MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS GESTIN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO ELABORACION DEL PLAN DE COMPRAS 1.

OBJETIVO

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Establecer las actividades para la programacin, elaboracin, ejecucin control y evaluacin del plan de compras herramienta de gestin administrativa efectiva integrada al Presupuesto; al sistema contable y financiero; al Plan de Accin Institucional, para hacer uso racional y estratgico de los recursos de la Gobernacin de la Guajira.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la planeacin de actividades, y recepcin de la lista de requerimientos de todas las dependencias, finaliza con la adopcin del Plan, Publicacin en el SICE, y remisin del o los contratos a la Oficina de contratacin o Unidad Asesora de Contratacin. 3. BASE LEGAL

Constitucin Poltica de Colombia, Artculo 209, que establece los principios de la funcin administrativa: igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones. Ley Anual de presupuesto y su decreto reglamentario. Ley 617 de 2000 Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgnica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralizacin, y se dictan normas para la racionalizacin del gasto pblico nacional

Ley 819/03, Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones

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Ley 598 del 18 Por la cual se crean el Sistema de Informacin para de julio de 2000 la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, el Catlogo nico de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro nico de Precios de Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso comn en la Administracin Pblica y se dictan otras disposiciones. Resolucin 5313 Por la cual se establece la organizacin y operacin de 2002 del Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, el Catlogo nico de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro nico de Precios de Referencia, RUPR. Resolucin 5314 Por la cual se adopta el Catlogo nico de Bienes y de 2002 Servicios, CUBS, como elemento del Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, y se reglamenta el funcionamiento del Comit para la Administracin del CUBS.

Decreto 3512 de 2003: Por el cual se reglamenta la organizacin, funcionamiento y operacin del Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, creado mediante la ley 598 de 2000 Decreto 1737 de 1998: Por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la asuncin de compromisos por parte de las entidades pblicas que manejan recursos del Tesoro Pblico Decreto 2209 DE 1998 Por el cual se modifican parcialmente los Decretos 1737 y 1738 del 21 de agosto de 1998 PRESUPUESTO

4. DEFINICIONES PLAN DE COMPRAS: Instrumento que se elabora anualmente en el cual se registran los bienes y servicios requeridos por la Entidad para cubrir las necesidades institucionales.

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CUBS: Conjunto de identificaciones y estandarizaciones de los bienes, servicios y obra pblica de uso comn, estandarizados en funcin de sus propiedades fsicas, qumicas o de uso, y clasificados en cdigos que permiten una nica identificacin para cada uno de ellos. SICE: Sistema de informacin que registra los datos relevantes del proceso de contratacin estatal, permitiendo su autorregulacin, control institucional y publicidad de las operaciones. PRECIO INDICATIVO: Es el promedio reportado de los precios que registran los proveedores en la central de precios de ese bien o servicio. COTIZACIONES: El valor que asigna un proveedor o contratista a sus bienes y/o servicios antes de efectuar la respectiva transaccin comercial UNIDAD DE MEDIDA. Cantidad o magnitud que sirve como trmino de comparacin de los dems de su especie.

5. INSUMOS Requerimientos por dependencias (necesidades debidamente justificadas) Saldos y anlisis de movimientos de Almacn Plan de mantenimiento de la infraestructura fsica (IS)

6. PRODUCTOS

Plan de compras. En l se debe reflejar la Misin, los Objetivos, las polticas, las estrategias, el Plan de accin de la entidad pblica respectiva. Pertinencia y coherencia.

7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Comit de Compras Aprobar el plan de compras Secretario General Formular, adoptar, ejecutar y coordinar la ejecucin del plan de compras.

