Curso: Contabilidad Computarizada II 2012 Docente: CPCC Luis Galarreta Alpaca

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ANLISIS DE SISTEMAS Una de las debilidades que se observan con cierta frecuencia en los departamentos de informtica o de sistemas, es la inexistencia de alguna metodologa que se siga para analizar, desarrollar o efectuar cambios a los programas. Uno de los aspectos o puntos crticos del ciclo de vida de desarrollo de sistemas CVDS es el referente a la apropiada documentacin de cada una de las etapas por las cuales evoluciona o pasa un sistema. El proceso de anlisis de sistemas se puede definir como todas aquellas actividades que se realizan para descomponer y explicar un sistema de informacin en cada uno de sus elementos. Cuando utilizamos el trmino computadora, inmediatamente debemos pensar en el software que debe utilizar el equipo y el objetivo a cumplir por el mismo. Cuando unimos los conceptos de computador y software, nace intuitivamente el concepto de sistemas de informacin. Actualmente es posible encontrarse con una gran diversidad de software para todo uso y/o requerimientos, desde un sencillo recetado de cocina totalmente automatizado hasta un sistema experto de varios miles de dlares para anlisis de crditos u otras funciones. El concepto de sistemas de informacin nace por el trabajo de anlisis que con anterioridad se ha efectuado, ya sea si el software ha sido desarrollado por la empresa o si fue adquirido a un proveedor. Para el caso en que una empresa compre software preelaborado, no puede correr el riesgo de adquirir programas sin al menos previamente, haber determinado los requerimientos mnimos de informacin, es decir, los analistas de sistemas deben haber realizado un estudio de lo que la empresa necesita o dispone con respecto a: Informacin a procesar Volumen de transacciones a procesar Requerimientos de informacin resumida o detallada
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Podramos agregar otros requerimientos determinables para el anlisis, sin embargo, siguiendo el proceso de la informacin a travs de un sistema, los tres aspectos mencionados cubren los puntos bsicos que un sistema de informacin debe abarcar. A continuacin se muestra un resumen comparativo de los riesgos que se pueden tomar si no se efecta un trabajo previo de anlisis, sea si los programas son adquiridos o desarrollados en la empresa. Software adquirido Las necesidades de informacin pueden no ser satisfechas en razn a que los parmetros del sistema ya vienen preestablecidos

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La capacidad del equipo de procesamiento puede no satisfacer Ios requerimientos de los programas adquiridos. Desde el punto de vista econmico, el riesgo de los programas adquiridos hasta el momento en que son puestos en funcionamiento, estn limitados al monto del costo del software, el cual siempre es conocido. Software desarrollado Los usuarios del sistema pueden requerir todo tipo de informacin y ello podra hacer que el desarrollo del software se demore sustancialmente. El desarrollo de sistemas puede estar limitado en funcin a las capacidades de la mquina y a los recursos disponibles para su desarrollo. Muchas veces se conoce la pregunta: Cundo comenzar el desarrollo?, pero se desconoce: Cundo terminar?, y ello ocasiona que se incurra en costos adicionales no previstos. CICLO DE VIDA Y DESARROLLO DE SISTEMAS El concepto de ciclo de vida y desarrollo de los sistemas constituye la piedra angular de los sistemas de informacin computarizados. Haciendo un smil de lo que sucede con un activo fijo a lo largo de su vida til, es decir al construirse o comprarse y luego, ponerse en funcionamiento para luego decrecer el rendimiento, hasta el punto en que se hace necesario adquirir otro activo, ponerlo en funcionamiento y repetir el ciclo; de esta misma forma un sistema que se compra o se desarrolla, se pone en funcionamiento y, generalmente su rendimiento se degrada en la medida en que se va usando, en razn al crecimiento del volumen de transacciones a procesar y las necesidades de informacin de los usuarios. Las fases que se pueden identificar en el ciclo de vida y desarrollo de sistemas son las siguientes: Anlisis previo Fijacin de requerimientos Diseo y desarrollo del sistema Implantacin del sistema Madurez y mantenimiento del sistema

Cada una de las fases anteriormente mencionadas poseen ciertas caractersticas que las diferencian unas de otras, por lo que el analista de sistemas tendr que conocer cada una en detalle para identificar en un sistema, cada una de las etapas anteriormente nombradas. ANLISIS PREVIO

