Un livre blanc
par Kevin Quinn
Kevin Quinn
Vice-prsident Marketing Produits d Information Builders. Avec une exprience couvrant plus de 25 annes dans le marketing et limplmentation de logiciels, Kevin Quinn supervise le dveloppement marketing de toutes les gammes de produits. M. Quinn a contribu dfinir des catgories dutilisateurs de business intelligence (BI) en rdigeant des directives dutilisation des outils de BI. Dans le monde entier, des entreprises ont bnfici de ses conseils pour dvelopper des stratgies de dploiement dinformations qui acclrent la prise de dcision et amliorent les performances. Son implication a contribu faire des solutions WebFOCUS et iWay Software dInformation Builders les leaders de leur domaine respectif. M.Quinn est galement le fondateur de Statswizard.Com, un site Web interactif de statistiques sur le sport, qui sappuie sur la BI Il est titulaire dun diplme en informatique obtenu au Queens College de Flushing, New York.
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Conclusion
Rsum
Vous est-il dj arriv dinstaller une solution ou une fonction rclame cor et cris par des utilisateurs, pour constater finalement quelle est tout simplement ignore? Vous leur donnez ce quils rclamaient, alors pourquoi ne sen servent-ils pas? La rponse est simple: il y a une diffrence entre ce quils demandent et ce quils veulent rellement. Prenons un exemple. Un professionnel informatique un tant soit peu malin interrogera les utilisateurs sur leurs besoins avant de lancer limplmentation dune solution de business intelligence (BI). Il posera des questions comme: De quelles informations avez-vous besoin? ou Dans quel format les voulez-vous?. Sil obtient des rponses trs varies, cest que les utilisateurs recherchent en ralit une grande souplesse. Et sils soulignent souvent quils ont besoin de requtes personnalises, cest que le type dinformation dont ils ont besoin change sans cesse. Linformaticien va donc interprter ces demandes de personnalisation et de souplesse comme le besoin dun outil de business intelligence et dun entrept de donnes. Mais le premier spcialiste venu en Business Intelligence vous dira que 95% des utilisateurs nont ni le temps ni les comptences ncessaires pour utiliser un outil de BI. Autrement dit, leurs rponses ne correspondent pas ce quils cherchent, et linterprtation de linformaticien est fausse! Ce cas semble quelque peu extrme, mais il nest pas rare que les utilisateurs fournissent sans le savoir des informations errones lorsquils expriment leurs besoins. Par consquent, linformaticien imagine tort quils sexpriment correctement lorsquils rclament des fonctions comme un outil de requtes personnalises. De nombreuses annes de collaboration avec des entreprises de tous types et de toutes tailles, pour concevoir et dployer des systmes de BI, nous ont appris quil y a cinq points essentiels claircir sur vos utilisateurs avant de mettre des solutions leur disposition. Bien souvent, il ne suffira pas de les interroger pour obtenir les claircissements ncessaires. Pour apporter les bonnes fonctionnalits de BI aux personnes voulues, il vous faudra trouver les rponses quelques questions majeures ou recueillir davantage dinformations auprs de responsables bien informs. Le prsent livre blanc dcrit ces cinq points claircir ainsi que leurs implications. Nous y recommandons galement quelques moyens efficaces dobtenir des rponses aux questions sur lenvironnement de Business Intelligence que vous prvoyez. Ces rponses vous aideront dterminer les formes de dploiement les plus appropries pour garantir une adoption russie et une satisfaction maximale des utilisateurs.
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Cinq points claircir sur vos utilisateurs avant de mettre en uvre des solutions de Business Intelligence
3. Quels types de questions poseront-ils ? Avez-vous vraiment rflchi aux questions que poseront les utilisateurs? Peuvent-elles tre classes en catgories? Si oui, comment ? Chaque type de questions est gr au mieux par un type diffrent de solution. Par exemple, la gestion des performances, les tableaux de bord et les Balanced Scorecards concernent la surveillance de ltat dun indicateur cl. De leur ct, les outils de requte personnalise sont parfaits pour les questions ponctuelles ou la vole. Les catgories suivantes dcrivent les diffrents types de solutions disponibles et mettent en vidence les types de questions quelles couvrent le mieux. tat Ltat est mesur rgulirement. Les utilisateurs savent que cette mesure existe et o obtenir les donnes correspondantes. Vous voudrez donc leur faciliter laccs ces donnes en proposant des rapports ou tableaux de bord configurs lavance. Mthodes courantes de dploiement: rapports, tableaux de bord et Balanced Scorecards.
