Reclutamien to y Seleccin

Carolina Negrete Ros. Vernica Nohemi Preciado Lpez. Alejandro Luis Gonzlez Tokman Rodrigo Daz Martn.

Generalidades de la organizacin

Siendo una institucin educativa, la Universidad de Guanajuato cuenta con personal tanto acadmico como administrativo tanto sindicalizado como no sindicalizado. El rea de Recursos Humanos de la Universidad de Guanajuato se conforma por cinco departamentos que realizan todas las funciones inherentes al campo de la administracin de recursos humanos:
Departamento de Gestin de Recursos Humanos Departamento de Sueldos, Salarios y Prestaciones Departamento de Control Fiscal y Deducciones Departamento de Relaciones Laborales Departamento de Seleccin y Contratos

Reclutamiento y seleccin

En cuanto el proceso de reclutamiento y seleccin del personal se realiza un proceso en el cul primero el sindicato manda los candidatos para las vacantes (en caso de que sean puestos del sindicato), una vez reclutados el departamento de Gestin de Recursos Humanos se encarga de la seleccin de los mejores candidatos para que el jefe inmediato de la

Objetivo del trabajo

Investigar la estructura de la organizacin en cuanto a la administracin del personal para identificar los procesos vitales de reclutamiento y seleccin atendiendo sus principales caractersticas como entradas, salidas, lmites, clientes, insumos y diagrama de flujo para sugerir una propuesta de mejora en las reas de oportunidad que se

Proceso actual de bolsa de trabajo

NOMBRE DEL PROCESO: Administrar bolsa de trabajo
OBJETIVO: Contar con un respaldo de solicitudes y currculos como apoyo al reclutamiento y seleccin de posibles vacantes. DUEO DEL PROCESO: Coordinador de Reclutamiento y Seleccin. LIMITES DEL PROCESO: DESDE: Entregar la solicitud o currculum vitae. HASTA: Archivar la documentacin alfabticamente.

ENTRADAS: 1.- Solicitud de Trabajo 2.- Currculum Vitae

ESPECIFICACIONES DE CALIDAD: 1. Debidamente llenado y legible. Formato libre. 2. Electrnico e impreso con telfono para contacto. Formato libre.

SALIDAS: 1.- Tarjetas informativas a Unidades/Dependencias solicitantes. 2.- Respuesta va correo electrnico a personal solicitante.

ESPECIFICACIONES 1. Contar con todos los datos generales de los candidatos. 2. Constancia de contestacin

PROVEEDORES: Personas solicitantes de empleo.

CLIENTES: Dependencias Administrativas, Unidad de desarrollo administrativo, Dependencias acadmicas

Proceso: Administrar bolsa de trabajo (antes)

Solicitante
Inicio

Coordinador de Reclutamiento y Seleccin

Entregar solicitud o CV Imprimir solicitud o CV

Solicitud o CV Solicitud o CV

Registrar en BD de bolsa de trabajo

Solicitud o CV

Clasificar solicitud o CV
Solicitud o CV

Existe
No

vacante? i Proporcionar copia al interesado

Solicitud o CV

Archivar doc. alfabticamente

Registrar envo de candidato en BD

Solicitud o CV

Fin

Indicadores del proceso actual

INDICADOR
Tiempo de registro de solicitud o currculum dentro de la base de datos de la bolsa de trabajo

META
3 das

RESPONSABLE DE MEDICIN Coordinador de Reclutamiento y Seleccin

Proceso actual de bolsa de trabajo

NOMBRE DEL PROCESO: Buscar expediente
OBJETIVO: Seleccin de solicitantes ms adecuados para vacantes en organizaciones externas. DUEO DEL PROCESO: Coordinador de Reclutamiento y Seleccin. LIMITES DEL PROCESO: DESDE: Solicitar lista de candidatos. HASTA: Enviar lista de candidatos.

ENTRADAS: 1.- Perfil deseado 2.- Orden deseado de la lista

ESPECIFICACIONES DE CALIDAD: 1. En vivo, por va telefnica, correo electrnico. Formato libre. 2. En vivo, por va telefnica, correo electrnico. Formato libre.

SALIDAS: 1.- Lista de candidatos aptos.

ESPECIFICACIONES Contar con todos los datos generales de los candidatos, ordenados a peticin del cliente.

PROVEEDORES: Personas que ofrecen un puesto.

CLIENTES: Personas que ofrecen un puesto.

