Anda di halaman 1dari 8

INISIASI 1

Pada inisiasi 1 Tutorial Online, kita akan membahas mengenai Konsep Sistem Informasi Akuntansi (SIA). Untuk memudahkan pemahaman Anda, beberapa konsep SIA yang akan dibahas secara rinci sebagai berikut : a. James A. Hall (2001) menyatakan bahwa sistem adalah : Sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). b. George H. Bodnar, dkk (2003) menyatakan bahwa informasi adalah : Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. c. IAI (2000) menyatakan bahwa akuntansi adalah : Akuntansi merupakan seni pencatatan, pengklasisfikasian dan pengikhtisatan dengan cara yang sepatutnya dan dalam satuan uang atas transaksi dan kejadian yang setidak-tidaknya sebagian mempunyai sifat keuangan serta penginterprestasian hasil pencatatan tersebut. d. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang didefenisikan oleh : - James A. Hall (2001) : SIA merupakan subsistem-subsistem pemrosesan transaksi keuangan dan nonkeuangan secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. - George H. Bodnar,dkk (2003) : "Suatu SIA adalah kumpulan dari sumber-sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi". Dari defenisi diatas, dapat diketahui bahwa Sistem Informasi Akuntansi suatu organisasi perusahaan yang berisi tentang sumber-sumber data yang berfungsi untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa, dan mengkomunikasikan informasi yang berorientasi pada keuangan dan pengambilan keputusan pada pihak internal dan eksternal perusahaan.

1. Konsep sistem
Mari kita analisis definisi umum tentang sistem tersebut untuk memperjelas pemahaman bagaimana definisi tersebut diterapkan ke sistem informasi dan bisnis a. Komponen. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem betapa pun kecilnya selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Misalnya, apabila industri dianggap sebagai suatu sistem maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. b. Keterkaitan dan tujuan yang sama. Suatu tujuan bersama menghubungkan semua bagian dalam sistem, meskipun fungsi setiap bagian bersifat independen satu sama lain. Jika suatu komponen tertentu tidak memberikan kontribusi ke tujuan yang sama maka bagian itu bukan bagian dari sistem tersebut. Misalnya, sepasang papan seluncur es dan bola voli, keduanya merupakan komponen tetapi tidak memiliki tujuan yang sama sehingga tidak membentuk suatu sistem. Pada dasarnya sesuatu dapat disebut sistem apabila memenuhi dua syarat yaitu: 1. Memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi dengan maksud untuk mencapai tujuan tertentu. Bagian-bagian itu disebut subsistem atau ada pula yang menyebutnya sebagai prosedur. 2. Suatu sistem harus memiliki tiga unsur yaitu input, proses, dan output. Input merupakan penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem itu dioperasikan. Output adalah hasil operasi. Dalam pengertian sederhana, output berarti yang menjadi tujuan, sasaran, atau target pengorganisasian suatu sistem. Sedangkan proses adalah aktivitas yang mengubah input menjadi output.

2. Konsep Informasi
Informasi adalah data yang telah tersaring, terorganisir, terealisasi dan saling berhubungan sehingga berguna untuk mencapai tujuan organisasi. Dapat dikatakan juga bahwa informasi adalah hasil pengolahan dari data yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Data merupakan fakta, yang dapat atau tidak dapat diproses (disunting, dirangkum, atau diperbaiki) dan tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data dapat berbentuk simbol-simbol berupa huruf, angka, bentuk-bentuk suara, sinyal, gambar, dan sebagainya. Data yang diolah/diproses akan menghasilkan informasi. Agar informasi berguna dalam pengambilan keputusan maka informasi harus memiliki karakteristik berikut ini. a. Relevan, artinya informasi mempunyai manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang berbeda-beda. Misalnya, informasi tentang harga pokok produksi merupakan informasi yang tidak relevan untuk ahli teknik perusahaan, tetapi relevan untuk auditor. b. Tepat waktu, artinya informasi yang diperoleh terbaru dan diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan pengambil keputusan menggunakannya dalam membuat keputusan.

c.

d. e. f. g.

Akurat, artinya informasi harus bebas dari kesalahan atau penyimpangan dan tidak bias atau menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi. Lengkap, artinya informasi tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang diukurnya. Ringkas, artinya informasi telah dikelompokkan sehingga tidak perlu adanya penjelasan. Jelas/Dapat dipahami, artinya informasi dapat dipahami oleh pemakai. Dapat diverifikasi, artinya informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan pengetahuan yang baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan menghasilkan informasi yang sama.