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Requte personnalise, enqute En cas de variation de ltat, une mesure ou les donnes associes sont requises mais ne sont pas immdiatement disponibles via un tableau de bord ou un rapport prdfini. Cest le cas dune question personnalise. Elle ncessite une enqute et signifie que lintrt de lutilisateur a t veill par une information ou la curiosit. Il sait que la rponse est dans les donnes mais na aucun moyen de lobtenir automatiquement. Ces questions sont parmi les plus dlicates, car on peut trouver bien des faons de les poser et dy rpondre, chaque faon pouvant tre pratique ou non selon lexigence et le profil de lutilisateur qui a formul la question. Un outil de BI comme une requte personnalise peut certainement rsoudre le problme, mais tous les utilisateurs nont pas les comptences ou le temps dutiliser une telle solution. Une autre possibilit est celle de la requte personnalise et guide, propose via un ou plusieurs modles de rapports paramtrs. Ces modles permettent de personnaliser le rapport afin de rpondre la question. Chaque solution de Business Intelligence dispose de fonctionnalits diffrentes pour grer les requtes personnalises guides. Ces outils, qui permettent au dveloppeur de paramtrer des colonnes (par exemple pour trier des groupes ou des mesures), sont les plus adapts pour poser des questions personnalises de faon rapide et simple. Cest la mthode prfre d Information Builders, car elle est suffisamment intuitive pour quun utilisateur obtienne une rponse rapide des questions personnalises, quel que soit son niveau. Mthodes courantes de dploiement: requte personnalise guide, requte personnalise et reporting.
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Dcouverte et recherche Parfois, lutilisateur nest pas sr de ce quil sait ou ignore lexistence de ce quil cherche (un produit ou un client), et il doit explorer ou dcouvrir les donnes pour trouver la bonne information. Il se pose alors la question XXX existe-t-il et o puis-je le trouver?, question bien plus courante quon ne le pense. Elle est pose un nombre incalculable de fois chaque jour des moteurs de recherche comme Google. Mme en entreprise, on y rpond plus facilement laide dun moteur de recherche. Lutilisateur saisit un mot ou une phrase pour chercher une correspondance dans les bases de donnes ou les applications de son entreprise. Cest un outil trs utile de nombreux professionnels, notamment aux personnes en charge du service client. La fonction de recherche nest pas forcment la seule qui permette d obtenir une rponse ce type de question: on peut aussi utiliser lexploration descendante (drill down) dans un rapport ou un tableau de bord prdfini. Toutefois, cette approche ne fonctionnera que si lexploration croise le chemin du rsultat. Cette remarque vous montre quen basant votre application de BI sur une approche mixte, vos utilisateurs pourront disposer de plusieurs moyens dobtenir leurs rponses. Mthodes courantes de dploiement: recherche, exploration descendante.
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Montre-moi ce qui est intressant Cest lune des questions les plus inhabituelles, venant gnralement des personnes la curiosit aiguise . Souvent, lanalyste a la responsabilit de dtecter les petites anomalies avant quelles ne deviennent de gros problmes. Lutilisateur lui dira: Regarde cet ensemble de donnes et dis-moi ce qui nest pas normal. En fait, il demande que lanalyste mette en vidence ce qui est inhabituel, afin de poser des questions personnalises. Pour rpondre au mieux, il faut utiliser un logiciel de visualisation capable de prsenter de faon plus intuitive, graphique, des informations complexes ou en grande quantit. Ceci facilite et acclre grandement lidentification des modles et des tendances, ainsi que la comprhension des lments qui sortent de lordinaire (les cas dviants). Mthode courante de dploiement: visualisation des donnes.
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Prvoir ( quoi dois-je mattendre?) Typiquement, lanalyse prdictive tait jusquici rserve aux statisticiens. Elle largit aujourdhui son public car les fournisseurs de solutions de BI trouvent de meilleurs moyens pour lintgrer aux applications oprationnelles. Lorsque la BI et lanalyse prdictive sont rellement associes, les prvisions peuvent tre appliques quasiment nimporte quel type dinformations. Elles peuvent tre intgres des tableaux de bord ou des rapports, ou adaptes via des interfaces de requte personnalise guide. La cration dun modle prdictif continue dexiger laide dun spcialiste, mais les rsultats du modle peuvent tre intgrs tout processus mtier. Les universits ont ainsi recours aux prvisions pour slectionner les diplms potentiels parmi la multitude de demandeurs. Les services de police sen servent pour savoir o dployer leurs forces pour mieux dissuader la criminalit. Quant aux socits dassurance, elles utilisent les prvisions depuis des dizaines dannes pour ajuster les taux des diffrentes catgories de risques. Mthode courante de dploiement: analyse prdictive intgre des applications de business intelligence.
