Glosario Archivstico

1. El Archivo General de la Nacin (A.G.N): es una entidad del orden nacional adscrito al Ministerio de Cultura, encargada de la organizacin y direccin del Sistema Nacional de Archivos. 2. Sistema Nacional de Archivos: rige la poltica archivstica en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del Pas y ponerlo al servicio de la comunidad. 3. Documento: todo objeto fsico que registra informacin. 4. Documento de Archivo: registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones y tiene como adjetivo ordenar probar e informar. 5. Museologa: cualquier documento soporte que lleva fijada una informacin que sea posible exhibir. 6. Historia: cualquier documento soporte que lleva fijada una informacin que esta referida a un pasado humano 7. Bibliotecologa: documento soporte que lleva un texto preparado para fines culturales y esta destinado a ser narrativo y tiene un mensaje cultural que se edita. 8. Archivologa: documentos producidos por una actividad administrativa. 9. Derecho: documento con texto que goza con valor legal. 10. 11. 12. 13. 14. Diplomtico: documento que registra un escrito de asunto jurdico. Documentos Dispositivos-Imperativos: son aquellos en que la autoridad asienta Documentos testimoniales o Probatorios: es aquel en el cual la autoridad Documentos Informativos o Noticioso: son aquellos en los que el sujeto Documento Original: es el ejemplar de un documento autentico cuyo texto

su voluntad con intencin de ser obedecido. asienta o acepta una informacin de modo que haga fe y tenga valor legal. asienta una informacin o noticia con una tramitacin. presenta todos los requerimientos que lo habilitan para cumplir el objetivo al que esta destinado. 15. Copia: es un ejemplar de un documento que contiene el texto del original pero no ha sido creado para cumplir el objetivo por el cual se creo, omite requisitos de original o lleva la advertencia (ES COPIA). 16. Minuta: es un boceto, esquema o enumeracin de asuntos que habrn de volcarse al documento original tal cual.

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Principio de procedencia: principio fundamental de la archivstica por el cual

se establece que los documentos producidos o recibidos por una institucin o dependencia no deben mezclarse con los otros. 18. 19. 20. 21. 22. 23. De Orden Original: por el cual se establece que la disposicin fsica de los Documentacin en Gestacin: planificacin y tramitacin producida por un acto Archivo de Gestin: oficina productora que rene su documentacin en trmite Documento Activo: es un documento vigente Archivo Central: unidad administrativa que coordina y controla el documentos de archivos debe respetar la secuencia del trmite que los produjo. administrativo. sometida a consulta administrativa.

funcionamiento de los archivos de gestin y rene los documentos transferidos. Vigencia: vence el plazo explcitamente en el documento, se produce un nuevo documento que anule o modifique al anterior, desaparece el objeto fsico que le da la razn de ser al documento. 24. 25. 26. Plazo Precaucional: Documentacin semi-activa: Archivo Histrico: Conjunto de documentos, sea cuales sean su fecha, su

forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona fsica y generan un valor secundario permanente y pasan hacer documentacin inactiva. 27. Documentacin Inactiva: es aquella que adquiere un valor secundario que ya no es su objetivo principal 28. Valores Secundarios: histrico, cultural, cientfico e investigacin. 29. Valor Primario: administrativos, legal, jurdico, fiscal, contable y tcnico. 30. T.R.D: tabla de retencin documental. 31. Organizacin Documental: se compone por 3 procesos archivsticos, clasificacin, ordenacin y descripcin documental. 32. Clasificacin: labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que componen toda agrupacin documental de acuerdo a la estructura orgnica funcional de la entidad. 33. Fondo Documental: totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacin institucional. 34. Seccin: es una subdivisin del fondo integrada por conjunto de documentos generados en razn de esa sub divisin. 35. Ordenacin Documental: ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en un orden previamente acordado. 36. Sistema de Ordenacin: numrico, alfabtico y misto

37. Numrico: Sistema ordinal y sistema cronolgico 38. Alfabtico: onomstico, toponmico y temtico. 39. Sistemas Numrico Ordinal: es disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente obedeciendo a las numeracin que los identifica unidades documentales simples. 40. Sistema de Numeracin Cronolgica: consiste en colocar los documentos unos detrs del otro en forma secuencial, de acuerdo con la fecha en que la documentacin ha sido tramitada teniendo en cuenta el ao, mes y da. 41. Alfabtico Onomstico: para este sistema se debe tener presente que va 1er apellido mayscula sostenida 2 do Apellido mayscula sostenida, nombre minscula y primera en mayscula. 42. Toponmico: ordenacin alfabtica por el nombre del lugar de ubicacin geogrfico se maneja con jerarqua de mayor a menor. 43. Temticamente: tema o asunto alfabticamente. 44. Sistema Alfanumrico: alfabeto y numeracin cronolgica 45. Ordinal Cronolgico: cuando los combinamos tiene una exigencia solamente para unidades documentales simples. 46. Unidad Documental: unidad de anlisis de procesos de clasificacin y caracterizacin documental. 47. Tipo Documental: totalidad de los documentos producidos y recibidos en funciones del ente especifico. 48. Radicacin: asignacin de un numero consecutivo. 49. Registro: anotacin de datos mas significativo. 50. Folear: controlar la cantidad de folio en una unidad de conservacin. 51. ARCHIVO PBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas. 52. ARCHIVO PRIVADO DE INTERS PBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador. 53. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. 54. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.

