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Contenido
Introduccin Organizacin y fases de Planificacin por el mtodo PERT Definiciones Ejemplo 1: Publicacin de una novela Paso Paso 2 Consideraciones finales La Matriz de Dependencias Pasos a seguir Ejemplo prctico 2 La Matriz El Planificacin ptima de la mano de obra Variables en los proyectos El coste y el tiempo como variables Ejemplo 3: Proyecto de reforma de un edificio Sobre el autor Enlaces de inters sobre el mtodo PERT la y gestin

diagrama

de

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de

Introduccin

Para que un proyecto finalice con xito es necesario determinar y gestionar de forma que lo componen, de tal manera que el cliente quede satisfecho con los resultado limitado por los costes, el tiempo de realizacin y la calidad deseada. Estos tres objeti son incompatibles (pues mejorar uno de ellos puede perjudicar a los otros dos) y nos disponibles: Recursos humanos y materiales. Costes. Tiempos.

Por ello, es imprescindible la utilizacin de mtodos de gestin de proyectos que nos ay mismo de tal manera que, teniendo en cuenta las limitaciones impuestas, el resultado cliente.

La gestin de proyectos y la planificacin de la produccin se puede controlar mediante

Mtodos basados en la construccin de redes: o PERT: "Program and Evaluation Review Technic", Tcnicas de Evaluaci utilizado por primera vez en Estados Unidos en 1958 en el proyecto Polar o Potenciales: creado por Bernard Roy en 1960.

Mtodos de ordenacin y jerarqua: o Taylor: aparece en 1880. o Kanban: se utiliza por primera vez en Japn en 1960 y en Europa a parti

Mtodos mixtos: o GANTT: desarrollado por Henry Gantt, es utilizado a partir de 1918. proyecto mediante una barra horizontal de longitud proporcional a su du comienzo y finalizacin de las tareas.

Todos estos mtodos tienen sus ventajas e inconvenientes dependiendo del proyecto excluyentes. De hecho, en muchas ocasiones, se utilizan dos de ellos para facilitar la procesos.

Y para terminar esta introduccin, queremos advertir que el presente documento n prctico. En Internet existen lugares especializados que desarrollan profundamente es breve referencia al final del documento.

Organizacin y fases de la gestin de un proyecto

Un proyecto se divide en procesos y sub-procesos siguiendo un orden descendente Tcnico del Proyecto, OTP (en ingls Work Breakdown Structure, WBS). Esta estructu preguntas del tipo: qu Bsicamente, la gestin de un proyecto se puede dividir en tres fases:

1. Concepcin y organizacin del proyecto: en esta fase, conceptual, se formula el p determinando las tareas que lo componen, los responsables de las mismas, los ti contamos.

2. Planificacin y presupuesto: utilizando alguno de los mtodos sealados anteriormen proyecto y se determina, con la mayor precisin posible, las relaciones entre las dif trabajos previstos y las necesidades de

3. Seguimiento y ajustes: una vez que el proyecto se ha puesto en marcha, es n continua del mismo para detectar las desviaciones producidas y realizar los ajustes nec

Planificacin por el mtodo PERT

Desarrollamos a continuacin el mtodo PERT suponiendo que los tiempos de las tare modificarlos. Este tipo de PERT se denomina PERT-TIEMPOS y nos determina la dura proyecto con estas condiciones temporales. Sin embargo, en la mayora de las oc tiempos de realizacin de las diferentes tareas asignando ms o menos recursos a las m del tiempo, tiene en cuenta los costes de cada una de las tareas, se denomina PERT-CO gestin de un proyecto que tenga como variables el tiempo de ejecucin y el coste: tiempos implica aumentar los costes

En realidad podramos llamar a este mtodo PERT-TIEMPOS / Potenciales, pues mezcla por ser el mtodo ms intuitivo y til a los directores de proyectos.

