INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL - INDECI

PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACION INDECI

2007 - 2010
Oficina de Estadstica y Telemtica

INDICE

INTRODUCCIN OBJETIVOS DEL PLAN ESTRATEGIGO DE SISTEMAS DE INFORMACION DEL INDECI VISION Y MISIN DEL INDECI FUNCIONES DEL INDECI ORGANIZACIN DEL INDECI ORGANIGRAMA
SECRETARIA GENERAL TRAMITE DOCUMENTARIO ADMINISTRACIN SECRETARIA PERMANENTE DE LOS CONSEJOS CONSULTIVOS PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO CAPACITACION Y DIFUSIN PREVENCIN OPERACIONES LOGSTICA ESTADSTICA Y TELEMTICA

RESUMEN SITUACIONAL INSTITUCIONAL DEL INDECI DESARROLLO DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION ADMINISTRATIVA Y OPERACIONES SIGAO INDECI
SISTEMAS DE INFORMACIN A DESARROLLAR MATRIZ DE DIRECCIONES Y OFICINAS DEL INDECI VS SUB SISTEMAS DE INFORMACION DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL SISTEMA INTEGRAL SUB SISTEMAS DEL SIGAO INDECI CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ARQUITECTURA DE DATOS
IDENTIFICACIN DE ENTIDADES BASES DE DATOS INSTITUCIONALES MATRIZ BASES DATOS Vs SUB SISTEMAS DE INFORMACIN DIAGRAMA ENTIDAD RELACION

NORMAS, PROCEDIMIENTOS Y ESTANDARES

ESTANDARES DE BASE DE DATOS ESTANDARES DE PROGRAMACIN ESTANDARES DE DESARROLLO

PLAN DE TRABAJO SIGAO INDECI

INTRODUCCIN
El Plan Estratgico de Sistemas de Informacin, est orientado a establecer un conjunto de definiciones, parmetros, normas y proyectos de desarrollo, para lograr la integracin e integridad de la informacin en las diferentes instancias del INDECI. Teniendo en cuenta la relevancia que han adquirido las Tecnologas de Informacin en la gestin de instituciones como INDECI, esta es cada vez ms creciente. Por lo tanto, se hace indispensable la formulacin de planes de desarrollo de proyectos informticos para mejorar la calidad de gestin institucional. La planificacin de lo que ocurra con las Tecnologas de Informacin en el INDECI, resulta de vital importancia dado que esta estrechamente vinculado, con el esfuerzo que desarrolla la institucin en su conjunto. Por tanto este Plan Estratgico de Sistemas de Informacin requiere de un moderno enfoque de la funcin de Tecnologa de Informacin y el cumplimiento de nuevos e importantes desafos en esta rea. En el contexto de la Planificacin del quehacer del INDECI perteneciente al Sistema Nacional de Defensa Civil SINADECI; el cual orienta y supervisa las acciones que deben realizarse tanto en la prevencin, emergencia y rehabilitacin ante desastres cualesquiera que esta sea; se hace que sea necesario contar con informacin de gestin administrativa operativa de calidad que permita administrar, evaluar y supervisar en un contexto amplio las acciones del INDECI. El presente Plan Estratgico Informtico plantea un conjunto de metodologas para el planeamiento de desarrollo de nuevos proyectos informticos; el establecimiento de la Base de Datos Institucional y los recursos tecnolgicos con el que de manera racional y oportuna se debe implementar para el desarrollo informtico del INDECI. Estas definiciones no se circunscriben al mbito de la Unidad de Informtica, sino que es aplicable a toda la institucin, porque este es el Plan Estratgico de Sistemas de Informacin de toda la institucin. De all que la relacin entre este plan y la estrategia del quehacer de la Defensa Civil resulte de suma importancia. En este aspecto se ha dedicado un esfuerzo especial a asegurar esta alineacin entre el Plan Estratgico Institucional PEI y el Plan Estratgico de Sistemas de Informacin. El volumen de la informacin que se procesa, la complejidad tcnica de los procesos hacen necesaria la nteraccin entre reas diversas de la institucin, que deben actuar oportuna y i coordinadamente para alcanzar los objetivo de brindar un servicio adecuado y eficiente; por lo que de esto se desprende la necesidad de un adecuado soporte tecnolgico en informtica y computacin ameritando la urgente necesidad de Planificar un Plan Estratgico de Sistemas de Informacin.

Durante los prximos cinco aos, las Tecnologas de Informacin probablemente evolucionaran a las velocidades que nos tienen acostumbrados, lo que exige adicionalmente una atencin especial para asegurar que este Plan no sea esttico. En la primera parte de este Plan se describe detalladamente las caractersticas de las diversas reas o dependencias del INDECI, presentando su flujograma de procesos y realizando la descripcin de los hallazgos encontrados en la etapa de levantamiento de informacin. Como producto de esta fase se obtiene un diagnostico situacional informtico del INDECI.

Teniendo como insumo el anlisis de la situacin actual del INDECI, se presenta el Desarrollo del Sistema Integral de Gestin Administrativa y Operaciones ( IGAO), el mismo que esta S compuesto y descrito por un conjunto de Subsistemas y Mdulos obtenidos en base al Flujo de Datos de las distintas reas de la institucin, detallndose tambin el cronograma de actividades por cada Subsistemas de Informacin a desarrollar. Tambin se describe la relacin de las diferentes Bases de Datos que conformarn la Base de Datos Institucional; indicando las entidades principales que contiene cada una de ellas y que subsistemas estarn asociados a las mismas, siguiendo las normas, procedimientos y estndares definidos para el desarrollo de proyectos informticos.

OBJETIVOS DEL PLAN ESTRATGICO DE SISTEMAS DE INFORMACION

OBJETIVOS GENERALES

Hacer del Instituto Nacional de Defensa Civil INDECI, una institucin competitiva y eficiente utilizando la tecnologa de informacin como instrumento de desarrollo que permita liderar en el mbito de la Defensa Civil. Planificar el desarrollo de Sistemas de Informacin que permita optimizar la gestin tanto administrativa como operativa para obtener un grado de eficacia y eficiencia en los distintos procesos del trabajo.

OBJETIVOS ESPECIFICO

Integrar a las distintas dependencias del INDECI mediante Sistemas de Informacin, incrementando su productividad y que permita la toma de decisiones rpida y oportuna de la Alta Direccin. Desarrollar Normas, Procedimientos y Estndares de desarrollo de Proyectos Informticos, as mismo estndares de reportes que permita un flujo rpido y adecuado de la informacin. Interconectar las diferentes dependencias del INDECI con el SINADECI mediante una red corporativa basada en INTERNET que permita de esta forma contar con una conexin ininterrumpida.

