Manual

Arquivo organizao e manuteno

25 Horas

ndice: Arquivo conceitos fundamentais Conceito, funes e caractersticas do arquivo Caracterizao do arquivo Tipologia dos arquivos Regulamentos de conservao arquivstica Microfilmagem Tipologia da documentao interna e externa Transferncia/Incorporao de documentos Tipos de sistemas de classificao de arquivos Alfabtico Numrico Cronolgico Ideolgico ou Temtico Cromtico Alfanumrico Plano de arquivo Organizao na rea documental Classificao Indexao Ordenao Fases da gesto da documentao externa Recolha Separao Recepo Registo Anlise Tratamento Registo/Descrio Despacho/Difuso Expedio Arquivo

Arquivo Conceitos Fundamentais

Conceito, funes e caractersticas do arquivo

Arquivo

O arquivo um ou mais conjuntos de documentos, seja qual for a sua data, forma e suporte material, acumulados num processo natural por uma pessoa ou instituio pblica ou privada, no decorrer da sua gesto, conservado respeitando a sua ordem original, para servir como testemunho, prova e informao, para os cidados ou para servir como fonte para histria. Esta a acepo mais aceita para este conceito. No entanto, pode designar ainda: a) A instituio ou rgo da instituio que est encarregado da recolha, conservao, organizao e comunicao de arquivo b) O edifcio ou local onde conservado o arquivo

Origem da palavra Do Grego Archeion edifcio governamental Originalmente, o termo aplicava-se aos documentos das instituies administrativas (governos) Conceito de Arquivo Pblico. Acaba por se estender aos restantes domnios da vida pblica e privada. Analisado enquanto conjunto documental conclui-se que: Resulta de um processo natural e reflecte a actividade da entidade produtora, ao longo do tempo, enquanto conjunto orgnico, dando origem a sries documentais Contm documentos de qualquer data, porque o documento logo que d entrada na organizao faz parte do seu arquivo e do seu sistema administrativo A sua conservao tem dois objectivos fundamentais: -Prova de direitos ou valor probatrio Ex: Escritura de aquisio de um imvel O Arquivo deve possibilitar: -determinar que documentos produzir; -determinar a forma e estrutura dos mesmos; -recolher, ordenar e organizar a documentao; -recuperar os dados com rapidez e eficcia; -controlar os actos administrativos; -preservar a documentao ao longo do tempo.

Principais Funes:

O arquivo a forma de pesquisa para todos os sectores administrativos, funcionando como fonte de informaes para futuras tomadas de decises do empresrio ou de qualquer outro executivo. Nabais, Carlos, Prticas Administrativas, Editorial Presena Assim o Arquivo deve:

Recolher e Ordenar a documentao: mediante a recolha, registo e classificao dos documentos; Fornece os documentos solicitados com rapidez para os diversos servios; Controlar os actos administrativos;

Conservar a documentao: no s mediante a utilizao de equipamento adequado (armrios, ficheiros, etc.), como tambm, proporcionando condies ambientais ideais de forma a no se danificarem os suportes (sob a aco da humidade, calor e frio, entre outros).

Caractersticas e uso dos arquivos 1. Os arquivos so a evidncia das actividades e direitos legais das instituies e dos indivduos; 2. Os arquivos constituem uma fonte de informao insubstituvel relativamente histria dos pases, e sua evoluo demogrfica, poltica, econmica e social.

Tipos de arquivos (quanto s instituies que produzem os documentos): - Arquivos pblicos (nacionais, distritais, municipais; notariais, de ministrios, de escolas, de entidades administrativas variadas so indispensveis para a proteco da propriedade e outros direitos legais dos cidados) - Arquivos empresariais - Arquivos de famlia ou privados - Arquivos eclesisticos Tipos de arquivos (quanto permanncia dos documentos): - Arquivos correntes ou administrativos (asseguram o funcionamento das instituies e a aplicao dos direitos legais e das polticas institucionais e governamentais) - Arquivos intermdios (contm documentos que ainda podem ser teis na vida dos cidados e das instituies, e cujo destino final, dependendo do seu valor intrnseco, poder ser a eliminao ou a passagem para o arquivo histrico) - Arquivos histricos (contm a informao indispensvel ao reconhecimento da histria dos pases, possibilitando a compreenso da evoluo e dos problemas contemporneos)

