INFORMATICA 2 Ao E y F Informacin, Sistema y Empresa El Concepto de Datos Datos son los hechos que describen sucesos y entidades.

"Datos" es una palabra en plural que se refiere a ms de un hecho. A un hecho simple se le denomina "data-tem" o elemento de dato. Los datos son comunicados por varios tipos de smbolos tales como las letras del alfabeto, nmeros, movimientos de labios, puntos y rayas, seales con la mano, dibujos, etc. Estos smbolos se pueden ordenar y reordenar de forma utilizable y se les denomina informacin. Los datos son smbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores. Los datos se caracterizan por no contener ninguna informacin. Un dato puede significar un nmero, una letra, un signo ortogrfico o cualquier smbolo que represente una cantidad, una medi da, una pal abra o una descripcin. La importancia de los datos est en su capacidad de asociarse dentro de un contexto para convertirse en informacin. Por si mismos los datos no tienen capacidad de comunicar un significado y por tanto no pueden afectar el comportamiento de quien los recibe. Para ser tiles, los datos deben convertirse en informacin para ofrecer un significado, conocimiento, ideas o conclusiones.

El Concepto de Informacin La informacin no es un dato conjunto cualquiera de ellos. Es ms bien una coleccin de hechos significativos y pertinentes, para el organismo u organizacin que los percibe. La definicin de informacin es la siguiente: Informacin es un conjunto de datos significativos y pertinentes que describan sucesos o entidades. Datos Significativos. Para ser significativos, los datos deben constar de smbolos reconocibles, estar completos y expresar una idea no ambigua. Los smbolos de los datos son reconocibles cuando pueden ser correctamente interpretados. Muchos tipos diferentes de smbolos comprensibles se usan para transmitir datos. La integridad significa que todos los datos requeridos para responder a una pregunta especfica estn disponibles. Por ejemplo, un marcador de bisbol debe incluir el tanteo de ambos equipos. Si se oye el tanteo "New York 6" y no oyes el del oponente, el anuncio ser incompleto y sin sentido. Los datos son inequvocos cuando el contexto es claro. Por ejemplo, el grupo de signos 2-x puede parecer "la cantidad 2 menos la cantidad desconocida llamada x" para un estudiante de lgebra, pero puede significar "2 barra x" a un vaquero que marca ganado. Tenemos que conocer el contexto de estos smbolos antes de poder conocer su significado. Otro ejemplo de la necesidad del contexto es el uso de trminos especiales en diferentes campos especializados, tales como la contabilidad. Los contables utilizan muchos trminos de forma diferente al pblico en general, y una parte de un aprendizaje de contabilidad es aprender el lenguaje de contabilidad. As los trminos Debe y Haber pueden significar para un contable no ms que "derecha" e "izquierda" en una contabilidad en T, pero pueden sugerir muchos tipos de ideas diferentes a los no contables. Datos Pertinentes. Decimos que tenemos datos pertinentes (relevantes) cuando pueden ser utilizados para responder a preguntas propuestas. Disponemos de un considerable nmero de hechos en nuestro entorno. Solo los hechos relacionados con las necesidades de informacin son pertinentes. As la organizacin selecciona hechos entre sucesos y entidades particulares para satisfacer sus necesidades de informacin.

Diferencia entre Datos e informacin 1. Los Datos a diferencia de la informacin son utilizados como diversos mtodos para comprimir la informacin a fin de permitir una transmisin o almacenamiento ms eficaces. 2. Aunque para el procesador de la computador a hace una distincin vital entre la informacin entre los programas y los datos, la memoria y muchas otras partes de la computador a no lo hace. Ambos son registradas temporalmente segn la instruccin que se le d. Es como un pedazo de papel no sabe ni le importa lo que se le escriba: un poema de amor, las cuentas del banco o instrucciones para un amigo. Es lo mismo que la memoria de la computador a. Slo el procesador reconoce la diferencia entre datos e informacin de cualquier programa. Para la memoria de la computador a, y tambin para los dispositivos de entrada y salida (E/S) y almacenamiento en disco, un programa es solamente ms datos, ms informacin que debe ser almacenada, movi da o manipulada.

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INFORMATICA 2 Ao E y F 3. La cantidad de informacin de un mensaje puede ser entendida como el nmero de smbolos posibles que representan el mensaje. los smbolos que representan el mensaje no son ms que datos significativos. 4. En su concepto ms elemental, la informacin es un mensaje con un contenido determinado emitido por una persona hacia otra y, como tal, representa un papel primordial en el proceso de la comunicacin, a la vez que posee una evidente funcin social. A diferencia de los datos, la informacin tiene significado para quien la recibe, por eso, los seres humanos siempre han tenido la necesidad de cambiar entre s informacin que luego transforman en acciones. "La informacin es, entonces, conocimientos basados en los datos a los cuales, mediante un procesamiento, se les ha dado significado, propsito y utilidad"

Cmo debe ser la informacin? Sistemas de Informacin en La Empresa Concepto de Informacin Aplicado a la Empresa

La informacin es un elemento fundamental para el buen funcionamiento de cualquier tipo de organizacin. Determina la consecucin de los objetivos de la empresa repercutiendo en el xito o fracaso del negocio. Para que la informacin cumpla con sus objetivos es necesario que posea ciertas caractersticas: Debe ser relevante: tiene que ser importante, que sea la informacin que nosotros necesitamos. Debe estar actualizada: debe utilizarse en el momento de ser generada. Debe ser econmica: la obtencin de la informacin no debe generar un coste elevado para la empresa. Debe ser rpida: el acceso a la informacin debe r ealizarse de forma rpida y sencilla. Debe ser de calidad: es importante que la informacin carezca de errores y sea completa. Debe ser objetiva: no cabe opci n a subjetividades. Debe ser completa: el tener la informacin incompleta es peor que no tener nada. Debe ser aplicable: la informacin debe ser adecuada para la toma de una decisin, adems de ser importante y pertinente.

Una informacin que no satisfaga estas caractersticas carecer de valor y, por tanto, no ser vlida para la organizacin.

Qu es un sistema? NOCIN DE SISTEMA

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INFORMATICA 2 Ao E y F Definicin: "Un sistema es un conjunto de elementos materiales, o inmateriales, (hombres, maquinas, mtodos, reglas, etc.) relacionados que transforman, mediante procesos, elementos (entradas) en otros nuevos elementos (salidas)" Ej.: Una caldera de calefaccin: transforma, mediante la combustin el gasleo en calor. En nuestro tema slo nos interesan aquellos sistemas que estn constituidos por organizaciones (empresas, departamentos de empresas, organismos pblicos, etc.) que funcionen con el fin de obtener unos objetivos determinados, y dentro de ellos, nos centraremos en los sistemas de informacin informatizados, es decir que emplean ordenadores. Podemos tener as una nueva definicin de sistema: "conjunto de elementos que interactan entre s, orientados a la consecucin de un objetivo comn . Un sistema puede formar parte de uno ms general, que sera su entorno, y/o estar formado por otros sistemas, que se llamaran subsistemas. Cualquier empresa u organizacin es en s un sistema. Su entorno es el sistema productivo en el que se inserta, del que recibe una serie de entradas, en forma de demandas, y al que entrega una serie de salidas, u oferta. A su vez dentro de l existen varios subsistemas formados por los distintos departamentos o reas en las que se di vide la empresa.

CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS Dentro de las organizaciones que sern objeto de nuestro estudio podemos distinguir tres tipos de sistemas: El sistema fsico o sistema operativo: transforma un flujo fsico de entradas (materias primas, flujos financieros, ...) en un flujo fsico de salidas (productos terminados, flujos financieros, ...)

SISTEMA FSICO El sistema de gestin o sistema de control, que sera un sistema que se encarga de controlar el funcionamiento del sistema fsico. Estara representado por la direccin de la empresa. El sistema de informacin. Es un sistema que acta de intermediario entre el sistema operativo y el sistema de gestin. Vendra a ser el departamento de informtica de la empresa. Es un sistema que acta de intermediario entre el sistema operativo y el sistema de gestin. Vendr a a ser el departamento de i nformtica de la empresa. Para que los subsistemas que forman una organizacin funcionen coordinadamente es necesario que exista este subsistema, que tiene como misin asegurar que la informacin necesaria fluya, dentro del sistema, de unos subsistemas a otros. Toda organizacin evolucionada debe disponer, hoy en da, de un buen sistema de informacin, ya que de ello depender en gran parte el xito de la misma a la hora de alcanzar los objetivos propuestos.

