ANALISA SISTEM PEMBUATAN KARTU KELUARGA DI KECAMATAN BELIK PEMALANG

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK (KKP)

Diajukan untuk melengkapi dan memenuhi tugas mata kuliah KKP pada Program Diploma Tiga(D.III) Semester Ganjil

M.Syauman Rama Dhani

(18093925)

Jurusan Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika Purwokerto 2011

PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah Kerja Praktek ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai pada periode 2011-2012.

DOSEN PENASAEHAT AKADEMIK Kelas 12.5E.21

Fuad Zulkarnain, S.Kom

ii

PENILAIAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK Kuliah Kerja Praktek ini dinilai pada tanggal Desember 2011

PENILAI

(........................................)

Saran-saran dari penilai : ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... .........................................................................................................

iii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyusun Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) untuk Mata Kuliah KKP ini dengan baik. Adapun judul penulisan yang penulis ambil adalah : ANALISA SISTEM PEMBUATAN KARTU KELUARGA DI KECAMATAN BELIK Penulis menyadari, bahwa tersusunnya Laporan Kuliah Kerja Praktek ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak. Oleh karena itu, perkenankan penulis mengucapkan terimakasih kepada :
1.

Kedua orang tua yang telah mendoakan dan memberikan dukungan moral kepada penulis.

2.

Bapak Ibnu Dwi Lesmono, S.Kom selaku Direktur Bina Sarana Informatika Purwokerto.

3.

Bapak Halim Setya Mulyantoro, S.Kom selaku Ketua Program Studi Manajemen Informatika.

4.

Bapak Fuad Zulkarnain, S.Kom selaku Dosen Penasehat Akademik dalam penyusunan Laporan Kuliah Kerja Praktek.

5.

Bapak Tarjono, S.IP selaku Ketua Kecamatan Belik.

iv

6.

Seluruh Bapak dan Ibu beserta staff karyawan yang bertugas di Kecamatan Belik

7.

Rekan-rekan mahasiswa Bina Sarana Informatika Purwokerto khususnya kelas 12.5E.21 yang telah memberikan bantuan dan saran dalam penulisan Laporan ini.

8.

Serta semua pihak yang telah membantu penulis sehingga terwujudnya penulisan Laporan ini. Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena

itu, kritik dan saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan demi perbaikan dan kesempurnaan Laporan Kuliah Kerja Praktek. Akhir kata penulis mohon maaf atas kesalahan-kesalahan yang terdapat pada laporan ini dan semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Purwokerto, Desember 2011 Penulis

M.Syauman Rama Dhani

DAFTAR ISI
Halaman Lembar Judul Laporan KKP....................................................................................i Lembar Persetujuan dan Pengesahan Laporan KKP...............................................ii Lembar Penilaian Laporan KKP..............................................................................iii Kata Pengantar.........................................................................................................iv Daftar Isi..................................................................................................................vi Daftar Simbol...........................................................................................................viii Daftar Gambar.........................................................................................................ix Daftar Tabel.............................................................................................................x Daftar Lampiran.......................................................................................................xi

BAB I

PENDAHULUAN
1.1. Umum......................................................................................1 1.2. Maksud dan Tujuan ................................................................2 1.3. Metode Penelitian....................................................................3 1.4. Ruang Lingkup........................................................................4 1.5. Sistematika Penulisan..............................................................4

BAB II

LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem ..........................................................6 2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)...................................15

vi

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum.....................................................................................30 3.2. Tinjauan Instansi....................................................................32 3.2.1. Sejarah Instansi..............33

3.2.2.

Struktur Organisasi dan Fungsi....................................34

3.3. Prosedur Sistem Berjalan.......................................................40

3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan............................42

3.5. Kamus Data............................................................................45 3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan....................................................47 3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan......47 3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran.49 3.7. Permasalahan Pokok..............................................................51 3.8. Alternatif Pemecahan Masalah..............................................52

BAB IV

PENUTUP
4.1. Kesimpulan 4.2. Saran-saran

........................................................................53 ........................................................................55

Daftar Pustaka..........................................................................................................57 Daftar Riwayat Hidup.............................................................................................. Surat Keterangan PKL/ Riset.................................................................................. Penilaian Praktek. Lampiran-lampiran..................................................................................................

vii

DAFTAR SIMBOL

Simbol Data Flow Diagram

EXTERNAL ENTITY
Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan pada arus data.

DATA FLOW
Digunakan untuk menggambarkan arus data.

PROCESS
Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang berlangsung.

DATA STORE
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.

viii

DAFTAR GAMBAR
Halaman 1. Gambar III.I Struktur Organisasi ..........................................................36 2. Gambar III.2 Diagram Konteks .............................................................43 3. Gambar III.3 Diagram Nol ....................................................................44

ix

DAFTAR TABEL
Halaman
1. Table II.1. Notasi Tipe Data............................................................21

2.

Table II.2. Notasi Struktur Data.......................................................21

DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
1. Lampiran A.1 .....................................................................................60 2. Lampiran A.2 Formulir Permohonan Kartu Keluarga.......................61 3. Lampiran B.1 Kartu Keluarga...........................................................62

xi

12

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Umum Pada umumnya Indonesia dari tahun ke tahun berkembang pesat, dengan adanya jumlah penduduk yang terus bertambah, dan adanya perkembangan zaman serta era globalisasi. Pemerintah menghimbau kepada seluruh warga negara Indonesia agar berperan aktif dalam program pemerintah yang telah di berikan. Pemerintah telah merancang program mengenai urusan rumah tangga. Di antaranya adalah warga negara yang sudah berrumah tangga di wajibkan mempunyai Kartu Keluarga(KK). Kartu Keluarga mempunyai peran penting dalam ruang hidup dan juga sebagai bukti sudah menikah atau berrumah tangga. Oleh karena itu bagi yang sudah berkeluarga wajib mempunyai Kartu Keluarga. Pembuatan Kartu Keluarga dapat di lakukan di Kecamatan setempat. Syarat yang harus di penuhi dalam pembuatan Kartu Keluarga adalah si pembuat menyerah KTP, foto copy surat nikah, foto copy akta kelahiran, surat pengantar Rt dan Rw, dan kelurahan juga dari Badan Kepndudukan dan Catatan Sipil. Berdasarkan uraian unsingkat diatas, penulistertarik untuk meneliti dalam rangka Kuliah Kerja Praktek dan membahas hal tersebut dalam laporan ini. Adapun judul yang penulis ajukan adalah :

SISTEM PEMBUATAN KARTU KELUARGA DI KECAMATAN BELIK

13

1.2. Maksud dan Tujuan

1.2. 1. Maksud Adapun maksud dari penyusunan Laporan Riset ini adalah :
1. Membentuk pola pikir mahasiswa agar dapat berpikir secara

kongkrit
2. Memberikan

pengalaman

kepada

mahasiswa

untuk

menerapkan

dan

memperluas wawasan pengetahuan didalam kegiatan PKL atau Riset

3. Menciptakan hubungan timbal balik antara dunia pendidikan dengan prakteknya 4. Untuk mengetahui prosedur tentang proses pembuatan kartu keluarga 5. Untuk menerapkan ilmu yang telah dapatkan selama belajar di BSI ke dunia

lapangan kerja.
6. Hasil penulisan Laporan ini diharapkan dapat menjadi masukan atau sumbangan

pemikiran untuk menambah pengetahuan bagi penulis pada umumnya. 1.2.2. Tujuan Adapun tujuan dari penyusunan Laporan Kuliah Kerja Praktek adalah sebagai salah satu syarat untuk memperoleh nilai pada Mata Kuliah Kerja Praktek (KKP) pada semester V Program Diploma III Akademi Manajemen Informatika Bina Sarana Informatika.