Tipos de Arquivos (quanto tipologia dos documentos) - Arquivos audiovisuais - Arquivos fotogrficos - Arquivos digitais

Estrutura geral dos sistemas nacionais de Arquivos -Arquivo nacional (preserva os documentos do governo central www.dgarq.pt) -Arquivos regionais (departamentais, provinciais, distritais preservem os documentos dos nveis intermdios de governo www.adb.pt); -Arquivos municipais (preservam a documentao da administrao local e so frequentemente supervisionados pelos Arquivos Nacionais). Local do Arquivo O local de instalao do arquivo deve ter em conta: Localizao: deve ser acessvel e com capacidade para se expandir; Iluminao: ampla, repartida e sem incidncia directa do sol; Ventilado: ventilao natural, constante e regulvel; Higienizao: limpo, bem cuidado, com desinfestao peridica; Disposio: fcil consulta e conservao, espao livre para deslocao. Segurana: contra incndio, roubo, infiltraes, entre outros.

Assim a implantao de um sistema de arquivo deve ser pensada de acordo com a estrutura, competncias e funcionamento da organizao detentora do mesmo de modo a ter um aco eficaz. O que so Documentos de Arquivo? So documentos produzidos, recebidos e mantidos a ttulo probatrio e informativo por uma organizao ou pessoa no cumprimento das suas actividades Estes podem ser: Simples contm apenas uma unidade de informao Composto constitudo por mais do que uma unidade de informao

A Gesto de Documentos A gesto de documentos a parte do processo relacionada com os meios que permitem organizar e tratar, de forma eficaz e rentvel, os arquivos correntes, intermdios e definitivos que uma organizao gera no desenvolvimento da sua actividade. A sua finalidade principal planificar, racionalizar e avaliar todas as aces e intervenes arquivsticas no domnio da criao, avaliao, aquisio, conservao, tratamento e utilizao dos arquivos. O interesse pela gesto de documentos tem diversas origens; -Iniciativa dos arquivistas, preocupados com o controlo da documentao que deve transitar dos arquivos administrativos para arquivos histricos.

-Iniciativa dos servios de organizao e mtodos com o objectivo principal de reduzir custos administrativos. -Iniciativa dos departamentos centrais de secretario preocupados em regular os fluxos de documentao na organizao. Identificao das necessidades s quais a gesto de arquivos pode responder: -Grande exploso documental que provocou multiplicao dos servios; -Diminuio dos espaos que as organizaes dispem; -Recuperao rpida da informao estratgica ou operacional; -Respeito pelas leis e regulamentos que regem a conservao dos arquivos; -Conservao e tratamento das informaes que permitem a realizao de estudos retrospectivos; -Sistematizao das operaes prvias informatizao das actividades administrativas Componentes de uma poltica de gesto de arquivos: -A legislao ou regulamentao -Os recursos humanos, materiais e financeiros -O programa de interveno -A anlise das necessidades -A racionalizao da criao dos documentos -A avaliao dos arquivos e a realizao do calendrio de conservao -A organizao e tratamento dos arquivos de gesto -A organizao e tratamento dos arquivos intermdios -A eliminao de documentos inactivos -A organizao e o tratamento dos arquivos definitivos As fases da gesto de documentos: A gesto de documentos abrange todo o seu ciclo vital envolvendo operaes de controlo desde a fase de projecto, passando pelo seu controlo e utilizao e, ainda as operaes e avaliao e seleco, transferncia e expurgo, Integra ainda os meios materiais e humanos que esto associados a estas actividades. As fases de gesto de documentos so trs: - A Produo -A Utilizao e Conservao -A Triagem

-A produo de documentos tem como objectivos principais: -Evitar a produo de documentos no essenciais

