Rolul controlului de gestiune in managementul intreprinderii

1. NOIUNI GENERALE PRIVIND CONTROLUL UNEI ORGANIZAII

n cadrul unei organizaii, controlul joac un rol deosebit de preocuprilor generale exprimate de conducerea societii.

important n estimarea

parametrilor de desfurare a ntregii activiti economice sau sociale conform intereselor si

Pentru atingerea obiectivelor asumate, trebuie luate decizii urmrindu-se, n acelai timp, ca punerea lor n oper s dea rezultatele scontate; acestea pot fi reprezentate n secvena de mai jos:

OBIECTIVE

DECIZII

ACIUNI

REZULTATE

Se poate afirma faptul c aprecierea gradului n care traseele urmate corespund cu obiectivele prestabilite se realizeaz printr-o supraveghere ce utilizeaz diverse mecanisme reunite, in mod generic, sub denumirea de control. Aceast noiune a fost folosit n tiina organizaiilor nc de la nceputul secolului trecut, innd cont de faptul c F. W. Tayol (1911) si H. Fayol (1918) menionau printre funciile conducerii unei ntreprinderi- alturi de prevedere, organizare, comand , coordonare- i pe cea de control. Ulterior, pe fondul extinderii standardizrii muncii i a produciei, controlul a prezentat o tendin de evoluie spre un control bugetar, devenind, practic, un instrument al politicii previzionale a ntreprinderii, concomitent cu diminuarea rolului su n supravegherea productiei. n perioada actual, modificrile complexe survenite mediului de afaceri au determinat orientarea controlului spre aciuni ce vizeaz dominarea sau influenarea unui sistem. Astfel, controlul unei organizaii este definit ca un proces care nainte de o aciune orienteaz, n cursul desfurrii aciunii ajusteaz si, odata aciunea realizat, evalueaz rezultatele sale pentru a trage nvtminte utile1

Ion Ionacu, Andrei Tiberiu Filip, Stere Mihai, Control de gestiune, Ed. Economic, Bucureti, 2003, pg. 11;

- 1-

Rolul controlului de gestiune in managementul intreprinderii

2. IMPORTANA CONTROLULUI DE GESTIUNE N CADRUL CONTROLULUI ORGANIZAIONAL

Pentru asigurarea calitii deciziilor i aciunilor luate la nivelul unei organizaii se poate folosi un ntreg arsenal de dispozitive, denumit control operational. Universalitatea controlului operational (se aplic la toate aciunile i la toate deciziile care se deruleaz) impune structurarea acestuia. Cea mai important delimitare ce se poate realiza la nivelul controlului organizaional face referire la cmpul de aciune al controlului, respectiv la nivelurile de decizie si de aciune la care acesta poate interveni. Potrivit acestui criteriu de clasificare, cele mai importante forme de control sunt : Controlul strategic se ocup, n principal, de procesele si mijloacele ce le permit managerilor fixarea i ajustarea opiunilor strategice. Controlul strategic vizeaz deciziile si aciunile strategice cu efecte pe termen lung adoptate de conducere, ntre momentul deciziei si apariia consecinelor aferente existnd un decalaj de pn la 4-5 ani, fiind un control orientat ctre mediul extern al ntreprinderii. Controlul de gestiune permite managementului ntreprinderii s verifice coerena deciziilor de pilotaj adoptate n diferite entiti ale firmei -ale caror consecinte apar la cel mult un an. De asemenea, se analizeaz posibilitatea ca, pe termen scurt, acestea s conduc la ndeplinirea obiectivelor strategice. Astfel, controlul de gestiune se bazeaz pe tehnici de planificare pe termen scurt (anuale), pe un sistem de colectare si prelucrare a informaiilor i pe o procedur de msurare a performanelor. Controlul operaional const n asigurarea faptului c operaiile elementare se deruleaz conform regulilor prestabilite i vizeaz activitaile de producie, activitile administrative etc., fiind un control orientat ctre interiorul ntreprinderii. Controlul operational vizeaz deciziile operaionale ale cror consecine apar la un interval de timp foarte scurt, de 1-6 luni.

- 2-

Rolul controlului de gestiune in managementul intreprinderii

Conform acestei clasificri, controlul de gestiune servete ca legatur ntre controlul strategic i controlul operaional, fiind garantul trecerii de la termenul lung la cel scurt si invers.

Controlul strategic

Controlul de gestiune

Controlul operational

Astfel, controlul unei ntreprinderi a evoluat de la formula control sanciune 2 , prin controlul costurilor si bugetelor, ctre forma actual de control de gestiune, privit ca un proces prin care managerii ii influeneaz pe ali membri ai organizaiei pentru a realiza strategiilor propuse. Controlul de gestiune poate fi considerat un proces care asigur coerena ntre strategie si gestiunea curent a unei ntreprinderi.

H. Fayol (1918)

- 3-

Rolul controlului de gestiune in managementul intreprinderii

3. CONTROLUL DE GESTIUNE I ROLUL SU IN MANAGEMENTUL NTREPRINDERII

nainte de stabilirea rolului pe care l are controlul de gestiune n managementul unei ntreprinderi, trebuie fcut clar meniunea c, dei foarte apropiate, aceste dou noiuni se disting, n principal prin modalitatea lor de aciune referitoare la controlul resurselor. Exist, de asemenea , n cadrul acestor dou noiuni abordri diferite ale modului de elaborare i alegere a deciziilor. Astfel, managementul poate fi definit ca acel proces prin care se coordoneaz, se conduc, se planific si se controleaz activitile desfurate ntr-o organizaie, astfel nct s se asigure atingerea scopurilor acesteia cu maximum de eficien3 n ceea ce privete controlul de gestiune, n literatura de specialitate , acesta este definit ca fiind procesul prin care managerii se asigur ca resursele sunt obtinute si utilizate cu eficien, eficacitate si pertinen pentru realizarea obiectivelor organizaiei.4

3
4

N. Dobrot (coordonator), Dicionar de economie, Editura economic, Bucuresti, 1999, pag. 285 eficiena (n sens tehnic) modul cum sunt utilizate resursele, rezultatul obinut pe unitatea de resurse angajate (efect/efort); eficacitatea aptitudinea organizaiei de a-i atinge obiectivele fixate (cu consumul cel mai redus posibil); pertinena obiectivele (ca volum i calitate) sunt fixate n raport cu mijloacele existente sau mobilizabile ntr-un termen scurt.