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Convocar y presentar al Comit Entregar a la Secretara de Hacienda Y a la Direccin Administrativa de Planeacin el plan de compras para incluirlo en el anteproyecto de presupuesto. Recibir el plan de compras con los ajustes si los hubo, una vez aprobado el presupuesto. Iniciar la ejecucin del plan de compras de acuerdo a los procedimientos de gestin contractual segn la cuanta Solicitar la liquidacin del o lo(s) contrato(s). Tramitar ltimo pago. Director Operativo de la Secretara General Recepcionar la lista de requerimientos de todas las dependencias e incluye el plan de mantenimiento. Realizar el estudio de mercado Proyectar el plan de compras Formular el plan de compras para el Vo.Bo. del Secretario General y posterior aprobacin en el Comit de Contratacin. Convocar y presentar al Comit Elaborar el plan de contratacin o cronograma de adquisiciones. Remitir el Contrato o los Contratos a la Oficina Asesora de Contratacin Almacenista Presentar el Inventario inicial y final de Almacn Codificar los bienes y servicios con los cdigos CUBS Revisar las entradas y salidas de los elementos segn su clasificacin (devolutivos, de consumo, y especializados) Mantener activas las alarmas de mnimo y mximo de existencia en almacn. Ingresar el Plan de Compras(Plan de Contratacin) al SICE.

Todos los servidores pblicos (nivel directivo, profesional, tcnico, asistencial y contratista) Ingresar y actualizar la informacin para permitir la identificacin y trazabilidad de las diferentes operaciones. Mantener actualizados los diferentes sistemas de informacin que apoyan las actividades inherentes al desarrollo del proceso, con el fin de garantizar una informacin confiable y oportuna.

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8. LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACION En concordancia con la Resolucin 5313/02, desde el mes de marzo de cada ao fiscal, se iniciar la construccin del Plan de Compras, cuyo proyecto deber estar finalizado el 30 de Junio del ao fiscal anterior al de su vigencia. Se establecen dos fechas para la organizacin interna primeros quince (15) das del mes de Mayo, y los primeros quince (15) das del mes de septiembre, a efectos de recoger la informacin que sirva de sustento al plan de compras. Los Secretarios, Asesores, Directores Administrativos y/o Operativos y Jefes de oficina deben presentar las necesidades de cada rea para que se constituyan en insumo del anteproyecto de presupuesto. (Excepcionalmente para el ao 2010, toda vez que el Procedimiento se levanta en esta fecha debe entregarse la informacin a ms tardar la primera semana del mes de Diciembre de dicha vigencia, y adaptar las necesidades al presupuesto previamente establecido). Solo para el ao 2010, el 15 de diciembre se debe tener listo el plan debidamente aprobado a fin de que posteriormente se hagan los ajustes correspondientes. A ms tardar el 31 de enero de cada ao fiscal y despus de realizar el ajuste sealado en el artculo 26 de la Resolucin 5313/02 de la CGR, ( en caso de modificacin el Acto Administrativo que se refiera a dicha obligacin) El Gobernador de la Guajira, entregarn en medio electrnico el plan de compras ajustado, segn los requerimientos que establezca la Contralora General de la Repblica. Para la elaboracin del Plan de Compras, ha de tenerse en cuenta, lo siguiente: a.- Revisin de las existencias de los diferentes bienes que posee la entidad. b.- Anlisis de las necesidades reales de la Entidad Estatal y sus diferentes dependencias. c.- Identificacin de los bienes y servicios que requieren certificacin de calidad, de conformidad con las normas jurdicas sobre la materia. Todo proceso de adquisicin debe estar sustentado y soportado por el rea gestora. Las adquisiones que se realizan por el rubro de Inversin deben estar certificadas por el administrador del Banco de Proyectos. En la elaboracin del plan de compras se debe consultar el Plan de Desarrollo Institucional, el Plan de Accin, as como el Presupuesto y debe estar aprobado por el ordenador del gasto y registrado en el SICE.

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Toda adquisicin de bienes o servicios debe estar autorizada por el ordenador del gasto. La adquisicin de bienes y servicios se hace en el marco del rgimen de contratacin estatal y Estatuto Orgnico de Presupuesto. Los productos recibidos se evaluaran de conformidad con las especificaciones establecidas en los estudios previos, informe de conveniencia y las caractersticas ofrecidas por el proveedor y aceptadas por la Gobernacin de la Guajira. La evaluacin y reevaluacin de los proveedores se realiza de conformidad al procedimiento establecido. Toda solicitud de las reas gestoras misionales son prioridad en la gestin del proceso.