1.3. Metode Penelitian

14

Dalam melakukan pengumpulan data dan informasi mengenai penyusunan laporan, penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut : 1. Metode Observasi Metode pengumpulan data ini melalui pengamatan secara langsung ditempat riset yaitu di Kecamatan Belik Pemalang. Jenis observasi yang digunakan dalam penyusunan laporan ini adalah observasi secara sistematis. Dimana penulis mengadakan hal-hal yang akan diobservasikan secara sistematis. Guna memperoleh data-data yang diperlukan.
1. Metode wawancara

Metode pengumpulan data dengan melakukan wawancara atau tanya jawab dengan staff atau karyawan yang berkaitan dengan pembuatan kartu keluarga. Penulis mewawancarai dengan Bapak Mujianto selaku Kepala Seksi Tata Pemerinahan. Dalam pengumpulan data, wawancara ini berfungsi untuk memperoleh data yang akurat dan jelas.
2. Studi Pustaka

Metode pengumpulan data dengan membaca buku-buku yang berkaitan dengan riset. Penulis mengumpulkan data-data yang menunjang pembuatan Laporan Kuliah Kerja Praktek dengan cara membaca buku-buku diperpustakaan atau sumber lainnya yang relevan.

1.4. Ruang Lingkup

15

Dalam penyusunan tugas terstruktur Mata Kuliah Kerja Praktek pada semester V ini kiranya diperlukan adanya ruang lingkup permasalahan yang diharapkan nantinya dapat menghasilkan kesimpulan yang tepat dan jelas. Pada penyusunan lapoaran ini ruang lingkup yang akan dibahas yaitu mulai dari menyerahan Kartu Tanda Penduduk (KTP), foto copy surat nikah, foto copy akte kelahiran, surat pengantar RT dan RW, kelurahan dan juga dari Badan Kependudukan dan Catatan Sipil.
1.5. Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah memahami isi dari laporan ini, maka penulis menyajikan dalam tiga bab yang terdiri dari : BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini penulis menguraikan keadaan umum tentang pembuatan Kartu Keluarga, maksud dan tujuan penulis melakukan riset, metode pengumpulan data yang telah penulis lakukan, ruang lingkup permasalahan yang diambil dan sistematika penulisan laporan analisa sistem. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini berisi tentang konsep dasar sistem dan peralatan pendukung (tools system)

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

16

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang umum, tinjauan instansi pemerintahan(kecamatan) yang meliputi sejarah, struktur organisasi dan fungsinya, prosedur sistem berjalan, diagram alir data sistem berjalan, kamus data, spesifikasi sistem berjalan yang terdiri dari bentuk dokumen masukan dan bentuk dokumen keluaran, permasalahan pokok, dan alternative pemecahan masalah. BAB IV PENUTUP Bab ini merupakan bab terakhir yang berisi tentang kesimpulan dan saran yang merupakan sumbangan pemikiran penulis yang bersifat membangun.

BAB II LANDASAN TEORI 2.1.Konsep Dasar Sistem Istilah sistem sekarang ini banyak dipakai. Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur unsur, komponen komponen, atau variabel variabel yang saling tergantung satu sama lain dan saling terpadu. Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem yang menekan pada prosedur dan pada elemen atau komponennya. Pendekatan yang menekan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dan prosedur prosedur yang saling berhubungan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen elemen untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem adalah kumpulan elemen elemen atau unsur unsur yang saling berhubungan satu sama lain dan membentuk satu kesatuan untuk mencapai suatu tujuan. Unsur unsur yang saling mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing), dan keluaran (output). Disamping itu suatu sistem senantiasa tidak terlepas dari lingkungan sekitarnya. Maka umpan

17

18

Maka umpanbalik (feedback) dapat berasal dari keluaran yang dimaksud. Organisasi dipandang sebagai suatu sistem yang tentunya akan memiliki semua unsur unsur: 2.1.1. Pengertian Sistem Menurut Jerry Fitz Gerald (1981: 1) sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Menurut Gordon B. Davis (1974: 81) Sistem dibagi menjadi beberapa faktor atau unsur-unsur kedalam sub sistem-sub sistem. Sub sistem itu sendiri berarti serangkaian kegiatan yang ditentukan identitasnya. Apabila diketahui salah satu sub sistem tidak berfungsi maka sistem yang ada tidak akan berfungsi dengan baik, begitu juga sebaliknya apabila semua sub sistem dapat berfungsi dengan baik maka sistem akan berjalan dengan baik pula. Suatu sistem dapat terdiri dari subsistem sebagai contoh, sistem komputer terdiri dari beberapa ssub sistem yaitu sumber daya manusia (human resource), perangkat keras (hardware), dan perangkat lunak (software), masing masing subistem dapat dibagi yang terdiri dari komponen komponen itu sendiri. Subsistem sumber daya manusia (human resource), terdiri dari beberapa sub sub sistem yaitu para staff komputer profesional dan para pemakai. Subsistem perangkat keras (hardware), terdiri dari beberapa sub sub sistem yaitu alat masukan. Contohnya : keyboard, mouse, joystick, dan sebagainya. Alat pemrosesan , contohnya : CPU. Alat keluaran, contohnya : disket, hard disk, compact disk, dan sebagainya. Subssistem perangkat lunak (software), terdiri dari

19

beberapa sub sub sistem yaitu perangkat lunak sistem (system software). Contohnya : sistem operasi. Perangkat lunak bahasa (language software), contohnya bahasa mesin, bahasa perakit dan lain lain. Perangkat lunak aplikasi (application system) terdiri dari pengolahan kata. Contohnya : Ms. Word. Pengolahan data, contohnya : Dbase, Foxbase, Foxpro dan lain lain. Subsistem yang ada saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem dapat tercapai. Interaksi dari subsistem subsistem sedemikian rupa sehingga dicapai satu kesatuan yang terpadu dan terintegrasi. Bila dibayangkan jika sebuah sistem komputer komponennya saling bekerja sendiri sendiri dan tidak berintegrasi dengan baik, maka tujuan dari sistem komputer tersebut tidak akan tercapai. 2.1.2. Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai atau sifat sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolahan (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal). Adapun penjelasan lebih detail tentang karakteristik sistem akan dibahas dibawah ini : 1. Komponen Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen komponen sistem atau elemen elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian bagian dari sistem. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra system.

20

2.

Batas Sistem Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas waktu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3.

Lingkungan Luar Sistem Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

4.

Penghubung Sistem Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem lainnya membentuk satu kesatuan.

5.

