Manual de Ad

Departamento: CONTABILIDAD Asunto: organizacin Y Mtodos Fecha de emisin: 15/10/2009
MANUAL DE CONTABILIDAD
Paginas Nombre de la Compania:
ELABORACION DEL BALANCE GENERAL

Vigencia: Indefinida
ELECTRICIDAD TOTAL S.A.
Manual de Contabilidad
DISTRIBUCIN Auditoria Interna
RESPONSABILIDADES DE ARCHIVO ACTUALIZACIN Auditoria Interna Auditoria Interna Finanzas Control de calidad
NIVEL DE ACCESO
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Licda. Nelson Velasquez 15/10/09
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NDICE
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Introduccin Objetivos del manual Instrucciones del uso del manual Plan de cuentas Descripcin de cuentas Jornalizacion de las cuentas Modelos de Estados Financieros Formas
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INTRODUCCION El manual contable es el documento en el que se definen las polticas, cuentas y procedimientos contables de una empresa o grupo de ellas, que permite la sistematizacin del registro de sus operaciones y la preparacin de sus estados financieros. En el presente manual se presenta la clasificacin de las cuentas contables utilizadas en el departamento de contabilidad, asi mismo la forma adecuada de utilizacin de cada una de ellas para el mejor control contable de las operaciones de la empresa ELECTRICIDAD TOTAL S.A.. El catalogo de cuentas presentado en dicho manual, es un catalogo especifico de todas las cuentas utilizadas en el departamento contable demuestra los cargos y abonos a cada una de las cuentas asi mismo el porque se abona y se cargan. Los objetivos estn detallados en el presente manual, para su adecuada utilizacin, y para una mejor administracin en el departamento contable, para evitar que cuando una persona clave no este en su puesto no se pueda manejar el departamento, este es uno de los propsitos del manual . El manual contable fue diseado por la alta administracin para que se llevara a cabalidad el contenido del mismo y para que cada una de las personas que pasen por este departamento no se les dificulte su comprensin y el desempeo de las labores que en este departamento se llevan a cabo.
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OBEJTIVOS DEL MANUAL CONTABLE a) Regulara y uniformara el registro y preparacin de las operaciones contables; Al decir esto nos estamos refiriendo a que todo el control y registro sea uniforme, y que las transacciones y registros se hagan de la misma forma b) Servira de instrumento para la administracin; Servir de Instrumento a la administracin debido a que cuando se cambie personal o falta persona clave se pueda realizar las operaciones sin ningn problema. c) Facilitara el trabajo de contabilidad, en cuanto al registro de las transacciones y preparacin de informes; Ya que con esta herramienta el contador se guiara en cuanto a la preparacin de los estados financieros, y por lo consiguiente a informes solicitados por la alta gerencia. d) Proporcionara informacin adicional necesaria para ampliar los conceptos de los reportes generados; Cuando la contabilidad genere reportes de todas las transacciones realizadas, podrn guiarse en el manual para saber de que se esta hablando en los reportes. e) Facilitar el entrenamiento del personal relacionado con aspectos contables; El manual de Contabilidad ayudara a personas de primer ingreso para que de una u otra forma se lleven los registros uniformes y sean acordes como se han venido trabajando, sern sus guas de trabajo mientras aprenden bien las operaciones de esta seccin.