Definiciones y convenciones

A continuacin definimos los trminos y convenciones que utilizaremos en el presente d

1. Tarea: accin que hace que el proyecto evolucione hasta su estado final. Toda tarea materiales, econmicos, tiempo y energa. Se representan por figuras geomtricas. Y Ver imagen. 2. Sub-tareas: son las tareas resultantes de dividir una tarea en

otras

3. Tareas consecutivas: tareas que son continuacin con respecto a otras. Dos tareas una flecha que parte de la antecedente y termina 4. 5. Tareas anteriores: Tareas tareas que deben realizarse tareas antes que

antecedentes:

inm

6. El nombre de la tarea lo situamos en la parte superior del cuadrado 7. El tiempo de duracin de una tarea, D, lo situaremos dentro de una circunferencia. representa la

8. Margen libre, ML, de una tarea: es el margen de tiempo del que dispone una tare suponga un retraso en

9. Margen total, MT, de una tarea: es el margen de tiempo del que dispone una tare suponga un retraso del proyecto. El MT puede coincidir,

10. Tareas crticas: tareas cuyo MT es cero. El retraso en una de estas tareas implica 11. Camino crtico: es el trayecto que une

12. Duracin del proyecto: como se ver, es la suma de los tiempos de l 13. Fecha ms pronto de inicio, FPi: fecha ms temprana en la que

un

14. Fecha ms tarde de inicio, FTi: fecha ms tarda en la que una tarea puede ser i retraso del proyecto. En una tarea crtica la FPi

15. Fecha ms pronto de finalizar, FPf: fecha ms temprana en la que una

16. Fecha ms tarde de finalizar, FTf: fecha ms tarda en la que una tarea puede ser un retraso del proyecto. En una tarea crtica la FPf

17. Red PERT: es la representacin grfica del proyecto que permite ver rpida e in componen, las relaciones entre las mismas y todos los datos y conceptos descritos an de

18. Vamos a suponer que las relaciones entre dos tareas son del tipo "Final - Comi tarea consecutiva comienza, sin demora, cuando la antecedente termina. Si hubiera de de una tarea y la consecutiva, entonces se suma esta demora a las fechas FPi y FTi de

a. Nota: Las diferentes relaciones de precedencia que se pueden dar, con o sin demora Relacin Relacin Relacin Relacin Final - Comienzo Comienzo - Final Final - Final Comienzo - Comienzo

Algunas de estas definiciones se entendern ms claramente en el siguiente ejemplo pr

Ejemplo 1: Publicacin de una novela

Supongamos que un escritor novel desea escribir y publicar una novela corta. No ti escribir y, adems, no cuenta con recursos econmicos

Para este escritor su proyecto de publicar la novela con estas condiciones podra dividir

A. Encontrar un tema. El escritor piensa que no debera tardar ms B. Buscar patrocinadores. Para lo que em C. Formalizar los acuerdos legales necesarios con los p D. Escribir la novela en E. Editar y distribuir la novela F. Realizar una campaa publicitaria du G. Realizar un estudio de las ventas y los resultados de la campaa publicitaria durante

En este ejemplo ficticio el proyecto se divide en 7 tareas con duracin establecida siguiente forma:

La duracin mnima del proyecto est por determinar. Paso 1

Con los datos anteriores representamos grficamente y en niveles las 7 tareas, teniend ellas:

1. En el nivel 0 se sitan las tareas que no tienen otras an 2. En el nivel 1 se sitan las tareas que tienen como anteriores algunas 3. En el nivel 2 se sitan las tareas que tienen como anteriores algunas de los 4. Finalmente, en el nivel 3 se sitan las tareas que tienen como anteriores algunas 5. Unimos con flechas las tareas respetando

6. En la circunferencia de cada tarea situ 7. Introducimos las fechas ms pronto de inicio, FPi, y las fechas ms pronto de correspondientes. Con estos datos obtenemos el siguiente grfico:

Como se puede observar, la tarea A, encontrar un tema, utiliza los das 1, 2, 3 y 4 para tiene como antecedente la A, utiliza 25 das, los das 5 al 29, ambos inclusiv sucesivamente.

