Sumrio

Fundamentos econmicos, histricos e sociais dos eventos Evoluo histrica dos eventos ao turismo de eventos no mundo As origens dos primeiros eventos Evoluo dos eventos: os eventos religiosos e os eventos comerciais Os eventos religiosos: os conclios e as representaes teatrais Os eventos comerciais: as feiras comerciais Os primeiros eventos cientficos e tcnicos Compreendendo o que eventos Conceitos, classificao e tipologia Conceitos Classificao Em relao ao publico Em relao rea de interesse Tipologia Resumo Exerccios

As associaes e/ou empresas promotoras de eventos e estratgias para o desenvolvimento de eventos A estrutura jurdica das organizaes promotoras de eventos O processo de captao de eventos A contratao da empresa organizadora de eventos Aspectos tericos e prticos do planejamento e organizao de eventos Planejamento e organizao de eventos Concepo

Lista de abreviaturas ABAV Associao brasileira de agncias de viagens ABEOC Associao brasileira das empresas de eventos ABRACCEF Associao brasileira de centros de convenes, exposies e feiras. AIPC Association Internationale des Palais de Congres IACVB International association of convention and visitors bureau ICCA International congress and convention association NOWEA Sociedade noroeste alem de exposies PCMA Professional convention management association SPCVB So Paulo convention and visitors bureau UBRAFE Unio brasileira dos promotores de ferias UFI Unio de feiras internacionais

Introduo
Evento um acontecimento que desde as suas origens na antiguidade e em sua trajetria histrica at chegar aos tempos modernos sempre envolveu vrias pessoas nas diversas fases do seu planejamento e organizao como tambm atraiu um grande nmero de participantes. Atualmente, o evento, em funo dos objetivos fixados, do grande nmero de pessoas que envolve e das diversas expectativas e necessidades que estas pessoas apresentam, tornou-se uma importante atividade econmica e social, que deve ser tratada de forma profissional. Isto , para o sucesso da atividade imprescindvel que a associao e/ou empresa promotora do evento contrate os servios de um organizador de eventos. Assim, para maior segurana e eficincia na prestao dos servios, aconselhvel que seja contratada uma empresa organizadora de eventos. Para contratao da empresa organizadora de eventos, recomendvel abertura de um processo de licitao e/ou concorrncia em que estaro previstos os critrios e requisitos necessrios para participao. Definida a empresa organizadora de eventos, esta, em conjunto com a associao e/ou empresa promotora do evento, ir estabelecer os procedimentos e tcnicas do planejamento e organizao do evento. Os termos acordados entre as partes devero ser firmados mediante contrato de prestao de servio. Aps esses passos iniciais, o evento realmente comea a ser planejado e organizado, culminando na sua realizao.

FUNDAMENTOS ECONMICOS, HISTRICOS E SOCIAIS DO EVENTO Evoluo histrica dos eventos ao Turismo de eventos no mundo As origens dos primeiros eventos Anterior ao surgimento da palavra turismo, os homens haviam descoberto que existia um grande espao no seu entorno e que nele poderiam deslocar-se pelos mais diversos motivos.

O ser humano sempre foi vido por viver situaes de descobertas e de grandes acontecimentos. Isso podemos verificar desde a civilizao antiga, em que encontramos os primeiros registros de deslocamentos de pessoas de uma localidade a outra, em que se reuniam para tratar de assuntos de interesse de todos. Os primeiros registros que identificaram esses deslocamentos, que podemos considerar como origens do turismo, mais especificamente do turismo de ventos, foram os jogos olmpicos da Era Antiga,datados de 776 a.C. Esse tipo de evento acontecia na Grcia de quatro em quatro anos e possua carter religioso. No perodo em que estavam ocorrendo os jogos, estabelecia-se uma trgua e nenhum tipo de combate era travado. Foi a partir dos jogos olmpicos que o esprito da hospitalidade desenvolveu-se. Conta a histria que Zeus disfarava- se muito bem os participantes das reunies e que as vilas recebiam muito bem os participantes, porque entre eles podia estar o deus. O sucesso dos jogos olmpicos, realizados em Olmpia, fez com que outras cidades gregas, como, por exemplo, Delfos e Corinto, passassem a organizar seus prprios jogos, concursos e demais atraes. Outro tipo de acontecimento identificado na antiguidade foram as festas Saturnlias, institudas em 500 a.C. , das quais derivam o carnaval. O primeiro evento realizado, denominado congresso, aconteceu em 377 a.C., em Corinto, este congresso reuniu todos os delegados das cidades gregas, que elegeram Felipe o generalssimo da Grcia nas lutas contra Prsia. Em 56 a.C., aconteceu o ultimo evento da idade antiga, que foi a conferncia de Luca. Csar, graas a um grande esforo conseguiu convocar para Luca, norte da Itlia, o evento que tinha por objetivo reconciliar os dois rivais Pompeu e Crasso. O objetivo do evento foi alcanado, Csar aumentou o poder do triunvirato e derrubou o senado. Com o declnio da civilizao antiga, surgiu o cristianismo. Os romanos incapazes de acabar com o Cristianismo, tentaram buscar apoio no crescente nmero de cristos do imprio.

Mas, nem todos os cristos viam com bons olhos o aumento da riqueza e do poder da Igreja. A civilizao antiga deixou de herana para o turismo e para o turismo de eventos o esprito de hospitalidade, a infra-estrutura de acesso e os primeiros espaos de eventos. Evoluo dos eventos: os eventos religiosos e os eventos comerciais Com a queda do Imprio Romano, o romano, o triunfo do cristianismo e o estabelecimento de reinos germnicos e, terras que haviam sido romanas marcaram o incio da Idade Mdia. Para o Turismo de Eventos, a Idade Mdia foi bastante significativa, pois praticamente plantou as bases para o desenvolvimento desse tipo de turismo. Foi marcada por uma srie de eventos religiosos e comerciais, que causaram o deslocamento de um grande nmero de pessoas, como membros do clero, mercadores e outros. Os principais tipos de evento que marcaram essa poca foram os religiosos (os conclios e as representaes teatrais) e os comerciais (as feiras comerciais). A revoluo industrial operou grandes mudanas na sociedade transformando a economia manual em mecanizada. Todas essas mudanas que se processaram refletiram tambm nos tipos de eventos realizados, causando o surgimento dos eventos cientficos e tcnicos. Para Miyamoto, eventos cientficos so aqueles promovidos por entidades ligadas aos ramos das cincias naturais e biolgicas. Conforme suas caractersticas, podem denominar-se: mesasredondas, simpsios, seminrios, conferncias, cursos, painis, congressos e outros. Os eventos tcnicos so aqueles realizados por entidades ligadas s cincias exatas e sociais. O Turismo e o turismo de eventos como atividade organizadora surgiram no sculo XIX, quando o ingls Thomas Cook organizou a ida de um grupo de pessoas para participar de um congresso. Turismo, que teve suas origens nas feiras comerciais da Idade Mdia, tornou-se atividade organizadora no sculo XIX. Recebeu contribuio de outros tipos de evento, como eventos esportivos, feiras de amostras e, principalmente, das exposies universais.