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INSTRUCCIONES DEL USO DEL MANUAL 1) Obligatoriedad. El uso del presente manual esta normado y regido por la alta direccin por lo que el uso del mismo para su aplicacin es obligatorio, debiendo llevarlo a cabo todos los interesados segn el puesto que corresponda. 2) Terminos a utilizar: Para la fcil interpretacin de este manual se llevaran los trminos mas utilizados, como por ejemplo, DEBITO CREDITO, como sus sinnimos Abonar y Acreditar, una cuenta, jornalizacion partidas dobles, esto a fin de no interpretar de una mejor forma la utilizacin de las cuentas contables afectadas . 3) Procedimientos para modificar el manual. Cuando por alguna razon cambie la norma de como contabilizar y llevar algun registro descrito en este manual, se haran las modificaciones de la siguiente forma. 3.1 Se hara la discucion para la modificacion de la politica y los procedimientos a modificar. 3.2 La Administracion evaluara el grado de importancia y autorizara la modfiicacion 3.3 Se hara la publicacion en los diferentes medios internos haciendo de su conocimiento de tal modificacion, asi mismo se solicitara por escrito la confirmacion de que se esta enterado de dicho cambio. 3.4 Se sustituira la politica del manual, anterior la cual quedara anulada. 4) codificacin Los codigos de cuentas se detallan mas adelante los cuales quedaran en su orden respectivo, segn presentacion de estados financieros. 5) Periodicidad en la preparacin de informes: La preparacion de los Estados financieros se haran conformo lo establece Las Normas Internacionales de Informacion Financiera la cual sera cada ao, aaxcepcion de los solicitados parcialmente por la gerencia.
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6) Libros y registros que se utilizarn en la empresa. Los libros que se llevaran en el departamento de contabilidad, necesarios y obligatorios, son Libro de control de inventarios, Diario Mayor Balance libro de caja, libro de egresos e Ingresos, libro de Cuenta Corriente, Libros de Actas, los cuales sern obligatorios, adicionalmente a estos todos los que la administracin requiera para llevar a cabo un buen control en sus operaciones contables.
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PLAN DE CUENTAS O NOMENCLATURA CONTABLE
No.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 ACTIVO
NOMBRE DE LA CUENTA
CUENTA CONTABLE
1.00.00.00.00
NO CORRIENTE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO CORRIENTE CAJA Y BANCOS CLIENTES DOCUMENTOS POR COBRAR CUENTAS POR COBRAR IVA MERCADERIAS MOBILIARIO Y EQUIPO
1.01.00.00.00 1.01.01.00.00 1.02.00.00.00 1.02.01.00.00 1.02.02.00.00 1.02.03.00.00 1.02.04.00.00 1.02.05.00.00 1.02.06.00.00 1.02.07.00.00
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No.
12 13 14 15 PASIVO
NOMBRE DE LA CUENTA
CUENTA CONTABLE
2.00.00.00.00
NO CORRIENTE PRESTAMOS A LARGO PLAZO IMPUESTO SOBRE LA RENTA
2.01.00.00.00 2.01.01.00.00 2.01.02.00.00
16 17 18 19 20 21
CORRIENTE PROVEEDORES CUENTAS POR PAGAR DOCUMENTOS POR PAGAR ESTIMACION PARA CUENTAS INCOB. DEPRECIACION ACUMULADA
2.02.00.00.00 2.02.01.00.00 2.02.02.00.00 2.02.03.00.00 2.02.04.00.00 2.02.05.00.00
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No.
22 23 24 25 26 CAPITAL
NOMBRE DE LA CUENTA
CUENTA CONTABLE
3.00.00.00.00
CAPITAL SOCIAL ACCIONES ORDINARIAS ACCIONES PREFERENTES GANANCIAS NO DISTRIBUIDAS
3.01.00.00.00 3.01.01.00.00 3.01.02.00.00 3.01.03.00.00
27
GANANCIA DEL EJERCICIO
4.00.00.00.00
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ASUNTO: CONTABILIZACION CUENTA CONTABLE:
FECHA DE VIGENCIA 15/10/09 1.01.01.00.00
POLITICA CONTABLE: PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
ALCANCE: Esta poltica incluye las siguientes cuentas: Terrenos Edificios inmuebles Vehculos Maquinaria planta de produccin POLITICA: Es poltica de la empresa ELECTRICIDAD TOTAL S.A. Llevar a cabo los registros provenientes de las transacciones realizadas con las cuentas en mencin, tanto las compras como las ventas de la cuenta llamada PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO, registrando los ingresos y egresos por venta o compra de las mismas. RESPONSABILIDAD: Es responsabilidad del departamento de contabilidad, especificamente del jefe de este departamento revisar que se hagan los registros correspondientes, designando a la o las personas necesarias para llevar al dia este control, quien debera rendir cuentas del mismo a la gerencia general.
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PROCEDIMIENTO
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GERENCIA GENERAL