En este primer paso hemos determinado que la duracin mnima del proyecto, teniend tareas, ser de 48 das. Paso 2 Comenzando por la ltima tarea, la G, y retrocediendo, se determinan:

1. Fecha ms tarde de finalizar, FTf. Para la 2. Fecha ms tarde de inicio, FTi: que ser igual a FTf-duracin de la tarea+1. Para l que la FTf de las tareas E y F es un da menos, es decir, FTf=45. Quedando d respectivamente. Y as hasta llegar a. Nota: cuando de una tarea sale ms de una flecha, entonces, su FTf es una unidad m las que llegan sus flechas. En nuestro ejemplo, la tarea C es antecedente de las E y ltimas es la de la E (38 frente a 39 de la tarea F), entonces la FTf de la ta 3. Margen total de una 4. Margen libre de una tarea, ML=menor FPi de las tareas consecutivas - FPi de la tar tarea considerada. El margen libre puede coincidir, o no, 5. Camino crtico: trayecto que une las tareas cuyo MT es cero. En rojo en nuestro ej camino crtico.

Introduciendo todos estos nuevos datos en el grfico anterior, se obtiene la red PERT d

La realizacin del PERT ayuda a controlar el proyecto al proporcionar informacin impor de manera rpida e intuitiva, como:

1. Si se cumplen las condiciones anteriores, el proyecto tendr u 2. Las tareas B, C, E y G son crticas: un retraso en las mismas implica un retraso del libre, MT y ML, 3. Las tareas A, D y F cuentan con un cierto margen de maniobra. La tarea A, por eje los das 1 y 9 sin que el proyecto se retrase. De no comenzar el da 1, s se retrasar podra comenzar el da 5. Esto sucede porque su margen 4. La tarea F tiene, adems, un margen libre de 1 da. Lo que significa que puede com se retrase la tarea que depende de ella, la G.

Consideraciones finales

La realizacin de la red PERT del ejemplo 1 es relativamente sencilla. Para proyectos p las tareas que lo componen y las relaciones entre ellas. Esto se complica cuando se tra en los que existe un nmero elevado de tareas y sub-tareas. Estudiar con detenimient en tareas verdaderamente relevantes y ayuda a descubrir las relaciones entre las m anterior, la representacin de nuestro proyecto en un grfico PERT se simplifica con ordenan las tareas en niveles, segn las relaciones de dependencia. En el ejemplo pertenecen a los diferentes niveles. En un proyecto con muchas tareas es ms difcil y estos algoritmos. En el siguiente apartado explicamos uno de estos algoritmos:

Por ltimo, un breve comentario sobre los programas de ayuda a la Direccin de Proyec realizan el grfico PERT, estos programas deberan ser considerados como lo que son: direccin de proyectos y no sustitutivos. Los programas, por s mismos, no dirigen el con la calidad y exactitud de los datos introducidos por el Director de Proyectos. Por e lo aconsejamos, de la necesidad de comprender y aplicar a la perfeccin este mtodo a dichos programas.

La Matriz de Dependencias

Para situar grficamente las tareas del proyecto en sus respectivos niveles existen alg sobre todo cuando el nmero de las mismas aumenta. El siguiente algoritmo se denom y su utilizacin prctica vamos a explicarla aplicada al

Recordemos que el proyecto del ejemplo 1, publicar una novela, se haba dividido en 7

la siguiente manera:

Intuitivamente, y debido a que el nmero de tareas no es elevado, se puede ver que la al no tener tareas anteriores. El nivel 1 lo forman las tareas C y D al depender de las t 2 lo forman las tareas E y F al depender de las tareas de los niveles anteriores (en este ltimo nivel est formado por la tarea G que depende de las tareas de los niveles anter nivel 2). Es decir:

Vamos a llegar a estos mismos resultados utilizando la "Matriz de Dependencias".