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El anlisis previo al desarrollo o adquisicin de un sistema viene como consecuencia del surgimiento de un problema, o requerimiento de algn usuario o grupo de usuarios en la empresa. En este momento, el departamento de sistemas debe establecer algn mecanismo para controlar y procesar todos los requerimientos que vayan generndose en razn a las solicitudes de los usuarios, y evaluar la factibilidad o viabilidad del futuro proyecto de sistemas. El usuario una vez determinada e identificada la necesidad, podra solicitar el inicio de un CVDS a travs de un formulario, para la fase de anlisis previo. En este formulario, se debe especificar la siguiente informacin: El departamento que lo solicita La persona que hace la solicitud La fecha de la solicitud Una breve descripcin del problema Las razones de la solicitud Los beneficios que se esperan como consecuencia de la solicitud La aprobacin correspondiente que realice un funcionario de cierto nivel La fecha de aprobacin

Con el cumplimiento de esta formalidad, se habr dado inicio a la fase de anlisis previo. El estudio y el anlisis previo generar una de estas tres decisiones: Aprobar el proyecto, ya que existe realmente la necesidad Rechazar el proyecto, ya que no es viable Evaluar la factibilidad de comprar el sistema Con cierta frecuencia, el inicio del desarrollo de un sistema no es adecuadamente planteado por los usuarios ni por los analistas, y proyectos que pudieran ser totalmente factibles son desestimados por no haber sido enfocados adecuadamente. Debido a que debe existir algn tipo de control en el proceso de desarrollo de sistemas, el departamento de sistemas se deber abocar nicamente hacia aquellos proyectos que resulten en una necesidad real de los usuarios y sean viables. Por ejemplo, para una empresa puede ser de mayor costo/beneficio el desarrollar un sistema de contabilidad propio, pero debido al nivel de estandarizacin y diversidad de programas de aplicacin existentes para esta funcin, primero se debe investigar si existe en el mercado, un software que satisfaga las necesidades de informacin de la empresa; en caso de que no exista este software, la empresa tomar la decisin de desarrollar uno a la medida. FIJACIN DE REQUERIMIENTOS

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Una vez aprobada la factibilidad de un sistema, los analistas de sistemas pasan a la fase de fijacin de requerimientos, en la cual se debe empezar el trabajo de campo para determinar las necesidades y objetivos del sistema que se vaya a desarrollar. Para realizar esto, los analistas deben sostener reuniones con todas las personas que de una u otra forma tengan que ver o estn involucradas en el desarrollo del nuevo sistema. En esta fase, se renen todos los datos relevantes al mximo nivel de detalle, de tal forma que se conozca en profundidad todas las operaciones o actividades que se vayan a mecanizar. El mtodo utilizado para el levantamiento de informacin en esta fase, ser la entrevista directa con las personas involucradas, previamente el analista deber haber establecido un plan de entrevistas a realizar con especificacin de los nombres, cargos, objetivo de la misma y fechas de realizacin, entre otras. DISEO Y DESARROLLO DEL SISTEMA Una vez determinados los requerimientos del sistema y establecidos los objetivos del mismo, se debe proceder a su desarrollo. Al igual que para construir un edificio, previamente se debe elaborar los planos de la edificacin y una vez elaborados stos, se proceder a la construccin propiamente dicha, un sistema se construir de manera similar, por lo que en esta fase podemos distinguir dos etapas claramente definidas: Diseo del sistema Desarrollo del sistema El diseo y desarrollo del sistema tiene el objetivo de especificar la forma lgica como ir a funcionar el sistema y la relacin entre sus distintos componentes. Una de las metodologas que garantizan el desarrollo de un sistema bajo mnimos estndares de calidad es el anlisis y diseo estructurado. Esta metodologa se basa en una serie de herramientas de diseo que son las siguientes: Diagramas de flujo de datos Diccionarios de datos: procesos, flujos, almacenamientos Cartas estructuradas Diagramas de accin (Miniespecificaciones) Tablas HIPO rboles de decisin Tablas de decisin IMPLANTACIN DEL SISTEMA Una vez diseado y desarrollado el sistema la siguiente fase es la implantacin del mismo, es decir ponerlo en funcionamiento. Existen tres 4

