. Construir rpidamente el prototipo. Modificar el prototipo en iteraciones sucesivas. Poner nfasis en la interfaz de usuario

1.2.3.1.- Ventajas Posibilidad de modificar el sistema en las primeras etapas del desarrollo. Oportunidad de suspender el desarrollo de un sistema que no sea funcional

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Posibilidad de desarrollar un sistema que se acerque ms a satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios. Reduce el riesgo de construir productos que no satisfagan las necesidades de los usuarios. Reduce costos y aumenta la probabilidad de xito. Exige disponer de las herramientas adecuadas. Una vez identificados todos los requisitos mediante el prototipo, se construye el producto de ingeniera

1.2.3.2.- Desventajas Puede ser bastante difcil manejar la elaboracin de prototipos como un proyecto en el esfuerzo de sistemas ms grandes. Los usuarios y los analistas podran adoptar un prototipo como si fuera un sistema final cuando de hecho es deficiente y su propsito nunca fue el de servir como sistema terminado. No presenta calidad ni robustez El analista necesita sopesar estas desventajas contra las ventajas conocidas al decidir si hace el prototipo, cundo lo hace y de qu partes del sistema lo hace. 1.2.4.- Uso de los prototipos Se presenta al cliente un prototipo para su experimentacin. Ayuda al cliente a establecer claramente los requisitos. Validar correccin de la especificacin. Aprender sobre problemas que se presentarn durante el diseo e implementacin del sistema. Ayuda a los desarrolladores a:

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Mejorar el producto. Examinar viabilidad y utilidad de la aplicacin.

1.2.5.- Tipos de Prototipos Prototipado de interfaz de usuario: modelos de pantallas. Prototipado funcional (operacional): implementa algunas funciones, y a medida que se comprueba que son las apropiadas, se corrigen, refinan, y se aaden otras. Modelos de rendimiento: evalan el rendimiento de una aplicacin crtica (no sirven al anlisis de requisitos). Rpido o desechable: Sirve al anlisis y validacin de los requisitos. Despus se redacta la especificacin del sistema y se desecha el prototipo. La aplicacin se desarrolla siguiendo un paradigma diferente. Problema o desventaja: cuando el prototipo no se desecha, y termina convirtindose en el sistema final. Evolutivos: Comienza con un sistema relativamente simple que implementa los requisitos ms importantes o mejor conocidos. El prototipo se aumenta o cambia en cuanto se descubren nuevos requisitos. Finalmente, se convierte en el sistema requerido. Actualmente se usa en el desarrollo de sitios Webs y en aplicaciones de comercio electrnico Vertical desarrolla completamente alguna de las funciones.

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Horizontal desarrolla parcialmente todas las funciones.

1.2.6.- Aspectos generales en la Elaboracin de Prototipos Es un mecanismo para

determinar los requerimientos del sistema. El uso del diseo rpido conduce a la construccin de un prototipo (ver figura N 5) El papel del usuario en el proceso de la elaboracin de prototipos es fundamental Los miembros del equipo de anlisis de sistemas deben
Construccin de prototipo Desarrollo y entrega. Retroalimentacin Modelo diseo rpido Comunicacin Plan rpido

propiciar y recibir de buena manera la retroalimentacin del usuario propia y deben evitar su resistencia natural a

cambiar el prototipo.

Figura N 5. Modelo de construccin de prototipo

1.2.7.- Construccin de Prototipos Por lo general los clientes y usuarios finales del software encuentran muy difcil expresar sus requerimientos reales.

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Es casi imposible predecir la manera en que un sistema afectar el trabajo diario, como interactuar con otros sistemas y qu operaciones del usuario se deberan automatizar. Sin embargo es posible probar el sistema si est disponible un prototipo de l. Un prototipo es una versin inicial de un sistema de software que se utiliza para demostrar los conceptos, probar las opciones de diseo y entender mejor el problema y su solucin. Un prototipo de software apoya dos actividades del proceso de ingeniera de requerimientos: Obtencin de requerimientos: los usuarios experimentan como el sistema ayudar su trabajo. Validacin de requerimientos: el prototipo puede revelar errores u omisiones en los requerimientos propuestos 1.2.8.- Caractersticas de los Prototipos Funcionalidad limitada. Poca fiabilidad. Caractersticas de operacin pobres. Prototipo 10% presupuesto del proyecto. normalmente pocos das de desarrollo.

1.2.9.- El Proceso de desarrollo de Prototipos Existe gran diferencia entre los dos tipos de prototipos: 1. El prototipo evolutivo entrega a los usuarios finales un sistema funcionando. Se usa con los requerimientos que mejor se comprenden.

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2. El prototipo desechable valida o deriva los requerimientos del sistema. Se usa con los requerimientos que no se conocen bien. Perodo de vida corto.

Figura N 6: El proceso de desa desarrollo de prototipos

Figura N 7: El proceso de desarrollo de prototipos

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Figura N 8: Prototipo evolutivo

Figura N 9: Prototipos desechables

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Figura N 10 : El proceso de desarrollo incremental

Resumen
Muchas herramientas estn disponibles para ayudar a los equipos a herramientas travs de los pasos del diseo de sistemas. La mayora de estas herramientas tambin pueden usarse durante de la fase de desarrollo, o, incluso, durante el anlisis. Por ejemplo, muchos equipos usan modelos d de funcionamiento llamados Prototipos para explorar la vista y percepcin de las pantallas en relacin con los usuarios. Tambin usan aplicaciones de software especiales para crear esos prototipos rpidamente, as como para crear diagramas, escribir cdigo y administrar el esfuerzo de desarrollo. Estas aplicaciones entran en la categora de herramientas de ingeniera de software asistidas por computadora (CASE).