Nilai informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Informasi baru layak disiapkan jika: a. Biayanya lebih rendah daripada tambahan pendapatan nyata yang dihasilkan dari adanya informasi itu. b. Bisa menurunkan biaya nyata dengan jumlah biaya yang ditimbulkan dari diprosesnya informasi itu. c. Bisa menghasilkan manfaat yang tidak nyata, seperti memperluas wawasan penggunanya, reaksi yang lebih cepat, layanan kepada pelanggan yang lebih baik, dan lain-lainnya.

3. Konsep Akuntansi
Suatu transaksi keuangan didalam suatu organisasi perusahaan apakah itu dalam bentuk pendapatan harian, gaji karyawan, biaya-biaya yang digunakan perusahaan, dan lainnya biasanya dicatat didalam buku keuangan yang diproses dalam bentuk catatan transaksi, kemudian diklasifikasikan dan diikhtisarkan dengan ketentuan yang berlaku disetiap organisasi perusahaan kemudian hasil pencatatan tersebut diinterprestasikan sebagai bentuk laporan keuangan perusahaan. Hasil laporan keuangan inilah yang nantinya dapat digunakan sebagai Informasi Akuntansi perusahaan.

4. Konsep Sistem Informasi Akuntansi (SIA)


Pada organisasi yang kecil, SIA hampir mewakili semua SIM atau dengan kata lain SIA adalah SIM dan SIM adalah SIA. Pada organisasi yang besar, SIA merupakan subsistem dari SIM. Manajemen pada dasarnya membutuhkan informasi tentang : a. Jumlah pendapatan dan biaya yang dihasilkan dalam suatu periode tertentu

b. Posisi keuangan perusahaan, yang meliputi aktiva, kewajiban, dan ekuitas pada suatu saat tertentu. c. Berbagai informasi manajerial lain yang terinci sebagai pendukung informasi mengenai pendapatan, biaya, aktiva, kewajiban, dan ekuitas seperti misalnya informasi mengenai penjualan, piutang, pembelian, utang, dan lainnya. d. Informasi lain yang harus disajikan kepada para stakeholder atau berbagai pihak yang berkepentingan dengan perusahaan, seperti misalnya instansi pajak, bank kreditur, pemegang saham, dan lainnya. SIA adalah sekumpulan sumber daya dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab dan saling berhubungan yang dirancang untuk mengubah data ekonomi ke dalam informasi keuangan maupun informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi. Informasi yang dihasilkan dari sistem informasi akuntansi akan dipergunakan oleh para pengambil keputusan untuk menyusun keputusan baik yang bersifat teknis maupun nonteknis. SIA mewujudkan perubahan ini dengan fungsinya tersebut secara manual maupun komputerisasi.

a. Tujuan SIA
Menurut Wilkinson (1993) tujuan SIA adalah sebagai pengolah transaksi (transaction processing) dan pengolah informasi (information processing). 1) Pemrosesan transaksi Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi. Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. Sebagai pengolah transaksi, system informasi akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan. 2) Tujuan kedua dari system informasi akuntansi adalah pengolah informasi untuk menyediakan informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan.

b. Model Umum Sistem Informasi Akuntansi


Gambar di bawah ini menyajikan model umum untuk mengkaji aplikasi sistem informasi akuntansi. Model ini merupakan model umum karena menggambarkan semua system informasi, tanpa memperhitungkan arsitektur teknologinya. (Sumber : James A. Hall (2001)

