1.Conceitos fundamentais de Administrao.Convergncias e diferenas entre a gesto pblica e a gesto privada. 1.1.

Conceitos bsicos Este captulo inicial tem como objetivo fornecer uma viso geral desse campoparticular do conhecimento humano: a Administrao. Trata-se de uma apresentaopreliminar dos principais aspectos ligados ao conceito de Administrao e outrossemelhantes, tais como Gesto e Gerncia. Antes de partir para uma definio terica destes termos, vamos fazer um pequenoexerccio mental.Pensemos por alguns instantes no mundo atual, que vivemos.Podemos identificar no nosso mundo concreto uma enorme multiplicidade deempresas, rgos pblicos, organizaes no governamentais, autarquias,fundaes, associaes, etc. Conseguimos visualizar e distinguir, com relativo acerto,algumas das atividades que estas instituies to diferentes executam no seu dia-a-dia.O que todas elas tm em comum?O que tm em comum, por exemplo, uma companhia area, um hospital, umapadaria, uma repartio pblica e uma escola comunitria?Em primeiro lugar podemos denomin-las todas como sendo organizaes humanas. Em segundo lugar, vamos encontrar algumas semelhanas muito fortes entre todas estas organizaes: Todas elas tm objetivos a serem alcanados; Para alcanar tais objetivos, realizam um certo conjunto de Atividades. Para executar estas atividades, necessitam mobilizar uma determinada quantidade de recursos (humanos, materiais, tecnolgicos, financeiros, etc).Portanto, podemos perceber que o funcionamento da companhia area, do hospital,da padaria, da repartio pblica e da escola comunitria depende de uma espcie de arranjo destas trs variveis: Objetivos, Atividades e Recursos. . Os objetivos devem ser bem definidos, para serem alcanveis; as atividades a serem realizadas devem estar coerentes com os objetivos perseguidos; os recursos devem ser suficientes e precisam ser empregados com sabedoria na execuo das atividades.Essas trs variveis devem ser combinadas de uma forma inteligente; em outras palavras, devem ser administradas Podemos pensar agora na Administrao como sendo algo que ocorre no interior das organizaes, e representa um processo de tomar decises sobre objetivos, atividades e recursos. Vimos que a companhia area, o hospital, a padaria, a repartio pblica e a escola comunitria podem ser chamadas genericamente de organizaes. Uma organizao um agrupamento humano em torno de um determinado objetivo,mobilizando recursos para executar as atividades necessrias ao alcance deste objetivo. O Administrador a pessoa (ou conjunto de pessoas) que toma as decises sobre a melhor forma de combinar as trs variveis citadas. Tomar decises significa basicamentefazer escolhas Que objetivos nossa organizao deve perseguir? Que metas vamos buscar?Por que buscar determinadas metas e no outras? Em que prazo ns alcanaremos tais objetivos?

 Quais so as Atividades necessrias? Quem vai executar tais atividades? Em que ordem? Em que ritmo? Como fazer tais atividades? Ser preciso mudar as atividades? Que recursos ns vamos usar? Onde ns vamos encontr-los? Como vamos mant-los na organizao? Como vamos desenvolv-los? Como vamos motivar os membros da organizao? Enfim, como vamos fazer para tomar decises acertadas sobre as questes anteriores? Como evitar erros no processo de tomada de deciso? Veja, portanto, que a misso do Administrador no nada fcil. Vamos examinar alguns conceitos que a literatura existente sobre Administrao nos apresenta: A tarefa da Administrao a de interpretar os objetivos propostos pela organizao e transform-los em ao organizacional por meio do planejamento,organizao, direo e controle de todos os esforos realizados em todas as reas e em todos os nveis da organizao, a fim de alcanar tais objetivos da maneira mais adequada situao (Idalberto Chiavenato).Administrao (do latim administratione ) I. Ao de Administrar. II. II. Gesto de negcios pblicos ou particulares. III. III. Governo, regncia. ] IV. IV. Conjunto de princpios, normas e funes que tm por fim ordenar os fatores de produo e controlar a sua produtividade e eficincia, para se obter determinado resultado. V. Prtica desses princpios, normas e funes. VI. Funo de administrador;gesto, gerncia. VI. VII. Pessoal que administra; direo (Novo Dicionrio Aurlio).Administrar estabelecer e prescrever a maneira pela qual as pessoas devem executar o seu trabalho cotidiano. (Frederick W. Taylor). Podemos ainda entender a palavra Administrao dentro de quatro acepes distintas: Como uma forma de Ao , Como um determinado Grupo de Pessoas que dirigem a organizao; Como uma Arte que exige certas habilidades na sua execuo; Como uma Disciplina um campo especfico do conhecimento humano. Vejamos cada uma destas acepes: 1) Administrao como Ao, Vimos que o processo de administrar se constitui essencialmente na tomada de decises, sobre como combinar bem os objetivos, atividades e recursos, atravs do planejamento, da organizao , da direo e do controle .Ateno estes so considerados os quatro processos mais importantes da Administrao: Planejamento processo de definir previamente os objetivos, as atividades e os recursos; correspondem a decises a serem tomadas sobre quais so os objetivos a serem perseguidos, em que prazo, quais so os resultados esperados, que recursos sero necessrios, qual ser o caminho a ser trilhado, etc. Organizao processo de dividir o trabalho a ser realizado, bem como as responsabilidades e o poder de deciso e comando; trata-se da distribuio dos recursos de acordo com um determinado critrio; o processo de