JEFE DEPARTAM ENTO DE CONTABIL. PERSONAL ENCAGADO DE COPNTABILIZACION Realiz a el anlis is corres pondiente Realiz a la contabilizac in dependiendo el tipo de adquisicin o segn partidas de diario. venta del activo en m enc in, y traslada la inform acin al delegado, para que realic e la c ontabiliz ac in .
Traslada la politica a adoptar en la cuenta de propiedad planta y equipo al departam ento de c ontabilidad
JORNALIZACION ADQUIS ICION EN EFECTIVO P# X **********FE CHA******** P ropiedad planta y Equipo Caja y B ancos
xx xxx x xx xx xx x
ADQUIS ICION AL CREDITO P# X **********FE CHA******** P ropiedad planta y Equipo Cuentas por pagar xx xxx x xx xx xx x
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Descripciones Corresponde a la forma en la cual deber describirse un producto en la orden de compra para asegurar que tanto el proveedor como nuestro personal identifique adecuada y correctamente los bienes que se estn adquiriendo. DESCRIPCIN GENRICA (PRINCIPIO) Se utilizara como base dentro del maestro de materiales. DESCRIPCIN COMERCIAL
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Es el nombre comercial que utiliza el proveedor. En el sistema se deben utilizar ambas descripciones y se obtendrn del maestro el nombre genrico y por cada proveedor su nombre comercial. Ambas descripciones se utilizaran en la orden de compra y en las etiquetas de identificacin del producto y cdigo de barras. (APROBADO, RECHAZADO, ETC.)
Estructura de la descripcion: MATERIA PRIMA: Nombre del componente Descripcin fsica de forma y uso Color Nmero Medida Ej. Colorante Rojo tartacena No. 4 50 Ml.
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MATERIAL DE EMPAQUE Lnea Descripcin fsica de forma y uso Color Numero Medida Ej. Flores del campo Caja colonia 100 ml
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4.
ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO
Ciclo de conversion y Manejo de inventarios
Ciclo de Egresos
Materias Primas, Material De Empaque, Producto Terminado
Servicios y bienes no capitalizables
Proceso de Compras
Compras de Bienes y/ o Servicios
Bienes Capitalizables
Registro contable de Las compras
Ciclo de Activos Fijos
Ciclo Contable
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5.
Flujo diagramado del proceso
P R O C E S O D E C O M P R A S D E M A T E R IA S P R IM A S , P R O D U C T O T E R M IN A D O Y O T R O S IN S U M O S D E P R O D U C C IO N
DEPARTAM ENTO DE COM PR AS
JE FA T U R A D E A R E A
G E R E N C IA D E A R E A
G E R E N C IA C O R P O R A T IV A
R e c i b e s o l i c it u d v e r b a l d e l b ie n o s e r v i c io No V a lo r d e c o m p ra < Q 500 Si P r o c e d e a c o tiz a r (V e r A n e x o "A " p a ra ra n g o s y N o . d e c o t i z a c io n e s r e q u e r id a s ) B
R e v is a la O r d e n d e C o m p ra
A p ru e b a O rd e n d e C o m p ra e n e l s is te m a No No A p r u e b a la C o m p ra Si B
A p ru e b a O rd e n d e C o m p ra e n e l s is te m a
No
A p ru e b a la C o m p ra Si
A p r u e b a la C o m p ra Si
In g re s a la a p r o b a c i n e n e l s is t e m a
In g re s a la a p ro b a c i n e n e l s is te m a
In g re s a la a p ro b a c i n e n e l s is te m a
A In g r e s a e n e l s i s t e m a la o r d e n d e c o m p ra
O r d e n d e C o m p ra
Si V a lo r < Q 1 0 0 0 No Si V a lo r < Q 5 0 0 0 No
E fe c t u a l a C o m p r a
F in d e l p ro c e so
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6.
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PROCESOS 1. PROCESO DE MANEJO DE INVENTARIOS 2. PROCESO DE EGRESOS 3. PROCESO DE ACTIVOS FIJOS 4. PROCESO CONTABLE 7. Desarrollo del proceso
El proceso de compras es el proceso mediante el cual la Compaa adquiere sus bienes y / o servicios asegurando obtener la mejor calidad y precio posibles para cada compra-. Las compras pueden compras a efectuarse pueden clasificarse de la siguiente forma: a) Compras de Bienes y / o Servicios para produccin, es decir compra de Materias Primas, Material de empaque, servicios de maquila etc, que estn directamente relacionadas con el proceso de produccin y que usualmente requieren un proceso ms complejo para realizar la compra. Compras de Bienes y/o Servicios para el resto de departamentos la Compaa. Los cuales no se relacionan directamente con el proceso productivo de la Corporacin. Tales como compra de
b)
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papelera y tilies, compra de bienes muebles operativos y no productivos, etc.