Sistem Informasi

Manajemen Database

Sumber Data Eksternal

Pengumpulan Data

Pemrosesan Data

Penghasil Informasi

Pemakai Akhir Eksternal

Sumber Data Internal

Pemakai Akhir Informasi

Gambar 1. Model Umum untuk sistem Informasi Akuntansi. Data dikumpulkan dari sumber data eksternal dan sumber data internal. Pengumpulan data merupakan tahap operasional pertama dalam sistem informasi. Tugas dalam tahap pemrosesan data seperti alogaritma matematika, teknik-teknik statistik untuk peramalan penjualan dan prosedur-prosedur untuk memposkan dan merangkumkan yang digunakan dalam aplikasi akuntansi. Penghasil informasi merupakan proses mengumpulkan, mengatur, memformat, dan menyajikan informasi untuk para pembaca. Para pemakai internal adalah pihak manajemen di setiap tingkat organisasi, juga personel operasi. Pemakai eksternal rneliputi para kreditur, para pemegang saham, para investor potensial, agen-agen pembuat peraturan, otoritas pajak, para pemasok dan pelanggan. Database perusahaan merupakan tempat penyimpanan fisik data keuangan dan non keuangan. Database ini dapat berupa filling cabinet atau sebuah disket komputer. Umpan balik adalah suatu bentuk output yang dikirimkan kembali ke sistem sebagai suatu sumber data. Umpan balik dapat bersifat internal atau ekternal dan digunakan uniuk memulai dan mengubah suatu proses.

c. Subsistem SIA
SIA terdiri dari 3 subsistem utama yaitu berikut ini. 1) Sistem pemrosesan transaksi-SPT (transaction processing system) SPT mendukung operasi bisnis setiap hari dengan sejumlah dokumen dan pesan-pesan untuk para pemakai laporan keuangan. SPT merupakan pusat dari seluruh fungsi sistem informasi dengan: mengkonversi peristiwa ekonomi ke transaksi keuangan; mencatat transaksi keuangan dalam record akuntansi (jurnal dan buku besar);

mendistribusikan informasi keuangan yang utama ke personel operasi untuk mendukung kegiatan operasi harian mereka. 2) Sistem pelaporan buku besar/keuangan-SPBB/K (general ledger/financial reporting system) yang menghasilkan laporan keuangan tradisional seperti laporan laba rugi, neraca, laporan arus kas, pengembalian pajak, dan laporan-laporan lainnya yang ditetapkan oleh hukum. 3) Sistem pelaporan manajemen-SPM (management reporting system) yang menyediakan manajemen internal dengan laporan keuangan dengan tujuan khusus dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan, seperti, anggaran, laporan varian, dan laporan pertanggungjawaban.

d. Fungsi SIA
Setiap SIA melaksanakan lima fungsi utama sistem informasi yaitu berikut ini. 1) Pengumpulan data, merupakan tahap operasional pertama dalam sistem informasi. Tujuannya adalah memastikan bahwa data-data peristiwa yang memasuki sistem itu sah (valid), lengkap, dan bebas dari kesalahan material. Terdapat dua aturan yang mengatur desain prosedur pengumpulan data yaitu: relevan, artinya sistem informasi seharusnya hanya menangkap data-data yang relevan dengan kebutuhan pemakai; efisien, artinya sistem informasi mengumpukan data hanya sekali dan dapat digunakan untuk banyak pemakai. Data yang berlebihan akan membuat fasilitas kelebihan beban dan mengurangi efisiensi sistem secara keseluruhan. 2) Pemrosesan data Setelah data tentang aktivitas bisnis sudah dikumpulkan, langkah berikutnya adalah pemrosesan data yang dilakukan dengan melibatkan proses pembaruan (updating) informasi yang sudah disimpan sebelumnya tentang sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut dan para pelaku yang terlibat dalam aktivitas tersebut. Sebagai contoh, data tentang transaksi penjualan akan menimbulkan proses pembaruan informasi persediaan, yaitu untuk mengurangi jumlah persediaan barang yang dijual dan pembaruan saldo pelanggan. Proses pembaruan secara periodik atas data yang disimpan tentang sumber daya dan pelaku yang terlibat disebut proses batch, sedangkan proses pembaruan yang dilakukan secara langsung setelah terjadinya transaksi disebut proses online atau real time. Entry data secara online lebih akurat daripada secara batch, karena sistem dapat menolak entry data yang tidak lengkap dan salah. Oleh karena data dimasukkan saat terjadinya transaksi maka kesalahan dapat dengan mudah diperbaiki. Proses online memastikan bahwa informasi yang disimpan selalu informasi terkini sehingga dapat meningkatkan kegunaan informasi dalam pengambilan keputusan. 3) Manajemen database Bayangkan betapa sulitnya jika membaca sebuah buku teks yang tidak diatur dalam bab, bagian, paragraf, dan kalimat. Demikian halnya dengan SIA. Informasi SIA dapat diatur agar dapat diakses dengan mudah dan efisien. Database organisasi merupakan tempat penyimpanan fisik data keuangan dan non-keuangan. Misalnya, data yang