9. ANEXOS a. Flujograma del procedimiento b.- Anexos: 1. Formato Justificacin de Bienes devolutivos y Servicios especializados. Instructivo diligenciamiento. Anexo 2: Formato Justificacin Bienes de Consumo y Servicios, Instructivo diligenciamiento. Anexo 3: Plan de Compras. 10. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

No

ACTIVIDAD

Planeacin de las actividades.

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD a.- Programar una revisin del plan de compras del ao anterior con el Comit de Contratacin y/o Comit de Compras. b.-- Programar la entrega de las solicitudes de compra por parte de las reas gestoras

RESPONSABLE

REGISTRO

a.-Comit de a.- Acta de Compras y/o de Comit Contratacin y Director Operativo.

b. Circular u b.Director oficio Operativo. c. Acta de reunin. c.Comit de Contratacin y/o de

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No ACTIVIDAD

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DESCRIPCION DE RESPONSABLE LA ACTIVIDAD c.- Programar la Compras elaboracin y aprobacin del Plan de Compras d. Definir el cronograma de d.contratacin Operativo e.-Definir el plan de accin del proceso.

REGISTRO

d. Cronograma de contratacin Bienes, servicios y Director Suministros. e.-Plan de accin del Proceso. Formato descripcin y justificacin de necesidades

Estructurar la adquisicin de los bienes y servicios.- Recepcionar lista de requerimientos

Solicitar inventario a almacn para establecer existencia de bienes

Se recepciona la lista de requerimientos de todas las dependencias e incluye el plan de mantenimiento de la infraestructura fsica.-(Formato GGFAGA-001 y 002). Se establecen dos periodos para la recoleccin de la informacin dentro de los primeros quince(15) das mes del mes de mayo y dentro de los primeros 15 das del mes de septiembre de cada vigencia, a efectos de incorporarse en el Ante- Proyecto de Presupuesto. Se verifica en Almacn la existencias de bienes, a fin de evitar compras

Director Operativo de la Secretara General

Director Operativo de la Secretaria General

Oficio de solicitud

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No ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD innecesarias, y determinar lo que se requiere. El Director Operativo de la Secretara General debe efectuar el estudio de mercado, de acuerdo a las necesidades de cada dependencia. A partir de la informacin suministrada se diligencia el formato del plan de compras indicando el cdigo CUBS, la descripcin de la modalidad de contratacin, el mes probable de compra, y el valor (incluido el IVA), para el visto bueno del Secretario General, antes de su presentacin al Comit Se entrega a la Direccin Administrativa de Planeacin y a la Secretara de Hacienda el proyecto del Plan de compras para que se incluya en el anteproyecto de presupuesto Se Convoca al Comit y se le presenta el plan de compras

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RESPONSABLE

REGISTRO

Realizar el estudio de mercado

Director Operativo de la Secretara General

Documentos oportes de anlisis estudio de mercado

Proyecto Plan de compras

Proyectar y/o formular el plan de compras

Director Operativo de la Secretara General

Integrar el presupuesto

Proyecto

de

Proyecto Plan de Secretario General, Compra Secretario de Anteproyecto Hacienda y Presupuesto Director(a) del Oficio de Departamento remisin Administrativo de Planeacin

Convocar y presentar al Comit de Contratacin y/o al Comit de Compras el Proyecto del

Secretario General y Director Operativo

Circular

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No ACTIVIDAD Plan de Compras.Hay ajustes o cambios en el presupuesto? Paso 6 y 8, sino hay ajustes paso 7 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD consolidado para su aprobacin.

