ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO NARIO

INFORME DE AUDITORA INTERNA DE CALIDAD

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INFORME DE AUDITORA INTERNA

Proceso(s) Auditado(s):

Informe No.

01

ESTRATGICO, MISIONAL, APOYO, EVALUACION

Fecha:

DD 09

MM 06

AAAA 2010

1. INFORMACIN GENERAL

Auditora No. 01 Auditor Lder: Auditor:

Fecha de inicio LILIANA ZAPATA LUZ ELENA LOPEZ Nombre

NELSON RUIZ AHUE,

05

2010

Fecha de cierre

09

06

2010

Auditados:

Cargo Alcalde Asesor Planeacin Asesor Proyectos Secretaria Despacho Jefe de Personal Tecnico Presupuesto Tesorero Asesora Control Interno

IVAN DARIO MELGAREJO JAIME CASTRO RENGIFO DORA CECILIA AHUE COELLO CESAR AUGUSTO CHOTA CURICO ALEX SILVA REATEGUI GERARDO GARCIA CARIHUASARI LILIANA ZAPATA

2. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORA

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OBJETIVO

Evaluar el sistema de Control interno Evaluar el conocimiento de la estructura organizacional, procesos y procedimientos Evaluar la forma en que se desarrollan los procesos y procedimientos en cada dependencia

ALCANCE

General: Inspeccin de los procesos y procedimientos que permitan establecer las falencias del ente y determinar los planes de mejoramiento que permitan minimizar las debilidades encontradas por los entes de control al momento de la realizacin de las Auditorias Integrales y presentar los resultados al responsable de cada proceso o rea auditada y al Alcalde Municipal con el fin de que las recomendaciones sean incluidas en el plan de mejoramiento del proceso o del rea. Especifico: Inicia con la elaboracin del programa anual de auditoria interna para la vigencia y termina con la presentacin de los resultados al responsable de cada proceso o rea auditada y al Alcalde Municipal con el fin de que las recomendaciones sean incluidas en el plan de mejoramiento del proceso o del rea.

3. RESULTADOS DE LA AUDITORA INTERNA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD

3.1. RESULTADO DETALLADO

NO. 1 2 3 4

PROCESO ESTRATEGICO MISIONAL APOYO EVALUACION

NC

OBS 5

CRITERIOS DE AUDITORA

7 14 16 13 7

10 9

NC: No conformidad, OBS: Observacin.

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Proceso(s) Auditado(s): ESTRATGICO Auditado(s): NELSON RUIZ AHUE Cargo: Alcalde,

Resultados por proceso

Proceso / Actividad NC Total NC 7 1 Estratgico/ Gestin Direccionamiento Estratgico, OBS Descripcin

5 Se evidencia que aunque existe un manual de indicadores y unos indicadores de gestin, an no se han ejecutado o aplicado para medir la eficacia y la eficiencia en la gestin Se encontr que aun no hay gestin en la implementacin o aplicacin del sistema de la informacin 1 Se evidencia la necesidad de personal idneo que maneje los aspectos legales y la estructura de la entidad no se adecua a las necesidades del entorno para la mejora del servicio No se aplica encuestas para medir la satisfaccin de los clientes Se encuentra que aunque existe manual de riesgos y se han definidos los riesgos de la entidad, el personal posee poco conocimiento de los riesgos de la entidad y de sus procesos Se evidencia que no hay control de los proveedores, productos y servicios 2 Aunque existe el cdigo de etica y de buen gobierno, el personal conoce poco de su contenido y falta mayor

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divulgacin 3 El personal tiene poco conocimiento y compromiso de las polticas de la entidad El personal tiene poco conocimiento de los manuales y polticas institucionales. Se evidencia poco control y seguimiento en la mejora de los procesos No se asientan suficientes actas en las reuniones o en su defecto, no hay un seguimiento y control a los compromisos sentados en actas y reuniones

Proceso(s) Auditado(s): MISIONAL Auditado(s): IVAN DARIO MELGAREJO Cargo: Asesor Planeacin, Asesor de proyectos, Secretaria de Despacho

JAIME CASTRO RENGIFO, DORA CECILIA AHUE COELLO

Resultados por proceso

Proceso / Actividad NC Total NC 14 1 Misional /gestin de planeacin, territorial, social y de convivencia ciudadana. 2 OBS 7 Se evidencia la inexistencia de mecanismos de control de los proveedores , productos y servicios y el cumplimiento El personal no aplica mecanismos de control a los contratistas. Descripcin

