Crculos de Calidad

Alejandro Lerma Kirchner

Qu son los "Crculos de Calidad"?

Los "Crculos de Calidad" son grupos voluntarios de trabajadores que se integran formalmente para aportar su esfuerzo con respecto al anlisis y mejoramiento de los procesos de trabajo de la organizacin y reas donde desarrollan sus actividades laborales. Los integrantes de los "Crculos de Calidad" proceden de las mismas reas de trabajo sobre las cuales se aplica el esfuerzo de este tipo de grupos. Los "Crculos de Calidad" se forman de tres a 15 miembros, siendo el nmero ideal de siete a nueve integrantes, a fin de facilitar la coordinacin y la participacin de todos y cada uno de ellos. Los "Crculos de Calidad" proveen a la organizacin de una estructura paralela cuyo fin es promover el mejoramiento constante de la misma, en tanto que la estructura organizacional formal, esencialmente, se encarga de la operacin del negocio. Los objetivos de los "Crculos de Calidad" son mltiples, pero siempre van relacionados con el mejoramiento general del negocio, ya sea mediante la solucin de problemas o de proyectos de superacin. Los principales objetivos de la aplicacin de los "Crculos de Calidad" son los siguientes: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n) o) p) q) r) s) t) Reducir los errores y defectos; Disminuir los desperdicios; Aumentar la calidad en los insumos, productos y procesos; Mejorar los sistemas, mtodos y tcnicas de trabajo en la organizacin; Acortar los tiempos de ejecucin; Incrementar la moral y la eficiencia en los grupos de trabajo; Promocionar un mayor compromiso de trabajo; Motivar mejor al personal; Acrecentar la capacidad en la organizacin para la solucin de problemas; Promover la capacitacin y el desarrollo del personal; Desarrollar el liderazgo y la capacidad directiva del cuerpo gerencial, Perfeccionar el clima organizacional; Implementar la comunicacin en la organizacin; Mejorar la seguridad e higiene industrial; Procurar la implantacin de mejores sistemas para preservar la seguridad de la informacin clasificada; Reforzar la estructura organizacional formal; Implantar eficientes sistemas de informacin; Llevar a cabo ciertos cambios en las polticas, normas y estndares de la organizacin; Incrementar la higiene y la seguridad industrial, y Prevenir problemas.

Beneficios de los "Crculos de Calidad".

Un mejor clima organizacional. Mayor compromiso, motivacin y responsabilidad de los trabajadores con respecto a la organizacin. Se incrementa el nivel de capacitacin y destreza de los trabajadores. Se facilita el trabajo en equipo. Se instaura una administracin ms participativa. La organizacin aprovecha en mayor grado la iniciativa y los conocimientos del personal. Se reducen los conflictos humanos en el trabajo. Se incrementa la capacitacin y se orienta hacia resultados. Mejora la comunicacin. Para lograr los objetivos planteados, los Crculos de Calidad llevan a cabo una serie de funciones, entre las que principalmente se encuentran las siguientes: a) Realizacin de juntas, estudio y anlisis, normalmente en horas de trabajo; cuando las juntas se realizan en tiempo inhbil suele pagarse tiempo extra a los integrantes. Las juntas casi siempre son una vez por semana y duran ms o menos una hora. b) Seleccin libre de los problemas y proyectos sobre los cuales aplicar su empeo; c) Anlisis de los problemas; d) Investigacin de causas y alternativas de solucin; e) Propuesta, de soluciones; f) Apoyo en la instrumentacin de soluciones; g) Los miembros de los "Crculos de Calidad" definen su propia organizacin, estructura y autoridad interna y h) Los "Crculos de Calidad" emiten comunicaciones y efectan presentaciones a la direccin, con el fin de informar, coordinar y solicitar apoyo institucional. Los proyectos que se tratan dentro de los "Crculos de Calidad" son los siguientes: 1. Sugerencias de los miembros o participantes en los crculos. 2. Ideas del grupo directivo y/o gerencial. 3. Propuestas del personal. Proposiciones de otros crculos. Los "Crculos de Calidad" seleccionan libremente los proyectos mediante discusin entre sus miembros; esto significa "tener autonoma", debido a que los miembros suelen ser quienes conocen mejor la problemtica de sus respectivas reas de trabajo. Los proyectos que son tratados por los "Crculos de Calidad" en su inicio suelen referirse a la solucin de problemas: reduccin de desperdicios, tiempos y costos, haciendo ms eficiente a la organizacin, pero conforme transcurre el tiempo y se van resolviendo los problemas ms significativos, los "Crculos de Calidad" tienden a seleccionar proyectos de superacin y aprovechamiento de oportunidades, mejorando con ello la competitividad total de la organizacin. Los estndares de las organizaciones japonesas indican que cada "Crculo de Calidad" suele solucionar entre cuatro y cinco problemas por ao; las organizaciones estadounidenses han reportado un promedio de seis; si este nmero, se multiplica por los "Crculos de Calidad" que operan en una organizacin, el nmero anual de mejoras suele ser considerable.