Ofertante de puesto

Proceso: Buscar expediente (antes)

Coordinador de Reclutamiento y Seleccin

Inicio Solicitar lista de candidatos Especificar criterios Buscar en archivo de bolsa de trabajo

Existe

candidato?
S i

Crear lista de candidatos

Tabla de Excel

Ordenar lista de candidatos

No
Tabla de Excel

Enviar lista de candidatos

Tabla de Excel

Fin

Alcance del sistema actual

Nombre del sistema: Sistema Integral Informacin Administrativa. Mdulo: Sistema de Recursos Humanos. Alcance: Para el manejo de reclutamiento y seleccin el mdulo de RH slo cuenta con el sub-mdulo de bolsa de trabajo.

Alcance del sistema actual

Alcance del sistema actual

Alcance del sistema actual

Alcance del sistema actual

Alcance del sistema actual

Situacin actual en la organizacin con problemtica

El dueo del proceso encuentra las siguientes problemticas como prioritarias:

El paso de registrar en base de datos de la bolsa de trabajo el currculum o solicitud de trabajo de los candidatos enviados por el sindicato requiere de mucho tiempo debido a que se tarda aproximadamente 10 minutos en la captura de cada una, y a que llegan muchas diariamente. El formato de captura de la solicitud de trabajo o currculum se dedica a registrar solamente actividades generales por lo tanto no refleja las competencias del candidato. El formato de captura de la experiencia laboral se limita a los siguientes campos: Nombre de la organizacin Puesto Ao de ingreso y ao de baja Sueldo Motivo de separacin

Es importante resaltar que el campo de motivo de separacin usualmente se queda en blanco debido a que las personas no suelen registrar el dato en su solicitud o currculum y en muchas en ocasiones el sindicato no pregunt el motivo de

Requerimientos del sistema

Que cuente con un mdulo de bolsa de trabajo, seleccin y reclutamiento que:

1.
2. Permita la gil y fcil captura de informacin de los candidatos. Permita la captura de competencias del candidato. Permita tener un estatus por cada solicitud (recibida, entrevista agendada, pendiente de examen mdico, etc.) Permita la captura de informacin de experiencia laboral y asegure el campo de motivo de separacin en la experiencia laboral.

3.
4.

5.
6.

7.
8.

9.
10. Cumpla con las especificaciones de las salidas del proceso. Enviar correos a los solicitantes. Imprimir tarjetas informativas de los candidatos.

Estudio de factibilidad

Conversando con el responsable del proceso se ha encontrado que la implantacin del sistema es factible:
Factibilidad tcnica: tcnicamente la solucin propuesta se

puede llevar a cabo debido a que existe un sistema que cubre la totalidad de los requisitos del proceso.

Factibilidad operativa: desde el punto de vista operativo la

solucin propuesta puede implantarse debido a que, al ser el personal responsable de reclutamiento y seleccin en su mayora de confianza (no sindicalizado) ste cumple tal cual las indicaciones de sus superiores y no se da lugar a conflictos sindicales. Sin embargo es necesario llevar a cabo una sensibilizacin al cambio dedicada al personal responsable de las tareas de reclutamiento y seleccin para introducir el sistema informtico.

Factibilidad econmica: una institucin como la Universidad

Criterios de seleccin
1.
2. 3. 4. 5. 6. Que permita la gil y fcil captura de informacin de los candidatos. Que permita la captura de competencias del candidato. Que permita tener un estatus por cada solicitud (recibida, entrevista agendada, pendiente de examen mdico, etc.) Que permita la captura de informacin de experiencia laboral y asegure el campo de motivo de separacin en la experiencia laboral. Que cumpla con las especificaciones de las salidas del proceso.
Enviar correos a los solicitantes. Imprimir tarjetas informativas de los candidatos.

7. 8. 9.

Que permita la bsqueda por competencias, estatus de la solicitud y campus. Que permita la exportacin de tablas a Excel. Bajo costo del sistema.

Solucin: opcin 1

Hum&Select

Interfaz sencilla, amigable e intuitiva.

Digitalizacin y almacenamiento de fotografas

dentro del mismo sistema.

Ambiente multi-usuario.

Esquema verstil de seguridad y controles de

acceso.

Modo de auto-registro de candidatos.

Solucin: opcin 1

Cumple con los criterios de la siguiente forma:

1. Hum&Select es un software especializado en el rea de reclutamiento y seleccin, contando con el mdulo de bolsa de trabajo. Una ventaja importante que tiene el Hum&Select es la facilidad de registro de expedientes sin la necesidad de invertir tiempo del personal de la organizacin. Existe la opcin de auto-captura en internet. Adems de permitir importacin/exportacin de expedientes del personal va correo electrnico automatizada y de forma manual.

1. 2.

1.