Cules son los elementos del sistema? A partir de los objetivos del sistema surge la idea de lmite, y a partir de l surgen los conceptos de elementos, entorno, relaciones, entradas y salidas del si stema. Limite: es la conceptualizacin del alcance del sistema. Elementos internos: son aquellos comprendidos dentro del lmite del sistema, es decir los que forman parte de su estructura. Elementos externos: son aquellos comprendidos fuera del lmite del sistema, es decir los que no forman parte de su estructura. Entorno: conjunto de elementos externos relacionados con el sistema. Es el medio ambiente que rodea al sistema. Relaciones de funcionamiento: conjunto de relaciones definidas entre los elementos internos del sistema. Son relaciones propias de la estructura del sistema. Relaciones de comportamiento: conjunto de relaciones definidas entre los elementos internos y externos del sistema. Permiten vincular la estructura del sistema con su entorno. Lic. Vctor Eladio Vera 3/21

INFORMATICA 2 Ao E y F Entradas: son relaciones de comportamiento que estimulan el funcionamiento del sistema. Salidas: son relaciones de comportamiento que sirven de respuestas del sistema al entorno.

Dnde se genera la informacin? La informacin se genera en sistemas de informacin aplicando algn mtodo de procesamiento.

Cules son los mtodos de procesamiento que pueden aplicarse? Los mtodos de procesamiento que pueden adoptarse pueden ser manuales, mecnicos, electromecnicos y computarizados. La seleccin del mtodo depende de las necesidades de procesamiento y de las posibilidades de cada uno de los mtodos.

Algunos de los factores que debemos considerar son: El volumen de los datos involucrados. La complejidad de las operaciones de procesamiento. Las limitaciones impuestas al tiempo de procesamiento. Las demandas de clculo. EMPRESAS La mayora de las empresas hoy en da por lo menos las ms exitosas y que lideran el mundo de los negocios se estn insertando a todo vapor en programas de cambio y de innovacin para acompaar lo que sucede en el ambiente y a su alrededor. El ajustamiento ambiental es una divisa continua e ininterrumpida. Algunas organizaciones van ms all y procuran anticiparse y promover ellas mismas los cambios que suceder n en el mundo de los negocios. Siempre se presentan conflictos por eso la gestin como un sistema, es estudiar, desarrollar y mantener los mecanismos y tcnicas a travs de los cuales es posible triunfar en ese conflicto, con la mejor combinacin de recursos que permite el cambio en condiciones de beneficio. La empresa es la unidad econmico-social, con fines de lucro, en la que el capital, el trabajo y la direccin se coordinan para realizar una produccin socialmente til, de acuerdo con las exigencias del bien comn. Los elementos necesarios para formar una empresa son: capital, trabajo y recursos materiales. En general, se entiende por empresa al organismo social integrado por elementos humanos, tcni cos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la obtencin de utilidades, o bien, la prestacin de servicios a la comunidad, coordinados por un administrador que toma deci siones en forma oportuna para la consecuci n de los objetivos para los que fueron creadas. Para cumplir con este objetivo la empresa combina naturaleza y capital.

Cmo pueden ser los sistemas? Los sistemas pueden ser lineales o cclicos. Sistema Lineal Es aquel que afrente a un determinado impulso o energa que lo mueve o estimula, devuelve un resultado nico, (que no vuelve a repetirse en el futuro). En el no se prev ningn tipo de realimentacin de maner a que no existe la posibilidad de aprender algo de lo ocurri do, siempre procede como si fuera la primera vez. Sistema Cclico Este tiene la capacidad de acumul ar experiencia frente a un deter minado estimulo, acta, per o como se han f ijado objetivos a alcanzar, compara los resultados obtenidos con dichos objetivos y esa infor macin retorna al sistema para ser evaluado, y en funcin de ella corregir errores y definir curso de acciones o acciones futuras. Una empresa es un sistema? Una organizacin puede considerarse como un sistema pues se reconocen en ella los componentes bsicos de un sistema. Una organizacin puede verse como una estructura dinmica de recursos que se combinan interactan en pos de alcanzar un objetivo. La interaccin de sus recursos define las relaciones de funcionamiento del sistema y las entradas/salidas las Lic. Vctor Eladio Vera 4/21

INFORMATICA 2 Ao E y F relaciones de comportamiento del sistema respecto del entorno. Una empresa es un sistema lineal o cclico? Una empresa es un sistema cclico, ya que puede acumular experiencias frente a determinados errores que se puedan producir en el proceso productivo. Las empresas tienden a fijar objetivos, ya sean fines de lucro o no., compara los resultados obtenidos de la produccin con los objetivos y esa informacin retorna al sistema para ser evaluado y corregir los errores para el mejoramiento futur o de la empresa. El sistema empresa forma parte de un sistema mayor? Un sistema es un conj unto de factores que se i nterrelaciona con el sistema global para el logro de determinados fines. Esos elementos pueden ser objetos, personas (familias) o ideas (sistema filosfico). Una caracterstica clave de los sistemas es que son estructuralmente divisibles ( se pueden di vidir en partes) pero funcionalmente indivisibles. La indivisibilidad tiene dos consecuencias: que los sistemas cuentan con propiedades que no t iene ninguno de sus el ementos de forma aislada, y la pertenencia a un sistema permite incrementos o di sminuciones de la capacidad de cada el emento. El sistema empresa tiene diferentes caractersticas: Es un si stema artificial (creado por el hombre) y abierto (recibe influencias e influye en el entorno). Esto induce una serie de caractersticas a que sea un si stema mayor. Toda organizacin est inmersa en un contexto donde coexi ste con otras organizaciones que le ejercen sus influencias y son influenciadas por ella. El contexto en def initiva, es el medio al cual sta sirve y del cual se sirve. Esta idea de la organizacin como un si stema que es a su vez es parte componente de un si stema mayor es fundamental . Sin organizaciones no hay contexto y sin contexto no podr amos hablar de organizacin. Qu sistemas encontramos en una empresa? En una empresa encontramos los siguientes sistemas: Sistema de Decisin (SD) Sistema de Informacin (SI) Sistema de Produccin (SP) Los resultados obtenidos por una empresa son consecuencia directa de las decisiones tomadas en el SD y de las acciones aplicadas en el SP, en tanto que el SI es el nexo entre ambos sistemas. El SI obtiene datos sobre los resultados del SP, los procesa y genera informacin til para que el SD la utilice en conjunto con la informacin proveniente del contexto, y as poder evaluar los resultados obtenidos cotejndolos con lo planeado. Cuando el SD recibe el informe, que proviene del SI, determina las acciones correctivas a seguir por la empresa en caso de existir desvos. Estas decisiones son captadas por el SI, quien las interpreta y genera los informes correspondientes para el SP. Cules son las principales funciones dentro de una empresa? Funciones bsica de la empresa Estn relacionadas directamente con las funciones bsicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Produccin, mercadotecnia, recursos humanos y finanzas. La efectividad de la administracin depende la coordinacin balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada r ealizacin de las actividades de las principales reas. Produccin Formula y desarrolla Los mtodos ms adecuados para la elaboracin del producto al suministrar y coordinar, mano de obra, equipo, instalaciones, materi ales y herramientas requeridas. Sus funciones: 1. Ingeniera de producto 2. Ingeniera de planta 3. Ingeniera industrial 4. Libro diario 5. Ingreso de datos 6. consulta por pantalla

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INFORMATICA 2 Ao E y F 7. Plan de cuenta 8. Plantacin y control de la produccin 9. Abastecimientos 10. Control de acceso 11. Control de calidad Mercadotecnia Rene los factores y hechos que influyen en el mercado para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyndolo de tal forma que est a su disposicin en el momento opor tuno, en el lugar preciso y al precio adecuado. Funciones: 1.Investigacin de mercados 2.Plantacin y desarrollo de producto 3.Precio 4.Distribucin y logstica 5.Ventas 6.Comunicacin

Finanzas Obtencin de fondos y del suministro del capital necesario que se utiliza en el funcionami ento de la empr esa. Funciones: 1.Financiamiento 2.Planeacin financiera 3.Relaciones financieras 4.Tesorera 5.Obtencin de recursos 6.Inversiones 7.Control

Recursos Humanos Conseguir y conservar un grupo humano de Trabajo, cuyas caractersticas vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa Funciones: 1.Contratacin y empleo. 2.Capacitacin y desarrollo del personal. 3.Sueldos y salarios acordes. 4.Relaciones laborales. 5.Servicios y Prestaciones. 6.Higiene y seguridad. 7.Planeacin de recursos humanos. 8.Instalaciones acorde a los objetivo de dicha empresa.

