COMPARTIR DOCUMENTOS

El correo electrnico representa una buena solucin cuando queremos enviar informacin va Internet, pero para ver las ventajas de los documentos compartidos pongmonos en la situacin de los estudiantes que deben preparar la investigacin. Uno de ellos prepara un borrador y lo enva a sus compaeros. Cada uno lo recibe, realiza correcciones y reenva el texto. Esto se da, por lo menos, dos veces por cada uno. Por lo tanto, al cabo del da habr seis versiones del mismo documento, ninguna aprobada en conjunto y todas diferentes. Poco prctico. Para facilitar este tipo de trabajos, es que hoy en da se puede apelar a los documentos compartidos. Es decir, un solo documento es creado en una plataforma y todos trabajarn sobre el mismo. As, no hay distintas versiones ni confusin. La opcin ms usada a la hora de apelar a los documentos compartidos es Google Docs, una de las aplicaciones del buscador. Quienes tienen una cuenta de usuario pueden publicar y editar all sus documentos y comunicar al resto de los interesados que est disponible el texto para su revisin. Las opciones, en el caso de Google Docs van ms all de los documentos de texto, ya que tambin se pueden compartir hojas de clculo, presentaciones y videos.

Compartir Documentos: Otras opciones

Veamos ahora otras opciones para entrar en el mundo de los documentos compartidos: - DocShare es un servicio de publicacin e intercambio de documentos online, en el que los usuarios registrados tienen la posibilidad de subir cualquier todo tipo de contenidos escritos, publicndolos online a la vista de millones de usuarios de todo el mundo. - Slideshare es un espacio gratuito donde los usuarios pueden enviar presentaciones PowerPoint u Open Office, que luego quedan almacenadas en formato Flash para ser visualizadas online. Admite archivos de hasta 20 Mb de peso, sin transiciones entre diapositivas. - Zoho Share es el nuevo componente destinado a compartir documentos online de la suite de aplicaciones web Zoho. Esta aplicacin es similar a Google Docs, aunque tiene algunas caractersticas de red social, ya que los usuarios podrn comentar y aplicar puntaje sobre los documentos. - Scribd es un sitio social editorial, donde decenas de millones de personas comparten escritos y documentos originales, en mltiples formatos.

Documentos compartidos son datos que estn compartidos entre dos usuarios en una misma PC, o entre dos PC conectadas a una red o entre ellas a travs de una cable de red, permite compartir archivos sin tener que utilizar una memoria, son muy efectivas cuando se hay que pasar archivos entre dos PC que son muy extensos y no entran en un memory. Cmo se comparten documentos Existen dos maneras de compartir Google Docs: desde la lista de documentos o directamente desde un documento, una hoja de clculo o una presentacin.

Compartir desde la lista de documentos En la lista de documentos selecciona la casilla situada junto a los elementos que quieras compartir y haz clic en el botn Compartir. Escribe la direccin de correo electrnico de los usuarios o las listas de correo que quieras aadir. Selecciona como colaboradores o como lectores en la lista desplegable. Agrega un mensaje y haz clic en Enviar invitacin (esto es opcional). En la actualidad, los documentos en PDF slo se pueden compartir desde la lista de documentos, no desde la vista previa. Compartir directamente desde un documento, presentacin u hoja de clculo Desde un documento o presentacin: Haz clic en Compartir > Compartir con otros usuarios. Selecciona como colaboradores o como lectores, segn prefieras. Escribe la direccin de correo electrnico o las listas de correo que desees aadir. Haz clic en Invitar a colaboradores o Invitar a lectores. Si deseas aadir un mensaje a la invitacin, introduce el texto en el cuadro que aparece en pantalla y haz clic en Enviar. Si no deseas enviar una invitacin, haz clic en Cancelar. Tus colaboradores y lectores podrn acceder al documento desde la lista de documentos pero no recibirn una invitacin por correo electrnico. Lmites para documentos y presentaciones: se puede compartir expresamente una combinacin de 200 lectores y colaboradores, aunque si publicas el documento, cualquier usuario podr acceder a l sin que se le haya invitado especficamente. 10 usuarios pueden editar y visualizar al mismo tiempo. Desde una hoja de clculo: Haz clic en Compartir > Invitar a usuarios... Selecciona Para editar o Para ver, segn prefieras. Escribe la direccin de correo electrnico o las listas de correo que desees aadir. Si deseas aadir un mensaje a la invitacin, introduce el texto y haz clic en Enviar. Si no deseas enviar una invitacin, haz clic en Aadir sin enviar