organizao d origem a uma determinada estrutura organizacional, que nas empresas geralmente representada graficamente atravs de um organograma. Direo processo de garantir a execuo das atividades que foram planejadas; como fazer com que as atividades sejam de fato executadas dentro das especificaes e dos prazos previstos; como manter o pessoal motivado, rumo s metas; como gerenciar as relaes humanas e o clima organizacional. Controle processo de assegurar o cumprimento dos objetivos, e eventualmente identificar a necessidade de modific-los. So tambm decises sobre como medir o desempenho da organizao, das pessoas, dos demais recursos; como perceber a necessidade de mudanas na execuo das atividades e como implementar tais mudanas. O controle um processo que acaba gerando subsdios para o Administrador reiniciar novo ciclo de planejamento. Ao longo do texto iremos estudar com mais profundidade cada um destes processos. Considerar a Administrao como sendo processo, que se compe de outros processos (ou funes) a essncia do chamado enfoque funcional, criado por Henri Fayol, no incio do sculo XX. Fayol um dos precursores do pensamento administrativo, e lanou as bases de muitos conceitos utilizados at hoje, na vida moderna. Gradativamente iremos conhecer tambm o pensamento de outros importantes autores. A importncia da abordagem proposta por Fayol reside na separao da tarefa da administrao das demais tarefas, operacionais e tcnicas, realizadas pela organizao. O processo administrativo importante, qualquer que seja o contexto de utilizao de recursos (seja na padaria, na escola, no hospital, etc). A razo principal para estudar este processo seu impacto sobre o desempenho das organizaes, as quais assumem importncia sem precedentes na sociedade e na vida das pessoas. Afinal, a sociedade em que vivemos uma sociedade organizacional, e a Administrao um processo fundamental na determinao do nvel de desempenho das diversas organizaes. 2) Administrao como um Grupo de Pessoas As pessoas que administram qualquer conjunto de recursos so os administradores ou gerentes. So os gerentes que fazem o processo administrativo funcionar. Os gerentes formam um grupo, chamado a administrao ou a gerncia . As pessoas que integram esse grupo possuem autoridade formalmente constituda e assumem responsabilidades dentro da organizao. Para desempenhar suas diversas funes, os gerentes precisam empregar as tcnicas adequadas para realizar com sucesso os processos de planejamento,organizao, direo e controle.

Pode-se entender tambm a Administrao de uma determinada organizao como sendo o seu alto escalo, o corpo gerencial que detm o poder de deciso naquela entidade. Na grande maioria das organizaes, os funcionrios agrupam-se em diversos nveis,que formam uma hierarquia ou cadeia de comando. No alto da hierarquia, no primeiro nvel, ou primeiro escalo, encontram-se os executivos, dirigentes, presidentes, superintendentes, diretores, etc... As denominaes so bem variadas. Nos nveis intermedirios, abaixo dos executivos,encontram-se os gerentes, chefes de setor, chefes de diviso, supervisores, etc. No ltimo nvel, na base da pirmide organizacional, vamos encontrar as pessoas que no so gerentes: os empregados, funcionrios operacionais. Observe que estamos adotando uma viso simplificada, apenas para demonstrar que em qualquer organizao existem funcionrios com diferentes participaes na administrao da mesma. Afinal, grandes organizaes podem ter muitos ou poucos nveis hierrquicos, a depender do seu porte. Assim, Executivo, Diretor, Superintendente, Presidente so palavras que indicam os ocupantes dos cargos mais importantes da hierarquia, que formam a alta administrao e tm autoridade sobre todos os demais gerentes. As tarefas mais importantes da alta administrao relacionam-se com a definio de objetivos e recursos estratgicos, e avaliao e correo do desempenho da organizao no caminho rumo aos objetivos. Por sua vez, os gerentes dos nveis intermedirios so responsveis pela coordenao dos grupos de trabalho: setores, departamentos, divises ou gerncias.So eles que transformam os grandes objetivos da alta administrao em objetivos especficos, definem e mobilizam recursos e controlam a realizao das atividades no nvel de cada tarefa a ser executada. Os gerentes intermedirios cuidam de reas especializadas da organizao:marketing, produo, informtica, compras, finanas, atendimento aos clientes,recursos humanos, materiais, etc... Os supervisores normalmente chefiam grupos formados por funcionrios tcnicos, responsveis pela realizao de tarefas operacionais que fornecem produtos e servios aos clientes. H tantos tipos de supervisores quantas so as possibilidades de trabalho operacional. Com o advento das tcnicas da administrao participativa, os supervisores se transformam gradativamente em facilitadores que ajudam os grupos a tomar decises por conta prpria. A quantidade de gerentes, o contedo de seu trabalho, e a extenso da hierarquia depende muito do tamanho da organizao.