Cul es la dinmica de la estructura de una empresa?

Estructura Funcional: Lic. Vctor Eladio Vera 6/21

INFORMATICA 2 Ao E y F Es el tipo de estructura organizacional que apli ca el principio funcional o principio de la especializacin de funci ones para cada tarea. El principio funcional separa, distingue y especializa. Esta estructura fue consagr ada por Taylor quien preocupado por las dificultades producidas por el excesivo y variado volumen de atri buciones dadas a los jefes de produccin en la estructura lineal de una siderrgica estadounidense opt por la supervisin funcional.

- Ventajas de la Estructura Funcional: Proporciona el mximo de especializacin a los diversos cargos de la organizacin: esto permite que cada cargo se concentre exclusivamente en su trabajo o funcin y no en las dems tareas secundarias. Permite la mejor supervisin tcnica posible: cada cargo reporta ante expertos en su campo de especializacin. Separa las funciones de planeacin y de control de las funciones de ejecucin: existe una especializacin de la planeacin y del control, as como de la ejecucin, lo cual facilita la plena concentracin en cada actividad sin que deba prestar se atencin a las dems.

- Desventajas de la Estructura Funcional: Dispersin, en consecuencia perdida de la unidad de mando: la sustitucin de la autoridad lineal por la autoridad funcional, relativa y dividida dificulta que los cargos superiores controlen el funcionamiento de los cargos inferiores. Subordinacin simple: si la organizacin tiene problemas en la delegacin de autoridad, tambin los presenta en la delimitacin de las responsabilidades. Tendencia a la competencia entre los especialistas: puesto que los cargos son especializados en determinadas actividades tienden a imponer a la organizacin su punto de vista y su enfoque en los problemas que surgen. LA INFORMACION COMO RECURSO ESPECIAL. La economa est basada en el manejo de los bienes materiales. Los bienes se compran, se venden, se intercambian o se comprometen. Y todo ello es posible porque los bienes tienen, por lo general, propiedades como las siguientes: divisibilidad (un bien se puede dividir en partes), apropiabilidad (cuando alguien da un bien a otro, deja de tenerlo en sus manos), escasez (los bienes son limitados) y devaluabilidad (conforme ms se usa menos valor tiene). En contraste, la informacin presenta unas caractersticas que impide tratarla como un bien, al menos en el sentido tradicional del trmino: Resulta difcil dividir una informacin en partes claramente diferenciadas. No es posible dividir la informacin como se divide una manzana. La informacin puede ser transportada instantneamente de un lugar a otro del mundo.

Un individuo que posea una informacin no la pierde aunque la transmita a otra persona. Es decir, la informacin no es apropiable sino que se auto multiplica. El hombre no consume informacin sino que la crea constantemente. En este sentido, los recursos de informacin sern inagotables mientras dure la humanidad. La informacin no se gasta o consume con el uso, sino que incluso mejora cuando se utiliza (los datos se convierten en informacin, la informacin en conocimientos, los conocimientos en inteligencia). Es decir, la informacin no se devala con el uso. La evolucin en el tiempo del valor de la informacin es difcilmente previsible: una informacin puede tener un valor extraordinario un da y no tener valor alguna al da siguiente. El valor de la informacin depende de quien la use. Una misma informacin puede ser de una gran valor para una persona y de ningn valor para otra. Es decir, no hay forma objetiva de asignar un valor a la informacin, ya que el valor lo da el sujeto de acuerdo con sus necesidades concretas en un determinado momento. Y, por lo general, el sujeto percibe el valor de una informacin como el costo de no disponer de ella. Para que el sujeto al que va dirigida una informacin pudiera estimar su valor (es decir, pudiera evaluar si satisface sus necesidades), se le debera develar la informacin. As como se puede mostrar una manzana para que el cliente potencial estime si desea comprarla, resulta imposible mostrarle una informacin para que la evale sin darle al mismo tiempo la informacin en s.

Valor de la Informacin. Indudablemente el valor de la informacin es directamente proporcional a los gastos que implica tomar una mala decisin o la retribucin relacionada con una buena decisin. Si los gastos involucrados en la toma de una decisin son altos o las ganancias como consecuencia de estas son bajas, entonces no se justifica utilizar una gran cantidad de tiempo, esfuerzo o dinero para obtener informacin. Pero si las consecuencias de una Lic. Vctor Eladio Vera 7/21

INFORMATICA 2 Ao E y F decisin no acertadas son serias o las ganancias de una buena decisin son abundantes, entonces ciertamente se puede justificar un gasto alto. Este concepto se puede visualizar en la figura 14.

Valor de la informacin

Importancia de la decisin Fig. 14: Importancia de la decisin versus valor de la informacin.

Anlisis de los Extremos. Un mtodo para determinar cunta informacin se requiere antes de tomar una decisin, es el anlisis de los extremos. En este mtodo, se examinan los extremos de cada alternativa y se calcula el impacto potencial que se produce si las cosas van muy bien o van muy mal. En el caso de que las consecuencias extremas sean muy insignificantes, obviamente es ilgico dedicar un gran esfuerzo a la recoleccin de informacin. Si las consecuencias pueden tener un gran impacto en el futuro, entonces se vuelve vital obtener la informacin. Esto muestra adems que la relacin entre el valor de la informacin y la importancia de una decisin no es directamente proporcional, como en la grfica de la fig. 14. Es necesario considerar una influencia secundaria: el alcance de los controles impuestos contra la libertad de accin una vez que se ha tomado la decisin. La fig. 15 muestra este principio. La grfica de la figura 15 ilustra que para una determinada decisin, el valor de la informacin es inversamente proporcional al control sobre las consecuencias de la decisin. Con un control alto no es muy necesario recoger una gran cantidad de informacin. A la inversa, si despus de tomar la decisin sigue un control bajo, se hace importante recoger ms informacin antes de tomar la decisin.

Control Bajo Control Medio

Valor de la informacin

Control Alto

Importancia de la decisin Fig. 15: Importancia de la decisin contra el valor de la informacin al considerar el alcance del control.

En definitiva, los medios empleados para administrar las cosas -el control, la propiedad, el monopolio, el secreto, etc.- son claramente inapropiados para administrar la informacin. Una de las principales diferencias de la informacin con respecto a otros bienes consiste en lo difcil que resulta asignar un valor objetivo a la informacin. As mientras que una informacin puede tener un elevado valor de uso (el percibido por el usuario como satisfactor de sus necesidades), puede resultar difcil estimar su valor de cambio (es decir, su precio de mercado, regido por las leyes de oferta y demanda), porque la informacin no es apropiable (es decir, porque quien la transmite no la pierde) ni escasa (en el sentido tradicional del trmino). Lic. Vctor Eladio Vera 8/21