VISION Y MISIN DEL INDECI

VISION
Constituirse en una Institucin moderna, eficiente, slida, reconocida y lder internacional en la administracin de desastres, que incorpore los adelantos cientficos y tecnolgicos para la evaluacin de riesgos, el fomento de una slida cultura de prevencin y una adecuada respuesta ante las emergencias producidas por los fenmenos naturales o tecnolgicos.

MISION
Planear, organizar, coordinar y dirigir el Sistema Nacional de Defensa Civil orientando las actividades que realizan las entidades pblicas y no pblicas para fines de Defensa Civil, supervisando las acciones que ejecutan los organismos y entidades que reciban y / o administren fondos pblicos y no pblicos destinados para tal fin.

FUNCIONES DEL INDECI

Proponer al Consejo de Defensa Nacional los objetivos y polticas de Defensa Civil. Normar, coordinar, orientar y supervisar el planeamiento y la ejecucin de la Defensa Civil. Brindar atencin de emergencia proporcionando apoyo inmediato a la poblacin afectada por desastres. Dirigir y conducir las actividades necesarias encaminadas a obtener la tranquilidad de la poblacin. Participar en la formulacin y difusin de la doctrina de seguridad y Defensa Nacional en lo concerniente a Defensa Civil. Asesorar al Consejo de Defensa Nacional en materia de Defensa Civil.

ORGANIZACIN DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL (INDECI)

El Instituto Nacional de Defensa Civil cuenta con la siguiente estructura orgnica: ALTA DIRECCION Jefatura Sub Jefatura ORGANOS CONSULTIVOS Y DE COORDINACIN Consejo Consultivo Central Consejo Consultivo Cientfico Tecnolgico Consejo Consultivo de Relaciones Internacionales Consejo Consultivo Interregional Comit Nacional de Asesoramiento y Coordinacin de Emergencias ORGANO DE CONTROL Oficina de Auditoria Interna ORGANOS DE ASESORAMIENTO Oficina de Asesora Jurdica Oficina de Planificacin y Presupuesto ORGANOS DE APOYO Oficina de Administracin Secretara General e Imagen Institucional Secretara Permanente de los Consejos Consultivos y de Coordinacin Oficina de Estadstica y Telemtica ORGANOS DE LINEA Direccin Nacional de Prevencin Direccin Nacional de Operaciones Direccin Nacional de Logstica Direccin Nacional de Educacin y Capacitacin ORGANOS DESCONCENTRADOS Direcciones Regionales

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL INSTITUTO DE DEFENSA CIVIL - INDECI

CONSEJO CONSULTIVO CENTRAL

OFICINA AUDITORIA INTER N A

JEFE DEL INDECI

CONSEJO CONSULTIVO RELACION ES INTERNACIONALES

SUB - JEFE

CONSEJO CONSULTIVO CIENTIFICO TECNOLOGICO

SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCION AL

CONSEJO CONSULTIVO INTERREGIONAL

OFICINA DE ESTADISTICA Y TELEMAT I C A OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

COMITE DE ASESORAMIEN T O Y COORDINACION DE EMERGENCI A

OFICINA DE ADMINISTRACION OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO SECRETARIA PERMANENTE D E LOS CONSEJOS CONSULTI VOS Y DE COORDINAC ION

DIRECCION NACIONAL DE EDUCACION Y CAPACITACION

DIRECCION NACIONAL DE PREVENCION

DIRECCION NACIONAL DE OPERACIONES

DIRECCION NACIONAL DE LOGISTICA

DIRECCION NACIONAL DE PROYECTOS ESPECIALES

DIRECCIONES REGIONALES

Secretaria General Trmite Documentario

Visin Estratgica del rea

OBJETIVO
Es rgano encargado de proyectar la imagen institucional del INDECI y conducir el protocolo de los actos oficiales de la Institucin, desarrollar acciones de difusin interna y externa, establecer las relaciones con entidades pblicas y privadas a fin de lograr su adhesin y cooperacin en la Defensa Civil, administrar el proceso de tramitacin interna y externa de la documentacin., preservar y mantener el acervo documentario, as como garantizar la simplificacin administrativa en la tramitacin de la documentacin.

FUNCIONES
GENERALES Y ESPECIFICAS
Mantener y desarrollar la imagen institucional del INDECI. Mantener informada a la opinin pblica sobre los fines, objetivos y polticas del INDECI y SINADECI. Procesar, tramitar y transcribir las comunicaciones, resoluciones y directivas emanadas de la Alta Direccin y de los rganos del INDECI. Centralizar, revisar, registrar, coordinar, documentacin de recepcin y remisin. procesar y tramitar la

Organizar, conducir y mantener actualizado y seguro el archivo general del INDECI, velando por la conservacin, clasificacin, mantenimiento y manejo del acervo documentario.

Anlisis de la situacin actual

Actualmente el rea de Trmite Documentario es la encargada de recepcionar y distribuir al exterior toda la documentacin que tramita INDECI. Es oportuno indicar que esta rea posee un software de trmite que ha sido instalado en la Red Informtica para mantener un control del trmite documentario. Dicho software ha sido elaborado por terceros y solamente esta siendo utilizando por el rea de trmite; no se cuenta con los programas fuentes para su mantenimiento. Actualmente las distintas dependencias no cuentan con un software que permita dar seguimiento al trmite documentario. El proceso de derivacin de la documentacin empieza por trmite la misma que es derivada a la Secretara General para su posterior derivacin a las distintas dependencias del INDECI.

A travs de secretara es la encargada de numerar y controlar las resoluciones jefaturales, pero actualmente no tiene un control estricto sobre la numeracin de otros documentos oficiales, ocasionando que dichos documentos posean un misma numeracin y que cada rea funcional tenga paralelamente numeraciones de control. Respecto al Archivo Central, segn lo manifestado no esta organizado debidamente, vale decir identificado, clasificado, cuantificado y organizado la documentacin general del INDECI. Algunas reas poseen propiamente sus propios archivos documentarios medianamente organizados otras no. Segn manifiestan todo la documentacin es remitida a Almacn la misma que simplemente agrupa toda la informacin. No existe un espacio fsico como para poder organizar un archivo central en la sede del INDECI.

FLUJOGRAMA DEL MODULO SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL

Trmite Documentario
Recepcionar Doc umento

Secretara Gene ral

Jefaturas

Imagen Institucional

Prensa

Datos y/o I n f ormacin

Datos / Informacin

Registrar Doc umento Generar Nota Prensa Dec retar y Remitir Doc umento Actualizar Reporte Diario Doc.Recibidos Registrar y Distribur Doc . Resp. Documento + Respuesta Nota Prensa

Generar Reporte Diario Doc.Recibidos

Reporte + Doc.