Solucin: opcin 1

Solucin: opcin 1

Cumple con los criterios de la siguiente forma:

3. La ventana de competencias nos permite asignar las competencias laborales observadas de la persona. Adems cuenta con un reporte que refleja la correlacin del aspirante con las competencias necesarias para el trabajo.

http://www.humsoftware.com/interactivos/competencias/engage

Solucin: opcin 1

Cumple con los criterios de la siguiente forma:

4. La ventana de estatus de los candidatos permite tener varios estatus personalizados para asignar a los solicitantes

Solucin: opcin 1

Cumple con los criterios de la siguiente forma:

5. Permite la captura de informacin de su trayectoria, esta se puede realizar desde la pgina web personalizada que ofrece Hum&Select, y pedir que el campo de motivo de separacin sea obligatorio en la captura del aspirante. Un ejemplo de una pgina personalizada. Cuenta con proceso automatizado de envo de correos, puede ser desde Outlook o desde un navegador, adems de poder imprimir los expedientes de los candidatos en distintos formatos, algunos reportes ya estn establecidos y se puede personalizar el reporte deseado.

1. 6.

1.

Solucin: opcin 1

Cumple con los criterios de la siguiente forma:

7. La ventana de clientes nos permite filtrar y canalizar la informacin segn los clientes, que en este caso son los campus.

Solucin: opcin 1

Solucin: opcin 1

Solucin: opcin 1

Solucin: opcin 1

Cumple con los criterios de la siguiente forma:

8. La ventana de reporte personalizado nos permite exportar los datos a Excel.

Solucin: opcin 2

Es open source.

Orange HRM

Interfaz sencilla, amigable e intuitiva.

Digitalizacin y almacenamiento de fotografas dentro

del mismo sistema.

Ambiente multi-usuario.

Esquema verstil de seguridad y controles de acceso.

Modo de auto-registro de candidatos.

Solucin: opcin 2

Cumple con los criterios de la siguiente forma:

1. OrangeHRM es un software especializado en el rea de recursos humanos, contando con el mdulo de bolsa de trabajo, seleccin y reclutamiento. OrangeHRM permite que los encargados hagan peticiones de personal, asignando un encargado al cual se notifica cada vez que un candidato hace una solicitud. Los candidatos debern ingresar a la pgina web, seleccionar el empleo que desean e ingresar sus datos. Pero la informacin que se captura es insuficiente para los fines de este proceso.

1. 2.

1.

Solucin: opcin 2

Solucin: opcin 2

Cumple con los criterios de la siguiente forma:

3. Cuenta con una opcin de aptitudes que se pueden emplear para asignarle estas aptitudes o competencias al usuario, pero se hace cuando es empleado y no cuando es candidato.

Solucin: opcin 2

Cumple con los criterios de la siguiente forma:

4. Se puede capturar la informacin sobre el ltimo trabajo anterior bajo el campo de experiencia laboral, existiendo un campo de observaciones donde se puede incluir el motivo de separacin. El detalle es que esto se realiza cuando es un empleado y no cuando es un candidato.

Solucin: opcin 2

Cumple con los criterios de la siguiente forma:

5. Se enva un correo a la persona interesada cuando se realiza alguna de las opciones permitidas, que son ofrecer empleo, rechazar y programar una entrevista. La impresin del perfil del candidato se tiene que realizar de forma manual.

Solucin elegida

Despus de analizar en qu medida cubren los requerimientos del proceso los sistemas se opt por:

Cronograma de actividades

Instalacin y configuracin del sistema. 1 semana

La entrega del programa es inmediata.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Configuracin general (men: /Herramientas/Parmetros de Operacin/). Configuracin de fotografas /Herramientas/Configuracin de fotografas/). (men:

Revisin y adecuacin de catlogos (ver detalle ms adelante). Revisin y adecuacin perfiles de /Herramientas/Perfiles de usuarios/). usuarios (men:

Alta de usuarios. (men: /Herramientas/Usuarios/).

Cronograma de actividades

Implantacin del sistema. 2 semanas

Revisin y adecuacin de catlogos

El sistema inicialmente al ser instalado contendr informacin genrica en los catlogos que se utilizan, es importante revisarlos para decidir si se desea adoptar el estndar o si ser requerido realizar ajustes segn las necesidades especificas de su empresa. reas de Experiencia / Inters No es recomendable tener en el catlogo reas que no van de acuerdo al giro o inters del negocio. Las reas contenidas en este catlogo deben ser solamente aquellas que se desea que queden de manera buscable por el sistema. El catlogo de reas es comn para reas de Experiencia e reas de Inters. Grupos Especiales El Grupo permite clasificar a los expedientes de una manera especial que la empresa lo requiera, no es obligatorio su uso. Algunas empresas utilizan el Grupo para clasificar los expedientes por zona geogrfica del pas, localizacin fsica de la documentacin o alguna otra divisin particular.

