Menulis Surat Dinas Berdasar an Isi, Bahasa, dan Format yang Ba u Mes ipun te nologi sudah ber embang

sangat pesat dan berbagai alat omuni asi ca nggih telah dicipta an, edudu an surat sebagai sarana omuni asi belum sepenuhn ya terganti an. Apalagi, dalam urusan edinasan yang bersifat resmi, surat menyu rat masih sangat di butuh an. Selain sebagai sarana omuni asi, surat juga berfu ngsi sebagai do umen, arsip, atau bu ti yang dibutuh an untu berbagai eperluan . Surat dinas adalah surat yang di irim an oleh instansi/lembaga/ organisasi/badan /institusi (terutama pemerintahan) epada seseorang atau instansi lain. Surat di nas berisi berbagai hal yang berhubungan dengan Kepentingan administrasi pemerintahan. Beberapa jenis surat yang termasu surat dinas adalah sebagai beri ut. 1. Surat Permohonan Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu epada piha lain. Mi salnya permohonan epada seseorang untu menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan epada pejabat untu meresmi an suatu acara, Permohonan untu menyeba rluas an suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas, dan p ermohonan peminjaman sesuatu. Surat permohonan lazimnya di irim an epada instansi yang secara structural orga nisasi lebih tinggi. Sementara untu instansi atau pejabat yang lebih rendah, le bih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus disebut an po o po o sebagai beri ut. a) Identitas pemohon. b) Isi permohonan. c) Tujuan dan alasan memohon. d) Batas wa tu ma simal untu menjawab permohonan. e) Pernyataan esungguhan dalam memohon. 2. Surat Pemberitahuan Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu di etahui oleh piha lain yang ter ait. Surat ini sifatnya hanya mengabar an suatu berita sehingga tida perlu untu ditanggapi dalam bentu surat. Secar a umum, sistemati a surat pemberitahuan adalah sebagai beri ut. a) Bagian pembu a, berisi masalah po o surat b) Bagian isi, berisi rincian, uraian, eterangan, atau penjelasan dari masalah po o yang a an diberitahu an. c) Bagian penutup, berisi harapan agar piha yang dituju mema lumi hal yang disa mpai an.

3. Surat Keterangan Surat eterangan berisi eterangan resmi tentang status/ ondisi seseorang atau b arang yang di eluar an oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat ber ela uan bai , surat eterangan sehat terbebas dari nar oba, surat eterangan tida mampu , dan surat eterangan pengalaman erja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang vang ber ep entingan dengan isi eterangannya. Dalam surat eterangan ini, harus disebut an: a) data pribadi dan jabatan piha vang membuat eterangan; b) data pribadi piha vang diterang an; c) isi eterangan; d) eterangan tanggal berla unya surat; dan e) pernyataan bahwa eterangan yang dibuat adalah benar. 4. Memo dan Nota Dinas Memo merupa an sing atan dari ata memorandum, yang berasal dari ata memory yan

g berarti ingatan. Istilah nota berasal dari ata note yang berarti catatan. Mem o atau nota dinas adalah surat husus yang dipa ai antar pejabat di ling ungan s uatu lembaga. Pema aian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi. Memo pribadi dipa ai oleh perseorangan dan dapat di irim epada siapa saja asal orang yang dituju sudah enal bai dengan pengirim memo pribadi itu.

Contoh surat permohonan : DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL Jalan Jenderal Sudirman Senayan Ja arta rozTo No. Telepon (021) 5711144 (hunting)

13 April 2007 Nomor : 015315/A1/LL/Vl/2007 Lrnrpiran : 1 lembar berisi susunan acara Hal : Pagelaran Gamelan Bali dalam Rang a Hardi nas 2007 Kepada Yth. Kepala SD, SMP, SMA, SMKpar Santa Laurensia di Serpong, Banten Dengan hormat, Kami sampai an bahwa dalam rang a Peringatan Hari Pendidi an Nasional pada 2 Mei 2007 a an diada an acara penyerahan Arsip Depdi nas epada Kantor Arsip Nasiona l bertempat di Kantor Pusat Departemen Pendidi an Nasional Jalan Jenderal Sudirm an Ja arta, dilanjut an dengan acar pagelaran esenian. Ber enaan dengan acara tersebut, ami mengharap an peran serta pada acara eseni an dima sud dengan menampil an gamelan Bali. Geladi belsih a an diada an pada Senin, 30 Mei 2007, pu ul 08.30 WIB. Demii ianlah ami sampai an. Atas partisipasi Bapa /lbu. Kami mengucap an terima asih Ketua Se si Upacara Bendera, Proto ol dan Ziarah Hardi nas 2007 I Dewa Gde o a I Dewa Gde O a Wiwaha, SH