Pasos a seguir

Comenzamos por dibujar una tabla, como la que sigue, en la que introducimos todas vertical como en horizontal. E introducimos unos cuantos niveles, aadiendo ms si fue

A continuacin rellenamos la matriz de la siguiente manera:

1. Por filas (no por columnas), a cada tarea le ponemos un crculo, O, en las celdas de As, en las filas de las tareas A y B no se ponen crculos ya que no dependen de ningun C se pone un crculo en la celda correspondiente a la columna de la tarea B, pues la tar de la tarea E se pone un crculo en las celdas correspondientes a las columnas de la depende de ellas. Y as con todas las tareas. a. Hemos sombreado, aunque no es necesario hacerlo, las celdas de las tareas que no 2. En la columna del nivel cero se suman los crculos de cada fila. Las tareas cuy pertenecen a este nivel y las inscribimos en la celda inferior del nivel 0.

3. Borramos o tachamos las filas y las columnas de las tareas del nivel 0, A y B en nu los crculos situando el resultado en la columna del siguiente nivel, el nivel 1. Igual que cero, la C y la D, pertenecen a este nivel y las inscribimos en la celda inferior del nivel

4. Volvemos a borrar o tachar las filas y las columnas de las tareas del nivel 1, C y D sumar los crculos situando el resultado en la columna del siguiente nivel, el nivel 2. I suma es cero, la E y la F, pertenecen a este nivel y las inscribimos en la celda inferior d

5. Por ltimo, volvemos a borrar o tachar las filas y las columnas de las tareas del n volvemos a sumar los crculos situando el resultado en la columna del siguiente nivel, tareas cuya suma es cero, la G, pertenecen a este nivel y las inscribimos en la celda quedan ms tareas, el algoritmo se ha terminado.

Hemos Es decir:

obtenido

el

mismo

resultado

al

que

habamos

Si en vez de haber borrado filas y columnas slo se hubieran tachado, que se n apariencia de la "Matriz de Dependencias" sera:

Ejemplo prctico 2

En este proyecto, adems de utilizar el mtodo PERT para realizar la planificac necesidades de mano de obra y

Supongamos que las tareas que lo componen, los tiempos de realizacin de las mism cada una de ellas son los siguientes:

La Matriz de Dependencias

Siguiendo el mtodo explicado anteriormente se ordenan las tareas en niveles, que tie dependencia entre ellas, con el algoritmo denominado la "Matriz de Dependencias":

Es decir:

El diagrama PERT

Con todos los datos anteriores representamos grficamente y en niveles las 10 tareas que en el ejemplo 1, obteniendo el

Estudiando detenidamente el grfico se obtienen las siguientes conclusiones:

1. El proyecto se podra realizar 2. Las tareas A, E, G, I son crticas: un retraso en las mismas implica un retraso del tareas crticas tanto el margen total, MT, como el margen 3. El resto de tareas cuentan con un cierto margen de maniobra. La tarea D, por ejemp das 6 y 12 sin que el proyecto se retrase. Como su margen libre es 1, puede comenza

que depende de ella, se retrase (en el caso de que se decidiera que la tarea B comenza 10). S se retrasar el comienzo de la tarea B en el caso de que la tarea D comience e que si se decide comenzar la tarea D el da 12 y, por lo tanto, terminarla el da comenzar, obligatoriamente, el da 15. Es decir, la tarea B se ha quedad 4. Existen tareas cuyo MT=ML y distinto de cero. Estas tareas pueden comenzar entre FPi, y la fecha ms tarde de inicio, FTi, sin que ello suponga un retraso del proyecto tareas que dependen de ellas.