A medida quo los "Crculos de Calidad" tienen mayor experiencia y destreza son ms los problemas que solucionan. Otra gran ventaja de los Crculos es el aspecto financiero. La solucin de los problemas o el aprovechamiento de las oportunidades tratadas en los "Crculos de Calidad" frecuentemente no tienen costo o es mnimo. La estructura de los "Crculos de Calidad" se integra de la siguiente manera:

Organizacin de los Crculos de Calidad.

Miembros. Lideres de Crculos de calidad. Facilitador. Comit de gobierno. Alta gerencia. Los miembros o participantes en el "Crculo de Calidad" (empleados de fbrica y/o empleados de oficina) son motivados para colaborar en el mejoramiento constante de la organizacin (principalmente dentro de su rea de trabajo). Las funciones de los miembros: participar en las reuniones, capacitarse y colaborar en el anlisis y en el diagnstico de los problemas. Los lderes son los coordinadores de los diversos Crculos de Calidad, funcin que al principio y frecuentemente corresponde a los supervisores formales, por la estructura organizacional, pero no obstante, es factible que cualquier otra persona con capacidad de liderazgo, motivacin y habilidades para coordinar la participacin de otros, asuma el papel de lder. Es recomendable que de acuerdo con la participacin y logros en respaldo del lder se nombre como sublder a la persona ms capaz para ello; esto suele reforzar la motivacin de status cuando obtienen logros. Si la estructura formal de los "Crculos de Calidad" ha logrado que stos funcionen de manera habitual, y el estilo administrativo democrtico tiende a promover la participacin activa y habitual del personal, es recomendable elegir al lder del "Crculo de Calidad", con lo que suelen reforzarse la motivacin, la iniciativa y el compromiso de los miembros. La principal responsabilidad del lder es la de dirigir las actividades del "Crculo de Calidad", a fin de que ste opere con eficiencia. Para ello debe contar con las habilidades suficientes para coordinar y motivar la participacin y el trabajo del grupo, as como solicitar el apoyo y las facilidades requeridos, para lo cual mantiene contacto con el facilitador y con sus respectivas reas de trabajo. Otras de las obligaciones del lder: mantener contacto y comunicacin con el facilitador o coordinador, segn corresponda, informar a los trabajadores que no son miembros del Crculo y que corresponden a su rea de aplicacin, proveer apoyo tcnico en el anlisis de los problemas y enterar oportunamente al gerente de los proyectos y avances del crculo. El facilitador (coordinador del programa) es la persona que ha sido preparada para que se encargue (normalmente por tiempo completo) de facilitar, coordinar, evaluar y dirigir las actividades de los "Crculos de Calidad" dentro de una determinada organizacin.

Asimismo, asiste regularmente a las reuniones de los "Crculos de Calidad", manteniendo estrecha comunicacin con los lderes para controlar las actividades que le correspondan, junto con el coordinador y con el comit. Las funciones bsicas del facilitador son las siguientes: a) Entrenar a los lideres de los Crculos; b) Respaldar a los lderes de los Crculos en la capacitacin; c) Asesorar a los lderes de los Crculos en cuanto a la metodologa relativa a la integracin y funcionamiento de los mismos; d) Servir de contacto y catalizador de acciones entre los "Crculos de Calidad" y las diversas reas de la organizacin, as como, la vinculacin entre el gobierno con los diversos "Crculos de Calidad". Cuando los "Crculos de Calidad" son muchos o se localizan en lugares distantes, se requieren varios facilitadores para dirigir e integrar el esfuerzo de estos en un trabajo comn, por lo que se instituye la figura del coordinador, el que se encarga de capacitar, motivar y asesorar a los lderes y a los facilitadores, difundir y promover el programa de "Crculos de Calidad" y la creacin de ms crculos, asistir ocasionalmente a las reuniones, evaluar avances, informar al comit y a la gerencia, llevar los registros y controles sobre la operacin, proyectos y logros de los crculos. El comit de gobierno es el mximo rgano colegiado a nivel ejecutivo (directores y gerentes), integrado por representantes (de siete a 15) de las principales reas de la organizacin o institucin dentro de una determinada rea geogrfica, como: ventas, produccin, personal, finanzas, ingeniera, y aun sindicatos. Las funciones del comit: apoyar el programa, asistir a las presentaciones de propuestas de solucin, transmitir conocimientos, hacer sugerencias, implantar soluciones cuando estas sean factibles, mantenerse al tanto de los planes y proyectos de los diversos crculos, aprovechar el funcionamiento de los "Crculos de Calidad" Para la consecucin de los objetivos y metas de la organizacin, y hacer el reconocimiento de la labor relevante realizada por los Crculos y motivarlos. Cuando la organizacin es muy grande y por lo tanto el nmero de "Crculos de Calidad" es numeroso, se acostumbra incluir la figura del coordinador entre el comit y los facilitadores. Es conveniente iniciar el proceso de implementacin de los "Crculos de Calidad" mediante la instauracin de uno o un nmero reducido de "Crculos de Calidad" piloto, a fin de que la organizacin desarrolle habilidades Para operar este tipo de organizaciones paralelas, y al tiempo que se van registrando resultados se venza la resistencia e incremente la participacin y el entusiasmo del personal de otras reas. Para implementar un esquema de "Crculos de Calidad" se requiere: Contar con el inters y apoyo de la alta gerencia: direccin general, directores de rea, gerentes, etctera. Recopilar informacin interna con respecto a los "Crculos de Calidad" mediante documentos, observacin, cursos extremos y referencias de otras organizaciones.

