Versin
1 (12/4/2011)
Motivo
Redaccin Inicial
Realizado
SB, ME, RSS, RSM, DV
Comprobado
SB
Aprobado
RSM
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ndice
1. TTULO.........................................................................................................................................4 2. OBJETIVO...................................................................................................................................4 3. JUSTIFICACIN.........................................................................................................................4 3.1. JUSTIFICACIN ACADMICA.............................................................................................................4 3.2. JUSTIFICACIN DE PRODUCTO.........................................................................................................5 4. ALCANCE....................................................................................................................................5 4.1. REQUISITOS DEL PROYECTO............................................................................................................6 4.2. LMITES DEL PROYECTO...................................................................................................................6 4.3. LMITES DEL PRODUCTO...................................................................................................................6 5. EQUIPO.......................................................................................................................................7 5.1. ORGANIGRAMA.................................................................................................................................7 5.2. ROLES EN EL EQUIPO.....................................................................................................................10 6. CALENDARIO............................................................................................................................ 2 1 7. COSTES DEL PROYECTO....................................................................................................... 3 1 7.1. PRESUPUESTOS PARA EL PROYECTO............................................................................................13 7.2. CRONOGRAMA INICIAL DE GASTOS................................................................................................13 7.3. COSTES DEL PROYECTO.................................................................................................................14 7.4. FLUJO DE CAJA DE INVERSIN.......................................................................................................15 8. INTERESADOS Y HERRAMIENTAS DE COMUNICACIN................................................... 6 1 8.1. IDENTIFICACIN DE LOS INTERESADOS..........................................................................................16 8.2. HERRAMIENTAS DE COMUNICACIN...............................................................................................16 8.2.1. Comunicacin Oral..............................................................................................................16 8.2.2. Comunicacin Escrita .........................................................................................................17 . 9. GESTIN DOCUMENTAL DEL PROYECTO .......................................................................... 7 . 1 9.1. FORMATO .......................................................................................................................................17 . 9.2. UBICACIN DE LA INFORMACIN....................................................................................................18 9.3. REVISIN Y APROBACIN DE DOCUMENTOS..................................................................................18 9.4. CONTROL DE LA DOCUMENTACIN................................................................................................18 9.5. UBICACIN DE LA INFORMACIN....................................................................................................18 9.6. ESTRUCTURA DE LA INFORMACIN................................................................................................18 9.7. CODIFICACIN DEL ENCABEZADO DE LOS ENTREGABLES .............................................................19 . 9.8. ARCHIVO DOCUMENTAL - COPIAS DE SEGURIDAD.........................................................................19 9.9. NOMENCLATURA DE CODIFICACIN...............................................................................................20 10. CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO.................................................................... 1 2 10.1. REUNIONES PARA CONTROL DE ENTREGABLES...........................................................................21 10.2. LUGARES DE REUNIN.................................................................................................................22 11. METODOLOGA DEL TRABAJO........................................................................................... 3 2
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12. CALIDAD.................................................................................................................................. 4 2 12.1. REVISIONES DE DOCUMENTOS ....................................................................................................24 . 12.2. ESTADO DE LOS DOCUMENTOS....................................................................................................24 13. REGLAS DE CONVIVENCIA.................................................................................................. 4 2 13.1. PUNTUALIDAD...............................................................................................................................24 13.2. ASISTENCIA A REUNIONES ...........................................................................................................25 . 13.3. SOLUCIN DE CONFLICTOS..........................................................................................................25 14. RIESGOS.................................................................................................................................. 6 2 15. CRONOGRAMA....................................................................................................................... 8 2
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1. TTULO
Este proyecto surge de la oportunidad que se nos brinda, desde la Universidad Politcnica de Catalua, para presentar un proyecto final en el cual aplicar todo los conocimientos adquiridos a lo largo del Mster en Project Management Industrial y de Servicios, que iniciamos en fecha 26 de Noviembre del 2010 en el Edifico Tech Talent Center que la Fundacin UPC tiene en la calle Badajoz numero 73-77 en la ciudad de Barcelona. Para la realizacin de este proyecto hemos decido reunirnos cinco estudiantes del Mster Project Management Industrial y Servicios II y formar una consultora a la cual le hemos dado el nombre de PMbarnaBOK
2. OBJETIVO
La consultora PMbarnaBOK deber entregarle a nuestro cliente Jaume Mussons y a junta evaluadora un proyecto de excelente calidad. El proyecto consistir en la implantacin de cinco locales de restauracin en Japn bajo el nombre de Barceloneat donde se ofrezca una rica degustacin de productos alimentarios catalanes.
