ADMINISTRACIN DE PRODUCCIN.

(PRODUCTION MANAGEMENT).1

En la Administracin de Produccin, Produccin significa hacer bienes, cosas de valor. Administracin es un trmino difcil de definir en un sentido tan amplio que cubra todas sus posibles ramificaciones. No se limita en este caso a las acciones de control. Esto puede ejemplificarse con la gestin de la programacin de produccin. Cualquier ejecucin de un programa de produccin equilibrado depende de una correcta programacin q u e s e realiza d e acuerdo a u n a se r i e de 2 procedimientos predeterminados. Sin embargo y para estar a la altura de un 3 mundo rpidamente cambiante, estos procedimientos deben cambiarse de tanto en tanto, es decir la gestin de la programacin no es esttica. Las empresas deben desarrollar mtodos optimizados para formular y ejecutar sus programas de acuerdo a los cambios del entorno. Antes que adherir a mtodos establecidos las empresas buscarn la forma de mejorar sus procedimientos de modo de facilitar la obtencin de los objetivos de la empresa. El concepto de Administracin se considera generalmente consistente en 1)planificar, 2)implementar, y 3) controlar. Este ciclo administrativo no es un concepto monoltico, sino ms bien realizado en una variedad de modos, dependiendo en este caso de los diferentes tipos y aspectos de la produccin. Como se hace la Administracin de Produccin. Cuales son las caractersticas especificas de la administracin de produccin? Considere por ejemplo la administracin del4 trabajo de piso de planta en una manufactura instalada con edificio, equipamiento y herramientas. La fase de planificacin cubrira los pasos del proceso de trabajo y su mejora; el plan es luego ejecutado en la fase de implementacin, seguido por la fase de control, siendo la preocupacin principal la obtencin del resultado planificado. Ahora considere el proyecto de construccin de la planta, incluyendo la adquisicin e instalacin del equipo y las herramientas. Esto quizs ocurra una ve z c a d a c i nc o a o s e n u n a e m p re sa de ma n u fa c t u ra t pi ca . C m o se gestiona una produccin de este tipo? La fase de planificacin comienza con una decisin de la empresa de hacer una inversin de capital. Un proyecto de

1 2

El trmino de Administracin de Produccin es sinnimo hoy en da de Administracin de Operaciones, aplicable del mismo modo a las operaciones de servicios como a las de manufactura de bienes. 3 La palabra inglesa management se traduce indistintamente al espaol como administracin, gestin, gerencia. Segn los aspectos a acentuar se pueden encontrar programas de Gestin de Procesos de contenido similar a ste. 4 El ciclo citado se deriva del Proceso Administrativo originado en Fayol, y reformulado entre otros por P. Drucker en forma interesante.

construccin detallado i n c l u ye m u c h a s e t a p a s d e planificacin. Cuando comienza la construccin de la planta se entra a las etapas de implementacin. En el curso de la implementacin se toman medidas de control relativas a los programas de ejecucin diarios, a la calidad y a los costos, con relacin a lo planificado. Entonces se ve que hay dos tipos de produccin: la propia produccin de bienes (o servicios), y la produccin de los equipos o las instalaciones que sern el propio sistema de produccin para lo anterior. Uno podra referirse a e l l o s c o m o l a produccin propiamente d i c h a y l a p r ep a ra c i n p a ra la produccin. Viendo el rpido cambio en las condiciones econmicas y en la tecnologa, los sistemas de produccin cambiarn continuamente. Se podra definir la Administracin de Produccin como la planificacin, implementacin y el control de actividades de produccin, incluyendo el propio sistema de produccin de bienes o servicios, conducido por una unidad de organizacin, con objetivos definidos de desempeo, los cuales a su vez se encuentran sujetos a modificaciones de acuerdo a cambios en el entorno. La preparacin para la produccin consiste en actividades de planificacin del proceso productivo, la programacin del proyecto, la seleccin de equipos, la construccin del edificio, la contratacin del personal, compra de insumos, y 5 a s i gn a c i n d e t a r e a s. E st a fa se d e p r e p a r a c i n p a r a l a p r o d u c c i n e s precedida por la planificacin y el diseo del producto, que a su vez deriva de una actividad de investigacin y desarrollo. Los programas de Investigacin y Desarrollo se basan en estudios de mercado, estudios de control ambiental, y pronsticos de tecnologas futuras. (Ver figura 1.). Esto significa que la Administracin de Produccin de hoy da no se limita al control de las actividades en la planta, sino que incluye mltiples actividades, que deben tener en cuenta cambios en el ambiente socio-econmico. La Administracin de Produccin entonces no se reduce a optimizar cada paso de la produccin o del sistema productivo, sino que requiere una accin integrada que cubre todo el espectro de las actividades citadas, que deben responder a circunstancias cambiantes, y deben lograr una eficiencia global creciente. Este enfoque es equivalente a la creacin de sistemas de produccin capaces de responder rpidament e a nuevas necesidades de mercado, reduciendo la demora entre desarrollo y manufactura de nuevos p r o d u c t o s, a s c om o l o s p e r o d o s de a r ra nq u e p a ra p a sar d el p ro d u c t o diseado a su manufactura, esto es: est enfocado a vincular, establecer lazos, entre el diseo y la manufactura. 6 Lo que sigue del curso ms adelante se enfocar primordialmente en las act i vi da de s de pre paraci n de pr od ucci n y a la adm ini st raci n de la s actividades d e manufactura ( u operacin d e si stem as d e servicios), propiamente dichas.