Resolucion (Copia) Doc. Dar Respuesta a Documentos Documento + Respuesta

Doc umento Res puesta

Recepcionar y Colocar Nmero

Generar Resoluciones

Distribur Copias

Copia

Resolucion (Copia)

Resoluciones (Original)

FLUJOGRAMA DEL MODULO DE SECRETARIA GENERAL - TRAMITE DOCUMENTARIO

Entidades Externas/Internas
Documento Recepcionar Documento Boucher Asignar Nro. y Entrgear Baucher

Secretara General Trmite Docum entario Secretario

Jefatura INDECI

Secretaria
Recepcionar Documento

Direcciones y/o Oficinas Jefatura Unidad

Personal

Documento

Asignar Nro. y Entrgear Baucher

Registar Documento

Decretar Documento Recepcionar Documento y Firmar Cargo

Despachar Documento Registar Documento Documento Documento Decretado

Asignar Responsable

Si Despachar Documento Derivar Documento con Decreto Decretar Documento Tomar Accion e Indicar Accin T omada

DestinatarioI NDECI?

Registrar Decretos/ Destinatarios

Documento Decretado

Registrar Accin T omada

Archivar Dcto Generar Documentode Informe/ Solicitud/ Respuesta

No

Generar Hoja Trmite

Asignar Nmero

Derivar Dcto

Registrar y Distri buir Documento Documento

Documento

Documento

Documento

Administracin

Visin Estratgica del rea

DESCRIPCION
Actualmente la Oficina de Administracin est compuesta por las reas de Personal, Economa y Servicios Generales. Todas stas reas se encuentran en la Sede Central.

OBJETIVO
Administrar los recursos humanos, ejecutar y controlar los recursos presupuestales, financieros y contables y manejo de fondos de conformidad con los sistemas administrativos vigentes.

FUNCIONES GENERALES Y ESPECIFICAS

Conducir y controlar los procesos tcnicos de contabilidad y abastecimiento de servicios generales. personal, tesorera,

Conducir y controlar el presupuesto institucional en coordinacin con los rganos e instituciones correspondiente. Conducir los Balances y Estados Financieros Institucional de acuerdo con los dispositivos legales. Informar en forma permanente a la Alta Direccin y a otros rganos y Organismo que establece la ley sobre la situacin econmico financiero de la Institucin. Preparar los procesos de ingreso, desplazamiento y trmino de servicio de personal as como a lo referente a la planilla, pensiones y otros de su competencia. Atender con recurso de transporte de flota liviana, mantenimiento, reparacin y mantenimiento de las instalaciones y equipamiento para el funcionamiento de los servicios bsicos en la Sede Central de la Institucin. Participar en la formulacin de la Estructura Programtica y del Presupuesto del INDECI, en coordinacin con la Oficina de Planificacin y Presupuesto. Administrar los fondos, valores y legados especiales financieros del INDECI, efectuando el control previo para la ejecucin presupuestal respectiva.

Registro y mantener la flota vehicular para servicio generales de la institucin. Informar a la Alta Direccin de gastos con cargo al Crditos Extraordinarios. Asesorar en la formulacin de los Reglamentos, Manuales de Personal a los rganos integrantes del INDECI. Organizar, implementar y actualizar el Escalafn Civil del Personal del INDECI.

Metas
Obtener un control automtico del Escalafn del Personal Civil Administrar de manera eficiente los gastos y control previo. Controlar y Administrar de manera oportuna el presupuesto institucional brindado informacin a la Alta Direccin. Mantener actualizado permanente el estado contable y financiero.

Finalidad
Contribuir al bienestar y seguridad ( econmica y personal ), mantener la actualizacin permanente, rpida y oportuna de todos los movimiento contables tanto de la Sede Central de INDECI como de sus respectivas Regiones y Sub Regiones.

Anlisis de la situacin actual

La Oficina de Administracin cuenta con el siguiente nivel organizacional:

Oficina de Administracin

Unidad Personal

Unidad Economa

Unidad Servicios Generales

UNIDAD PERSONAL
Esta es la encargada de normar, conducir, supervisar y ejecutar acciones de personal, pago de remuneraciones, control de asistencia; movimiento y traslado de personal; bienestar social al personal con el fin de optimizar el grado de eficiencia en el desarrollo institucional y organizacional del INDECI. Actualmente posee un software de Pago de Planilla que ha sido elaborado por el propio personal, y que dicho avance esta sujeto a las necesidades y tiempo de un personal informtico que actualmente labora en dicha rea. Si bien emite los reportes necesarios para el flujo de informacin ( planilla, boleta ) no esta conceptualizado con un sistema integral. Por otro lado tambin se posee un software para el control de asistencia el cual simplemente es un mdulo registrador de la asistencia a nivel nacional. No se registra directamente la asistencia del personal nombrado al software, sino que primero cada personal firma en una hoja de asistencia su llegada y salida de labores y despus en un proceso en batch se registra la informacin en forma mensual para efecto del clculo de planilla. Por otro lado la informacin de asistencia remitida por las dependencias de provincias es a travs de formatos que no tiene un esquema nico y la informacin no es estructurada. Adems se tiene un control manual de la asistencia en el interior del pas, lo cual no necesariamente es confiable dicha informacin. Se ha podido detectar que mucha de la informacin que se procesa en sta rea no esta sistematizada, as por ejemplo tenemos informacin : Legajo de Personal, Escalafn, Licencias en General, Bienestar Social. Mucha de esta informacin esta repartidas en una serie de cuadros elaborados en cuadros de hojas excel, la mismo que no tienen mucha integridad y seguridad de la informacin.

UNIDAD ECONOMA
Esta Unidad e la encargada de administrar los Sistemas de Contabilidad y Tesorera y Presupuesto que s permite el cumplimiento de los objetivos y metas en los planes y programas de INDECI. Actualmente realizan las operaciones contables a travs del Sistema de Informacin SIAF, el mismo que ha sido proporcionado por el Ministerio de Economa y Finanzas para el registro contable para todas las instituciones pblicas. Con el software permite registrar y actualizar no slo la contabilidad, sino que tambin permite realizar anlisis de cuenta, emitir los Balances Financieros y sobre todo que reporta todos los formatos requeridos tanto por el MEF como por la Contadura Pblica. Elaboracin del calendario de pagos, en coordinacin con la Oficina de Planificacin y Presupuesto y la Direccin de Logstica. Apertura los fondos para pago en efectivo de menor cuanta y de conformidad a la Normas Generales de Tesorera no programables. Solicita reembolsos para pago en efectivo de conformidad a las necesidades efectuadas y programadas. Realiza pago de los aportes y retenciones de Leyes sociales, fondos de retiro y otros compromisos aceptados por los servidores de Defensa Civil. Respecto a la caja chica sta es registrada manualmente y como herramienta informtica es utilizada la hoja de clculo. No posee un sistema o mdulo que permita llevar en forma eficiente los registros de caja chica y obtener en forma oportuna los saldos de caja chica.

