Laporan Studi Lapangan Bakpia Pathok 02 Mei 08 Mei 2012

Sejarah
Bakpia adalah makanan yang terbuat dari campuran kacang hijau dengan gula, yang dibungkus dengan tepung, lalu dipanggang. Istilah bakpia sendiri adalah berasal dari dialek Hokkian (Hanzi: ), yaitu dari kata "bak" yang berarti daging (umumnya daging babi) dan "pia" yang berarti kue, yang secara harfiah berarti roti berisikan daging. Di beberapa daerah di Indonesia, makanan yang terasa legit ini dikenal dengan nama pia atau kue pia. Bakpia termasuk salah satu masakan yang populer dari keluarga Cina atau Tionghoa. Bakpia yang cukup dikenal salah satunya berasal dari daerah Pathok (Pathuk), Yogyakarta. Mengingat masyarakat Jogja cukup banyak yang beragama Islam, pada perkembangannya, isi bakpia yang semula daging babi pun diubah menjadi kacang hijau. Kemudian rasa-rasa dari bakpia dikembangkan menjadi cokelat, keju, kumbu hijau, dan kumbu hitam. Selain itu pula bakpia mulai diproduksi di kampung Pathok Yogyakarta, sejak sekitar tahun 1948. Waktu itu masih diperdagangkan secara eceran dikemas dalam besek tanpa label, peminatnya pun masih sangat terbatas. Proses itu berlanjut hingga mengalami perubahan dengan kemasan kertas karton disertai label tempelan. Di desa Pathok, dulunya penduduk tidak mengenal istilah "merek", sehingga bakpia yang dijual hingga saat ini berlabel "nomor rumah produsen", Pada tahun 1980 mulai tampil kemasan baru dengan merek dagang sesuai nomor rumah, diikuti munculnya bakpia-bakpia lain dengan merek dagang nomer berlainan. Demikian pesatnya perkembangan "kue oleholeh" itu hingga mencapai booming sejak sekitar tahun 1992. Bakpia pathuk, hampir sebagian besar masyarakat mengenal makanan khas Yogyakarta tersebut. Tidak lengkap rasanya, jika datang ke Yogyakarta tanpa mencicipi bakpia pathuk. Jajanan kacang hijau yang dibalut dengan kulit tepung ini seakan menjadi oleh-oleh wajib.

Salah satu produsen besar bakpia adalah Bakpia Pathuk 25. Bakpia Pathuk 25 jenis bakpianya lebih lembut dan rasanya yang nikmat. Karena tanpa pengawet produk ini hanya bertahan tujuh hari sejak pembuatannya. Pembeli bisa memilih berbagi rasa sesuai kesukaan. Pemilik Bakpia Pathuk 25 mengaku selalu mempertahankan kualitas agar tetap bersaing dengan makin banyaknya penjual dan produser bakpia. Dia benar-benar memperhatikan bahan baku untuk membuat penganan khas Yogyakarta ini. Yang lebih penting lagi selalu Diawasi langsung selama proses pembuatan. Meski sudah terkenal di seluruh Nusantara, tak semua orang mengetahui asal-usul bakpia pathuk. Pada tahun 1948, Liem Bok Sing membawa resep pia-pia, tong tupiya--sejenis kue khas Cina ke Kampung Pathuk di Yogyakarta. Semula warga tidak menyukai bakpia lantaran hanya terbuat dari minyak hewani. Nyonya Liem berinisiatif mengkombinasikan pia-pia, tong tupiya, minyak hewani, dan kacang hijau. Setelah diolah, bakpia Nyonya Liem mulai digemari. Pesanan dari luar kota mulai berdatangan. Liem mulai mengajak tetangganya membantu membuat bakpia. Sejak itu Kampung Pathuk dikenal sebagai kampung bakpia. Pada Tanggal ................. kami memperoleh kesempatan untuk mengetahui sistem akuntansi pada produksi Bakpia Pathok di alamat jalan Laksda Adisucipto Km.8,5 Yogyakarta. Produksi bakpia yang dilakukan oleh bapak Arlen Sanjaya (Bp Arlen Sanjaya adalah generasi penerus pembuat Bakpia Pathok 25 yang dahulu berasal dari bisnis keluarga) setiap harinya tidak tetap karena produk yang kami buat "Selalu Baru dan Hangat". Perusahaan Bakpia Pathok "25" mempunyai 5 toko cabang yaitu 2 toko cabang di jalan AIP KS. Tubun dan 1 toko cabang di jalan Bhayangkara,serta 2 toko dijalan Laksada Adisucipto (jalan ke arah kota Solo). Toko-toko cabang ini biasanya mengambil bakpia dari pusat produksi dengan merek dagang 25. Pusat Perusahaan Bakpia Pathuk "25" berada di Jl. AIP II KS Tubun NG I/504, desa Pathuk Yogyakarta. Lokasinya terletak di belakang Malioboro, sehingga memudahkan dalam pemasaran dan pengadaan bahan baku.