5 6

Estas actividades se cubren con lo que hoy se llama Gestin de Proyectos. Hoy se habla de ingeniera concurrente, la clave se denomina time to market .

Pronstico Tecnolgico

Estudio de Mercado

Evaluacin tecnolgica

Investigacin y Desarrollo

Planificacin y Diseo del Producto

Preparacin de Produccin

Manufactura

Venta

Fig. 1: reas de la Administracin de Produccin

Historia de la Administracin de Produccin. Resumamos la definicin del apartado anterior a los dos puntos que siguen: 1) El trmino Produccin incluye no slo las actividades de manufactura p r o p i a m e n t e d i c h a s s i n o t o d a s l a s f a s e s q u e l e p r e c e d e n , d e sd e e l pronstico tecnolgico. 2) Adminstracin no quiere decir simplemente control y ajuste bajo un conjunto de condiciones dadas, sino que implica tambin la creacin de nuevos sistemas de gestin capaces de responder a circunstancias cambiantes y la seleccin de controles adecuados para lograr los objetivos de la empresa. Hay una larga historia que ha llevado a esta definicin.

i)

Etapa anterior a la segunda guerra mundial.

La administracin de produccin comenz con el control de calidad. La produccin moderna n o s e r a imaginable s i n l a capacidad d e cumplir estndares de conformidad que aseguren intercambiabilidad de partes y componentes. Por ejemplo la tapa de un bolgrafo A encaja perfectamente en el bolgrafo B de la misma marca. Esta caracterstica fue pre -condicin para la produccin masiva que empez al inicio del siglo 19 en los Estados Unidos de Norteamrica. Inicialmente se dependa para ello de la inspeccin de todos los productos, y ms tarde se des arrollaron sofisticadas tcnicas de control, usadas hoy da. Entre el fin del siglo 19 y el inicio del 20, F. W. Taylor y otros muchos desarrollaron tcnicas y enfoques para la administracin del trabajo.7 El grado de mecanizacin de las operaciones era todava limitado y la eficiencia de produccin estaba muy influida por la capacidad del personal en la mejor y ms rpida operacin de las mquinas, y ejecucin de las tareas. Se empez a determinar cientficamente la capacidad de produccin diaria de distintos puestos de trabajo y mquinas, (esto en s no era una tarea fcil). A consecuencia de ello era posible determinar con cierto grado de precisin el programa de los trabajos a ejecutar, e incidir en las mejoras de eficiencia, del trabajo y del sistema de administracin del mismo. La incipiente programacin de la produccin se vincul con el control de los inventarios, y se desarroll el primer modelo de opt imizacin del tamao del lote, de produccin o de compra, en 1914. Durante mucho tiempo el control de p r od ucci n era sin nim o de Pro gr amaci n de Pr od ucci n y C ont rol d e inventarios. En los aos 20, los competidores de Ford unieron fuerzas y formaron General Motors. La administracin integral de un gran nmero de plantas no era posible con las herramientas usuales del control de calidad y de control de produccin. Fue el Control de Costos el que hizo posible esa gestin integral 8 y eficiente de una cantidad de plantas con distintas formas de produccin. En la misma dcada tanto en Japn como en Europa se empiezan a introducir l o s mtodos americanos d e controlar l a calidad, l a s operaciones, la programacin, los inventarios y los costos. Sin embargo esto fue de poca ayuda cuando muchas empresas quebraron durante la gran depresin. Los empresarios entonces comprendieron la importancia de la utilidad, diferencia entre los ingresos y los costos, incluidos los de produccin. La reduccin de costos a travs de control de calidad, la programacin de produccin , el control de inventarios no es suficiente, para asegurar la utilidad de la empresa. Los ingresos dependen de las ventas y de las actividades de marketing, las cuales deben enfat izarse y tener en consideracin, desde la ptica de las operaciones, y no con independencia de stas.
7