Os eventos religiosos: os conclios e as representaes teatrais Os principais conclios O primeiro conclio registrado nessa poca foi o Conclio de Elvira. Aconteceu em 300 d.C., foi convocado por so Gregrio e tinha por misso evangelizar a Armnia. Em 325, o imperador Constantino convocou os bispos de todas as partes do mundo romano para a primeira assemblia de uma srie de vinte e uma. Essa reunio denominou-se Conclio de Nicia e visava resolver problemas que estavam ocorrendo dentro da religio. O evento aconteceu Na sia Menor, e tinha por objetivo defender a unidade religiosa como fator de fora poltica. Em 381 em que se firmou o dogma da santssima trindade. Em 431, o Conclio de feso, que marcou o inicio da grande ciso da Igreja crist, o monofisismo. O segundo Conclio de Nicia foi convocado em 787 pelo Papa Adriano I e teve como resultado a condenao dos iconoclastas, que combatiam o culto das imagens. Em 1095, acontece na Frana o conclio de Clermont, em 1117, prximo a Toulouse, em Saint-Felix de Camaram , foi realizado um conclio por iniciativa de um bispo vindo de Constantinopla. Em 1179, acontece o III Conclio de latro, em 1184, visando reforar o III Conclio de Latro e o poder da Igreja, Lcio III realiza em Viena um conclio, que criou uma constituio proclamada em 4 de Novembro, definindo que: Os condes, os bares e outros senhores jurassem prestar apoio igreja, sob pena de excomunho; Os habitantes denunciassem ao sacerdote toda pessoa que fosse surpreendida praticando heresia; Os padres visitassem pessoalmente, duas vezes por ano, as cidades e aldeias; Os hereges fossem declarados infames para sempre e despojados de seus cargos. A igreja em 1200, convoca o Conclio de Avignon, em 1215 o VI Concilio de Latro, em que Inocncio III foi bispo universal e reuniu um dos mais importantes conclios ecumnicos que jamais havia sido congregado.

Em 1409, foi realizado o Conclio de Pisa, do qual participaram os homens mais destacados da igreja. O VI Conclio de Latro foi o primeiro evento em que encontramos registros que identificam o local onde aconteceu e tambm o nmero de participantes. Representaes teatrais Com relao a esse tipo de evento, deve ser ressaltada a manifestao de teatro medieval, que acontece na cidade alma de Oberammergan, desde 1634, que a encenao da Paixo de Cristo. Os eventos comerciais: as feiras comerciais As feiras comerciais eram uma das formas de comrcio mais importantes da Idade Mdia. Durante o perodo de realizao das feiras, eram concedidas liberdades e privilgios especiais, tais como suspenso de hostilidades e das guerras, liberdade para organizar jogos proibidos e outras liberdades para garantir as trocas, assegurando, assim, a subsistncia. As mais antigas que ocorriam com uma certa regularidade eram as da regio de Champagne, na Frana, e datam de 427. Cada feira durava, em mdia, de seis a sete semanas e movimentava o mercado internacional praticamente o ano inteiro. Colocava os produtos e os mercados da Frana, dos Pases Baixos e do Vale do Reno em contato com os da Provena, Espanha, Itlia, frica e Oriente. O comrcio internacional e atacadista era dominado pelas feiras regionais da Frana, Alemanha, Itlia. Outras de menor repercusso ocorriam na Turquia, Espanha, Inglaterra, ustria, Sua e Rssia. J sabido que as feiras eram grandes fontes geradoras de riqueza e a Frana foi um pas que soube explorar esse tipo de evento. Esse pas sempre foi o paraso das feiras, mas, durante o reinado de Felipe IV (1285-1314) elas entraram em decadncia, porque o rei resolveu regulamenta-las, cobrando uma srie de taxas, levando-as a uma situao de penria que terminou cessando a atividade. A Alemanha instituiu, em 1628, a feira de Leipzig, que a mais antiga do pas, famosa at hoje e responsvel por atrair milhes de turistas todos os anos.

Os primeiros eventos cientficos e tcnicos: o surgimento do Turismo e do Turismo de Eventos O primeiro congresso cientfico ocorreu em 1681, em Roma. Foi um congresso de Medicina Geral, que deu incio a eventos de cunho no religioso. Posteriormente surgem os eventos tcnicos. O primeiro deles foi o Congresso de Viena, que aconteceu em 1815, aps a derrota de Napoleo. Esse congresso reuniu as potncias europias para elaborar um acordo de paz e decidir sobre a redistribuio dos territrios que haviam sido conquistados por Napoleo na sua poltica expansionista. Em 1841, acontece o Congresso Antialcolico nas cidades de Leicester e Loughborough. O ingls Thomas Cook, tambm conhecido como pai das viagens organizadas, levou 570 pessoas para participarem do congresso. Foi a partir desse evento que o turismo se iniciou como atividade organizadora e tambm surgiu o turismo de eventos. COMPREENDENDO O QUE EVENTOS Conceitos, classificao e tipologia Conceitos Segundo Simes (1995), evento um acontecimento criado com a finalidade especfica de alterar a histria da relao organizao pblico, em face das necessidades observadas. Caso esse acontecimento no ocorresse, a relao tomaria rumo diferente e, certamente, problemtico. Para Gicomo (1993), evento componente do mix da comunicao, que tem por objetivo minimizar esforos, fazendo uso da capacidade sinrgica da qual dispe o poder expressivo no intuito de engajar pessoas numa idia ou ao. Portanto segundo a experincia de vrios especialistas da rea, evento significa: Ao do profissional mediante pesquisa, planejamento, organizao, coordenao, controle e implantao de um projeto, visando atingir seu pblico alvo com medidas concretas e resultados projetados;