SERVICIOS GENERALES
Esta Unidad es la encargada de administrar y controlar todo lo referente a los servicios generales de la Sede Central de la Institucin, as como el registro y control de la flota vehicular. La accin del mantenimiento de las instalaciones de la Sede Central del INDECI se realiza previa coordinacin con la Oficina de Administracin.

As mismo, mantiene un registro de la Flota Vehicular de la Sede Central, registrando entre otros, las licencias de conducir, tarjetas de propiedad, control de combustible. Por otro, da servicios de movilidad interna y externa controlando al Pool de chferes. Muchos de los registros de control son manuales . Todas su informacin es procesada a travs de Hoja de Clculo o Procesador de Texto. No se posee ningn sistema de informacin que permita estructurar, agilizar el flujo de informacin.

FLUJOGRAMA DEL MODULO ADMINISTRACION - PERSONAL - PLANILLAS

Mesa de Partes CAFAE Personal ( Resol . ) Planillas Logstica Tesorera Banco Servidor

Resolucin IyT

Doc . Dscto. Externo

Procesar Planillas Nom b. y Jub. Reporte Des cuento

Reporte

Reporte + DK

- FOSCECMI - APROVECGI

Reporte + DK Planilla Nom b. y Jub. 1 Copia Boleta Pago Reporte 2Copia Reporte

Boletas Pago

2 y 3 Copia

Planillas Nom b. y Jub.

1 Copia

Planilla Nom b. y Jub.

Generar Reporte

Boleta Pago 2Copia

3 Copia

Boleta Pago

Planillas Nom b. y Jub.

2 Copia

Cargar SIAF

Planillas Nom b. y Jub.

FLUJOGRAMA DEL MODULO ADMINISTRACION - PERSONAL - ASISTENCIAS Y TARDANZAS

Regiones / Servidor
Of icio Inasistencias

Asistencias y Tardanzas
Of icio Inasistencias Control Asis. y Tard.

Personal (Resol.)

Planillas

Asistencia Social

Legajos

Sub-Jefatura

Asesora jurdica

Papeletas Permiso

Generar Reporte I y T + Dscto Reporte I y T + Dscto. Generar Resolucin I y T + Dscto.

Solicitud Vacaciones

Programar Vacaciones

Resolucin

Actualizar y Procesar Planillas Resolucin

Papeleta Vacaciones Papeleta Vacaciones Resolucin Papeleta + Solicitud Papeleta Vacaciones Procesar Papeletas Vacaciones Firmar Papeleta Vacaciones

Resolucin

NO

Reincid. Faltas?

SI

Generar Resolucin

Resolucin

Resolucin Datos Personales y Laborales Cons tancia Mdica Generar Legajo

Procesar Permisos

Legajo

Resolucin

Generar Resolucin

Listado Permisos

Listado Permisos

Resolucin

FLUJOGRAMA DEL MODULO ADMINISTRACION - ECONOMIA - TESORERIA

Contabilidad
Colocar Nmero Cuenta Revisar Control Previo

Personal

Tesorera

Pagador

Servidor / Proveedor

Minis terio

Logstica

Doc umento

Dec retar Doc umento

Girar Cheque Fuente Financiam.

Reporte Cheques

Generar Comprobante Pago (3)

Dec retar Doc umento

Cargar SIAF

Comprobante Pago Original + 3 Copias

Comprobante Pago

Documento (*) Comprobante Pago Original + 3 Copias Comprobante Pago

Procesar Comprobante

CHEQUE

Comprobante Pago

3 Copia Visar Comprobante Formularios IPSS Generar Doc umento T1 Generar Of icio Reporte T1 Anexo Resoluciones Of icio Of icio Recepcionar y Procesar Of icio Cargar Dinero en SIAF T6 Distribur Original + Comprobante 2 Copia 1 Copia Com prob. Arch. General

Planillas Monto Cargado SIAF

(*)
- Ord. Emisin - Ord. Servicio - Ord. Compra - Planillas

Generar Doc umento T2 Reporte T6 Anexo 1 Copias T6 Generar Doc umento T6

T2 T6

T2

T6 1 Copias T6 3 Copias T6 T6

FLUJOGRAMA DEL MODULO ADMINISTRACION - ECONOMIA ADMINISTRACION DE FONDO EFECTIVO (CAJA CHICA)
Regiones Servidor (INDEC I ) Administracin Fondos Efectivo
Relacin Ingresos al Banco Verificar Ingresos al Banco Generar Of icio Liquid. Devol. Generar Reporte Ingresos Reporte Ingresos

Contabilidad

Jefaturas

Logstica

Oficio o Fa x

Generar Of icio Solicitante

Boleta Depsito

1
Of icio Solicitante

Cargar SIAF

Reporte

Verificar Ingresos al Banco

Oficio Liquid. Dev olucin

Oficio + Dinero

Generar Recibo Ingresos Generar Reporte Ingresos Depositar Dinero al Banco

Fac turas y/o Boletas Archivo Reporte Cargar SIAF

1
Oficio + Factuaras y/o Boletas

Boletas Depsito

Generar Comprobante Pago

Registrar y Entregar Dinero

Recepcionar y Procesar Datos Generar Oficio Entrega Dinero

1
Generar Memo. Solicit. Dinero Generar Reporte Rendicin Memo. + Reporte Rendicin

Cargar SIAF (C - D)

Repos icin Fondos

Generar Comprb.Pago + Cheque

Oficio Entrega + Dinero

Oficio Entrega Dinero

FLUJOGRAMA DEL MODULO ADMINISTRACION - ECONOMIA - RENDICION DE CUENTAS

Regiones Servidor (INDEC I ) Rendicin Cuentas Contabilidad

Expediente Rendicin (*)

Ev aluar Expediente

Analizar Expediente

Contabilizar Expediente

SI

Ok?

NO

NO

Total?

SI

Levantar Observacin

Levantar Observacin

Generar Nota Contable

Cargar SIAF

Nota Cont able + Exp.

Revisar Expediente

Informe Rendicin

Generar Reporte X Persona Resumen Rendiciones

Expedientes

Nota Cont able + Exp.

