UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA CENTRO UNIVERSITARIO DE NOROCCIDENTE CUNOROCPEM EN PEDAGOGA Y ADMINISTRACIN EDUCATIVA 926 ADMINISTRACIN GENERAL I LIC.

UDINE OTTONIEL HERRERA ROJAS

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN

Planeacin
Grupo No. 05 Rodrguez Herrera Marilinda Iliana 9340952 Saucedo Valiente, Saira Sucely 200942319 Juan Jos Garca 201041253 Villanueva Cano, Pablo Eugenio 201041822 Castro Salazar German Gilberto 201042101 Lpez Quiones Susan Elizabeth 201042124 Velsquez Palacios Brenda Yadira 201044922 Villatoro Ramrez Linda Zurisadai 201044981 Saucedo Valiente, Wendy Odilia 201045807 Salazar Tello, Selvin Rolando 201046304 Cifuentes Lpez, Dora Leotilde 201046482 HUEHUETENANGO, 18 DE FEBRERO DE 2012.

INTRODUCCIN
Antes de iniciar una accin administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social (empresa), as como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficientemente. En el presente trabajo damos a conocer una parte muy importante en el proceso administrativo de la administracin, la cual es la planeacin, y sta consiste en elegir un curso de accin y decidir por anticipado qu es lo que debe hacerse, en qu secuencia, cundo y cmo. Planear consiste en determinar con anterioridad el marco de accin que se va a llevar a cabo. As tambin, conoceremos los conceptos de planeacin desde diferentes perspectivas, los elementos del concepto planeacin, importancia de la planificacin, las caractersticas de la planeacin, los principios de la planeacin, los pasos de la planeacin, los tipos de planes y las ventajas de la planeacin. Necesarias para la toma de decisiones, y como se lleva acabo el proceso de esta. Cuando el gerente planea est estructurando el desarrollo de una accin para el futuro utilizando premisas analticas y limitaciones, en forma coordinada y consciente a fin de conseguir unos objetivos o metas propuestas, a travs de la planeacin. La planeacin proporciona la base para una accin efectiva que resulta de la habilidad dela administracin para anticiparse y prepararse para los cambios que podran afectar los objetivos es la base para integrar las funciones administrativas y es necesaria para controlar las operaciones de la organizacin. As tambin, conoceremos las herramientas necesarias para elaborar los planes, como la toma de decisiones, y como se lleva acabo el proceso de esta. Todo esto lo enfocaremos a las pequeas y medianas empresas, para que estas puedan realizar sus planes de una manera adecuada.

ADMINISTRACIN
Es la ciencia social y tcnica encargada de la planificacin, organizacin, direccin y controlde los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, el conocimiento, y otros) de la organizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede ser econmico o social, dependiendo esto de los fines perseguidos por la organizacin. Tambin podemos decir que consiste en coordinar las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a travs de ellas.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
Existen diferentes formas de organizar, el conocimiento administrativo, incluso despus de experimentar a veces con otras formas de estructurar el conocimiento. Algunos acadmicos han organizado el conocimiento administrativo en torno a los papeles de los administradores. En realidad, se han hecho alguna contribucin valiosa ya que este enfoque tambin se concentra en los que hacen los administradores y son evidencia de planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control. Se ponen de relieve las tareas de los Administradores deben operar en el ambiente externo de una empresa, as como en el ambiente interno de los diversos departamentos dentro de una organizacin. El anlisis de la administracin se facilita mediante una organizacin til y clara del conocimiento como primer orden de clasificacin del conocimiento se han usado las cinco funciones de los gerentes, de las cuales daremos a conocer la siguiente:

PLANEACIN
Antes de iniciar cualquier accin administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, as como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que ste funcione eficazmente. Esto slo se puede lograr a travs de la planeacin. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una administracin por dems fortuita e improvisada.