Masukan Sistem

21

Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukkan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. 6. Keluaran Sistem Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra system. 7. Pengolah Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan bahan yang lain menjadi keluaran barang barang jadi. 8. Sasaran Sistem Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menetukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

22

2.1.3. Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya adalah sebagai berikut ini : Sistem Abstrak dan Sistem Fisik Sistem abstrak adalah sistem yang berupa ide ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut human machine system atau ada yang menyebutnya dengan man machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

23

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luar. Secara teorotis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benarbenar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukkan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

2.1.4. Siklus Hidup Sistem Siklus hidup sistem ini terdiri dari beberapa tahapan pemrosesan, yaitu tahap perencanaan, analisis, perencanaan, penerapan, penggunaan dan

pemeliharaan. 1. Tahap Perencanaan Pada tahap ini pembuat sistem mencoba memahami permasalahn yang muncul dan mendefinisikan secara rinci, kemudian membentuk tujuan pembuatan sistem.

24

a.

Permasalahan yang sebenarnya didefinisikan secara rinci

b.Pembangunan sistem harus diarahkan kepada peningkatan keunggulan komperatif

c. Perubahan aliran informasi akan terjadi secara besar besaran bagi tenaga

kerja di dalam suatu perusahaan. Tanpa perencanaan yang baik, sistem yang dibangun menjadi tidak optimal atau tidak dapat digunakan. 2. Tahap Analisis Pada tahap ini pembuatan sistem akan menganalisis permasalahan secara lebih mendalam dengan penyusunan studi kelayakan. Menurut seorang ahli terdapat lima dimensi kelayakan, yaitu :
a. Kelayakan Teknis

Menganalisa ketersediaan hardware,software dan brainware untuk melakukan proses yang dilaksanakan. b. Pengembalian Ekonomis Menganalisa manfaat penggunaan dan potensi pengembalian secara ekonomis dari pembangunan sistem itu. c. Pengembalian Non Ekonomis

25

Menganalisa penggunaan potensi dan keuntungan keuntungan yang tidak dapat diukur secara finansial. Seperti ketersediaan informasi yang akurat dan tepat waktu setiap saat. d. Operasional Menganalisa apakah sistem dapat diimplementasikan. Hal ini menyangkut analisis terhadap tempat, lingkungan dan sumber daya manusia yang akan mengoperasikannya. e. Jadwal Menganalisa apakah mungkin dalam keterbatasan waktu yang ada, sistem tersebut dapat disusun dan diselesaikan. 3. Tahap Perencanaan Proses perencanaan diperlukan untuk menghasilkan suatu rancangan sistem yang baik. Perancangan yang kurang baik mengakibatkan sistem yang harus dibangun harus dirombak total. Tahap perancangan disebut juga tahap pemecahan masalah, yaitu dengan alur sistem masukan, prosedur proses, keluaran dan database. 4. Tahap Penerapan Tahap ini merupakan kegiatan untuk mengimplementasikan rancangan yang telah disusun agar dapat diwujudkan proses implementasi untuk prosedur dalam taknologi komputer maka menggunakan bahasa komputer. 4. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan

26

Pada tahap ini sistem yang telah dicoba dan dinyatakan lulus dapat digunakan untuk menangani prosedur bisnis yang sesungguhnya. Pemeliharaan sistem dapat meliputi penataan ulang database, backup, dan scanning virus. 2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) Tools system merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan bentuk logical model dari suatu sistem, dimana simbolsimbol, lambang lambang dan diagram diagram menunjukkan secara tepat fisiknya. Logical model dapat digambarkan dengan Data Alir Diagram (DAD) dan arus dari data yang ada di dalam Data Alir Diagram (DAD) dapat dijelaskan di dalam kamus data. Sistem dapat menginterpretasikan tools yang digunakan untuk merancang sistem yang baru. Dimana sistem yang secara logika dapat digambarkan menggunakan data alir diagram. Sedangkan sistem secara fisik dapat digambarkan dengan menggunakan bagian arus sistem atau bagan alur dokumen. Adapun tools system yang akan digunakan untuk merancang sebuah sistem dalam penulisan KKP ini yaitu : 2.2.1. Diagram Alir Data (DAD) Diagram Alir Data (DAD) adalah diagram yang menggunakan notasi notasi simbol untuk menggambarkan arus data dari sistem yang saling berhubungan dan untuk membentuk dalam komunikasi antara sistem analisis dengan pemakaian sistem secara logika. Diagram Alir Data (DAD) terbagi kedalam tiga tahap, yaitu : 1. Diagram Konteks

27

Dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum dari keseluruhan yang ada. 2. Diagram Nol Dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks, yang penjabarannya dibuat secara terperinci. 3. Diagram Detail Dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol. Diagram Alir Data (DAD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang ada atau sistem yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Keuntungan dari Diagram Alir Data (DAD) adalah memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari level yang paling tinggi mengurangkan menjadi level yang paling rendah (dekomposisi), sedangkan proses perulangan (looping), proses kepustakaan dan proses perhitungan. Diagram Alir Data (DAD) memiliki aturan main yang berlaku dalam penggambaran Diagram Alir Data (DAD). Adapun aturan main, sebagai berikut :
a. Identifikasi terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat di dalam

sistem. b. Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar.

28

c. Gambarkan terlebih dahulu diagram konteks. d. Gambarkan bagian berjenjang untuk semua proses yang ada di dalam sistem terlebih dahulu. e. Gambarlah sketsa Diagram Alir Data (DAD) untuk diagram konteksnya. f. Gambarlah Diagram Alir Data (DAD) untuk level diagram nol sampai diagram detail bila perlu. Selain aturan main Diagram Alir Data (DAD) memiliki persyaratan yang harus dipenuhi dalam penggambaran Diagram Alir Data (DAD), yaitu : a. Didalam Diagram Alir Data (DAD) tidak boleh menghubungkan eksternal entity dengan eksternal entity secara langsung. b. Didalam Diagram Alir Data (DAD) tidak boleh menghubungkan data store dengan data store secara langsung. c. Didalam Diagram Alir Data (DAD) tidak boleh menghubungkan data store dengan eksternal entity secara langsung. Proses diatas merupakan suatu proses yang harus dilakukan sesuai dengan aturan aturan yang berlaku. level berikutnya,

2.2.2. Kamus Data (Data Dictionary)

29

Kamus data adalah suatu catalog fakta yang menjelaskan lebih detail laggi tentang data dari diagram alir data, yang mencakup proses, arus data ddan penyimpangan. Kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang akan dicatat. Untuk penulisan laporan KKP ini, maka kamus data harus memuat hal - hal sebagai berikut : Nama Arus Data Nama arus data harus dicatat di kaum data, sehingga mereka yang membaca diagram arus data dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang arus data tertentu dapat langsung mencarinya di kamus data. Alias Alias atau nama lain dari data yang harus ditulis bila nama lain ada. Alias perlu ditulis, karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang yang satu dengan yang lainnya. Bentuk Data Bentuk data ini perlu dicatat di kamus data, karena digunakan untuk mengelompokkan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. Kamus data yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen, formulir, laporan, cetakan computer, tanpilan layar, variable dan field yang akan digunakan untuk merancang database. Arus Data