Peter Drucker se refiere a esta etapa como la Revolucin de la Productividad, y asigna un papel clave en ella a la figura de F.W. Taylor. En particular se le debe la vinculacin entre la productividad de la hora hombre y la capacidad de remunerar mejor el trabajo, como base para elevar el nivel de vida general. 8 La contabilidad de costos era anterior y originada en la administracin de los ferrocarriles americanos, con operaciones diseminadas a lo largo de muy extensos territorios. Es particularmente ineteresante el anlisis de la competitividad lograda por GM, atravs de una herramienta de gestin que parece muy alejada de las tradicionales actividades de produccin, y vinculada ms bien con el sistema de tratamiento de informacin.

ii)

Etapa posterior a la segunda guerra mundial.

La Administracin de Operaciones orientada a la utilidad prevaleci durante algn tiempo despus de la segunda guerra tanto en Japn y en Europa como en Estados Unidos. Pero en los 60 se hizo relevante el trmino de estrategia empresaria. Este concepto de estrategia empresaria, que se derivara directamente de la filosofa de la administracin de cada empresa, puede llegar a implicar un cambio drstico en el sistema de produccin, ms all de consideraciones de ingresos, costos, o cualquier otra consideracin de parmetros en uso hasta esa fecha. En particular en la era de fusiones y alianzas empresarias, los cambios sufridos por los sistemas de produccin deben ser cubiertos por la administracin de produccin.

Control de Calidad

Control del Trabajo

Programacin de Produccin Control de Inventarios

Control de Costos

Control de Rentabilidad
Adm. de Produccin incluye consideraciones de Marketing

Planificacin Estratgica de la Empresa.

La Administracin de Produccin cambia para tener en cuenta la Estrategia de la Empresa.

Gestin de Cambios.
Se incorporan continuamente nuevas ideas a la Adm. de Produccin Para incorporar sistematizacin, computarizacin, automatizacin, Respeto por la persona humana, control ecolgico, seguridad y Calidad de vida en el tranajo.

Fig. 2 : Evolucin de la Administracin de la Produccin.

Un fenmeno notable relacionado con la administracin de produccin en Japn en su recuperacin de posguerra fue el desarrollo y crecimiento de un gran nmero de empresas ms pequeas que trabajan como proveedoras de grandes corporaciones. La administracin de produccin de las empresas grandes debi sincronizarse con la administracin de produccin de sus proveedores ms pequ eos. Esto era particularmente relevante en Japn donde las grandes empresas madres juegan un papel especial en la asistencia de las proveedoras menores, como a sus hijos en una familia. Un ejemplo significativo de la jerarqua de la administracin de produccin es la construccin de naves espaciales en los Estados Unidos. El desarrollo de un gigante sistema de control de produccin se hizo posible gracias al uso intensivo de computadoras. La metodologa de programacin y control de proyectos, llamada PERT 9 es una aplicacin tpica para ello. La dcada de los 70 fue de nfasis en el respeto por la humanidad, con foco en el control ambiental, el bienestar y la seguridad. Fue una dcada de grandes cambios en los sistemas de produccin y su administracin. Aparecen nuevos conceptos como la Administracin por Objetivos y se hizo nfasis en la autonoma en la administracin (capacidad de delegar por resultados). Era evidente que los 80 veran pro gresar la a utomatizacin y la cr eciente delegacin de autoridad de gestin a los niveles operativos. Ya se encuentran en operaciones lneas de produccin totalmente automatizadas y flexibles. Esto lleva a la necesidad de emplear fuerza de trabajo cada vez ms calificada y especializada en tareas altamente sofisticadas, lo cual significa otro cambio drstico en las metodologas de la administracin de operaciones. (Para visualizar esta evolucin vase la Fig. 2.) LA ADMINISTRACIN DE PRODUCCIN HOY UN ENFOQUE DE SISTEMAS. L a Administracin d e Produccin, originalmente entendida c o m o la administracin de lneas de produccin, ha evolucionado a un concepto mucho ms abarcativo, directamente vinculado a la estrategia de la empresa. 10 El proceso de evolucin parece estar fuertemente vinculado a la aparicin de gigantes industriales , con complejos sistemas de produccin. Modelo del sistema de produccin. Un proceso productivo consiste de 1)objetivo, 2)insumos (inputs), 3)proceso de transformacin, 4)producto (output) y 5)control (inlcuyendo la accin correctiva, o ajuste). 1). Para cualquier actividad de produccin debe estar definido claramente un objetivo. Deben definirse las caractersticas del producto y las tecnologas a aplicar en su produccin, as como los mtodos para su control.
9