Cargar SIAF

* Contiene :
- OFICIO - RENDICION CTA. - COMPROB. PAGO - FACT - BOLETA

Of icio Rendicin

Res umenes

Fac turas y/o Boletas

IR + OR + F/B

Analizar I n f ormacin Rendicin

Contabilizar Fac turas y/o Boletas

SI

Total?

NO

Generar Declaracin Jurada

FLUJOGRAMA DEL MODULO ADMINISTRACION - ECONOMIA - CONTABILIDAD

Almacn Central Logstica Control Previo Provisin y Anlisis Contable Contadora Tesorera Control Patrimonial Rendicin Cuentas
Expediente Rendicin 2 Copias + Nea/Pecosa NEA Doc umento

Resumen Rendiciones

PECOSA

Resumen Donaciones

Registro E/S

Generar Docum ento(*)

Verificar Doc umento

Cargar SIAF Expediente Rendicin + Resumen Rendicin Generar 1 Copia Nota Contable

Resolucin Direc toral

2 Copia Planillas No Personales Coordinar Entregar Tesorera

Doc umentos Imprimir Nota Contable

1
2 Copia Doc. Nota Contable Elaborar Estados Financieros

Doc umento

(*)
- Ord. Compra - Ord. Servicio - Ord. Emisin - Oficios

FLUJOGRAMA DEL MODULO ADMINISTRACION - SERVICIOS GENERALES

Jefaturas Servicios Ge nerales Administracin Logstica Proveedor

Generar Plan Trabajo

Generar Requerimiento Mantto.

Plan Trabajo

Plan Trabajo

Ejecutar Plan Trabajo Requerimiento Mantto.

Cuaderno Cargo Requerimiento Mantto.

SI Realizar Mantto.

medios propios?

Remitir SS.GG.

NO Generar Informe Rec omend. Informe Rec omend. Informe + Req.

Actualizar Cuaderno Cargo

Info.+R eq.+Memo. Generar Memo. Generar Memo. Realizar Trabajos

Cuaderno Cargo

Acta Conf ormidad

Generar Acta Conf ormidad

Acta Conf ormidad

FLUJOGRAMA DEL MODULO ADMINISTRACION - SS.GG. - TRANSPORTE

Jefaturas 1
Salida Provincia?
SI NO

Administracin

SS. GG. - Transporte

Grifo

Logstica

Control Patrimonial

Solicitar y Llenar Papeleta Salida Vehc .

Papeleta

Papeleta Salida Vehc.

Papeleta

Generar Memo. Solic. Vehc. Memo. Solic. Vehc.

Firmar Papeleta Salida Vehc. 1 Generar Memo. Res puesta Original

Registrar E/S Vehculos

Registro E/S Vehculos Papeleta

Copia Memo.

Preparar Vehculo

Memos.

Alistar Vehc.

Vehculos

Cargar Combustible

Generar Ticket

Memos. Com bust. x Vehc. Registrar Combustible Cargado

Registro y Control Combustible

Solicitar Vales Combustible Vales Combustible

Reparacin Vehculo?

Verificar Vales

Vales

Vales

FIN

NO

SI

Solicitar Proforma Taller Generar Informe Tcnico IT+Prof .+Memo. Verificar y Aprobar Reparacin IT+Prof .+Memo. 2
SI

IT+Prof .+Memo. Decretar a Logstica

Generar Memo. Solicitud

Aprobar y R esponder Doc umento

Actas Generar Acta Entrega

Adquisicin Vehculo?

NO

Generar Acta Recepcin

2 Copias

Acta Recepcin/ Entrega

Acta Recepcin/ Entrega

Secretara Permanente de los Consejos Consultivos

Visin Estratgica del rea

DESCRIPCION
Los Consejos Consultivos son rganos de asesoramiento y de coordinacin los cuales estn conformado por los siguientes consejos y comit : Consejo Consultivo Central Es el rgano consultivo encargado de realizar las coordinaciones a nivel intersectorial para la aplicacin de polticas sobre Defensa Civil a nivel nacional. Consejo Consultivo de Relaciones Internacionales Es el rgano encargado de impulsar y facilitar la cooperacin tcnica internacional en la prevencin de desastres y ayuda internacional humanitaria. Consejo Consultivo Cientfico Tecnolgico Es el rgano consultivo encargado de impulsar la investigacin relacionada con la fenomenologa de desastres y pronunciarse sobre el empleo de nuevas tecnolgicas. Consejo Consultivo Interregional Es el rgano consultivo encargado de promover, coordinar e integrar esfuerzos orientados a optimizar las acciones de la Defensa Civil en el mbito regional, y ; Comit de Asesoramiento y Coordinaciones de Emergencias Es el rgano encargado de coordinar, evaluar, priorizar y supervisar las acciones necesarias para la atencin de la poblacin afectada as como la rehabilitacin inmediata y reconstruccin de las zonas afectadas por desastres de gran magnitud.

La secretaria permanente es tiene como funciones principales :

FUNCIONES
GENERALES Y ESPECIFICAS
Tramitar documentariamente la solicitud de convenios y contactos ante Organismos Multilaterales. En especial todo lo concerniente a convenios de capacitacin para el personal de INDECI Canalizar y tramitar todas las donaciones que se otorguen a INDECI, realizando un seguimiento administrativos hasta su obtencin definitiva.

Anlisis de la situacin actual

Esta rea es la coordinadora con los Organismo Multilaterales y otras dependencias del INDECI respecto a Capacitacin, Forum, Donaciones. No posee un base de datos de los organismos multilaterales, la administracin de su informacin lo realizan a travs de hoja de clculo y procesador de texto. Para el caso de las donaciones tramitadas por esta dependencias y en la fase del proceso de desaduanaje no existe una coordinacin directa y fluida con la Direccin de Logstica; de tal forma, no se puede conocer si una determinada donacin por ejemplo ha sido recibida o no, con el fin de culminar con el proceso diplomtico de agradecimiento al Organismo Multilateral. As mismo, cuando existen donaciones en efectivo, tampoco existen una comunicacin fluida con el rea de Administracin para determinar si se efectu la donacin o no. Por otro lado, como requerimiento importante es llevar de manera eficiente un control de las donaciones que gestiona y para ello tambin es importante saber que necesidades tanto de apoyo logstico como de capacitacin y otros, la institucin requiere para cumplir sus funciones de manera eficiente.

FLUJOGRAMA DEL MODULO DE SECRETARIA PERMANENTE DE LOS CONSEJOS CONSULTIVOS Y DE COORDINACION

Cancillera Secretara Permanente Organismo Multilateral
Generar Of icio Res puesta
Oficio Respuesta

Dir. Educ. y Capac.

