Ferramentas do Office
Folhas de Clculo Ferramentas de produtividade
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Folhas de Clculo
O que :
Uma Folha de Clculo , por tradio, um conjunto de clulas que formam uma grelha ou tabela e que podem relacionar-se entre si atravs de expresses lgicas e/ou matemticas.
O que permite:
Organizao: apresentao de tabelas e listas de valores; Ferramentas matemticas, estatsticas, financeiras, etc.: ajudam a executar clculos mais complexos; Automatizao de tarefas: gerao automtica de cdigo e do clculo automtico de resultados; Representao grfica de informao; Gesto de tabelas: utilizando operaes convencionais de bases de dados; Ferramentas de programao: para criao de novas funcionalidades.
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Livro
Um livro pode conter vrias folhas de clculo (por omisso, contm 3 folhas Folha1, Folha2 e Folha3).
Folha de clculo
Uma folha de clculo composta por uma grelha de clulas. A grelha contm colunas (A, B, , IV) e linhas (1, 2, , 65.536).
Clula
Unidade base da folha que pode conter constantes ou frmulas com uma determinada formatao e possveis anotaes.
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Livro Folhas de clculo Folha activa Grelha Colunas Linhas Clula activa
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MS Excel - Clula
Clula activa Nome ou referncia Referncia=ColunaLinha Contedo da clula Constantes ou frmulas Formataes Tipo de letra, cr, etc.
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MS Excel - Clula
Formatos:
O formato um conjunto de propriedades atribudas a cada uma das clulas condicionando a forma como a informao apresentada. Essas propriedades esto acessveis na caixa de dilogo que aparece ao seleccionar o menu Formatar->Clulas e onde possvel definir:
A forma como so representados valores numricos (n casas decimais, cifro, etc.). O tipo de alinhamento do contedo das clulas (alinhados esquerda, centrados ou direita). A cor associada aos contedos das clulas. O tipo e o tamanho da fonte de caracteres e o estilo (Negrito, Itlico, Sublinhado, rasurado, etc.). A largura e altura das clulas. O tipo e espessura de molduras ou linhas existentes em torno das clulas. Os padres dos sombreados de determinadas clulas. Clulas cujos contedos no podem ser alterados, ou seja, clulas protegidas.
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MS Excel - Clula
Anotaes:
As anotaes so particularmente teis quando a folha de clculo partilhada por vrios utilizadores ou quando contem frmulas relativamente complexas em que so necessrias explicaes adicionais, observaes ou notas. Estas s so visveis quando expressamente solicitadas atravs da seleco de Apenas Indicador de Comentrio ou Comentrioas e Indicador no menu: Ferramentasopes...Ver Comentrios, e para criar/apagar/alterar uma anotao deve-se seleccionar Inserir->Comentrio.
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MS Excel - Clula
Contedo: constantes Todas as clulas em que o 1 carcter diferente do operador =. Numrico Lgico Data e hora Texto
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MS Excel - Clula
Constantes:
Um valor constante pode ser do tipo numrico, lgico, indicativo de data e hora, ou texto:
Valor numrico: qualquer combinao dos algarismos de 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, e ainda os smbolos virgula (,) ponto (.) exponenciao (E, e), mais (+) e menos (-). Valor Lgico: o Excel utiliza os valores lgicos Verdadeiro (True) e Falso (False). Datas e horas: a informao relativa a datas e horas armazenada sob a forma de um nmero real em que a parte inteira diz respeito data (nmero de dias desde 1900) e a parte real diz respeito s horas minutos e segundos (nmero de segundos desde a meia-noite). Ex: 35431.58681 equivalente a 14h05 de 1/1/1997. Texto: todo o conjunto de caracteres que no considerado valor lgico, numrico, data e hora ou frmulas. Para esclarecer situaes confusas pode-se identificar como sendo do tipo texto antecedendo a constante com o smbolo plica ( ).
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MS Excel - Clula
Contedo: frmulas Todas as clulas em que o 1 carcter o operador =. A frmula s pode ser vista na barra de frmulas. A clula mostra o resultado da frmula.
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MS Excel - Clula
Frmulas:
As frmulas so utilizadas sempre que se pretenda realizar determinadas operaes, nomeadamente operaes aritmticas ou de comparao sobre os valores das clulas. Todas as frmulas iniciam-se pelo sinal de igual (=), e podem conter:
Constantes 1, 1000, texto, ; Operadores +,*,>=, ; Referncias a clulas A1, A$1, ; Chamadas a funes soma(1;2;3), etc.
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Operadores:
Os operadores Indicam as operaes a realizar entre dados, podem ser agrupados em quatro tipos: aritmticos, de texto, de comparao e de referncia.
Operadores Aritmticos: Operadores de Comparao: + Adio = Igual - Subtrao ou Simtrico < Menor * Multiplicao <= Menor ou Igual / Diviso > Maior ^ Exponenciao >= Maior ou Igual <> Diferente Operadores de Texto: & Concatenao Operadores de Referncia: : Gama (espao) Interseco ; Unio
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Operadores aritmticos:
Devolvem um valor numrico. Exemplos: =1+2 3 = -1 * 2 -2
Operadores de texto:
Devolvem um valor de texto (caracteres entre aspas). Exemplos:
= Juntar & Texto Juntar texto = No & 1 & caso existe No 1 caso existe
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MS Excel - Frmulas
Operadores de comparao:
Devolvem um valor lgico (verdadeiro ou falso). Exemplos: = 1 >= 2 Falso = 1 <> 2 Verdadeiro
Operadores de referncia:
Devolvem uma referncia a uma clula ou a um conjunto de clulas. Exemplos:
= A1:A5 referncia s clulas A1, A2, A3, A4 e A5 = B1:B5 A2:D2 referncia clula B2 = A1; A3; B2 referncia s clulas A1, A3 e B2
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MS Excel - Frmulas
Precedncia dos Operadores:
Os operadores obedecem a uma ordem de precedncia quando so executadas operaes, sendo executadas primeiro as de precedncia superior e em caso de igualdade, da esquerda para a direita. A utilizao de parntesis permite alterar a ordem de precedncia.