3. JUSTIFICACIN
3.1. Justificacin Acadmica
Con la entrega del documento Proyecto Final esperamos satisfacer las expectativas puestas sobre el equipo por parte del profesorado y demostrar al tribunal evaluador del Mster Project Management Industrial y Servicios, la adquisicin de los conocimientos y la correcta utilizacin de las herramientas de gestin de proyectos tratadas durante todo el curso. El Proyecto Final es un documento donde cualquiera de nuestros Stakeholders podr ver de nuestro proyecto: la calidad, la innovacin, el coste, y el alcance. Este documento debe ser de fcil interpretacin para todos los interesados.
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4. ALCANCE
Se gestionar el proyecto utilizando la metodologa PMBOK, ampliando esta informacin con otras herramientas vistas en el Mster, (Montecarlo, QFD, DAFO, AMFE, Gantt). Se establecer unas fases de proyecto que den lugar a la consecucin del proyecto demandado por nuestro cliente dedicando especial atencin en los apartados de Tiempo, Alcance y Costes.
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Con el fin de compartir y disfrutar de todas las fases y apartados del proyecto hemos creado una metodologa de roles intercambiados peridicamente, con ello conseguiremos que todos los componentes del grupo puedan participar en todas las reas de proyecto completo y no especializarse en reas determinadas del mismo. El proyecto tambin incluir, el contrato con los proveedores, hardware necesario para el cobro, control de stock, formacin del personal y un contrato de mantenimiento.
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Nuestra idea parte de suministrar a estos locales productos alimentarios de altsima calidad ya que el cliente japons es un cliente que valora la calidad de un producto. De inicio Barceloneat pretende abastecerse con producto local de cooperativas catalanas, aunque siempre se estar abierto a conseguir otros productos de distintos proveedores.
5. EQUIPO
5.1. Organigrama
A continuacin se detallan las personas que forman el equipo, su contacto y las abreviaturas que se utilizarn en el proyecto:
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En el Organigrama se puede ver a los integrantes de PMbarnaBOK y sus roles principales en el proyecto Barceloneat. Los Directores de cada una de las reas se encargarn de supervisar los entregables de cada fase del proyecto as como realizar el proceso de cierre de sus reas en el proyecto Barceloneat. Organigrama PMbarnaBOK (Responsabilidades rotatorias) A pesar de tener unos roles en el organigrama, el equipo de PMbarnaBOK en el proyecto Barceloneat, con el fin de compartir, aprender y disfrutar de todas las fases y apartados del proyecto, se ha creado una metodologa de responsabilidades intercambiables peridicamente, para conseguir que todos los componentes del grupo puedan participar en todas las reas del proyecto y no especializarse exclusivamente en el rea determinada por el rol fijo del organigrama. Las rotaciones se realizarn cada 4 semanas. La persona que deja un rol colaborar con la persona que inicia el rol de forma que haya una buena transferencia de la informacin. El Director del rea dar soporte y aprobaciones de todos documentos de su rea.
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Coordinador (CO) 10 Impulsor (IM) 8 6 4 Especialista(ES) 2 0 Implantador (IP)
Bobes Susana Esteban Miguel Snchez Rafael Sans Roger Villanueva David
Cerebro (CE)
Cohesionador(CH)
Finalizador(FI)
Leyenda
Muy Alto Alto Medio Bajo 10 8 6 3
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6. CALENDARIO
El esfuerzo temporal para desarrollar el proyecto se basa en el siguiente calendario.