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Para llevar a cabo esto se toma los requerimientos y especificaciones de la etapa de anlisis y determina la mejor manera de satisfacerlos, segn las apreciaciones del Usuario y del que lo desarrolla. Despus de haber definido el proyecto y haber planeado el desarrollado del mismo es necesario hacer una presentacin a los Usuarios, de lo que se espera obtener, esto puede ayudar a hacer ms eficiente el prototipo antes de su diseo definitivo. La finalidad de este bosquejo es establecer, a partir del trabajo con los Usuarios, las lneas bsicas del proyecto, principalmente en lo que respecta a funcionalidad y estructura del prototipo. Este diseo rpido normalmente se har de manera sencilla (diagramas o presentaciones en la pantalla de la computadora), pero dar una idea clara al Usuario del tipo de sistema con que puede contar y sus alcances. Este prototipo deber exponer claramente sus alcances, tipo de modelo a desarrollar, el equipo de trabajo, un cronograma, los requerimientos para el diseo y desarrollo, el contenido del prototipo, la interfaz y las potencialidades. Autoevaluacin 1. Qu es un prototipo? 2. Cmo se clasifican los prototipos? 3. Mencione las ventajas y desventajas del uso de prototipos ACTIVIDAD EVALUADA (Evaluacin continua, ponderacin 3%) Cada estudiante debe Identificar una invencin tecnolgica, describir el diseo y su asociacin con la ingeniera de sistemas (cada semana, 4 estudiantes, dos por clases, expondr su investigacin)

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1.3.- La Propuesta del Sistema 1.3.1.- Preparacin de la Propuesta. La propuesta es un resumen del trabajo que el ingeniero de sistemas ha desarrollado hasta esta fase. Se realiza de manera escrita, y se debe tomar en cuenta que su redaccin y presentacin sea adecuada. Se puede crear una propuesta de sistemas considerando la organizacin eficaz del contenido, un estilo profesional de redaccin, y la presentacin oral de la propuesta de una manera informativa. Condensa toda la informacin que el analista de sistemas ha recopilado acerca de una empresa y lo que sta necesita para mejorar su desempeo. 1.3.2.- Pasos a seguir para el Desarrollo de la Propuesta Investigacin preliminar. Recopilacin de datos. Acceso a los datos del sistema. Identificacin de los requerimientos. Bosquejo de las estrategias de diseo. Anlisis de costos y beneficios. Elaboracin de la propuesta del sistema. Presentacin a la gerencia.

1.3.2.1.- Requerimientos de informacin: Dentro de los requerimientos de la informacin se tiene que tomar en cuenta:

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Investigacin preliminar. Recopilacin de datos. Acceso a los datos del sistema. Identificacin de los requerimientos requerimientos. Para satisfacer los requerimiento de informacin, el analista de requerimientos

sistemas debe usar mtodos sistemticos para: la adquisicin de hardware y software, la identificacin y pronstico de costos y beneficios la realizacin de un anlisis de costos \ beneficios .

Todos estos mtodos se usan para preparar el material de la propuesta de sistemas. 1.3.2.1.1.- Pasos para la seleccin del hardware y software

Figura N 11: seleccin del Hardware y Software

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Tabla N Seleccin del hardware y software 3:

Cmo Inventariar el Hardware

Calcular las cargas de trabajo

Para realizar este inventario es necesario disear un formato, que permita recoger los datos requeridos, tales como: El tipo de equipo, nmero de modelo, fabricante. El estado de operacin del equipo, por surtir, en operacin, en almacn, requiere reparacin. Edad estimada del equipo. Vida proyectada del equipo. Ubicacin fsica del equipo. Departamento o persona que se considera responsable del equipo. Asuntos financieros del equipo, propio, arrendado o rentado Las tareas asignadas a cada sistema. Los mtodos empleados. El personal a cargo o responsable del sistema. El costo por hora que involucra al sistema. Cundo y cmo se desarrollan los procesos, incluyendo reportes peridicos. Requerimientos de tiempo humano. Requerimiento de tiempo de computadora.

Evaluar hardware

Criterios para la seleccin del equipo 1. Soporte de hardware. Lnea completa de hardware. Productos de calidad. Garanta. 2. Soporte de software. Necesidades de software completas. Programacin personalizada. Garanta. 3. Instalacin y entrenamiento. Compromiso para estar a tiempo. Entrenamiento en casa. Asistencia tcnica. 4. Mantenimiento. Procedimientos de mantenimiento rutinario. Tiempo especfico de respuesta en emergencias. Prstamo de equipo mientras se realiza la reparacin Comprar o desarrollar (vase figura N ) Indicadores de evaluacin (Vase Tabla N )

Evaluar software

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Desarrollar Ventajas Es a medida Alto grado integracin Uso optimo recurso Organizacin Utilizacin tcnicas mas avanzadas Desventajas Mucho tiempo desarrollo Difcil de medir costos y beneficios Administracin de equipos y personas Mantenimiento

Ventajas Sistema probado Se reduce tiempo implementacin Se conocen ventajas y desventajas Cuesta menos

Comprar Desventajas No satisface todos los requerimientos Empleo ineficiente de recursos re Menor integracin Puede no ser el mas avanzado Mantenimiento

Figura N 4: Comprar o desarrollar software

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Tabla N 5 : Evaluacin del software

Requerimiento Efectividad de desempeo

Caracterstica Capaz de realizar todas las tareas requeridas, capaz de realizar todas las tareas que pueden ser deseadas en algn momento futuro, pantallas bien diseadas, capacidad adecuada

Eficiencia de desempeo

Tiempo de respuesta rpido, entrada y salida eficiente, almacenamiento de datos eficiente, respaldo eficiente.

Facilidad de uso

Interfaz de usuario satisfactoria, se dispone de mens de ayuda, interfaz flexible, retroalimentacin adecuada, buena recuperacin de errores.

Flexibilidad

Opciones para la entrada y salida de datos, usable con otro software.

Calidad de la documentacin Soporte del fabricante..

Buena organizacin, tutorial adecuado, responde preguntas en forma adecuada. Lnea directa, boletines de noticias, frecuentes actualizaciones

1.3.2.1.2.- La identificacin y pronstico de costos y beneficios En esta actividad se busca determinar los costos asociados a cada alternativa planteada, definiendo los beneficios tangibles e intangibles de

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cada una de ellas, de tal manera que permita sugerir la mejor opcin al cliente o al tomador de decisiones de la empresa. Cabe destacar que el analista debe tomar en cuenta los distintos presupuestos y las tcnicas de evaluacin que se mencionan a continuacin:

1.3.2.1.3.- Anlisis de costos \ beneficios. Lineamientos para el anlisis Use el anlisis del punto de equilibrio si es necesario justificar el proyecto en lo que se refiere al costo, no los beneficios, o si los beneficios no aumentan considerablemente con el sistema propuesto. Use el anlisis del tiempo de recuperacin de la inversin cuando los beneficios tangibles obtenidos por el nuevo sistema representen un argumento convincente para promover el sistema propuesto. Use el anlisis de flujo de efectivo cuando el proyecto es relativamente caro, comparado con el tamao de la compaa o cuando el negocio se afectara significativamente por un gasto tan grande [aun cuando sea temporal]. Use el anlisis de valor presente cuando el periodo de recuperacin de la inversin es largo o cuando el costo de pedir prestado dinero es alto.