INFORMATICA 2 Ao E y F INFORMACION Y COMPETITIVIDAD. La competitividad de una empresa se puede definir como su habilidad o capacidad de competir con otras firmas, es decir, su capacidad para luchar favorablemente en un mercado. Esta capacidad se traduce en la obtencin o desarrollo de ventajas de la empresa respecto a sus competidores y, en ltimo extremo, en el hecho que los clientes perciban como ms ventajoso adquirir productos de la empresa en cuestin de adquirir los de sus competidores. Una empresa puede conseguir ventajas competitivas de tres formas principales: consiguiendo un liderazgo en los costos, diferenciando sus producto de los de la competencia, o consiguiendo ( y dominando) un nicho de mercado. Las tecnologas de la informacin (TI) se han aplicado tradicionalmente con el objetivo bsico de reducir costos y aumentar la productividad, generalmente a travs de la automatizacin de las operaciones internas (es decir, a travs de la implantacin de sistemas tcticos). En este sentido las TI han contribuido a aumentar la competitividad de las empresas porque han incidido directamente sobre las estrategias tradicionales de competitividad (liderazgo de costos). Pero hasta ahora los efectos de las TI en las otras estrategias de competitividad -la diferenciacin de productos o la explotacin de nichos- han sido en general mas bien escasas. Es preciso buscar nuevas estrategias competitivas basadas en la aplicacin de las TI porque la realidad es que la competitividad de las empresas depende cada vez menos de su habilidad en usar las TI para reducir costos o incrementar la productividad. Y ello por dos razones principales. En primer lugar, porque las TI se han convertido en un instrumento comn; disponer de TI para reducir costos o aumentar la productividad no aporta ya ninguna ventaja competitiva (estratgica) porque cualquier empresa tiene acceso a ellas. Cuando todos los competidores usan las TI con el mismo objetivo, las TI dejan de ser una arma estratgica para convertirse en un instrumento tctico (una exigencia de las nuevas reglas del juego). Y en segundo lugar, porque no est tan claro que las Ti aplicadas en forma de sistemas tcticos reduzcan costos. Nuevos Factores de Competitividad. La dcada de los ochenta ha demostrado que estn entrando en escena nuevos factores de competitividad cuya relacin con las estrategias tradicionales de diferenciacin y de explotacin de nichos es slo parcial. As, por ejemplo, adquiere cada vez ms relevancia la capacidad para concentrarse en la especialidad o habilidad distintiva de la empresa (hacer mejor lo que sabemos hacer y conseguir as ser el mejor hacindolo); la habilidad en comprimir los tiempos de concepcin, desarrollo, produccin o distribucin de los productos; la aptitud para responder gilmente a las necesidades y tendencias del mercado; el empeo en mejorar constantemente hasta conseguir la calidad total (innovacin continua); la habilidad en establecer colaboraciones (socios) con suministradores, competidores o clientes, ampliando as las fronteras de la empresa; o la capacidad de instaurar mayor flexibilidad en todas las operaciones de la empresa, a fin de permitir la adaptacin rpida a las condiciones del entorno, clave ltima en el xito en todo proceso evolutivo. Es evidente que la emergencia de estos nuevos factores de competitividad convierte el manejo inteligente de la informacin en un tema crtico. Y por ello para dominarlos es imprescindible captar informacin sobre el entorno, agilizar su flujo en la empresa, promover la innovacin, facilitar la comunicacin, aumentar la coordinacin, etc., es decir, es preciso llevar a cabo acciones que dependen fundamentalmente de que se estimule y facilite el movimiento y el compartimiento de informacin y conocimientos a travs de todas las reas de la empresa.

Impacto de la Informacin en las Fuerzas Competitivas de la Empresa. Porter introdujo un modelo de anlisis de la competitividad de las empresas que es muy buena referencia. Su esquema se muestra en la Figura La competitividad de una empresa (su habilidad o capacidad para competir con otras firmas) depende hasta qu punto puede controlar cinco fuerzas que tienden a disminuirla (fuerzas competitivas): la rivalidad de la competencia, el poder de negociacin de los clientes, el poder de regateo (o negociador) de los proveedores, la amenaza de los productos sustitutos y la amenaza de los nuevos entrantes en el sector. De manera grfica se puede imaginar que la empresa es competitiva cuando logra mantenerse dentro de un ring de Figura: Fuerzas que influyen en la competitividad de la empresa.competitividad, fuera del cual disminuye su capacidad para desarrollar su negocio con xito

Impacto en la Relacin con los Clientes. El efecto de los clientes sobre la competitividad de una empresa Lic. Vctor Eladio Vera 9/21

INFORMATICA 2 Ao E y F consiste, por ejemplo, en que pueden forzar la bajada de los precios, presionar para obtener mayor calidad o ms servicios por su dinero, o forzar a los competidores a rivalizar para conseguirlos como clientes, todo ello a expensas de la rentabilidad del negocio. En otras palabras, al usar su poder de regateo los clientes pueden disminuir la competitividad de la empresa y, en el ltimo extremo, pueden sacarla de ring de la competitividad al exigirle ms de lo que pueden dar sin disminuir la rentabilidad. Cmo puede una empresa usar la TI para impedir que el poder de regateo de los clientes la saque del espacio de competitividad? Bsicamente puede usar las TI de cuatro formas diferentes: para impedir que el cliente deje de serlo, para trabajar para el cliente, para que el cliente trabaje para ella, y para aumentar el contenido en servicios y la intensidad en informacin de sus productos. Impedir que el cliente deje de serlo. Han aparecido nuevas formas de dependencia de marca. Existen, por ejemplo, sistemas informticos complejos que unen al cliente con su suministrador, sistemas que no pueden ser sustituidos fcilmente, ya sea porque son de uso cotidiano y sus sustitucin por otros sistemas comparables slo pueden hacerse en bloque, o porque su sofisticacin tecnolgica es tal que no existe sustituto posible o los posibles sustitutos requieren de importantes inversiones para su adecuacin a las necesidades del cliente. En otras palabras, hay casos en los que el cliente debe enfrentarse a costos de cambio tan importantes que la relacin con su suministrador es de difcil sustitucin. Trabajar para el cliente. Una forma obvia de aplicar las TI para reducir el poder de regateo del cliente consiste en usarlas para ofrecerle algo que les resulte necesario o atractivo. En una escena dominada por la rivalidad de los competidores, esta seduccin del cliente se consigue no slo a travs de una diferenciacin del producto (factor tradicional de competitividad), sino hacindole al cliente la vida ms fcil (nuevo factor de competitividad). As, por ejemplo, algunas empresas descubren que para conseguir clientes es preciso facilitar antes a los clientes potenciales la solucin a los problemas que le impiden convertirse en clientes reales. Hacer que el cliente trabaje para la empresa. Aunque parezca extrao, tambin se puede reducir el poder de regateo del cliente cargndole parte de los costos de la empresa, en particular si esto se hace sin que el cliente lo aprecie directamente. Con ello la empresa puede reducir costos y presentar as un producto o servicio que resulte ms atractivo para el cliente. Una forma de conseguirlo consiste en cargar al cliente los costos de entrada de datos. Una segunda forma consiste en convertir al cliente en proveedor de informacin. Esto es lo que ocurre con los terminales de punto de venta, en que las compras realizadas por los clientes se convierten en valiosos datos sobre sus tendencias de compras, en informacin que se puede utilizar para definir una estrategia comercial de la empresa. Lo ms interesante del caso es que el cliente no percibe que est trabajando para la empresa, aunque en cierta manera eso es exactamente lo que est haciendo. Aumentar el servicio o incluirlo en los productos. Otra forma de disminuir el poder de regateo de los clientes consiste en utilizar las TI para darle un mayor o mejor servicio, ya sea a travs de servicios de postventa o mediante el encapsulamiento de informacin en el propio producto. Por ejemplo los telfonos gratuitos constituyen un excelente mecanismo para ofrecer a los clientes un servicio de postventa permanente.

Impacto en la Relacin con los Proveedores. Uno de los principales efectos de los proveedores sobre la competitividad de una empresa consiste en que al modificar sus precios pueden obligarle a encarecer sus productos, lo que para la empresa puede significar una desventaja respecto a sus rivales. En otras palabras, la competitividad de la empresa depende se su habilidad para sacar el mximo de provecho de sus proveedores, de forma que parte del valor que la empresa ofrece al cliente con su producto (o servicio) provenga ya del proveedor. Existe pues una tensin entre empresa y proveedor respecto al precio del valor aportado por este ltimo. El proveedor intenta que este precio sea lo mayor posible, y en eso consiste su poder de regateo. Si la empresa no logra controlar el poder de regateo de sus proveedores, estos pueden, en ltimo extremo, sacarla del ring de la competitividad al obligarla a aumentar los precios de sus productos. Cmo puede una empresa usar las TI para impedir que el poder de regateo de los proveedores la saque del ring de competitividad? Bsicamente, puede usar las TI de dos formas diferentes: para transferir a sus proveedores parte de sus costos y para imponerle sus propios mecanismos de relacin. Transferir al proveedor parte de sus costos. Aqu el ejemplo tpico es el de los sistemas Just-in-Time, gracias a los cuales la empresa puede ahorrarse costos de almacenamiento al exigir al proveedor que suministre sus productos justo en el momento en el que la empresa los necesita, ni antes ni despus. De esta forma, la empresa transfiere los costos de almacenamiento al proveedor. Otra modalidad de transferencia de costos consiste en pasar parte de los costos de entrada de datos al proveedor. Por ejemplo, una empresa puede exigir a su proveedor que disponga su ordenador para que pueda recibir directamente los datos procedentes de los terminales de punto de venta, con lo que se evita el proceso tradicional de relleno y envo de pedidos; de esta forma la empresa obliga al proveedor a correr con la mayor parte de los gastos de entrada de datos. Imponer al proveedor mecanismos de relacin. En este caso, la empresa impone al proveedor algn tipo de mecanismo para agilizar la gestin de los pedidos y los suministros. Por ejemplo, un fabricante puede exigirle a Lic. Vctor Eladio Vera 10/21

INFORMATICA 2 Ao E y F sus proveedores la eliminacin del papel en la gestin de pedidos y suministros, y su sustitucin por un enlace por va electrnica, o, ms concretamente por un sistema de intercambio electrnico de documentos.