dimuat dalam komputer diatur dalam bentuk dari unit-unit yang lebih kecil menjadi unit yang lebih besar dan lebih bermakna. Nilai data disimpan dalam ruang fisik yang disebut field. Gabungan dari beberapa field yang mengandung data tentang berbagai atribut dari entitas yang sama membentuk catatan (record). Record yang saling berhubungan dikelompokkan membentuk file. Sebagai contoh, seluruh record piutang pelanggan disimpan dalam file piutang. File yang berhubungan dan dikoordinasi dari pusat disebut dengan database. Sebagai contoh, file piutang dapat dikombinasikan dengan file pelanggan, analisis penjualan, dan file-file terkait lainnya untuk membentuk database pelanggan. Manajemen database memiliki 3 tugas mendasar yaitu berikut ini. Penyimpanan, dengan menetapkan kunci-kunci untuk record-record baru dan menyimpannya dalam lokasi yang benar dalam database. Perbaikan merupakan tugas untuk menempatkan dan menyarikan suatu record yang ada dari database untuk diproses. Setelah pemrosesan selesai, tugas penyimpanan menyimpan kembali data yang sudah diperbaiki untuk ditempatkan dalam database. Penghapusan adalah tugas untuk memindahkan secara permanen record yang sudah usang atau berlebihan dari database. 4) Pengendalian data Fungsi pengendalian data mempunyai 2 tujuan dasar yaitu: untuk menjaga dan menjamin keamanan aset perusahaan termasuk data; untuk menjamin bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai. 5) Penyediaan informasi Penyediaan informasi merupakan proses mengumpulkan, mengatur, memformat, dan menyajikan informasi untuk para pemakai.

e. Komponen SIA
SIA terdiri dari 5 komponen sebagai berikut. 1) Orang-orang yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan berbagai fungsi. 2) Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitasaktivitas organisasi. 3) Data tentang proses-proses bisnis organisasi. 4) Software yang dipakai untuk memproses data organisasi. 5) Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung, dan peralatan untuk komunikasi jaringan.

f. Pertimbangan Pengendalian Internal


SIA menyediakan pengendalian internal yang memadai untuk mencapai 3 tujuan dasar berikut ini. 1) Memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat diandalkan. 2) Memastikan bahwa aktivitas bisnis dilaksanakan dengan efisien dan sesuai dengan tujuan manajemen serta tidak melanggar kebijakan pemerintah yang berlaku. 3) Menjaga aset-aset organisasi termasuk data. Dua metode penting untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut yaitu: 1) Menyediakan dokumentasi yang memadai atas seluruh aktivitas bisnis Dokumentasi yang memadai atas semua transaksi bisnis adalah kunci akuntabilitas. Dokumentasi memungkinkan para manajer memverifikasi bahwa tanggung jawab yang diberikan telah dilakukan dengan benar. Dokumen dan catatan yang didesain dengan baik dapat membantu organisasi untuk secara cepat mengidentifikasi masalah yang mungkin muncul. 2) Memastikan pemisahan tugas yang efektif Pemisahan tugas berkaitan dengan pembagian tanggung jawab ke beberapa pegawai atas bagian-bagian dari suatu transaksi. Tujuannya adalah mencegah seorang pegawai memiliki pengendalian penuh atas seluruh aspek transaksi bisnis. Contoh yang konkrit adalah fungsi pengesahan transaksi, pencatatan transaksi serta penjagaan aset harus dilakukan oleh orang yang berbeda. Pemisahan ketiga fungsi ini membantu penjagaan aset dan meningkatkan akurasi. Pemisahan tugas yang efektif akan mempersulit seorang pegawai untuk melakukan kejahatan atau penggelapan baik dalam bentuk uang tunai atau aset lainnya. Saudara mahasiswa, demikian tadi materi ringkas yang dapat Anda pelajari untuk memahami konsep Sistem Informasi Akuntansi. Materi lain yang ada di Modul 1 Buku Materi Pokok Sistem Informasi Akuntansi/EKSI 4312 yang tidak diuraikan dalam TUTON ini, tetap harus Anda pelajari dengan cermat dan teliti. Apabila ada hal-hal yang kurang jelas dapat Anda tanyakan atau diskusikan melalui forum diskusi. Selamat Belajar!

DAFTAR PUSTAKA
Hall, James A. (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Terjemahan dari: Accounting Information System. 3th Ed. Bodnar, H, George, dkk. (2003). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Terjemahan dari: Accounting Information System 9th Ed.

IAI. (2002). Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta: Salemba Empat.