-Aumentar a maleabilidade e utilidade dos documentos -Assegurar a utilizao adequada da micrigrafia e da automatizao -As principais operaes ligadas produo de documentos so: -A concepo de formulrios -A gesto de formulrios -A preparao e gesto da correspondncia e outros documentos -O tratamento de texto -A Utilizao e Conservao tem como principais objectivos: -A utilizao garantindo que os documentos e a informao estejam acessveis; -O controlo estabelecendo os sistemas que garantam a utilizao dos documentos e a informao necessrios; -A conservao seleccionando os locais de instalao da documentao, o mobilirio e equipamento tendo em conta as taxas de crescimento -As principais operaes ligadas utilizao e conservao de documentos so: -A definio do sistema de organizao e recuperao da informao; -A gesto de processos -A gesto do correio -A gesto de documentos estratgicos A triagem a operao arquivstica que consiste em determinar o valor dos documentos no sentido de ser fazer a sua validao.

Sistemas de Arquivo: Quanto localizao os sistemas de arquivos podem ser: Arquivo Centralizado Cada colaborador pode conservar um dossier de trabalho, mas o dossier de referncia com os originais conservado no arquivo central, podendo ser retirado para consulta e sendo deixado no seu lugar um apontamento de quem possui esse dossier. Arquivo Descentralizado Cada colaborador tem os seus prprios dossiers e existe um copiador geral de correio expedido, ordenado cronologicamente. Esta organizao tem o inconveniente de dos dossiers se poderem multiplicar e ainda de a sua classificao no ser respeitada. Tem o inconveniente de a informao no estar acessvel na ausncia do possuidor de determinado dossier. Arquivo Misto Existe um rgo central encarregado de estabelecer as directivas pelas quais se regem todos os arquivos sectoriais.

Elementos Constitutivos de um Sistema de Arquivo H sempre um certo nmero de aces que tm de ser desenvolvidas ao nvel dos servios, como a realizao do inventrio, a execuo do plano de arquivo, assim como outras aces que devem ser programadas ao longo do ano. Importa reter que a funo arquivo no uma funo subalterna, mas um funo essencial para o bom desenvolvimento do servio que permite gerir a informao de que o mesmo necessita para exercer a sua actividade. Assim como elementos constitutivos tm: -O rgo de coordenao -Os rgo de execuo A Organizao Arquivstica

Esse conceito assenta em dois princpios fundamentais da arquivstica: -O principio da provenincia ou principio do respeito pelos fundos Princpio bsico da organizao de arquivos segundo o qual deve ser respeitada a autonomia de cada fundo, no misturando os seus documentos com os de outros -O principio da Estrutura ou principio do respeito pela ordem original Principio segundo o qual os arquivos de uma mesma provenincia devem conservar a organizao estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relaes entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade Regulamentos de Conservao Arquivstica:

O regulamento arquivstico trata-se de um instrumento legal regulamentador de um sistema e gesto de documentos. Na sua forma mais simples deve incidir sobre a avaliao, a seleco, a eliminao, as remessas e a substituio de suporte documental. A avaliao dos documentos consiste em determinar o valor dos documentos de arquivo valor primrio e secundrio, e decidir os perodos de tempo durante os quais estes valores se aplicam aos referidos documentos num contexto que em conta a ligao essencial existente entre o organismo ou pessoa respectiva e os documentos de arquivo que so gerados no decorrer das suas actividades. O valor dos documentos pode ser:

Primrios Todos os documentos sozinhos ou em conjunto, tm um valor inicial nomeadamente administrativo, legal, fiscal ou outro que resulte da actividade da entidade que os produziu. Secundrio O documento deixa de responder directamente s necessidades correntes e imediatas da entidade que os criou, mas pode continuar a ter valor administrativo legal ou fiscal. Pode tambm j ter perdido esses valores e ter agora, valor informativo e testemunhal.

