PROPUESTA PARA EL CONTROL Y MEJORAMIENTO EN EL MANEJO DE INVENTARIOS EN LA ESTACION DE SERVICIO TERPEL SESCO

Presentado Por: LIBREROS PAOLA ANDREA GRAJALES JUAN ESTEBAN

INSTITUCION UNIVERSITARIA ANTONIO JOSE CAMACHO FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES CONTABILIDAD SISTEMATIZADA Santiago de Cali, 2012

PROPUESTA PARA EL CONTROL Y MEJORAMIENTO EN EL MANEJO DE INVENTARIOS EN LA ESTACION DE SERVICIO TERPEL SESCO

LIBREROS PAOLA ANDREA GRAJALES MONTOYA JUAN ESTEBAN

Presentado al Docente Manuel Paz; en la asignatura de Proyecto De Grado Semestre VI, Grupo 650

INSTITUCION UNIVERSITARIA ANTONIO JOSE CAMACHO FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES CONTABILIDAD SISTEMATIZADA Santiago de Cali, 2012

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La estacin de servicio Terpel Sesco ubicada en el norte de la ciudad, en la calle 34 N # 2BN-87, en el barrio prados del norte es un establecimiento de comercio que tiene operaciones mercantiles hace nueve aos en cabeza de una persona natural, es una empresa pequea que ofrece Bienes y servicios de: suministro de combustible a minoristas, mantenimiento y embellecimiento a los vehculos automotores. Nuestra propuesta se enfoca en el rea del mantenimiento de los vehculos automotores, que tiene como nombre centro de lubricacin (lubricentro) donde se presenta una problemtica en el manejo de los inventarios es ah donde consideramos podemos contribuir por medio de los conocimientos acadmicos adquiridos y nuestras mentes inquietas al mejoramientos de la situacin actual de la empresa. Informacin relevante del trabajo de campo realizado La empresa cuenta con cuatros personas en el lubricentro una tcnica (auxiliar contable) y tres operativos (lubricador y jefes de patio) la tcnica una vez a la semana realiza todos los pedidos, los ingresos, los descargues, traslados y todo lo correspondiente al manejo de los inventarios, y las tres operativas se

encargan de la ubicacin en estanteras, existencias, venta y los servicios de mantenimiento a los vehculos. Segn la informacin suministrada por la contadora los libros muestran un

inventario valorado en un poco mas de los $150.000.000, pero fsicamente en el lubricentro segn la informacin de la persona encargada no alcanzan los $70.000.000 los productos que se encuentran ah, por lo tanto Financieramente hay informacin desvirtuada sobre la valoracin de los inventarios Los operativos tienen total autonoma en el inventario, en cuanto a despacho , venta, compra, precios, movimientos ,traslados, localizaciones, cada uno tiene

clave para acceder a la bodega y no manejan ningn tipo de formato de salida y entrada de almacn, el nico documento q hay como soporte es la factura de venta o la entrada de almacn, los ingresos y descargues en el inventario no se hacen en tiempo real, ya que la persona tcnica q tiene delegada esta funcin solo tiene tiempo una vez a la semana para realizar todos los movimientos y dejar al da el inventario.

Se muestra complicado y engorroso el manejo adecuado de los inventario ya que mucho de los productos no tienen referencia, otros las referencias estn mal creadas, o estn dobles, y no hay sistematizacin para los productos, todo se hace de forma manual adems los empleados defienden la teora que ha ellos no se les hizo un inventario inicial, por lo tanto, no tienen certeza de cuanto producto recibieron y cuanto debe haber.

Todas estas situaciones nos llevan a concluir a que hay ciertas situaciones que no han sido tomadas en cuenta en la organizacin y son las causas para que en este momento la empresa se encuentre en esta complicada situacin con los inventarios

1) No hay una persona calificada a la que se le delegue la responsabilidad y la autonoma del control de los inventarios. No se manejan formatos, ni documentos que faciliten el control y revisin de los movimientos en el inventario

2) El lubricentro ha sido manejado directamente por el mismo lubricador por periodos de tiempo muy prolongados, estas personas han sido contratadas sin ningn tipo de evaluacin psicotcnica, y por lo cual no han sido personas

idneas para manejar el cargo ya que no cumplen con el perfil requerido.

3) Al hacer los cambios de lubricador no se realizaron los respectivos procesos, de entrega de almacn, ni se hicieron inventarios fsicos ni entrega formales.

4) No hay compromiso por parte de los empleados que estn en continuo contacto con los inventarios

5) No se realizan inventarios peridicos para hacer revisiones preventivas.

FORMULACION DEL PROBLEMA

Cmo a travs de una propuesta realizar un control y mejoramiento en el manejo de inventarios para la estacin de servicio terpel sesco?

SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA

De qu manera influye el manejo y el control de los inventarios en el desarrollo de la organizacin? para qu administrar y controlar los inventarios? Para qu indicar las condiciones en que se encuentra actualmente el lubricentro? cmo describir los mtodos de gestin, control y manejo de inventarios ms conveniente segn el campo de accin de la organizacin? Para qu determinar las estrategias ms apropiadas en funcin del logro de los objetivos de la empresa? Qu herramientas se requieren para mejorar los inventarios en el lubricentro? Cules son los documentos y formatos manejados en el lubricentro?

OBJETIVO GENERAL Disear una propuesta para el control y mejoramiento en el manejo de inventarios en la estacin de servicio terpel sesco

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Dar a conocer la importancia de un adecuado manejo de los inventarios en la organizacin Mostrar la influencia directa que tiene el manejo de los inventarios desarrollo econmico de la organizacin Determinar las estrategias ms adecuadas en la administracin de los inventarios que le permita a organizacin la empresa, alinearse con los objetivos de la en el

examinar la situacin actual de los inventarios en estacin de servicio terpel sesco. Realizar diagnostico sobre los inventarios actuales. Revisar la informacin de los inventarios e identificar los riesgos en el proceso Analizar los estados financieros donde se reflejan los inventarios

JUSTIFICACION PRCTICA

El manejo inadecuado de los inventarios, al igual que la adquisicin de productos en el momento y cantidad incorrecta, incurren siempre en el aumento de costos y la disminucin de beneficios, necesitando incluso un mayor esfuerzo de parte del personal para obtener una rentabilidad reducida, razn por la cual este estudio se enfoca en sugerir un modelo de control y mejoramiento del manejo de inventarios como herramienta fundamental en el logro de los objetivos corporativos. De manera que con el desarrollo de esta investigacin, se busca obtener soluciones a la problemtica descrita en el planteamiento del problema, atreves vez de estrategias que faciliten la gestin de la administracin de los inventarios de la empresa, lo cual puede traducirse en una reduccin importante en los costos de adquisicin, compras, almacenaje y comercializacin de los productos que se mueven en el rea de lubricentro de la empresa.

JUSTIFICACION TEORICA

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. Es conveniente para la organizacin poseer inventarios Los sistemas de operacin de inventarios , deben de estar diseados para responder de manera instantnea a los requerimientos de la organizacin. Los inventarios

suministran un nivel de disponibilidad del producto o servicio que, al ser manejado de

una forma estratgica, influyen de forma positiva en el ejercicio de la actividad de la empresa, ya que puede satisfacer altas expectativas de la organizacin. Disponer de estos inventarios y administrarlos correctamente, garantizan la preservacin de los clientes, lo cual permite mantener las ventas, sino que tambin puede aumentarlas, y esto se vera representado positivamente en los indicadores de la empresa como lo son: capital de trabajo (activo corriente- pasivo corriente), rotacin de inventarios mercancas (costos de mercanca vendidas en el periodo /inventario promedio mercancas totales), rotacin de activos fijos, margen bruto, margen operacional.

JUSTIFICACION METODOLOGICA El manejo y control inapropiado de los inventarios en la estacin de servicio terpel sesco se origina por la mala administracin por parte del dueo y por falta de capacidad personal contratado para la funcin del control y manejo de bodega, todo esto ha ocasionado desorden y falta de control, lo que se ha visto reflejado en las utilidades y los activos de la compaa. Por lo expuesto es urgente valorar exactamente el inventario, de no ser as continuaramos con los procesos inadecuados, poniendo en riesgo el futuro de la

organizacin, esta posibilidad incluso ha sido analizada por la administracin en determinados momentos de desconcierto, ya que la base de la empresa comercial es la compra y venta de combustible a minoristas y mantenimiento y embellecimientos de vehculos automotores, de aqu la importancia del manejo de inventarios por parte de la misma, este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del periodo un estado confiable de la situacin econmica de la organizacin.

La eficiencia del proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la buena coordinacin entre las diferentes reas de la organizacin, teniendo como objetivo primordial que es el de conservar activos y obtener ganancias. Es de gran importancia determinar la existencia fsica real de la mercanca, para as formar un buen equipo de trabajo consiente y responsable, colaborador ante cualquier circunstancia Para esto el grupo de trabajo tendr un responsable el mismo que

verificar el trabajo de cada trabajador a su cargo, efectuar pruebas de conteo fsico a fin de determinar la conformidad del conteo, estar atento en los artculos obsoletos o daados para separarlos del inventario y poderlos rematar o darlos de baja de acuerdo a la situacin de los mismos y ser el encargado de entregar al trmino de cada da de inventario o mximo en la maana siguiente los reportes de la toma de inventario ordenado y correctamente codificado, da tras da, mientras dure el mismo, mientras el rea contable ir codificando da a da para que al concluir el tiempo estipulado para la toma, pueda entregar un inventario valorizado en su totalidad, partiendo ahora s de algo real.

