DESCRIPCIN DE LAS PRINCIPALES CUENTAS O ELEMENTOS DEL ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO NETO.

Es importante conocer el nombre contable de las cuentas y su descripcin, para elaborar en forma coherente los registros de las transacciones en los libros contables. A continuacin se presenta el nombre contable y descripcin de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto ms utilizadas en las empresas de compra y venta de mercaderas. CUENTAS DE ACTIVO Activo: es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios econmicos. Caja Representa los billetes, monedas, cheques recibidos y giros bancarios existentes en caja fuerte de la empresa y que son propiedad de sta. Caja Chica: Es un fondo fijo establecido por la empresa para cubrir gastos menores. Bancos Representan el valor de los depsitos en cuenta de cheques y de ahorro a favor del negocio efectuados en las diversas instituciones bancarias. Depsitos a plazo (certificados de depsito) Son los depsitos efectuados por la empresa en instituciones bancarias a plazos fijados por el banco. Ejemplo Un depsito efectuado por la entidad a tres, seis, doce meses plazo u otros vencimientos. Cuando estos depsitos venzan dentro de 3 meses siguientes a la fecha del balance se clasifican en el subgrupo efectivo y equivalentes al efectivo del activo corriente; y si vencen a un plazo mayor de doce meses (12) a partir de la fecha del balance pertenecen al subgrupo inversiones y valores del activo no corriente. Clientes (cuentas por cobrar o deudores comerciales) Son las personas o instituciones que deben al negocio por haberles vendido mercadera a crdito con factura y sin garanta documental.

Deudores varios Son las personas o instituciones que deben al negocio por concepto distinto a la venta de mercaderas amparadas con factura. Ejemplo diversas personas quedan a deber intereses por prstamos otorgados por la empresa. Funcionarios y empleados( anticipo a sueldos y salarios) Son deudas que contraen los empleados y funcionarios con la empresa. Generalmente se les deduce del sueldo. Intereses por cobrar Representa el valor de los intereses ganados por la empresa pendientes de cobro. Cuando su valor no es muy significativo se puede registrar en la cuenta de deudores varios. Rentas por cobrar Representa el valor de los alquileres vencidos que adeudan terceras personas a la empresa. Si el valor no es muy significativo se puede registrar en la cuenta de deudores varios. Dividendos por cobrar Son todas las utilidades ganadas por la empresa pendientes de cobro que han sido generadas por inversiones que la entidad tiene en otras compaas. Si el valor no es muy significativo se pueden registrar en la cuenta de deudores varios. Anticipo a proveedores Son todos los valores que la empresa paga a otra empresa o a una persona para garantizar la compra de mercaderas o prestacin de servicios. Documentos por cobrar Son ttulos valores a favor del negocio, como letras, pagars. Pueden ser a corto y a largo plazo. Inventario en almacn En una empresa de compra y venta de mercaderas, el inventario representa la existencia de artculos en bodega, destinadas para la venta. Comnmente a estos artculos se les denomina mercaderas. Ejemplos En una librera el inventario est integrado por libros, en un supermercado por

comestibles, abarrotera, ropa, frutas y similares; en una farmacia est formado por el conjunto de medicamentos. Inversiones en Bonos Son ttulos valores propiedad de la empresa como ser bonos del estado o bonos corporativos. Cuando stos se recuperan dentro de los (3) meses siguientes a la fecha del balance se clasifican en el subgrupo efectivo o equivalentes al efectivo, del activo corriente. Si su vencimiento es de (3) meses a (12) meses a partir de la fecha del balance, se clasifican en el subgrupo Inversiones del activo corriente; y si vencen a un plazo mayor de doce (12) meses a partir de la fecha del balance pertenecen al subgrupo Inversiones y valores del activo no corriente. Inversiones en acciones Son ttulos valores que son propiedad de la empresa y que generan utilidades denominadas dividendos. (una accin representa una fraccin dada del total de capital). Papelera y tiles (material de oficina) Son materiales y tiles que se emplean para el desarrollo de las operaciones de la oficina, como ser: Papel tamao carta y oficio, lpices, papel carbn, borradores, papeleras, fastenes, y similares. Material de empaque Son los materiales que de utilizan para empacar los artculos destinados a la venta, como ser cajas, papel manila, papel de regalo y otros. Material de Aseo Son los materiales en existencia que se utilizan en la higienizacin del edificio, como ser: Jabn en polvo, mechas para trapear, cera lquida y similares. propaganda y publicidad Son anuncios que se publican en los diferentes medios por los cuales se da a conocer al pblico las actividades, servicios, o productos que la empresa proporciona, produce o vende y que aun no se han devengado (gastado). Ejemplo Anuncios en revistas, peridicos, televisin, internet, hojas volantes, prospectos y otros.

