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Plan General Contable. Compras y gastos (primera parte)


Autor: Editorial McGraw-Hill

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Presentacin del curso


En este curso aprenders acerca de la importancia de la compra en el plan general contable, as como todo el proceso que envuelve la accin de comprar; desde el presupuesto hasta el pago, siendo ste el ltimo proceso, que supone un gasto, el que finaliza la relacin contractual en el proceso de la compra con relacin al plan general contable. Te ensearemos el proceso contable para registrar las compras realizadas en una empresa y las cuentas y conceptos asociados a los gastos de la empresa. Tambin estudiaremos las cuentas de gastos y su importancia para mantener la actividad general empresarial, as como su correcto registro en el esquema de la contabilizacin segn el plan general contable. Aprende con este curso de la editorial McGraw-Hill, fragmento del libro: CEO Contabilidad general y tesorera " del autor A. Penalonga. Puedes descubrir ms libros de McGraw-Hill en: www.mhe.es

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1. Plan General Contable. Compras


Las compras en el PGC La contratacin de servicios como el agua, la electricidad o el telfono son gastos comunes a la mayora de las empresas, pero no son los nicos para desarrollar la actividad empresarial. La actividad empresarial consiste bsicamente en comprar y vender, con la salvedad de que unas empresas venden al pblico lo que otras empresas producen. Las primeras, llamadas comerciales,compran productos listos para vender, mientras que las segundas, llamadas industriales, compran materias primas y otros elementos, que transforman para elaborar su producto final.

Tanto en empresas comerciales como en industriales, el proceso de compraventa comienza con la solicitud de un presupuesto y finaliza con el pago del producto o servicio en cuestin. Este proceso consta de las siguientes fases: 1. Primero se solicita el presupuesto, mediante el cual el comprador solicita por escrito a una o a varias empresas el precio y las condiciones de pago y entrega de la mercanca o servicio. 2. A continuacin, el comprador hace el pedido, esto es, solicita por escrito el suministro de la mercanca y acuerda con el vendedor las condiciones: precio, forma de pago, forma de envo y plazos de entrega. 3 . El documento que justifica la entrega de la mercanca y la recepcin de la misma es el albarn, que se emite por duplicado y se firma por el comprador a conformidad con dicha recepcin. 4. Despus, el vendedor emite la factura, el documento ms importante de la relacin contractual. La factura se emite por duplicado, con original para el comprador y copia para el vendedor, y en ella debe constar la firma del comprador a conformidad con las condiciones y mercancas recibidas. El Cdigo de Comercio y el Reglamento de IVA regulan las caractersticas que este documento debe tener para surtir efecto entre las partes. 5. Se realizan las anotaciones pertinentes en los libros contables (Diario, Mayor y balances) y auxiliares (libro de IVA, pagos, cobros y fichas de almacn).

6. Con el pago a los vendedores finaliza la relacin contractual y, por tanto, el proceso de compra.

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Nota: Este curso forma parte del libro " Contabilidad general y tesorera " del autor A. Penalonga, publicado por la editorial McGraw-Hill (ISBN: 84-481-4845-2).

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2. Compraventa y modalidades de pago

Fig. 7.1. El proceso de compraventa y las modalidades de pago. En lo que respecta al aspecto contable de la compraventa, nicamente son susceptibles de contabilizacin las partes 5. y 6. del proceso descrito, puesto que es con esos sucesos (recepcin/ envo de la mercanca y posterior cobro/ pago) cuando vara la composicin del patrimonio empresarial. En la presente unidad estudiaremos la problemtica contable desde la perspectiva del comprador y en la Unidad 8 nos ocuparemos de la del vendedor. El PGC utiliza el trmino compras para referirse a las operaciones de aprovisionamiento de mercaderas, materias primas y similares, que es precisamente lo que contabiliza el subgrupo 60 (Tabla 7.1.).

