Google Docs

Una herramienta web para la prctica docente

CU. Rodrigo G. Zamora

Contenido
1. 2. Introduccin Que es Google Docs

3.
4. 5.

Requisitos para su uso

Accediendo a Google Docs Descripcin de su entorno

6.
7. 8.

Crear un nuevo documento

Compartir un documento Subir un archivo a Google Docs

9.

Trabajo colaborativo en lnea

10. Historial de revisiones 11. Creando una encuesta

12. Conclusiones
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Intrduccin
o Trabajar en forma colaborativa sobre un documento.
Se crea una copia por cada usuario que recibe el correo.

Se debe realizar la tarea de recopilar y organizar todas las versiones del archivo, para poder juntarlas en un solo documento.
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Se tienen diferentes versiones de un nico documento.

Introduccion
o Solucin al problema Google Docs!
Los documentos son convertidos a una versin Online

Se invita a los colaboradores, a travs del correo electrnico

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Qu es Google Docs? Google Docs es una potente suite ofimtica, que nos permite almacenar y trabajar todos nuestros documentos en lnea.
Es una herramienta office que se encuentra disponible dentro del servicio Google Apps.
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Requisitos para su uso 1. Una cuenta de correo electrnico Gmail 2. Conexin a Internet 3. Navegador Web.

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Acceso a Google Docs

Iniciamos nuestra sesin con nuestro direccin de correo y clave.

Creamos una cuenta en Google.

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Descripcin del entorno

Nombre de usuario

1 Barra de Acciones

Muestra el men de configuracin. (Idioma) Para Salir de Google Docs.

3 Seccin Derecha

2 Seccin Izquierda
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1 Barra de Acciones
Nuevo: Desde aqu podemos elegir crear un nuevo documento, presentacin, hoja de clculo, formulario o carpeta.

Subir: Desde esta opcin se puede subir archivos creados en otras aplicaciones.
Compartir: Seleccionando uno de los archivos creados y guardados, desde este lugar el propietario del documento podr invitar a otros usuarios como colaboradores o como lectores. Tambin desde aqu se puede dar mayor autonoma a los usuarios o bloquear ciertos permisos. Mover: Seleccionando un archivo nos da la opcin de moverlo a otra carpeta.
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1 Barra de Acciones
Ocultar: Oculta el elemento seleccionado. Se lo puede encontrar en la carpeta oculto y con la opcin mostrar, ubicada ahora como opcin, lo puede hacer visible. Suprimir: Para borrar los archivos seleccionados. Cambiar Nombre: Para renombrar los archivos seleccionados. Ms Acciones: En este men encontramos la posibilidad de marcar con una estrella, administrar el uso compartido, poder guardar el archivo con diferentes extensiones, tambin tendr acceso a la vista previa y a las revisiones.

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2 Seccin Izquierda
Esta seccin nos muestra la clasificacin de nuestros documentos. Soy el propietario: nos mostrar los documentos de los que somos propietarios Abierto por mi: documentos que nosotros hayamos abierto Marcados con estrella: los documentos podemos marcarlos con una estrella, porque son importantes o por el motivo que estimemos oportuno. Aqu nos mostrar slo los que hemos marcado con una estrella. Oculto: Se puede marcar un documento oculto (botn Ocultar del men) y slo aparecer en las carpetas y en esta vista de Todos los documentos: Oculto. Papelera: Los documentos que hemos eliminado anteriormente. Pasan a estar en la papelera. De la papelera podemos borrarlos permanentemente o recuperarlos de nuevo. Bsquedas Guardadas: Nos permite hacer bsquedas en los documentos. Adems podemos crear bsquedas y dejarlas guardadas.

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2 Seccin Izquierda
Mis carpetas: Nos muestra los documentos ordenados por carpeta. Si clickeamos en una carpeta en concreto veremos los documentos que estn dentro de dicha carpeta. Elementos por Tipo: Obtenemos una vista por tipo de documento, puede ser PDF, documentos en s, presentaciones u hojas de clculo.

