Gerencia Operativa Instrucciones Bsicas:

(mayo 4 del 2012)

Las siguientes consideraciones deben ser cumplidas por todo el personal operativo: Almacenamiento informacin: o Se debe crear una carpeta en el escritorio de la computadora con el nombre del colaborador, y dentro de esta se guardar la informacin realizada, nicamente en carpetas con nombres de clientes, es decir no archivos regados o clasificados en carpetas por fechas. o Se debe crear una carpeta con nombre de Referencias dentro de la carpeta del colaborador, donde se guarde informacin general que necesite, y que no corresponda puntualmente a un cliente, es decir datos generales, leyes, ejemplos, etc.

Uso de internet: o El correo electrnico de Hotmail, es la va oficial de comunicacin interna, por lo que la direccin asignada a cada colaborador es de uso exclusivamente laboral. o El correo electrnico laboral debe permanecer abierto durante toda la jornada, es decir a partir de las 8h00 de ingreso, hasta la hora de salida, ya que servir como va oficial de comunicacin interna. o No est permitido el uso de internet para Facebook y/o cualesquier tipo de red social, chat o Messenger. o No est permitido bajar informacin que no tengan relacin directa con el trabajo que se realiza por el colaborador. o No se permite la descarga e instalacin de msica, videos, programas, etc. que no tengan relacin con el trabajo que se realiza.

o No se permite instalar barras de acceso rpido y/o herramientas en navegadores de internet, ya que complican la conexin.

Envo de informacin: o Todos los das se debe remitir dos veces los avances realizados, a menos que haya un acuerdo verbal que indique que solo es un avance al fin de la jornada laboral. o El colaborador antes de salir de la oficina al final de su jornada laboral, debe haber enviado el avance completo del da, con la respectiva explicacin escrita en el mensaje remitido. o Es importante que el colaborador se acerque a explicar el avance que ha remitido al menos al final de la jornada laboral. o Todo colaborador debe guardar el nombre del archivo a enviar de la siguiente manera: Que se realiza, espacio, cdigo cliente (primera letra mayscula del nombre, apellido con la primera letra

mayscula), guion bajo, da (en nmeros) y mes (tres primeras letras) Ejemplos: Tesis EOjeda_3may Plan tesis PReinoso_2abr Financiero DTufio_3mar Tabulacion VReyes_6feb o No se debe poner tildes en los nombres de los archivos. o Un archivo con nombre diferente no se aceptar. o El colaborador est obligado a remitir todos los archivos de trabajo que est realizando no solo la tesis, como por ejemplo: clculos, tabulaciones, estimaciones, etc. o Todos los archivos adicionales a la tesis deben estar debidamente ordenados, sean en Word o Excel, si fuera en este ltimo la hoja

debe tener nombre para indicar su contenido, y dentro de cada hoja debe existir un orden de las cosas que se realiza y las que se pasa al documento de Word.

Contacto con cliente: o Cuando un cliente requiere revisar el avance a entregarse, o indicar correcciones, es importante que el colaborador participe en la reunin. o El colaborador debe acudir a las reuniones con clientes siempre con un cuaderno y esfero para escribir cada una de las sugerencias, recomendaciones y/o correcciones comunicadas por el cliente. o El colaborador debe reunirse con el cliente en la sala de reuniones de la oficina operativa, de preferencia no es su lugar de trabajo, ya que puede interrumpir a los dems compaeros. o El colaborador debe recibir los documentos de apoyo o correccin de los clientes, realizar los respectivos trabajos y luego devolver en perfecto estado para evitar prdidas o daos de documentos. o No se puede rallar o escribir en los documentos que entrega el cliente. o El colaborador no debe ofrecer fechas de entrega de correcciones, sin antes confirmar con el respectivo supervisor de trabajo. o Solo bajo autorizacin del supervisor de trabajo se puede realizar una reunin con el cliente, solamente entre el colaborador y el cliente.

Revisiones diarias: o Durante toda la jornada laboral se pueden realizar revisiones del trabajo de cada colaborador, el cual debe permitir la revisin, cuyo

objetivo es validar el avance realizado hasta ese momento, y actualizar el cronograma. o Siempre que el colaborador tenga dudas respecto de lo que realiza, debe acudir y/o comunicarse inmediatamente con el supervisor para verificar la solucin.

Apoyo entre colaboradores: o Es importante el trabajo en equipo entre todos los colaboradores, lo que significa apoyos en conocimientos, ejemplos, e incluso bsqueda de informacin. o Cuando un trabajo se realiza por ms de un colaborador, siempre se designar uno como el responsable de tal trabajo, y quien debe unir y verificar que todo este correcto y completo; esto no exime de la responsabilidad al otro colaborador que no el lder de ese trabajo. o Tambin es vital que se mantenga el respeto entre los

colaboradores.

