IMPLEMENTAO DE SISTEMAS DE INFORMAO NAS ORGANIZAES Resumo

O Sistema Integrado de Gesto SIG atualmente uma ferramenta de grande importncia para as empresas. Entre outros objetivos, ele responsvel pela integrao dos processos. A implantao do SIG um projeto longo, que apresenta diversos tipos de problemas. O conhecimento prvio dos possveis problemas pode ser de fundamental importncia para se tomar aes preventivas ou mesmo para se adotar procedimentos mais adequados. Este artigo apresentar os principais resultados de uma pesquisa realizada em quatro empresas, e que teve o objetivo de conhecer os problemas mais comuns na implantao de um SIG.

O presente casos de estudo iro apresentar os principais resultados de uma pesquisa realizada em quatro empresas de mdio e grande porte com o objetivo de levantar os problemas mais comuns em um projeto de implantao de um Sistema Integrado de Gesto.

1 Empresa A informaes gerais A empresa A possui cerca de 8.000 empregados e seu faturamento anual de aproximadamente US$2 bilhes. Tem atualmente 1.200 usurios do SIG. Vrios motivos levaram esta empresa a decidir pela implantao de um Sistema Integrado de Gesto. Entre eles podem ser citados: bug do ano 2000, globalizao do negcio, sistemas legados em tecnologias ultrapassadas, sistemas no integrados, baixa qualidade de informaes e falta de visibilidade necessria para tomada de deciso. Para a escolha do SIG a ser implantado, a Empresa A no adotou uma metodologia estruturada. A premissa bsica foi determinar a escolha entre os dois SIGs lderes de mercado. Houve portanto uma avaliao pode-se dizer superficial - destes dois Sistemas Integrados de Gesto, conduzida mediante vrias apresentaes realizadas pelos fornecedores dos sistemas, em conjunto com uma srie de visitas a empresas que os haviam implantado. Foi possvel notar claramente uma tendncia da Empresa A pela escolha do SIG lder de mercado, acompanhando talvez um modismo da poca. O processo para a escolha do SIG levou cerca de oito meses. A estratgia de implantao da Empresa A foi faseada, ou seja, a implantao foi dividida em trs fases, e em cada uma delas eram implantados mdulos especficos do sistema. O prazo previsto para a implantao das trs fases era 23 meses. No entanto os prazos iniciais no foram cumpridos, e logo na fase 1 a implantao foi atrasada em trs meses. O oramento previsto para a implantao das trs fases foi de US$ 34 milhes. J o oramento realizado no foi divulgado. Quanto equipe de implantao, era composta por aproximadamente 80 pessoas com dedicao integral ao projeto, entre consultores e funcionrios da Empresa A. Havia tambm participaes pontuais de pessoas da rea operacional quando assim fosse requisitado. Em relao aos sistemas legados, apenas na ltima fase eles sero substitudos na sua maioria, devido estratgia de implantao. 1.1 Implantao principais problemas na Empresa A

A Empresa A teve como um dos problemas de implantao, a adequao de certos processos ao SIG, o que implicou em mudanas de procedimentos e cultura dos funcionrios. Em relao ao no atendimento de um requisito pelo software, tem-se na Empresa A alguns exemplos: aspectos fiscais, cujas necessidades da empresa no eram atendidas pelo SIG; o controle de efetividade - controle dos tipos de componentes empregados em cada nmero de srie do produto final; facilidade de obteno de qualquer informao em trs moedas diferentes. No houve problemas com experincia da equipe de consultores operacionais, isto , com os consultores de cada mdulo do SIG. Com relao parte de gerenciamento do projeto pela consultoria, a Empresa A enfrentou grandes problemas, provocando at mesmo a troca de consultores. Houve na primeira fase o desenvolvimento de diversas interfaces para a comunicao com os sistemas legados mantidos. Neste item um problema enfrentado pela empresa foi o no cumprimento dos prazos definidos para a entrega das interfaces, prazos estes necessrios para a realizao dos testes integrados. O treinamento de usurios finais foi conduzido pela equipe de implantao e teve a durao de dois meses. Neste aspecto a Empresa A teve um pequeno problema em virtude do atraso para entrada em produo do sistema. Quando a deciso foi tomada, a maior parte dos treinamentos j havia sido ministrada, sendo ento necessrio realiz-los novamente. A soluo encontrada foi a conduo de cursos sob a tica de reviso do que foi anteriormente ensinado. Os testes unitrios assim como os testes integrados e o teste de stress foram realizados com boa participao dos usurios finais, apesar das dificuldades em funo do grande volume de trabalho, e por isso da disponibilidade para participar. Outros problemas foram citados pela Empresa A. Um deles a disponibilidade das pessoas para fazer parte da equipe de implantao. Percebeu-se durante o projeto que a equipe da Empresa A apresentava recursos em quantidade menor do que o necessrio, acumulando assim vrias atividades para as mesmas pessoas. Isto prejudicava o cumprimento de prazos assim como a transmisso dos conhecimentos do sistema pela consultoria aos empregados da Empresa A. Outro problema enfrentado pela Empresa A foi a definio da responsabilidade pelo cadastro dos dados mestre, como por exemplo, clientes, fornecedores, materiais etc. Em relao ainda a este tpico, houve tambm problemas na limpeza da base de dados, que deveria ter retirado itens que estivessem sem utilizao por determinado perodo.