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3 Seccin Derecha
Aqu se muestran el listado de archivos, dependiendo de la clasificacin selecta en la seccin izquierda.

Informacin de los ficheros: Columna Nombre, se muestra el nombre del documento. Columna Carpetas / Uso compartido: en verde veremos el nombre de la carpeta en el que est (si es que est en alguna carpeta) y los usuarios que comparten dicho documento. Columna Fecha : fecha de la ltima modificacin y por quien fue realizada. Por defecto los documentos aparecen ordenados por fecha, el ms reciente primero. Pero pulsando sobre el ttulo de la columna, los ordenamos por dicha columna. Si queremos invertir el orden de bsqueda, volvemos a pinchar en dicha columna.

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Crear un nuevo documento

Para crear un nuevo documento, nos dirigimos a la parte superior de Google Docs y ubicamos el botn Nuevo, el cual nos da acceso a un men desplegable.
Google docs nos permite la creacin de cinco elementos: Formulario, con el que podemos recoger informacin de otros usuarios. Documento, un documento de texto. Presentacin, basada en diapositivas. Hoja de clculo. Carpeta, para organizar nuestros elementos. Para nuestro ejemplo vamos a elegir la opcin Documento, porque queremos crear un documento de texto.

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Pantalla de Edicin de texto

Ttulo del documento, como todava no tiene asignado uno, si hacemos clic aparece un cuadro para realizar dicha accin. Informacin sobre la edicin del documento. Muestra Fecha, hora y Autor

Los botones permiten Guardar cambios, Guardar y Cerrar nos lleva a la pagina principal. Compartir el archivo para su edicin.

En la pantalla de edicin del texto, encontramos opciones bsicas de formato de un procesador de textos como Word u Open Office.

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Compartir un documento
Existen dos formas de compartir un documento: 1- Desde la lista de documentos Haciendo clic derecho sobre el archivo que se quiere compartir

2- Directamente desde un documento, una hoja de clculo o una presentacin.

Una vez abierto el documento, hacemos clic en el botn compartir que se encuentra en la esquina superior derecha.

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Compartir un documento
Por cualquiera de las dos formas de compartir un documento, nos aparece la siguiente pantalla, en ella tenemos que escribir la direccin de correo electrnico de los usuarios o listas de correo que queramos aadir
Escribimos un mensaje para ayudar a entender al usuario que recibe el mail para participar como colaborador

Elegimos el tipo de participacin que vamos a enviar al usuario CU. Rodrigo G. Zamora

Podemos aadir colaboradores sin la necesidad de que ellos reciban la invitacin por mail. Ellos van a acceder al documento desde la pagina principal de Google Docs.

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Subir un archivo a Google Docs

Por cualquiera de las dos formas de compartir un documento, nos aparece la siguiente pantalla, en ella tenemos que escribir la direccin de correo electrnico de los usuarios o listas de correo que queramos aadir
Restricciones a tener en cuenta a la hora de subir un fichero: Documentos (mximo 500 KB) Archivos HTML y de texto sin formato (.txt) Microsoft Word (.doc), texto enriquecido (.rtf), texto de OpenDocument - Open Office Writer (.odt) y StarOffice (.sxw) Presentaciones (hasta 10 MB desde el equipo, 2 MB desde Internet y 500 KB por correo electrnico) Microsoft PowerPoint (.ppt, .pps) Hojas de clculo (mximo 1 MB) Valores separados por comas (.csv). Archivos de Microsoft Excel (.xls) y hojas de clculo de OpenDocument - Open Office Calc(.ods) Archivos PDF (hasta 10 MB desde tu equipo y 2 MB desde la Web)

1- Forma habitual

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Subir un archivo a Google Docs

2- A travs del correo electrnico
Esta opcin no funciona con hojas de clculo y documentos PDF. Con el resto de tipos de archivos s. Hay que mandar un correo a la direccin de correo que tenemos asignada a tal efecto (esta direccin de email es exclusiva para nosotros y no conviene que la conozca nadie ms)

Si escribimos un mensaje sin ningn anexo: se nos crear en Google Docs un nuevo documento cuyo ttulo es el asunto del mensaje y el contenido es el texto del mensaje. Si escribimos un mensaje con anexos (adjuntamos algn fichero): debe ser un documento compatible. Lo que hace el sistema al recibir el correo es convertir cada uno de los adjuntos a HTML y crear un nuevo documento en Google Docs por cada uno de los anexos. El ttulo de cada documento es el nombre del adjunto.