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4. Combien de temps les utilisateurs passent-ils en dplacement ou au bureau? La disponibilit dune connexion Internet a un impact majeur sur limportance de cette question. Autrefois, le seul lien avec le bureau des commerciaux et des chauffeurs routiers tait le tlphone portable. Aujourdhui, les policiers et les routiers ont dans leur vhicule un ordinateur portable, avec une connexion Internet par satellite. Ou, le plus souvent aujourdhui , ils sont relis aux systmes dinformations de leurs bureaux depuis leur BlackBerry, iPhone ou autre smartphone.
Ces outils ne sont pas le meilleur moyen ni le plus courant de fournir des fonctionnalits de business intelligence, notamment pour les requtes personnalises, la visualisation sophistique ou lanalyse OLAP. Par consquent, les employs qui passent beaucoup de temps (la moiti ou plus) sur des sites distants ou en dplacement, rencontrent des contraintes quant aux types de solutions de BI avec lesquels ils peuvent interagir. 5. De quand datent les donnes leur disposition? Enfin, votre dploiement de BI sera influenc par la latence des donnes impliques. La business intelligence propose trois niveaux de latence: donne mise jour planifie, la demande et temps-rel. Dans le premier cas, les informations nont pas tre parfaitement jour. La source de donnes peut aussi tre actualise de faon planifie, par exemple une fois par jour ou toutes les heures. Enfin, les donnes peuvent tre en quasi temps-rel, cest--dire actualises de faon incrmentielle dans les minutes qui suivent la transaction. La majorit des dploiements de BI se satisfont dune mise jour planifie. Le deuxime cas, la demande, signifie que lutilisateur voudra un accs direct aux donnes ou aux informations oprationnelles, conserves dans un entrept de donnes quasi-temps rel. Ceci naffecte pas forcment le dploiement de lapplication de BI, mais il est trs rare que des outils de BI donnent accs aux systmes oprationnels, car ces donnes ne sont gnralement pas dans un format favorable la cration de requtes personnalises. Cependant, lorsquun accs la demande est ncessaire, les tableaux de bord, les rapports et les rapports personnaliss guids sont des mthodes de dploiement extrmement efficaces.
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Enfin, les donnes vraiment temps-rel ne sont ncessaires que pour la surveillance des processus oprationnels en front-office. Les informations affiches sont actualises ds que lvnement se produit, avant mme que les donnes associes ne parviennent la base de donnes. Il ny a que les tableaux de bord et les rapports pour proposer laffichage et lactualisation dynamiques des informations ds que lvnement a lieu. Les requtes personnalises (guides ou non) et la recherche exigent que lutilisateur dclenche lextraction des informations. Celles-ci ne sont donc pas vraiment en temps rel car il y a toujours un dlai, mme court, entre lvnement et laccs aux donnes.
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Excel
Search
Dashboard
HTML
Flash
Visualization
Active Report
Le schma ci-dessus montre de faon simplifie comment les quatre composants peuvent tre utiliss dans diverses combinaisons pour crer une application de BI. Lutilisation des outils dcrits dans les pages suivantes pour tablir le profil de vos utilisateurs vous aidera dterminer prcisment les combinaisons qui rpondent le mieux leurs besoins.