30

Arus data menunjukkan dari nama data dan akan kemana data yang akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus data di dalam diagram alir data Penjelasan Untuk lebih menjelaskan lagi tentanng makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan keterangan tentang arus data tersebut. Periode Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data periode perlu dicatat di kamus data. Karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan akan dihasilkan. Volume Volume perlu dicatat di dalam kamus data, karena berisi tentang volume rata rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata- rata menunjukkan volume terbanyak. Struktur Data Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item item data. Notasi atau symbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam, yaitu sebagai berikut :
a. Notasi Tipe Data

31

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain : Table II.1. Notasi Tipe Data NOTASI X 9 A Z . , / Setiap karakter Angka numeric Karakter alphabet Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong Titik sebagai pemisah ribuan Koma sebagai pemisah pecahan Hypen sebagai tanda penghubung (contoh : 0281-123456) Slash sebagai tanda pembagi (contoh : 01/01/2009) KETERANGAN

b. Notasi Struktur Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut :

Table II.2. Notasi Struktur Data

32

NOTASI = + () {} [] l * @ Terdiri dari And (dan)

KETERANGAN

Pilih (boleh ya atau tidak) Iterasi atau proses pengulangan Pilih satu pilihan Pemisah pilihan di dalam tanda [ ] Keterangan atau catatan Petunjuk (keyfield)

2.2.3. Normalisasi

Normalisasi merupakan pengelompokan elemen data ke dalam bentuk table yang menyatakan entity dan relasinya. Adapun tujuannya yaitu untuk memudahkan kita dalam melakukan pembacaan dan up date database. Dalam normalisasi penulis berusaha untuk mengurangi data yang rangkap (duplikasi) agar mendapatkan bentuk yang baik. Ada beberapa ketergantungan fungsi (functional defendency), bentuk dari functional defendency adalah sebagai berikut :
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

33

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput. Bentuk Normal Tahap Pertama (1NF) Bentuk normal pertama mempunyai syarat, yaitu : a. Bentuk normal pertama jika dan hanya jika sifat dari setiap relasi atributnya bersifat atonomik yaitu apabila dipecah maki ia tidak memiliki sifat induknya.
b.

Nilai dari field berupa automic value serta tiap field hanya memiliki satu pengertian.

c. d.

Data dibentuk dalam satu record demi record Diusahakan tidak ada field dalam suatu table yang berulang atau bernilai ganda.

Bentuk Normal Tahap Kedua (2NF) Syarat dari bentuk normal kedua yaitu : a.
b.

Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu Bentuk normal tahap kedua terpenuhi jika table semua atribut yang tidak termasuk dalam kunci haruslah memiliki ketergantungan secara fungsional pada kunci utama (primary key) sehingga untuk membuat normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci field.

34

c.

Sebuah table dikatakan tidak memenuhi bentuk normal tahapkedua, jika ketergantungannya hanya bersifat parial yaitu hanya tergantung pada sebagian dari kunci utama.

Bentuk Normal Tahap Ketiga (3NF) Syarat dari bentuk normal ketiga yaitu : a.
b.

Semua relasi harus dalam bentuk normal kedua. Bentuk normal tahap ketiga ini menghilangkan ketergantungan transitif yaitu suatu attribute kepada attribute lain selain key,sehingga mendapatkan ketergantungan kunci secara penuh.

Bentuk Normal Tahap Boyce-Code (BCNF) Bentuk normal tahap boyce-code mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga. Untuk menjadi BCNF syarat yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut :
a. b.

Relasi harus dalam bentuk normal kesatu. Setiap attribute harus bergantung pada fungsi attribute super key.

Selain ketergantungan fungsi, yang digunakan dalam normalisasi yaitu sebagai berikut :

35

1.

Kunci Calon (Candidat Key) Kunci kandidat adalah satu set minimal attribute yang

mengidentifikasi secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity. Satu minimal set attribute menyatakan secara tidak langsung. Di dalam kunci calon tidak dapat membuang beberapa attribute dalam set tanpa merusak kepemilikan yang unik. Jika satu set kunci kandidat berisi lebih dari satu attribute, maka biasanya disebut unik gabungan.
2.

Kunci Primer (Primary Key) Kunci primer adalah satu set minimal attribute yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik, akan tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian suatu entity. Setiap kunci kandidat punya peluang menjadi kunci primer.

3.

Kunci Alternatif (Alternative Key) Kunci alternative adalah kunci kandidat yang tidak dapat dipakai sebagai kunci utama. Dimana kunci alternative ini dipakai sebagai kunci pengurutan dalam pembuatan laporan.

4.

Kunci Tamu (Foreign Key) Kunci tamu adalah suatu attribute yang melengkapi suatu hubungan yang menunjukkan keindukkannya. Kunci tamu ditempatkan pada

36

entity anak dan sama dengan kunci utama induk direlasikan. Hubungan antar entity induk dengan anak adalah hubungan satu lawan banyak (one to many relationship)

2.2.4. Struktur Kode Kode digunakan untuk tujuan mengklarifikasikan data, masukkan data kedalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang

berhubungan dengannya. Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter-karakter khusus. Angka merupakan simbol yang banyak digunakan dalam struktur kode. 1. Pembuatan Kode Beberapa kemungkinan susunan digit (angka), huruf dan karakter-karakter khusus dapat dirancang kedalam bentuk kode. Didalam merancang suatu kode harus diperlihatkan beberapa hal sebagai berikut : a. Harus mudah diingat Supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan objek yang mewakili dengan kodenya. b. Harus Unik Kode harus unik untuk masing-masing item yang mewakilinya. Unik berarti tidak ada kode yang sama.

37

c.

Harus Fleksibel Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.

d.

Harus Efisien Pemberian kode harus sependek mungkin. Selain mudah diingat, juga akan efisien bila disimpan diluar komputer.

e.

Harus Konsisten Pengkodean juga harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan tersebut.

f.

Harus Distandarisasi Kode harus distandarisasi untuk seluruh departemen dalam suatu organisasi. Kode yang tidak standar akan megakibatkan kebingungan, salah pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut.

g.

Spasi dihindari Spasi didalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan didalam penggunaannya.

h.

Hindari karakter yang mirip Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi penggunaannya sebaiknya tidak digunakan dalam kode.

38

i.

Panjang kode harus sama Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

2. Tipe dari Kode Ada beberapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan didalam sistem informasi, diantaranya adalah kode mnemonik (mnemonic code), kode urut (sequential code), kode blok (block code), kode group (group code) dan kode decimal (decimal code).
a. Kode Mnemonik (Mnemonic Code)

Kode mnemonik (mnemonic code) digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode ini dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian dari item yang akan diwakili dengan kode ini. Umumnya kode ini menggunakan huruf, akan tetapi dapat juga menggunakan gabungan huruf dan angka. Contoh : Komputer IBM PC , ukuran 640 kb, color monitor dapat

dikodekan menjadi K-IBM-PC-640-CO.

b. Kode Urut (Squential Code)

Kode Urut (Squential Code) disebut juga dengan serial code yang merupakan kode yang nilai urut antara satu kode dengan kode berikutnya.

39

Contoh : 001 CPU 002 Mouse

c. Kode Blok (Block Code)

Kode Blok (Block Code) mengklarifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klarifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.
d. Kode Group (Group Code)

Kode group merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field kode mempunyai arti. Contoh : x-xxx-xxx.
e. Kode Desimal (Decimal Code)

Kode decimal mengklarifikasikan kode atas dasar 10 unit angka 0-9 atau dari 00-99 tergantung banyaknya kelompok.