Evaluar la situacin actual de la organizacin: Estilo gerencial. Ambiente laboral: conflictos, ausentismo, accidentes, etctera. Capacidad de produccin, ndices de calidad y productividad. Eficiencia y productividad en las tareas de comercializacin. Posicionamiento de la organizacin y sus productos en el mercado. Lograr apoyo a la benevolencia sindical, Integrar a un coordinador que incluya a los gerentes de las dreas principales y, de ser posible, contar con un representante sindical. Elaborar un plan pormenorizado de los "Crculos de Calidad" que incluya: polticas, procedimientos, organizacin, etctera. Disponer de un presupuesto inicial realista que incluya las tareas de promocin y entrenamiento. Contar con respaldo (asesor) a quien consultar. Seleccionar un "Crculo de Calidad" piloto por dnde empezar, invitando, seleccionando y capacitando a sus miembros. Planear el proyecto (definiendo actividades y determinando tiempos y secuencias), incluyendo el plan de difusin respectivo. Instrumentar paulatinamente ms "Crculos de Calidad". Los programas de capacitacin del personal que habr de integrar los "Crculos de Calidad" deben comprender los siguientes temas: Filosofa y operacin de la calidad total. Filosofa y operacin de los "Crculos de Calidad". Estadstica bsica y herramientas estadsticas de los "Crculos de Calidad". Anlisis y solucin de problemas. Administracin de juntas de trabajo. Integracin de equipos de trabajo. Administracin participativa y democrtica. Liderazgo y administracin del cambio. Formacin de instructores, Planeacin y control de proyectos. El principal logro de los "Crculos de Calidad" es proveer un canal de comunicacin y una organizacin formal, donde la contribucin del personal al mejoramiento tenga cabida, mediante la exposicin de sus propuestas e iniciativas, as como de su participacin activa en el anlisis e instrumentacin de sus acciones en la bsqueda continua para la solucin de problemas y aprovechamiento de las oportunidades. La integracin y la operacin de los "Crculos de Calidad" suele tener costo en trminos de tiempo, salarios e insumos que stos requieran, pero en trminos costo-beneficio, los "Crculos de Calidad" suelen ser una excelente inversin, ya que reducen desperdicios y costos, adems de mejorar considerablemente la productividad. Un producto adicional de la operacin de los "Crculos de Calidad" en una organizacin, es el desarrollo de la capacidad directiva y de anlisis en el personal, por lo que en las actividades de los "Crculos de Calidad" son muy tiles las tcnicas de creatividad, registro y anlisis, orientadas a la solucin de la problemtica de la organizacin, por lo que sugerimos las siguientes:

Recopilacin de datos por medio de la observacin, muestreo, pruebas o investigacin documental. Lluvia de ideas. Anlisis de Pareto. Listas de cotejo. Anlisis causa-efecto. Histogramas y dems representaciones grficas estadsticas. Diagrama jerrquico. Diagramas de flujo. Grficas de control. Diagramas de dispersin. Tcnicas relativas al manejo de juntas. Tcnicas de presentacin. Otras tcnicas de calidad, como el cuadro de mando, el anlisis de competitividad y el benchmarking.

Operacin de los Crculos de Calidad

1. Identificacin de los problemas o mejoras. Los miembros de los "Crculos de Calidad" identifican los problemas u oportunidades, con base en el conocimiento que poseen del rea; pueden apoyarse en la aplicacin de metodologas y en la ayuda de especialistas para llevar a cabo esta tarea. Los integrantes del "Crculo de Calidad" proceden a evaluar la magnitud y la repercusin de cada uno de los problemas u oportunidades identificados. En funcin de la magnitud importancia y urgencia que representa para la organizacin cada problema u oportunidad de los miembros del "Crculo de Calidad", programan la atencin que harn de cada uno de ellos. El anlisis de problemas y/o mejoras implica la identificacin y estudio tanto de las causas como de los efectos, a fin de identificar diferentes alternativas que tengan el mayor rendimiento, para solucionar de raz la problemtica estudiada. El "Crculo de Calidad" presenta a la autoridad formal (de lnea) las recomendaciones surgidas del estudio realizado, con todas las observaciones y recomendaciones a que hubiese lugar, para que dicha autoridad cuente con los elementos necesarios para la toma de decisiones y pueda poner en marcha el proyecto.