Conjunto de atividades profissionais desenvolvidas com o objetivo de alcanar o seu pblico-alvo pelo lanamento de produtos, apresentao de uma pessoa, empresa ou entidade, visando estabelecer o seu conceito ou recuperar a sua imagem; Realizao de um ato comemorativo, com finalidade mercadolgica ou no, visando apresentar, conquistar ou recuperar o seu pblico-alvo; Soma de aes previamente planejadas com o objetivo de alcanar resultados definidos perante seu pblico-alvo; Classificao Em relao ao pblico Os eventos em relao ao pblico que atinge podem ser classificados em: Eventos fechados ocorrem dentro de determinadas situaes especficas e com pblico-alvo definido, que convocado e/ou convidado a participar; Eventos abertos propostos a um pblico, podem ser divididos em evento aberto por adeso e evento aberto em geral. O evento aberto por adeso aquele apresentado e sujeito a um determinado segmento de pblico, que tem a opo de aderir mediante inscrio gratuita e/ou pagamento de taxa de participao. O evento aberto em geral aquele que atinge todas as classes de pblico. Em relao rea de interesse Esses eventos podem ser classificados em: Artstico relacionado a qualquer manifestao de arte ligada msica, pintura, poesia, literatura e outras; Cientfico trata de assuntos referentes s cincias naturais e biolgicas, como, por exemplo, medicina, botnica e outros; Cultural ressalta os aspectos de determinada cultura, para conhecimento geral ou promocional; Cvico trata de assuntos ligados ptria;

Desportivo ligado a qualquer tipo de evento do setor esportivo. Folclrico trata de manifestaes de culturas regionais de um pas, abordando lendas, tradies. Lazer proporciona entretenimento. Promocional promove um produto, pessoa, entidade ou governo. Religioso trata de assuntos religiosos. Turstico explora os recursos tursticos de uma regio ou pas. Tipologia Assemblia reunio da qual participam delegaes representantes de grupos, estados, pases etc. Brainstorming - reunio desenvolvida para estimular a produo de idias. Brunch trata-se de um caf da manh e almoo. O sucesso do Brunch est na forma equilibrada como so servidos doces, salgados, sucos e bebidas alcolicas leves. A origem da palavra brunch vem da juno breakfast(caf da manh) e lunch (almoo). Colquio - reunio fechada. Conclio reunio de prelados catlicos, na qual so tratados assuntos dogmticos, doutrinados ou disciplinares. Conclave evento de carter religioso em que so discutidos temas de ordem tica e moral. Concurso sua principal caracterstica a competio artstica, cultural, desportiva, cientfica e outras. Conferncia caracteriza-se pela apresentao de um tema informativo (geral, tcnico ou cientfico) por autoridade em determinado assunto para um grande nmero de pessoas. Congresso reunies promovidas por entidades associativas que visam debater assuntos de interesse de determinado ramo profissional, como, por exemplo; mdicos , engenheiros, professores, economistas. Os congressos podem ser de mbito internacional, nacional, regional, estadual e municipal. Conveno reunio promovida por empresas, setores industriais (vendedores) e partidos polticos. Coquetel reunio de pessoas cujo objetivo a comemorao de alguma data ou acontecimento.

Debate discusso entre dois oradores, cada um defendendo um ponto de vista. Existe a necessidade de um moderador para a coordenao do debate. Desfile evento que se classifica na categoria promocional. Encontro reunio de pessoas de uma categoria para debater sobre temas antagnicos. Entrevista coletiva tipo de evento no qual um especialista ou representante de empresa, entidade ou governo se coloca disposio para responder sobre determinado assunto. Exposio exibio pblica de produo artstica, industrial, tcnica e cientfica. Feira exibio pblica com o objetivo de venda direta ou indireta, constituda de vrios estandes. Frum reunio que visa conseguir efetiva participao de um pblico numeroso, a fim de obter mais informaes sobre determinado tema proposto. Happy hour reunio de fim de tarde (coquetel/drinque), promovida por bares e restaurantes. Jornada encontros de grupos profissionais, de mbito regional, para discutir assuntos de interesse comum. Megaevento evento de lazer e turismo em larga escala, como os Jogos olmpicos ou as feiras mundiais. Mesa-redonda reunio questionadora de um grupo de quatro a oito pessoas, sentadas em semicrculo, as quais debatem sobre um assunto controvertido e de interesse pblico Mostra exposio itinerante; Oficina evento semelhante ao workshop, mais utilizado pela rea educacional, porque proporciona a construo do conhecimento. Painel outro tipo de reunio derivado da mesa-redonda. Tem como objetivo reproduzir as informaes de um pequeno grupo para um grande grupo assistente, permitindo vrios ngulos da situao proposta. Palestra menos formal que a conferncia, caracteriza-se pela apresentao de um tema predeterminado a um grupo pequeno que j possui noes sobre o assunto. Roda de negcios reunio que tem por objetivo aproximar empresas para realizar parcerias e negociar seus produtos e servios.

Roadshow consiste na demonstrao itinerante, montada sobre um nibus ou carreta, que se desloca para reas geoeconmicas de determinado pas ou estado. Salo destinado a promover e divulgar produtos e informar sobre eles, com o intuito de criar para os consumidores uma imagem positiva da instituio promotora. Semana reunio de pessoas pertencentes a uma categoria profissional que visam discutir temas de interesse comum. Seminrio consiste em uma exposio verbal feita para pessoas colocadas no mesmo plano, cujos participantes possuem conhecimento prvio do assunto a ser exposto. Showcasing evento lanado recentemente no Brasil, como uma alternativa para feiras. O showcasing insere o conceito de vitrine interativa. Os produtos ou servios so expostos em vitrines fechadas, e os participantes no tem nenhum contato direto com os expositores. Simpsio reunio derivada da mesa-redonda que possui como caracterstica apresentar alto nvel de qualidade e contar com a participao de renomados especialistas. Vdeoconferncia ou teleconferncia novo meio de organizar evento por uma linha de satlites e um espao fsico adequado, que permitem a interao entre os participantes. Visita ou open day reunio usada pelos meios empresariais para mostrar os sistemas, mtodos, equipamentos e materiais a determinado segmento de pblico. Workshop grupo de trabalho ou oficina. O workshop uma reunio de especialistas para apresentao de novas tcnicas, desenvolvimento de novos temas. Atividade usada nos meios das artes e dana. Outros eventos inauguraes, shows, lanamentos, sorteios, rodeios, leiles, comcios, jantares etc.

AS ASSOCIAES E/OU EMPRESAS PROMOTORAS DE EVENTOS E ESTRATGIAS PARA O DESENVOLVIMENTO DE EVENTOS A estrutura jurdica das organizaes promotoras de eventos De acordo com a estrutura jurdica, as organizaes promotoras de eventos podem ser classificadas em associaes ou empresas.