Desarrollo del proceso para Compras de Bienes y / o Servicios para produccin Departamento de Compras: Recibe la solicitud de compra basada en el presupuesto o en las necesidades de compra conforme estas sean determinadas de acuerdo a las existencias de inventarios y expectativas de ventas. Si la Compra requerida es menor a Q 1,000. Deber obtenerse como mnimo una cotizacin por escrito, de lo contrario debern obtenerse la cantidad necesaria de cotizaciones de acuerdo al cuadro incluido en el Anexo A de este procedimiento. Despus de cotizar e identificar la cotizacin que cumpla con la calidad requerida del producto y al mejor precio, proceder a elaborar la orden de compra en el sistema. La orden de compra ser aprobada por los distintos niveles de autorizacin incluidos en el Anexo B de este procedimiento. Jefatura, Gerencia de Departamento o Gerencia Corporativa: Cada entidad de acuerdo a su nivel de autorizacin correspondiente, proceder a revisar las ordenes de compra que aparezcan bajo su usuario en el sistema de acuerdo a los niveles incluidos en el Anexo B de este procedimiento. Si aprueba la orden de compra esta ser trasladada automticamente por el sistema al ente que la gener ( en este caso el Departamento de Compras), para que proceda de realizar la misma.
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Desarrollo del proceso para Compras de Bienes y / o Servicios no relacionados con la Produccin y aplicable a todos los departamentos Secretaria o asistente del departamento: Recibe la solicitud de compra en forma verbal por parte de los jefes de departamento. Si la Compra requerida es menor a Q 1,000. Deber obtenerse como mnimo una cotizacin por escrito, de lo contrario debern obtenerse la cantidad necesaria de cotizaciones de acuerdo al cuadro incluido en el Anexo A de este procedimiento. Despus de cotizar e identificar la cotizacin que cumpla con la calidad requerida del producto y al mejor precio, proceder a elaborar la orden de compra en el sistema. La orden de compra ser aprobada por los distintos niveles de autorizacin incluidos en el Anexo B de este procedimiento. Jefatura, Gerencia de Departamento o Gerencia Corporativa: Cada entidad de acuerdo a su nivel de autorizacin correspondiente, proceder a revisar las ordenes de compra que aparezcan bajo su usuario en el sistema de acuerdo a los niveles incluidos en el Anexo B de este procedimiento. Si aprueba la orden de compra esta ser trasladada automticamente por el sistema al ente que la gener ( en este caso las secretarias o asistentes de cada Departamento), para que proceda de realizar la misma. Adquisicin de activos fijos Toda solicitud para adquirir activos fijos se har utilizando una orden de compra y deber llevar claramente identificado el nmero de la cuenta con el cual la compra de este activo ha sido autorizada previamente. A la orden de compra debern adjuntar las cotizaciones y cualquier otra informacin relacionada con la compra del activo fijo.
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Adicionalmente, cada adquisicin de bienes sujeta a capitalizacin deber contar con el presupuesto aprobado antes de efectuar la misma la misma. De igual forma todo bien susceptible a ser capitalizado es todo aquel activo fijo cuyo costo total (incluyendo los montos necesarios para ponerlo en funcionamiento) sea igual o mayor a Q 2,000. Otras consideraciones Proveedores nicos Existen algunos bienes o servicios que por su naturaleza estn representados o son proporcionados por un proveedor nico por proveedores especializados exclusivos; en estos casos, deber indicarse claramente sta situacin en la requisicin / orden de compra. De igual manera, deber tenerse cotizacin de dicho proveedor por el servicio que prestar. Contratos anuales Hay servicios que la compaa recibe constantemente a travs del ao y durante perodos mensuales y/o trimestrales, tales como: renta de oficinas, alquileres varios, servicios de lavandera, servicios de vigilancia, gasolina para vehculos de la compaa, suministros de cafetera, calibracin de bsculas, mantenimiento de aire acondicionado, anlisis de agua de calderas, fumigacin, jardinera, fletes, gastos consulares, servicios de contratacin de personal, servicio y mantenimiento al equipo de computadoras, mantenimiento de equipo de laboratorio, etc. Para este tipo de servicios y aquellos que por las caractersticas similares de los mencionados puedan ser incorporados en esta seccin, deber observarse lo siguiente: 1. Elaborar rdenes de compra "anuales", al inicio del ao, por el monto anual del contrato y especificar con la periodicidad que se prestar el servicio.
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2. La orden de compra deber ser autorizada por Gerente del rea que recibir el servicio o que coordina la actividad en beneficio de la empresa y deber contar con el Vo. Bo. del Gerente Corporativo. 3. La orden de compra deber indicar el nmero de cuenta contable en donde se registra el costo servicio al momento de recibirse. 4. El Depto. usuario deber llevar un archivo especial para este tipo de rdenes de compra. 5. Cuando se presente a cobro la factura o recibo que ampare esta clase de servicio deber autorizarla el gerente del departamento que recibe el servicio y har referencia a la orden de compra que ampara la contratacin del servicio. Se exceptan de esta seccin, aquellos bienes y/o servicios amparados con un contrato legal. Recepcion y pago de facturas amparadas con orden de compra En el proceso de recepcin pueden presentarse dos alternativas: a. Bienes y Servicios que son recibidos en los distintos departamentos. Como parte del proceso para recepcin y pago de las facturas del proveedor se debe contar con los siguientes documentos: Factura/Comprobante original Orden de compra autorizada Evidencia de recepcin del bien o servicio Copia de las cotizaciones segn el procedimiento b. Aquellos bienes que por su naturaleza tangible (PRODUCTO TERMINADO, MUESTRAS MEDICAS, LITERATURA, REPUESTOS, REACTIVOS, ETC.) debern ser recibidos en las bodegas de la compaa, para lo cual el encargado o responsable deber
