4.1.

Manejo de Activos Fijos

4.1.1. Descripcin General

El modulo FI-AM (Activos Fijos) cubre todos los procesos de adquisicin, traslado, depreciacin y baja por desincorporacin o venta de los bienes, pero esta implantacin queda para la II fase del proyecto, por lo que se debe manejar desde el modulo de GL
4.1.2. Descripcin Proceso Actual

Actualmente las adquisiciones de bienes por debajo de 500.000,oo Bs. Son considerados como gastos y por encima de este monto se consideran activos fijos. Son manejados a travs de la herramienta Seven, el cual les permite dar de alta, baja y ejecutar la depreciacin de manera automtica. Cuando al equipo o activo le dan entrada al almacn se realiza el siguiente asiento Activos fijos almacn Cuentas por pagar XXXX XXXX

Cuando se le da salida del almacn (Consumo) se registra de la siguiente manera. Asiento tipo 2: Cuenta Transitoria activo fijo Activos fijos almacn XXXX XXXX

Cada 15 das el contador analiza la cuenta transitoria activo fijo donde clasifican o contabilizan aquellos activos que van a gastos o se capitalizaran. Este anlisis esta soportado con el asiento tipo 2 (compras y consumos) y los soportes que le son entregados por el departamento de cuentas por pagar. Una vez identificados los activos el contador procede a crearles una cdula que contiene los siguientes datos: Grupo: Ej. Edificio, Maquinaria, Mobiliario, etc. Sub-grupo: Ej. Ubicacin dentro de la planta (cido, neutralizacin, calcinacin, proa. Terminados, etc.) Naturaleza: define si es un carro, mesa, sillas, archivadores, etc. Numero de serial: mediante ste cdigo ubican el cdigo del proveedor factura y fecha factura en el sistema Seven. El contador previo anlisis y apertura de la cedula procede a realizar el siguiente asiento Activos Fijos Cuenta transitoria activos fijos XXXX XXXX

La depreciacin se inicia el primer da del mes siguiente de la incorporacin del activo fijo. Mensualmente se ejecuta el proceso de la amortizacin en seven el cual realiza esta operacin de manera automtica e imprime el listado una vez revisada la informacin se genera el asiento. Las desincorporaciones de activos se realizan en dos pasos: Contablemente por el contador Salida del auxiliar a travs del Dpto. de sistemas El departamento de trafico realiza las facturas por la venta del activo (esta entrada se realiza desde el mdulo de ventas por Otras Ventas, y no genera asientos contables en Seven)

Activos en Proceso Las entradas de los materiales y equipos las realiza el Dpto. de Almacn. El Dpto. de Mantenimiento es quien lleva el control de las entradas en una hoja Excel. En el Dpto. de almacn se registra esta entrada en la cuenta Activos en Proceso y en el auxiliar respectivo. Cuando se decide capitalizar se procede a cuadrar la informacin entre la informacin del Dpto. de Mantenimiento y el Dpto. de Contabilidad. Cuadrada y validada la informacin se registra en la cuenta real de activo fijo, contra la cuenta Activos en proceso. El control real de los activos en construccin se realiza en el Dpto. de Mantenimiento.
4.1.3. Modelo de Negocio Propuesto en SAP ECC

Activos Fijos Se crear cdigos de material, por cada activo que se le de entrada. La entrada del activo se realizar igualmente en una cuenta transitoria: Activos fijos almacn EM/RF XXXX XXXX (Cuenta Rubro Inventario)

Al momento de darle salida al material (consumo) el sistema realizara el siguiente asiento:

Activos por Clasificar Activos fijos almacn

XXXX

(Cuenta Rubro de Activos fijos) XXXX

Una vez que el contador analice la cuenta transitoria procede a realizar un asiento manual: Activos Fijos XXXX Activos por clasificar XXXX Al momento de la verificacin de la factura se registrar de la siguiente manera: EM/RF Cuentas por pagar XXXX XXXX

Es importante destacar que las operaciones de activos fijos se deben seguir manejando a travs del sistema Seven para el manejo de los auxiliares de los activos y de la ejecucin de la depreciacin. Las contabilizaciones de alta, baja - ventas, traslados y desincorporaciones sern manuales en SAP, y la depreciacin se realizara mediante la interfase de Seven Vs. SAP a travs de un archivo txt. (Ver BBP tcnico pgina 13) Las ventas de activos fijos se manejaran a travs del modulo SD en el escenario Ventas Otros Productos, (Ver BBP SD Pg. ) y se le crear una determinacin de cuentas a la 811.12.01.002 Ganancia en venta de Activos Fijos. La desinconporacin de las cuentas de balance del rubro Propiedad, planta y equipo sern realizadas por el Contador de manera manual. Activos en Proceso Para el caso de los activos en construccin el sistema SAP cuenta con un objeto de recoleccin de gastos llamado Orden CO. Este permite crear una orden por cada proyecto . Cada vez que se le de entrada a un material o equipo que sea adquirido para un proyecto deber crearse una orden CO que estar asociada a una cuenta denominada Gastos de Inversin. Al darle entrada al material se realizar el siguiente asiento: Gastos de Inversin EM/RF XXXX XXXX

Al final de cada mes se debe proceder a la liquidacin de la orden, lo que originar una contabilizacin a las cuentas: Activos en Proceso XXXX

Gastos de Inversin

XXXX

Al momento de la capitalizacin se debe registrar: Activo Fijo Activos en proceso XXXX XXXX

4.1.4. Impacto en la organizacin y sus procesos

Las operaciones de activos fijos debern manejarse paralelamente en el sistema Seven y en el sistema SAP. Se deben manejar rdenes de costo para el caso de los activos en construccin. Se debe realizar las equivalencias de cuentas y centro de costo para la contabilizacin de la amortizacin. Se requiere un desarrollo para la interfase de la depreciacin. No se tendrn auxiliares de activos fijos en SAP sino en el sistema Seven.

4.1.5. Consideraciones para la configuracin

Manejo de las ordenes CO, como recolector de gastos de las construcciones en proceso. Crear transaccin para el manejo de la interfase. Crear un tipo de material para los activos fijos Crear una categora de valoracin para el tipo de material de activos fijos.