TALLER DE ADMINISTRACION Y GESTION DE EMPRESAS

PROFESOR Alfonso Escobar

Teora de sistemas

MODELOS DE ORGANIZACIN MODELO DE KATZ Y KAHN Katz y Kahn desarrollaron un modelo de organizacin ms amplio y complejo mediante la aplicacin de la teora de sistemas y la teora de las organizaciones. Luego compararon las posibilidades de aplicacin de las principales corrientes sociolgicas y psicolgicas en el anlisis organizacional, proponiendo que la teora de las organizaciones se libere de las restricciones y limitaciones de los enfoques previos y utilice la teora general de sistemas. Segn el modelo propuesto por ellos, la organizacin presenta las siguientes caractersticas tpicas de un sistema abierto: a) La organizacin como sistema abierto Para Katz y Kahn, la organizacin como sistema abierto presenta las siguientes caractersticas: 1. Importacin (entradas): La organizacin recibe insumos del ambiente y necesita provisiones renovadas de energa de otras instituciones, o de personas, o del medio ambiente material. Ninguna estructura social es autosuficiente ni auto contenida. 2. Transformacin (procesamiento): Los sistemas abiertos transforman la energa disponible. La organizacin procesa y transforma sus insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc. 3. Exportacin (salida): Los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el ambiente. 4. Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten: El funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importacin- transformacinexportacin. 5. Entropa negativa: Los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrpico para reabastecerse de energa manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. 6. Informacin como insumo: Los sistemas abiertos reciben tambin insumos de tipo informativo que proporcionan seales a la estructura sobre el ambiente y sobre el funcionamiento en relacin con ste. 7. Estado de equilibrio y homeostasis dinmica: En este sentido, los sistemas abiertos se caracterizan por un estado de equilibrio: existe un flujo continuo de energa del ambiente exterior y una continua exportacin de productos del sistema; 1

sin embargo, el cociente de intercambio de energa y las relaciones entre las partes siguen siendo los mismos. 8. Diferenciacin: La organizacin tiende a la multiplicacin y elaboracin de funciones, lo que le trae tambin multiplicacin de roles y diferenciacin interna. 9. Equifinalidad: El cual plantea que un sistema puede alcanzar, por diversos caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales. 10. Lmites o fronteras: La organizacin presenta barreras entre el sistema y el ambiente. stos definen el campo de accin del sistema, como tambin su grado de apertura con relacin al ambiente. b) Las organizaciones como una clase de sistema social Las organizaciones constituyen una clase o tipo de sistema social, el cual a su vez se considera una clase de sistema abierto. Como clase especial de sistema abierto, las organizaciones tienen propiedades que les son peculiares, pero comparten otras propiedades en comn con todos los sistemas abiertos. Todos los sistemas sociales, incluidas las organizaciones, se fundamentan en actividades estandarizadas de una cantidad de individuos. Esas actividades estandarizadas son complementarias o interdependientes con respecto a algn producto con resultado comn. Ellas son repetidas, relativamente duraderas y relacionadas en espacio y en tiempo. c) Caractersticas de primer orden Las caractersticas de las organizaciones como sistemas sociales son: 1. Los sistemas sociales, al contrario de las dems estructuras bsicas no tiene lmites en amplitud. Los sistemas sociales no pueden representarse a travs de modelos fsicos. 2. Los sistemas sociales necesitan insumos de produccin y de mantenimiento. 3. Los sistemas sociales son sistemas esencialmente inventados, creados por el hombre e imperfectos: se afirman en actitudes, percepciones, creencias, motivaciones, hbitos y expectativas de los seres humanos. 4. Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas biolgicos. Necesitan mecanismos de control para reducir la variabilidad e inestabilidad de las acciones humanas. 5. Las funciones, normas y valores constituyen los principales componentes del sistema social. 6. Las organizaciones sociales representan el desarrollo ms claro de un estndar de funciones interrelacionadas que insinan actividades prescritas o estandarizadas. 7. El concepto de inclusin parcial. La organizacin utiliza slo los conocimientos y habilidades de las personas que le son importantes. 8. Con relacin a su ambiente. El funcionamiento organizacional debe estudiarse con respecto a las transacciones continuas desarrolladas con el medio que lo rodea. d) Cultura y clima organizacional Toda organizacin crea su propia cultura o clima, sus propios tabes, costumbres y usos. El clima o cultura del sistema refleja las normas y valores del sistema formal, as como las disputas internas y externas y el ejercicio de la autoridad dentro del sistema, que se transmiten a los nuevos miembros del grupo. e) Dinmica del sistema Con el fin de mantenerse, las organizaciones sociales recurren al uso de mecanismos, establecen normas y valores para estimular las actividades requeridas y dispositivos de 2