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Dcrire lutilisateur
Des outils pour vous aider planifier votre application de BI Le tableau ci-dessus montre les cinq questions voques plus haut. Lorsque vous obtenez les rponses concernant lutilisateur, remplissez les cercles correspondants. lexception de la colonne n4 (Types de questions), les colonnes nautorisent quun seul choix. Notez quil ne sagit l que dun modle. Il peut tre modifi ou personnalis (en ajoutant dautres choix ou en modifiant la formulation de certaines options) selon vos besoins. Le tableau ci-dessous vous aidera associer certains profils dutilisateur aux dploiements adquats de solutions de BI. Notez que la premire colonne ( gauche) ne correspond pas directement avec le tableau des composants vu plus haut. Chaque mthode indique reprsente en fait la combinaison de lun ou plusieurs des composants dcrits prcdemment. Par exemple, le-mail est une mthode adapte un certain type de profil utilisateur, mais le tableau ne prcise pas ce qui est envoy par e-mail (rapport, tableau de bord ou visualisation). Il ne distingue pas non plus les formats de restitution (par exemple PowerPoint, PDF, Excel). Ces dcisions reviennent au concepteur du systme. Exemple de profil
Types de dploiement de solutions de BI Les dploiements dapplications de BI du tableau ci-dessus sont dcrits plus en dtail dans la suite du document. Les disques montrent quelle solution correspond le mieux un profil donn. Un disque noir signale une solution parfaitement adapte, un cercle vide une solution qui ne convient pas. Si votre plate-forme de BI est assez souple pour proposer chacune de ces fonctionnalits,
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Good Match
Fair Match
Poor Match
vous pourrez concevoir une application de BI parfaitement adapte aux besoins de tous vos utilisateurs. Dans le cas contraire, vos utilisateurs devront, en quelque sorte, se contenter dun tournevis pour enfoncer les clous. E-mail. Livraison dun rapport ou dun tableau de bord (dans nimporte quel format) dans la messagerie lectronique de lutilisateur, consultable sur son ordinateur de bureau ou sur son smartphone. Recherche. Une interface dexploration qui extrait, partir dun mot ou dune phrase, des rsultats dtaills dans les enregistrements de nimporte quelle base de donnes de votre entreprise, ainsi que des rapports ou des tableaux de bord. Tableau de bord. Des pages dinformations contenant plusieurs lments indiquant ltat dune ou plusieurs mesures.
Tableau de bord de performances. Affiche gnralement ltat des indicateurs de performances cls. Il peut tre consult en ligne ou envoy par e-mail. Tableau de bord en temps rel. Similaire un tableau de bord de performances (seul ltat des mesures des indicateurs est prsent en temps rel) avec des mises jour permanentes au fur et mesure que les vnements se produisent. Il doit donc tre consult en ligne. Tableau de bord de visualisation. Une faon rsume dutiliser des cartes, des contours gographiques, des couleurs et dautres lments graphiques pour reprsenter des donnes dune faon plus vidente et intuitive. Les tableaux de bord de visualisation sont des environnements interactifs qui permettent aux analystes de mieux identifier les relations et les cas dviants, difficiles dceler dans les rapports et les graphiques habituels.
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Formulaire personnalis guid. Un composant dapplication Web o lutilisateur pourra personnaliser un rapport, un graphique ou un tableau de bord en slectionnant des options partir dinvites de saisie. Cest le moyen le plus simple de permettre un utilisateur non-technicien de poser des questions personnalises. Outil de BI. Les outils de requte personnalise, de reporting et danalyse permettent aux utilisateurs plus comptents de poser quasiment nimporte quelle question. Ils pourront mme combiner plusieurs sources de donnes pour dcouvrir des faits uniques. Votre but final est de crer un graphique vous prsentant le profil des besoins des utilisateurs. Il vous indiquera les types de solutions combiner dans votre application et dans quelle mesure elle est ncessaire. Le schma ci-dessous illustre certains profils courants pour diffrents utilisateurs. Profil utilisateur
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Conclusion
Le prsent document a pour principal objectif de vous proposer des conseils pour la planification de votre prochain dploiement dapplication de BI. En 25 annes dactivit dans le secteur de la BI, jai constat que la solution WebFOCUS dInformation Builders offrait la gamme doptions de dploiement la plus tendue. Elle reprsente donc le choix idal pour un large ventail de besoins identifis lors de la planification. Grce son solide environnement de dveloppement, vous crerez des applications de reporting et danalyse simples et souples, utilisables par quasiment tous les types dutilisateurs. WebFOCUS est la base de de nombreuses applications dployes dans le monde, certaines ayant des millions dutilisateurs. Chacun des scnarios dcrits dans les tableaux prsents dans ce document et chacune des combinaisons de composants correspondent des dploiements qui sont possibles avec WebFOCUS.