5.FICHA DE LECTURA O FICHA BIBLIOGRFICA FICHA DE LECTURA AUTOR: GUDIO CORAL EMMA LUCY_________________________________ APELLIDO (s), Nombre (s) TITULO Y SUBTITULO:___CONTABILIDAD UNIVERSITARIA____________________ LUGAR DE EDICION: BOGOTA COLOMBIA__________________________________ AO: 2005 NUM. DE PAGINAS:______ (_428_) _10-17_PAGINAS REA TEMTICA:__LA CONTABILIDAD EN LA EMPRESA_______

NIVEL ACADEMICO OBTENIDO: __DOC. CONTADOR PBLICO Y LEGISLACION INSTITUCION Y DEPENDENCIA QUE OTORGA EL NIVEL ACADEMICO: __UNIVERSIDAD MARIANA___ NOMBRE DEL DIRECTOR: LILY SOLANO .A APELLIDO (s), Nombre (s). LOCALIZACION DE LA OBRA: BIBLIOTECA DEPARTAMENTAL RESUMEN DE LOS ASPECTOS DEL TEXTO QUE APORTAN AL DESARROLLO DE SU PROYECTO DE GRADO LA CONTABILIDA NACE COMO RESPUESTA A LA NECESIDAD DE LLEVAR UN CONTROL FINANCIERO DE A EMPRESA, PUES PROPORCIONA SUFICIENTE MATERIAL INFORMATIVO SOBRE SU DESBOLSAMIENTO ECONOMICO Y FINANCIERO. LO QUE PERMITE TOMAR DECIOSIONES QUE LLEVAN A UN MANEJO OPTIMO DEL NEGOCIO

5. FICHA DE LECTURA O FICHA BIBLIOGRFICA FICHA DE LECTURA AUTOR:GONZALO SINISTERRA U._________________________________ APELLIDO (s), Nombre (s) TITULO Y SUBTITULO: CONTABILIDAD SISTEMA DE ORGANIZACIN PARA LA ORGANIZACION_______________________ LUGAR DE EDICION: BOGOTA COLOMBIA ___________________________________ AO: 2005 NUM. DE PAGINAS:______ (_408) _- (278-310)_PAGINAS REA TEMTICA:__INVENTARIOS EN LA ORGANIZACION

NIVEL ACADEMICO OBTENIDO: ______CONTADOR PBLICO INSTITUCION Y DEPENDENCIA QUE OTORGA EL NIVEL ACADEMICO: __UNIVERSIDAD DEL VALLE__ NOMBRE DEL DIRECTOR: POLANCO LUIS ENRRIQUE APELLIDO (s), Nombre (s). LOCALIZACION DE LA OBRA: BIBLIOTECA DEPARTAMENTAL RESUMEN DE LOS ASPECTOS DEL TEXTO QUE APORTAN AL DESARROLLO DE SU PROYECTO DE GRADO COMPRENDER EL CONCEPTO, CARACTERSTICAS Y LOS FUNDAMENTOS DE LOS SISTEMAS DE EMBARCACIN DE INVENTARIOS PUEDE SER DE GRAN UTILIDAD PARA LA EMPRESA, YA QUE SON ESTOS LO QUE REALMENTE FIJAN EL PUNTO DE PRODUCCIN QUE SE PUEDA TENER EN UN PERIODO. EL ADMINISTRADOR FINANCIERO DEBE TENER LA INFORMACIN PERTINENTE QUE LE PERMITA TOMAR DECISIONES SOBRE EL MANEJO QUE SE LE DEBE DAR A ESTE RUBRO DEL ACTIVO ORGANIZACIONAL. EN EL CAMPO DE LA GESTIN EMPRESARIAL

. 5.FICHA DE LECTURA O FICHA BIBLIOGRFICA FICHA DE LECTURA AUTOR:BOLAO _A. CESAR ________________________________ APELLIDO (s), Nombre (s) TITULO Y SUBTITULO:CONTABILIDAD COMERCIAL MEJORES RECURSOS HUMANOS EN LA EMPRESA LUGAR DE EDICION: BOGOTA -COLOMBIA ___________________________________ AO: 1998 NUM. DE PAGINAS:______ (_357) PAGINAS REA TEMTICA: CARACTERISTICAS Y FUNDAMENTOS EN LOS SISTEMAS DE INVENTARIOS NIVEL ACADEMICO OBTENIDO: ______CONTADOR PBLICO