2 Empresa X Informaes Gerais A Empresa X possui cerca de 3.100 empregados e seu faturamento mensal de R$40 milhes. Tem hoje cerca de 500 usurios do SIG. A deciso pela implantao de um Sistema Integrado de Gesto surgiu de um longo projeto de reestruturao da empresa e redesenho de processos que vinha ocorrendo desde o incio da dcada de 90, aliado a um fracasso na tentativa de se desenvolver um sistema integrado internamente. Existia tambm o fato de que os sistemas legados no estavam preparados para o bug do milnio. Aps a deciso de se implantar um Sistema Integrado de Gesto, a empresa deu incio escolha do SIG. Para tal foi contratado um consultor que, atravs de uma metodologia auxiliou a equipe responsvel pela avaliao e escolha do sistema que mais se adequava s necessidades da empresa. Foram tambm realizadas algumas visitas para verificar de perto a utilizao dos sistemas avaliados. Nesta empresa, o processo de escolha do SIG foi conduzida por de forma estruturado, e levou cerca de 7 meses. A estratgia de implantao da Empresa X foi big-bang, isto , todos os mdulos que faziam parte do escopo de uma nica vez, e em todas as plantas simultaneamente, e na data da entrevista a implantao havia sido concluda h um ano e trs meses. O prazo inicialmente previsto para o projeto era de nove meses. Por motivos estratgicos o go live foi adiado em um ms. Tais motivos referiam-se a maior rapidez na obteno do resultado anual da empresa, visto que a entrada em produo poderia gerar necessidades de adequaes, o que poderia provocar atrasos no fechamento anual. O oramento previsto foi de R$ 8 milhes. Na implantao foram gastos R$ 9 milhes e aps a entrada em produo do SIG mais R$ 3 milhes para manutenes e alteraes necessrias. A equipe de implantao era composta por aproximadamente 70 pessoas com dedicao integral ao projeto, sendo 40 pertencentes Empresa X e 30 consultoria. Havia tambm participaes pontuais de pessoas da rea operacional. Nos ltimos trs meses de implantao projeto a equipe chegou a ter 120 pessoas. Foram mantidos os sistemas legados utilizados para a administrao da produo, sendo que cada planta da empresa utiliza seu prprio sistema.

2.1 - Implantao principais problemas na Empresa X

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A Empresa X colocou como uma das dificuldades de implantao, a adequao de certos processos ao SIG, o que implicou em mudanas de procedimentos e cultura dos funcionrios. Maior dificuldade, no entanto, foi encontrada em processos que apresentavam requisitos bsicos no atendidos pela verso implantada do sistema. Como exemplo, a Empresa X citou a apurao dos custos de produto por rea de negcio. Por rea de negcio pode-se entender um ramo de negcio da empresa, por exemplo, um tipo de produto. A obteno dos nmeros por rea de negcio possibilita o gerenciamento por ramo de produtos/servios da empresa. A rea de negcio no restrita a uma planta ou empresa. Sendo assim uma mesma empresa pode ter vrias reas de negcio atravessando vrias plantas ou um grupo empresarial pode ter vrias reas de negcio que passam por diversas empresas. Uma grande dificuldade enfrentada pela Empresa X foi a falta de experincia da equipe de consultoria, tanto no SIG escolhido como em processos de negcio. Como toda administrao da produo no suportada pelo SIG, houve a necessidade de se construir vrias interfaces para a comunicao entre os sistemas. Neste item uma dificuldade foi fato de que cada planta da empresa utilizava seu prprio sistema para administrao da produo. Desta forma foi necessrio desenvolver interfaces diferentes, uma para cada planta. Outro problema citado pela Empresa X foi o prazo para o desenvolvimento das interfaces. Nenhuma delas foi entregue em tempo para a realizao dos testes integrados. A entrada em produo entretanto, aconteceu mesmo assim, o que significou um grande risco para o sucesso do projeto. O treinamento de usurios finais foi conduzido pela equipe de implantao e teve a durao de trs meses. O problema relacionado a este item estava na disponibilidade. Metade da equipe de implantao foi deslocada para a conduo destes treinamentos e ficou durante trs meses afastada das atividades da implantao. Os testes unitrios assim como os testes integrados foram realizados na maior parte pela equipe de implantao com pequena participao dos usurios finais, devido a falta de disponibilidade e comprometimento das pessoas, sendo este identificado como uma das maiores dificuldades do projeto de implantao.

