Archivo General de la Nacin

REGLAMENTO DE LA LEY N 25323 DECRETO SUPREMO N 008-92-JUS EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA CONSIDERANDO: Que, la Ley 25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos en el Artculo 7, encarga al Archivo General de la Nacin elaborar el Proyecto de Reglamento de la citada Ley; Que, el Archivo General de la Nacin ha elaborado el Proyecto de Reglamento, el que debe entrar en vigencia. De conformidad con el inciso 11 del Artculo 211 de la Constitucin del Estado. Con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros. DECRETA: Artculo 1.- Aprubese el Reglamento de la Ley N 25323, sobre creacin del Sistema Nacional de Archivos que consta de 39 artculos y 7 Disposiciones Transitorias contenidos con 10 captulos. Artculo 2.- El presente Decreto Supremo ser refrendado por el Presidente del Consejo de Ministros y Ministro de Relaciones Exteriores y por el Ministro de Justicia. Dado en la Casa de Gobierno en Lima, a los veintisis das del mes de junio de mil novecientos noventa y dos. ALBERTO FUJIMORI FUJIMORL Presidente Constitucional de la Repblica. OSCAR DE LA PUENTE RAYGADA, Presidente del Consejo de Ministros y Ministro de Relaciones Exteriores. FERRNANDO VEGA SANTA GADEA, Ministro de Justicia.

REGLAMENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS CAPITULO I GENERALIDADES Artculo 1.- El Sistema Nacional de Archivos integra a las Entidades e Instituciones de carcter pblico, que realizan funciones de archivo en el mbito nacional para alcanzar objetivos en la defensa, conservacin, organizacin y servicio del Patrimonio Documental de la Nacin, aplicando principios, normas, tcnicas y mtodos de archivos.

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Artculo 2.- Entindase por archivos pblicos los pertenecientes a las Entidades del Estado, cualquiera fuere su naturaleza, rgimen legal y dependencia, sean regionales o locales, y archivos notariales. Artculo 3.- Documento pblico es el otorgado o extendido por instituciones o personas en el ejercicio de una actividad o funcin pblica con el que se afirma, prueba o justifica algn hecho y que sirven para la defensa de los derechos. Artculo 4.- El Patrimonio Documental de la Nacin es el conjunto de documentos de valor permanente y forma parte del Patrimonio Cultural de la Nacin conservados en los archivos pblicos y privados del mbito nacional que sirven como fuente de informacin para la investigacin en los aspectos histricos, sociales, econmicos, polticos y legales. No es materia de transferencia a ningn ttulo sin conocimiento y autorizacin expresa del Archivo General de la Nacin a excepcin del heredero. Artculo 5.- Documento archivstico es aquel que contiene una informacin de cualquier fecha, forma y soporte, producido o recibido por persona natural o jurdica, institucin pblica o privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnolgico.

CAPITULO II DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Artculo 6.- Son fines del Sistema Nacional de Archivos: a. Normal', organizar, uniformar y coordinar el funcionamiento de los archivos pblicos integrndolos al Sistema Nacional de Archivos; b. Propiciar el desarrollo nacional a travs de la defensa, conservacin, organizacin y servicio del Patrimonio Documental de la Nacin como fuente esencial de informacin; y c. Promover la accesibilidad a la informacin existente en los documentos pblicos del pas. Artculo 7.- Son funciones del Sistema Nacional de Archivos: a. Definir polticas y emitir normas sobre la proteccin y defensa del Patrimonio Documental de la Nacin; b. Contribuir a optimizar la gestin pblica y privada en apoyo al desarrollo nacional, permitiendo la oportuna toma de decisiones; c. Promover y participar en el fomento de la identidad nacional. a travs del Patrimonio Documental de la Nacin; y d. Propender a la adopcin de las normas que aseguren la uniformidad y ejecucin de los procesos tcnicos archivsticos de la Repblica; Artculo 8.- El Sistema Nacional de Archivos est integrado por:

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a. El Archivo General de la Nacin; b. Los Archivos Regionales; c. Los Archivos Pblicos; y Los Archivos comprendidos en el Artculo 2 del Decreto Ley N 19414.