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Trabajo colaborativo en lnea

Muestra quienes mas estn editando el documento.

Para visualizar los cambios que estn realizando otros usuarios, se debe esperar unos segundos

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Historial de revisiones
Permite visualizar cuales fueron los diferentes cambios que fueron introducidos por cada uno de los colaboradores que participan en la edicin del documento. Podemos acceder a ella haciendo clic derecho sobre el documento y seleccionando Revisiones del men desplegado, veremos una pantalla con la siguiente informacin:

Las acciones que podemos hacer desde esta pantalla son las siguientes:

1. Haciendo clic sobre una de ellas, vamos a poder visualizar como estaba el documento en ese momento y saber quien realiz dichas modificaciones. - Desde all se puede restaurar el documento a esa versin.
2. Comparar las diferencias que hay entre dos revisiones diferentes del documento.

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Historial de revisiones
Vista de la comparacin de dos revisiones de un documento.

Muestra quienes son los colaboradores en la edicion del documento. Se identifica a cada uno, con un color distinto, para saber quien hizo la modificacin. El texto tachado indica que ya no esta, el texto con un fondo de color indica que se modifico dicho texto.

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Creando una encuesta

Si queremos crear una encuesta y enviarla a diferentes personas para que la completen o la queremos publicar en nuestra web para que nuestros lectores la rellenen, Google Docs nos lo permite. Primeramente debemos crear una nueva hoja de clculo, que es dnde veremos reflejado lo que la gente ha ido contestando en la encuesta:

Seguidamente desde el men Formulario, vamos a hacer clic en Crear Formulario, que es donde vamos a formular las preguntas para nuestra encuesta.

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Creando una encuesta

Desde los botones: Se puede ver una pagina grficos estadsticos a medida que un persona completa la encuesta. Se puede mandar el formulario por correo a aquellas personas que se desea carguen la encuesta.

Tipos de preguntas que se pueden insertar.

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Creando una encuesta

Si pasamos el mouse por encima de alguna de las preguntas de la encuesta, veremos que se resaltan con un color y adems nos aparecen las opciones de: Editar, Duplicar y Eliminar.

En modo Edicin, de una pregunta.

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Creando una encuesta

Informacin almacenada en la Hoja de clculo, con las respuestas de la encuesta

Informacin estadstica que nos brinda la opcin Resumen de la encuesta.

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Conclusiones
Las herramientas ofimticas en lnea representan una opcin interesante a considerar para la creacin y edicin de documentos en lnea. La posibilidad de contar con estos materiales en lnea nos permite disfrutar de un amplio conjunto de ventajas para la planificacin y gestin acadmica de nuestras actividades. docentes, de una manera muy fcil y rpida. Ya que por ejemplo desarrollar una pgina web con los contenidos de una gua de estudio se reduce a subir el documento a nuestra cuenta en alguna de estas suite ofimticas y configurar el mismo para que sea publicado como pagina web o una entrada ms de un blog en el caso de Google Docs y Blogger. Una caracterstica que hace altamente atractivo estas aplicaciones es la posibilidad de invitar a otras personas a colaborar en la construccin del documento, hoja de clculo o presentacin mediante el otorgamiento de permisos de edicin, promoviendo el trabajo colaborativo entre los participantes de dicha actividad.

La nica desventaja que presentan ambas suites ofimticas es la necesidad de contar con una buena conexin a internet que garantice fluidez en los procesos de creacin y edicin en lnea de los archivos. Aunque ambas aplicaciones recientemente han incluido la posibilidad de trabajar offline y posteriormente actualizar la informacin almacenada en lnea.

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Muchas Gracias
Rodrigo G. Zamora rodrigogzamora@gmail.com