ASPECTOS DIFERENCIAIS DA ESTRUTURA JURDICA ASSOCIAO

Estrutura jurdica da associao Objetivos fundamentais da associao Nmero de associados da entidade Distribuio geogrfica dos associados

EMPRESA
Organograma e estrutura administrativa Objeto social e tipo negcio Polticas e normas da empresa Distribuio geogrfica das sucursais, agentes representantes, distribuidores e outros Recursos econmicos, tcnicos e humanos disponveis para a realizao do evento

Recursos econmicos, materiais tcnicos e humanos no esto disponveis para realizao do evento Caractersticas econmicas, culturais, sociais e outras dos associados

Caractersticas dos eventos associativos e corporativos Dos eventos associativos Os eventos associativos geralmente esto ligados a reas de interesse, como: cientfica, tcnica, comercial, profissional e outras. As caractersticas principais desses eventos so:

Participao voluntria Nmero maior de participantes, porm sem nenhuma garantia de presena; Recursos econmicos iniciais escassos. Reunies anuais. Dos eventos corporativos Os eventos corporativos geralmente referem-se s reas de alta gerncia, vendas, acionistas, produo etc. Suas principais caractersticas so: Comparecimento obrigatrio Nmero menor de participantes, porm com presena garantida; Evento financiado por recursos econmicos preestabelecidos pela empresa Ainda os eventos dos organismos oficiais e polticos que possuem esquema de planejamento e organizao semelhantes aos dos eventos mencionados anteriormente. Influncias das caractersticas dos eventos no processo de planejamento Nos eventos associativos Por possuir participao voluntria O evento pode ser mbito local, estadual, regional, nacional e internacional; Nos eventos corporativos A participao limitada que esse tipo de vento apresenta facilita as diversas aes do processo de planejamento; Desde o inicio do processo de planejamento, conta com recursos econmicos suficientes para a organizao do evento;

conhecer a estrutura jurdica das organizaes promotoras de eventos possibilita empresa organizadora de eventos identificar as caractersticas que seus eventos podem apresentar, como tambm quais as influncias que estas podem ter no processo de planejamento.

O processo de captao de eventos A captao de eventos pode ser realizada pelo poder pblico, iniciativa privada e Convention & Visitors Bureau CVB, que iro trabalhar juntos somando esforos para conseguir captar o maior nmero de eventos nacionais e internacionais e, conseqentemente, de turistas para as localidades sedes. Este processo bastante complexo e divide-se em trs etapas distintas: preparao da captao, captao e ps-captao. Captao de eventos internacionais Preparao da captao A equipe da captao do CBV far um levantamento dos eventos internacionais (congressos, seminrios, simpsios e outros). Essas informaes so coletadas em varias fontes, tais como: International Congress and Convetion Association ICCA, International Association of convention & Visitors Bureau IACVB, associaes de classe e calendrios do trade turstico (companhias areas, centro de convenes, hotis), entre outras. A principal fonte utilizada a ICCA, uma organizao que possui membros em quase todos os pases, fornecendo a estes, em carter exclusivo, todas as referncias sobre os congressos mundiais. As fichas da ICCA possuem informes cuidadosos, que so distribudos, mensalmente, aos seus membros sob a denominao de boletins, cuja reproduo vedada para utilizao de terceiros. A ICCA possui representao muito ativa no Brasil e na Amrica Latina, propiciando uma troca de informaes e estimulando a parte educativa dos organizadores de congressos.

Para efetuar a seleo de ventos que sero captados, a equipe do CBV procede da seguinte forma: analisa o histrico do rodzio do evento em termos de cidade, passede e datas; verifica as estimativas do nmero de participantes e acompanhantes, face infra-estrutura da cidade; verifica se a associao constituda no pas e quantos membros possui; se a associao nacional est filiada entidade internacional e , ainda, se h brasileiros na diretoria da entidade internacional; contatada a entidade de classe nacional ou membro nacional associado entidade internacional; procura motivar a entidade/associao/presidente/membros do Brasil a liderar o processo de captao. Aps realizados esses procedimentos e a entidade nacional manifestar interesse na captao do evento, a equipe de captao do CVB iniciar o processo de preparao da candidatura do seu Estado, para sediar o evento a ser captado. Nesta etapa do processo, o CVB oferecer grande apoio entidade nacional, fornecendo documentao adequada e orientaes que sero fundamentais para viabilizar a captao do evento. O CBV, em conjunto com a entidade nacional, elaborar um book, geralmente em ingls, que deve ser revestido de elevado padro de qualidade, conter informaes precisas e completas, pois se constituir em um importante instrumento de venda sob o ponto de vista de marketing e fator decisivo no momento de seleo da cidade sede. O book dever apresentar os requisitos mnimos exigidos pela entidade mundial/internacional, tais como: cartas de apoio de autoridades. Geralmente so recomendveis as seguintes: do Governador do Estado; do Prefeito do municpio-sede; Do Ministrio correspondente Do Ministrio das relaes exteriores Das instituies ligadas ao segmento de turismo (Ministrio de Esportes e Turismo, Instituto Brasileiro de Turismo - EMBRATUR,

Secretaria de Esportes e Turismo do Estado de So Paulo SET, ou rgo oficial de turismo etc.); Do CVB; De outras entidades de classe que possam apoiar a candidatura; De companhias areas; De sociedades cientficas nacionais e latino-americanas, pois tambm fortalecem a candidatura; Clareza e objetividade nos dados da cidade no que refere a infraestrutura turstica, como: capacidade hoteleira, centro de convenes, estrutura do aeroporto, infra-estrutura de servios, cmbio, vistos de entrada, transportes areo e urbano, entre outros; Justificativa com propriedade do interesse da cidade ou pas no evento, mostrando a importncia cientfica, o intercmbio cientfico ou tcnico e o potencial da cidade/pas na especialidade em que o evento est classificado; Oramento com previso de gastos, contendo receitas e despesas, demonstrando viabilidade econmica do projeto; Sugesto do local mais apropriado para realizao do evento (centro de convenes) ou carta do centro de convenes disposto a sediar o evento, apresentando suas instalaes, servios e demais informaes, como localizao etc. Quadro comparativo das principais categorias de hotis, seus preos e percentual de descontos a serem conseguidos na ocasio do evento; Folheteria sobre a cidade/estado e pas. Alguns CVBs desenvolvem uma brochura denominada showcase, muito til neste particular; Vdeo promocional do estado; Kit oferecido pelo CVB e entidade nacional contendo catlogo e fotos locais disponveis para sediar o evento. O kit poder ser enviado antecipadamente a cada membro das demais entidades encarregadas da deciso do prximo pas que sediar o evento, com a solicitao do seu voto, ou poder ser entregue pessoalmente pelo membro da associao que tentar fazer a captao. Ainda aconselhvel oferecer um famtur, viagem de inspeo patrocinada pelo pas candidato, para que um membro da associao internacional venha fazer o conhecimento in loco.