MARZO J V 3 4 10 11 17 18 24 25 31 MAYO J 5 12 19 26 ABRIL X J 6 13 20 27 7 14 21 28
L
9
7 14 12 21 13 28
10 11
M 1 8 15 22 29
X 2 9 16 23 30
S 5 12 19 26
D 6 13 20 27
L
13
M 5 12 19 26
4 11 16 18 17 25
14 15
V 1 8 15 22 29
S 2 9 16 23 30
D 3 10 17 24
Conformacin del Equipo
L
17 18 19 20 21 22
M 3 10 17 24 31
X 4 11 18 25
V 6 13 20 27
S 7 14 21 28
2 9 16 23 30
D 1 8 15 22 29
L
22
M 7 14 21 28
6 24 13 25 20 26 27
23
JUNIO X J 1 2 8 9 15 16 22 23 29 30
V 3 10 17 24
S 4 11 18 25
D 5 12 19 26
Reuniones Semanales
L
26
M 5 12 19 26
X 6 13 20 27
JULIO J 7 14 21 28
4 11 29 18 30 25
27 28
V 1 8 15 22 29
S 2 9 16 23 30
D 3 10 17 24 31
31 32 33 34 35
L 1 8 15 22 29
M 2 9 16 23 30
X 3 10 17 24 31
AGOSTO J 4 11 18 25
Festivos
V 5 12 19 26
S 6 13 20 27
D 7 14 21 28
Presentacion del Proyecto Final Reunin por confirmar con el Project Manager Senior
L
35
M 6 13 20 27
5 37 12 38 19 39 26
36
SEPTIEMBRE J V 1 2 7 8 9 14 15 16 21 22 23 28 29 30 X
S 3 10 17 24
D 4 11 18 25
L
39
M 4 11 18
X 5 12 19
OCTUBRE J V 6 13 20 7 14 21
3 10 42 17
40 41
S 1 8 15
D 2 9 16
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PRESUPUESTO Recursos Propios Cantidad Unidad Gerente General 150 Horas Director de Calidad 150 Horas Director de RRHH y Comunicaciones 150 Horas Director de Riesgos y Adquisiciones 150 Horas Director de Marketing innovation 150 Horas Otras consideraciones Consumibles 1 Materiales Contingencias 1 Global
19.550,00
Total de Gastos
Tabla 2
19.550,00
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Por el histrico y considerando los riesgos asociados a este tipo de proyecto se debe aadir un 15% a este valor como contingencia para hacer frente a posibles retrasos entre los cuales: retrasos de pagos por parte del cliente, Logstica, Materiales, Adquisiciones, RRHH, etc.
1.635.300,00 .
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Telfono: Se usara para comunicaciones rpidas. Skype: Se usara cuando se requieran multiconferencias entre los miembros del equipo de proyecto.
Microsoft Office 97-2003, para poder mantener la compatibilidad de todos los ficheros o Los documentos de texto tendrn formato .doc del programa WORD
o Los documentos de Hoja de clculo .xls del programa EXCEL o Las presentaciones .ppt del programa POWER POINT Acrobat Reader, versin 10. Ficheros .pdf Microsoft Project, versin 2007. Ficheros pjt Microsoft Visio versin 2007 (diagramas de flujo). Ficheros vsd Minitab, versin 15. Ficheros mtw o mpi
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La direccin de Google Docs donde quedara almacenado tambin ser almacenada en el disco asignado a la cuenta dvilanuevatalavera@gmail.com
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GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIN GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIN GRUPO DE PROCESOS DE SUPERVISIN Y CONTROL GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE
Adems se aadir varias carpetas para poder guardar otra informacin til del proyecto PRESENTACIONES REUNIONES REGISTROS VARIOS DOCUMENTOS NO DEFINITIVOS
Dentro de estas carpetas podremos encontrar carpetas de cada una de los 42 procesos de este proyecto. Por ejemplo dentro del GRUPO DE PROCESO DE INICIACIN: 4_1_PROYECT CHARTER 10_1_IDENTIFICAR A INTERESADOS
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El director de rea es responsable de guardar todos los apartados aprobados de su rea.. Cada uno de los integrantes del grupo, guardar una copia de su trabajo hasta que se apruebe el documento.. Cuando se finalic el proyecto se realizaran copias en formato digital (CD), para cada integrante del grupo.
Corresponde con el descriptivo del Fichero Corresponde con la versin del documento.