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1.3.3.- Lo que debe incluir la Propuesta de Sistemas Existen diez partes que integran el documento de la propuesta del sistema. Cada una cuenta con una funcin especial; el orden de la misma es el siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Carta de presentacin. Pgina del ttulo del proyecto. Contenido. Resumen ejecutivo (incluyendo recomendaciones). Descripcin del estudio de sistemas con la documentacin apropiada. Resultados detallados del estudio de sistemas. Alternativas del sistema (3 o 4 soluciones posibles, si correspondieran). Recomendaciones del ingeniero de sistemas. Resumen.

10. Apndices
La propuesta del sistema debe ir acompaada de una carta de presentacin para la direccin y para el grupo de trabajo de la Administracin de los Servicios. Debe incluir a aquellos que participaron en el estudio y resumir los objetivos del mismo. La carta de presentacin tambin puede llevar la fecha y el lugar para la presentacin oral de la propuesta del sistema. La carta de presentacin debe ser concisa (mximo una pgina) y, con un estilo coloquial, ya que su funcin es poner al tanto a la direccin sobre la propuesta del sistema Esta pgina incluye: el nombre del proyecto, los nombres de los miembros del grupo de anlisis de sistemas y la fecha en que se presenta la propuesta. El ttulo de la propuesta debe expresar con precisin el contenido de la propuesta. A travs del ttulo se capta la atencin del lector, de all su importancia. Es de gran utilidad para las propuestas largas. Si la propuesta es corta (menos de 10 pginas), omita el ndice La clave para elaborar un ndice de contenido, es prepararlo de acuerdo a las secciones y las subsecciones de la propuesta. Mientras ms conciso sea el ndice llegar a ser ms eficaz.

Carta de presentacin.

Pgina del ttulo.

Contenido (ndice).

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Un resumen ejecutivo bien redactado es decisivo para la propuesta del sistema. El resumen ejecutivo, en 250 a 300 palabras. En el se incluye: de quin, cul, cundo, dnde, qu y el cmo de la propuesta. Se escribe de tal forma que quien lo lea tenga una idea precisa de lo que ocurre. Tambin debe incluir las recomendaciones de los ingenieros de sistemas y las acciones deseadas de la gerencia, ya que algunas personas slo llegarn a leer tal resumen. Escriba un resumen ejecutivo de una pgina, que sirva como la primera pgina del informe. El resumen ejecutivo debe escribirse slo cuando se haya completado el resto de la propuesta, pues es en tal momento cuando el ingeniero tendr una visin completa y adecuada de lo que propone. Esta seccin proporciona informacin acerca de todos los mtodos utilizados en el estudio y quien o que fue sujeto del estudio. Debe incluirse en esta seccin cualquier cuestionario, entrevista, muestreo de datos de archivo, observaciones o prototipos que se hayan utilizado en el estudio de sistemas. Las fuentes de informacin utilizadas para investigar el sistema, incluyen la lista de personas entrevistadas y observadas y los formularios que fueron analizados. Todo esto puede incorporarse como evidencia de que se ha concluido un estudio completo. Esta seccin sirve tambin para demostrar a la gerencia, el grado de cobertura y profundidad del estudio. Esta seccin detalla lo que el ingeniero de sistemas ha encontrado acerca del sistema, a travs de los mtodos descritos en la seccin anterior. Cualquier conclusin acerca de los problemas que presenta el sistema se expresa en esta seccin. Esto incluye tipos y frecuencia de los errores; las cargas de trabajo actuales y proyectadas, y la manera en que las enfrenta el sistema actual. Esta seccin presenta los problemas con el sistema. Se incluyen aquellos problemas u oportunidades que sern referidos por las alternativas que se van a presentar en la siguiente seccin. En esta parte de la propuesta, se presenta dos o tres soluciones alternativas que se dirigen de manera directa a los problemas anteriormente sealados. El anlisis preliminar debe incluir las dos o tres mejores alternativas, aunque se pudiera contar con ms de tres soluciones. Entre las alternativas debe incluirse la de mantener el sistema actual. Cada una de las alternativas deben analizarse de manera separada. Describe los costos y los beneficios de cada situacin. Esta seccin es un lugar excelente para insertar aquellas grficas que comparen con claridad los costos y beneficios de cada solucin. Ya que es frecuente encontrar ventajas y desventajas en cualquier solucin, asegrese de incluir a cada una de ellas.

Resumen ejecutivo.

Descripcin del estudio de sistemas

Resultados detallados del estudio de sistemas.

Alternativas del sistema

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Cada alternativa expuesta debe indicar con claridad lo que debe hacer la gerencia para su implantacin. Su redaccin debe ser lo ms clara posible; por ejemplo: "Comprar microcomputadoras para todos los gerentes medios"; "Comprar software comercial para la administracin del inventario"; "Modificar el sistema actual mediante el financiamiento de los esfuerzos internos de programacin"; y, as sucesivamente. Una vez que el grupo de anlisis de sistemas ha ponderado las alternativas, tendr una opinin definida acerca de cul solucin sera la ms adecuada. En esta seccin se presenta la solucin recomendada. Incluye los motivos que apoyan a las recomendaciones del grupo, de tal forma que sea fcil de comprender. El resumen de la propuesta es un planteamiento breve que refleja lo contenido en el resumen ejecutivo. Sin embargo, no debe presentar al pie de la letra el material del resumen ejecutivo. Da los objetivos del estudio y las soluciones recomendadas. Tambin permite que el ingeniero enfatice una vez ms la relevancia del proyecto y su factibilidad junto con el valor de las recomendaciones. Concluya la propuesta con una frase positiva. Esta es la ltima parte de la propuesta de sistemas y puede incluir cualquier informacin que se considere de inters para individuos especficos, pero sin ser indispensable para la comprensin del estudio de sistemas y de lo que se propone. Los apndices pueden incluir toda correspondencia pertinente, un resumen de las etapas concluidas durante el estudio, grficas con mayor detalle para el anlisis de las propuestas; o incluso otros estudios de sistemas realizados con anterioridad. Aunque es importante contar con un apndice completo, no lo sature sin sentido con grandes volmenes de informacin. Si el material no es suficientemente importante como para presentarlo en el cuerpo de la propuesta, no lo incluya.

Alternativas del sistema

Recomendacin del ingeniero del sistema

Resumen o conclusin de la propuesta.