Pada tahun-tahun pertama, perusahaan menggunakan oven dengan bahan bakar arang. Setelah usaha beliau semakin sukses menambah lagi jumlah oven dengan bahan bakar gas. Dalam usahanya bapak Arlen Sanjaya dibantu oleh beberapa karyawan pria dan wanita. Pegawai wanita yang biasanya bertugas sebagai pencetak bakpia dan pengemas, sedangkan pegawai pria biasanya bertugas sebagai pembuat adonan, pembuat isi / kumbu, pengoven serta pemasar ataupun mengirim bakpia ke sejumlah tempat

Sistem Akuntansi

Sistem Penjualan Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001). Sistem juga adalah kumpulan dari komponen-komponen peralatan model requirements, function dan interface (Mathiassen, Lars, 2000). Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan guna memperbaiki organisasi ke arah yang lebih baik (McLeod, 1998). Sistem Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang. Sistem Penjualan adalah sistem yang melibatkan sumberdaya dalam suatu organisasi, prosedur, data, serta sarana pendukung untuk mengoperasikan sistem penjualan, sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.

Sistem Penjualan Barang diartikan sebagai suatu sistem penjualan, melalui prosedurprosedur yang meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan barang ada atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan pembuatan faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku (Niswonger, 1999). Di Bakpia Pathok mempunyai sistem penjualan memproduksi sendiri dan menjual sendiri,langsung kekonsumen. Supplier memberikan data barang ke dalam sistem, yang berisi nama barang, harga jual barang dan jumlah barang yang dimasukkan, yang selanjutnya akan diproses di dalam sistem informasi penjualan. Kemudian sistem informasi penjualan akan menghasilkan keluaran yang berupa bukti transaksi yaitu nota hasil transaksi penjualan yang akan diberikan kepada customer, laporan penjualan barang supplier yang akan diberikan kepada supplier, dan laporan keseluruhan yang akan diberikan kepada pemilik.

a. Proses pengecekan barang, harga dan jumlah. Daftar barang, harga dan jumlah yang diberikan oleh supplier di cek terlebih dahulu, untuk disesuaikan dengan jumlah barang yang ada, kemudian di simpan di dalam suatu file yaitu file barang.

b. Proses pencatatan barang, harga dan jumlah. Di dalam proses ini dilakukan kegiatan pencatatan nama barang, harga jual barang, dan jumlah barang yang tersedia. Setelah dicatat, data disimpan dalam file barang.

c. Proses 3.0 yaitu proses transaksi penjualan barang. Di dalam proses ini data penjualan barang yang berupa nama barang yang terjual, jumlah barang dan total penjualan barang akan diolah sehingga menghasilkan bukti transaksi yang akan diberikan kepada customer. Kemudian data dari seluruh transaksi penjualan akan diberikan ke proses 4.0 untuk dibuat laporannya. d. Proses 4.0 yaitu proses pembuatan laporan. Seluruh data transaksi penjualan dan data barang, harga dan jumlah kemudian diolah untuk dibuat laporannya. Laporan yang dihasilkan berupa laporan penjualan barang supplier yang akan diberikan kepada supplier dan laporan keseluruhan yang akan diberikan kepada pemilik.