55. FUNCIN ARCHIVSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente. 56. GESTIN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. 57. Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural. 58. Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros. 59. 60. Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por Administracin de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales

su valor sustantivo, histrico o cultural. dirigidas a la planeacin, direccin y control de los recursos fsicos, tcnicos, tecnolgicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. 61. Almacenamiento de documentos: Accin de guardar sistemticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservacin apropiadas. 62. 63. Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivstica. Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos

documentales procedentes de organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia. 64. Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en custodia. 65. Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en custodia.

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Archivo del orden nacional: Archivo integrado por los fondos documentales

procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en custodia. 67. 68. Archivo electrnico: Conjunto de documentos electrnicos producidos y Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por tratados conforme a los principios y procesos archivsticos. personas naturales o jurdicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades. 69. Archivo privado de inters pblico: Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador. 70. Archivo pblico: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas. 71. 72. 73. 74. 75. Carpeta: Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los Catlogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales. Certificacin de documentos: Accin de constatar la presencia de Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los Clasificacin documental: Fase del proceso de organizacin documental, en documentos para su almacenamiento y preservacin.

determinados documentos o datos en los archivos. documentos desde su produccin o recepcin, hasta su disposicin final. la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos). 76. Cdigo: Identificacin numrica o alfanumrica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificacin documental establecido en la entidad.

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Coleccin documental: Conjunto de documentos reunidos segn criterios

subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgnica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original. 78. Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organizacin de fondos acumulados es pertinente el uso del trmino correspondencia, hasta el momento en que se adopt la definicin de comunicaciones oficiales sealada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nacin. 79. Conservacin de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo. 80. Conservacin preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden tcnico, poltico y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. 81. 82. Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de Copia autenticada: Reproduccin de un documento, expedida y autorizada documentos con el fin de conocer la informacin que contienen. por el funcionario competente y que tendr el mismo valor probatorio del original. 83. 84. 85. Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar Cuadro de clasificacin: Esquema que refleja la jerarquizacin dada a la informacin contenida en el original en caso de prdida o destruccin del mismo. formado por la costura de uno o varios cuadernillos. documentacin producida por una institucin y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. 86. Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institucin o una persona, que implica responsabilidad jurdica en la administracin y conservacin de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

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Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras

oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. 89. 90. 91. 92. 93. 94. Folio: Hoja. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurdicas Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningn criterio de Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado

administrativamente vigentes, que se completa sistemticamente. organizacin archivstica. de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurdicas que los generaban. 95. 96. Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la natural o jurdica en desarrollo de sus funciones o actividades. teora archivstica por el cual se establece que la disposicin fsica de los documentos debe respetar la secuencia de los trmites que los produjo. Es prioritario para la ordenacin de fondos, series y unidades documentales. 97. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual se establece que los documentos producidos por una institucin y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. 98. Recepcin de documentos: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurdica. 99. Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s que posibilitan la homogenizacin y la normalizacin de los procesos archivsticos.

100. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas especficas. 101. Transferencia documental: Remisin de los documentos del archivo de gestin al central, y de ste al histrico, de conformidad con las tablas de retencin y de valoracin documental vigentes. 102. Unidad de conservacin: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservacin e identificacin. Pueden ser unidades de conservacin, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. 103. Valor administrativo: Cualidad que para la administracin posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. 104. Valor cientfico: Cualidad de los documentos que registran informacin relacionada con la creacin de conocimiento en cualquier rea del saber. 105. Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada. 106. Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos, valores, modos de vida o desarrollos econmicos, sociales, polticos, religiosos o estticos propios de una comunidad y tiles para el conocimiento de su identidad. 107. Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pblica. 108. Valor histrico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de informacin, tiles para la reconstruccin de la memoria de una comunidad. 109. Valor jurdico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho comn y que sirven de testimonio ante la ley.

110. Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histrica, cientfica y cultural, deben conservarse en un archivo. 111. Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables. 112. Valor tcnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institucin en virtud de su aspecto misional. 113. Valoracin documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.