Como se puede apreciar, aqu se incluyen los aprovisionamientos de bienes sin transformacin para su reventa (mercaderas), la adquisicin de materias primas para la fabricacin de productos (como es el caso de la compra de papel en una imprenta) y los trabajos encargados a otras empresas (por ejemplo, la mayora de las fbricas de automviles compran a otras empresas los volantes y espejos retrovisores que forman parte de su producto final). La cuenta restante, 602. Compras de otros aprovisionamientos, acta como un cajn de sastre, registrando aquellas compras que no tienen cabida en alguna de las otras cuentas descritas, como por ejemplo combustibles susceptibles de almacenamiento o envases sin facultad de devolucin. Desde el punto de vista contable, las cuentas de compras se cargarn por el importe de las mismas a la recepcin de los bienes o servicios, con abono a cuentas de tesorera (subgrupo 57) o crdito (subgrupo 40). En general, todas las cuentas de compras se abonan al cierre del ejercicio con cargo a la cuenta 129. Prdidas y ganancias, con algunas excepciones que estudiaremos posteriormente.

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3. Esquema contable. Registro de compras

El esquema contable bsico para registrar las compras es el siguiente:

El pago de las compras puede ser inmediato, va tesorera, o aplazado. Las cuentas que recogen las deudas pendientes del pago aplazado figuran en el subgrupo 40. PROVEEDORES del pasivo del balance y son las siguientes: - (400) Proveedores: deudas con suministradores de mercancas que constituyan actividad empresarial habitual. - (401) Proveedores, efectos comerciales a pagar: las mismas deudas que las de la cuenta anterior, pero formalizadas en efectos de giro aceptados (firmados), normalmente letras de cambio.

Otra posibilidad es la de pagar de forma anticipada por la mercanca que todava no ha sido recibida. Si el comprador reserva una mercanca o quiere asegurarse su rpido suministro, puede entregar cantidades a cuenta. Este pago quedar registrado en la cuenta 407. Anticipos de proveedores, la cual, en tanto no sea cancelada, representa en el activo del balance un derecho sobre futuros suministros. Desde el punto de vista contable, la cuenta 407. Anticipos de proveedores ser cargada por el importe entregado a los proveedores, con abono a cuentas de tesorera. Posteriormente, esta cuenta se abonar por las remesas de mercaderas recibidas de proveedores a conformidad, con cargo a cuentas del subgrupo 60. El esquema contable de compras con pago anticipado sera.

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4. Compras. Caso prctico 1


Contabilizacin de compras con pago inmediato, a crdito y anticipado. Dados los siguientes hechos contables de una empresa, realiza en el libro Diario (Fig. 7.2) las anotaciones correspondientes. 1. (06-07): Deportes Compostela, comercio de material deportivo, compra en efectivo al seor Velasco (NIF: 33315654 P) de 50 pares de zapatillas a un precio de 40 euros/par (S/factura 344). IVA = 16 %. 2. (10-07): Compra a crdito a Comercial Noroeste (CIF: A 1387650) de 150 bolsas de deporte a 20 euros/unidad (S/factura 5676). IVA = 16 %. 3. (12-07): Comercial Noroeste gira una letra de cambio (n. A466634) con vencimiento a 30 das por el importe de la compra anterior, que es aceptada. 4. (17-07): Con motivo de la prxima aparicin en el mercado de un nuevo modelo de baln de ftbol, enva cheque n. 23332 de 1 000 euros (IVA del 16% incluido) al fabricante Daidasa (CIF.: Q 2220999) para asegurarse el rpido suministro de este producto. 5. (20-07): Recibe del fabricante Daidasa, S.A., 100 balones de ftbol a un precio unitario de 18 euros. Se tiene presente el anticipo, y el resto, a pagar a crdito a 2 meses (S/factura 8801). IVA = 16 %.

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Fig. 7.2. Libro Diario de Deportes Compostela.