Planificacin ptima de la mano de obra

En este ejemplo contamos con los siguientes datos:

1. La duracin total del proyecto es 2. La duracin y las necesidades de mano de obra para la realizacin de cada tarea son

a. En la ltima columna se ha multiplicado la duracin de cada tarea por el nmero realizacin. Y en la ltima celda se han sumado b. El nmero ptimo de personas por da que se necesita para la realizacin del proyec suma anterior entre los das de duracin total del mismo, 17 en nuestro caso. Es decir Si la divisin diera decimales, se redondeara al inmediato superior. 3. Las tareas del camino crtico son: 4. Segn el grfico PERT realizado, para cada tarea, la fecha ms pronto de inicio finalizacin, FTf, son:

Con los datos anteriores realizamos el siguiente grfico de tal manera que:

1. Con flechas rojas sealamos en la primera tabla la duracin de las tareas crticas, A su inicio y final 2. Con flechas verdes sealamos en cada tarea, en la primera tabla, desde su fecha m fecha ms tarde de finalizacin, FTf. Las fechas de inicio y final de estas tareas pueden y FTf.

3. Como las tareas B, C, D, H, F y J tienen un cierto margen de maniobra y pued nuestras necesidades sin que el proyecto se retrase, entonces las vamos a situar de relaciones entre ellas y que, como hemos determinado, el nmero ptimo de person utilizaremos la segunda tabla: a. Situamos las tareas crticas, su duracin y necesidades de m b. La tarea B, que puede iniciarse entre el da 10 y el 15, slo se puede comenzar el d I. Las dos suman un total de 5 personas. Si comenzase antes, al coincidir con la ta necesarias sera de c. La tarea F, con una necesidad de 4 personas, slo puede coincidir con otra tarea q nuestro caso, la d. Las tareas H y D, 3 personas, slo pueden coincidir con otra que tenga una necesid tarea D, adems, slo puede comenzar despus de la A, entonces la nica posi establecida en la e. Y a las tareas J y C slo les queda un inicio posible, que se refleja en la tabla. 4. Para finalizar, con flechas azules, sealamos el inicio y la duracin de las tareas Obteniendo el grfico de planificacin ptima del proyecto:

Obsrvese que este grfico es el conocido "Diagrama de Gantt". De fcil comprensin, del proyecto, de las fechas de inicio y finalizacin de las tareas y las duraciones de las flechas de diferentes grosores, proporcionales a los recursos necesarios para realizar "Diagrama de Gantt" que hemos realizado no ofrece informacin detallada de las relacio aunque podamos haberlas dibujado. Con ello obtendramos una visin mu El grfico completo de planificacin ptima de la mano de obra es el siguiente:

Con la distribucin de las tareas segn el grfico anterior, el proyecto se realiza en lo las relaciones entre las diferentes tareas y se optimiza la mano de obra necesaria.

Variables en los proyectos

Podramos decir que los ejemplos de planificacin de proyectos que hemos propuesto "ejemplos de libro". El mtodo explicado es perfectamente aplicable a la planificac embargo, en los proyectos reales nos encontraremos con otras variables que pued profundo para que la toma de decisiones nos lleve a la planificacin ptima, ten variables.

Un proyecto no se puede determinar completamente en su fase de planificacin, previsiones y suposiciones que podran no cumplirse. Es por ello por lo que en los p realizar tres supuestos en la duracin de cada tarea: Duracin ms favorable. Duracin ms desfavorable. Duracin ms probable.

Cada uno de estos supuestos nos obliga a realizar una planificacin diferente del proye costes del mismo.

El coste y el tiempo como variables

En los ejemplos anteriores de proyectos, hemos aplicado el mtodo PERT teniendo tiempo de realizacin de cada tarea sin tener en cuenta sus costes de realizacin. En tener en cuenta el coste, realizando una optimizacin del mismo. Ejemplo 3: Proyecto de reforma de un edificio

Una comunidad de vecinos contrata a una constructora para realizar los trabajo condiciones son las siguientes:

La constructora cuenta con 8 trabajadores, como mximo, que pueden tr

reforma. Las diferentes tareas se pueden realizar de forma normal, con lo que el proyecto acelerada, con lo que el proyecto se podra terminar en menos tiempo. Acelera de realizacin de las mismas. La constructora percibir 8000 euros fijos por cada da de trabajo adems de diferentes tareas que, como se sabe por el apartado anterior, son variables en f Las tareas del proyecto, duracin en das y costes en euros de las mismas son:

Segn el diagrama PERT, el camino crtico en el proyecto normal lo forman las t duracin de 28 das para finalizar el proyecto.