Logstica - Aduanas

Relaciones Exteriores
Generar Ofic.+Cheque Donacin

Administracin Tesorera

Oficio Solic. Donacin Of icio Res puesta Of icio Res puesta

Oficio Solicitud Convenio

Oficio Solic. Convenio

Oficio + Cheque

Oficio + Cheque

Relacin Contactos

Generar Relacin Contactos

Establecer Contactos Relacin Contactos

Recepcionar y R egistrar Donacin

Informe Informe Donaciones

SI

Contactar Organismo Donante

Expediente Donacin (*) Expediente Donacin (*) Elaborar Expediente Donaciones(*) Registrar y Procesar I n f ormacin Generar Of icio Agradecim. Coordinar Desem barque y Entrega Informar sobre Donacin Copia de Oficio + Cheque Oficio Agradecimiento

Depositar al Banco Of icio

Moneda?

NO

Of icio

Verificar Depsito en Banco

Elaborar Cuadro Donaciones

Cuadro Donaciones Cuadro Donaciones

Of icio Agradecim.

(*) Contie ne:

- Constanc ia Donacin - Certificado Fumigacin - Notificac in Embarque - Relacin Articulos y Costos Oficio + Cheque

Planificacin y Presupuesto

Visin Estratgica del rea

DESCRIPCION
La Oficina de Planificacin y Presupuesto es un rgano de asesora a la Alta Direccin cuya sede esta ubicada en la Sede Central del INDECI.

OBJETIVO
Formular las polticas y planes de desarrollo de INDECI; as como conducir el proceso de planificacin y presupuesto y evaluar la gestin institucional del INDECI en funcin a los objetivos institucionales y evaluar la gestin de INDECI.

FUNCIONES
GENERALES Y ESPECIFICAS
Formular y orientar sobre los lineamientos de las polticas y planes de desarrollo institucional, As mismo, formular los objetivos a corto y mediano plazo en aplicacin de la poltica institucional. Conducir el proceso de formulacin, programacin y evaluacin del presupuesto institucional de acuerdo en conformidad con las polticas de la Institucin. Evaluar la ejecucin presupuestal en funcin a los resultados de las actividades y acciones informando a la Alta Direccin. Elaborar normas, procedimientos y dems instrumentos de normatividad interna, verificando y evaluando permanentemente su aplicacin. Coordinar, formular y evaluar los programas de cooperacin tcnicaeconmica a nivel nacional e internacional de la Institucin.

METAS
Analizar de manera permanente la situacin econmica y financiera del INDECI y los resultados de las gestiones de los dems rganos integrantes del Sistema. Elaborar Directivas de carcter tcnico normativo que oriente la participacin de Defensa Civil a las Instituciones u rganos Integrantes del SINDECI. Realizar el seguimiento y monitoreo de las actividades que realiza INDECI, para mejorar la eficiencia del Plan Estratgico Institucional.

Anlisis de la situacin actual

La Oficina de Planificacin y Presupuesto actualmente conduce el proceso de formulacin, programacin y evaluacin del Presupuesto de INDECI, para ello utilizan dos software que sido proporcionado por el Ministerio de Economa y Finanzas las cual corresponde a los procesos siguientes: Formulacin y Programacin del Presupuesto (Software de Formulacin del Presupuesto Institucional). El inconveniente de este software es que esta desarrollado de manera monousuario bajo la plataforma DOS ( Tecnologa antigua ), adicionalmente no se posee la definicin ni estructura de su base de datos, ya que es considerado un software cerrado. Por otro lado para la ejecucin presupuestal se cuenta con el software SIAF ( Sistema de Integral de Administracin Financiera ) elaborado por el Ministerio de Economa. Este es un software en red, actualmente esta operando en el servidor central del INDECI y tienen acceso por su operatividad las reas de Administracin y Logstica. Tambin es importante indicar que es un software cerrado y el cual tambin Poco se posee con las descripciones de la base de datos. Se observa que en la formulacin de presupuesto institucional, la planificacin no esta participando directa y activamente en la formulacin del presupuesto, ya los Planes de Trabajo Anual Institucional se efectan despus de haber formulado el presupuesto; lo cual no permite planificar de manera preliminar las actividades y acciones para que despus en apoyo a esa planificacin el presupuesto se vea planteado. Realiza el proceso de solicitud de calendario mensual de presupuesto el mismo que es distribuido a la Oficina Nacional de Logstica para que ejecute los gastos, correspondiente al mes. Es necesario que se tenga un control en lnea de las afectaciones mensuales que se realizan a medida que ejecuten las actividades. Los Planes de Trabajo anual de las regiones es una informacin que se consolida y sirve como instrumento de monitoreo para la evaluacin de las acciones que realiza la Institucin. Por otro lado, no se tiene un control y seguimiento de las actividades que realiza la Institucin y que permita determinar la eficiencia y eficacia de la institucin a travs de sus acciones. Como rea responsable de canalizar los proyectos especiales para su financiamiento ante el Ministerio de Economa y Finanzas, no tiene una base estadsticas de actividades y acciones del INDECI actualizada o simplemente no posee.

FLUJOGRAMA DEL MODULO PLANIFICACION Y PRESUPUESTO

Regiones / Jefaturas Planificacin y Presupuesto
Doc umentos Sustent atorios Requerimiento Presupuestal Cargar Sof tware Presupuestal Remitir Sof tware Presupuestal Aprobar Presupuesto Institucional Of icio Solicitud

MEF

Alta Direccin

Entidades Externas ( * )

Generar Requerimiento Presupuestal

Programar Presupuesto

I n f ormacin Presupuest.

I n f ormacin Presupuest.

Solicitar Calendario Compromisos Calendario Mensual Distribur Calendario Compromisos Generar Plan Trabajo Plan Trabajo Plan Trabajo

Of icio

Aprobar Calendario Calendario

Calendario Mensual

( *) - Presidencia Consejo Ministros - Contralora General Repbli c a

Aprobar Plan Trabajo

Plan Trab. Anteriores

- Congreso Nacional Repbli c a - Ministerio Economa Y Finanzas

Distribur Plan Trabajo Directiva Emitir Directivas Alinea. Tc. Verificar y Evaluar Plan Det. Preparar Informe Trim, Bim y Anual

Generar Plan Trab. Detallado Avances Plan Det.

Plan Det.