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RESPONSABLE

REGISTRO

Analiza las necesidades y las prioriza conforme al Priorizar necesidades y ajustar presupuesto Plan de Compras aprobado realizando los ajustes necesarios al plan de compras

Resolucin de asignaciones a.- Director internas de Operativo de la apropiacin Secretara General de b.- Sectoriales presupuesto solicitantes para la c.- Comit de vigencia Contratacin y/o de fiscal Compras correspondie nte Comit de Compras y/o de Contratacin Directora del Departamento Administrativo de Planeacin, Secretaria de Hacienda, Secretario General. Acta de Comit Plan de compras con ajustes y/o modificacion es aprobadas

Aprobar plan de compras

Aprueba el Comit el plan de compras

Recibir plan ajustado

de

Recibe el plan de compras compras con los ajustes si los hubo, una vez aprobado el presupuesto .

Proyectar aprobacin Compras

Resolucin del Plan

de de

11

Revisin Resolucin Compras.

Proyecto del Plan

de de

Consolida al informacin del Plan de compras, se elabora el Proyecto de Resolucin para Secretario General aprobacin y se presenta al Jefe de la Oficina Jurdica para su visto bueno El Jefe de la Oficina Secretario General, Jurdica revisa el Jefe Oficina Proyecto de Jurdica, Resolucin, solicita

Proyecto de Acto Administrativ o

Acto Administrativ o

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No ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD los ajustes pertinentes en caso de ser necesario, lo presenta al Gobernador y/o Ordenador del gasto para su aprobacin. Se efectan los ajustes al Acto Administrativo, se presenta nuevamente al Jefe de la Oficina Jurdica para su visto bueno, y posterior aprobacin del Gobernador y/o Ordenador del gasto para su aprobacin Se suscribe la Resolucin con la cual se aprueba el Plan de Compras Se registra el Plan de compras en el Sice antes del 31 de enero de la vigencia siguiente a su elaboracin. Con la clave del Sice, verifica que el Plan de Compras se haya registrado en las fechas previstas y con la informacin pertinente. Inicia la ejecucin del plan de compras de acuerdo a los procedimientos de gestin contractual segn la cuanta

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RESPONSABLE

REGISTRO

Acto Administrativ o aprobado Secretario General, Jefe Oficina Jurdica,

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Realizar ajustes sugeridos al Proyecto de Resolucin del Plan de Compras.

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Firma Resolucin de aprobacin del Plan de Compras

Ordenador del Gasto-Gobernador

Acto administrativ o expedido y publicado.

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Registrar Plan de Compras en el Portal Sice

Administrador Sice

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Verificar Registro en el Sice

Ordenador del Gasto

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Iniciar la ejecucin del plan de compras

Suscripcin de contratos Secretario General

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No DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Supervisar la ejecucin Se remite al Contractual procedimiento de Supervisin y/o Interventora a.-Elaboracin de Informe de Gestin, Seguimiento y Control, soporte (Austeridad en el de gestin de la calidad, Control gasto) Interno, entes de control, Oficina b.-Auditoras de Control Disciplinario Interno internas y externas, de control interno, de entes de control ACTIVIDAD Solicita la liquidacin del contrato a la Oficina Asesora de con Solicitar la liquidacin del o los Contratacin, copia del acta de contratos(s) liquidacin tramita el ltimo pago conforme al procedimiento Tramitar ltimo pago Ejecutado el contrato, y con los recibidos a satisfaccin se tramita el ltimo pago, con sus respectivos soportes (revisar forma de pago) Cumplida la ejecucin del contrato se remite copia de todo el Remitir el Contrato a la Oficina expediente a la de Contratacin para su archivo Oficina de Contratacin, incluyendo los pagos realizados para su archivo

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RESPONSABLE

REGISTRO

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Secretario General Informes a.- Secretario General b.-Control Interno Administrativo y/o disciplinario segn la materia y/o Entes de Control Liquidacin de contrato (s) Secretario General

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Secretario GeneralContratista(s)

Cuenta de cobro y recibido a satisfaccin

Expediente contractual completo Director Operativo

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REVISIN

FECHA

MOTIVO DEL CAMBIO

REVIS

FECHA

APROB

FECHA

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