2. Evaluacin y jerarquizacin de los problemas o mejoras.

3. Seleccin y programacin en tiempo y recursos de los problemas o mejoras.

4. Anlisis de problemas y mejoras, considerando causas y efectos.

5. Recomendaciones a la administracin y presentacin a la direccin.

Para respaldar el funcionamiento de los Crculos de Calidad, a continuacin se presentan seis formatos que podrn utilizarse junto con la documentacin relativa a la plantacin y el control de proyectos, que normalmente incluye la paquetera de la ruta crtica. Los formatos que ms adelante se anexan son los siguientes: CC-01 CC-02 CC-03 CC-04 CC-05 CC-06 Identificacin de Crculos de Calidad. Diagnostico de la situacin actual. Objetivos del Crculo de Calidad. Metas del Crculo de Calidad. Calendario de reuniones del Crculo de Calidad. Resultados obtenidos por el Crculo de Calidad.

Juicio Crtico con respecto a los Crculos de Calidad.

Los "Crculos de Calidad" constituyen una tcnica excelente para lograr la participacin productiva del personal (ideas y acciones), y sus resultados estn en funcin del nivel de capacidad y motivacin del personal aplicados a la problemtica de cada organizacin. El adecuado funcionamiento de los "Crculos de Calidad" supone una serie de condiciones que actualmente no son frecuentes en nuestra cultura laboral y en nuestras organizaciones, pero que tenemos la urgencia de desarrollar a fin de aumentar nuestras capacidades, as como el posicionamiento en un rango competitivo a nivel internacional. Cuando se cuenta con personal capaz, comprometido con la organizacin, y con un buen clima organizacional, suele ser rpida la instauracin de los Crculos de Calidad, as como la concomitante generacin de resultados. En esta tcnica es esencial la capacidad y 1s recursos humanos comprometidos con el mejoramiento continuo de la organizacin. Para que, esta tcnica produzca los resultados que pretende en la magnitud deseada, requiere la presencia de ciertos factores que a continuacin se enumeran: Los Crculos de Calidad constituyen una tcnica excelente para lograr la participacin del personal (ideas y acciones) 1. Administracin participativa, con filosofa organizacional enfocada hacia la cliente, 2. Eficiente capacitacin interna, tanto en lo que se refiere a los conceptos y proceso de los "Crculos de Calidad", como en los diversos temas relativos a la operacin y la direccin del negocio. 3. Clima organizacional sano y trabajo en equipo. 4. Estabilidad y motivacin del personal, con participacin voluntaria. 5. Eficaz sistema de recompensa y reconocimiento en trminos salariales y no salariales: Reconocimiento individual o de grupo a la participacin relevante, en forma pblica, ya sea mediante comunicacin oral o escrita en el boletn de la organizacin o en el peridico mural. Publicacin de los problemas resueltos por los "Crculos de Calidad", con posible presentacin en conferencias e impresos internos. Certificados, trofeos o insignias. 7

Premios en especie, como: artculos, vacaciones pagadas, etctera. Bonos en efectivo. Base para la determinacin de tasas superiores de aumento en periodos de revisin salarial. Base para la promocin hacia otros puestos. 6. Buena comunicacin. 7. Apoyo e involucramiento de la alta gerencia. 8. Un "facilitador" diligente y hbil es pieza fundamental en el xito de los "Crculos de Calidad", especialmente en la fase de inicio.

CC-01

Identificacin de Crculos de Calidad

Cdigo de identificacin de este Circulo de calidad: ________________ Principal rea o reas a las (s) que corresponde:

Principales procesos a los que corresponde:

Relacin de integrantes: Nombre Departamento Puesto

Lderes del circulo:

Facilitador:

Comit de gobierno:

CC-02 Nm.

DIAGNOSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL Descripcin de la situacin actual Magnitudes

CC-03 Nm.

OBJETIVOS DEL CRCULO DE CALIDAD Descripcin de los objetivos

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CC-04 Nm.

METAS DEL CIRCULO DE CALIDAD Descripcin de las metas Cuanta Tiempo

CC-05 Fecha

CALENDARIO DE REUNIONES DEL CIRCULO DE CALIDAD Hora Lugar Propsito

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CC-06 Nm.

RESULTADOS OBTENIDOS POR EL CIRCULO DE CALIDAD Descripcin de resultados ndices anteriores ndices actuales

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