EXCELENTE Controle Escolar

Tutorial Excelente Controle Escolar

1 Cadastro de Alunos........................................................................................................ 2 2 Cadastro de sries .......................................................................................................... 4 3 Relatrios....................................................................................................................... 5 3.1 Como Gerar ............................................................................................................ 5 3.2 Consolidado (Mdias e desvio Padro) .................................................................. 7 3.3 Boletins................................................................................................................... 9 4 Cadastro de matrias.................................................................................................... 11 5 Cadastro de notas e faltas ............................................................................................ 12 5.1 inserindo notas manualmente ............................................................................... 12 5.1 Inserir notas por planilha ...................................................................................... 13 6 Backup ......................................................................................................................... 14

O Excelente um programa completo para controle de alunos, com muitos recursos. Nestes tutoriais, vamos mostrar o passo a passo para as principais rotinas do programa. Para acompanhar e poder alterar os dados sem preocupao voc pode usar o banco de dados de exemplo que vem junto com o Excelente, clicando em Ferramentas, usar base de dados de exemplo. Se sair do programa ou voltar a tela de Mudar a base de dados, volta a base original.

1 Cadastro de Alunos
Para cadastrar os alunos, necessrio que as sries estejam cadastradas, por que o aluno vai estar ligado sua srie, ento veja o cadastro de sries, antes. No precisa cadastrar todas as sries da escola e voc pode alterar quando quiser. V no men Manuteno de cadastros, Alunos... ou tecle F2 Esta tela vai se abrir:

O Cadastro de um aluno precisa, obrigatoriamente de: Nome Srie Data de Nascimento Sexo Turma Os outros dados so opcionais, mas quanto mais dados houverem, melhor. As partes da tela: Botes: Sair Salvar alteraes (quando alterar) Cancelar (cancela as alteraes ou incluso) Excluir (exclui um aluno do cadastro) S exclua se o aluno foi cadastrado errado ou em duplicata, se o aluno existir, mas no for mais aluno da escola, deixe o cadastro e marque este aluno como inativo. Inserir Novo Prximo (vai para o prximo aluno no registro). Alterar (no d para alterar sem entrar nesta rotina, exceo para os botes para inserir histrico, foto, responsveis e ficha 11) Procurar (abre uma tela para procurar dentro do cadastro).

Quando clica em sair, aparece uma tela para atualizao do banco de dados (esta rotina faz uma verificao dos dados dos alunos dentro de cada matria). Rode esta rotina se cadastrou novo alunos ou se cadastrou matrias novas ou alterou matrias. Se alterar o cadastro de aluno ou no mexeu em nada, pode fechar esta janela.

Abas Cadastramento de Alunos Histrico do Aluno (visualizao das notas de anos anteriores, automtico, sem cadastramento) Relatrios (lista de alguns relatrios vinculados ao cadastro de alunos) Ficha mdica (dados de sade do aluno, muito til para o caso de alguma necessidade, para encaminhar o aluno para alguma unidade de sade, pode-se rapidamente imprimir a ficha e encaminh-la junto com o aluno). Inserindo alunos: Clique no boto INSERIR NOVO, o cadastro ficar limpo e com os campos abertos para edio. O cadastro: Inserindo os dados: Cdigo no precisa preencher, automtico. Nome No colocar asterisco (*), aspas simples () ou aspas duplas (). Srie Escolha da lista (preenchida de acordo com a sries cadastradas). Sexo M ou F. Data de Nascimento: formato dd/mm/aaaa Perodo: M, T, V ou N. Manh, Tarde, Vespertino ou Noite. Nmero: nmero do aluno na classe. O Excelente pode fazer a numerao automaticamente, por ordem alfabtica total, ou por ordem de sexo depois ordem alfabtica. Isso feito na rotina dentro do menu Rotinas, Finalizao e passagem de Ano, Formar Classes. Pode ser rodada quantas vezes quiser para ir formando e alterando a classe, at que se feche a classe e os novos alunos entraro no final da lista, por j ter os dirios fechados. Turma: as turmas so nomeadas com letras e podem ser cadastradas tantas quantas forem definidas no cadastro de sries. Data da matrcula: preenchido automaticamente pelo Excelente com a data do dia. Se este dado no for conhecido, colocar pelo menos aproximadamente