Bsqueda informacin: o Se pueden utilizar varias fuentes de informacin como por ejemplo: libros, revistas, manuales, informacin de clientes y consultas en internet. o Cuando se utiliza internet pueden haber dos fuentes: vistas previas de libros y pginas web. o Cuando se utiliza la vista previa de libros, se deber proceder exactamente como si se tuviera el libro fsicamente; esta es la mejor manera de poner citas en los captulos tericos de los trabajos.

o En caso de que se utilice informacin de pginas web es imperante que se ponga de donde se toma la informacin de manera adecuada al requerimiento de cada cliente. o No est permitido poner citas o referencias de pginas como: Wikipedia, buenas tareas, monografas, rincn del vago, deberes, etc. y dems pginas que se consideran de uso de escuela y colegio. o Se debe tener en cuenta que lo que no vaya citado y/o referenciado, es aporte personal, y no puede reflejar copia de internet, otras tesis, libros, etc. ya que constituira plagio.

Formato de archivos: o Es obligacin del colaborador realizar los avances y trabajos con los formatos requeridos para el cliente, los cuales debern ser comunicados y/o remitidos al colaborador. o En caso de que no se remitan formatos o informacin suficiente sobre el trabajo a realizar al colaborador, es su obligacin solicitar de manera inmediata con el fin de no afectar a la calidad de su trabajo as como al avance del cronograma. o No ser aceptado un archivo que no tenga el formato requerido desde pginas iniciales hasta las finales. o A pesar de que cada cliente puede tener una necesidad diferente, el formato estndar a seguir es: Cartula Certificacin Autorizacin Dedicatoria Agradecimiento Resumen ejecutivo ndice de contenidos ndice de tablas o cuadros

ndice de grficos o figuras Introduccin Captulos (del 1 al que tenga la tesis) Conclusiones y Recomendaciones Bibliografa Anexos (en los casos que aplique)

o Es importante que se mantenga un solo tipo de titulacin del archivo, que puede ser: Para ttulo captulo: ttulo Para ttulo de nivel 2 (ejemplo: 1.2 o 3.1): ttulo 2 Para ttulo de niveles 3 en adelante: ttulos 3 en adelante

o Los ttulos de los cuadros, grficos, figuras, etc. deben ser estndares y consecutivos. o La numeracin de pginas debe ser en romanos para pginas introductorias, y en arbigos desde el captulo 1. o Todo trabajo deber considerar el respectivo formato desde su inicio.

Consideraciones generales: o Bienes entregados a su cargo: cada colaborador tiene bienes a su cargo, los mismos que son de uso exclusivamente laboral y deben permanecer en el lugar de trabajo. As mismo se indica que dichos bienes estn bajo la custodia del colaborador quien responder de su mal uso, o dao/prdida por negligencia. o Cronograma: siempre se labora de acuerdo a un cronograma, el cual es realizado por el supervisor. Ningn colaborador puede realizar otro trabajo diferente al encomendado a cada colaborador. En caso de que un colaborador haya terminado una tarea, y todava no termine la jornada laboral, es su obligacin acercarse y/o comunicarse con el supervisor para coordinar la siguiente tarea, caso

contrario ser tomado como tiempo no laborado que deber ser repuesto. o Jornada diaria: La jornada diaria es de 8 horas laborables, tiempo durante el cual se deben realizar tareas nicamente laborables referentes al trabajo encomendado por el supervisor. Antes del fin de la jornada el colaborador debe enviar el avance al supervisor y acercarse a explicar dicho avance, antes de salir de la oficina. o Calidad del trabajo: se espera que cada colaborador realice un trabajo de total aporte, con las debidas investigaciones plenamente citadas o referenciadas, ya que todo tipo de clonacin o copia se tomar como plagio, lo que ser un aspecto que demuestre negligencia en el trabajo y tendr que tratarse de manera administrativa con el colaborador. Es importante mencionar que el colaborador debe estar claro en el trabajo a realizar, y realizarlo de manera profesional. Es importante la buena investigacin de temas nuevos (referentes al trabajo que usualmente se realiza). o Requerimiento de herramientas de trabajo: el colaborador debe solicitar herramientas de trabajo que requiera y no disponga; as como tambin avisar inmediatamente ocurra algo con las

herramientas que tenga, que pueda afectar su funcionamiento.