40

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum Analisa atau secara garis besar merupakan gambaran umum jalannya suatu organisasi. Analisa itu sendiri bertujuan untuk mengetahui seberapa jauh berjalan dan seberapa lama waktu berdirinya organisasi tersebut. Analisa organisasi mencakup seluruh isi atau rangkuman mengenai umum, yang meninjau mengenai sejarah, struktur organisasi, tanggung jawab dan tugas bagian keanggotaan, serta mengenai prosedur sistem berjalan. Penulis mengambil riset tentang Pembuatan Kartu Keluarga. Kecamatan Belik adalah suatu perangkat daerah yang dipimpi oleh kepala Kecamatan yang bertanggung jawab kepada Bupati. Kecamatan Belik mempunyai tugas pokok untuk melakukan wewenang Bupati yang dilimpahkan menangani urusan otonomi daerah dan menyerahkan tugas umum pemerintah terutama pelayanan masyarakat, contohnya pembatan Kartu Keluarga(KK), Kartu Tanda Penduduk(KTP), akte kelahiran dan lain sebagainya. 3.2.Tinjauan Instansi 3.2.1. Sejarah Instansi Kecamatan Belik terletak di Jl. Suka marinir tulus ujianto no. 23 dan berdiri pada tahun 1979. Dengan camat yang pertama bernama Bapak Dasmad. Kecamatan Belik di bagi atas 12 desa/kelurahan meliputi :

41

1. Desa/kelurahan Gombong 2. Desa/kelurahan Belik 3. Desa/kelurahan Gunungtiga 4. Desa/kelurahan Kuta 5. Desa/kelurahan Badak 6. Desa/kelurahan Gunungjaya 7. Desa/kelurahan Simpur 8. Desa/kelurahan Mendelem 9. Desa/kelurahan Beluk 10. Desa/kelurahan Bulakan 11. Desa/kelurahan Sikasur 12. Desa/kelurahan Kalisaleh Secara topografis, wilayah Kecamatan Belik berupa daerah pegunungan. Dengan luas wilayah 12.510,47 ha yang dihubungkan oleh jalan kota menuju Pemalang. Batas wilayah kecamatan Belik :
1. Sebelah Barat 2. Sebelah Timur 3. Sebelah Selatan 4. Sebelah Utara

: kecamatan Pulosari dan kecamatan Moga : kecamatan Watukumpul : kabupaten Purbalingga : kecamatan Randu dongkal

42

Visi Kecamatan Belik yaitu terwujudnya masyarakat Kecamatan Belik yang berakhlak dan sejahtera. Misi Kecamatan Belik yaitu mengakomodasi dan menfasilitasi kepentingan masyarakat dan kebijaksanaan pemerintah Pemalang pembangunan dan kehidupan kemasyarakatan yang semakin baik.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi Struktur Organisasi merupakan suatu susunan dari organisasi yang menggambarkan dan menunjukan hubungan antar bagian dari keanggotaan sesuai dengan bidang pekerjaannya. Struktur organisasi biasanya menggambarkan atau menjelaskan kedudukan, jabatan, wewenang dan tanggung jawab seorang pekerja dalam perusahaan atau organisasi sesuai tugas dan keahliannya. Penyusunan struktur organisasi diharapkan mampu memberikan kerjasama yang baik antar bagian yang satu dengan yang lain, karena dengan adanya struktur organisasi tersebut akan menjadi jelas apa yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian karyawan. Struktur organisasi di Kecamatan Belik selengkapnya dapat dilihat pada gambar III.1 berikut :

43

CAMAT

SEKRETARIS

JABATAN FUNGSIONAL SUBAG PERENCANAAN SUBAG KEUANGAN SUBBAG UMUM

STAF

STAF

STAF

KASEK KASEK TATA PEMERINTAHAAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN DESA

KASEK KETENTRAMAN DAN KETERTIBA UMUM

STAF

STAF

STAF

Untuk lebih jelasnya berdasarkan struktur organisasi yang telah dibentuk, maka tugas dan tanggung jawab masing masing bagian adalah sebagai berikut : 1. Camat Uraian tugas Camat menurut pasal 3 adalah sebagai berikut : a. Merumuskan kebijakan teknis, program dan kegiatan penyelenggaraan tugas umum pemerintahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai pedoman pelaksana tugas.

44

b. Melaksanakan sebagian kewenangan pemerintahan yang dilimpahkan oleh Bupati untuk menangani sebagian urusan otonomi daerah guna mendukung penyelenggaraan pemerintahan. c. Mengkoordinasikan penyelenggaraan tugas umum pemerintah dan

pelaksanaan kewenangan pemerintahan yang dilimpahkan oleh Bupati untuk menangani sebagian urusan pemerintahan sesuai ketentuan yang berlaku dengan unit kerja terkait untuk keterpaduan pelaksanaan tugas. d. Menyelenggarakan pengelolaan kesekretariatan meliputi urusan

perencanaan program dan kegiatan , ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kehumasan, organisasi,tata laksana, dan rumah tangga kecamatanguna tertib administrasi. e. Mengkoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat melalui proses perencanaan pembangunan, pembinaan, pengawasan, dan evaluasi terhadap unit kerja baik Pemerintah maupun swasta dan tugas-tugas lain bidang pemberdayaan masyarakat sesuai ketentuan peraturan yang berlaku sebagai bahan penyusunan program dan kegiatan pembangunan lebih lanjut. f. Mengkoordinasikan upaya penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum di wilayah kerja kecamatan dengan pihak Kepolisian Negara Republik Indonesia, Tentara Nasional Indonesia dan pemuka Agama/tokoh masyarakat serta pihak terkait lainnya guna terwujudnya ketentraman dan ketertiban umum. g. Mengkoordinasikan pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan instansi vertikal terkait

45

serta pihak swasta guna peningkatan kesadaran masyarakat dalam pemeliharaan sarana dan fasilitas umum. h. Melakukan pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan pemerintahan desa dan/atau kelurahan melalui pemberian bimbingan, supervisi, fasilitasi, konsultasi, dan evaluasi terhadap pelaksanaan administrasi serta evaluasi penyelenggaraan pemerintahan desa. i. Menyelenggarakan pelaksanaan pelayanan masyarakat sesuai dengan ruang lingkup tugasnya guna pencapaian tujuan pemerintahan. j. Membuat laporan pelaksanaan tugas tata pemerintahan, pemberdayaan masyarakat, ketentraman dan ketertiban umum, pelayanan masyarakat, pemerintahan desa dan/atau kelurahan, kepala desa dan/atau lurah dan perangkat desa dan/atau kelurahan kepada Bupati secara berkala sebagai bentuk pertanggungjawaban. k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya guna kelancaran pelaksanaan tugas.

2.