Ya que las operaciones administrativas en la organizacin, integracin de personal, direccin y control estn diseadas para apoyar el logro de los objetivos de la empresa, la planeacin lgicamente antecede a la ejecucin de todas las dems funciones administrativas. Aunque en la prctica todas las funciones se combinan como un sistema de accin, la planeacin es nica en el sentido de que implica establecer los objetivos necesarios para todo el esfuerzo de grupo. La eficiencia en la ejecucin depende en gran parte de una adecuada planeacin, y los buenos resultados no se logran por s mismos: es necesario planearlos con anterioridad. "Planeacin es la seleccin y relacin de hechos, as como la formulacin y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados" George R. Terry. "La planeacin consiste en determinar los objetivos y formular polticas, procedimientos y mtodos para lograrlos" L. J. Kazmier. "Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla polticas, planes, procedimientos, y cuenta con un mtodo de retroalimentacin de informacin para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias" Burt K. Scanlan. La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo losprincipios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin detiempo y nmeros necesarios para su realizacin. Agustn Reyes Ponce Es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define el problema, se analizan las experiencias pasadas y se esbozan planes y programas.J. Antonio Fernndez Arena Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla polticas, planes, procedimientos y cuenta con un mtodo de retroalimentacin de informacin para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias. Burt K. Scanlan Determinacin del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios paraalcanzarlos, a travs de tcnicas y procedimientos definidos. Ernest Dale Mtodo por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de accin; a partir de los cuales establece objetivos.Joseph L. Massie Planeacin es la seleccin y relacin de hechos, as como la formulacin y uso de suposicionesrespecto al futuro en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas que se cree seannecesarias para alcanzar los resultados deseados. George R. Terry Funcin administrativa continua y dinmica de seleccionar entre diversas alternativas los objetivos, polticas, procedimientos y programas de una organizacin. Jorge L. Oria Consiste en determinar objetivos y formular polticas, procedimientos y mtodos para lograrlos.Leonard J. Kazmier

Es el pensamiento que precede a la accin, comprende el desarrollo de las alternativas y la relacin entre ellas, como medida necesaria de accin para lograr un objetivo. Robert Murdick Y Joel Ross Es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro. Generalmente el proceso de planeacin consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones ydecidir cual de ellas es la mejor. Robert N. Anthony Anlisis de informacin relevante del presente y del pasado y una ponderacin de probables desarrollos futuros, de tal manera que pueda determinarse un curso de accin que posibilite a la organizacin lograr sus objetivos.Henry Sisk Y Mario Sverdlik

Elementos Del Concepto de Planeacin

Objetivo:resultados deseados. Cursos alternos de accin: diversos caminos, formas de accin o estrategias. Eleccin: determinacin, anlisis y la seleccin, la decisin mas adecuada. Futuro: prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras. Podemos decir que la planeacin es la determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habrde realizarse en un futuro.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con lasmayores garantas de xito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosas. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin. La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen hacia donde se dirigen sus esfuerzos.

 Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.

Es posible resaltar la naturaleza esencial de la planeacin al examinar sus cuatro aspectos principales:

CARACTERSTICAS DE LA PLANEACIN 1. La planeacin es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningn plan de accin, si no que se realiza continuamente en la empresa. En algunos autores, la planeacin es mas una actitud de mentalidad orientada hacia el futuro que un conjunto de planes y programas de accin. 2. La planeacin esta siempre orientada hacia el futuro: la planeacin se halla ligada a la previsin, aunque no debe confundirse con esta. En el fondo, la planeacin es una relacin entre tareas por cumplir y el tiempo disponible para ello, el aspecto de temporalidad y de futuro se encuentra implcito en el concepto de planeacin. Dado que el pasado ya no es y el presente deja de ser, la planeacin debe preocuparse por el futuro. 3. La planeacin busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planeacin funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisin. En cierto sentido, la planeacin limita las alternativas de decisin y reduce gran parte de la libertad para decidir, pero en compensacin infunde mayor dosis de seguridad y consistencia en las elecciones realizadas.