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5. Compras. Ejercicios
Ejercicios propuestos 1 . - Contabiliza en el libro Diario los hechos contables de las siguientes empresas: a) Mercera El Dedal (comercializacin de artculos de mercera). - ( 1 2 - 0 3 ) : Compra al contado 40 abanicos a un precio unitario de 40 euros, la mitad en efectivo y el resto a crdito. IVA = 16 %. - ( 1 5 - 0 3 ) : Compra a crdito 150 abanicos de tela a Artesanas Morales a 50 euros/unidad. IVA = 16 %. - (1 7 - 0 3 ) : Acepta una letra de cambio con vencimiento a 30 das por el importe de la compra anterior, girada por Artesanas Morales. - (2 1 - 0 3 ) : Enva cheque de 1 160 euros (IVA del 16 % incluido) a un fabricante de Elche, el seor Prez, para asegurarse el rpido suministro de cierto modelo de abanico. - ( 2 0 - 0 4 ) : Recibe por valor de 2 000 euros la mercanca concertada con el seor Prez. Abonar el resto a crdito a 12 meses. IVA = 16 %. - ( 2 1 - 0 4 ) : Paga por banco la letra pendiente a Artesanas Morales. b) Lmparas Narvez (comercializacin de lmparas). - ( 2 3 - 0 4 ) : Por conceptos que ya han sido contabilizados, a los proveedores seor Chozas y seor Mrquez se les adeuda 6 100 y 3 200 euros, respectivamente. Al seor Mrquez se le pagan 3 000 euros mediante un cheque bancario. - ( 1 2 - 0 5 ) : Compra al seor Lasa mercancas por valor de 5 000 euros. Abona la mitad en efectivo. IVA = 16 %. - ( 1 7 - 0 6 ) : A cuenta de futuros aprovisionamientos, enva cheque de 5 800 euros (IVA del 16 % incluido) al proveedor seor Maldini. - ( 2 9 - 0 6 ) : Por el dbito pendiente con el seor Lasa, acepta dos letras de cambio de igual importe a 6 y 12 meses, respectivamente. - ( 2 0 - 0 7 ) : Recibe del seor Maldini 90 lmparas a un precio de 100 euros/unidad. (IVA = 16 %). - ( 0 3 - 0 8 ) : Compra al seor Chozas 2 lmparas valoradas en 500 euros/unidad para el despacho del gerente. IVA = 16 %. - ( 0 4 - 0 8 ) : Liquida en efectivo los saldos pendientes con el seor Chozas.

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6. Compras. Cuentas y conceptos asociados


Con independencia del momento de pago, el comprador y el vendedor se ponen de acuerdo sobre una serie de aspectos que aparecen reflejados normalmente en la factura. Son los siguientes: - Gastos de compras. La mayora de los gastos ocasionados por la adquisicin se cargan en la cuenta 600. Compra de mercaderas. El importe a cargar ser el resultante de sumar al precio del bien adquirido todos los conceptos incluidos en la factura, como el transporte, seguros, impuestos (distintos del IVA), etctera. - Descuentos comerciales. Este concepto, siempre que figure en factura, disminuye el importe a cargar en la cuenta 600. Compras de mercaderas. - Descuentos por pronto pago. Este tipo de descuentos estn basados en la rapidez con la que se atiende la deuda pendiente con el proveedor. Es por ello que, con independencia de que estn o no incluidos en factura, tienen la consideracin de ingresos financieros, por lo que se incluyen en la cuenta 765. Descuentos sobre compras por pronto pago. - Descuentos por volumen de compra o rappels. Este concepto recoge descuentos alcanzados por lograr un determinado volumen de pedidos en la cuenta 609. Rappels sobre compras.

- Devoluciones de compras. Cabe la posibilidad de que el comprador no est conforme con lo recibido de tal forma que devuelva el pedido total o parcialmente. La cuenta que refleja este hecho es la 608. Devoluciones de compras y operaciones similares, la cual tambin contabiliza descuentos y similares originados por la misma causa que sean posteriores a la recepcin de la factura. - Envases y embalajes retornables. Por las caractersticas del producto que contienen, pueden ser empleados varias veces en su traslado o consumo. En un primer momento el importe es cargado en factura por el proveedor, y despus queda al arbitrio del empresario la devolucin o no de los mismos. Es el caso de las botellas de ciertos refrescos: la empresa adquiere los envases, y una vez que dispone de su contenido los devuelve al proveedor, quien a su vez devuelve el importe pagado por ellos en un principio. El comprador contabilizar este concepto en la cuenta 406. Envases y embalajes a devolver a proveedores, que representa su derecho a recuperar lo abonado por los envases en el momento de su devolucin. - Compra en firme de envases. La compra de envases no retornables o la prdida de la facultad de devolucin de los retornables supone la compra en firme de los mismos, en cuyo caso se utiliza la cuenta 602. Compra de otros aprovisionamientos. En la Tabla 7.2 podemos ver la correspondencia entre los conceptos ms comunes asociados a las compras y las cuentas del PGC que los representan.