Primas de seguro Son los pagos que hace la empresa a las compaas aseguradoras, por las cuales se adquiere el derecho de asegurar a los empleados y vienes contra cualquier riesgo o accidente que aun no se han devengado. Rentas pagadas por anticipado Es el importe de uno o varios alquileres ya sean mensuales, semestrales o anuales que aun no han vencido y se ha pagado su importe y se ha pagado su importe anticipadamente. Suscripciones pagadas por anticipado Es el importe pagado a diferentes instituciones editoras de revistas, peridicos y similares, con el objeto de que enven a la empresa estos documentos por un tiempo determinado que aun no se han devengado. Intereses pagados por anticipado Es el importe de los intereses que la empresa ha pagado antes de la fecha de vencimiento y que aun no se han convertido en gasto. Impuestos pagados por anticipado Son los pagos anticipados efectuados por la empresa por concepto de impuestos. Ejemplo, pago a cuenta del impuesto sobre la renta. Terrenos Son parcelas de tierra propiedad de la empresa Edificios Representa las edificaciones que posee la empresa. Maquinaria Representa el conjunto de mquinas que se utilizan para la produccin de un bien. Esto se da en las empresas industriales. Mobiliario y equipo Se considera todo el mobiliario y equipo que necesita la empresa para desempear sus funciones entre ellos estn: escritorios, sillas, archivos, mostradores, mquinas registradoras, calculadoras, computadoras, libreros,

sumadoras, y similares. Depsitos en garanta Son cantidades que la empresa ha depositado para garantizar un servicio. Ejemplo, Los valores por rentas que deja la empresa en poder del arrendador y que sern devueltos al rescindir el contrato. TODAS LAS CUENTAS ANTERIORES CORRESPONDEN A CUENTAS DE ACTIVO CUENTAS DE PASIVO Pasivo es una obligacin presente de la empresa, surgida a raz de sucesos pasados, al vencimiento del cual y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios econmicos. Proveedores (cuentas por pagar o acreedores comerciales) Son las personas o casas comerciales a quienes la empresa debe por haberles comprado mercaderas a crdito destinadas a la venta, firmando solamente la factura. Generalmente a un plazo de 30 o 60 das. Sueldos o Salarios por pagar Son los sueldos o salarios que la empresa debe a sus empleados. Impuestos por pagar Es el valor de los impuestos vencidos y que la empresa no los ha cancelado. Su importe no es muy grande se puede registrar en la cuenta de acreedores varios. Intereses por pagar Es el importe de los intereses que la empresa adeuda por la utilizacin de financiamiento ya sea por letras de cambio, prestamos bancarios, hipotecas, y similares. Acreedores varios Son las personas o instituciones a quienes la empresa debe por concepto distinto a la compra de mercaderas, sin haber firmado ninguna garanta. Documentos por pagar Son ttulos de crdito a cargo del negocio como ser letras de cambio y pagars.