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Se encuentra que no se realiza seguimiento ni se aplican mecanismos de control a las plizas de los contratos Aun no se aplica encuestas para medir la satisfaccin de los clientes Se encuentra poco conocimiento de las polticas de administracin del riesgo No se realiza revisin o seguimiento de los riesgos del proceso contractual No existe ni se aplica un mecanismo de control de precios en el municipio ni al interior de la entidad. 1 Poco compromiso de los funcionarios en sus actividades y en la ejecucin de las polticas de la entidad Falta mayor divulgacin de la gestin municipal a la comunidad. Falta mayor compromiso, control y seguimiento en la mejora de los procesos No existe un sistema de informacin que permita que la gestin sea ms eficaz y eficiente No se aplican indicadores que midan la eficacia y la eficiencia del proceso misional No se cuenta con la asesora tcnica externa de Planeacin Departamental en la ejecucin de los proyectos y de objetivos. 4 Poca divulgacin y conocimiento del cdigo de tica y de buen gobierno Deficiencia en los canales de comunicacin existentes con la ciudadana y dems clientes Deficiencia en la cultura de autoevaluacin

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Deficiencia y poco control de las quejas, y reclamos No existe seguimiento ni se aplica mecanismo de control a las peticiones No se aplican planes de mejoramiento individual No se aplican las recomendaciones de las evaluaciones de los procesos

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Proceso(s) Auditado(s): APOYO Auditado(s): CESAR AUGUSTO CHOTA Cargo: Jefe de Personal, Tcnico de Presupuesto, Tesorero

CURICO, ALEX SILVA REATEGUI , GERARDO GARCIA CARIHUASARI

Resultados por proceso

Proceso / Actividad NC Total NC 16 1 Apoyo/. Gestin Administrativa, financiera, jurdica y contractual, talento humano 1 OBS Descripcin

10 No se aplican hojas de ruta o mecanismos de control de las actuaciones y gestiones administrativas Deficiencia en la adecuacin e infraestructura para el almacenamiento de datos. No se encuentran asegurados los bienes de la entidad en caso de prdida o destruccin. No existe ni encuestas para se aplica medir la

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satisfaccin de los clientes 4 No hay conocimiento de las polticas de administracin del riesgo ni se realiza revisin o seguimiento de los riesgos del proceso No hay conocimiento de las polticas de administracin del riesgo ni se realiza revisin o seguimiento de los riesgos del proceso contractual No hay seguimiento en las actuaciones contractuales, ni control en los contratos que se ejecutan. 1 Poco compromiso de los funcionarios en sus actividades y en la ejecucin de las polticas de la entidad No se incentiva la capacitacin en el personal, ni se aplican o ejecutan los planes de talento humano 2 Falta mayor compromiso, control y seguimiento en la mejora de los procesos No existe un sistema de informacin que permita que la gestin sea ms eficaz y eficiente No se aplican indicadores que midan la eficacia y la eficiencia del proceso 3 Poco conocimiento y divulgacin de los manuales de talento humano Poca conocimiento del cdigo de tica y de buen gobierno

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Deficiencia en los canales de comunicacin existentes con la ciudadana y dems clientes Deficiencia en la cultura de autoevaluacin Deficiencia y poco control de las quejas, y reclamos No existe seguimiento ni se aplica mecanismo de control a las peticiones No se aplican planes de mejoramiento individual No se aplican las recomendaciones de las evaluaciones de los procesos

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Poco conocimiento y aplicacin del trabajo en equipo No hay seguimiento ni se aplican mecanismos de mejora del clima organizacional No existe un mecanismo de control de la informacin

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Deficiencia en la revisin de los requisitos legales en la contratacin Deficiencia en formulacin de planes de accin para el logro de los objetivos institucionales

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Proceso(s) Auditado(s): EVALUACION Auditado(s): LILIANA ZAPATA Cargo: Asesor Control Interno

Resultados por proceso

Proceso / Actividad NC Total NC 13 Apoyo/.Gestin de control interno, Gestin de mejoramiento OBS Descripcin

9 1 Deficiencia en la socializacin de los instrumentos de evaluacin

Mayor capacitacin al personal en asuntos del control interno no se realiza revisin o seguimiento constante de los riesgos de los procesos No existe ni se aplica encuestas para satisfaccin de los clientes No hay conocimiento, ni divulgacin de administracin del riesgo medir la

de las polticas

No se realiza revisin o seguimiento de los riesgos del proceso contractual No hay seguimiento permanente en las actuaciones contractuales, ni control en los contratos que se ejecutan. 3 Poco compromiso de los funcionarios evaluaciones de control en las

Poca divulgacin y conocimiento por los servidores del mapa de procesos de la entidad. Falta mayor compromiso, control y seguimiento en la mejora de los procesos

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No existe un sistema de informacin que permita que la gestin sea ms eficaz y eficiente No se aplican indicadores que midan la eficacia y la eficiencia del proceso 6 Deficiencia en la cultura de autoevaluacin No hay un seguimiento y medicin de las acciones correctivas No hay seguimiento y medicin de los planes de mejoramiento por procesos No se ha implementado planes de mejoramiento individual No se aplican las recomendaciones de las evaluaciones de los procesos 7 Poco conocimiento y aplicacin del trabajo en equipo No existe un mecanismo de control de la informacin 8 Poco seguimiento y control de la calidad de los procesos No se aplican indicadores para medir la gestin del control interno 9 Deficiencia en formulacin de planes de accin para el logro de los objetivos institucionales