Segn el diagrama PERT, el camino crtico en el proyecto acelerado lo forman l y H con una duracin de 21 das para finalizar el proyecto.

El coste del proyecto normal es: Gastos fijos: 28 das a 8000 euros por da, 224000 euros. Coste de realizacin de las tareas: 370000 euros. Coste total del proyecto de duracin normal: 224000+370000=594000 euros.

El coste del proyecto acelerado es: Gastos fijos: 21 das a 8000 euros por da, 168000 euros. Coste de realizacin de las tareas: 430000 euros. Coste total del proyecto de duracin normal: 168000+430000=598000 euros.

El proyecto acelerado se puede terminar 7 das antes con un incremento del coste disminucin de los tiempos implica, necesariamente, el aumento de los costes, y que e el tiempo y el coste. Sin embargo, vamos a ver que podemos disminuir la duracin de al mismo tiempo que

Teniendo en cuenta que la duracin de un proyecto est determinada por la duracin d disminuir este tiempo tendramos que disminuir el de realiza

Por ello, vamos a estudiar las tareas crticas para descubrir cules de ellas se pueden r que se reduce el coste del proyecto.

Como puede observarse, disminuir el tiempo de realizacin de las tareas A y B su proyecto. La tarea D, al no poder disminuir el tiempo en realizarla, no tiene influenc tiempo de realizacin de las tareas C, F y H se puede reducir con un a

Al reducir el tiempo de realizacin de la tarea C en dos das, el de la F en otros dos da proyecto podr realizarse en 23 das, 5 das menos que la duracin del proyecto nor euros, es decir, con un ahorro de 15000 euros: Gastos fijos: 23 das a 8000 euros por da, 184000 euros. Coste de realizacin de las tareas: 395000 euros. Coste total del proyecto de duracin 23 das: 184000+395000=579000 euros.

Obsrvese que, en este caso hipottico, tambin podramos decidir realizar el proyec con respecto al proyecto de duracin normal. Slo acelerando las tareas crticas. duracin del proyecto, no es necesario acelerarlas. Por lo que el proyecto se puede t duracin normal y con un ahorro de 11000 euros: El Gastos fijos: 21 das a 8000 euros por da, 168000 euros. Coste de realizacin de las tareas: 415000 euros. Coste total del proyecto de duracin 21 das: 168000+415000=583000 euros. Director de Proyectos decidir la opcin

El estudio de las condiciones particulares del proyecto nos ha permitido realizar una coste del mismo. Con los datos obtenidos se realiza de nuevo el diagrama PERT, que u y control del proyecto.

Sobre el autor de este documento

Angel Barrantes Romero, autor de este documento, cuenta con una amplia experiencia proyectos. Trabaja para empresas multinacionales de diferente sectores de actividad: Alcoholeras Banca Comunicaciones Farmacuticas Joyera Medios Publicidad Tabaqueras Tecnolgicas

Poder desarrollar actividades laborales en sectores tan diferentes es, posiblemente, gra

Diploma de Estudios Avanzados - Doctorado en Tecnologas de la Informa Universidad Politcnica de Valencia - Espaa. Ingeniero Industrial por la Universidad Politcnica de Valencia - Espaa. Ingeniero Superior en Automtica por ESIGELEC - Rouen - Pars - Francia.

Euroingeniero por la FEANI Ingeniero Tcnico Industrial por la Universidad Politcnica de Valencia - Espaa.

Enlaces de inters sobre el mtodo PERT

Existen muchos y muy buenos enlaces en la red que son fciles de encontrar. Nosotros 1. 2. 3.

ht http://www.getec.etsit.upm.es/articulos/gproyecto http://marcpolizzi.fre