Pueden ser a corto (menor a un ao) o largo plazo (mayor que un ao). Prestamos bancarios Son los prstamos que tiene como garanta la escritura de un bien inmueble. Se entiende como bienes inmuebles un terreno o edificio. Pueden ser a corto o largo plazo. Provisiones para compensacin de empleados Son obligaciones establecidas por la entidad para realizar pagos a los empleados cuando stos se retiren de su trabajo o finalicen su contratacin. Ejemplo: Preaviso, cesanta, vacaciones y bonificaciones. Provisiones para cumplir garantas a clientes Son obligaciones establecidas por la entidad para ofrecer garantas a los compradores (clientes) de sus productos en el momento de realizar sus adquisiciones. Ejemplo costos de reparacin de productos o sustitucin de los mismos. Provisiones para cubrir reclamos legales son porcentajes establecidos anualmente por la empresa para cubrir cualquier reclamo legal que la entidad tiene la obligacin de cancelar. Por ejemplo cuando los clientes entablan reclamos contra la entidad por garantas de productos vendidos y otros reclamos. Un caso muy comn sera el de ventas de artculos con vicios ocultos, o sea que slo el vendedor sabe que ese producto va a fallar dentro de un determinado tiempo, generalmente cuando ya a vencido la garanta. Un caso muy claro ocurri en el ao 2007 con grandes lotes de computadoras vendidas por la Hp y COMPAQ, las cuales se calentaban mucho debido a su psimo sistema de enfriamiento, adems de la batera que generaba calor extra, provocando que se arruinarn los circuitos de la mother board. COMPAQ jams se hizo cargo de cambiar tales notebook, ocasionando enormes prdidas a los clientes que se sintieron estafados, la compaa lo nico con lo que poda responder era con una reparacin, la cual tena un costo de USD 400.00 Dlares, casi ningn cliente acepto esta respuesta, sala mucho ms cmodo comprar una notebook nueva pero ya no de Hp. Su nombre o crdito comercial despus de valer mucho, qued en nada, nadie de los estafados qued con ganas de comprar de nuevo su "tecnologa".

Rentas cobradas por anticipado Es el importe de una o varias rentas que no se han vencido, es decir, que se han cobrado de manera adelantada. Ejemplo: si el primero de enero del ao 2000 se cobra la renta de ocho meses por L 40,000.00, las rentas cobradas al primero de marzo ser de L 30,000.00 y cubren el perodo comprendido del 1 de marzo al 1ero de septiembre del mismo ao, pues ya se han vencido (2 meses x L 5,000) Intereses cobrados por anticipado son los intereses que aun no se han vencido y se han cobrado por adelantado Servicios Cobrados por anticipado Son los servicios cobrados antes de la fecha de vencimiento. Por los cuales no se ha prestado el servicio, Anticipo de clientes Son valores que la empresa recibe de personas o instituciones para garantizar una venta de mercadera o prestacin de servicios en fechas posteriores. CUENTAS DE PATRIMONIO Patrimonio neto: Es la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos. El patrimonio neto se obtiene por diferencia entre total de activos y total de pasivos. Capital Social Es la suma de las aportaciones efectuadas por el dueo o los socios de la empresa. Cuenta personal (socio a cuenta de retiro) Son los valores que el socio de la empresa retira para usos personales que no tienen ninguna relacin con las actividades de la empresa (se da en empresas individuales). Reserva Legal De acuerdo con el cdigo de comercio sta se constituye por el 5% de las utilidades netas del perodo, su valor acumulado no puede ser superior a la quinta parte de las utilidades netas del perodo. Su valor acumulado no podr

ser mayor a la quinta parte del capital social (Artculo # 32 del cdigo de comercio). Reserva para construccin de edificios Son Valores que se separan de las utilidades que se van acumulando especialmente para la construccin del edificio donde se realizarn las operaciones de la empresa. Reserva para comprar mobiliario y equipo Son los calores que se separan de las utilidades que se va acumulando especialmente para la compra de mobiliario y equipo. Utilidades (prdida) de aos anteriores Representa las utilidades o prdidas que la empresa ha obtenido en el perodo.