A captao A captao pode ocorrer durante o evento da categoria que antecede quele que se objetiva captar. Nos casos de eventos mundiais, a antecedncia costuma ser de, no mnimo, trs anos(h casos de captaes ocorrerem at dez anos antes). Nos eventos panamericanos e latino-americanos, a antecedncia menor. Em alguns casos, um componente da equipe de captao do CVB acompanha a pessoa encarregada da captao para auxilia-la e darlhe suporte de argumentao, pois ele um dos maiores interessados em que seu estado seja a sede do evento internacional. Os veculos de comunicao utilizados nessa apresentao so: Folders; Vdeo; Revista especializada (showcase); Microcomputador (CD-ROM); Outros. Essa apresentao gera exige muito empenho e esforo dos envolvidos na captao, porque representa um investimento que reverter em beneficio para cidade-sede/Estado. No caso de perda de data para a qual o Brasil esteja se candidatando, recomenda-se que sua candidatura seja mantida para prxima data em aberto. Ps-captao Primeiramente, a entidade promotora ir selecionar e contratar uma empresa organizadora de eventos, que ficar responsvel pela organizao e operacionalizao do evento. Captao de Eventos Nacionais A captao de eventos nacionais acontece nos mesmos moldes que a dos eventos internacionais, apresentando diferenas em apenas algumas de suas etapas.

Preparao da captao Na preparao da captao, alm da pesquisa nas diversas fontes, como companhias areas, ABRACCEF, calendrios de eventos de rgos oficiais de turismo do Estado, as associaes e os organismos oficiais procuram o CVB, solicitando ajuda e orientaes para apresentar a candidatura do seu Estado. Assim como no caso internacional, o CVB oferece todo o apoio tcnico necessrio, inclusive para confeco do book e do kit. A captao A captao dos eventos nacionais ocorre exatamente do mesmo modo que nos eventos internacionais, como foi apresentado anteriormente, mas diferencia-se no que se refere aos veculos de comunicao utilizados durante a apresentao. As mdias so as mesmas, s que a utilizao de outros veculos tambm muito freqente na captao de eventos nacionais. Quando esses veculos so combinados, podem causar grande efeito nas apresentaes de candidaturas. Os outros veculos so coquetis, jantares, espetculos artsticos e culturais, distribuio de souvenires etc. Ps-captao A ps-captao desencadeia o processo de organizao do evento, que ocorre de forma semelhante ao processo dos eventos internacionais. A contratao da empresa organizadora de eventos A grande maioria dos eventos que so realizados atualmente exige a contratao de uma empresa organizadora de ventos para agilizar o processo de planejamento. Nenhuma associao e/ou empresa promotora pode prescindir da contratao de uma empresa para cuidar de todos os procedimentos referentes organizao do evento. Isso faz com que se tenha maior segurana de que tudo ocorrer satisfatoriamente.

O processo de licitao e/ou concorrncia As fases do processo de licitao so: Publicao de edital de convocao; Recebimento das propostas; Anlise das propostas; Avaliao e seleo das empresas organizadoras de eventos; Deliberao sobre o contrato; importante que alguns critrios de anlise sejam estabelecidos pelas associaes e/ou empresas promotoras para orientar a escolha, propiciando, assim identificar aquela que melhor se ajuste s caractersticas do evento. Alguns aspectos que devem ser considerados pelas associaes e/ou empresas promotoras ao selecionar a empresa organizadora so: Conceito e/ou idoneidade; Estrutura administrativa e espao fsico; Situao econmica; Recursos humanos; Recursos tcnicos; Tradio no mercado; rea de atuao; Recursos auxiliares.

Para viabilizar a participao das empresas organizadoras no processo de seleo, a entidade promotora de ver disponibilizar um briefing do evento, ou seja, um conjunto de informaes e instrues sobre os aspectos mais relevantes do evento a ser organizado. Tipos de contrato Os contratos de prestao de servios normalmente apresentam os seguintes itens:

Indicao e descrio do contrato e do contratante; Objeto do contrato; Identificao dos objetivos do evento; Direitos e deveres do contratado e do contratante; Indicao do valor do contrato e formas de pagamento; Prazo de execuo do servio; Multa para contratante e/ou contratado que deixar de cumprir qualquer clusula contratual; Local, data, assinatura e testemunhas; Identificao da metodologia do trabalho; Consideraes gerais, ou seja, solues para os casos no previstos no contrato. Contrato de administrao Este tipo de contrato refere-se somente a servios profissionais, no englobando itens sobre quantidade e preos de recursos fsicos e de terceiros para a execuo do evento.

As principais caractersticas so: A empresa organizadora ser remunerada com base em um percentual sobre a despesa total da reunio; A empresa e/ou associao custear todas as despesas referentes organizao do evento; A empresa organizadora, elaborar previso oramentria com valor informativo somente, pois esta no ter nenhuma interferncia e/ou responsabilidade sobre qualquer dos itens, como quantidade e custo unitrio dos materiais e da mo-deobra. Neste caso, portanto, a previso oramentria apresentada por outras empresas organizadoras no serve para estabelecer concorrncia, pois a apresentao de valor inferior nada representar. Contrato de empreitada Neste tipo de contrato, a empresa organizadora se responsabiliza totalmente pela organizao do evento, por um preo previamente determinado.