- 4-

Rolul controlului de gestiune in managementul intreprinderii

Obiective

Pertinen

Eficacitate

Mijloace

Eficien

Rezultate

Fig. 1. Reprezentarea procesului de control de gestiune 5

Analiznd definiia de mai sus, se poate constata c un sistem de control de gestiune nglobeaz att un proces, ct i o structur. Procesul face referire la ansamblul de aciuni ntreprinse, n timp ce structura privete adaptrile organizaionale i construciile de informare utilizate pentru facilitarea procesului. Sfera de aplicabilitate a controlului de gestiune este una vast, acesta opernd la nivelul ansamblului ntreprinderii, pe doua axe principale de actiune si de responsabilitate: o ax privete utilizarea controlului de gestiune de catre managerii operationali, respectiv acei decidenti care ncorporeaza judecile i aciunile lor n sistemul

Controlul de gestiune pe baz de bilan, Doina Maria Robu, pag. 13

- 5-

Rolul controlului de gestiune in managementul intreprinderii

controlului de gestiune, adoptnd planuri de aciuni necesare pentru atingerea obiectivelor i msurarea performanelor o ax care se refer la managerii din direcia general a ntreprinderii, n principal cei grupai n cadrul direciei financiare, responsabil de echilibrele economice si financiare ale firmei. Acetia colecteaz, rezum i prezint informaii utile pentru exercitarea controlului de gestiune. Calculele si analizele managerilor din direcia general a ntreprinderii sunt supuse judecii managerilor operaionali. Drept urmare, controlul de gestiune asigur coerena ntre obiectivele strategice si deciziile operaionale. Pentru elaborarea unui sistem de control de gestiune, managerii utilizeaz diferite instrumente de informare, care pot orienta aciunea si luarea deciziilor: informaiile privind planurile pe termen mediu si lung; studii economice punctuale; statistici extracontabile, care privesc de regul operaiile curente; contabilitatea financiar si analizele financiare; contabilitatea de gestiune. Activitatea de control de gestiune este una complex, antrennd o permanent legatur ntre managerul aflat n vrful ierarhiei si ceilali membri ai intreprinderii; prin acest proces managerii exercitnd influen asupra celorlali membri ai organizaiei n vederea aplicrii strategiilor dorite. n diverse lucrri de specialitate, se definesc liniile generale recomandate managerilor de ntreprinderi. Printre acestea, se nscriu si cele referitoare la tehnicile controlului de gestiune. Stabilirea si punerea in aplicare a unui sistem de gestiune care include si tehnicile controlului de gestiune este strans legat de stilul managerial adoptat. Astfel, pentru a face fa unor complexiti si dificulti crescnde ale activitii ntreprinderii, managerul trebuie s i adapteze mijloacele n raport cu schimbrile intervenite n mediul economic.

- 6-

Rolul controlului de gestiune in managementul intreprinderii

Se poate afirma faptul c rolul esenial al controlului de gestiune este a ajuta conducerea si coordoneze mai bine aciunile. Aceasta presupune ca ntre controlul operaional i cel strategic s existe o continuitate de comportamente, care este asigurat de intervenia controlului de gestiune. Pe de alta parte, previziunea elaborat n cadrul planificrii strategice nu este suficient, fiind necesar s se intervin pe parcurs pentru ca aceast caracteristic s i gseasc finalitatea. Se poate reliefa rolul controlului de gestiune n activitatea managerial a unei ntreprinderi prin folosirea instrumentelor la care face uz acesta. (Instrumentele clasice ale controlului de gestiune sunt: costurile, standardele, bugetele si rapoartele, preurile de cesiune intern si centrele de responsabilitate prin importanta costului). Spre exemplu, costul, ca instrument al controlului de gestiune, vizeaz informarea factorilor de decizie. Acesta permite managerilor s-i formeze o opinie de ansamblu asupra ntreprinderii i s gestioneze relaiile cu clienii prin intermediul preurilor. Impreun cu celelalte instrumente, informatia cost reprezint un instrument important al controlului de gestiune. Direciile de evoluie ale controlului de gestiune vizeaz creterea rolului acestuia n procesul de conducere al ntreprinderii si o mai bun organizare a funcionrii lui, astfel nct s furnizeze rspunsuri pertinente cu privire la obiectivele strategice si cile de atingere a lor. n concluzie, controlul de gestiune trebuie s fie instrumentul de atenionare i de coeziune al oricrui tip de conducere, furniznd elementele necesare oricrei luri de decizie. Tehnicile care vor fi puse n funciune de controlul de gestiune trebuie s aib n vedere faptul c managementul definete prioritile economice si sociale ale ntreprinderii n condiiile impuse de schimbrile de mediu. Controlul de gestiune este influentat implicit si de schimbrile de atitudine managerial, evolutia lui tinznd s nlture dificultile i s pun de acord sistemul de informare cu stilul de conducere.

- 7-