4. La planeacin busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas: la planeacin constituye un curso de accin escogida entre varias alternativas de caminos potenciales. Cuando se selecciona un curso de accin que prosigue en el tiempo, se dejan a un lado todas las alternativas que fueron rechazadas por algn motivo o razn. Aunque el curso de accin seleccionado puede tener duracin corto, mediano o largo plazo y amplitud desde la empresa como totalidad hasta determinada unidad de trabajo- muy variable, su eleccin debe estar siempre en funcin de las consecuencias futuras y de las posibilidades de ejecucin y realizacin. 5. La planeacin es asistemtica: la planeacin debe tener en cuenta el sistema y los subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organizacin como totalidad (si la planeacin se elaboro en el nivel organizacional) o una unidad como totalidad (si se elaboro en el nivel de ejecucin). Esto significa que la planeacin debe tener en cuenta la totalidad de la empresa, el rgano o la unidad para la cual se elaboro, sin omitir las relaciones externas e internas. 6. La planeacin es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo. Dado que la planeacin se proyecta hacia el futuro, debe ser suficientemente flexible para aceptar ajustes y correcciones, a medida que se vaya ejecutando. La planeacin debe ser iterativa, pues supone avances y retrocesos, alteraciones y modificaciones, en funcin de los eventos e inesperados que ocurran en los ambientes interno externo de la empresa o de la unidad. 7. La planeacin es una tcnica cclica: la planeacin se convierte en realidad a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutndose, la plantacin permite condiciones de evaluacin y medicin para establecer nueva plantacin con informacin perspectivas ms seguras y correctas. As mismo, reduce la incertidumbre y aumenta la informacin. 8. La planeacin es una funcin administrativa que interacta con las dems: est estrechamente ligada a las dems funciones organizacin, direccin y control -, sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organizacin. 9. La planeacin es una tcnica de coordinacin e integracin: permite la coordinacin e integracin de varias actividades para conseguir los objetivos previos. Dado que la eficacia se haya ligado al logro de los objetivos deseados, es necesario integrar, sincronizar y coordinar las diversas actividades de los distintos rganos o unidades para conseguir los objetivos finales. La planeacin permite esa coordinacin e integracin. 10. La planeacin es una tcnica de cambio e innovacin: constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipacin y debidamente programados para el futuro.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Los principios en la planeacin son muy importantes para poder aplicar cada uno de los elementos que la forman. Un principio es una proposicin que se formula para que sirva de gua a la accin. Aunque no hay dos empresas que sean idnticas, hay ciertos principios comunes a todas ellas. Sin embargo, su aplicacin tiene que variar por necesidad, para ajustarlos a las circunstancias individuales.

Principio de la universalidad. La planeacin debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente. Principio de racionalidad. Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lgicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y tambin los recursos necesarios para lograrlos. El principio de la precisin. "Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor precisin posible, porque van a regir acciones concretas." Cuando carecemos de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego de azar, una aventura, ya que, mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos sern necesariamente ineficaces, parcial o totalmente. Siempre habr algo que no podr planearse en los detalles, pero cuando mejor fijemos los planes, ser menor ese campo de lo eventual, con lo que habremos robado campo a la adivinacin. Los planes constituyen un slido esqueleto sobre el que pueden calcularse las adaptaciones futuras. El principio de la flexibilidad. "Dentro de la precisin establecida en el principio anterior- todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en ste, ya en razn de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado despus de la previsin." Este principio podr parecer a primera vista, contradictorio con el anterior. Pero no lo es. Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales; lo rgido; lo que no puede cambiarse de ningn modo. Flexible, es lo que tiene una direccin bsica, pero que permite pequeas adaptaciones momentneas, pudiendo despus volver a su direccin inicial. As una espada de acero es flexible, porque doblndose son romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presin que la flexiona. Todo plan preciso debe prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios que puedan ocurrir: Ya sea fijando mximos y mnimos como una tendencia central entre ellos, como lo ms normal; Ya proveyendo de antemano caminos de substitucin para las circunstancias especiales que se presenten, ya establecido sistemas para su rpida revisin.