3 Empresa Y informaes gerais A Empresa Y possui cerca de 1000 empregados e apresenta um faturamento anual de US$120 milhes. Tem hoje aproximadamente 450 usurios finais do SIG. Em relao ao motivo de implantao de um SIG, foram vrios os fatores considerados pela Empresa Y, entre eles sistemas em tecnologias obsoletas, equipamentos ultrapassados e o bug do milnio. No houve um processo de avaliao e escolha do SIG mais adequado s necessidades da empresa. A escolha foi proveniente de uma deciso corporativa, pois o mesmo havia sido adotado em outras unidades do grupo ao qual pertencia a empresa em questo. imposio da matriz. A Empresa Y fez uma implantao big-bang. Na data da entrevista a implantao j havia sido concluda h sete meses. O prazo previsto para o projeto era de onze meses. A entrada em produo ocorreu com um atraso de trs meses considerando-se ainda a manuteno dos sistemas legados em paralelo, os quais foram desligados dois meses depois. Portanto o SIG comeou a funcionar como suporte s operaes da empresa cinco meses aps a data prevista. O oramento previsto de US$5 milhes, o qual foi rigidamente cumprido. A equipe de implantao era composta por 20 a 30 pessoas entre usurios chave e consultores, sendo a maioria dos usurios-chave com dedicao parcial implantao. Nos meses finais este nmero chegou a 50 pessoas, todos elas, entretanto, trabalhando parcialmente no projeto, com exceo dos consultoria. Os sistemas legados foram substitudos, com exceo do Sistema de Folha de Pagamento. Foi uma

3.1- Implantao principais problemas na Empresa Y No houve problemas relevantes quanto adequao de seus processos ao software. Foram necessrias adaptaes ao modelo proposto pelo SIG, mas nada de grande impacto. Quanto ao no atendimento de um requisito pelo SIG, ocorreu um problema com o mdulo Recursos Humanos. Tal mdulo no possua a parte referente Folha de Pagamento, que apresenta caractersticas bem definidas em funo da legislao brasileira. Para tal foi utilizado outro sistema, e neste caso foi necessrio o desenvolvimento de uma interface em para atender o processo. Outro problema enfrentado foi a inexperincia da consultoria contratada, cujo projeto era um dos primeiros no Brasil. Alm deste, outro problema com a consultoria foi o mau gerenciamento do projeto, o que culminou com a parada da implantao e a troca de consultores de nvel gerencial. Como foram substitudos todos os sistemas legados, com exceo da Folha de Pagamento, houve pequeno nmero de interfaces. Neste item o problema enfrentado foi o no cumprimento dos prazos especificados, atrasando a entrega das interfaces e prejudicando a realizao dos testes integrados. Foram treinados aproximadamente 450 usurios finais, totalizando 12.000 horas de treinamento, ministrados pela prpria equipe de implantao. O problema enfrentado neste ponto foi a escassez de recursos, como locais e equipamentos para a realizao dos cursos. A falta de recursos provocou certo atraso no treinamento, que teve a durao de trs meses. No que se refere a testes, a Empresa Y colocou um grave problema: no houve participao dos usurios finais, sendo conduzidos pela prpria equipe de implantao. Este fato decorrente da falta de comprometimento das pessoas em geral, o que foi atribudo pela empresa, pouca divulgao do projeto. Alm disto, os testes integrados no foram completos devido ao curto prazo, pois foram realizados sem as interfaces.