A avaliao tem como objectivos: 1- Reduzir o volume dos documentos 2- Assegurar a avaliao e seleco da documentao, determinando os documentos sem interesse para a administrao e investigao histrica com o fim de os separar daqueles que o tm, tendo em vista a destruio dos primeiro e a conservao dos segundos 3- Garantir a transferncia da documentao com valor primrio ou secundrio dos arquivos correntes para os arquivos intermdios e destes para os definitivos 4- Garantir a conservao da documentao em arquivo intermdio com o mnimo de custos 5- Assegurar a inutilizao da documentao sem valor primrio ou secundrio com respeito pela confidencialidade da informao neles contido Para realizar a avaliao necessrio: Obter o apoio do organismo produtos da documentao Conhecer a estrutura e o funcionamento do organismo e rgo a que o arquivo se subordina Reunir informaes sobre o sistema de classificao adoptado quanto aos tipos e assunto contidos nos documentos Reunir dados relativos natureza da documentao, existncia ou no da classificao por assuntos, quantificao, frequncia de utilizao e taxa de crescimento anual da documentao Verificar as condies de armazenamento, estado de conservao e custos de manuteno dos depsitos de arquivo . O momento da avaliao deve ser exercido logo na fase da produo de documentos, isto em arquivo corrente. S desta forma possvel, por exemplo, verificar se a documentao ainda possui valor primrio e se por conseguinte j pode ser remetida para arquivo intermdio ou no. Atravs da

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avaliao possvel assegurar que documentao no seja eliminada mas sim conservada. As operaes ligadas avaliao de documentos so: 1-Identificao e descrio de sries documentais 2-Identificao da Entidade produtora 3-Classificao 4-Determinao do valor (primrio ou secundrio) 5-Breve descrio Tipolgica 6-Datas Extremas 7-Nmero de unidades de instalao 8-Quantidade e Documentos 9-Breve descrio do contedo informativo dos documentos 10-Estimativa da frequncia de utilizao Documentos de conservao permanente: Leis, decretos, estatutos, contratos sociais, Regulamentos, organogramas de um organismo, acordos, actas, correspondncia, filmes, fitas magnticas, contratos de trabalho, plantas, relatrios tcnicos, caligrafias, iluminuras etc. Documentos de conservao temporria: Cpias ou duplicados de originais, documentos sujeitos a prazos, cujos textos sejam reproduzidos noutros, etc. Os instrumentos decorrentes da avaliao so: 1- Mtodos de Amostragem, uma imposio colocada pelo volume de documentao produzida e pelos custos da sua conservao. Deve porm ser entendida com um procedimento exepcional, a implementar apenas quando as circunstncias indiquem uma especial necessidade e nunca quando haja alternativa, j que dificilmente poder alguma vez produzir resultados plenamente satisfatrios.

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2- A tabela de avaliao e seleco, esta um instrumento que regista o resultado da avaliao, apresentando-se como uma relao dos documentos de arquivo de um organismo ou administrao que estabelece os que devem ser de conservao permanente e fixa os prazo e condies de eliminao dos restantes.

A ltima etapa trata-se da preparao para aprovao do diploma legal Portaria de Gesto de Documentos que permitir s instituies levar a cabo uma gesto mais eficaz dos documentos produzidos. Aps esta etapa poder proceder-se eliminao da documentao qual no foi reconhecido valor secundrio que justifique a sua conservao permanente. Esta operao deve ser implementada logo que prescrevam os prazos de conservao em fase semi-activa ou logo que haja transferncia de suporte nos casos e nos termos previsto no regulamento arquivstico.

Microfilmagem: A microfilmagem um sistema de gesto e preservao de informao, mediante a captao das imagens de documentos por processo fotogrfico. O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento mais racional e prtico, proporcionando acesso eficiente, rpido, limpo e seguro s informaes arquivadas, e a baixo custo. Portugal possui legislao especfica, que autoriza as actividades de microfilmagem no pas, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes serem eliminados aps a microfilmagem. O microfilme cpia destina-se ao manuseio dirio. Enquanto, que o original tem por finalidade garantir a integridade e preservao das informaes, podendo ser mantido em arquivos de segurana. A microfilmagem um processo frequentemente usado em organismos oficiais, grandes empresas comerciais ou industriais, bancos, seguros, (..). Fases a seguir na microfilmagem: 1. Seleco e ordenao dos documentos; 2. Utilizao de mquinas prprias; 3. Revelao do filme; 4. Utilizar uma leitura de micro fichas Vantagens da Microfilmagem: Rapidez no Acesso Informao evidente que localizar um documento em microfilme, incomparavelmente mais rpido, do que em arquivos convencionais ou quilomtricos corredores com caixas de documentos. possvel seleccionar