Sekretaris Uraian tugas Sekretaris menurut pasal 4 adalah sebagai berikut; a. Merumuskan program dan kegiatan kesekretariatan sesuai ketentuan yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas. b. Mengkoordinasikan penyusunan dokumen perencanaan pembangunan daerah yang meliputi penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA),

46

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA),Rencana Kerja, Renstra dan dokumen lainnya sesuai dengan ketentuan sebagai pedomn pelaksanaan tugas. c. Menyelenggarakan pengelolaan urusan perencanaan, keteteusahaan,

kehumasan, kepegawaian, keuangan, perlengkapan, organisasi, tata laksana, evaluasi, dan pelaporan sesuai ketentuan yang berlaku untuk tertib administrasi. d. Menjabarkan perintah atasan baik lisan maupun tertulis untuk

kelancaranpelaksanaan tugas. e. Memberikan pelayanan teknis administrasi kepada seluruh satuan unit kerja, desa dan/atau kelurahan sesuai ketentuan yang berlakuuntuk tertib administrasi. f. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas kepala seksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku guna kelancaran pelaksanaan tugas. g. Mengkoordinasikan penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) danpelaksanaan pengawasan melekat (WASKAT) dan jenis laporan lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku guna tertib pelaporan. h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya untuk kelancaran pelaksanan tugas.

3.

Kepala Subbagian Perencanaan

47

Tugas Kepala Bagian Subbagian Perencanaan menurut pasal 5 adalah sebagai berikut: a. Rencana kerja dan anggaran (RKA), LAKIP, WASKAT dan dokumen perencanaan lainnya sesuai ketentuan yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas. b. Menyiapkan bahan dan penyusunan laporan capaian kinerja dan bahan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah sesuai dengan ketentuan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. c. Menyiapkan bahan penyusunan rencana kegiatan perubahan sesuai ketentuan yang berlaku dan disajikan kepada atasan. d. Menjabarkan perintah atasan baik lisan maupun tertulis untuk kelancaran pelaksanaan tugas. e. Membagi pelaksanaan tugas bawahan agar pekerjaan selesai tepat waktu. f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

4.

Kepala Subbagian Keuangan Tugas Kepala Subbagian Keuangan menurut pasal 6 adalah sebagai berikut: a. Menyusun program dan kegiatan administrasi keuangan sesuai ketentuan yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas. b. Membagi pelaksanaan tugas bawahan agar pekerjaan selesai tepat waktu.

48

c. Mengawasi

pelaksanaan

tugas

dengan

cara

memeriksa,

meneliti,

membimbing dan mengarahkan pekerjaan untuk peningkatan kinerja bawahan. d. Mengelola berkas kelengkapan SPP-UP, SPP-GU, SPP-TU, dan SPP-LS Gaji dan tunjangan PNS serta penghasilan lainnya sesuai ketentuan yang berlaku untuk di sajikan kepada atasan. e. Membuat laporan pelaksanaan tugas secara berkala sebagai bentuk pertanggungjawaban. f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya untuk kelancaran pelaksanan tugas.

5.

Kepala Subbagian Umum Uraian tugas Kepala Subbagian Umum menurut Pasal 7 adalah sebagai berikut: a. Menyusun program dan kegiatan ketatausahaan, kehumasan, kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan, organisasi dan ketatalaksanaan kecamatan sesuai ketentuan yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas. b. Mengelola ketatausahaan meliputi surat-menyurat, perjalanan dinas, pelayanan tamu, pelaksanaan rapat, dan keprotokolan sesuai dengan ketentuan guna kelancaran pelaksanaan tugas. c. Melakukan inventarisasi dan pengamanan barang milik daerah sesuai ketentuan yang berlaku agar diketahui jumlahnya.

49

d. Menjabarkan perintah atasan baik lisan maupun tertulis untuk kelancaran pelaksanaan tugas. e. Mengelola data dan informasi ketatausahaan, kehumasan, kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan,organisasi dan ketatalaksanaan kecamatan secara makro untuk dianalisa lebih lanjut. f. Menyiapkan bahan pengelolaan kepegawaian yang meliputi pemberkasan usulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, mutasi, pensiun dan administrasi kepegawaian lainnya sesuai ketentuan yang berlaku untuk tertib administrasi. g. Menyiapkan sarana dan perlengkapan rapat koordinasi, upacara dan penyambutan tamu kedinasan dan peringatan hari-hari besar nasional untuk kelancaran pelaksanaan tugas. h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

6.

Kepala Seksi Tata Pemerintahan Uraian tugas Kepala Seksi Tata Pemerintahan menurut Pasal 8 adalah sebagai berikut: a. Menyusun progam dan kegiatan seksi tata pemerintahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas. b. Menjabarkan perintah atasan baik secara lisan maupun tertulis untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

50

c. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan dengan cara memberikan petunjuk, bimbingan, binaan dan arahan untuk peningkatan kinerja. d. Menyiapkan bahan penyusunan kebijakan, pedoman teknis, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan pembinaan urusan penyelenggaraan pemerintah pada kecamatan sesuai ketentuan peraturan yang berlaku untuk disajikan kepada atasan.

7.

Kepala Seksi Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Uraian tugas Kepala Seksi Pemberdayaan Masyarakat dan Desa menurut Pasal 9 adalah sebagai berikut: a. Menyusun program dan kegiatan seksi pemberdayaan masyarakat dan desa sesuai ketentuan yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas. b. Menjabarkan perintah atasan baik secara lisan maupun tertulis untuk kelancaran pelaksanaan tugas. c. Menginventarisasi permasalahan kegiatan pembangunan wilayah kecamatan secara sistematis untuk dikaji lebih lanjut. d. Menyiapkan bahan penyusunan kebijakan, pedoman teknis, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan pembinaan pemberdayaan masyarakat sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk disajikan kepada atasan. e. Mengelola masyarakat administrasi penyelenggaraan kegiatan pemberdayaan

sesuai ketentuan peraturan yang berlaku guna tertib

administrasi perancangan pembangunan.

51

8.

Kepala Seksi Ketentraman dan Ketentraman Umum Uraian tugas Kepala Seksi Pemberdayaan Masyarakat dan Desa menurut Pasal 10 adalah sebagai berikut: a. Menyusun program dan kegiatan seksi ketentraman dan ketertiban umum sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas. b. Menjabarkan perintah atasan baik secara lisan maupun tertulis untuk kelancaran pelaksanaan tugas. c. Melaksanakan koordinasi dengan unuit kerja terkait untuk keterpaduan pelaksanaan tugas. d. Menginventarisasi permasalahan ketentraman dan ketertiban umum , penerapan dan penegakan peraturan perundang-undangan serta

pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum kecamatan secara sistematis untuk dikaji lebih lanjut.

3.3.Prosedur Sistem Berjalan Sistem pembuatan kartu keluarga tidak lepas dari unsur unsur yang terkait dalam satu sistem yang sesuai dengan prosedur. Dalam sistem berjalan ini, penulis menguraikan tentang tata cara pembuatan Kartu Keluarga pada kecamatan Belik. Penjelasan tentang sistem pembuatan kartu keluarga yang berjalan dalam sistem ini dijadikan pedoman sumber sumber yang ada, adapun prosedurnya : 1. Prosedur Pembuatan Surat Pengantar RT

52

Prosedur ini berada untuk mempermudah penduduk meminta keterangan pembuatan Kartu Keluarga, karena RT merupakan perangkat daerah yang

paling terkecil dan paling dekat dengan penduduk. Pemohon datang ke ketua RT untuk meminta pengantar pembuatan Kartu Keluarga dengan mengisi formulir surat pengantar yang antara lain nama, alamat, jenis kelamin, pekerjaan, golongan darah, temat tanggal lahir. Setelah pemohon melengkapi semuanya kemudian ketua RT wajib memberi tanda tangan dan cap stempel RT kemudian diserahkan ke Pemohon. 2. Prosedur Pembuatan Surat Pengantar RW Pada prosedur ini, pemohon menyerahkan surat pengantar RT kepada ketua RW dan mengisi formulir surat pengantar RW untuk pembuatan Kartu Keluarga. Ketua wajib memeriksa kembali surat pengantar dari RT apakah sudah benar atau lengkap. Ketua RW memberikan tanda tangan dan cap stempel. Kemudian diberikan kepada pemohon. Lalu pemohon wajib membawanya ke kelurahan.
3.