Apndices

1.3.4.- Consideraciones generales de la Propuesta 1. El tamao de la propuesta es directamente proporcional al tamao de las modificaciones o del sistema que se propone. 2. Una vez que redact la propuesta del sistema, seleccione cuidadosamente a quienes enviar el informe. No todos requieren ni deben recibir una copia.

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3. Entregue

personalmente

el

informe

las

personas

que

haya

seleccionado. Esto puede causar una buena impresin, al contagiarles su entusiasmo e involucrarlos en el proyecto. 4. Su presentacin personal es importante para la aceptacin y el xito final del sistema. 1.3.5.- Documento de la Propuesta 1.3.5.1.- La eleccin de un estilo de redaccin La eleccin del estilo estar determinada por lo que observe en las propias publicaciones de la organizacin, aunque un estilo de redaccin comercial sera lo ms adecuado para escribir una propuesta de sistemas. Si la audiencia a quien se dirige favorece cierto estilo, no deje de utilizarlo en su propuesta. Mantenga en mente a la audiencia de tal forma que la presentacin de la informacin sea fcilmente comprensible para ellos, sin llegar a ser condescendiente. Esto requiere de buen tacto, ya que debe contar con el suficiente nivel de detalle para que la direccin soporte sus decisiones sin llegar a abrumarlos. Mantenga las referencias en un mnimo y no utilice pies de pgina. Cuando sea apropiado haga uso de ejemplos, ilustraciones, diagramas, tablas, figuras y grficas para el apoyo de los principales puntos de la propuesta. 1.3.5.2.- El uso de figuras para una comunicacin eficaz Hasta este momento no se ha dejado de enfatizar que debe considerar a su audiencia conforme desarrolle la propuesta de sistemas. Las tablas y las grficas, as como las palabras son importantes para capturar y

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comunicar el sistema propuesto. De hecho, la mayor parte de la informacin que recopila el ingeniero puede comunicarse con facilidad, mediante una combinacin de figuras y palabras, ms que de palabras nicamente. La integracin de figuras en su propuesta, es un indicio de que est al tanto de las diferentes maneras de que la gente asimila la informacin. Las figuras de un reporte complementan la informacin escrita. Nunca se deben presentar solas las tablas y las grficas. Aunque tcnicamente no se consideran como ayudas visuales, las tablas permiten agrupar y presentar los datos que el ingeniero desea comunicar al lector, en una forma diferente. Las tablas son ms similares a las figuras, que al texto escrito y por lo tanto se expondrn a continuacin. Las tablas cuentan con encabezados de columnas y de renglones para presentar de una manera organizada los datos estadsticos o alfabticos. Cada tabla deber numerarse a partir del origen, conforme aparezcan en la propuesta y deben titularse con claridad. Algunos lineamientos para las tablas son los siguientes: Incluya slo una tabla por pgina e intgrela en el cuerpo de la propuesta, ms que relegarla al final. De ser posible, trate de ajustar verticalmente toda la tabla en una sola pgina. Numere y titule la tabla en la parte superior de la pgina. El ttulo deber ser descriptivo y claro. Identifique cada rengln y columna. Si fuera necesario, use ms de un rengln para un ttulo. Utilice marcos o recuadros de la tabla si el espacio lo permite. Las columnas que se ordenan verticalmente pueden mejorar la legibilidad. Utilice asteriscos si fuera necesario para explicar con ms detalle la informacin contenida en la tabla.

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En el apartado de costos se presentaron varios mtodos para comparar los costos y beneficios. Presente los resultados tabulados de estas comparaciones en la propuesta de sistemas. Debe incluirse la tabla que ilustre los resultados del anlisis, si se lleva a cabo un anlisis de punto de equilibrio. El retorno de la inversin debe mostrarse en tablas que servirn como soportes adicionales para las grficas. Tambin puede incluirse en la propuesta de sistemas una pequea tabla que compare los sistemas de cmputo y otras opciones. Esta seccin cubre los diferentes tipos de grficas, y se incluyen las grficas de lneas, de columnas, de barras y de circulares. Las grficas de lneas, de columna y de barras comparan variables, mientras que las de circulares ilustran la integracin porcentual de una entidad. Se presentan a continuacin ciertos lineamientos para un uso eficaz de las grficas dentro de una propuesta: Dibuje slo una grfica por pgina, a menos que haga una comparacin crtica entre las grficas. Integre las grficas en el cuerpo de la propuesta. D a las grficas una numeracin consecutiva y un ttulo adecuado. Identifique cada eje, lnea, columna, barra o segmento del crculo o de la grfica. Incluya una clave que indique los diferentes tipos de lneas de color, barras sombreadas o reas reticuladas. La explicacin con respecto a las grficas comenzar con el tipo ms sencillo, que es la grfica de lneas. Vase siguiente tabla.

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Tabla N 6: Tipo de graficas

Grficas de lneas

Descripcin
Las grficas de lneas se utilizan bsicamente para mostrar cambios en el tiempo. No hay otro tipo de grfica que lo muestre con mayor claridad que una grfica de lneas. En una grfica se pueden ilustrar cambios desde una hasta cinco variables. Sin embargo, una grfica de lneas tambin se utiliza para mostrar algo ms que el tiempo en el eje horizontal. Esto ocurre cuando uno tiene que estimar cundo se interceptarn dos o ms lneas. Son tiles cuando se desea presentar a los tomadores de decisiones los resultados de un anlisis de retorno de la inversin o el anlisis de punto de equilibrio. La representacin grfica del periodo de retorno de la inversin permite ilustrar la factibilidad econmica del sistema propuesto, asimismo sera una grfica de resultados de punto de equilibrio. Permiten la comparacin entre dos o ms variables en el tiempo, pero con frecuencia se utilizan para comparar diferentes variables en un tiempo especfico. Aunque no muestran la tendencia tan bien como las grficas de lneas, ni permiten estimar con facilidad el valor de las columnas, muchas personas consideran que son ms fciles de entender que las grficas de lneas. Son similares a las grficas de columnas, pero nunca se utilizan para mostrar una relacin en un periodo de aos; ms bien, se utilizan para mostrar variables o variables dentro de ciertos clases o categoras, durante un periodo especfico. Las barras pueden organizarse de mltiples maneras. Pueden ser alfabtica, numrica, geogrfica o secuencialmente u ordenarse por su magnitud. Se utiliza para ilustrar la manera en que se distribuye el 100% de un recurso en un perodo especfico. Los datos presentados comienzan a las 12 horas en el crculo y corren en el sentido de las manecillas del reloj; colocando el porcentaje mayor (la rebanada ms amplia del pastel) junto con la siguiente ms importante; y as sucesivamente, hasta la ms pequea. Apguese a esta convencin a menos que quiera ilustrar contrastes dramticos en los porcentajes, colocando los porcentajes mayores junto con los ms pequeos. Las grficas circulares son ms fciles de leer que las grficas de columnas apiladas o las grficas porcentuales. Su principal inconveniente consiste en que requieren de mucho espacio en cada pgina. En vez de dibujar en grficas individuales de pastel, sera preferible elegir alguna de las otras grficas porcentuales mencionadas con anterioridad si el ingeniero deseara ilustrar ms de seis categoras.

de columnas.

de barras

circulares o de torta.