Cronograma de actividades

Periodo de pruebas con datos reales. 2 semanas

Se realizarn pruebas con datos reales de la Universidad para ver la consistencia del sistema y su funcionamiento real en cada paso del proceso.

Documentacin y Soporte

La documentacin viene incluida. El soporte tcnico va telefnica y/o Internet para la instalacin y uso adecuado del Hum&Select estn incluidos. La manera ms efectiva de obtener soporte tcnico es por medio del servicio de ayuda en lnea ( www.humsoftware.com/ayudaenlinea), ah se da apoyo va chat y/o voz adems de utilizar la PC de manera remota para ayudar a resolver cualquier problema que se pueda presentar.

Impacto en la organizacin

Ecologa
Ahorro de papel.

Tiempo
Se evita la captura de informacin que llega impresa

debido a que el solicitante la ingresa directamente al sistema. El archivo de la informacin se hace automticamente, el sistema cuenta con filtros de bsqueda de solicitantes y opciones de ordenamiento (en particular alfabticamente). El envo automtico de correos electrnicos permite reducir los tiempos de espera.

Estrs
Al buscar un expediente bajo presin (contra tiempo,

ocurre muchas veces) ya no se tendr que recurrir a

Beneficios esperados

Una vez implementadas las mejoras al sistema se vern mejoradas principalmente las siguientes cuestiones:
Ahorro de tiempo en la captura de la solicitud de

empleo o currculum vitae. Posibilidad de aplicacin de pruebas psicomtricas. Registro de las habilidades del candidato por competencias. Ahorro de tiempo en el ordenamiento y en el filtrado de las solicitudes y currculums. Registro de todos los casos de los motivos de separacin del candidato de sus trabajos previos. Seleccin de mejores candidatos para las vacantes del personal.

Proceso: Administrar bolsa de trabajo (antes)

Solicitante
Inicio

Coordinador de Reclutamiento y Seleccin

Imprimir solicitud o CV E n tre g a r so l ci d o C V i tu

Solicitud o CV Solicitud o CV

Registrar en BD de bolsa de trabajo

Solicitud o CV

Clasificar solicitud o CV
Solicitud o CV

Existe
No

vacante? i Proporcionar copia al interesado

Solicitud o CV

Archivar doc. alfabticamente

Registrar envo de candidato en BD

Solicitud o CV

Fin

Proceso: Administrar bolsa de trabajo (despus)

Solicitante
Inicio

Sistema

Coordinador de Reclutamiento y Seleccin

Capturar solicitud o CV en BD de bolsa de trabajo Registrar

Solicitud o CV Solicitud o CV

Clasificar solicitud o CV
Solicitud o CV

Existe

vacante?
S i

No

Proporcionar copia al interesado

Solicitud o CV

Archivar doc. alfabticamente

Registrar envo de candidato en B

Solicitud o CV

Fin

Ofertante de puesto

Proceso: Buscar expediente (antes)

Coordinador de Reclutamiento y Seleccin

Inicio Solicitar lista de candidatos Especificar criterios Buscar en archivo de bolsa de trabajo

Existe

candidato?
S i

Crear lista de candidatos

Tabla de Excel

Ordenar lista de candidatos

No
Tabla de Excel

Enviar lista de candidatos

Tabla de Excel

Fin

Proceso: Buscar expediente (despus)

Ofertante de puesto
Inicio

Sistema

Coordinador de Reclutamiento y Seleccin

Solicitar lista de candidatos

Especificar criterios Buscar en BD de bolsa de trabajo

Capturar criterios

Existe

candidato?
S i

Crear lista ordenada candidatos Enviar lista de candidatos

No
Tabla de Excel Tabla de Excel

Fin

Conclusiones

Cuando una organizacin se da cuenta de que un sistema informtico entra en un proceso largo pero muy ventajoso. Al cabo del proceso, que empieza con el levantamiento de requerimientos y termina cuando el sistema se encuentra funcionando, es necesario documentar procesos, situacin que de por s facilita la optimizacin. El levantamiento de requerimientos y la especificacin de los criterios de seleccin son muy delicados y en la mayora de los casos no logramos cubrir todos los requerimientos ni los criterios de seleccin, por lo que es importante asignar prioridades a los mismos. Es muy importante contar con la confianza de las personas que nos explican los procesos para as tener informacin verdica y detallada; para lograr esta confianza es

Bibliografa
Hackett, W. y Robbins, C. (1997). Reclutamiento y Seleccin en las empresas. Mxico. Undcima edicin: Alfa Omega Grupo Editor.

Sabino, C. (1997). Administracin de Recursos Humanos. 2da edicin. Venezuela: Editorial Panapo.

Jacobs y Razaviech (1999). Gestin de Tiempos y movimientos. Mxico, D.F.: Limusa.