El principio de la unidad. "Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno slo para cada funcin; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general". Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada funcin, habr contradiccin, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en uno de los departamentos bsicos: Produccin, ventas, finanzas y contabilidad, personal, etc., deben coordinarse en tal forma, que en un mismo plan

puedan encontrarse todas las normas de accin aplicables. De ah surge la conveniencia y necesidad de que todos cooperen en su formacin. Si el plan es principio de orden requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse jerrquicamente, hasta formar finalmente uno slo.

El principio de factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeacin debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actan en el medio ambiente. El principio de compromiso. La planeacin debe comprender un periodo en el futuro, necesario para prevenir, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados en una decisin. Este principio indica que la planeacin a largo plazo es la ms conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y polticas a las tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos. Principio de factor limitante. En la planeacin se hace necesario que los administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa. En este principio se resalta la importancia de la objetividad en el momento de tener que escoger entre diferentes cursos de accin o diversas alternativas para llegar a un fin. Principio de inherencia. La programacin es necesaria en cualquier organizacin humana y es propia de la administracin. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.

La planeacin tctica hace referencia al empleo efectivo de todos los elementos o recursos para el logro de las metas establecidas.

PASOS DE LA PLANEACIN
1. Deteccin de la oportunidad de acuerdo con: El mercado La competencia Lo que desean los clientes Nuestras fuerzas Nuestras debilidades 2. Establecimiento de objetivos y metas: Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando.

3. Consideracin de las premisas de planeacin: En que ambiente (interno o externo) operarn nuestros planes. 4. Identificacin alternativas: Cuales son las alternativas ms prometedoras para alcanzar nuestros objetivos. 5. Comparacin de alternativas: Que alternativa proporcionar la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo ms bajo y las mayores utilidades. 6. Eleccin de una alternativa: Seleccin del curso de accin a seguir.

7. Elaboracin de planes de apoyo, como los planes para: Comprar equipo Comprar materiales Contratar trabajadores Desarrollar un nuevo producto 8. Expresin numrica de los planes mediante la elaboracin depresupuestos tales como: Volumen y precio de ventas. Gastos de operacin necesarios para los planes. Gastos para equipos de capital.

TIPOS DE PLANES
Los planes los podemos clasificar en: Objetivos Polticas Procedimientos Reglas Proyectos Programa Presupuesto OBJETIVOS Los objetivos son los propsitos o fines hacia los que se encaminan las acciones o actividades de la organizacin. Los objetivos deben establecerse en la forma ms clara que sea posible, para poder concretar a los subalternos en las metas que deben alcanzar. POLTICAS Las polticas son orientaciones o conceptos amplios que guan el pensamiento de todos aquellos a quien corresponde tomar decisiones. Las polticas que se tracen deben marcar reas especficas que aseguren el logro de las metas; por ello la formulacin de las