FORMATO DEL REGISTRO o XXXX_ddmmaa_VZ Donde: o XXXX registro o ddmmaa o VZ Corresponde con la abreviacin del descriptivo del
Corresponde con la fecha realizacin del fichero Corresponde con la versin del documento.
Los documentos no definitivos aadirn al final del nombre de fichero los caracteres NO_DEF despus de la versin del documento.
NOTA: Se deber actualizar todos los campos del fichero antes de guardarlos y dejarlos como definitivos para que todos los nombres de fichero e ndices estn completamente actualizados al guardarlos 20de28
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Mes
Sesin Semana 09
Moderador (*) (*) (*) RSS RSM ME DV SB RSS RSM ME DV SB RSS RSM ME DV SB RSS RSM ME
Secretario (*) (*) (*) RSM ME DV SB RSS RSM ME DV SB RSS RSM ME DV SB RSS RSM RSS DV
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
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Semana 36 Septiembre Semana 37 Semana 38 Semana 39 Semana 40 Octubre Semana 41 Semana 42 DV SB RSS RSM ME DV SB SB RSS RSM ME DV SB RSS
(*) Semanas en las que se realzan reuniones sin aplicar metodologa y solo se realiza un acta. El moderador se responsabilizar de controlar la agenda de reuniones / orden del da, mantener el foco del debate, as como favorecer la participacin de todos los integrantes. En caso de votaciones, el moderador se encarga de la gestin y presentacin de los resultados. El secretario debe anotar toda aquella informacin de inters para el progreso del proyecto, as como cumplimentar las actas de reunin segn el procedimiento acordado por todo el equipo. La persona que es secretaria en una reunin pasa a ser el moderador de la siguiente y quien debe realizar la agenda de la misma, que har llegar a los miembros del equipo antes de la reunin.
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12. CALIDAD
12.1. Revisiones de documentos
Los nuevos documentos sern revisados semanalmente, previamente a la reunin semanal. Susana Bobes har una lectura de comprensin de todos los documentos.
Despus de comprobar y aprobar el fichero, se deber subir el fichero a la pgina web ,,ftp y Google Docs, Se le quitar la terminacin, y se actualizaran todos los campos para que aparezca el fichero correcto y el ndice correcto .
13.1. Puntualidad
Se ruega mxima puntualidad en las reuniones semanales. Se considera una puntualidad aceptable aquella que no supere los 15 minutos desde la hora terica de comienzo de dicha reunin. Si algn integrante del grupo supera esta impuntualidad reiteradamente sin motivo justificado el grupo decidir que sancin se le aplica.
Se ruega mxima puntualidad en las entregas. El incumplimiento en la entrega de alguna tarea asignada a un miembro del equipo ser evaluado por el director de proyecto y, en consenso con el resto del equipo, se ampliar el plazo que se estime para la misma, o se reasignar sta entre los miembros restantes con la consiguiente notificacin en el acta de la reunin en la que est incluida.
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En caso de causa mayor que imposibilite a algn miembro del equipo realizar la tarea, sta ser reasignada del mismo modo al resto de miembros por parte del director de proyecto.
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14. RIESGOS
El anlisis de los riesgos consiste en la identificacin, valoracin de la incidencia (consecuencia) y la frecuencia de los riesgos del proyecto con el fin de conocer el impacto que pueden tener dichos riesgos en el proyecto. Hay que realizar un plan, con el fin de minimizar el efecto de estos a lo largo del proyecto. El riesgo se relaciona con la probabilidad de que ocurra alguna circunstancia adversa; en el mbito de la planificacin, recursos, calidad, desempeo y organizacin.