autoridad para dirigir el comportamiento organizacional. f) Concepto de eficacia organizacional Como sistemas abiertos, las organizaciones sobreviven solamente cuando son capaces de mantener negentropa, es decir, importacin bajo todas las formas de cantidades mayores de energa que las que devuelven al ambiente como producto. La eficiencia pretende incrementos a travs de soluciones tcnicas y econmicas, mientras que la eficacia busca la maximizacin del rendimiento de la organizacin, por medios tcnicos y econmicos (eficiencia) y por medios polticos (no econmicos).

g) La organizacin como un sistema de roles Rol es el conjunto de actividades exigidas a un individuo que ocupa una determinada posicin en una organizacin. Por tanto, la organizacin puede considerarse como constituida por roles o por un conjunto de actividades que se espera de los individuos.

MODELO SOCIOTCNICO DE TAVISTOCK La organizacin se concibe como un sistema socio tcnico. Adems de considerarse como un sistema abierto en interaccin constante con su ambiente, la organizacin tambin se concibe como un sistema socio tcnico estructurado en dos subsistemas: 1. El subsistema tcnico, que comprende las tareas que van a desempearse, las instalaciones fsicas, el equipo e instrumentos utilizados, las tcnicas operacionales, el ambiente fsico y la duracin de las tareas. En resumen el subsistema tcnico cubre la tecnologa, el territorio y el tiempo. Es el responsable de la eficiencia potencial de la organizacin. 2. El subsistema social, que comprende a los individuos, sus caractersticas fsicas, psicolgicas, las relaciones sociales entre los individuos as como las exigencias de su organizacin. Los subsistemas tcnico y social presentan una interrelacin intima y dependientes y cada uno influye sobre el otro. El enfoque socio tcnico concibe a la organizacin como una combinacin de tecnologa y al mismo tiempo como un subsistema social. El subsistema tecnolgico y el social se consideran en una interaccin mutual y recproca y cada uno determina al otro, hasta cierto punto. El modelo de sistema abierto propuesto por el enfoque socio tcnico parte del supuesto de que toda organizacin importa del ambiente diversas cosas y utiliza estas importaciones en ciertos tipos de procesos de conversin para luego exportar productos, servicios, etc., que resultan del proceso de conversin.

La tarea primaria de la organizacin es aquello que le permita sobrevivir dentro de ese proceso de: 1. Importacin: La adquisicin de materias primas. 2. Conversin: La transformacin de las importaciones en exportaciones. 3. Exportacin: La ubicacin de los resultados de la importacin y de la conversin. 3

EVALUACIN CRTICA DE LA TEORA DE SISTEMAS Una evaluacin crtica de la teora de sistemas conduce a los siguientes aspectos: 1. Confrontacin entre teoras de sistema abierto y de sistema cerrado El sistema abierto puede considerarse como un conjunto de partes en constante interaccin constituyendo un todo sinrgico orientado hacia determinados propsitos y en permanente relacin de interdependencia con el ambiente externo. Las implicaciones de la distincin entre sistema abierto y sistema cerrado para la concepcin moderna de la administracin, sobresalen las siguientes: a) La naturaleza esencialmente dinmica del ambiente est en conflicto con la tendencia esencialmente esttica de la organizacin. b) Un sistema organizacional rgido no podr sobrevivir en la medida en que no consiga responder eficazmente a los cambios continuos y rpidos del ambiente. c) Un sistema abierto, como un club, un hospital o un gobierno, necesita garantizar la asimilacin de sus productos por el ambiente. d) En consecuencia, el sistema necesita informacin constante y depurada del ambiente slo en cuanto a la naturaleza de ese medio sino tambin a la calidad y cantidad de insumos disponibles, y principalmente en cuanto a la eficacia o adecuacin de los productos o respuestas de la organizacin al ambiente. 2. Caractersticas bsicas del anlisis sistmico Las principales caractersticas de la moderna teora de la administracin, basada en el anlisis sistmico, son las siguientes: 1. Punto de vista sistmico: Considera a la organizacin como un sistema constituido por cinco partes bsicas: insumo (entrada), proceso, producto (salida), retroalimentacin y ambiente. 2. Enfoque dinmico: El nfasis de la teora moderna se aplica en el proceso dinmico de interaccin que ocurre dentro de la estructura de una organizacin. 3. Multidimensional y multinivelada: La teora moderna considera una organizacin desde el punto de vista micro y macro. La organizacin es macro cuando se considera dentro de su ambiente (a nivel de la sociedad, comunidad); es micro cuando analiza sus unidades internas. 4. Multimotivacional: La teora de sistemas reconoce que un acto puede ser motivado por muchos deseos o razones. 5. Probabilstica: La teora moderna tiende a ser probabilstica. Lo cual demuestra que muchas variables pueden explicarse en trminos hipotticos y no con certeza. 6. Multidisciplinaria: La teora de sistemas es multidisciplinaria, ya que busca conceptos y tcnicas de muchos campos de estudio, como la sociologa, la psicologa, la teora administrativa, la economa, etc. 4