Informes

Aprobar Informes

Informes Memoria Institucional Distribur Informes

Actualizar Memoria Institucional

Informe

1 Copia

Informe

Capacitacin y Difusin

Visin Estratgica del rea

DESCRIPCION
Actualmente la Direccin Nacional de Educacin y Capacitacin est compuesta por las reas de Doctrina y Educacin y Capacitacin, siendo el rea de Centro de Capacitacin de Defensa Civil la que an no ha sido implementada. Todas stas reas estn localizadas en la Sede Central del INDECI.

OBJETIVO
Planificar, organizar, coordinar y supervisar la Poltica Nacional de Defensa Civil, relacionada con la educacin y preparacin de la poblacin en general, as como de la capacitacin de los miembros del SINADECI.

FUNCIONES
GENERALES Y ESPECIFICAS
Promover la doctrina de Defensa Civil en general. Programar, planificar y evaluar las actividades educativas y de difusin que ejecute el INDECI, con el fin de crea conciencia en la poblacin respecto a la Defensa Civil. Coordinar con las entidades educativas ( Ministerio de Educacin, Universidades y Asamblea de Rectores) acciones que involucre la efectiva aplicacin de la Defensa Civil en los niveles educativos que corresponda. Realiza capacitacin descentralizada a las autoridades y personal que conforma el SINADECI. En coordinacin con la Oficina de Planificacin y Presupuesto, mantener actualizado el Plan Nacional de Defensa Civil y formulacin de la Estructura Programtica y Presupuestal del INDECI. Planear y planificar la capacitacin de los inspectores de seguridad de Defensa Civil.

METAS
Establecer, planificar y programar el Centro de Capacitacin de Defensa Civil, para establecer como un Instituto Nacional el cual se encargue, de manera orgnica la capacitacin de manera integral y a nivel nacional.

Anlisis de la situacin actual

La Direccin Nacional de Educacin y Capacitacin cuenta con el siguiente nivel organizacional:

DINAEC

Doctrina

Educacin y Capacitacin

DOCTRINA
Actualmente el rea de Doctrina es la encargada de elaborar, preparar los manuales doctrinarios de Defensa Civil , as como Libros y Folletos como programa de difusin y capacitacin de Defensa Civil. Esta rea lleva un control de la Programacin de Difusin a nivel nacional, en donde las Regiones y SubRegiones solicitan una determinada cantidad de material de difusin y capacitacin. Tambin llevan registrado todo los materiales de difusin y capacitacin que se va emitiendo. Constantemente esta rea realiza investigaciones y coordinaciones para mejorar y perfeccionar e incorporar nuevas doctrinas y mensajes de Defensa Civil, para concientizar a la poblacin de la importancia de la Defensa Civil

EDUCACIN Y CAPACITACION
Esta rea es la encargada de organizar y aprobar los cursos de capacitacin a nivel nacional, para lo cual cada Regin, SubRegin u otra entidad solicita la formulacin de cursos de capacitacin sobre Defensa Civil, el mismo que es revisado por esta rea formulando su contenido y presupuesto para la ejecucin de los eventos de capacitacin. Tambin mantiene coordinaciones con entes educativos para la difusin de los cursos de Defensa Civil. Se ha visto por conveniente que se desarrolle una base de datos de todos aquellas personas que han sido capacitados con miras a su posterior convocatoria para situaciones de emergencia, y tambin es imprescindible realizar un monitoreo de todos los cursos que se viene realizando a nivel nacional con miras a evaluar los cursos por su contenido y efectividad. Es oportuno indicar que el rea del Centro de Capacitacin de Defensa Civil, hasta la fecha no ha sido implementada por efectos presupustales.

FLUJOGRAMA DEL MODULO DINAEC - CURSOS CAPACITACION

Organos ( * ) Desconcentrados
Generar Solicitud Curso

DINAEC

Alta Direccin

DDRR Defensa Civil

Logstica

Planificacin y Presupuesto

Solicitud Requerimiento

Recepcionar y Evaluar Temario Ev aluar Objetivos y Ubic. Geog. Seleccionar DDRR Respectiva Disponer a DDRR Ejecu-. cin Curso Coordinar con Organo Desconcen. Determinar Neces idades Presupuest. Ev aluar Neces idades Presupuest. Disponer Ejecucin Presupuest. Remitir Neces idades Presupuest. Solicitar Calendario Compromiso Tramitar Aprobacin del MEF Aprobacin Presupuestal

Of icio

Of icio

Of icio

( *) Instituciones Pblicas y Privadas. Comits Regionales, Provinciales y Distritales de Defensa Civil.

Ejecutar Curso Capac itacin

Fondos

Transf erir Fondos a DDRR

Reporte Asistentes

Registro y Control Asistentes

FLUJOGRAMA DEL MODULO DE DINAEC - MATERIALES DE DIFUSION

DINAEC Alta Direccin
Aprobar Material Dif usin Elaborar Proceso Seleccin

Logstica

Asesora Jurdica

Administracin

Contratista

Dir. Regionales y Sub Regiones

Material D i f usin ( * )

Elaborar Material D i f usin (*)

Disponer Impresin

Of icio

Otorgar Buena Pro

(*) Cartillas Spots Manual Afiches

Elaborar Proyecto Contrato

Proyecto Contrato

Revisar Proyecto Contrato

Levantar Observacin

Formular Observacin

NO

Conforme?
SI

Suscribir Contrato Cont ratista Preparar y Entregar Material Base

Proyecto Contrato

Contrato

1 Copia

Contrato

2 Copia

Contrato Elaborar Material Dif usin Prueba Impresin

SI

Conforme?

NO

Modificar Prueba Impresin

Cuadro Distribucin

Preparar Cuadro Distribucin Cuadro Distribucin

Material Dif usin Cuadro Distribucin

Registro y Distribucin Material Difusin

Material Difusin

Imprimir Material Dif usin

Prevencin

Visin Estratgica del rea

DESCRIPCION
La Direccin Nacional de Prevencin es un rgano de lnea cuya sede esta ubicada en la Sede Central del INDECI.

OBJETIVO
Esta dependencia es la encargada de planificar, organizar, coordinar, dirigir y supervisar la Poltica Nacional de Defensa Civil relacionada con la identificacin de peligros, determinacin de vulnerabilidad y evaluacin de riesgos. Tambin norma y supervisa todo el aspecto r elacionado a las inspecciones tcnicas en seguridad en Defensa Civil, as como evala y formula proyectos orientados a las acciones de prevencin de desastres.

FUNCIONES
GENERALES Y ESPECIFICAS
Promover, coordinar, formular y evaluar estudios y/o proyectos orientados a mitigar los efectos de los desastres, para determinar su prioridad y ejecucin. Promover, coordinar y asesorar a los rganos del SINADECI sobre la identificacin de peligros, determinacin de vulnerabilidades y evaluacin de riesgos. Formular y proponer reglamentos, procedimientos y normas tcnicas de prevencin frente a desastres, supervisando su cumplimiento por los sectores e instituciones que integran el SINADECI u la comunidad en general.