o Ano. Esta data usada, entre outras coisas para verificar se o aluno foi matriculado no final do ano, para entrar no ano seguinte, portanto, no far parte das rotinas de passagem de ano. Dados cadastrais de Pai, Me, endereo, telefone, data de nascimento dos pais (h um relatrio de aniversariantes pais, para a escola, se quiser, enviar os cumprimentos). So opcionais. RA: Registro do Aluno opcional - usado para um registro, (quando no o prprio RG) que identifique o aluno. RM: Registro de matrcula. opcional, algumas escolas usam para numerar os alunos que esto no arquivo morto. Dados de Identidade: Desde RG, at dados da certido de nascimento, quando houver. Estes dados o Excelente usa para gerar o Histrico Escolar. Responsveis (boto) Cadastro de responsveis para gerar os contratos (tambm opcional) Entrar com os dados do Histrico Usado para inserir os dados anteriores do histrico escolar do aluno (que est com os dados na tela). Os dados anuais que forem controlados pelo Excelente, entram automaticamente no histrico. Ficha individual de Avaliao (ficha 11) um cadastro de avaliao pedaggica e comportamental do aluno (que est com os dados na tela). Estes critrios de avaliao so configurveis no Menu Manuteno de cadastros, Configurar Ficha 11. Os textos podem ser alterados como a escola quiser. Inserir ou alterar foto A escola pode ter as fichas dos alunos com foto, basta ter uma pasta dentro do computador, e associar o aluno ao arquivo de foto. Existem dois relatrios onde as fotos so usadas, alm da ficha de cadastro. Um um carmetro com uma lista de alunos dividida por srie, com as fotos. muito bom para reunies, eventos, sadas da escola, etc. onde usado para identificar o aluno mais facilmente. Outro relatrio so as carteirinhas que o Excelente gera. Pode ser com a foto do computador ou pode ser com foto colada.

2 Cadastro de sries
V no men Manuteno de cadastros, Srie... Esta tela vai se abrir:

Fig. 1 Escolha, uma a uma, as sries que a escola oferece, se no oferece deixe em branco. Se for ensino de 9 anos, escolha como 1 Ano do Ensino Fundamental a Pr-Escola, depois voc poder alterar o nome das sries como quiser. Para cada srie escolhida, marcando o quadradinho da srie, aparece uma pergunta, se deseja cadastrar, diga SIM. Coloque o nvel: Fundamental, Mdio ou Pr Escola Coloque o regime, se semestral ou anual (semestral para cursos que terminem em 1 semestre). Coloque a quantidade de classes para esta srie. Se voc no souber a quantidade, coloque 1 ou mais. As classes so nomeadas com letras A, B, C, etc. Se voc colocar duas classes, voc s poder

cadastrar alunos nas turmas A ou B. Voc pode cadastrar os alunos, depois dividilos em classes (o Excelente pode fazer isso automaticamente). Terminado as escolhas para esta srie, clique em Cadastrar. Repita esta operao para todas as sries que a escola oferece. Para as sries cadastradas, voc pode alterar o nome: Clique boto Renomear as Sries e para cada srie (clicando em cima dela), altere o nome e clique em Salvar. No altere a ordem das sries. Renomeie sequencialmente, acompanhando a sequncia do Excelente. Note que na tela de cadastro de sries o nome no se altera. assim mesmo, o nome vai se alterar nas rotinas internas do Excelente. Voc pode ler uma explicao sobre o cadastramento quando o ensino fundamental de 9 anos.

3 Relatrios
O Excelente tem vrios relatrios, que podem ser gerados de vrios formatos e com seleo dos dados diferentes, portando as sadas de informaes so muito grandes e diversificadas. Alm disso um sistema em constante evoluo e sempre acrescentamos novas rotinas e relatrios, geralmente atendendo algum cliente que nos tenha solicitado, e disponibilizamos a todos. Existem os relatrios que so gerados para determinada classe e outros que so individuais, gerados aluno por aluno. Os boletins so gerados a partir do menu Rotinas, Rotinas de Notas, Gerar Boletim e so gerados para classe toda, resultando em vrios formatos, e um boletim por aluno.