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3.2. CONCLUSIONES Es importante la puntualidad y asistencia, por parte de los responsables de los procesos, durante la Auditora y en las reuniones de apertura y cierre, como evidencia del compromiso con la implementacin, mantenimiento y mejoramiento del Sistema de control y de calidad. Dar estricto cumplimiento a las disposiciones planificadas para el control de los documentos internos del sistema de control interno (revisin, aprobacin, publicacin, divulgacin, implementacin). Aunque se han adelantando actividades de divulgacin en algunas Dependencias, estas no se han realizado integralmente para el S.I.G.C. La definicin y ubicacin explcita de las Acciones para el mejoramiento, del ciclo PHVA, dentro de la caracterizacin de los procesos, realizadas a partir del anlisis de los resultados de los indicadores de seguimiento y medicin, con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo completo para alcanzar los resultados planificados y facilitar la gestin de los procesos por el personal responsable. La capacitacin del personal sobre los conceptos bsicos administrativos que le permitan un mejor y adecuado manejo de los procesos y actividades diarias, de tal forma que pueda aportar en mayor medida en la eficiencia y eficacia de los mismos.

Formular estrategias que permitan un mejor control de los procesos especialmente en materia de adquisicin y de contratacin.

Se requiere con carcter urgente la presencia de un abogado de planta que facilite la revisin y control de los procesos en el mbito legal. Para ello se requiere formular como estrategia el uso de la contratacin de un abogado interno y no externo en la entidad, de tal forma que se optimicen los recursos y a la vez que exista un mejor apoyo de los procesos y procedimientos de la entidad.

Es necesario analizar y replantear el manual de funciones y ajustar la estructura a la necesidad del entorno y de la entidad.

Implementar Hojas de ruta para efectos de medir la eficiencia y ejercer mayor control y seguimiento de los procesos y subprocesos.

Realizar inventario de los bienes muebles e inmuebles y asegurar los bienes de la entidad para prevenir daos o prdidas.

Es necesario que la entidad cuente con un apoyo en sistema de informacin y con programas informticos para la presentacin de informes y rendicin de cuentas.

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El gerente de la entidad, debe formular estrategias que persigan la obtencin de recursos con el fin de contribuir en el beneficio y mayor optimizacin de la entidad.

Darle ejecucin y aplicacin a las polticas y manuales generados en la implementacin del Mec, a fin de que el sistema de control interno de la entidad

3.3 RECOMENDACION

se requiere formular como estrategia el uso de la contratacin de un abogado interno y no externo en la entidad, de tal forma que se optimicen los recursos y a la vez que exista un mejor apoyo de los procesos y procedimientos de la entidad. Esto a la vez, contribuye en el control, revisin y seguimiento de las actuaciones. Es necesario que el gerente de la entidad capacite al personal y ejecute los planes de capacitacin que se han diseado pues se denota poco conocimiento en las actuaciones y poco compromiso en el desarrollo de los procesos.

Se recomienda divulgar al personal y a la comunidad el cdigo de etica y buen gobierno como convocar a la comunidad para la conformacin del comit de buen gobierno. A su vez que se divulgue los formatos de peticiones, quejas y reclamos.

Se recomienda aplicar la encuesta de satisfaccin de los clientes y de los usuarios en la asesora a fin de medir la gestin y eficiencia de la entidad y de sus funcionarios.

Se recomienda el uso de las hojas de ruta que permitan agilizar las actividades de cada uno de los procesos, de tal forma que se mida la eficiencia y celeridad.

Se recomienda la realizacin de reuniones peridicas con el personal a fin de evaluar la gestin de la entidad y de sus funcionarios y hacer seguimiento de los compromisos.

Los compromisos que se asientan en los concejos de gobierno se les haga seguimiento y control en cada citacin, esto permitir de igual forma medir la gestin y lograr su ejecucin.

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3.3 FORTALEZAS

La implementacin del modelo estndar de control interno y del sistema de calidad. La entidad cuenta con las herramientas del sistema de control interno y las herramientas que permitir la consulta de la documentacin de todos los Servidores y dems Usuarios. Estn identificados los procesos que le permiten a la Entidad cumplir con su misin (Estratgicos, apoyo, misionales, de evaluacin). Estn identificados los riesgos de la entidad que le permitan prevenir su acaecimiento Estn conformados los comits de control interno y de calidad que apoyen en el control y seguimiento y en la medicin de la eficiencia, eficacia de la gestin. La entidad cuenta con manuales de indicadores de gestin que puedan permitir medir las metas formuladas.

4. NOMBRES Y FIRMAS

LILIANA ZAPATA NELSON RUIZ AHUE Alcalde Auditor Lider

IVAN DARIO MELGAREJO Asesor Planeacin

JAIME CASTRO RENGIFO Asesor Proyectos

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CESAR AUGUSTO CHOTA DORA CECILIA AHUE COELLO Jefe de Personal Secretaria de Despacho

CURICO

ALEX SILVA

REATEGUI GERARDO GARCIA CARIHUASARI

Tcnico de Presupuesto Tcnico de Tesorera

LUZ ELENA LOPEZ NORIEGA Auditor

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