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Europe
Atlanta,* GA (770) 395-9913 Baltimore, MD Professional Services : (703) 247-5565 Boston,* MA (781) 224-7660 Channels, (800) 969-4636 Chicago,* IL (630) 971-6700 Cincinnati,* OH (513) 891-2338 Dallas,* TX (972) 490-1300 Denver,* CO (303) 770-4440 Detroit,* MI (248) 641-8820 Federal Systems,* DC (703) 276-9006 Hartford, CT (860) 249-7229 Houston,* TX (713) 952-4800 Los Angeles,* CA (310) 615-0735 Minneapolis,* MN (651) 602-9100 New Jersey Sales : (973) 593-0022 New York,* NY Sales : (212) 736-7928 Professional Services : (212) 736-4433, ext. 4443 Orlando, FL (407) 562-1852 Philadelphia,* PA Sales: (610) 940-0790 Phoenix, AZ (480) 346-1095 Pittsburgh, PA Sales : (412) 494-9699 St. Louis,* MO (636) 519-1411 San Jose,* CA (408) 453-7600 Seattle, WA (206) 624-9055 Washington,* DC Sales : (703) 276-9006 Professional Services : (703) 247-5565
Allemagne Information Builders (Deutschland) Eschborn* +49-6196-77576-0 Belgique* Information Builders Belgium Bruxelles +32-2-7430240 Espagne Information Builders Iberica S.A. Barcelone +34-93-344-32-70 Bilbao +34-94-452-50-15 Madrid* +34-91-710-22-75 France* Information Builders France S.A. Paris +33-14-507-6600 Italie Information Builders Italy Milan 39-02-30-314-420 Pays-Bas* Information Builders (Netherlands) B.V. Amsterdam +31-20-4563333 Portugal Information Builders Portugal Lisbonne +351-217-217-400 Royaume-Uni* Information Builders (UK) Ltd. Londres +44-845-658-8484 Suisse Information Builders Switzerland AG Dietlikon +41-44-839-49-49
Reprsentants
Canada
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Mexique
Australie
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Afrique du Sud InfoBuild South Africa (Pty.) Ltd. Gauteng 27-83-4600800 Fujitsu Services (Pty.) Ltd. Johannesbourg 27-11-2335911 Arabie Saoudite InfoBuild Middle East Riyad 996-1-2180280 Autriche Raiffeisen Informatik Consulting GmbH Vienne +43-12-1136-3870 Bahren InfoBuild Brazil Ltda. Dubai 973-17-536-222, ext. 312 Brsil InfoBuild Brazil Ltda. So Paulo 55-11-3285-1050 Chine Information Builders China (IBC) Beijing 86-10-5128-9680 Beijing Xinrong Software Technology Co., Ltd. Beijing 86-10-5873-2031 Core UVANSYS Soul 82-2-832-0705 Danemark InfoBuild AB Kista, SE +46-735-23-34-97 gypte InfoBuild Middle East Abou Dhabi 971-2-627-5911 Dubai 971-4-3914391 Emirates Arabes Unis InfoBuild Middle East Abou Dhabi 971-2-627-5911 Dubai 971-4-3914391 thiopie MKTY IT Services Plc Addis Ababa 251-11-5501933
Finlande InfoBuild Oy Espoo 358-207-580-840 Grce Applied Science Athnes +30-210-699-8225 Guatmala IDS de Centroamerica Guatemala City 502-2412-4212 Inde* InfoBuild India Chennai 91-44-42177082 Isral SRL Group Ltd. Tel Aviv +972-3-7662030 Japon K.K. Ashisuto Osaka 81-6-6373-7113 Tokio 81-3-5276-5863 Jordanie InfoBuild Middle East Abou Dhabi 971-2-627-5911 Dubai 971-4-3914391 Kowet InfoBuild Middle East Dubai 965-22322926 Liban InfoBuild Middle East Dubai 961-4-533162 Norvge InfoBuild Norway Oslo 47-48-20-40-30 Oman InfoBuild Middle East Abou Dhabi 971-2-627-5911 Dubai 971-4-3914391 Pologne/Europe Centrale et de lEst InfoBuild SP.J. Varsovie +48-22-657-00-14 Qatar InfoBuild Middle East Dubai 974-467-7311 Russie FOBOS Plus Co., Ltd. Moscou 7-495-926-3358 Singapour Automatic Identification Technology Ltd. Singapour 65-6286-2922 Tawan Galaxy Software Services Tapeh 886-2-2586-7890 Thalande Datapro Computer Systems Co. Ltd. Bangkok 662-679-1927, ext. 200 Turquie InfoBuild Middle East Ankara 90-312-266-33-00 Istanbul 90-212-325-4114 Vnzuela InfoServices Consulting Caracas 58-212-763-1653
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