CAPITULO III DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN Artculo 9.- El Archivo General de la Nacin es un Organismo Pblico Descentralizado con personera jurdica de derecho pblico interno, con autonoma tcnica y administrativa comprendido en el Sector Justicia. Es el Organismo Central del Sistema Nacional de Archivos y tiene rango de Sistema Administrativo Central. Su jefe es la mxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos. Artculo 10.- Son funciones del Archivo General de la Nacin: a. Establecer los lineamientos de poltica nacional en materia de archivos; b. Impulsar el desarrollo del Sistema Nacional de Archivos: c. Formular y emitir las normas tcnicas sobre organizacin y funcionamiento en los archivos pblicos a nivel nacional; d. Asesorar, supervisar y evaluar el funcionamiento de los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos: e. Normar la produccin y eliminacin de documentos de los archivos pblicos a nivel nacional; f. Defender, conservar y organizar, describir, seleccionar y servir el Patrimonio Documental de la Nacin que custodia: as como cautelar los documentos pblicos potencialmente integrantes del Patrimonio Documental de la Nacin, con sujecin a la legislacin sobre la materia: g. Garantizar la puesta en servicio del Patrimonio Documental de la Nacin, con excepcin de los documentos cuya naturaleza comprometan la seguridad nacional; h. Promover, apoyar y realizar la formacin profesional y capacitacin especializada en archivstica: i. Velar por el cumplimiento de las normas legales en materia de archivo y documentos; y j. Las dems funciones que le seale la Ley. Artculo 11.-La estructura del Archivo General de la Nacin es la siguiente: a) rganos de la Alta Direccin - Jefatura - Subjefatura b) rganos Consultivos

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- Consejo Nacional de Archivos - Comisin Tcnica Nacional de Archivos c) rganos de Lnea - Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico - Direccin Nacional de Archivo Intermedio - Direccin Nacional de Archivo Histrico d) rgano de Control - Oficina General de Inspectora Interna e) rganos de Asesoramiento - Oficina General de Planificacin y Presupuesto - Oficina General de Asesora Jurdica f) rganos de Apoyo - Secretara General - Oficina General de Administracin g) rgano Desconcentrado - Escuela Nacional de Archiveros Artculo 12.- Para ser Jefe del Archivo General de la Nacin se requiere: a. Ser peruano de nacimiento; b. Poseer ttulo profesional con experiencia no menor de 8 aos; c. Tener especializacin en archivos y haber desarrollado labor archivstica no menor de 10 aos; d. No ser menor de 35 aos; y e. Ser idneo y de reconocida solvencia moral. Artculo 13.- Son funciones del Jefe del Archivo General de la Nacin: Dirigir la poltica archivstica nacional; Conducir la planificacin de las actividades del Sistema Nacional de Archivos: Aprobar las normas y disposiciones archivsticas; Dirigir y controlar las actividades del Archivo General de la Nacin y ejercer su representacin; e. Aprobar la creacin de los Archivos Provinciales; y f. Las dems que le seale la Ley y aquellas que sean inherentes a su autoridad en materia archivstica. a. b. c. d.

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Artculo 14.- El subjefe es la autoridad inmediata al jefe del Archivo General de la Nacin y reemplaza al jefe en caso de ausencia o impedimento temporal. Artculo 15.- Corresponde a la Direccin Nacional de Archivo Histrico acopiar, conservar, organizar, describir y servir la documentacin con valor permanente y cuyo ciclo de vida administrativa ha concluido con sujecin a la legislacin sobre la materia. Supervisa, asesora y coordina con los archivos histricos pblicos del Sistema Nacional de Archivos; asimismo asesora a los archivos histricos privados en el mbito nacional. Expide copias y certifica los documentos que custodia. Artculo 16.- Corresponde a la Direccin Nacional de Archivo Intermedio aplicar los procesos archivsticos de la documentacin proveniente de la Administracin pblica o archivos confortantes del Sistema Nacional de Archivos, cuyo ciclo de vida administrativa no ha concluido y transferirla al Archivo Histrico cuando adquiera su valor permanente, as como controlar, supervisar y asesorar los archivos del Sistema. Expide copias y certifica los documentos que custodia. Artculo 17.- Corresponde a la Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico establecer en el mbito nacional las normas y procedimientos de los procesos archivsticos y la racionalizacin de la produccin documentaria en la gestin administrativa. Promueve y conduce la investigacin archivstica. Artculo 18.- Crase la Escuela Nacional de Archiveros como rgano desconcentrado del Archivo General de la Nacin., en concordancia con la Ley General de Educacin N 23384 Artculo 63. Su estatuto establecer su organizacin y funcionamiento. Artculo 19.- Corresponde a la Escuela Nacional de Archiveros la formacin acadmica y capacitacin de los profesionales en materia de archivo en el mbito nacional. Los ttulos se otorgan a nombre de la Nacin y son de grado superior.