polticas debe partir de hechos y no de reflexiones personales, ni de decisiones oportunistas. Las polticas deben ser expresadas en forma clara y precisa para que puedan ser interpretadas, ayudando as considerablemente a la realizacin del trabajo administrativo. Hay que dejar en claro que las polticas deben ser amplias, es decir, dejar un margen para que el subordinado pueda juzgar discrecionalmente. De no darse, este margen sera una regla. PROCEDIMIENTO Un procedimiento es un plan que indica la cronologa secuencial ms adecuada para lograr ptimos resultados en cualquier rea de la organizacin. Los procedimientos permiten canalizar todas las actividades de la organizacin hacia sus objetivos primarios, contribuyendo a la delegacin de la autoridad en los subalternos con la certeza de que se ajustan a los objetivos y polticas de la organizacin. Los procedimientos son guas de accin y no de razonamiento, para sentar criterios. PRESUPUESTO Un presupuesto es un plan en el que los resultados esperados se expresan en forma numrica. El presupuesto puede ser dado en unidades de tiempo, unidades de materiales, hombre hora, horas mquinas, en trminos financieros o en cualquier otro trmino numrico. En la mayora de los casos, los presupuestos se dan en trminos monetarios, debido a que las unidades monetarias son las ms utilizadas. REGLAS Las reglas son guas de accin, ms que para el pensamiento. Se diferencian de los procedimientos en que no hay secuencia en el tiempo de las polticas, se diferencian porque stas orientan el pensamiento de quien corresponde tomar decisiones dejando margen para juzgar discrecionalmente; en cambio, las reglas son guas de accin, pero no permiten discrecin en su aplicacin. PROGRAMA Un programa es un conjunto de planes tales como objetivos, polticas, presupuestos, procedimientos, reglas, recursos y todos los dems elementos necesarios para lograr lo propuesto. PROYECTO Un proyecto es parte de un programa general, que puede ejecutarse en forma independiente.

 PLANEACIN A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO. Para determinar la planeacin a corto, largo o mediano plazo es necesario tener en cuenta los siguientes factores: La clase de negocio. Importancia de la organizacin. La clase de industria dentro de la cual se encuentra la organizacin. El capital de la organizacin. Sistema econmico, poltico, social. Nivel jerrquico del ejecutivo. En trminos generales en las organizaciones, cuando la planeacin se hace de seis meses o doce meses de habla de la Planeacin a Corto Plazo. Cuando la planeacin se hace de uno a tres aos se habla de la Planeacin a Mediano Plazo. Cuando la planeacin se hace de tres a cinco aos se habla de la Planeacin a Largo Plazo

VENTAJAS DE LA PLANEACIN
La planeacin permite asilar el trabajo improductivo, reduciendo costos en beneficios de la organizacin. Cuando la planeacin se hace a conciencia, nos puede marcar la necesidad de innovaciones o cambios para el futuro del negocio, sacada de las diversas alternativas. Para el administrador, la planeacin estimula todo el sistema de trabajos en forma clara y amplia, permitindole al gerente obtener una mejor comprensin de cada una de las actividades y percibir las bases en que se fundan sus acciones. La planeacin hace ms definitivo el trabajo dentro de las limitaciones de espacio y tiempo. La planeacin permite las bases del control porque enmarca los puntos de partida y terminacin de las actividades de la organizacin. La planeacin y el control se separan en forma conceptual para su estudio y anlisis, pero en la prctica administrativa son inseparables, se les considera hermanos siameses.

CONCLUSIONES
La administracin se define como el proceso de crear, disear y mantener un ambiente en el que las personas, laborar o trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas.

El anlisis de la administracin se facilita mediante una organizacin til y clara del conocimiento como primer orden de clasificacin del conocimiento se han usado las cinco funciones administrativas: Planeacin, Organizacin, integracin de personal, Direccin y Control.

Cuando llevamos a cabo una planeacin adecuada los objetivos o metas se logran de una manera ms fcil y con resultados efectivos.

La planeacin permite manejar la incertidumbre del futuro; como sabemos el futuro es incierto.

La eficiencia en la actuacin en una organizacin depende en gran parte de una buena planeacin.

BIBLIOGRAFA

Elementos de Administracin Harold Koontz Introduccin a la Teora General de la Administracin Idalberto Chiavenato Administracin Moderna Reyes Ponce, Agustn http://www.deguate.com/infocentros/gerencia/admon/02.htm http://www.monografias.com/trabajos33/planeacionadministrativa/planeacion-administrativa.shtml http://www.monografias.com/trabajos27/organizacionempresas/organizacion-empresas.shtml#definorgan