3.1 Como Gerar

Para selecionar as sries em relatrios que so gerados por srie, ao escolher o relatrio no menu Relatrios, esta tela aparece:

figura 2

As sries que aparecem, so as cadastradas no Cadastro de sries. Ao se selecionar uma srie do lado esquerdo, aparecem, do lado direito, tantas classes quanto as que foram cadastradas. Dependendo do tipo de relatrio ou rotina para a qual est selecionando as sries, podem aparecer mais dados para selecionar, como este abaixo, que para boletim:

Figura 3 E outros tipos de seleo. Quando a seleo para o relatrio ou rotina por aluno, esta tela se abre depois de escolhido o relatrio a ser gerado:

Figura 4 Pode-se procurar o aluno por pedao do nome, por srie ou por RA. No quadro abaixo so listados os alunos que satisfazem os critrios de busca. Ao clicar em cima do nome do aluno, a rotina solicitada anteriormente continua, para este aluno. Entre os vrios relatrios do Excelente, destacamos alguns por sua complexidade ou por ser muito importante para gerenciamento pedaggico.

3.2 Consolidado (Mdias e desvio Padro)

Este relatrio mostra os dados de toda a classe com todas as notas e faltas de todas as matrias. imprescindvel para reunies de conselho de classe e na prpria reunio pode ser levado o programa e mostrado numa tela ou imprimir as folhas e passar aos professores.

Figura 5

Pode-se gerar um grfico que mostra a variao das notas por metria, dentro da classe:

Figura 6 E pode-se exportar a grade para um arquivo do Excel, com todos os dados que podem ser alterados como quiser, por exemplo durante a reunio do Conselho de Classe, e depois os dados corrigidos so passados para o programa.

Figura 7

Na segunda aba da planilha temos o resumo do aluno com suas situaes em cada matria.

Figura 8 Este relatrio oferece muitas possibilidades de avaliao, no s do aluno, mas pedaggica da classe e da escola, uma avaliao do comportamento do professor. Para cada matria dentro da classe uma mdia e um desvio padro so gerados. A mdia da uma noo geral do comportamento mdio das notas e o desvio padro nos d uma idia da variabilidade da nota, isto , se ela oscilou muito ou pouco. Para um desvio padro perto de 0,0 ou 1,0 significa pouca variao entre as notas dadas. Um desvio padro maior que 5,0 ou perto de 10,0 significa muita variao entre as notas.

3.3 Boletins
O Excelente tem vrios modelos de boletins, escolhido na hora de ger-los, como se v na figura 3. Eles so gerados para a classe toda e podem ser vistos navegando-se pelas pginas, tantas quantos forem os alunos ou os que couberem nas pginas, quando no for 1 por pgina.

Figura 9 Caixa de dialogo de impresso de boletins: pode-se escolher imprimir todas, s uma,ou um intervalo ou somente visualizar na tela.

figura 10 Outro modelo de boletim:

Figura 11 A maioria dos boletins permite converter para PDF ou para planilha do Excel.

4 Cadastro de matrias
As matrias so cadastradas e vinculadas s sries. Pode-se, por exemplo, cadastrar uma matria cujo nome seja Lngua Portuguesa, vinculadas s sries do Ensino Fundamental e outra matria chamada Lngua Portuguesa e Literatura para ser ministrada s sries do Ensino Mdio. O cadastro de sries compe-se de: - Nome da matria (pode ser qualquer nome que identifique a matria, por exemplo Mat. Prof Joaquim, este nome interno ao programa e no vai aparecer nos relatrios) - Nome que sair no boletim - Abreviatura (para ser usado em alguns relatrios com listagem de matrias, para economizar espao) - Opo para verificar se a matria reprova ou no. - Tipo de matria. Se faz parte da BASE COMUM ou se pertence PARTE DIVERSIFICADA. - Selecionar as sries onde ministrada. - Vincular matrias: o EXCELENTE permite o controle de notas de matrias frente, isto , vrias matrias gerando uma nica mdia. Por exemplo: a matria Lngua Portuguesa e Literatura pode ser ministrada por 3 professores (Gramtica, Redao e Literatura) e cada um d sua nota e faz seu controle separado. O EXCELENTE faz os clculos da mdia das 3 matrias e gera a mdia de Lngua Portuguesa e Literatura, inclusive com pesos diferentes para cada matria ou somando as notas das matrias. Para cadastrar os vnculos em determinada matria necessrio que a matria frente esteja cadastrada. - Cadastrar Oficinas: so matrias que s tem um controle de faltas. Vo sair no boletim, desde que tenham faltas cadastradas.