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Grficas Gantt y PERT

Descripcin
Ya se han recomendado las grficas de Gantt para la programacin de proyectos de sistemas. En la propuesta de sistemas no deje de incluir una grfica de Gantt. Esta grfica indica cundo concluir el proyecto y tambin muestra el tiempo requerido para cada actividad de anlisis y diseo contemplada. Los diagramas PERT son otro tipo especializado de grfica para audiencias ms tcnicas. En el apndice de la propuesta de sistemas puede incluirse un diagrama PERT para precisar las rutas de trabajo que el grupo de anlisis de sistemas ha planeado. Cuando los lectores revisen la propuesta, harn uso de los diagramas PERT que proporcione, para, observar si las fechas de las actividades crticas fechas lmite para la organizacin entran en conflicto con otras.

1.3.5.3.-Lineamientos para el uso de figuras en la propuesta de sistemas Las figuras (tablas y grficas) pueden lograr una comunicacin que no es posible alcanzar mediante el uso exclusivo de palabras. Cuando prepare la propuesta de sistemas, recuerde que puede aprovechar aquellas grficas y tablas que haya utilizado para el planeamiento. Los siguientes lineamientos para el uso de figuras, le permitirn mejorar la calidad de la propuesta de sistemas. Cada vez que sea posible, integre la figura en el cuerpo de la propuesta. La figura puede colocarse en la pgina siguiente a su primera referencia. Si su intencin es relegar la figura a un apndice, no sera entonces relevante su inclusin. Presente siempre las figuras en el texto, despus de que se mencionen. Interprete siempre las figuras por medio de palabras y nunca las deje sin explicacin.

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Titule todas las figuras, rotule cada eje y proporcione las leyendas que sean necesarias. Utilice ms de una figura si fuera necesario, de tal forma que no se saturen visualmente.

1.3.5.4.-Adopcin de un estilo nico para la propuesta Consideraciones visuales y de formato Las propuestas son documentos persuasivos. Los mejores

argumentos para alcanzar un objetivo especfico se han reunido en la propuesta de sistemas. En consecuencia, la propuesta debe ser persuasiva desde el punto de vista visual. El contenido y el estilo van de la mano; si se descuida esta relacin se perjudicar el objetivo de la propuesta.

La propuesta

Uso de espacios en blanco


Los espacios en blanco distribuidos a lo largo del texto de la propuesta de sistemas permiten destacar las ideas, asegurando que no pasarn desapercibidas. Sea conciso en su escritura; de tal forma, que puedan utilizarse espacios en blanco, sin llegar a extender demasiado la longitud del documento. Deje mrgenes de una pulgada en la parte superior, inferior e izquierda de cada pgina.

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Los ttulos separan cada una de las secciones y ubican al lector en el contexto de la seccin principal. Si se redactan con imaginacin, los ttulos permiten que el lector siga la lgica de la redaccin y no pierda el inters. Los subttulos sirven de la misma manera, pero se refieren a puntos ms especficos. Cuando se toman en conjunto, los ttulos y los subttulos deben proporcionar un bosquejo til e instructivo del documento. Los ttulos deben destacarse de varias maneras para informar al lector de los cambios de seccin. Lo ms comn es utilizar: letras maysculas, centrado, uso de sangras, subrayado, negritas o cualquier combinacin de stos. Los ttulos y subttulos deben distinguirse unos de otros, no slo por su contenido sino por su ubicacin en la pgina y el uso de cualquiera de los tratamientos anteriores. Para que los ttulos y los subttulos sean efectivos, el ingeniero debe ser consistente en su uso a todo lo largo de la propuesta, ya sea que se apegue a un manual de estilo o emplee un estilo personal, no deje de ser consistente en su aplicacin para maximizar el impacto de los ttulos y los subttulos.

Uso de ttulos y subttulos

Numeracin de las pginas

La propuesta

Es importante numerar cada una de las pginas, ya que los nmeros de las pginas son la forma ms rpida de ubicacin. Los nmeros pueden ubicarse en cuatro lugares: Ya sea en la esquina superior derecha de la pgina; de manera alternada en las esquinas. izquierda y derecha, si es que el material se imprime por ambos lados; pie de la pgina o en la parte superior de la pgina. Sea consistente con cualquier posicin que elija. En la tabla de contenido indique la pgina que le corresponde a cada uno de los ttulos principales.

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La mayora de los lectores de la propuesta de sistemas, apreciarn que las referencias de material externo sean mnimas, si fuera necesario, incluya al final de su informe las referencias a doble espacio, y con un formato consistente. Los lectores de las Propuestas tienen, en general, diversos intereses en la organizacin. Si la propuesta intenta dirigirse, tanto a tcnicos como a gente comn, sera apropiado incluir apndices con las especificaciones tcnicas. Una alternativa puede ser la presentacin adicional de una versin ms detallada de la propuesta que contenga los detalles tcnicos, aunque no debe olvidar el tiempo y los costos involucrados.

Referencias y apndices

Debe solicitar un momento especfico para la presentacin oral de la propuesta de sistemas. Estas son oportunidades excelentes para vender sus ideas y el sistema, as como contestar cualquier pregunta que se planteara. Las presentaciones orales permiten mantener su presencia en la organizacin y siempre sern indispensables.