O preo do contrato s poder ser alterado caso haja modificao no servio a ser executado e com a concordncia de ambas as partes. No contrato da empreitada, o item projeto de suam importncia, pois nele que vai estar detalhado o plano de trabalho. J no contrato de administrao, o plano de trabalho anexado apenas para complementa-lo. O plano de trabalho deve descrever detalhadamente todos os itens do projeto, com seus respectivos custos, inclusive aqueles que possam parecer menos importantes. Esse grau de detalhamento necessrio, pois ajudar tanto as empresas promotoras e/ou associaes que no possuem conhecimentos sobre o assunto, como aquelas que j conhecem muito bem a matria. Contrato misto O contrato misto aquele em que o valor total a ser cobrado pode ser alterado, conforme variao dos custos de alguns itens componentes do projeto, tais como: Materiais e servios auxiliares; Impostos e taxas legais que oneram o trabalho, como, por exemplo, aumento de taxa de recolhimento de imposto de renda; Honorrios dos prestadores de servios. Esse tipo de contrato firmado quando no se caracteriza nenhum dos dois tipos citados anteriormente, ou seja, quando a empresa organizadora se responsabiliza pelo custo de determinada parte do projeto. As situaes mais freqentes de contrato misto acontecem quando a empresa organizadora se compromete a executar os servios da seguinte forma: Por preo fixo; Por percentual; Por incentivo. a) Contrato misto por preo fixo Esta forma de desconto aplicvel quando:

Os honorrios dos prestadores de servios no sofrem aumento durante a vigncia do contrato; mas, caso venham a ocorrer, sero reajustados mediante acordo prvio; Os preos dos materiais e servios auxiliares no sofrem variaes; caso ocorra o contrario, os valores devero ser reajustados. b) Contrato misto por percentual Geralmente esta forma de contratao ocorre quando o projeto do evento no est muito bem definido. Um ponto considerado de suma importncia para a empresa organizadora nesse tipo de contrato o custo total do evento. Isto , suas possibilidades de ganho esto ligadas diretamente a esse fator, portanto, quanto maior o custo maiores sero seus ganhos e vice-versa. c) Contrato misto por incentivo O contrato misto por incentivo aquele em que a execuo das atividades est atrelada a uma determinada remunerao. Isto , as empresas organizadoras recebem determinada remunerao conforme vo executando certas atividades do processo. De forma geral, considerando as caractersticas de cada tipo de contrato, aconselhvel: O contrato de administrao se a empresa organizadora preencher todos os pr-requisitos tcnicos necessrios e, principalmente, se o projeto estiver indefinido e os fatores qualidade e prazo forem primordiais; O contrato de empreitada se o projeto estiver bem elaborado e apresentar oramento bem definido. Administrao de contratos Aps a assinatura do contrato, a entidade promotora acredita que a empresa organizadora executar os servios conforme foi estabelecido, mas na prtica, nem sempre isso acontece. Portanto, a administrao de contratos fundamental no processo de organizao de eventos, devendo pautar-se nas seguintes atividades:

Reunies de inicio do processo, de acompanhamento e de encerramento; Controle e avaliao dos servios executados; Acompanhamento dos prazos estabelecidos; Controle de qualidade; Servios extras; Documentao etc. Para o gerenciamento das atividades citadas, necessrio que sejam estabelecidas alguns instrumentos de apoio, como: Plano de contrato em que estejam especificadas detalhadamente todas as rotinas pertinentes a este; Relatrio sobre a situao da programao do contrato, em termos de execuo dos servios e prazos; Relatrio sobre a situao financeira do contrato, contas a pagar e receitas; Relatrio sobre a previso de entrada de recursos; Relatrio sobre a alterao das atividades de contrato; Identificao de no cumprimento de itens contratuais, com aplicao das respectivas multas. ASPECTOS TERICOS E PRTICOS DO PLANEJAMENTO E ORGANIZAO DE EVENTOS Planejamento e organizao de eventos As fases do processo de planejamento e organizao so: Concepo incorporao da idia; Pr-evento planejamento e organizao; Per ou transevento realizao; Ps-evento avaliao e encerramento;

Concepo Reconhecimento das necessidades desse evento; Elaborao de alternativas para suprir as suas necessidades; identificao dos objetivos especficos;

coleta de informaes sobre os participantes, patrocinadores, entidades e outras instituies em potencial; listagem dos resultados desejados; estimativas de exeqibilidade econmica e tcnica; estimativas de tempo e recursos necessrios; estabelecimento de diretrizes; elaborao dos contornos do projeto. Pr-evento servios iniciais; servios de secretaria; detalhamento do projeto; outras. Servios iniciais So as providncias imediatas aps a deciso de realizar o evento: identificao de rgos governamentais, entidades e empresas com interesses voltados execuo do governo para fornecer patrocnio, subvenes, doaes e outros; levantamento de nomes e confirmao de convidados, conferencistas, autoridades e outros; definio de responsabilidades de todos os profissionais e prestadores de servios envolvidos nas fases do pr-evento, per ou transevento e ps-evento; abertura de conta bancria especial para o evento (receita e despesa) sob a inteira responsabilidade da empresa organizadora. Servios de Secretaria As principais atividades desenvolvidas so: preparao da correspondncia preliminar; expedio da correspondncia preliminar para as entidades governamentais, empresas e pessoas que possam colaborar de alguma forma com o evento;

tomada de preo e confeco de material administrativo (papel de carta , envelopes, impressos em geral e outros) necessrios ao evento; controle e arquivo da correspondncia recebida e expedida; remessa de circulares e cartas informativas para os participantes potenciais e outros; recebimento, controle e classificao (sob superviso da comisso tcnica) dos trabalhos a serem apresentados, enviados pelos participantes e convidados; recebimento, controle e confirmao das inscries e adeses (participantes e convidados); obteno dos cadastros de pessoas que podero se inscrever como participantes (mailing list); criao e execuo do fluxograma de informaes; identificao, seleo e contratao de prestadores de servios necessrios para a organizao do evento. aconselhvel utilizar servios de empresas especializadas. Detalhamento do projeto definio do produto; escolha do local; definio da data; elaborao de temrio e calendrio; identificao e anlise dos participantes; estratgia de comunicao e marketing; infra-estrutura de recursos audiovisuais, materiais e servios; servio de transportes para participantes e convidados; programao social, cultural e turstica; agncia de viagem e turismo; recursos financeiros; cronograma bsico; Definio do produto Escolha do local Definio de data

Definio de tema e elaborao de calendrio Temrio Entende-se por temrio a fixao antecipada dos assuntos a serem elaborados durante o evento. Todo temrio deve apresentar um tema central, que servir de linha mestra para o seu desenvolvimento. Trs caractersticas bsicas devem ser observadas: clareza a linguagem usada no deve permitir dvidas de interpretao e deve estar perfeitamente adequada ao pblico a que se destina. Todos os que tomarem conhecimento do temrio devem interpreta-lo de forma nica; antecedncia os participantes potenciais devem ter conhecimento dos temas com a maior antecedncia possvel, uma vez que isso gera interesse de participao e inscrio; atualidade as discusses devem girar em torno dos acontecimentos mais recentes, que envolvam o tema escolhido e se manter fiis aos objetivos estabelecidos. Calendrio Identificao e anlise dos participantes Por identificao entende-se a deteco da natureza e das peculiaridades do pblico-alvo ou participantes potenciais, ou seja, saber quem , o que faz, onde vive e outras. A anlise, por sua vez, disseca as caractersticas dos participantes, aprofundando-se no sentido de descobrir suas principais causas de motivao e resistncia. De modo geral, o pblico pode ser classificado nos seguintes segmentos: participantes (reais e potenciais); expositores (reais e potenciais); convidados especiais; autoridades; veculos de comunicao; fornecedores; pblico em geral.