3) Administrao como uma Arte que exige certas habilidades A administrao pode ser considerada tambm como uma arte, no sentido de profisso, ofcio ou rea de atuao humana. Sendo arte, depende de certas habilidades essenciais.O desempenho dos gerentes est profundamente ligado s competncias, que incluem diversos tipos de habilidades. Um especialista no estudo do comportamento gerencial, Robert Katz, enunciou pelo menos trs tipos de habilidades necessrias para que o administrador possa executar eficazmente o processo administrativo: Habilidade Tcnica: consiste na utilizao dos conhecimentos, mtodos,tcnicas e equipamentos necessrios para a realizao de suas tarefas especficas, atravs de sua instruo, experincia e educao; relaciona-se com a atividade especfica do gerente. Por exemplo, a habilidade tcnica de um diretor financeiro significa conhecer tcnicas de fluxo de caixa,contabilidade, tesouraria, aplicaes, oramentos, etc; Habilidade Humana consiste na capacidade de trabalhar com pessoas,compreender suas atitudes e motivaes e aplicar uma liderana eficaz;abrange, portanto a compreenso das necessidades, interesses e atitudes humanas. A capacidade de entender, liderar e trabalhar com pessoas a expresso da habilidade humana do gerente. Essas habilidades permitiro ao gerente motivar e liderar a sua equipe; Habilidade Conceitual consiste na habilidade de compreender as complexidades da organizao e do seu ambiente, bem como promover o ajustamento do comportamento das pessoas dentro dela. Essa habilidade permite que as pessoas se comportem de acordo com os objetivos da organizao total e no apenas de acordo com os objetivos e as necessidades do seu grupo imediato. Envolve a capacidade do gerente de compreender e lidar com a complexidade de toda a organizao e de formular estratgias, ou seja, a forma pela qual a organizao vai se relacionar com o ambiente externo. Uma das idias mais importantes do modelo de Katz que, conforme o gerente sobe na hierarquia, a importncia da habilidade tcnica diminui, enquanto que a habilidade conceitual torna-se mais necessria. Para um supervisor ou gerente de primeira linha, que est diretamente ligado ao trabalho operacional, o conhecimento tcnico muito mais importante do que para um executivo da alta administrao. Este, por sua vez, necessita utilizar muito mais suas competncias na formulao de objetivos e adequao da empresa aos cenrios desenhados para o futuro.

Observe no diagrama a seguir, que ilustra essa idia:

4) Administrao como uma Disciplina, um campo especfico doconhecimento humano. Podemos considerar que a Administrao existe desde a Antiguidade, uma vez que j estava presente, sobretudo, na organizao dos reinos e imprios antigos. No entanto, como cincia, a Administrao tem um desenvolvimento histrico muito recente. A partir do final do sculo XIX e incio do sculo XX, graas necessidade de tornar mais profissional a formao dos gerentes, para aprimorar o processo administrativo, que comearam a surgir autores em Administrao. Mais tarde, surgiram escolas,pesquisadores, consultores de administrao, etc. O processo de administrar organizaes transformou-se em disciplina acadmica muito recentemente. Atualmente a Administrao tem como tarefa principal a interpretao dos objetivos propostos pela organizao, transformando-os em ao organizacional atravs do planejamento, organizao, direo e controle de todos os esforos realizados em todas as reas em todos os nveis da organizao, a fim de alcanar os objetivos da maneira mais adequada situao. A Teoria Geral da Administrao (TGA) estuda o processo de administrao dasempresas e demais tipos de organizao, considerando a interdependncia entrecinco variveis principais: Tarefas abrangem as atividades que devem ser executadas para que os objetivos da organizao sejam alcanados; Estrutura corresponde ao modo pelo qual sero organizados os recursos e de que maneira devem ser distribudos o trabalho e o poder de comando dentro da empresa;