Figura 12 Cadastro de matrias

5 Cadastro de notas e faltas

O EXCELENTE tem duas opes diferentes para inserir notas.

5.1 inserindo notas manualmente

Este processo feito manualmente, inserindo nota por nota na tela de cadastro, que acessado no menu Rotinas, Rotinas de Notas, Inserir Notas. Abre uma tela para escolher a srie para a qual se deseja cadastrar as notas. Escolhida a srie e a classe uma tela com os campos a serem preenchidos

Figura 13 Inserindo notas Nesta tela podemos inserir as notas, neste exemplo a escola configurou os parmetros de notas para ter 4 notas por bimestre, mais um conceito que somado nota. As notas so cadastradas por bimestre, a cada aluno inserido aperta-se CADASTRAR NOTAS X BIM e o programa j avana sozinho pra o prximo aluno. Pode-se tambm usar o boto INSERINDO NOTAS POR MATRIA e trocar para inserir todas as notas de um mesmo aluno. Recursos: avanar para o prximo aluno, Mudar matria (as matrias tem que estar vinculadas srie, seno no aparecem), Inserir total de aulas dadas, Inserir faltas em Oficina, Remover as notas (remove as notas do aluno que est na tela, do bimestre selecionado), Alterar, quando as notas j esto cadastradas, e se deseja abrir os campos para alguma alterao).

5.1 Inserir notas por planilha

No menu Rotinas, Notas do Professor, gerar arquivo em planilha... Neste processo inovador e facilitador dos trabalhos da secretaria, gera-se uma planilha para cada professor com as abas com as classes. O professor pode preencher a planilha onde quiser. Esta planilha gerada automaticamente com as classes escolhidas. O cadastro do professor tem que estar bem definido, com as matrias e as classes onde ele ministra aulas. Esta planilha enviada ao professor, via disquete, pendrive, email, etc. que preenche as notas e devolve para a secretaria. O EXCELENTE l as notas automaticamente atravs da rotina no menu Rotinas, Notas do Professor, Pegar notas da planilha. Segue a rotina de escolher a planilha, e ler as notas. Se houver erro, vai ser gerado um relatrio indicando onde ocorreu o erro.

Informaes importantes sobre este processo: - As planilhas so geradas com as clulas travadas, s podendo ser editados os campos de notas, faltas, total de aulas dadas e total de aulas previstas. - Se uma nota for inserida errada a clula fica vermelha. Ponto no vrgula, 7.5 lido como texto e no nmero, tem que ser 7,5. - Quando enviar a planilha para o professor por e-mail ou CD, inform-lo que para inserir as notas e devolver necessrio salvar antes a planilha no computador, inserir as notas, salvar e depois anex-la ao e-mail ou grav-la em CD e depois enviar para a secretaria. Se direto do email ou direto no CD ele fizer as alteraes, elas no sero enviadas de volta ou no sero gravadas no CD. - cada vez que feita uma leitura pelo EXCELENTE, as notas so atualizadas.

6 Backup
Fazer backup MUITO IMPORTANTE. MUITO. O nico lugar do UNIVERSO que tem os dados da sua escola o computador onde o EXCELENTE est instalado.

Ao sair do programa solicitado um backup, responda sim a pergunta, o EXCELENTE fechado e o programa de backup aberto. Siga as instrues, lembrando que voc deve salvar o arquivo de backup em um lugar diferente do seu computador e manter uma cpia fora da escola. Este tutorial est em constante atualizao. O EXCELENTE possui muitos outros recursos que sero inseridos aqui. Info Escolar www.infoescolar.com.br 19 3561.6345 Rua Pernambuco, 3796 13.632-375 Pirassununga - SP