PERT: Program Evaluation and Review Technique, es una herramienta desarrollada unos aos antes por la marina de los Estados Unidos, para otro proyecto a la fecha muy complejo como era el lanzamiento del Polaris. La introduccin de aplicaciones computacionales a la Adminsitracin de Produccin no ha cesado desde entonces . 10 La vinculacin entre la estrategia y las operaciones fue redescubierta en principio por Wickham Skinner en un artculo clsico: Manufactura, el eslabn perdido de la estrategia empresaria.

DOS TIPOS DE CONTROL. En cualquier caso de sistema insumo-proceso-producto el control es una parte esencial de la administracin del sistema. Existen dos tipos de control: control por retro-alimentacin (feedback control), y control por adelantado (feedforward control). Ambos son complementarios y no excluyentes. El control por retroalimentacin es el indicado en la figura 3, y existe siempre: la salida que se obtiene a partir de insumos y mediante el proceso, es medida, es decir comparada con el resultado esperado, mediante algn procedimiento, (y/o en algn caso instrumento de medida). La medida y comparacin con el objetivo puede conducir a acciones correctivas sobre los insumos y/o el proceso. Si se trata de una medida fsica es fcil visualizar la definicin de un intervalo de tolerancia, que define el umbral a partir del cual se debe tomar la accin correctiva. Este concepto se asocia en la administracin con el control por excepcin. El control por adelantado consiste en la verificacin de insumos a fin de tomar a c ci o n e s a d ec u a da s so b r e el p r o ce so e n fu n c i n de la s c a ra ct e r st i ca s controladas, tambin s t a s contra estndares, n o rma s o valores preestablecidos. En este caso el control pretende adelantarse a efectos indeseables e n l a salida. U n ejemplo d e e s t e tipo d e control e s el mantenimiento preventivo. LA MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD. Los clientes, los mercados, son cada vez ms exigentes en cuanto a las caractersticas de desempeo de los productos bienes o servicios-, y cada vez m s c u i d a d o so s e n a p r e c i a r l a s r e l a c i o n e s d e c o st o - b e n e fi c i o e n c a d a t ran sac ci n. Por l o ta nto la s emp re sa s se ve n o bli gada s a cambia r su s sistemas de produccin, para poder sobrevivir en un mercado competitivo. La industria japonesa en particular basa su competitividad internacional en los cambios drsticos realizados en los sistemas de produccin. La productividad es la relacin entre la salida y la entrada de un sistema de produccin. La productividad mejora si con los mismos insumos se obtiene ms producto, o cuando se obtiene la misma salida con menos insumos. La productividad mejora con cualquier reduccin o eliminacin de desperdicio. En este sentido se vuelve a ver la doble funcin de la Administracin de Operaciones: uno es conducir el sistema productivo de modo de alcanzar los objetivos de desempeo establecidos, el otro es modificar los objetivos hacia mayores desafos, teniendo en cuenta el cambio en el entorno tecnolgico y las exigencias del mercado. En la industria japonesa en particular se da un concertado esfuerzo desde el nivel operario (muchas veces tomando la iniciativa), y de la direccin para mejorar los objetivos de desempeo del sistema. El mismo concepto de sistema y de mejora del desempeo del sistema se aplica ampliamente a la administracin de la produccin de servicios, tales como el comercio minorista, el transporte, los cuidados de la salud, y otros.