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1.3.6.-Presentacin (oral) de la Propuesta de Sistemas El tema de la presentacin obviamente es la propuesta de sistemas (o alguna parte de ella). Las siguientes consideraciones incluyen quines deben conformar la audiencia de la presentacin y como organizar apoyar y realizar la presentacin oral. Comprensin de la audiencia As como la audiencia del documento de la propuesta define su estilo de redaccin, el nivel de detalle y el tipo de figuras, el conocimiento de la audiencia de la presentacin oral permite al orador descubrir qu tan formal debe ser, qu presentar y qu tipo de ayudas visuales debe incluir. Es imperativo conocer a quien se dirigir. Si el auditorio es homogneo, la tarea del ponente es ms fcil, ya que slo debe satisfacer unos cuantos puntos de vista. Aunque no se intenta analizar de manera extensiva los tipos de audiencia, hay ciertos puntos que deben tomarse en cuenta acerca de las diferencias entre audiencias. Uso de datos demogrficos Los datos demogrficos pueden obtenerse a travs de cuestionarios, entrevistas y datos de archivo. Los datos demogrficos bsicos incluyen la Ellos pueden o no tener experiencia tcnica en el rea bajo discusin y esto es algo que el ingeniero debe identificar durante la definicin de los requisitos de edad del empleado, su sexo, educacin, puesto dentro de la organizacin y la antigedad en el puesto actual. Adems, al recopilar estos datos entrese de los requerimientos potenciales de informacin que pueden solicitarse, y con ello lograr que su audiencia alcance una mejor comprensin durante la presentacin oral. Se considerar a los ejecutivos y a los principales usuarios como la audiencia que tomar la mayora de las decisiones acerca del sistema propuesto. Sin embargo, la mayora de los ingenieros que presentan una propuesta de sistemas se encuentran con combinaciones de estas dos audiencias bsicas, ms que con un grupo homogneo. Audiencias de ejecutivos Esta audiencia se compone de la alta direccin o la gerencia, quienes son los principales tomadores de decisiones dentro de la organizacin.

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informacin previos a presentacin de la propuesta.

la

Usuarios principales Los usuarios principales difieren de los ejecutivos, en el sentido de que de hecho estarn utilizando (y tal vez an desarrollando) la salida del sistema. Mientras que ellos tambin tienen responsabilidades de toma de decisiones, y como usuarios, la propuesta de sistemas tambin les concierne. Al dirigirse a los usuarios principales, considere discutir los cambios que ocurrirn en su trabajo, junto con una descripcin de los detalles operativos. Son de mucha utilidad los ejemplos con ilustraciones. La exposicin de testimonios (esto es, apoyos de los individuos para puntos principales) tambin es una posibilidad, as como comentarios autorizados (provenientes de una fuente conocida y respetable) acerca de los beneficios del sistema propuesto. El anlisis de costos y beneficios tambin puede servir para esta audiencia, pero es probable que no sea el foco principal de la charla. Pueden ser de utilidad con los usuarios principales, las ayudas visuales de muestras de la salida o de otros prototipos del sistema. Debe considerarse cualquier ayuda visual que permita al usuario concebir el uso del sistema.

Los ejecutivos requieren de suficiente informacin para tomar decisiones documentadas, pero durante una presentacin oral, no vale la pena invertir tiempo en aspectos extremadamente tcnicos. La informacin costo/beneficio es pertinente en las presentaciones a ejecutivos. Pueden ser de utilidad algunos ejemplos (eventos breves, una cita, algo que soporte un punto principal) e ilustraciones (historias ms largas con un principio y final de desarrollo, a los cuales pueda referirse de manera repetida a lo largo de la presentacin. Tambin pueden utilizarse para audiencias ejecutivas, estadsticas contenidas en ayudas visuales, tales como grficas o diagramas. Sea respetuoso de las restricciones de tiempo, ya que el tiempo es el recurso ms valioso del tomador de decisiones. Ensaye la presentacin oral, de tal forma que pueda controlar su duracin. Deje suficiente tiempo para preguntas y comentarios del momento y no se mantenga a la defensiva. Sea abierto y honesto al responder preguntas y no se resista a admitir que desconoce la respuesta. Est al tanto de las preguntas de su audiencia y no deje de contestarlas.

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Organizacin de la presentacin de la propuesta del sistema Los tpicos han sido determinados y son aquellos problemas que existen con el sistema actual, as como el sistema que usted y su equipo de sistemas propone para resolverlos. Lo anterior implica que los ponentes de propuestas de sistemas tienen resuelto un problema de decisin, pues escoger un tpico es con frecuencia la labor ms difcil para el expositor Revise todos los datos reunidos de la organizacin que se encuentren resumidos en la propuesta de sistemas. Tome cuatro o cinco puntos principales que sean la esencia de la propuesta. En particular, verifique el resumen ejecutivo, las secciones de recomendaciones y el resumen de la propuesta. Si el tiempo disponible para la presentacin oral es mayor de media hora, los puntos principales pueden ampliarse a nueve o ms. Sin embargo, en una presentacin oral, el asistente Ilega a retener no ms de cuatro a seis puntos. Cada uno de los puntos principales del informe oral debe contar con un soporte. No es correcto plantear un punto principal y no justificarlo. Se tienen numerosas opciones para apoyar los puntos principales. Estos incluyen ejemplos, ilustraciones,

referencias de testimonios o de autoridades, y estadsticas. Recuerde que el ingeniero de sistemas cuenta con numerosas opciones para presentar el material; y no necesariamente son las mismas alternativas de la propuesta escrita. Planeacin de la introduccin y la conclusin Una vez que se ha trabajado en los puntos principales y en los puntos de apoyo puede redactarse una introduccin y una conclusin. Observe que la redaccin de una introduccin ocurre al final y no al principio. Esto es as porque la introduccin debe dejar ver a los cuatro o cinco puntos principales de la propuesta, lo cual es imposible determinar en un principio. Tal presentacin prepara a la audiencia para escuchar los temas que se ofrecen. La introduccin debe incluir un "aliciente", algo que mantenga intrigada a la audiencia respecto a lo que vendr despus. Esto debe ser un enfoque creativo de la propuesta, para que dirija de manera unificada la atencin de la audiencia hacia el nuevo material que se presenta. Por ejemplo, una ancdota, analoga, referencia, un poema incluso una broma, pueden abrir con xito una presentacin, en lugar de un comienzo deslucido o trillado. Si se decide por el humor, este debe estar