entidades,

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estrategias principales para llevar a cabo la implantacin, entre las cuales se pueden encontrar: Pruebas piloto Corrida en paralelo Instalacin inmediata Pruebas piloto Una prueba piloto consiste en poner en funcionamiento el sistema en una sola parte de la empresa y no una instalacin a la totalidad de usuarios del sistema. La razn principal por la cual se efecta una prueba piloto es con el fin de asegurarse que el sistema funcionar aceptablemente en todas las unidades o divisiones que sean similares, o iguales a la unidad escogida como prueba piloto. Por ejemplo, una direccin corporativa puede elegir esta metodologa cuando se desee estandarizar el software contable en todas las empresas del grupo. Es importante destacar que en principio, la instalacin piloto empezar en una sola empresa y luego, de acuerdo con los resultados obtenidos, y hechas las correcciones del caso, se proceder a la instalacin del sistema contable en la totalidad de las empresas de la corporacin. Otro ejemplo, para aplicar este mtodo de, instalacin, lo constituye una cadena de supermercados en donde se desee instalar puntos de venta en cada una de las tiendas de la cadena. Corrida en paralelo Una corrida en paralelo consiste en procesar por un perodo de tiempo previamente determinado tanto el sistema nuevo como el que se desea reemplazar, a fin de asegurarse que el nuevo desarrollo satisface las necesidades planteadas en un principio. Las corridas en paralelo no deben efectuarse por perodos largos, ya que el objetivo es asegurarse que el nuevo sistema funciona adecuadamente y no generar una mayor carga de trabajo, cosa que pudiera suceder con este tipo de estrategia. Instalacin inmediata Bajo el esquema de instalacin inmediata se establece que el sistema empezar a funcionar un da determinado y a partir de all, el sistema reemplazado es puesto fuera de servicio. Una instalacin inmediata debe utilizarse cuando se tenga una alta seguridad que el nuevo sistema funcionar apropiadamente en el momento que es instalado. Cada una de, las estrategias tienen sus ventajas y desventajas, sin embargo, el objetivo del personal de sistemas deber ser en 5

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todo caso llevar a cabo la instalacin con el mnimo nivel de fallas o errores y ocasionando el menor impacto a nivel de los usuarios como consecuencia del cambio efectuado. MADUREZ Y MANTENIMIENTO Al igual que un activo fijo requiere de mantenimiento o reparaciones menores, un sistema de informacin tambin necesita de modificaciones y mantenimiento, ya sea a nivel de la estructura de los datos o a los programas que componen el sistema de informacin. En la fase de madurez y mantenimiento todo sistema necesita que se le realicen modificaciones menores para mantener su operatividad. Una reparacin mayor de un activo fijo puede a veces resultar insatisfactorio, por lo que la adquisicin de un activo nuevo solucionara las deficiencias de funcionamiento del activo viejo. Igualmente, el mantenimiento a un sistema de informacin puede no resultar suficiente y se hace necesario, el inicio de un nuevo ciclo de vida y desarrollo de sistemas. Existen seales que pueden identificarse en un sistema contable para ver si se encuentra en la etapa de madurez: Los tiempos de respuesta para la generacin de informacin son razonablemente aceptables. El cdigo de cuentas diseado en un principio soporta y maneja todas las operaciones actuales de la empresa. Los procesos automticos de contabilizacin problemas en la codificacin de los movimientos. no generan

El mantenimiento del sistema, est enfocado a subsanar errores fsicos de la informacin almacenada en el computador. El mantenimiento de un sistema de informacin contable, generalmente, se realiza enfocado a corregir errores en: Las bases de datos Los programas El mantenimiento a las bases de datos que almacenan la informacin, se presenta por errores en la informacin, inconsistencias o prdidas de la misma por causas ajenas a interaccin directa con los datos, tales como fallas del procesador central o cadas de tensin. Un error de inconsistencia se presenta como consecuencia directa de la interaccin con los datos y genera informacin errada en su organizacin lgica. Una de las inconsistencias ms comunes en los sistemas, se origina por la desorganizacin que a veces se presenta en la 6

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informacin y la consecuente generacin de reportes que no reflejen apropiadamente los datos. El mantenimiento a los programas de un sistema contable, generalmente se presenta por errores en la programacin o nuevas necesidades de informacin, no previstas en un principio de acuerdo con los requerimientos iniciales. Debe ponerse especial cuidado a las seales que emite un sistema de informacin cuando est en el momento de requerir el inicio de un nuevo ciclo de vida y desarrollo de sistemas. Es comn encontrar situaciones en las cuales se invierten recursos en poner correctivos temporales que no solucionan el problema de fondo de un sistema; al igual que para un activo fijo, debe tenerse en cuenta que existe un nivel mximo de rendimiento, a partir del cual se degrada el mismo, independientemente de que reciba mantenimiento en forma intensiva.