PT Sinar Gemilang Kinerja Jln. Kepatihan VII NO. aB Yogya arta SURAT KETERANGAN PENGAI-AMAN BEKERJA No. 105/KODE. B/IVIII/2007 6 Agustus 2007 Yang berlanda tangan di bawah ini: Nama : Ir. Cosmas Supriyatna Jabatan : Dire tur PT Sinar Gemilang Kinerja alamat : Jl. Kepatihan VII NO.28 Yogya arta

Contoh surat

eterangan:

Menerang an dengan sesungguhnva bahwa: nama : Andi a Putra Surnantri alamat : Jl. Pa ubuwono VII Sleman Yogya arta 12120 benar telah be erja pada perusahaan yang ami pimpin seja tanggal 17 juli 2001s ampai dengan 17 Juni 1997 dengan jabatan tera hir Asisten Manajer Mar eting. Selama menjadi aryawan pada perusahaan ami, Saudara Andi a Putra Sumantri tela h rmenunju an dedi asi yang tinggi terhadap perusahaan. Ia mengundur an diri at as emauannya sendiri. Demi ian surat eterangan ini ami buat agar piha yang ber epentingan mema lumi nya. Dire tur Cosmas Ir. Cosmas Supriytna Contoh Memo: PT JASA MANDIRI Kcpada : Kabag Pemasaran Dari : Dire tur Pemasaran Hal : Promosi

Terirna asih Ja arta. 3 Februari 2005 Jo o Sumbogo A tivitas Diri Bacalah dengan cermat surat permohonan beri ut ini ! OSIS SMA PERMATA BANGSA Jl. Amang urat No, 57 Magelang Jawa Tengah Teleoon 322 743 Magelang,8 Desember2 007 No. : 32/OSIS/PB/X/2006 Hal : Pemberitahuan Kepada YTH. lbu Kepala PMI Cabang Magelang Di Magelang Hormat ami, Sehubungan dengan musim liburan a hir tahun yang sebentar lagi tiba. Kami para s iswa-siswa SMA Permata Bangsa di Jl, Amang urat No. 57 Magelang Jawa Tengah Tele pon 322 743, a an mengisi egiatan liburan a hir tahun ini dengan egiatan yang positif. Kami a an menyelenggara an egiatan bha ti social berupa a si donor dar ah, bazaar murah, dan unjungan e panti - panti social yang ada di se itar Mage lang. Kegiatan tersebut a an dila sana an mulai tanggal 26 - 30 Desember 2007. Ber aitan dengan hal, ma a ami ingin meminjam satu unit mobil ambulans dan tena ga medis untu memfasilitasi egiatan social tersebut, hususnya untu egiatan donor darah. Untu informasi dan eterangan lebih lanjut ber enaan dengan egiatan

sesuai dengan undangan seminar dari panitia pameran bu u IKAPI, Saudara mempersiap an rna alah dan brosur yang a an dibagi an.

ami minta agar

tersebut, silah an menghubungi ami pada nomor telepon 3218864 dengan Saudara Be nowo. Demi ianlah permohonan ini ami aju an epada Saudara. Atas perhatian dan erjasamanya, ami tida lupa untu menghatur an banya -banya terima asih sebelumnva. Dengan hormat Mengetahui, Beatrix Vena Su irmanto Beatrix Vena Maharani Drs. Su irmanto Ketua Panitia Kegiatan Kepala Se olah SMA PB 1. ldentifi asi dan tandailah bagian-bagian surat di atas yang urang tepat. 2. Salin dan perbai ilah reda sional dan sistemati a surat dinas di atas sehingg a menjadi lebih bai dan benar. 3. Tulislah di selembar ertas dan umpul anlah epada gurumu.