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asociados a las compras y las cuentas del PGC que los representan.

Tabla 7.2. Conceptos y cuentas del PGC asociados a las compras.

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7. Compras. Caso prctico 2


Contabilizacin de conceptos relacionados con las compras Dadas los siguientes facturas y hechos contables, realiza las anotaciones pertinentes en el libro Diario: 6. (03-08): (S/factura n.511) Deportes Compostela compra a crdito a 2 meses 100 equipamientos deportivos a Distribuciones Carballo, al precio de 30 euros/unidad. En factura figura un descuento comercial del 2 % sobre la mercanca y el coste.

Fig. 7.3. Factura de compra de mercaderas y su apunte en el libro Diario. 7.(20-08): (S/factura R25) Distribuciones Carballo ofrece a Deportes Compostela un descuento de 100 euros si le adelanta el pago del saldo pendiente. Deportes Compostela acepta y liquida la deuda pendiente con cheque bancario n. 23333 despus de contabilizar el descuento. IVA = 16 % (Fig. 7.4).

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Fig. 7.4. Factura de rectificacin por descuento por pronto pago y su apunte en el libro Diario.

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8. Compras. Caso prctico 3


8. (30-08): (S/factura R26) Deportes Compostela devuelve 30 de los equipamientos deportivos al proveedor Distribuciones Carballo por presentar defectos de acabado; ste realiza transferencia bancaria por el importe de los mismos. IVA = 16 % (Fig. 7.5).

Fig. 7.5. Factura de rectificacin por devolucin de mercanca y su apunte en el libro Diario. 9.(03-09): (S/factura R27) Por la presente, Deportes Compostela realiz compras netas (sin devoluciones ni descuentos) a Distribuciones Carballo por 5 000 euros en total durante todo el ejercicio; en su da quedo acordado que si superaba un volumen de compras netas de 4 500 euros le sera concedido un descuento del 6 por mil sobre el total comprado, importe que recibe por transferencia bancaria. IVA = 16% (Fig. 7.6).

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Fig. 7.6. Factura de rectificacin por rappel sobre compras y su apunte en el libro Diario.

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9. Compras. Caso prctico 4


10. (09-09): (S/factura 87661) Deportes Compostela compra 10 cintas andadoras a Bicicletas Cifuentes a 500 euros cada una. Acompaan a estos productos unos embalajes especiales valorados en 44 euros, precio unitario, y con facultad de devolucin. Se abonar a crdito a 3 meses. IVA = 16% (Fig. 7.7).

Fig. 7.7. Factura por compra de mercaderas con envases a devolver y su apunte en el libro Diario. 11. (20-09): (S/factura R05503) Deportes Compostela devuelve 4 embalajes de las cintas andadoras a Bicicletas Cifuentes (Fig. 7.8).

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Fig. 7.8. Factura de rectificacin por devolucin de embalajes y su apunte en el libro Diario. 12. (08-10): (S/factura R05512) Deportes Compostela se queda con un embalaje para uso propio y devuelve los restantes a Bicicletas Cifuentes (Fig. 7.9).

Fig. 7.9. Factura de rectificacin por devolucin y compra de embalajes, as como su apunte en el libro Diario.

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10. Libros auxiliares de facturas recibidas

En el libro registro de facturas recibidas (Fig. 7.10) se anotarn de forma individual los datos de todas las facturas recibidas. Los datos a registrar son: nmero de recepcin, fecha, nombre y apellidos o razn social del expedidor (CIF o NIF segn proceda), base imponible y, en su caso, tipo impositivo y cuota soportada de IVA.