2.

Pada

level

Data Flow Diagram akan diperlihatkan lebih jelas pada level 1. DFD level 1 ini menjelaskan proses 4.0 secara lebih jelas. File barang yang berisi data barang, harga dan jumlah dimasukkan ke dalam proses 4.1 yaitu proses pembuatan laporan data barang supplier. Oleh proses 4.1 data tersebut diolah dan dihasilkan laporan data barang supplier yang kemudian diberikan kepada proses 4.5. File transaksi kemudian dimasukkan ke dalam proses 4.2 yaitu proses pengumpulan data transaksi penjualan. Di dalam proses ini data transaksi dikumpulkan untuk kemudian dimasukkan ke dalam proses 4.3. Data transaksi disortir berdasarkan kode suppliernya. Setelah dipisahkan, data disimpan di dalam file penjualan barang supplier. Kemudian data penjualan barang supplier diberikan kepada proses 4.4 yaitu proses pembuatan laporan penjualan barang supplier. Sedangkan data transaksi keseluruhan yang tidak dipisahkan berdasarkan kode suppliernya diberikan kepada proses 4.5. Data penjualan barang supplier yang berasal dari proses 4.3 kemudian diproses oleh proses 4.4

untuk menghasilkan laporan penjualan supplier yang akan diberikan kepada supplier. Laporan data barang supplier yang dihasilkan oleh proses 4.1 dan data transaksi penjualan barang yang dihasilkan oleh proses 4.3 kemudian dikumpulkan dan diolah oleh proses 4.5. Dan oleh proses 4.5 dihasilkan laporan keseluruhan yang akan diberikan kepada pemilik.

E. analisis 1.

Analisis Sistem Analisis

Sistem Penjualan Informasi

Penjualan Barang (Information meliputi

Barang : Analysis)

Dalam melakukan penyajian informasi, sistem mampu memberikan informasi secara real time. 2. Dan dalam Analisis menyajikan informasi jangkauannya (Economy tak terbatas. Analysis)

Ekonomi

Secara ekonomi sistem penjualan yang lama membutuhkan lebih banyak biaya karena karyawan yang dibutuhkan lebih banyak. Selain itu biaya untuk keperluan administrasi lebih banyak, 3. sehingga Analisis biaya operasional juga (Control lebih banyak. Analysis)

Pengendalian

Dalam sistem lama lebih sulit melakukan control, karena pemrosesan data dilakukan oleh manusia 4. sehingga Analisis kemungkinan Efisiensi terjadi kesalahan (Efficiency lebih besar. Analysis)

Penjualan secara manual kurang efisien, karena semua transaksi dan atau administrasi dilakukan secara manual. Selain itu efisiensi karyawan juga kurang, karena jumlah karyawan yang 5. Analisis dipekerjakan Pelayanan lebih (Service banyak. Analysis)

Dengan sistem lama maka dalam hal pelayanan terhadap pelanggan memiliki keterbatasan waktu dan jangkauan pelayanan. Selain itu proses transaksi lebih lama. Hal ini berpengaruh terhadap kualitas pelayanan.

F.

Jenis

Penjualan

barang

Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ; Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer. Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang

sebagian

dari

supplier

dan

sebagian

daris

stock

yang

tersedia

di

gudang.

G.

Unit

Organisasi

Sistem

Penjualan

Barang

Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.

Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian IT/Pengolahan Data Bagian Bagian Bagian Stock Buku & Order Otorita : Penjualan Kredit Billing/Piutang Delivery Besar Pembelian Gudang Elektronik

H. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. a) b) c) 8. 9. a) b) c) d) arsip Surat Delivery Surat

Dokumen Penawaran Order

yang Harga Form

digunakan (PH) (OF) Memo

Purcahse Pengantar Berita Order / Surat

Order Supplier Acara Pengantar / Surat Jalan

(PO) (SPS) Penerimaan (DO/SP/SJ) pengiriman langganan

Tembusan Tembusan Arsip Perintah/permintaan bagian Pengeluaran barang

delivery (SPB)

Invoice/Faktur Invoice tembusan tembusan di bagian order Piutang Jurnal penjualan

10. a) b) c) 11. 3. 1.