4 Empresa Z Informaes Gerais A Empresa Z possui aproximadamente 2300 empregados, do SIG. A deciso pela implantao de um SIG surgiu a partir de um trabalho realizado para o levantamento de mudanas necessrias em virtude do crescimento da empresa. Tal crescimento levou abertura de novas unidades espalhadas Brasil, provocando assim o incio de alteraes na estrutura organizacional e conseqentemente ajustes nos processos empresariais, incluindo centralizao de atividades na matriz. Tambm fazia parte deste cenrio a tecnologia ultrapassada dos sistemas utilizados. A escolha do Sistema Integrado de Gesto foi realizada basicamente atravs de benchmarking, no se configurando portanto, um processo de avaliao dos softwares. Considerou-se para tal o sistema SIG j utilizado por outras empresas do ramo ao redor do mundo. Outro fato tambm considerado refere-se ao SIG utilizado por um dos acionistas da empresa, que apresentava o mesmo tipo de produo. O processo de escolha teve a durao de um ano. A Empresa Z fez uma implantao big-bang. Aps a implantao na matriz, teve incio o rollout, extenso da implantao para as outras unidades da empresa, sendo o SIG implantado em uma unidade a cada ms. Na data da entrevista a implantao j havia sido concluda h um ano e oito meses na matriz, e h onze meses se consideradas todas as unidades da empresa. O prazo previsto para a implantao na matriz e demais unidades era de 18 meses, prazo este cumprido. Tambm foi cumprido o oramento de US$15 milhes, previstos para a implantao A equipe de implantao era formada por quinze pessoas da rea funcional com dedicao integral ao projeto, chamados de usurios-chave. Havia tambm algumas participaes pontuais de pessoas da rea operacional. Estas participaes aconteciam quando era necessrio discutir algum detalhe de processo cujo domnio era de um usurio especfico. Em relao consultoria, havia doze consultores tambm em tempo integral. J a rea de informtica era representada por quatro funcionrios que continuaram ligados s atividades dirias, isto , no tinham dedicao integral ao projeto de implantao do SIG. A equipe atingiu nos ltimos meses de implantao um nmero mximo de cinqenta pessoas, entre usurios-chave, participaes pontuais, consultores e representantes de informtica. Foram mantidos alguns sistemas legados, restritos a um departamento especfico, no gerando grande impacto na integrao proporcionada pelo SIG. considerando-se todas as suas

unidades no Brasil. Apresenta um faturamento anual de US$1,5 bilhes e tem 800 usurios finais

4.1- Implantao principais problemas A Empresa Z colocou como uma das dificuldades de implantao o no atendimento de requisitos bsicos pelo SIG. Como exemplo foi colocada a parte fiscal. Em virtude de existirem unidades da empresa em vrios Estados do Brasil, e em virtude de cada Estado possuir sua prpria legislao fiscal e por isso apresentar aspectos particulares e exigir relatrios especficos, seria necessrio ter esta flexibilidade no sistema. No entanto o sistema no atendeu a este aspecto fiscal, e como soluo a empresa desenvolveu seus prprios aplicativos. Outro problema enfrentado pela empresa refere-se ao processo de custos. A Empresa Z at ento calculava custos por planta. Com a implantao do SIG os custos do produto passaram a ser calculados por empresa, isto , a informao passou a ser consolidada, no existindo no SIG o detalhamento anterior. Como soluo, continuou a ser utilizado um sistema legado para a obteno das informaes por planta. Outra dificuldade mencionada pela Empresa Z foi a falta de experincia dos consultores, cujo projeto em questo foi o primeiro da maioria deles. Em relao a interfaces, houve necessidade de desenvolv-las para comunicao com os sistemas das unidades enquanto no ocorria o roll-out. A maior parte delas foi entregue com significante atraso, podendo-se dizer at que foram entregues em tempo suficiente para entrada em produo, sendo que alguns desenvolvimentos que no impactavam a operao no haviam sido entregues at a data da entrevista. Foram treinados aproximadamente 800 usurios finais. A Empresa Z no enfrentou problemas relacionados a este tpico. O mesmo na realizao dos testes integrados. No entanto foram mencionados outros problemas. Um deles foi a resistncia dos funcionrios temerosos com as mudanas, que chegou at mesmo a dificultar o trabalho da equipe de implantao e dos consultores. E finalmente um grande problema desta implantao relatado pela Empresa Z foi o cadastro de dados mestre: clientes, fornecedores e materiais. Os problemas referiam-se a definio da responsabilidade por estes cadastros alm da limpeza da base de dados do legado, essencial para a diminuio de problemas aps a entrada em produo.