Por ordem decrescente de precedncia dos operadores temos:
Gama (:) Interseco (Espao) Unio (;) Simtrico (-) Exponenciao (^) Multiplicao (*) e Diviso (/) Adio (+) e Subtraco (-) Concatenao (&) Comparao (=, <, <=, >, >=, <>)
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MS Excel - Frmulas
Tipos de Referncias:
Na implementao de frmulas frequente fazer-se referncia a uma clula ou a um intervalo de clulas em infinitas situaes distintas. As referncias agrupam-se nos seguintes tipos:
Referncia Relativa Referncia Absoluta Referncia Mista Referncia Externa Referncia Circular
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Referncia Relativa
Indica como localizar uma clula a partir da clula corrente. Como representa uma posio relativa, sempre que a referncia copiada ou deslocada, ela actualiza-se em funo da nova posio. Exemplo (B1 contm a frmula =A1+1)
Ao copiar a frmula de B1 para B2 (+ 1 linha) a referncia alterada
=A2+1
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Referncia Absoluta
Indica uma localizao fixa da clula, no sendo alterada em deslocamentos de posio. Exemplo (B1 contm a frmula =$A$1+1)
Ao copiar a frmula de B1 para B2 (+ 1 linha) a referncia mantm-se
=$A$1+1
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Referncia Mista
Combina os dois tipos anteriores, permitindo fixar a linha variando s a coluna (Ex. A$2) ou fixar a coluna variando s a linha (Ex. $A2) de uma referncia. Exemplo (B1 contm a frmula =A$1+1)
Ao copiar a frmula de B1 para B2 (+ 1 linha) =A$1+1 Ao copiar de B1 para C1 (+ 1 coluna) =B$1+1 Ao copiar de B1 para C3 (+1 coluna e +2 linhas) =B$1+1
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Referncias Externas
Quando necessrio fazer referncia a clulas noutras folhas de clculo tem que se utilizar o seguinte formato: (ficheiro)folha1!A2.
Referncias Circulares
Quando necessrio fazer referncia dentro da frmula clula actual (Ex. A2 = A2+1). O Excel permite a utilizao deste tipo de referncias seleccionando a opo Iterao no menu Ferramentas->Opes->Clculo, sendo caracterizadas pelo valor inicial e condies de paragem.
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Repetio de Frmulas e Utilizao de Referncias
frequente utilizar no Excel colunas ou linhas com vrias cpias da mesma frmula, variando s as referncias. Inserir manualmente todas as frmulas um processo desagradvel, moroso e sujeito a erros. Felizmente existem mecanismos de preenchimento automtico de clulas, e nessas situaes que a utilizao de referncias relativas, absolutas e mistas se revestem da maior importncia.
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O Preenchimento Automtico realizado pelo Excel quando:
se utiliza o comando Copiar e depois o comando Colar, tendo como destino vrias clulas. se selecciona um conjunto de clulas e se utiliza o comando Editar Preencher. se utiliza a ala de preenchimento (cruz no canto inferior direito da clula seleccionada).
As referncias relativas so incrementadas pelo Excel na linha e/ou na coluna consoante se preenche as clulas ao longo das colunas e das linhas. As referncias absolutas no so alteradas. As referncias mistas s so alteradas na parte no fixa.
O caracter $ numa referncia significa fixar.
A 1 2 3 B =A1 =A2 C D E =A$1 =A$1 F G =A1 H =B1 I J =$A1 =A$1 K =$A1 =B$1
=$A$1 =$A$1
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Utilizao de Nomes
Uma outra forma alternativa para referir uma clula ou um intervalo de clulas a proporcionada pela utilizao de nomes. Um nome um identificador que pode ser atribudo a uma ou mais clulas, a um valor ou a uma frmula. A definio de um nome pode ser feita atravs do menu Inserir->Nome->Definir ou editar directamente na caixa de nomes da barra de frmulas. A utilizao de nomes tem as seguintes vantagens:
os nomes so mais sugestivos. os nomes so definidos ao nvel do livro podendo dessa forma ser utilizados em qualquer folha. os nomes podem ser rapidamente colados a partir da caixa de nomes, facilitando a sua utilizao.
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Frmulas Matriciais
Uma frmula matricial corresponde a uma nica frmula que usa uma matriz como argumento ou insere resultados em mltiplas clulas. O grupo de clulas que recebe uma frmula matricial tratado como uma unidade, pelo facto de partilhar a mesma frmula, tirando da a vantagem da sua utilizao por substituir vrias frmulas por uma s. Passos para inserir uma frmula matricial:
Seleccionar o intervalo de clulas que vai receber a frmula. Entrar em modo de edio e digitar a frmula. Terminar a insero com a combinao de teclas Ctrl+Shift+Enter.
Exemplos:
{=A1:A3+B1:B3} Calcula a soma elemento a elemento entre as duas matrizes. {=Ou(11=A1:A5)} Determina se o valor 11 existe na matriz A1:A5
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