Prosedur Pengajuan Formulir Pendaftaran Kartu Keluarga Prosedur ini adalah pembuatan Kartu Keluarga pada kelurahan sebelum dibawa ke kecamatan dan Badan Kependudukan Catatan Sipil dan Keluarga Berencana(BKCKB) yang mengurusi pembuatan Kartu Keluarga(KK). Pemohoan harus mengisi formulir yang ada di kelurahan dengan melampirkan keterangan-keterangan antara lain Kartu Keluarga lama, Kartu Tanda Penduduk(KTP), Akte Kelahiran dan surat pengantar dari RT dan RW. lalu diserahkan lagi ke Pemohon. 4. Prosedur Pembuatan Surat Pengantar Kelurahan

53

Prosedur ini untuk mempermudah pemohon pembuat Kartu Keluarga(KK). Prosedur ini juga untuk melengkapi surat pengantar yang dibuat oleh Ketua RT yang kemudian di ACC oleh RW untuk memberikan tanda tangan dan cap stempel kelurahan untuk membawanya ke kecamatan. Prosedur Pembuatan Surat Pengantar Kecamatan Prosedur ini untuk melengkapi surat pengantar yang dibuat oleh kelurahan untuk pemohon yang membuat dan mengisi Surat Pembuatan Kartu Keluarga(KK). Yang kemudian surat pengantar dari kecamatan diarsipkan sebelum di bawa ke Badan Kependudukan Catatan Sipil dan Keluarga Berencana(BKCKB). 6. Prosedur Keluarga Prosedur ini merupakan pembuatan Kartu Keluarga(KK) setelah mendapatkan pengesahan dari Kecamatan dan Badan Kependudukan Sipil dan Keluarga Berencana dengan syarat dan prosedur yang telah ditentukan. Setelah prosedur Kartu Keluarga selesai, kemudian Kartu Keluarga(KK) diserahkan kepada pemohon. Pembuatan Pembuatan Kartu

3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan simbol simbol tertentu untuk

54

menggambarkan bagaimana data tersebut mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan. Diagram yang digunakan dalam sistem berjalan yaitu : Diagram Konteks Pembuatan diagram ini bertujuan untuk menggambarkan suatu sumber serta tujuan data yang akan diproses untuk menggambarkan sistem secara menyeluruh dari keseluruhan sistem yang ada. Pada gambar III.2. berikut ini akan digambarkan diagram konteks sistem pembutan Kartu Keluarga :

SPRT, SPRW ,FP, SPKC

SPRT

Pemohon

Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan

Ketua RT

SPRT SPRT, SPRW , FP, SPKC

Sistem Pembuatan Kartu SPKC, KK FP : Formulir Pendaftaran Keluarga SPRT : Surat Pengantar RT Badan Keterangan Gambar :
Kepedudukan SPRW dan Catata Sipil

SPRW

Ketua RW

: Surat Pengantar RW : Surat Pengantar Kelurahan : Surat

SPKC, Pengantar KK

SPRW, FP,

SPK

SPK

SPKC KK Diagram Nol

Kecamatan
SPK, FP

: Kartu Keluarga

Kelurahan

Kecamatan Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap yang ada didalam diagram konteks atau diagram ini adalah penjabaran sistem secara lebih terperinci. Pada gambar III.3. berikut ini akan digambarkan diagram nol analisa laporan sistem pembuatan Kartu Keluarga :

55

Formulir SPRT

Formulir SPRT

Pemohon

SPRT

1.0 Proses PembuatanSPR Surat Pengantar RT 2.0 proses pembuatan Surat Pengantar RW Proses Pembuatan Surat Pengantar RW

Ketua RT
SPRT

SPRT, Formulir SPRW

SPRT, Formulir SPRW

SPRW

SPRW

Ketua RW

56

FP, SPRT, SPRW, AK, KK Lama

3.0 Proses Pengisian Formulir Pendaftaran

FP, SPRT, SPRW, AK, KK Lama

Kelurahan

SPK

SPK

4.0 Proses Pembuatan Surat Pengantar Kelurahan

Formuliar SPKC

Kecamatan

Formuliar SPKC

5.0 Proses Pembuatan Surat Pengantar Kecamatan

SPKC

A.SPKC

SPKC

KK

6.0 Proses Pembuatan Kartu Keluarga

F. KK

Badan Kepedudukan &Catatan Sipil

Gambar III.2. Diagram Nol Sistem Berjalan Keterangan Gambar : FKK SPRT SPRW SPKC : Formulir Kartu Keluarga : Surat Pengantar RT : Surat Pengantar RW : Surat Pengantar Kelurahan

57

SPKC KK

: Surat Pengantar Kecamatan : Kartu Keluarga

3.5.Kamus Data Untuk mengetahui bentuk dokumen input dan output untuk alir data menuju proses sampai akhir dari alir data tersebut, penyusun menyajikan bentuk dokumen input dan output tersebut kedalam kamus data. Untuk lebih jelasnya sebagai berikut : A. Kamus Data Masukan 1.Nama Arus Data Alias Bentuk data Penjelaan Periode Volume Struktur Kode Header Isi Footer : Surat Pengantar RT : SPRT : Cetakan Manual : Sebagai pengantar ke RW : Setiap hari : Satu rekap perhari : Header+isi+ Footer : : :

58

Nama Arus Data Alias Bentuk Data Penjelasan

: Surat Pengantar RW : SPRW : Cetakan Manual : Sebagai Surat Pengantar ke Kelurahan

Periode Volume Struktur Kode Header Isi Footer

: Setiap hari : Satu rekap per hari : Header+isi+ Footer : : : 3. Nama Arus Data Permohonan Kartu Keluarga : Formulir

Alias Bentuk Data Penjelasan

: FPKK : Cetakan Manual : Sebagai blanko pendaftaran Kartu Keluarga yang merupakan pengantar dari kelurahan untuk kecamatan

59

Kecamatan Periode Volume Struktur Kode Header Isi : Setiap hari : Satu rekap per hari : Header+isi+ Footer : Formulir Permohonan Kartu Keluarga : Nama, No. KK, NIK Pemohon KK, Alamat Alasan Prermohonan, Jumlah Anggota Footer B. Kamus Data Keluar 1. Nama Arus Data Alias Bentuk data Penjelasan Periode Volume Struktur Kode Header Isi : Kartu Keluarga : KK : Cetakan Manual : Data diri penduduk Indonesia : Setiap hari : Satu rekap perhari : Header+isi+ Footer : Kartu Keluarga : Nama Lengkap, NIK, Jenis Lahir, Kelamin, Tempat :-