Estratgia de comunicao e marketing Meios de comunicao Jornais, revistas, rdios e TV Cartazes Folhetos Mala direta Dilogo Painis, outdoors e backlights Press release Internet Bus doors Mdias alternativas Parajet Recursos audiovisuais Recursos materiais Material expediente Material de participante Equipamentos Servios a) Servio de decorao Arranjos ornamentais Painel Painel Mastros b) Servio de traduo e interpretao c) Servio de imprensa d) Servio de segurana e vigilncia

e) Servio de montagens e instalaes f) Servios de sinalizao g) Servio transitrio Servio de transporte para participantes e convidados Hospedagem para participantes e convidados Escolha de hotis Reserva antecipada ou bloqueio Confirmao de reserva Programao social, cultural e turstica Agncia de viagem e turismo Recursos financeiros Previso financeira Organizao e controle Recursos preexistentes Taxa de inscrio/ingresso Doaes Patrocnio Auxlios governamentais Eventos paralelos Venda de espao impresso Merchandising

Cronograma bsico MODELO DE CRONOGRAMA

Evento Cliente Local Data / / Horrio Profissional responsvel

ATIVIDADES

DATA DATA DATA RESPONSVEL OBSERV. INCIO LIMITE FINAL

1. Planejamento 2. Programao visual 3. Divulgao 4. Mailing List 5. Organizao 6. Instalaes fsicas 7. Recursos humanos 8. Recursos materiais 9. Recursos audiovisuais e equipamentos 10.Avaliao

Roteiro de Projeto MODELO DE ROTEIRO DE EVENTOS 1. 2. 3. 4. 5. Ttulo Entidade e/ou empresa promotora Entidade e/ou empresa organizadora Cidade sede Local do evento

6. Tema do evento 7. Objetivos 8. Justificativa 9. Pblico alvo e nmero previsto de participantes 10. Descrio do evento 11. Perodo de realizao do evento e horrio 12. Inscries e informaes 13. Taxa de inscrio e/ou ingresso 14. Recursos necessrios 15. 1 recursos humanos 16. 2 recursos materiais (administrativo) 17. 3 materiais de divulgao 18. 4 recursos audiovisuais e equipamentos 19. 5 diversos 20. Instalaes 21. Servios (transporte, hospedagem, alimentao, sonorizao, decorao e outros) 22. Previso oramentria 23. 1 receitas 24. 2 despesas 25. Cronograma 26. Consideraes gerais

Instrumentos auxiliares e de controle do planejamento Briefing MODELO DE BRIEFING DE EVENTOS EMPRESA/CONTRATANTE Razo social: Endereo: Fone: Fax: Contato: Cargo: Depto: Segmento de atuao da empresa: Produto e/ou linha de produto ou servio:

1 EVENTO 1.1 Ttulo: 1.2 objetivo principal do evento (comemorao, reengenharia, cientfico, tcnico, confraternizao, promocional, institucional e outros); 1.3 Qual a tipologia do evento? 1.4 H tema definido? ( )sim ( ) no Caso a resposta seja afirmativa, qual ? 2 PBLICO-ALVO 2.1 Perfil do pblico lavo: sexo, faixa etria, escolaridade, nvel socioeconmico, grau hierrquico; 2.2 Nmero estimado de participantes; 2.3 Qual a origem geogrfica dos participantes? 3 DATA/DURAO 4 LOCAL 4.1 Existe um local determinado para o evento? ( )sim ( )no Caso a resposta seja afirmativa, onde? 5 PROGRAMA 5.1 Existe um programa do evento? ( )sim ( )no 6 HOSPEDAGEM 6.1 Inclui hospedagem? ( )sim ( ) no 6.2 Qual a categoria dos hotis a serem utilizados? 7 TRANSPORTE 7.1 Qual o meio de transporte que ser utilizado para esse evento? 7.2 Existe empresa transportadora oficial do evento? ( )sim ( )no Caso seja afirmativa, qual?

8 SERVIOS 8.1 O que ser oferecido aos participantes? ( )alimentao ( )brindes ( )traslados ( ) atividades sociais, culturais e tursticas ( )outros. Especificar: 9 CONVIDADOS E AUTORIDADES 9.1 Quem so os convidados e autoridades? 9.2 Qual o diferencial de servios e as honras que so oferecidas a eles? 10 VERBA 10. 1 Existe verba prevista? ( 10.2 Qual o valor?

)sim (

)no

11- COMISSO ORGANIZADORA 11.1 Existe uma comisso organizadora? ( )sim ( ) no 11.2 Quem so os contatos? 12 IDIOMA 12.1 Qual o idioma oficial do evento? 13 DIVULGAO 13.1 Como ser feita a divulgao? 13.2 Quais veculos de comunicao sero utilizados? 13.3 Existe logotipo do evento? ( )sim ( ) no 13.4 Criar material de divulgao de acordo com o tema e utilizar o logotipo e cores especiais. 14- EQUIPAMENTOS 14.1 Quais os equipamentos audiovisuais e administrativos sero utilizados? 15 MATERIAIS 15.1 Quais os materiais administrativos e do participante que sero utilizados?