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elaborar el respectivo DOCUMENTO DE RECEPCION, este documento de recepcin deber contener la siguiente informacin: 1. Fecha de recepcin (cuando se est recibiendo fsicamente el bien) 2. Nombre del proveedor 3. Nmero de orden de compra 4. Nmero de la factura 5. Codificacin del artculo, descripcin completa, unidad de medida y cantidad recibida. 6. Deber adems indicar si los materiales que se reciben estarn sujetos a las verificaciones del departamento de Control de Calidad (Esto en el caso que se trate unicamente de producto terminado) 7. Si la mercadera viene averiada, para los efectos del reclamo a la compaa aseguradora. Se requiere, adems, que en toda la documentacin que presente el proveedor o transportista a la seccin de recepcin y que sta corresponda a la entrega de un bien, deber "estamprsele" el sello de "recibido", el cual deber contener la fecha y nmero de recibido de recepcin. c. Para los servicios intangibles que no sean servicios adquiridos anualmente, sino que sean eventuales y que requieren orden de compra, su recepcin deber evidenciarse en el documento de la persona o empresa que ha prestado el servicio. d. Cuando una orden de compra lleve ms de una entrega parcial, ser el Departamento de Solicitante quien debe controlar que las entregas estn conforme a las cantidades solicitadas. e. En las ordenes de compra de bienes (literatura, etiquetas, stickers, etc.) se permite un margen del 5% ms o menos de diferencia sobre la cantidad solicitada. Cuando la cantidad entregada por el proveedor exceda de dicho margen, se debe pedir autorizacin de la Gerencia responsable de la compra para poder recibir la misma y para proceder con el pago.
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Apertura y revisin de proveedores: COMPRAS : Responsable de apertura de proveedores inclusive servicios los cuales deber abrir con un formulario de apertura proporcionado por la Gerencia respectiva (pude ser electrnico). Deber establecer claramente con el proveedor las condiciones comerciales para dejarlas implementadas al abrir el cdigo del mismo. CONTABILIDAD : Completara los datos correspondientes a cuentas contables retenciones etc. Segn el procedimiento. Emitir carta de informacin para proveedores sobre retencin de ser necesario. GARANTIA DE CALIDAD: Ser responsable de activar o desactivar materiales segn su aprobacin por proveedor. (No interviene en proveedores) Nota: Tomar en cuenta proveedores comunes y sus polticas (Ej. Librera) Anticipos: En sistemas se dejara como una alternativa de uso y ser compras con la autorizacin de la gerencia de rea la encargada de habilitarla. Bodega de cuarentena: Ser una bodega terico o virtual la cual especificara producto que no se puede utilizar. El sistema deber identificar productos que requieren anlisis de Garanta de Calidad y cuales no (APROBADO), segn una bandera definida por compras, con autorizacin de Garanta de Calidad, con el propsito de que no se trasladen a bodega de cuarentena y sean puestos a disposicin de produccin o para la venta.
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Esta alternativa debe dejar una referencia en la orden de compra para que sea tomada en cuenta por contabidad para poder realizar el pago respectivo. Producto que por error viene fsicamente en ordenes de compra y no existe codigo: 1. Se deber aperturar el cdigo en lnea de descontinuado o lnea de venta e inmediatamente realizar el rechazo. 2. Si fuera necesario se negocia con el proveedor. 3. Se reexporta para negociar el pago y ajustar la factura con nota de crdito o una nueva. 8. Anexos A: NIVELES DE COTIZACIN B: NIVELES DE AUTORIZACIN 9. Historial de cambios
Primera edicin: Febrero, 21 2005.
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ANEXO A: NIVELES DE COTIZACIN COTIZACIONES EN PROCEDIMIENTO: A 00.00 500.01 1,000.01 5,000.01 500.00 1,000.00 5,000.00 Y MAS NO ES NECESARIO COTIZAR (TELEFONO) UNA COTIZACIN POR ESCRITO DOS COTIZACIONES POR ESCRITO TRES COTIZACIONES POR ESCRITO
PROVEEDORES QUE SON EXCLUSIVOS Y ESTAN APROBADOS NO NECESITAN COTIZACIN Y SE DEBE DEJAR CLARO EN LA ORDEN DE COMPRA.
NOTA: ACTUALMENTE LA COMPAA SE ENCUENTRA EN UN PROCESO DE CALIFICACIN DE PROVEEDORES.
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ANEXO B: NIVELES DE AUTORIZACIN DE ORDENES DE COMPRA A 0.00