Tanggal Lahir, Agama, Pendidikan,

60

Jenis Pekerjaan, Status, Status Hubungan Keluarga, Kewarganegaraan, Nama Orang Tua. Footer 3.6. :-

Spesifikasi Sistem Berjalan 1.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Pada suatu sistem dibutuhkan suatu masukan data dari sumber data yang

ada. Untuk itu perlu adanya spesifikasi masukan yang nantinya akan digunakan sebagai kerangka penyesuaian data yang dipindahkan dari sumber data. Bentuk dokumen masukan pada sistem ini adalah input atau masukan yang diperlukan oleh sistem pembuatan kartu keluarga serta diperlukan data-data sebagai masukan yang selanjutnya diolah sesuai kebutuhan. Adapun dokumen masukan yang diperlukan pada sistem pembuatan Kartu Keluarga adalah sebagai berikut : 1. Nama Dokumen Pengantar RT/RW Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Untuk Pembuatan Kartu Keluarga : Ketua RT/RW : Kelurahan : Kertas : 1 (satu) lembar : Tiap ada pemohon : Surat

61

Bentuk

: Lampiran A.1 2. Nama Dokumen Pendaftaran Kartu Keluarga : Formulir

Fungsi

:Sebagai blanko pendaftaran pembuatan Kartu Keluarga

Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi Bentuk

: Pemohon : Kecamatan : Kertas : 1 (satu) lembar : Tiap ada pemohon : Lampiran B.1

1.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Dokumen keluaran adalah segala sesuatu yang berasal dari pengolahan dokumen yang berfungsi sebagai pengambilan keputusan dan ketetapan dari peru dari pihak luar, berikut beberapa dokumen keluaran yang ada : 1. Nama dokumen Fungsi Sumber : Kartu Keluarga : Sebagai Identitas Keluarga : Kecamatan

62

Tujuan Media Jumlah Frekuensi Bentuk

: Pemohon : Kertas : 1 (satu) lembar : Tiap ada pemohon : Lampiran B.1

3.7. Permasalahan Pokok Berdasarkan riset yang dilakukan oleh penulis, penulis mengamati bahwa terdapat beberapa permasalahan yang ada d Kecamatan Belik pada proses pembuatan Kartu Keluarga diantaranya : 1. Penggunaan sistem yang masih manual Pada Kecamatan Belik masih menggunakan sistem manual, sehingga jika terjadi kesalahan maka perbaikannya akan menggunakan cara manual juga. Jadi akan memakan waktu yang cukup lama untuk menyelesaikan kesalahan. Selain itu juga untuk pengadaan informasi informasi yang dibutuhkan juga akan memakan waktu yang cukup lama juga untuk memperolehnya. 2. Kurang terlatihnya Sumber Daya Manusia dalam bidang ilmu tekhnologi. Pada kecamatan Belik sumber daya manusia belum semuanya terlatih dalam bidang teknologi. Jadi sangat disayangkan jika semua fasilitas sudah ada dan lengkap tetapi sumber daya manusianya yang tidak bisa menggunakan

63

fasilitas fasilitas tersebut. Ini juga akan memperlambat kinerja sistem yang ada.
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah

Setiap permasalahan yang terjadi dalam bidang instansi, perusahaan,maupun industri pasti ada jalan keluar untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. Berdasarkan riset yang penulis lakukan, penulis telah menemukan beberapa alternatif pemecahan masalah demi kesuksesan dan kemajuan Pembuatan Kartu Keluarga yaitu : 1. Mengubah sistem kerja manual menjadi sistem yang terkomputerisasi, yaitu sistem yang terdiri dari serangkaian software, hardware, dan brainware yang menjadi satu kesatuan dan bekerjasama untuk menyelesaiakan pekerjaan dan menghasilkan informasi data audio maupun visual secara tepat dan akurat. 2. Melatih sumber daya manusianya terutama dalam bidang teknologi. Seperti kursus Ms. Office. Sehingga fasilitas yang ada dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin.

BAB IV PENUTUP
4.1. Kesimpulan

Setelah melaukan riset di kantor Kecamatan Belik, penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa Kartu Keluarga wajib dimiliki oleh setiap kepala keluarga. Hal ini telah diperhatikan oleh Kecamatan Belik di wajibkan setiap warga yang memiliki Kartu Keluarga. Kartu Keluarga sangat penting untuk mempermudah dalam pendataan penduduk dan hukumnya wajib bagi setiap kepala keluarga. Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan yang telah disusun dalam penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek, maka penulis dapat menyimpulkan sebagai berikut : 1. Sistem yang digunakan pada Kecamatan Belik masih menggunakan sistem manual yang memakan waktu cukup lama dalam pembuatan Kartu Keluarga 2. Penggunaan computer hanya sebatas untuk pembuatan laporan untuk atasan 3. Sumber daya manusia yang kurang terampil dalam bidang penggunaan media kerja seperti computer 4. Pada struktur organisasi yang sudah cukup baik seperti yang sudah ada kantor-kantor/instansi pada umumnya. pada

4.2. Saran saran

Berdasarkan kesimpulan diatas maka penulis menyarankan untuk :

1. Petugas harus dapat menciptakan pelayanan yang baik dengan memberikan

pelayanan secara cepat dan memuaskan dengan interakif dan komunikatif. 2. Mengubah sistem kerja manual menjadi sistem yang terkomputerisasi. Yaitu ssitem yang terdiri dari serangkaian software, hardware, dan brainware yang menjadi kesatuan yang bekerjasama untuk menyelesaikan pekerjaan dan menghasilkan informasi dari data audio maupun visual secara tepat dan akurat.
3. Tugas dan tanggung jawab masing-masing petugas harus diperhatikan dan jalankan

tugas tersebut dengan baik dan penuh rasa tanggung jawab.

4. Memberikan pelatihan rutin kepada setiap petugas yang belum terampil

sehingga dapat bekerja lebih baik dari sebelumnya.

5. Perlu diadakannya evaluasi rutin agar dapat mengetahui kesalahan kesalahan

dan agar dapat diperbaiki secepat mungkin.

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto H.M. 1999. Analisis Desain Sistem Jogiyanto H.M. 1999. Pengenalan Komputer : Dasar Ilmu Komputer, Pemrograman, Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan. Andi Offset.Yogyakarta Tim Penyusun 2009. Kecamatan Belik Adhika. 2009. Analisa Laporan Sistem Pembuatan Kartu Keluarga Kecamatan Belik Data Angka 2009. Kantor

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Biodata Siswa N.I.M Nama Lengkap Tempat & Tanggal Lahir Alamat Lengkap : 18093925 : MUHAMMAD SYAUMAN RAMADHANI : BREBES, 04 MARET 1991 : DK.KARANGTURI RT/RW : 05/03 BUMIAYU Kec.Bumiayu Kab.Brebes B. Riwayat Pendidikan Formal & Non Formal
1. SD MIFTAHUL AFKAR BUMIAYU, lulus tahun 2002 2. SMP BU NU BUMIAYU, lulus tahun 2005 3. SMK MAARIF NU 1 AJIBARANG, lulus tahun 2008

Purwokerto, September 2011 Hormat saya

Nurul Imanah