16 SERVIOS 16.1 quais servios sero necessrios? ( ) traduo simultnea ( ) buffet para jantar e/ou almoo, coquetel, coffee break e outros ( ) decorao ( ) sonorizao ( ) filmagem ( ) fotografia ( ) outros. Especificar: 17 RECURSOS HUMANOS 17.1 Quantidade: 17.2 Com que qualificao? 17.3 Para esse evento, haver a contratao de outros prestadores de servios, como: ( )agncia de propaganda ( ) servios grficos ( ) assessoria de imprensa ( ) agncia de viagem e turismo ( ) assistncia mdica hospitalar ( ) transportadora rodoviria para traslados ( ) seguro ( ) outros. Especificar:

Checklist MODELO DE CHECKLIST Evento: semana de turismo Local: auditrio da Instituio Organizadora Data: 22/03 27/09 de 200 Horrio: das 19h30 s 22h30 Responsvel; Joo Carlos Azevedo DISCRIMINAO UNIDADE/SETOR RESPONSVEL SITUAO
1 reserva do local Coordenao de curso 2 reunio para montagem da comisso organizadora da semana 3 distribuio de atividades para as diversas comisses de trabalho 4 definir tema e programa do evento 5 contratar pessoas e/ou profissional autnomo p/ criao de material de divulgao 6 buscar patrocnio e apoio cultural Coordenao de curso Carla matos Em andamento

Carla matos

Ok

Coordenao geral do evento

Sandra regina

Ok

Comisso organizadora Comisso financeira, de divulgao e marketing

7 definio do material de divulgao 8 contratao de Comisso grfica p/ impresso organizadora do material de divulgao e administrativo 9 fazer listagem de Secretaria do evento convidados e palestrantes

Comisso financeira, de divulgao e marketing Comisso organizadora

10 enviar carta convite p/ autoridades, palestrantes,diretoria da instituio e demais funcionrios 11 fazer reserva de equipamentos de audiovisual no departamento responsvel 12 fazer solicitao de servio de copa (caf,gua, ch) 14 fazer folow up dos convidados, autoridades e outros 15 fazer a divulgao na mdia

Secretaria do evento

Secretaria do evento

Secretaria do evento

Secretaria do evento

Comisso financeira,de divulgao e marketing 16 fazer a Comisso financeira, divulgao do divulgao e evento na instituio marketing 17 mostrar as Comisso de pastas dos recepo participantes e convidados 18 definio de Comisso de recepcionistas e recepo escala de trabalho 19 verificao e Secretaria do evento liberao de estacionamento 20 elaborar carta Secretaria do evento de agradecimento p/ os palestrantes 21 providenciar os Secretaria do evento certificados dos participantes 22- definir mestre de Comisso cerimnia organizadora 23 treinar as Coordenao geral recepcionistas do evento

25 convocar Coordenao geral reunio de avaliao do evento do evento 26 elaborar Coordenao geral relatrio de avaliao

Per ou transevento Fase decisiva do evento, em que esto inseridos a coordenao executiva, o controle financeiro, tcnico administrativo e social do evento. Secretaria do evento Servio de recepo O servio de recepo de um evento considerado o carto de visitas, por ser o primeiro contato do participante com o clima do evento. Seja qual for o caso, imprescindvel demonstrar alegria ao participante, dar importncia sua presena e transmitir o desejo dos organizadores de que ele encontre no evento motivos de grande satisfao. O servio de recepo pode ter postos de atendimento em aeroportos, hotis e nos locais onde acontecem as atividades do evento. Outros fatores de organizao determinam o bom funcionamento desse servio tais como: Escolha e montagem em local apropriado; Placas de indicao; Informaes corretas em tempo hbil; Elaborao de rol de informaes importantes; Caractersticas: educao, simpatia, gentileza, eficincia, presteza, pacincia, raciocnio rpido, bom nvel de conhecimentos gerais e da cidade sede do evento.

Os recepcionistas tero suas atribuies definidas pelos coordenadores e devero apresentar-se da seguinte forma: Uniformizados; Com crach de identificao; Identificao dos idiomas que dominam; Maquiagem discreta; Pouca jia e/ou bijuteria; Sapatos confortveis. Clima do evento Sala de recepo ou sala VIP Sala de imprensa Sala das comisses tcnicas Infra - estrutura de apoio operacional Material de secretria Equipamentos audiovisuais Infra estrutura de apoio externo Aeroporto Hotel Para o bom desempenho das suas atribuies, o recepcionista dever ter:

Programao social, cultural e turstica Servios de transportes Traduo simultnea Pesquisa de opinio

Ps evento Formulrios de procedimentos formais; Checklist; Relatrios peridicos das atividades; Atas das reunies peridicas; Questionrios de avaliao dos participantes; Outros. Servios de secretaria Preparar e enviar correspondncia final (para entidades governamentais e/ou privadas, empresas e pessoas que tenham participado, de forma direta ou indireta, do evento); Controlar, arquivar e encadernar toda a correspondncia enviada e recebida no transcorrer do evento; Agradecer a todos que forneceram materiais ou colaboraram para o sucesso do evento; Preparar relatrio final sobre as atividades em geral; Providenciar a edio e publicao doa anais; Enviar os anais aos participantes do evento; Elaborar portflio. Divulgao do ps evento E a compilao e a preparao de noticias gerais sobre todo o transcorrer do evento. Preparao do noticirio geral; Expedio dos press releases; Compilao e ordenao de todos os pess releases publicados; Clculo de toda a centimetragem publicada; Apresentao dos relatrios finais e de todas as fases de divulgao. Servios complementares

Apresentar o balano financeiro final e fazer prestao de contas; Apresentar balancete administrativo e demonstrativo de todas as providencias tomadas. Liquidar todas as pendncias que possam surgir sobre instalaes, materiais, recursos humanos ou equipamentos utilizados. Devolver associao e/ou empresa promotora do evento todos os materiais que tenham sobrado. Desmontar instalaes que foram efetuadas para o evento. Transportar materiais e equipamentos utilizados no evento. Anlise e avaliao Avaliar fundamental para o aprimoramento da organizao de um evento. A opinio das pessoas que compe o grupo de trabalho importante. So aconselhveis reunies peridicas com os envolvidos no planejamento e organizao do evento. No final do evento, a equipe deve reunir-se para avali-lo como um todo, at mesmo os resultados obtidos. Resultado O planejamento e a organizao de eventos so o primeiro esforo organizacional, que engloba todas as etapas de preparao e desenvolvimento do evento. As fases componentes do processo de planejamento e organizao so: concepo, pr- evento, per ou transevento e ps evento.

Consideraes finais
Evento uma atividade econmica e social que surgiu praticamente com a civilizao humana e que caminha paralelamente a ela, adquirindo caractersticas representativas de cada perodo da nossa histria, at chegar aos tempos modernos e forma como a conhecemos hoje.

Representa um grande estmulo para a economia de uma localidade. Isto , envolve um grande numero de agentes econmicos, o que dinamiza e incrementa as atividades econmicas, ocasionando: Aumento de receita; Aumento do numero de empregos (diretos e indiretos); Criao de novas profisses; Ampliao da arrecadao de impostos; Melhora na capacitao de mo de obra empregada no setor; Redistribuio da renda individual, local e regional; Outros.