1000.1
5000.01 GENERAL
1,000.00 JEFE DE DEPARTAMENTO 5,000.00 GERENTE DE AREA Y MAS GERENTE CORPORATIVO
DIRECTOR
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Departamento: CONTABILIDAD Asunto: organizacin Y Mtodos Fecha de emisin: 15/10/2009

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ELABORACION DEL BALANCE GENERAL

ELECTRICIDAD TOTAL S.A.

DISTRIBUCIN Auditoria Interna

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ELECTRICIDAD TOTAL S.A.

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ELECTRICIDAD TOTAL S.A.

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ELECTRICIDAD TOTAL S.A.

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ELECTRICIDAD TOTAL S.A.

PLAN DE CUENTAS O NOMENCLATURA CONTABLE

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ELECTRICIDAD TOTAL S.A.

NO CORRIENTE PRESTAMOS A LARGO PLAZO IMPUESTO SOBRE LA RENTA

2.01.00.00.00 2.01.01.00.00 2.01.02.00.00

2.02.00.00.00 2.02.01.00.00 2.02.02.00.00 2.02.03.00.00 2.02.04.00.00 2.02.05.00.00

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ELECTRICIDAD TOTAL S.A.

CAPITAL SOCIAL ACCIONES ORDINARIAS ACCIONES PREFERENTES GANANCIAS NO DISTRIBUIDAS

3.01.00.00.00 3.01.01.00.00 3.01.02.00.00 3.01.03.00.00

GANANCIA DEL EJERCICIO

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