Impacto en la relacin con los nuevos entrantes. Se entiende por nuevo entrante aquella empresa que irrumpe en el sector en el que anteriormente no actuaba. Su entrada puede representar un cambio en la estructura de la competencia as como la prdida de cuotas de mercado para las empresas que ya estaban en el sector. Los nuevos entrantes representan, por tanto, una amenaza para la empresa ya que puede sacarla del ring de competitividad. Cmo puede una empresa usar las TI para reducir las amenazas de los nuevos entrantes? Las TI Pueden usarse fundamentalmente para levantar barreras de entrada. Levantar barreras de costos. Uno de los mejores aportes de las TI consiste en que, convenientemente aplicadas, pueden ayudar a reducir costos y aumentar la productividad. Una empresa que invierta adecuadamente en TI puede conseguir economas de escala suficientemente potentes como para exigir a cualquier posible nuevo entrante grandes inversiones para conseguir el mismo nivel de costos y productividad. Levantar barreras tecnolgicas. Algunas empresas consideran que su ventaja competitiva deriva del hecho de que ante la sofisticacin tecnolgica de sus productos cualquier posible nuevo entrante no tiene mas remedio que claudicar, ya sea comprando licencias (que representa un nuevo tipo de negocio para la empresa) o copiando la tecnologa (accin que finalmente puede revertir positivamente en la empresa en formas de multas a pagar por sus copiadores en concepto de violacin de propiedad industrial). Las TI resultan excelentes para levantar barreras tecnolgicas, porque su desarrollo requiere inversiones cada vez mayores, que slo las empresas con una elevada capacidad tecnolgica pueden afrontar.

Impacto en la relacin con los productos sustitutos. La existencia de productos sustitutos disminuye la competitividad de los productos de una empresa al aumentar al abanico de posibilidades entra las que el cliente puede decidir. Los productos sustitutos pueden proceder del mismo sector industrial o de otros sectores, sean estos cercanos o no. Una empresa puede protegerse de una amenaza (o presin) de los productos sustitutos de varias formas. Puede, por ejemplo, aadir una diferenciacin a su producto que lo haga mucho ms atractivo que el amenazante. Tambin puede prever las amenazas y hacer el primer movimiento (adelantarse a la amenaza y crear ella misma el producto sustituto antes que la competencia), o puede eliminarlas por adquisicin o alianza (por ejemplo, a travs de la compra de licencias y su posterior congelamiento). La empresa debe controlar la presin de los productos sustitutos para evita que la saquen del campo de la competencia.

Impacto en la relacin con los competidores. Este es quizs el punto en que las TI han sido menos explotadas. Por lo general, las TI se han aplicado con ms ahnco en las otras cuatro fuerzas competitivas, de manera que su aplicacin al control de la presin de los competidores est todava por explorar. De todas formas, hay una manera principal de utilizar las tecnologas de la informacin para neutralizar a los competidores (rivales). Se trata de utilizarlas para cambiar las reglas del juego, es decir, se pueden usar para tener una mejor relacin con los clientes, proveedores y distribuidores.

Qu Sistema encontramos en una empresa? LOS SUBSISTEMAS Y ELEMENTOS DEL SISTEMA DE EMPRESA, SUS INTERRELACIONES Y PRINCIPIOS ORGENES DE LA TEORA DE SISTEMAS La teora de sistemas (TS) es un ramo especfico de la teora general de sistemas (TGS). La TGS surgi con los trabajos del alemn Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prcticas, pero s producir teoras y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicacin en la realidad emprica. Los supuestos bsicos de la TGS son: 1. Existe una ntida tendencia hacia la integracin de diversas ciencias naturales y sociales. 2. Esa integracin parece orientarse rumbo a un teora de sistemas. 3. Dicha teora de sistemas puede ser una manera ms amplia de estudiar los campos no-fsicos del conocimiento cientfico, especialmente en ciencias sociales. 4. Con esa teora de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia. 5. Esto puede generar una integracin muy necesaria en la educacin cientfica. La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en trminos de sus el ementos separados;

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INFORMATICA 2 Ao E y F su comprensin se presenta cuando se estudian globalmente. La TGS se fundamenta en tres premisas bsicas: 1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro ms grande. 2. Los sistemas son abiertos: es consecuenci a del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energa. 3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biolgicos y mecnicos esta a firmacin es intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen porque estn constituidos por una estructura celular que permite contracciones. El inters de la TGS, son las caractersticas y parmetros que establece para todos los sistemas. Aplicada a la administracin la TS, la empresa se ve como una estructura que se reproduce y se visualiza a travs de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como colectivamente. Desde un punto de vi sta histrico, se verifica que: La teora de la administracin cientfica us el concepto de sistema hombremquina, pero se limit al nivel de trabajo fabril. La teora de las relaciones humanas ampli el enfoque hombre-mquina a las relaciones entre las personas dentro de la organizacin. Provoc una profunda revisin de criterios y tcnicas gerenciales. La teora estructuralista concibe la empresa como un sistema social, reconociendo que hay tanto un sistema formal como uno informal dentro de un sistema total integrado. La teora del comportamiento trajo la teora de la decisin, donde la empresa se ve como un sistema de decisiones, ya que todos los participantes de l a empresa toman decisiones dentro de una maraa de relaciones de intercambio, que caracterizan al comportamiento organizacional. Despus de la segunda guerra mundial, a travs de l a teora matemtica se aplic la investigacin operacional, para la resolucin de problemas grandes y complejos con muchas variables. La teora de colas fue profundizada y se for mularon modelos para situaciones tpicas de prestacin de servicios, en los que es necesario programar la cantidad ptima de servidores para una esper ada afluencia de clientes.

Las teoras tradicionales han visto la organizacin humana como un sistema cerrado. Eso ha llevado a no tener en cuenta el ambiente, provocando poco desarrollo y comprensin de la retroalimentacin (feedback), bsica para sobrevivir. El enfoque antiguo fue dbil, ya que 1) trat con pocas de las variables significantes de la situacin total y 2) muchas veces se ha sustentado con vari ables impropias. El concepto de sistemas no es una tecnologa en s, pero es la resultante de ella. El anlisis de las organizaciones vivas revela "lo general en lo particular" y muestra, las propiedades generales de las especies que son capaces de adaptarse y sobrevivir en un ambiente tpico. Los sistemas vivos sean individuos o organizaciones, son analizados como "sistemas abiertos", que mantienen un continuo intercambio de materia/energa/informacin con el ambiente. La TS permite re conceptuar los fenmenos dentro de un enfoque global, para integrar asuntos que son, en la mayora de las veces de naturaleza completamente di ferente.