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um documento entre milhes em apenas alguns segundos (em alguns casos fraces de segundos), sem ser necessrio sair da cadeira. Reduo do Espao A tpica reduo de espao proporcionada pelo microfilme, de 98% ou mesmo superior. Toda a documentao de um normal arquivo de ao com 4 gavetas, poder estar contida em to somente 2 rolos de microfilme, que cabem em uma nica mo. Fcil Manuseio da Informao Um dos mais acentuados problemas dos que manuseiam pequenas ou grandes quantidades de documentos, a imensa variedade de formatos, tamanhos e formas desses papis. O microfilme um agente uniformizador. Esta uma das suas mais expressivas vantagens. No importa o tamanho ou padro original, em microfilme ele estar dentro de um nico formato. Dessa forma, o manuseamento da informao ser muito mais prtico. Baixo Custo Os custos totais de implementao do microfilme, variam de aplicao para aplicao e at mesmo de empresa para empresa. Falando genericamente, o custo em alguns casos muito inferior ao simples custo de armazenamento do papel convencional. Um indicador seguro de que um processo de arquivo microgrfico econmico, o facto de os bancos serem os principais utilizadores. Segurana No existe nenhuma outra forma mais prtica, econmica e segura, contra sinistros naturais ou provocados, de que o microfilme. So inmeros os exemplos de empresas e organismos que salvaram os seus documentos de desastres, graas ao microfilme. Integridade do Arquivo Com a utilizao do microfilme fica assegurado o arquivo correcto de qualquer documento e a funo de rearquivar um microfilme, simplesmente rebobinar uma bobina. No existem caixas, caixotes, pacotes e funcionrios exaustos. No microfilme, os documentos esto sempre na ordem correcta Fcil e Rpida Produo Todo um arquivo de microfilme pode ser fcil, rpida e economicamente duplicado. Fcil e Rpida Disseminao da Informao Inmeras empresas em todo o mundo, implementaram o microfilme pelo baixo custo e facilidade na disseminao da informao. Aumento da Capacidade de Memria Com o microfilme e seus sistemas, a capacidade de memria no tem limites. Informaes que hoje no so localizadas, estaro sua disposio em microfilme, em tempos curtssimos.

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Facilidade de Acesso a Documentao Rara ou nica Documentos histricos, em arquivos de outros pases, esto hoje em Portugal graas ao microfilme. Melhores Condies de Trabalho Os sistemas de microfilmagem proporcionam melhores condies de trabalhos a quem tem que manusear documentao em todas as reas. Consequentemente a empresa ganhar em produtividade e eficcia. Durabilidade O microfilme, um produto dos mais durveis, a durabilidade do microfilme praticamente ilimitada. Minimizao nos Custos de Transporte Os custos com fretes e portes pelo correio so minimizados com a implementao de programas de microfilmagem. Preservao da Natureza A maioria das empresas gasta muito mais papel e impressos do que necessitaria consumir. Os centros de microfilmagem, podem pagar o material de consumo com a venda de papel para reciclagem. Interligao com outro Sistema O microfilme um dos mais versteis sistemas de tratamento de informao. Ele possibilita plena compatibilidade com outros sistemas existentes, tais como Sistemas informticos/digitalizao. Informao para Todos Livros e publicaes de alto custo, antes disponveis apenas para uma faixa de alto poder arquivstico, esto hoje ao alcance de todos. Foi por isso, que muitas escolas e universidades implantaram programas especficos de microfilmagem. Desvantagens da Microfilmagem: -Alto custo dos materiais e equipamentos, na maioria importados. - difcil comparar duas imagens de um mesmo microfilme. -O documento perde o seu valor intrnseco, por exemplo, no permite que se veja a presso exercida ao escrever. -Nem sempre possvel termos uma imagem bem legvel de documentos que se encontram em mau estado, pois a microfilmagem no ressuscita a imagem do documento original. Legislao Aplicvel: A Portaria 118/90, de 15 de Fevereiro, estabelece as condies a que deve obedecer a microfilmagem de documentos, que tenham importncia fiscal. Portaria n118/90 - O Cdigo do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas possibilita a substituio, para efeitos fiscais, dos documentos de suporte dos livros e registos contabilsticos que no sejam