Faktur Faktur 2. Extra

Pajak Pajak Arsip Copy Kwitansi

I. 1. Bagian Order

Uraian Penjualan /

Prosedur Sales/Marketing

a. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.

b. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.

c. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order

d. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery. e. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

2. a. Menerima dokumen order

Bagian penjualan dari bagian penerimaan

Kredit order

b. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit c. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi

d. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.

e. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

3.

Bagian

Stock

&

Delivery

a. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan b. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang. c. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.

d. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit

e. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.

f. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.

g. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan h. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.

4. a. Menerima

Bagian Perintah/Permintaan

Gudang Barang

b. Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)

c. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani d. Mencatat dan meminta Pengeluaran copynya Pada setelah Kartu ditandatangi. Persediaan

5. Penjualan a. b. Menerima Meminta

Bagian langsung PO/Memo, barang (Barang Delivery ke Order

Transportasi langsung dari bagian dari Stock &

(Sopir) Supplier) Delivery PO/Memo

supplier

menggunakan

c.

Menerima

surat

Jalan/Surat

Pengantar

Supplier

d. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier e. f. g. Menanda Membawa Menyerahkan tangani dan Delivery Surat Jalan Supplier dan barang Customer untuk meminta ke ditanda copynya. customer tangani.

Menyerahkan Order kepada

h. Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani i. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir) j. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)

6. a.

Penjualan Menerima Surat

Barang Perintah/Permintaan

Dari pengeluaran

Stock Barang, Delivery

Gudang Order

b. Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang. c. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang

d. Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang. e. f. g. Menyerahkan Menyerahkan Meminta Delivery Order barang kepada 1 & Customer 2 yang kepada untuk sudah ditanda ditanda customer tangani. tangani

Delivery

Order

lembar

h. Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir) i. Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)

7.

Bagian

Invoice/Faktur

a. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah b. c. d. direkam Menerbitkan Menerbitkan listing Mendistribusikan file faktur penjualan server pajak. harian Dokumen

1) Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit 2) Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang

3) Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar 4) Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.

8.

Bagian

Administrasi

Keuangan

Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi 1. a. Menerima faktur lembar keuangan yang berhubungan Bagian ke-2 & 3 dari bagian dengan system penjualan adalah :

Piutang Invoice

b. Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman c. d. Mengarsip Mengumpulkan meliputi lembaran faktur faktur lembar ke-3 data lembar dalam transaksi ke-2 suatu urut periode piutang tanggal harian

e. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan f. 2. a. ke Membuat Bagian Bagian bagian surat buku Jurnal buku besar. penagihan besar Penjualan

1) Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery 2) 3) b. 1) 2) 3) Menerima Menerima Mencatat bukti Jurnal Order lebar ke2 yang telah copy Jurnal Jurnal Po dari barang yang dari bagian bagian diverifikasi oleh Faktur transaksi penerima barang. Pajak. Penjualan Pembelian pembelian penerimaan utang

Menerima Mencatat Bagian Copy

penerimaan transaksi

menyebabkan

timbulnya

9.

Bagian

pengolahan

IT/Data

elektronik

Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah

mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.

Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.

Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.

J.

Sumber

daya

Hardware : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link Software : Aplikasi optional yang digunakan untuk mempermudah dalam pekerjaan Brainware : orang yang menggunakan fasilitas tersebut

K. 1. a) b) c) Automatisasi Terbentuk Mengurangi Menghindari system volume keterlambatan system pengolahan pekerjaan laporan akuntansi data bagian akuntansi

Sasaran/target Penjualan terdistribusi akuntansi Penjualan