Unidad Temtica N2: Sistemas de Informacin

EL CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIN DEFINICIN Segn el diccionario de Mara Moliner (Moliner, 1990), sistema es el Conjunto ordenado de normas y procedimientos con que funciona o se hace funcionar una cosa. Conjunto de cosas que se mueven, actan u obran coordenadamente. Esta definicin tan amplia combina los elementos estticos con los dinmicos, al mismo tiempo que por un lado las normas y por otro los elementos. Esencialmente, con respecto a la definicin de sistema debemos destacar que: Los sistemas estn limitados, natural o artificialmente. Todo lo que est situado fuera de los lmites del sistema se denomina entorno

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INFORMATICA 2 Ao E y F El sistema toma elementos del entorno, entradas, como materias primas para elaborar los productos que se devuelven al entorno, salidas. Los sistemas pueden ser naturales o artificiales, si son debidos al hombre. Un sistema de informacin es un sistema artificial. Con todo, podemos definir a un sistema de informacin como una coleccin organizada de personas, informacin y procesos de negocio diseados para transformar entradas en salidas y lograr un objetivo. Funciones, elementos o componentes interrelacionados y que interactan entre si, formando un todo. Contiene informacin de sus procesos y su entorno. En palabras de (Laudon & Laudon, 2001) Un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una institucin.

ACTIVIDADES Un sistema de informacin comprende un conjunto de elementos que interactan entre si con el fin de acceder, crear, encontrar almacenar y transformar la informacin necesaria, para respaldar las actividades de la empresa, sirviendo de apoyo para la toma de decisiones. Los sistemas de informacin llevan a cabo tres actividades bsicas (ver Figura ): entrada, procesamiento y salida. La retroalimentacin consiste en entradas que son devueltas para ser evaluadas perfeccionadas. La entrada de informacin se refiere al proceso en el que el sistema de informacin recopila los datos que se necesitan para procesar la informacin, estas entradas pueden ser manuales que son suministradas al usuario directamente o automticas que se obtienen de otros sistemas, por ejemplo los datos de un cliente. El procesamiento de la informacin se refiere a que con una secuencia de datos previamente establecida el sistema lleve a cabo clculos que pueden confeccionarse con datos recin introducidos o que ya han sido almacenados, lo que hace que los datos fuente se puedan transformar en informacin, para poder ser usada en el proceso de toma de decisiones, por ejemplo el clculo del saldo de un cliente. Finalmente la salida de la informacin es obtener informacin procesada, que puede ser la entrada de otro sistema, por ejemplo, un estado de cuenta.

Figura 1.

Esquema de un Sistema de Informacin

COMPONENTES De manera general, los componentes de un sistema de informacin son los siguientes: Informacin. Es el principal componente de todo sistema y su razn de ser, debe ser adaptable a las personas que lo utilizan y al equipo disponible, de acuerdo a los procedimientos de trabajo para que las tareas se lleven a cabo de forma eficaz. Usuarios. Pueden ser informticos o no informticos, es decir, son los individuos o las unidades de la empresa que procesan la informacin para la realizacin de sus actividades en funcin de los procesos de trabajo establecidos. Soporte. Es utilizado para el procesamiento y el almacenamiento de informacin, incluye el hardware, por ejemplo la unidad central de procesos y el software que puede ser el sistema operativo. Posteriormente, en la seccin sistemas de informacin basados en computador veremos como estos componentes pueden ser mas cuando hablamos de un tipo especfico de SI como es el SI basado en computador.

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INFORMATICA 2 Ao E y F CONTEXTO Toda organizacin necesita, para su funcionamiento, un conjunto de informacin que se ha de transmitir entre sus elementos y desde y hacia el exterior del sistema. Una parte de esta comunicacin que se realiza por medio de contactos interpersonales entre los empleados, es el sistema de informacin informal. Cuando se trata de organismos complejos, este tipo de flujo de informacin es insuficiente y costoso, por lo que se hace necesario un sistema de informacin formal u organizacional. Un sistema de Informacin toma datos del entorno y devuelve como resultado la informacin que la organizacin requiere para su gestin y toma de decisiones. La organizacin debe marcar objetivos y directrices que permitan regular al SI. Se denomina Sistema Objeto a la parte de la organizacin de la cual se nutre el SI y a la cual revierten sus resultados. Los SI son sistemas eminentemente dinmicos.

SISTEMAS DE INFORMACIN BASADOS EN COMPUTADOR Actualmente los sistemas de informacin basados en computador son indispensables en toda organizacin, debido al uso indispensable del PC. Este tipo de sistemas se caracterizan por: Una definicin conocida y fija de datos y procedimientos Recogen, almacenan, procesan, distribuyen y utilizan esos datos Estn estructurados, es decir, funcionan segn reglas predefinidas, relativamente fijas y no se modifican con facilidad En un SI basado en computador pueden identificarse cuatro elementos bsicos: Hardware, que constituye la parte tangible del SI. Conjunto de equipos, dispositivos y perifricos utilizados como infraestructura para procesar, almacenar y mostrar informacin. Software, programas que permiten que el hardware realice los procesos necesarios. Almacn o base de datos, conjunto de datos que se almacenan en un sistema informtico y sobre los cuales es posible efectuar diferentes operaciones. Red, para compartir recursos con otros SI.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN En el contexto de una organizacin los SI pueden ser de varios tipos. A continuacin describimos los principales tipos de SI, segn la clasificacin ms conocida, la de (Laudon & Laudon, 2001), donde podemos encontrar los siguientes:

SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (TPS) Los son conocidos como TPS (Transaction Processing Systems) o sistemas informticos que efectan y registran las transacciones diarias rutinarias, necesarias para la marcha del negocio capturan y procesan transacciones para hacerlas disponibles para la organizacin. Cmo aportan valor al negocio? capturando transacciones de datos que sern usadas para la toma de decisiones. Sus principales caractersticas son las siguientes: Nivel: operacional, con tareas, recursos y metas predefinidos. Entrada: transacciones, eventos. Procesamiento: clasificacin, listado, actualizacin, etc. Lic. Vctor Eladio Vera 14/21

INFORMATICA 2 Ao E y F Salida: informes detallados, listas, resmenes Usuarios: personal de operaciones Los TPS responden a cuestiones como cuntas piezas del tipo x hay en el almacn? Ha sido tramitada la factura de este proveedor? proporcionando informacin a otras partes y sistemas de la empresa, siendo de importancia vital para el negocio. Ejemplos tpicos son las cajas registradoras de las grandes superficies, o los sistemas de reserva de lneas areas.

Tipos de TPS

SISTEMAS DE TRABAJO CON CONOCIMIENTO (KWS) Tambin conocidos como KWS (Knowledge Work Systems). Sus principales caractersticas son las siguientes: Nivel: conocimiento Entradas: especificaciones de diseo, bases de conocimiento, etc. Procesamiento: modelado; simulaciones Salidas: modelos, grficos, etc. Usuarios: equipo tcnico Es importante destacar como este tipo de sistemas son los que ms se relacionan con lo que se ha dado en llamar los trabajadores del conocimiento. Tiempo atrs Drucker acu la expresin "knowledge 5 worker" o trabajador del conocimiento, o profesionales, generalmente con titulacin universitaria, cuya actividad laboral se basa en la creacin y gestin de informacin y conocimiento. Un ejemplo de este tipo de sistema son los denominados CAD (Computer Aided Design). Estos son sistemas software para el diseo, formado por un amplio rango de herramientas computacionales que asisten a ingenieros, arquitectos, etc., y en general profesionales del diseo en sus respectivas actividades.