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directamente relacionado con uno de los tpicos relevantes y el ingeniero debe capitalizarlo. La duracin de la introduccin debe ser proporcional al tiempo disponible para la presentacin; entre el 5 y el 10% del tiempo total del ingeniero debe utilizarse para desarrollar la introduccin; de tal forma, que si una charla dura 10 minutos, aquella debe contar con 30 segundos a un minuto. Al seguir este heurstico se sugiere que la introduccin sea concisa y escrita con atencin. Como se indic anteriormente, la introduccin y la conclusin de una presentacin oral se escriben en paralelo. Recuerde que esto es similar a la forma en que el resumen ejecutivo y el resumen de la propuesta se manejan durante la redaccin de la propuesta. Esto es as, porque las conclusiones deben reflejarse en la introduccin. Las conclusiones deben revisar los puntos principales de la propuesta, de manera similar a la presentacin de la introduccin. No debe repetir al pie de la letra las ideas principales expuestas en la introduccin, sino que debe reiterarlas y concluir con una frase impactante de manera similar al aliciente de la introduccin. Por ejemplo, si usted comienza haciendo una analoga del

crecimiento del sistema con el crecimiento de una planta, regrese a tal analoga y conclyala. Una conclusin clara ser satisfactoria y tendr la aprobacin de su auditorio. Preguntas del momento Las preguntas pueden hacerse durante o despus de la presentacin. La contestacin de las preguntas durante la presentacin, hace a esta informal y relajada. Sin embargo, es un reto mucho mas serio y puede desviar de manera prematura la atencin hacia su propuesta. Es conveniente dejar las preguntas para el final, con el fin de mantener un control y comunicar de manera eficaz sus puntos de vista. Uso de ayudas visuales Los apoyos visuales que se utilizan en una presentacin oral funcionan de manera similar a las figuras del documento de la propuesta, ya que complementan el material asociado. Considere la posibilidad de contar con ampliaciones de las principales figuras de la propuesta, para utilizarlas durante la presentacin. Los elementos visuales deben tener una apariencia profesional (es muy conveniente contar con el apoyo de un artista). Los elementos impresos deben ser uniformes y visibles desde cualquier sitio del auditorio. Para esta ocasin, los

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apoyos visuales deben prepararse de antemano y no dibujarse durante la presentacin. Utilice paquetes de microcomputadora para producir elementos para su presentacin y sus reportes. Ahora es muy fcil producir diagramas, acetatos y diapositivas. Practique con el uso de los apoyos visuales para que cualquier conflicto con el equipo no Ilegue a ser el foco de atencin de la audiencia. Asegrese de que el equipo para la presentacin est disponible el da de su ponencia. Cuando exponga no deje de mirar directamente a la audiencia y no a la grfica. Uso de una computadora en la presentacin Uno de los apoyos visuales ms efectivos que puede utilizar en la actualidad es el de una pantalla de video conectada a una microcomputadora porttil. Si usted trabaja en el desarrollo de un sistema para computadoras personales, esto es doblemente cierto. Hay cierta logstica que debe considerar cuando Ileve una computadora a la reunin de la propuesta. Si es posible, trate de utilizar un sistema de proyecciones de pantalla gigante, de tal forma que cualquiera dentro del saln

tenga a la vista la pantalla del monitor. Si esto no fuera posible, utilice varias microcomputadoras o monitores paralelos. Un heurstico til es no tener ms de cinco asistentes por cada monitor disponible. Las computadoras son valiosas para presentar hojas de clculo con capacidad de simulacin. Por ejemplo, "que pasara si cayera significativamente la tasa de inters? Cmo afectara el perodo de retorno de inversin. El uso de una microcomputadora y de una hoja de clculo previamente desarrollada permite que el tomador de decisiones considere numerosos escenarios de simulacin durante la misma presentacin. El sistema que usted propone tiende a involucrar a las computadoras. En este caso, las computadoras actan como un prototipo y los usuarios y los tomadores de decisiones contarn con una idea concreta rpida de lo que ser el sistema resultante. No vacile en permitir que otras personas, adems del ponente opere la computadora, esto ha funcionado bastante bien; incluso a las personas que carecen de experiencia en cmputo, les parece interesante. Por otro lado, no haga la presentacin del sistema slo en la

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computadora personal. Incluso si lleva la computadora a la presentacin, necesitar explicar lo que est haciendo. Tambin considere que las cosas pueden salir mal. Planee un mtodo alternativo para presentar el material en caso de que se presenten problemas de software o de equipo, que en el momento no puedan resolverse. Principios de la exposicin La exposicin del sistema difiere radicalmente del documento de la propuesta. Al saber quien integra la audiencia, el ingeniero puede definir qu tan formal ser su presentacin. Si en la reunin estar presente el director del consejo de administracin la presentacin debe ser formal. Si los usuarios principales, ms que los ejecutivos integran la audiencia, tal vez sea ms apropiado una presentacin de tipo taller. Una forma de establecer el nivel de formalidad de las presentaciones es asistir a diferentes reuniones de la organizacin antes de su presentacin. Esto permite entender las expectativas implcitas de la El simple hecho de pensar que se encuentra frente a un grupo puede poner al expositor sumamente nervioso. De hecho, el

organizacin. Las expectativas se basan generalmente en costumbres establecidas, tales como que el ponente use un proyector de acetatos, presente diapositivas de 35 mm realizadas profesionalmente o ms an, distribuya un resumen de los puntos ms relevantes. Aunque estas costumbres pueden no Ilegar a mencionarlas los integrantes de la organizacin, su inclusin puede ser importante, si esto implica juzgarla dentro de los parmetros de una presentacin exitosa. Las reglas para la presentacin son: Mantenga un nivel de voz suficientemente fuerte para que toda la audiencia lo pueda escuchar. Mire a cada una de las personas de la audiencia conforme hable. Elabore ayudas visuales, lo bastante grandes para que toda la audiencia las pueda ver. Use gestos que sean naturales a su estilo de conversacin. Inicie y concluya su charla de manera segura.

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El mayor temor de las personas es hablar en pblico. Existen cuatro lineamientos que ayudan al ponente a vencer la ansiedad. Ellos son: lineamiento Descripcin sea usted Implica que la personalidad del orador es muy importante para persuadir a la audiencia. Los expositores necesitan desarrollarse asimismo en todos mismo