invitacin. Tus colaboradores y lectores podrn acceder al documento desde la lista de documentos pero no recibirn una invitacin por correo electrnico. Lmites para las hojas de clculo: se puede compartir expresamente una combinacin de 200 lectores y colaboradores, aunque si publicas el documento, cualquier usuario podr acceder a l sin que se le haya invitado especficamente. 50 usuarios pueden editar y visualizar al mismo tiempo. LIMITAR EL ACCESO A LOS DOCUMENTOS Documentos y presentaciones Para limitar el acceso a los documentos y presentaciones, debers proceder del siguiente modo: En el documento o presentacin, haz clic en el botn Compartir y selecciona Compartir con otros usuarios. En Permisos avanzados, desmarca la casilla "Todos los usuarios pueden usar invitaciones". Si dicha opcin est activada, las invitaciones que se enven contendrn un enlace especial con el que se concede acceso a todos los usuarios que lo utilicen, lo cual permite a su vez que estas invitaciones se enven a otros usuarios. Si se desactiva, las invitaciones que se hayan enviado antes (cuando la opcin an estaba activada) dejarn de dar acceso; es decir, las invitaciones se revocarn. Cuando hayas desactivado esta casilla, los colaboradores no podrn conceder acceso reenviando nicamente la invitacin original. Hojas de clculo Para limitar el acceso a las hojas de clculo, debers proceder del siguiente modo: En la hoja de clculo, haz clic en el botn Compartir y selecciona Invitar a usuarios. Selecciona la pestaa Permisos avanzados. Desmarca la casilla "Los editores pueden compartir este elemento". Si dicha opcin est activada, las invitaciones que se enven contendrn un enlace especial con el que se concede acceso a todos los usuarios que lo utilicen, lo cual permite a su vez que estas invitaciones se enven a otros usuarios. Si se desactiva, las invitaciones que se hayan enviado antes (cuando la opcin an estaba activada) dejarn de dar acceso; es decir, las invitaciones se revocarn. Cuando hayas desactivado esta casilla, los colaboradores no podrn invitar a ningn otro usuario a acceder al documento. Importante: si las opciones "Los editores pueden compartir este elemento" o "Todos los usuarios pueden usar invitaciones" estn activadas, los colaboradores a los que hayas eliminado podrn usar el enlace del correo electrnico original para volver a tener acceso al documento, presentacin u hoja de clculo. Desmarca esta opcin para que los usuarios que recibieron esta invitacin originalmente no puedan volver a tener acceso por medio del

mismo enlace de invitacin. Adems, si no quieres que los colaboradores tengan acceso al historial de revisin (imgenes y dibujos incluidos) de los documentos, presentaciones u hojas de clculo, puedes hacer una copia del documento y compartir esa versin. Cuando hagas una copia del documento, el historial de revisin se eliminar de dicha copia. PERMISOS Propietarios Pueden editar documentos, hojas de clculo y presentaciones, as como invitar a otros colaboradores y lectores. Pueden suprimir documentos, hojas de clculo y presentaciones y, por lo tanto, eliminar la autorizacin de acceso de los colaboradores y de los lectores. Algo a tener en cuenta: para suprimir completamente un documento, una hoja de clculo o una presentacin y eliminar la autorizacin de acceso a este elemento, debes suprimirlo y, a continuacin, Vaciar la papelera.

Colaboradores Pueden editar documentos, hojas de clculo y presentaciones. Pueden invitar a otros colaboradores y lectores o suprimirlos (si el propietario les ha dado permiso). Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, la hoja de clculo o la presentacin.

Lectores Pueden ver la versin ms reciente de un documento, de una hoja de clculo o de una presentacin, pero no realizar cambios. Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, de la hoja de clculo o de la presentacin. Acceso con cuentas de Google Documentos y hojas de clculo: si se publican o si se accede a ellos mediante invitacin, cualquiera puede verlos sin una cuenta de Google. Presentaciones: cualquiera puede verlas si se publican. Los invitados necesitan una cuenta de Google. Archivos PDF: an no se ha implementado la publicacin de archivos PDF para que cualquiera pueda verlos. Los invitados necesitan una cuenta de Google. Si otro usuario ha habilitado el acceso sin conexin a Google Docs en tu equipo, necesitars una cuenta de Google para ver todos los documentos.