Fig. 7.10. Libro de facturas recibidas de Deportes Compostela del 01-01 al 31-12. El signo de la base imponible e IVA soportado de las facturas de rectificacin es negativo porque estos saldos minoran la cantidad total de IVA soportado que la empresa puede deducir. Ejercicios propuestos 2 . - Contabiliza en el libro Diario los siguientes hechos contables de La Chistera, empresa dirigida por el seor Sanz, dedicada a comercializar toda clase de sombreros: - ( 0 2 - 0 8 ) : Compra 100 sombreros a Textiles Tarraconenses al precio de 50 euros/unidad. En factura figuran dos descuentos, uno comercial y otro por pronto pago en efectivo, que ascendieron a 20 y 40 euros, respectivamente. IVA = 16 %. - ( 2 0 - 0 8 ) : Adelanta un pago pendiente con Distribuciones Reales de 1 000 euros cuando se le ofrece un descuento del 5% sobre el total del dbito. El seor Sanz enva el importe correspondiente mediante transferencia bancaria. IVA = 16 %. - ( 0 3 - 0 9 ) : Hechas las comprobaciones oportunas en el almacn, el seor Sanz observa que 10 de los sombreros adquiridos a Textiles Tarraconenses presentan defectos de fbrica, por lo que procede a su devolucin. Conforme el proveedor, el importe correspondiente queda a cuenta de futuros suministros. IVA = 16 %.

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- ( 0 9 - 0 9 ) : Compra 50 sombreros tipo hongo a London Fashion a razn de 90 euros cada uno, a crdito a 3 meses. Acompaan a estos productos unos embalajes especiales con facultad de devolucin valorados en 10 euros, precio unitario. Los gastos de transporte, 50 euros, corren por cuenta de la empresa compradora y son abonados en efectivo al recibir la mercanca. IVA = 16 %. - ( 1 1 - 0 9 ) : Revisando las facturas, el seor Sanz comprueba que a lo largo del ejercicio realiz compras netas a London Fashion por 30 000 euros en total; en su da qued acordado que si alcanzaba ese volumen de compra, le sera concedido un descuento del 6 % sobre el total comprado. Comunicada esta circunstancia al representante de la citada empresa, le es remitida la correspondiente factura de rectificacin. IVA = 16 %. - ( 2 0 - 0 9 ) : El seor Sanz devuelve 20 embalajes de los sombreros hongo a su proveedor. IVA = 16 %. - ( 0 8 - 1 0 ) : El seor Sanz se queda 5 embalajes para uso propio y devuelve los restantes, excepto uno que se rompi en el almacn. IVA = 16 %.

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11. Plan General Contable. Gastos


Los gastos en el PGC Se consideran gastos todos aquellos desembolsos necesarios para mantener la actividad empresarial, desde los gastos generales de una empresa, como la luz o el alquiler, hasta los salarios de los empleados pasando por los intereses bancarios o las prdidas de crditos incobrables. Las cuentas de gastos nacen por el Debe y mueren por el Haber con cargo a la cuenta 129. Prdidas y ganancias, en la regularizacin que tiene lugar a final del ejercicio.

stos son los subgrupos donde cabe encuadrar los gastos (Tabla 7.3):

Veamos qu conceptos incluyen los subgrupos ms importantes: - 62. SERVICIOS EXTERIORES. Dentro de este grupo se incluyen los gastos por alquiler, seguros, suministro de energa y agua, y otros servicios que la empresa contrata con terceros. - 63. TRIBUTOS. Incluye cuentas que comportan obligaciones de tipo fiscal. - 64. PERSONAL. Incluye los salarios del personal de la empresa, las cuotas de la Seguridad Social por cuenta de la empresa y otros gastos de carcter social. Dada su importancia, lo trataremos detenidamente en el Apartado 7.4. - 65. OTROS GASTOS DE GESTIN. Gastos no comprendidos en otros subgrupos que no tienen carcter extraordinario. - 66. GASTOS FINANCIEROS. Recoge los gastos por acudir a financiacin ajena, sobre todo comisiones e intereses bancarios.