CAPITULO IV DE LOS RGANOS CONSULTIVOS Artculo 20.- El Consejo Nacional de Archivos es el rgano consultivo encargado de apoyar en lo relativo a la especialidad tcnica archivstica al rgano rector del Sistema Nacional. Su reglamento definir sus funciones y conformacin que se aprobar por Resolucin Jefatural. Artculo 21.- La Comisin Tcnica Nacional de Archivos es un rgano consultivo especializado que emite opinin tcnica a nivel nacional en materia de Archivos. Su Reglamento definir sus funciones y conformacin, se aprobar por Resolucin Jefatural.

CAPITULO V DE LOS ARCHIVOS REGIONALES

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Artculo 22.- Los Archivos Regionales son organismos Descentralizados del Gobierno Regional con personera jurdica de Derecho Pblico Interno, con autonoma administrativa y econmica. Depende del Consejo Regional y tcnica y normativamente del Archivo General de la Nacin. Conducen las actividades archivsticas del Sistema en su Jurisdiccin. Artculo 23.- Los Archivos Regionales tienen por finalidad la defensa, conservacin, incremento y servicio del Patrimonio Documental de la Nacin existente en la Regin. Dependen del Consejo Regional. y tcnica y normativamente del Archivo General de la Nacin. Conducen las actividades archivsticas del Sistema en su Jurisdiccin. Artculo 24.- Son objetivos y funciones de los archivos Regionales: a. Organizar y promover el funcionamiento de los Archivos Regionales y subregionales; Impulsar la capacitacin e investigacin archivstica en la Regin; b. Adecuar y aplicar las normas y polticas que emite el rgano rector del Sistema Nacional de Archivos en el mbito de su jurisdiccin; c. Planificar. dirigir. conducir y evaluar las actividades archivsticas de su jurisdiccin; Sistematizar y uniformar la produccin y administracin de documentos pblicos dentro del mbito regional en concordancia con las normas nacionales; d. Brindar un eficiente servicio de informacin archivstica a la investigacin cientfica y cultural: e. Proponer al Gobierno Regional la creacin de archivos subregionales, cuando as lo requieran las Regiones y supervisar su funcionamiento; f. Aprobar el Plan Regional de Archivos; g. Asesorar y supervisar la organizacin y funcionamiento de los archivos administrativos de las reparticiones y dependencias pblicas de la Regin; h. Autorizar el traslado total o parcial de los documentos de los archivos subregionales, con la opinin de la Comisin Tcnica Regional de Archivos; i. Autorizar la eliminacin de documentos declarados innecesarios pertenecientes a las entidades conformantes del Sistema, previa opinin favorable de la Comisin Tcnica Regional de Archivos y con conocimiento de la Comisin Tcnica Nacional de Archivos; y j. Efectuar los servicios de restauracin y reprografa de los documentos que custodia. Artculo 25.- La estructura orgnica del Archivo Regional estar conformada por los rganos que permitan su normal funcionamiento y contar con una Comisin Tcnica Regional de Archivos con las mismas atribuciones de la Comisin Tcnica Nacional de Archivos, con opinin favorable del rgano Rector del Sistema Nacional de Archivos. Artculo 26.- Son recursos de los Archivos Regionales y Subregionales los asignados por el Presupuesto General de la Repblica, los ingresos propios, legados y donaciones. CAPITULO VI DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

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Artculo 27.- Los Archivos Pblicos estn integrados por los archivos pertenecientes a los poderes del Estado, entes autnomos, ministerios, instituciones pblicas descentralizadas, empresas estatales de derecho pblico y privado, empresas mixtas con participacin accionara del Estado, Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales y las Notaras .. Artculo 28.- La relacin de los Archivos Pblicos con el Sistema Nacional de Archivos es de carcter tcnico normativo, de asesoramiento, de supervisin y de control.

CAPITULO VII DE LAS OBLIGACIONES QUE ESTABLECE EL SISTEMA NACIONAL ARCHIVOS Artculo 29.- Los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos estn obligados a cumplir las directivas, normas, disposiciones y lineamientos de poltica dictados por el rgano Rector del Sistema. Artculo 30.- Los funcionarios pblicos, sea cual fuere su nivel no podrn conservar en su poder documentos generados en el ejercicio de sus funciones, estando obligados a remitirlos al archivo respectivo.