INSTITUCION Y DEPENDENCIA QUE OTORGA EL NIVEL ACADEMICO: __UNIVERSIDAD CENTRAL DE BOGOTA__ NOMBRE DEL DIRECTOR: RONERO E. ALVARO APELLIDO (s), Nombre (s). LOCALIZACION DE LA OBRA: BIBLIOTECA UNIVERSITARIA CULTURAL JAIRO PANESSO RESUMEN DE LOS ASPECTOS DEL TEXTO QUE APORTAN AL DESARROLLO DE SU PROYECTO DE GRADO

LA FORMA EFECTIVA DE MANEJAR LOS INVENTARIOS ES MINIMIZANDO SU IMPACTO ADVERSO, ENCONTRANDO UN PUNTO MEDIO ENTRE LA POCA RESERVA Y EL EXCESO DE RESERVA. COMNMENTE LOS INVENTARIOS ESTN RELACIONADOS CON LA MANTENCIN DECANTIDADES SUFICIENTES DE BIENES (INSUMOS, REPUESTOS, ETC.), QUE GARANTICENUNA OPERACIN FLUIDA EN UN SISTEMA O ACTIVIDAD COMERCIAL.

5.FICHA DE LECTURA O FICHA BIBLIOGRFICA FICHA DE LECTURA AUTOR:ROMERO LOPEZ ALVARO JAVIER_______________________________ APELLIDO (s), Nombre (s) TITULO Y SUBTITULO: PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD LUGAR DE EDICION: MEXICO__________________________________ AO: 2006 NUM. DE PAGINAS:______ ( 761_) (206-224)PAGINAS REA TEMTICA:__ESTRUCTURA FINANCIERA DE LA ENTIDAD NIVEL ACADEMICO OBTENIDO: ______CONTADOR PBLICO INSTITUCION Y DEPENDENCIA QUE OTORGA EL NIVEL ACADEMICO: _BENEMERICA_UNIVERSIDAD AUTONOMA __

NOMBRE DEL DIRECTOR: CASTELLANOS TOLEDO MIGUEL ANGEL APELLIDO (s), Nombre (s). LOCALIZACION DE LA OBRA: BIBLIOTECA UNIVERSITARIA CULTURAL JAIRO PANESSO TASCON RESUMEN DE LOS ASPECTOS DEL TEXTO QUE APORTAN AL DESARROLLO DE SU PROYECTO DE GRADO

EN GENERAL, ESTA INFORMACIN SE PUEDE TRADUCIR CONVENIENTEMENTE PARA SU IMPLANTACIN PRCTICA ESPECIFICANDO SOLO EL NIVEL DE INVENTARIO EN QUE SEDEBE VOLVER A PEDIR.ESTO ES EQUIVALENTE A OBSERVAR CONTINUAMENTE EL NIVEL DEL INVENTARIO HASTAQUE SE ALCANCE EL PUNTO DE REORDEN (ESTO HACE QUE EN OCASIONES SE DENOMINAMODELO DE REVISIN CONTINA).

5.FICHA DE LECTURA O FICHA BIBLIOGRFICA FICHA DE LECTURA AUTOR:FIERRO MARTINESO ANGEL MARIA_______________________________ APELLIDO (s), Nombre (s) TITULO Y SUBTITULO:CONTABILIDAD GENERAL LUGAR DE EDICION: BOGOTA -COLOMBIA ___________________________________ AO: 2004 NUM. DE PAGINAS:______ ( 302_) PAGINAS REA TEMTICA:__COMPRAS E INVENTARIOS NIVEL ACADEMICO OBTENIDO: ______CONTADOR PBLICO INSTITUCION Y DEPENDENCIA QUE OTORGA EL NIVEL ACADEMICO: __UNIVERSIDAD AUTONOMA DE BUCARAMANGA __

NOMBRE DEL DIRECTOR: FIERRO MARTINESA ANGEL MARIA APELLIDO (s), Nombre (s). LOCALIZACION DE LA OBRA: BIBLIOTECA UNIVERSITARIA CULTURAL JAIRO PANESSO TASCON RESUMEN DE LOS ASPECTOS DEL TEXTO QUE APORTAN AL DESARROLLO DE SU PROYECTO DE GRADO .LOS MAXIMOS RESPONSABLES DE LAS PEQUEAS EMPRESAS SE RESERVAN PARA SI UNA SERIE DE AREAS DE LA GESTION, QUE CONTROLAN Y CONDUCEN PERSONALMENTE DEPENDIENDO DE SUS HABILIDADES,EXPERIENCIAS Y CAPACIDADES ( FINANZAS, VENTAS, PRODUCCION,ETCETERA ) , Y ASI SE MANTIENE HASTA QUE LA EMPRESA ADQUIERE DIMENSIONES OPERATIVAS DE CIERTA IMPORTANCIA.