SISTEMAS DE OFICINA (OAS) Tambin conocidos como OAS (Office Application Systems). Sus principales caractersticas son las siguientes: Nivel: conocimiento Entradas: documentos; calendarios Procesamiento: gestin documental; calendarios y agenda; comunicacin Salidas: documentos; planificaciones; correo Usuarios: administrativos; oficinistas; contables, operadores,... Ejemplos de este tipo de SI son los procesadores de texto, editores, etc. Lic. Vctor Eladio Vera 15/21

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SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL (MIS) Tambin conocidos como MIS (Management Information Systems). Proporcionan informacin para la toma de decisiones. Crean valor para el negocio monitorizando los procesos crticos, evitando errores de coste, etc. Principales caractersticas: Nivel: administracin: resumen y preparan informes sobre las operaciones bsicas de la empresa Entradas: datos anteriores y actuales, provenientes en muchas ocasiones de los TPS Procesamiento: compresin y resmenes de datos, generacin de informes, poca capacidad analtica (resmenes, comparaciones, etc. en vez de modelos matemticos o estadsticos) Salidas: resmenes de datos procedentes de TPS y presentacin en informes en fechas preestablecidas informes sumarios, rutinarios o extraordinarios. Usuarios: directivos intermedios Los MIS suelen ser SI orientados a sucesos internos, no del entorno o externos. Para decisiones estructuradas y semiestructuradas. Son poco flexibles

SISTEMAS DE SOPORTE A DECISIONES (DSS) Tambin conocidos como DSS (Decision Support Systems). Proporcionan herramientas de visualizacin y anlisis para ayudar y mejorar la toma de decisiones Cmo crean valor de Negocio? Decisiones basadas en datos para descubrir nuevas oportunidades de negocio. Nivel: administracin Entradas: procedentes de TPS y MIS (orientacin interna); datos procedentes del entorno (cotizaciones de acciones, precios de productos de competidores, etc.) Procesamiento: interactivos, simulaciones, anlisis Salidas: informes especiales, anlisis de decisiones, respuestas a preguntas (rutas de distribucin que maximizan el beneficio, asignacin de trabajos que mejoran la productividad, etc.) Este tipo de SI ofrecen a los usuarios flexibilidad, adaptabilidad y rpida respuesta. Dan soporte a decisiones y problemas cuyas soluciones no se pueden especificar de antemano. Utilizan sofisticadas tcnicas estadsticas y modelos matemticos para el anlisis de datos.

SISTEMAS DE SOPORTE A DECISIONES EN GRUPO (GDSS) Tambin conocidos como GDSS (Group Decision Support Systems). Se basan en grupos de personas con una tarea u objetivo comn, sirviendo de interfaz con un entrono compartido, basndose en que la mejora de las comunicaciones conlleva a una mejora en la toma de decisiones.

SISTEMAS DE SOPORTE A EJECUTIVOS (ESS) Tambin conocidos como ESS (Executive Support Systems). Sistemas de Informacin para el nivel estratgico de la organizacin, diseado para soportar la toma de decisiones estructurada a travs del uso de poderosas interfaces grficas y capacidades de comunicacin. Este tipo de sistemas suele dar respuesta a preguntas del tipo en qu negocio deberamos estar?, qu est haciendo nuestra competencia?, qu nuevas adquisiciones nos podran proteger de las oscilaciones cclicas del mercado?, Principales caractersticas: Nivel: estratgico Usuarios: alta direccin Entradas: datos externos (nuevas leyes, nuevos competidores,...) e internos (procedentes de MIS y DSS) Procesamiento: grficos, simulaciones, interactivos Salidas: proyecciones, respuestas a preguntas Su principal objetivo es acomodar las capacidades y funcionamiento de la empresa a los cambios del entorno presentes y futuros Cabe destacar que respecto a su diseo: Lic. Vctor Eladio Vera 16/21

INFORMATICA 2 Ao E y F No se disean para problemas especficos No utilizan grandes capacidades analticas Conjunto de capacidades informticas y telecomunicaciones Son muy amigables, soportados por facilidades grficas y proveen capacidades de elaboracin de reportes excepcionales y de bsqueda de detalles. Estn fcilmente conectados a servicios de informacin en lnea y correo electrnico. Incluyen mdulos para: soportar el anlisis, las comunicaciones, la automatizacin de oficina y la inteligencia. Estos sistemas suelen enlazar al CEO con todos los niveles de la empresa. Son muy caros de desarrollar y mantener, y proveen rpido acceso a informacin actualizada, as como a reportes gerenciales. Ejemplos de aplicacin son la creacin del plan de operaciones a 5 aos

EL PAPEL DE LOS DISTINTOS SI EN LA ORGANIZACIN Existen niveles con respecto a los tipos de sistemas de informacin: sistemas a nivel operativo, los sistemas a nivel de conocimiento, los sistemas a nivel de gestin y los sistemas a nivel estratgico .

Los sistemas a nivel operativo o transaccionales son los encargados de automatizar los proceso operativos de la empresa como el procesamiento de pedidos, cuantas por cobrar, expedientes, etc. Por medio de este sistema se puede llegar a ahorros en mano de obra, adems son los encargados de reunir informacin para desarrollar bases de datos, siendo sus beneficios fcilmente reconocibles. Por otro lado estn los sistemas a nivel de conocimiento y a nivel de gestin que ayudan a la toma de decisiones, generando informacin relevante para los mandos altos e intermedios de la empresa. Los sistemas a nivel estratgico son desarrollados para obtener ventajas competitivas sobre la competencia, con lo que pueden crear barreras para la entrada de nuevas empresas competidoras, fomentando la innovacin dentro de la organizacin Crear aplicaciones que proporcionan ventaja estratgica directa a las organizaciones. Proporcionar inteligencia competitiva coleccionando y analizando la informacin disponible sobre las innovaciones, los mercados, los

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INFORMATICA 2 Ao E y F competidores y los cambios en el entorno.

PLANIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN La implantacin de un SI implica un riguroso anlisis de riesgos y oportunidades. Las caractersticas de los procedimientos de planificacin de sistemas de informacin son (Urrutia, 1999): 1. El proceso de planificacin debe dirigido por personal propio, aunque se recurra a consulta externa. 2. La alta direccin debe involucrarse en el proceso. 3. Buena comunicacin entre tcnicos y directivos. Existen multitud de metodologas que tratan la implantacin de los SI. Una de las metodologas ms conocidas es la Business Systems Planning (BSP) de IBM, que se puede resumir de la siguiente manera:

Planificacin de arriba abajo o top-down: objetivos del negocio y empresariales, se examinan los datos necesarios y se disea una arquitectura de SI. 1. Presentacin y compromiso del equipo. Todos los niveles tienen que ser conscientes que el plan es de la organizacin. 2. Descripcin de la situacin actual contemplando los datos manejados y los procesos que configuran los subsistemas existentes. 3. Elaboracin del plan de SI. Necesidades de informacin de cada una de las reas funcionales. 4. Programacin de actividades donde se detallan las acciones en forma de proyectos a realizar durante primer ao del plan. el toda

Implantacin de abajo arriba o bottom-up, actividades especficas de desarrollo de aplicaciones y que hacen operativa a la arquitectura definida. Un SI debe ser informatizado? Un Sistema de Informacin puede o no ser un sistema informatizado. Para comprender esto primero debemos compr ender que es un problema de decisin.

SISTEMA DE INFORMACIN DE UNA ORGANIZACIN Los elementos de un si stema de infor macin son muy variados; pueden agrupar se en recursos fsicos, como archivos, telfonos, ordenador es, personal, documentos y una serie de normas, procesos y pr ocedimientos que determinan los flujos de informacin, tanto dentro de la organizacin, como hacia y desde el exterior. El sistema de informacin se encar ga de almacenar y procesar las informaciones que recibe de los otros subsistemas de la organizacin y del exterior, para poder ayudar al subsistema de gestin en la toma de deci siones. El S.I., como me moria de la organizacin, se encarga de: Registrar las estructur as de datos, reglas y limitaciones de acceso, de acuerdo con un determinado MODELO DE DATOS. Registrar todos los hechos que suceden en el entorno y en el interior de la organizacin que afecten a las informaciones recogidas en el modelo de datos y que constituyen la BASE DE INFORMACIN de la organizacin. En su tarea de procesador de la informacin, el S.I. se encarga de: Actualizar los datos al macenados en la base de informacin. Permitir realizar cambios en las estructuras, reglas y limitaciones del modelo de, datos, haciendo que el sistema sea adaptable a los cambios que ocurran en el entorno de la organizacin.

SISTEMA DE INFORMACIN INFORMATIZADO Cuando un si stema de informacin cuenta ent re sus recursos con ordenador es, en los que se basa parcial o totalmente, puede denominarse sistema de informacin informatizado. Tambin se les suele llamar sistemas informticos. Dos razones justifican la informatizacin de un sistema de informacin:

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INFORMATICA 2 Ao E y F Simplificacin y mejora del trabajo administrativo (contabilidad, facturacin, nmina, etc.) por la automatizacin de procesos repetitivos y tediosos de simple ejecucin. Ayuda a la toma de decisiones: En ocasiones el propio ordenador puede tomar decisiones, de acuerdo con unas pautas, o r eglas. Cuando la deci sin la tienen que tomar las personas, este sistema le permite disponer el mximo de informacin posible, ya que el ordenador puede seleccionar a gran velocidad entre una gran masa de datos almacenados, aquel las informaciones tiles para la toma de deci siones. Tambin es una herramienta til para hacer simulaciones (por ejemplo con hojas de cl culo) que permiten a los gestores medir rpidamente cual es serian las consecuencias de, determinadas decisiones con el fin de encontrar progresivamente las me jores decisiones posibles.