7. Descriptiva: Busca describir las caractersticas de las organizaciones y de la dministracin. 8. Multivariable: La teora moderna tiende a asumir que un evento puede ser causado por numerosos factores interrelacionados e interdependientes. 9. Adaptacin: La organizacin es un sistema adaptativo a los cambios del ambiente.

3. Carcter integrativo y abstracto de la teora de sistemas Muchos autores consideran la teora de sistemas demasiado abstracta y, por tanto, de difcil aplicacin a situaciones gerenciales prcticas. Es una teora general de las organizaciones y de la administracin, una sntesis integradora de los conceptos clsicos, neoclsicos, estructuralistas, neoestructuralistas y behavioristas.

4. El efecto sinrgico de las organizaciones como sistemas abiertos Una de las razones slidas para la existencia de las organizaciones es su efecto sinrgico, es decir, la manera como en el resultado de una organizacin pueden diferir en cantidad o en calidad la suma de los insumos. Las unidades de salida pueden ser iguales, mayores o menores que las unidades de entrada. De igual manera, cada individuo de la organizacin espera que los beneficios personales de su participacin en una organizacin sean mayores que sus costos personales de participacin. 5. El hombre funcional La teora de sistemas se basa en el concepto de hombre funcional, en contraste con el concepto de homo economicus de la teora clsica, el homo socialis de la teora de las relaciones humanas, del hombre organizacional de la teora estructuralista y del hombre administrativo de la teora behaviorista. El individuo desempea un rol dentro de las organizaciones, interrelacionndose con los dems individuos como un sistema abierto. 6. Un nuevo enfoque organizacional La perspectiva sistmica introdujo una nueva manera de apreciar los fenmenos. La visin gestltica y global de las cosas, que privilegia la totalidad y sus componentes, sin despreciar lo que denominamos emergente sistmico: las propiedades del todo que no aparecen en ninguna de sus partes. En este nuevo enfoque organizacional, lo importante es ver el todo en parte aisladamente para vislumbrar el emergente sistmico. Es este emergente sistmico lo que hace que el agua sea diferente de sus elementos, hidrgeno y oxgeno.

MODELO ESTRUCTURADO: Un modelo de organizacin estructurado en lo que es Calidad, estas hablando de que la Empresa trabaja en base a lo que se llama Gestin de Calidad y las partes que componen este sistema de gestin son: 1.- Estructura organizativa: departamento de calidad o responsable de la Direccin de la empresa. 2.- Cmo se planifica la calidad. 3.- Los procesos de la organizacin. 4.- Recursos que la organizacin aplica a la calidad. 5.-Documentacin que se utiliza. El hecho de que una empresa tenga implantado un sistema de gestin de la calidad, slo quiere decir que esa empresa gestiona la calidad de sus productos y servicios de una forma ordenada, planificada y controlada; es decir, sus productos pueden ser de mejor o peor calidad que los de la competencia, la cual puede tener, a su vez, un sistema de gestin de la calidad o no. Y dentro de este marco la empresa puede trabajar en base a Sistemas normalizados de gestin de calidad como lo es la ISO 9001:2000, ISO/TS 16949, HACCP. Los sistemas de gestin de la calidad sirven para dar confianza a nuestros clientes de que los productos y servicios que ofrece nuestra organizacin, se desarrollan de una forma planificada y controlada. El fin de los mismos es aumentar la satisfaccin del cliente con nuestra organizacin, reducir nuestros costos debidos a la mala calidad, y por ende, aumentar nuestra competitividad (esto lleva consigo aumentar la cuota de mercado).

BIBLIOGRAFA: Chiavenato, Idalberto. Introduccin a la Teora General de la Administracin. 3ra. Edicin. Edit. McGraw-Hill. 1992. von Bertalanffy, Ludwig. Teora General de Sistemas. Petrpolis, Vozes. 1976.