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El pago de los gastos puede ser inmediato, va Tesorera (en efectivo o por banco), o aplazado. Las cuentas que representan deudas u obligaciones de pago y figuran en el pasivo del balance son las pertenecientes a los subgrupos 41. ACREEDORES VARIOS y 47. ADMINISTRACIONES PBLICAS: - (410) Acreedores. Deudas con suministradores de servicios que no tienen la consideracin estricta de proveedores. - (411) Acreedores, efectos comerciales a pagar. Las mismas deudas que las de la cuenta anterior, pero formalizadas en efectos de giro aceptados. - (475) Hacienda Pblica, acreedor por conceptos fiscales. Tributos pendientes de pago a favor de las Administraciones Pblicas. - ( 4 7 6 ) Organismos Seguridad Social, acreedores. Deudas pendientes con organismos de la Seguridad Social como consecuencia de las prestaciones que stos realizan. - El subgrupo 46. PERSONAL lo trataremos con ms profundidad en el apartado siguiente. - 67. PRDIDAS PROCEDENTES DEL INMOVILIZADO Y GASTOS EXCEPCIONALES. Ms adelante trataremos el tema del inmovilizado en profundidad. En cuanto a los gastos excepcionales, son gastos que se originan por hechos o transacciones ajenos a las actividades ordinarias de la empresa, por lo que suelen ocurrir de forma espordica. A ttulo indicativo, el PGC seala los siguientes: los producidos por inundaciones, incendios y otros accidentes; los costes de una oferta pblica de compra de acciones sin xito; las sanciones y multas fiscales o penales.

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12. Gastos. Caso prctico 1


3 . - Contabilizacin de gastos Contabiliza en el libro Diario las operaciones de gastos de la empresa Siderrgica de Albacete, conforme a la siguiente informacin: 1. La empresa guarda las mercaderas en un local alquilado por el que paga todos los meses 540 euros en efectivo. IVA = 16 %. 2. El arreglo de una avera en una camioneta asciende a 1 243,45 euros, importe que se deja a deber a Talleres Brox. IVA = 16 %. 3. La empresa recibe notificacin respecto al Impuesto sobre Actividades Econmicas del presente ejercicio, que asciende a 360,68 euros. 4. Acepta una letra de cambio por la totalidad del importe de la deuda pendiente con Talleres Brox. 5. Se comprueba que falta un billete de 5 euros. Se da por perdido. 6. Se enva una transferencia bancaria a un proveedor al que se le deban 400 euros. A mayores, el banco carga 2 euros en concepto de gastos de transferencia. 7. Una inundacin causa graves daos en el mobiliario, que queda inservible; las prdidas ascienden a 4 500euros. 8. Se da por perdido un derecho de cobro pendiente que figura en la cuenta 430. Clientes y asciende a 18,03 euros. 9. Los gastos en material de oficina (lpices, clips, bolgrafos, etc.) ascienden a 400 euros y se abonan en efectivo. IVA = 16%. 10. En concepto de carbn y similares, se pagan 1 160 euros en efectivo a Minera del Cantbrico. IVA incluido 16 %.

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Fig. 7.11. Libro Diario de Siderrgica de Albacete.

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13. Gastos. Ejercicios propuestos


3 . - Registra en el libro Diario los gastos de la empresa Congelados El Calamar conforme a la siguiente informacin (recurre a las definiciones del grupo 6 del Plan General de Contabilidad): - ( 0 9 - 0 8 ) : Dos directivos asisten en Viena a un congreso sobre nuevas tcnicas industriales de aplicacin del fro. Los gastos de viaje ascienden a 877 euros, pagados a travs de banco. IVA = 16%. - ( 1 0 - 0 8 ) : La campaa de publicidad del mes de marzo supuso un gasto de 322 euros, importe pendiente de pago a la empresa de marketing Dacris. IVA = 16%. - ( 0 8 - 0 9 ) : Por incumplimiento del horario de cierre, la empresa recibe la notificacin de que ha sido sancionada con una multa de 200 euros. - ( 0 9 - 1 0 ) : Un incendio inutiliza un ordenador valorado en 300 euros. - ( 3 0 - 1 2 ) : El mantenimiento semestral de las cmaras frigorficas asciende a 233 euros, importe pagado en efectivo. IVA = 16 %. - ( 3 1 - 1 2 ) : La comisin anual de mantenimiento de la tarjeta de crdito asciende a 10 euros, cantidad que el banco deduce de la cuenta corriente de la empresa. Nota: Con este captulo hemos llegado al final del curso. Recuerda que este trabajo es un fragmento del libro " Contabilidad general y tesorera " del autor A. Penalonga, publicado por la editorial McGraw-Hill (ISBN: 84-481-4845-2).

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