los aspectos de su personalidad, tales como: intelectual, emocional y espiritual. Una personalidad plenamente desarrollada ubica al orador en una excelente posicin para enfrentar cualquier contingencia durante su exposicin, tal como los asistentes crticos, sitios desfavorables, o tal vez algo tan mundano como sobreponerse a la falla del equipo. Significa que mientras ms sepa de su tema ms fcil le ser al ingeniero exponerlo. Una excelente expositora instala lo que ella Ilama su "piloto automtico". Ella admite que Ilega a paralizarse, pero lo supera al tener pleno conocimiento de los puntos principales. Cuando expone, parece que permite a su subconsciente que trasmita su charla bien preparada. Esto significa que de antemano, habr que practicar la presentacin. Slo unos cuantos oradores, si es que los hay, tienen el don de improvisar un buen discurso. Cuando el expositor se prepara cuenta con la confianza de que realmente tiene algo valioso que comunicarles a la audiencia y que superar cualquier cosa (inclusive la ansiedad) para comunicarlo. Hablar de manera natural sin memorizar ni leer, parecera poco prctico, ya que el expositor que lee un texto redactado, tiene poco riesgo de separarse de sus principales puntos de vista. Sin embargo, la lectura contrarresta la credibilidad del orador, ya que se evita la oportunidad del contacto visual vital. Memorizar una charla disminuye la posibilidad de adaptarse de manera adecuada a una audiencia particular. Y cuando un orador pierde la ubicacin de su charla memorizada, es casi imposible recuperarla sin tropiezos. Aquellos que memorizan sus charlas tienden a apegarse al pie de la letra a la presentacin, relegando la comunicacin del contenido. Los ingenieros que memorizan o leen sus presentaciones se encuentran ante el riesgo de perder muy pronto el inters de su audiencia. En lugar de leer o memorizar, maneje en forma plena los cuatro o cinco puntos fundamentales de la propuesta. Confe en que tiene un mensaje que comunicar y que sabe cul es. Entrese de que materiales de apoyo acompaan a cada punto, pero no lo escriba. Si el tiempo es corto avance rpido en la propuesta del sistema Prepare un bosquejo de su charla de la propuesta del sistema que incluya de 4 a 6 puntos principales, as como los puntos de apoyo. Tambin indique en donde se presentarn elementos visuales, tales como grficas. Que cambios considerar cuando presente el sistema a los usuarios potenciales, ms que a los tomadores de decisiones? Cmo difiere una presentacin grabada de una en vivo?

Preprese

hable de manera natural

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recuerde respirar

Recordar al expositor que debe respirar suena curioso, ya que respiramos sin tomarlo en cuenta. Sin embargo, una excelente forma de alcanzar un adecuado volumen de voz es acordarse del proceso de respiracin. Aspire profunda y largamente, justo antes de dirigirse al grupo. Permtase respirar entre las frases y durante las pauses normales de su exposicin.

Resumen El ingeniero de sistemas dispone de tres mtodos para integrar y lograr una propuesta eficaz de sistemas: la organizacin funcional del contenido de la propuesta, la redaccin de la propuesta en un estilo propio para la organizacin, y la presentacin oral de una propuesta de sistemas informativo. Ya que la propuesta es la esencia del trabajo que ha realizado, as como del esfuerzo futuro, es un documento decisivo para vender el sistema. Sea eficaz, la propuesta debe escribirse de una manera clara y comprensible en diez secciones funcionales. Debe contar con un ttulo adecuado que capture el inters de sus lectores y presente de manera clara lo que contiene. La propuesta debe contar con un resumen ejecutivo que ofrezca una visin concisa del proyecto de sistemas y las recomendaciones. Las consideraciones visuales son importantes cuando se busca una plena comunicacin. Utilice suficientes espacios en blanco para resaltar el texto; sea generoso cuando incluya ttulos principales y subttulos; numere todas las pginas y mantenga un mnimo de referencias y apndices. Lo ms relevante de la propuesta de sistemas puede enfatizarse por medio del uso adecuado de figuras, incluyendo tablas y grficas. Las grficas comparan dos o ms variables en el tiempo o en un momento particular del tiempo. Las figuras siempre se acompaarn de una interpretacin escrita en la propuesta. Las grficas y las tablas que se utilicen durante la planificacin previa a la propuesta, pueden incorporarse si se consideran relevantes. La presentacin oral de la propuesta del sistema se basa en el documento de la propuesta y es otra forma eficaz de vender el sistema. Con el fin de lograr una presentacin con trascendencia, el ingeniero debe conocer

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anticipadamente cuatro elementos: quien integra la audiencia; el tpico (la propuesta de sistemas o parte de ella); el tiempo disponible para la presentacin y el equipo disponible (incluyendo las instalaciones). Estos cuatro elementos se encuentran relacionados y cada uno debe pensarse y planearse para asegurar el xito. Autoevaluacin Cules son las tcnicas utilizadas para comparar los costos y beneficios del sistema propuesto? Qu puntos se debe considerar en el documento de la propuesta? Cules son los puntos mas resaltantes al realizar la presentacin de la propuesta?

ACTIVIDAD EVALUADA Trabajo especial (ponderacin 10%) Esta actividad se refiere a todos aquellos elementos que se deben considerar para la propuesta de un sistema (segn el tema asignado). Una vez que la propuesta es aprobada se inicia la etapa del diseo del sistema. Para efectos de practicar los objetivos visto en la asignatura se utilizar las herramientas empleadas tanto en la metodologa estructurada (dfd) como en la orientada a objeto uml (diagrama de clases, casos de uso, de estado quedando de esta manera el planteamiento de un posible esquema de una metodologa eclctica PARTE I: La Propuesta (anlisis del sistema, determinacin de los requerimientos, alternativas de solucin)

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Esta debe incluir: 1. Pgina del ttulo del proyecto. 2. Carta de presentacin. 3. Contenido o ndice. 4. Resumen ejecutivo breve introduccin del sistema actual incluyendo recomendaciones. 5. Descripcin del estudio de sistemas con la documentacin apropiada. Identificacin de las debilidades o problemtica del sistema actual DFD Sistema actual y breve descripcin 6. Resultados detallados del estudio de sistemas. Requerimientos Requerimientos de informacin Requerimientos de sistemas 7. Alternativa(s) del sistema (solucin(es) posibles). Identificar cada propuesta de solucin y plantear Propuesta de plataforma tecnolgica / lenguaje y herramientas Plataforma software (Sistema operativo, SMBD, plataforma de desarrollo ej java, etc) Plataforma Hardware Propuesta econmica costos sistema propuesto comparar costos sistema actual Vs costos sistema propuesto Beneficios (tangibles e intangibles) Acuerdo de pago Garantas, Trminos, condiciones y Entregables 8. Cronograma de desarrollo (segn Metodologa seleccionada) 9. Recomendaciones del ingeniero de sistemas. 10. Resumen o conclusiones.

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11. Apndices o anexos Bibliografa

Baca Urbina G. Fayet M y Commeignes IBM Capacitacin James A. Senn Kendal y Kendal Pressman R. Senn, J. Sommerville

Formulacin Informticos

Evaluacin

de

Proyectos

Cmo elaborar informes profesionales Ingeniera de Software Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin Anlisis y Diseo de Sistemas Ingeniera de Software Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin. Software Engineering

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