SUBSISTEMAS FUNCIONALES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN INFORMATIZADO Un Sistema de informacin informatizado (S.I.I.) est constituido por uno o varios ordenadores controlados por el personal de explotacin y por los programas o aplicaciones (software) que se relacionan con su entorno por medio de unidades perifricas de comunicaciones y de entrada/salida de datos y por otra parte se relacionarn con el modelo y la base de informacin por medio de unidades perifricas de almacenamiento. El S.I.I. se puede descomponer en cuatro subsistemas funcionales: Dos subsistemas internos: - El tratamiento de la informacin - La memorizacin Dos subsistemas de enlace con el entorno: - Recoleccion de datos - Salida de datos La memorizacin: La memorizacin re refiere a la funcin de almacenamiento de las informaciones: Almacenamiento de programas y de estructuras de datos ( modelo de datos). Almacenamiento de datos en ficheros o bases de datos (base de infor macin\). Esta informacin se almacenar normalmente, en discos, cintas, cd rom o dvd. Tratamiento automtico: Esta funcin consiste en mani pular los datos me morizados o recogidos del exterior. Los tratamientos pueden gener ar informaciones para el exterior (salidas) bajo forma de resultados. El tratamiento automti co puede ser completo o no. Se dice que es completo si incluye una transformacin significativa de los datos manipulados. Los tratamientos automti cos completos se pueden clasificar en las siguientes categoras: Controles, que consisten en validar los datos recogidos y rechaza los que no respeten las limitaciones del modelo. Actualizaciones, que consisten en transformar los datos de la base de informacin en datos con nuevos val ores a partir de las informaciones procedentes del entorno o a partir de otros datos ya me morizados. Esta actualizacin o manteni miento de los datos puede incluir nuevos datos (altas), modificaciones y anul aciones (bajas) de los datos ya existentes. Consultas, que consi sten en seleccionar de entre los datos de la base de informacin los que responden a determinados criterios y cuyos val ores proceden de un tratamiento o directamente de los datos memorizados. Clculos, que consi sten en elaborar nuevos datos a par tir de datos recogidos o memorizados, segn unas reglas precisas. Recoleccion de datos La recoleccion de datos es el tratamiento que consiste en comunicar al S.I.I. informaciones procedentes del entorno. Estas informaciones pueden ser memorizadas, directamente o utilizadas en un tratamiento automtico. Salida de datos Se encarga del tratamiento que consi ste en transfor mar datos memorizados o datos resultantes de un tratamiento en una salida, de informacin impresa, o mediante otro medio, hacia el entorno.

PARAMETRIZACIN Como todo si stema, un S.I.I. para subsistir debe ser adaptable. Los programas deben poder resistir los cambios sin que deban ser modificados. Esto es posible cuando se utiliza un software parametrizable. En lugar de programar Lic. Vctor Eladio Vera 19/21

INFORMATICA 2 Ao E y F empleando valores constantes, emplear variables. EJEMPLO: La Informatizacin del Sistema Nacional de Salud Durante los ltimos aos un grupo de instituciones cubanas y el propio Ministerio de Salud Pblica (MINSAP) han desarrollado sistemas encaminados a lograr la informatizacin de la salud. En todos los casos el objetivo ha sido proveer al Sistema Nacional de Salud de informacin confiable, consistente y oportuna para la toma de decisiones y el mejoramiento de los procesos mdicos asistenciales, garantizando de esta manera el incremento en la calidad y seguridad de la atencin mdica a la poblacin. El MINSAP, a partir del ao 2003 se traza una nueva estrategia para alcanzar la informatizacin del sector alineada al proceso de informatizacin de la Sociedad Cubana, poniendo como centro de la misma al paciente y utilizando para su construccin las ltimas tecnologas de la informacin y las comunicaciones para el desarrollo de aplicaciones, sobre una arquitectura basada en componentes y orientada a servicios y empleando para este fin Software libre . Se obtendrn componentes con un alto nivel de integracin e interoperabilidad que permitirn garantizar la toma de decisiones en todos los niveles de direccin y el mejor amiento continuo de la cali dad de la atencin mdica cubana. Qu es un problema de decisin? Un problema de decisin es la evidencia de una situacin de desequilibrio o conflicto que requiere de la seleccin de una sol ucin entre varias alternativas posibles. Este problema puede ser: Simple y determinantico: Ofrece pocas alternativas entre las cuales deci dir. Complejo y probabilstica: Los efectos, de este pr oblema, pueden ser fatales. Dependiendo del tipo de problemas a lo que se enfrenta la empresa, el proceso de toma de decisiones resultar una tarea rutinaria y bien estructurada o bien una tarea compleja y difcil. Cules son las clases de decisiones? Las clases de decisin son: Decisin programada: En una decisin programada, si se conocen las entradas del sistema, para todas y cada una de ellas existe una nica opcin como salida. Para tomar esta clase de decisin es preciso haber definido claramente una regla de decisin; luego, todo se reduce a desarrollar un procedimiento o un programa que permita llegar a la accin de una manera automtica. Todos los problemas repetitivos y rutinarios, con parmetros bien definidos, se adecuan a est e tipo de decisin. Decisin no programada: Una decisin no programada permite, al hombre conforme a su criterio, elegir entre distintas alternativas la ms conveniente. Esta clase de decisin normalmente se toma en problemas poco definidos y complejos, donde slo se conoce parte de sus parmetros y muchos de ellos se presentan con grado de probabilidad ms que de certeza. Cundo un SI esta Informatizado? Un SI esta informatizado cuando el proceso de transformacin de los datos incluye solamente decisiones programadas. Para que un SI pueda informatizarse ste debe poder formalizar, es decir, el conocimiento de las entradas debe permitir determinar las salidas mediante reglas de transformacin explicitas. Las decisiones siempre en ltima instancia pertenecen al hombre, pero para que las mismas puedan llegar a ejecutarse automticamente deben convertirse primero en un conjunto de acciones programadas. Esto se logra mediante la formalizacin d un modelo de decisin. Por ejemplo, el reaprovisionamiento de mercadera de una empresa comercial puede formalizarse con un modelo de control de stock tal como: Sin existencias < 100 entonces pedir 200 unidades. En este caso la decisin es tomada con antelacin, pero una sola vez y para siempre, y cada vez que el stock se situ por debajo de 100, automticamente el modelo ordenar una reposicin de 200 unidades. Cundo puede informatizarse un SI? A medida que transcurre el tiempo en una empresa, los mtodos y procedimientos empiezan a decantarse dando lugar a una forma de trabajo, que permite definir las reglas de transformacin para los datos de su SI. Cuando esto sucede, los procedimientos pueden programarse para que las decisiones que incluyan sean tomadas automticamente, se habr producido entonces la informatizacin del sistema de Informacin. Qu ventajas proporciona un sistema de informacin informatizado? Un sistema de informacin informatizado permite los directivos de la empresa, librarse de procedimientos estndares y rutinarios para concentrar su atencin en tareas ms importantes. Las funciones de un SI Informatizado son automatizadas? Cuando decirnos que un SI se ha informatizado no significa necesariamente que todas sus funciones se hayan automatizado, sino que la mayor parte del trabajo se ejecutar automticamente. Normalmente un SI informatizado comprende funciones manuales y funciones automticas; o bien, funciones combinadas de ellas. Lic. Vctor Eladio Vera 20/21

INFORMATICA 2 Ao E y F El Sistema Informatizado debe ser computarizado? Si nos basamos en la definicin de Informtica (ciencia cuyo objeto de estudio es el tratamiento racional y automtico de la informacin\), un procedimiento no necesariamente tiene que ser computarizado para ser automtico. Por lo tanto cuando hablamos de un sistema informtico no necesariamente nos referimos a un sistema computarizado (sin embargo un sistema no puede computarizarse si previamente no es informatizado). Computarizar un SI implica desarrollar un software que represente al mismo y para ello debemos adoptar una metodologa.

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