CAPITULO VIII DE LAS FALTAS Y SANCIONES Artculo 31.- Son faltas graves y posibles de sancin las siguientes: a. La salida ilegal del pas de documentos de valor permanente; b. La extraccin no autorizada de documentos de los archivos conformantes del Sistema Nacional; c. Los daos al Patrimonio Documental por negligencia o por accin u omisin deliberada; d. La apropiacin ilcita de documentos por parte de funcionarios y servidores pblicos; e. La eliminacin de documentos sin observar las disposiciones legales vigentes; f. El incumplimiento de los plazos por parte de las entidades conformantes del Sistema, de los administradores de los documentos notariales y de los escribanos a transferir la documentacin que por Ley debe pasar al Archivo General de la Nacin o Archivo Regional; y g. La transferencia del Patrimonio Documental de la Nacin a terceros sin observar los dispositivos legales vigentes. Artculo 33.- Las faltas o transgresiones a las normas establecidas en el presente Reglamento y aquellas que dicte el Sistema Nacional de Archivos, sern sancionadas de acuerdo a las disposiciones administrativas existentes, sin perjuicio de las acciones civiles o penales a que hubiere lugar.

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CAPITULO IX DE LA ACCESIBILIDAD A LA INFORMACION Artculo 34.- Entindase por accesibilidad a la disponibilidad de los documentos para la consulta mediante la funcin de servicio que realiza todo archivo. Artculo 35.- La accesibilidad a la informacin est referida a todos los documentos que conforman el Patrimonio Documental de la Nacin, sean estos pblicos o privados. Artculo 36.- Todos los documentos que custodian los archivos integrantes del Sistema Nacional son accesibles al pblico en general de acuerdo a las normas administrativas vigentes sobre el particular con excepcin de aquellos que puedan atentar contra los intereses y la seguridad nacional y a la privacidad o intimidad personal. El procedimiento se establecer de acuerdo a las normas dadas por el Sistema Nacional de Archivos. Artculo 37.- Son documentos confidenciales, secretos y estrictamente secretos los que tienen que ver con la defensa y seguridad nacional. De conformidad con el Art. 4 de la Ley N 19414 cada entidad deber establecer sin excepcin sus respectivas tablas de clasificacin hasta por un perodo no mayor de 30 aos, para su conocimiento pblico. Artculo 38.- Los archivos que conservan documentos que tienen que ver con la privacidad de las personas, debern establecer sus tablas de clasificacin para que al cumplimiento de las mismas, se garantice su libre acceso. Artculo 39.- Los Archivos Privados que se integren al Sistema Nacional estipularn en sus respectivos convenios con el Archivo General de la Nacin, los trminos de accesibilidad a la informacin de sus documentos.

CAPITULO X DISPOSICIONES TRANSITORIAS PRIMERA.- Los cargos de archivero sern ocupados por los especialistas y tcnicos que cumplan los requisitos aprobados por el organismo competente, a propuesta del Archivo General de la Nacin. SEGUNDA.- Las entidades conformantes del Sistema Nacional de Archivos solicitarn autorizacin del Archivo General de la Nacin para la aplicacin del sistema de micro reproduccin. TERCERA.- Los Archivos Regionales y Subregionales estarn a cargo de Directores vinculados con la actividad archivstica, que renan las mismas condiciones para ser Jefe del Archivo General de la Nacin.

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CUARTA.- En va de regularizacin los notarios, administradores y todos aquellos incursos en el Art. 7 del Decreto Ley N 19414, transferirn la documentacin notarial que custodian al Archivo General de la Nacin o a los Archivos Regionales, segn corresponda de acuerdo a Ley. QUINTA.- Las normas y directivas emitidas por el Archivo General de la Nacin antes de la dacin del presente reglamento, conservan su vigencia como normas del Sistema Nacional de Archivos SEXTA.- Los Archivos no pblicos podrn integrarse al Sistema Nacional de Archivos a travs de convenios o adhesiones. SEPTIMA.- El Ministerio de Economa y Finanzas proveer los recursos financieros necesarios para la implementacin de la Nueva Estructura Orgnica del Archivo General de la Nacin, en concordancia con el Art. 6 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

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