4 - Anlise: implantao Informaes Gerais Em relao s caractersticas bsicas das implantaes, percebeu-se no trabalho que: entre os motivos que levaram as empresas a decidir pela implantao de um Sistema Integrado de Gesto, freqentemente estavam o problema referente ao bug do milnio, o fato
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de possurem tecnologias ultrapassadas, e o objetivo de integrar seus processos devido a motivos diversos; dentre as quatro empresas pesquisadas, apenas uma utilizou uma metodologia estruturada para a escolha do SIG a ser implantado. As demais conduziram a escolha de outras formas, como por exemplo tendncias escolha do lder de mercado, imposio do grupo empresarial ao qual pertencia, e mesmo benchmarking com empresas do mesmo ramo. No existiu um ponto em comum neste item; a estratgia de implantao adotada pela maioria das empresas foi a big-bang. Apenas a Empresa A adotou a estratgia faseada. em relao durao do projeto de implantao, das quatro empresas pesquisadas, apenas uma conseguiu cumprir o prazo previsto; quanto ao oramento do projeto, duas empresas cumpriram o valor previsto, uma delas teve um gasto de 50% a maior e a Empresa A no disponibilizou a informao; em relao aos sistemas legados, foi levantado que todas as empresas mantiveram um ou mais sistemas, no conseguindo substitu-los totalmente pelo SIG. Isto mostra que o SIG no soluo universal para todas as empresas, que apresentam suas particularidades nem sempre atendidas pelo SIG.

5 Anlise: Implantao Principais Problemas J no que se refere aos principais problemas encontrados em uma implantao, tem-se a seguinte anlise: todas as empresas enfrentaram dificuldades referentes necessidade de adequar seus processos ao software escolhido, mas principalmente referentes ao fato do SIG no atender requisitos bsicos de seus processos. Vrios foram os exemplos citados, mostrando novamente que o SIG possui processos padronizados, sendo muito difcil atender necessidades particulares;
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em relao preparao da equipe, todas as empresas apresentaram queixas devido pouca experincia dos consultores, seja na parte operacional como na gerencial, mostrando que este deve ser um item bem analisado durante o planejamento da implantao;

no que tange s interfaces necessrias devido manuteno dos sistemas legados, o problema enfrentado por todas as empresas foi o no cumprimento dos prazos para o desenvolvimento das mesmas, afetando seriamente a qualidade dos testes integrados. Isto deve-se aos prazos demasiadamente curtos para a realizao desta atividade o que leva tambm concluso sobre escassez de recursos;

quanto aos treinamento dos usurios finais, cada empresa apresentou problemas especficos, no configurando-se portanto neste item, um fator comum a todas elas;

referente aos testes integrados, estes foram conduzidos sem a utilizao de todas as interfaces necessrias. Outro problema enfrentado por duas das quatro empresas refere-se pouca participao dos usurios finais, configurando um problema maior, a falta de comprometimento e a resistncia dos mesmos;

outros problemas foram mencionados pelas empresas. Dentre eles, e presente na maior parte, est a falta de comprometimento e a resistncia das pessoas s mudanas impostas pela implantao, devido falta de divulgao do projeto ou mesmo falta de comprometimento da alta administrao. Tambm foi mencionada por duas empresas grande dificuldade no cadastro dos dados mestre, seja na limpeza da base de dados, de importncia fundamental, ou at mesmo na definio das responsabilidades por tal atividade. Foi levantado tambm o problema da falta de recursos, ou seja, pessoas para a composio da equipe, provocando o acmulo de atividades e conseqentemente atrasos nos prazos previstos.

Questes 1. Quais os objectivos de cada organizao? 2. Concorda com a estratgia escolhidas pela organizao para a escolha do SIG? Justifique 3. A abordagem de implementao (faseada/cut-over) seguida por cada uma dela foi a mais correcta? Justifique 4. Quais os problemas enfrentados por cada uma delas no acto da implantao do SIG? 5. Analise os problemas enfrentados pelas organizaes em termos: Tempo
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Custos Recursos Humanos

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