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documentos autnticos ou autenticados, por microfilmes que constituam sua reproduo fiel. Portaria n118/90 - Os documentos de suporte dos livros e registos contabilsticos que no sejam documentos autnticos ou autenticados pode, decorridos trs exerccios aps aquele a que se reportam e obtida autorizao prvia do Director-Geral das Contribuies e Impostos, ser substitudos, para efeitos fiscais, por microfilmes que constituam sua reproduo fiel e obedeam s condies estabelecidas nos nmeros seguintes. A microfilmagem ser executada com o rigor tcnico necessrio obteno da imagem perfeita dos documentos originais sobre microformas devidamente classificadas e registadas, de forma a garantir a sua consulta e reproduo em papel durante o perodo de sete anos, contando a partir do prazo estabelecido no nmero anterior. Todas as operaes de microfilmagem e a classificao dos suportes e das imagens obtidas sero registadas em livro prprio, a conservar pelo prazo de sete anos, contando nos termos do n 1.

Tipologias de Documentao: A tipologia documental trata-se do conjunto de elementos formais que caracterizam um documento de acordo com as funes a que se destina. ( ver quadro anexo com as vrias tipologias) Transferncia e Incorporao de Documentos: Por incorporao entende-se a entrada num arquivo, na acepo de instituio cultural ou unidade administrativa, da documentao de reconhecido interesse histrico e cultural produzida por entidades, pblicas ou privadas, com o objectivo de a preservar, defender, valorizar e comunicar. A documentao a incorporar encontra-se em fase de vida inactiva, em que deixou de ter utilidade administrativa e processual para a entidade produtora. Trata-se no entanto de documentao considerada de conservao definitiva atendendo s suas caractersticas avaliadas como de valor arquivstico, informativo e cultural. Por esse facto, a transferncia constitui um processo delicado e tecnicamente complexo e moroso, atendendo que, justamente pelo seu valor, a documentao dever ser incorporada nas melhores condies de identificao, tratamento e acondicionamento fsico de modo a estar acessvel consulta o mais rapidamente possvel. As incorporaes so precedidas, obrigatoriamente, de processos de avaliao, seleco e eliminao, definidos em portarias de gesto de documentos, e ainda da elaborao de relatrios de avaliao, de acordo com a legislao em vigor. Entende-se por portaria de gesto de documentos a portaria conjunta do ministro que superintende nos servios e entidades envolvidos e do Ministro da Cultura que regulamenta a avaliao, seleco e eliminao de documentos, determina os respectivos prazos de conservao administrativa, o seu destino final e ainda a conservao permanente dos documentos em suportes alternativos ao suporte tradicional de papel.

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Com o objectivo de racionalizar o espao e a utilizao dos arquivos correntes, os vrios servios devem proceder ao envio para o arquivo intermdio da documentao que, segundo as disposies definidas nas tabelas de seleco, tenham perdido o interesse corrente. As remessas devem efectuar-se de acordo com a periodicidade previamente estabelecida em regulamento interno, a fim de manter o fluxo documental e permitir a gesto do arquivo intermdio. O envio de documentao dever ficar sempre registado num auto de entrega que dele dar prova jurdica. Deste auto de entrega far sempre parte uma guia de remessa que descreve as unidades arquivsticas em trnsito. O seu objectivo principal controlar efectivamente a operao de remessa, mas pode e deve servir como instrumento de apoio descrio e recuperao documental gesto de espaos em arquivo intermdio. As guias de remessa tratam-se da relao dos documentos enviados a um arquivo e preparada pela entidade que remete, para fins de identificao e controlo, podendo ser usadas como instrumento de descrio documental, nomeadamente nos arquivos intermdios. Os autos de entrega tratam-se de um acto revestido das formalidades prescritas nas lei, que culmina o processo de transmisso, a qualquer ttulo, de documentos, e que deve ser assinado pelas partes envolvidas no momento da entrega de documentos.

Tipos de Sistemas de Classificao de Arquivos

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