Causas
Frecuencia de la Falta
Consecuencia
Riesgo
Solucin
Todo proyecto requiere ajustes al costo, tiempo y calidad .Para controlar y manejar los cambios al alcance del proyecto se usar el sistema de control de cambios, que define los procedimientos por los cuales se aprobarn o rechazarn los cambios en el proyecto. El cambio de prioridades debe ser discutido por el equipo en la reunin, se har a traves de votacin y de acuerdo a las necesiades que amerite el caso. La persona encargada del documento deber avisar con anticipacin que no lograr tener el documento en el tiempo planificado, Se buscar reducir al maximo este riesgo a raves del seguimiento y control de tareas Se reestructurarn las competencias de cada integrante y se dividirn los deberes de la persona en cuestin para sacarlos en los tiempos establecidos. Al momento de la asignacin de la tarea se definir que se espera de cada entregable. Deben tener una mxima, en su entrega deben estar bajo los estndares definidos. Para detectar una falta de concrecin o contenido, es aconsejable, pre-entregas o entregas parciales para que sean revisadas por el resto del grupo con anterioridad a la fecha limite. Cada miembro del equipo debe planificar y realizar sus estimaciones de tiempo y riesgos en las tareas claves, con la finalidad de no retrasar el avance del proyecto. El moderador deber llevar las riendas de las reuniones, si no se llega aun acuerdo en el tiempo establecido, se realizar votacin grupal para agilizar el avance de los puntos. El lder de la tarea deber velar para que se marquen unos objetivos y se cumplan, sin que se desven los temas a tratar hacia otros aspectos. Para evitar incidencias a lo largo del proyecto, trabajremos con la metodologa del PMBOK, ser nuestra gua y trabajaremos segn sus estndares. La reunin continuar su curso. El grupo valorar la naturaleza de la ausencia. El ausente deber informar de la misma lo antes posible al moderador de la reunin. El moderador le facilitar una copia del acta, as como tambin los deberes y responsabilidades que le hayan sido definidas. Los documentos sern guardados de forma duplicada por un responsable de back-up. Todo el material clave ser guardado por cada miembro del equipo en la web corporativa, adems habr un encargado de realizar el respaldo de seguridad. El lder deber velar por la buena comunicacin y ser el moderados de los posibles puntos de desacuerdo. Si los inconvenientes van mas all, el equipo tendr la responsabilidad de reconducir la situacin. El que prevea que se va a retrasar, deber informar al lder de la dificultad, para poder tomar medidas correctivas. Ests pueden ir desde nuevas redistribuciones hasta redefinicin de los objetivos finales, segn la naturaleza del retraso. Tiene que imperar por encima de todo, no retrasar la entrega final del proyecto. Se aceptar un retraso sin excusas no mas de15 min. Mas se considerar una falta de respeto hacia los dems, estando obligado a pagar la ronda de caf o la merienda. Si los retrasos son de mas de un integrante, se acumularan los pagos de caf y merienda. La reincidencia ser tratada de manera especial por el grupo.
Jerarquizacin
Cambios en el proyecto
27
Incidencia Alta
Cambios en las prioridades de los temas a desarrollar Documento clave no entregado Enfermedad de algn miembro del equipo
Incidencia Baja
18
Incidencia Media
Incidencia Media
27
Incidencia Alta
Falta de planificacin en tareas claves Lentitud en la toma de decisiones Mal funcionamiento del equipo en la reunin Mala aplicacin de la metodologa de trabajo
Incidencia Baja
Incidencia Media
27
Incidencia Alta
18
Incidencia Media
No asistencia a la reunin
Incidencia Media
Perdida de documentos Perdida de informacin digital. Problemas de comunicacin personal dentro del grupo Retraso en la entrega de documentos
18
Incidencia Media
2 2
18
Incidencia Media
Incidencia Baja
Incidencia Media
Incidencia Baja
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25
20
15
10
B B B 1
0
FRECUENCIA
Cambios enlas Enferme Faltade Lentitud Docume priorida dadde Entrega planifica enla nto Cambios algn blesde desde cinen tomade claveno enel los miembr baja proyecto tareas decision entrega temasa odel calidad es claves do desarroll equipo ar
4 3 2 1
Problem asde Retraso Mala Perdida comunic enla aplicaci No Perdida de ndela asistenci de acin entrega informac personal de metodol aala docume in dentro docume ogade reunin ntos digital. del ntos trabajo grupo 18 9 18
18
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INCIDENCIA
B B
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15. CRONOGRAMA
Trabajaremos con la herramienta Microsoft Project, la cual nos permitir asignar recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto, analizar cargas de trabajo y mantener el control de las actividades en todo el proyecto.
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