METAS
Actualizar permanentemente el conocimiento de los fenmenos, vulnerabilidad y riesgos a nivel nacional, que permita determinar medidas de prevencin. Supervisar permanentemente y eficientemente el cumplimiento de normas y reglamentos relacionadas a las inspecciones tcnicas. Sistematizar toda la informacin de riesgos e inspecciones, generando mapas actualizados y base de datos que permita compartir con otros sectores del SINADECI.

Anlisis de la situacin actual

La Direccin Nacional de Prevencin de acuerdo al Reglamente de Organizacin y Funciones ROF, esta compuesta por las siguientes unidades orgnica :

Prevencin

Estudios y Ejecucin de Riesgos Inspecciones Tcnicas de Seguridad Evaluacin y Ejecucin de Proyectos

Al momento del levantamiento de informacin el rea de Proyectos, esta en proceso de reorganizacin y definicin de funciones, por lo que se ha visto por conveniente realizar su posterior anlisis una vez concluido su reorganizacin.

ESTUDIOS Y EJECUCIN DE RIESGOS

Esta rea orienta y/o realiza estudios de anlisis de los riesgos a fin de garantizar la seguridad de la poblacin. As mismo, coordina y promueve estudios de carcter socio-econmico sobre el impacto de los desastres. Adicionalmente, identifica los riesgos inminentes y no inminentes que puedan provocar desastres, realizando estudios de evaluacin de riesgos, para ello se apoya fuertemente en los mapas de riegos el cual utiliza intensamente el SIG ( sistema de informacin geogrfica ). Permanentemente realizan seguimiento de las emergencias ocurridas a nivel nacional. Programan de forma anual, trimestral y mensualmente todos los estudios y evaluaciones de riesgos a nivel nacional utilizando para ello programaciones por Regiones y Sub Regiones, enviando los presupuestos requeridos a la Direccin Nacional de Logstica para su ejecucin. Al respecto, se a podido determinar que las coordinaciones de envi presupustales no son la mas ptimas, ya que se ha podido detectar que los presupuestos no necesariamente estn llegando a las sedes regionales. Tambin no existe un monitoreo continuo de las realizaciones de estudios y evaluaciones de riegos. As mismo, tambin se observa un poca relacin con la Direccin de Operaciones. No existe una base de datos que contenga el banco de Estudios de Riesgos, simplemente utilizan las herramienta de Hoja de Clculo y Procesador de Texto para administrar su base de datos. Tambin no existe un aplicativo que permita controlar las programaciones presupustales para los estudios e inspecciones tcnicas y estar relacionado con el presupuesto que administra la DINALOG.

Tampoco existe un sistema de informacin que permita registrar y compartir la informacin de riesgos. Todos los detalles del mapa de riesgos son procesados por la Oficina de Estadstica y Telemtica a travs del rea SIG, el cual posee una base de datos de los riesgos acontecidos.

INSPECCIONES TCNICAS DE SEGURIDAD

Esta rea es la encargada de evaluar y supervisar las inspecciones tcnicas de instalaciones de todos los organismos y sectores integrantes del SINADECI. Centraliza a nivel nacional el resultado de las inspecciones tcnicas para fines de control. Tambin participa en la preparacin de la poblacin con el fin de crear y/o promover una cultura de prevencin de Defensa Civil. A travs de sta rea realizan la certificacin de los Inspectores Tcnicos, que es solicitada por los Comits de Defensa Civil a nivel nacional. Se a podido observar poca coordinacin con la Direccin Nacional de Educacin y Capacitacin, en cual los cursos de Inspecciones Tcnicas que sta ltima realiza, ya que no remite los participantes que intervienen stos cursos. No se posee un mdulo informtico que registre y administre el Registro de Inspectores Tcnicos a Nivel Nacional y que pueda interrelacionar con los cursos de Inspecciones Tcnicas que realiza el DINAEC. Como es sabido, los inspectores tcnicos integrantes de los Comits de Defensa Civil son utilizados por las municipalidades para realizar inspecciones segn las necesidades que requieran. Adicionalmente tiene la funcin de Normar todo lo concerniente a la Seguridad e Inspecciones tcnicas, que es base para el sylabus de los cursos de Inspecciones Tcnicas que DINAEC realiza.

FLUJOGRAMA DEL MODULO PREVENCION - UNIDAD TECNICA

DCRR / DCSSRR Preve ncin Comit Defensa Civil DINAEC Alta Direccin

Elaborar Noramas Administrativa

Normas Administrativa

Normas Administrativa

Elaborar Normas Tcnicas

Normas Tcnicas

Normas Tcnicas

Solicitud Curso Insp. Tcnica Programacin Cursos

Curso Inspecciones Tcnicas

Program acinCurs os Ins p.Tcnica Supervisin de Cursos Programac. Insp. de Cursos

Realizacin de Cursos

Acreditarcin de Insp. Tcnicos

Relacin Ins pectores Aprobados

Registrar Insp. Tcnicos

Constancia Insp. Tcnicos

Certificados Insp. Tcnicos

Acreditarcin de Insp. Tcnicos

RJ y Certificac. I.T.

Aprobacin y Emisin RJ de Insp. Tcnicos

Certificados Insp. Tcnicos

FLUJOGRAMA DEL MODULO PREVENCION - EVALUACION D E RIESGOS

Postores Autoridad o Zona Solicitante DCRR / DCSSRR Preve ncin Sectores Competentes Logs tica

Solicitud Ev aluacin

Solicitud Externa Realiza Evaluacin de Riesgo

Estudiar Ev aluacin Preliminar

Registrar Ev aluacin Riesgo

Solicitud Ev aluacin

Preparar Ev aluacin de Campo

NO

Estructural?

S I

2 Evaluac. Preliminar Informe Evaluac. Riesgo Informe Evaluac. Riesgo

Preparar Informe y Solicitud

Solicitud Estudio 1 NO Realizar Estudio ? Si

Informe Evaluac. Riesgo

Acciones

Propuestas

Preparar y Ejecutar Estudio

Supervisar Verificar Estudio

Generar Informe de Estudio

Informe de Estudio

Programacin de Evaluacin de Riesgos

Prog. Pptal. De E v al. Riesgos

Prog. Pptal. De E v al. Riesgos

Operaciones

Visin Estratgica del rea

DESCRIPCION
La Direccin Nacional de Operaciones es un rgano de lnea ubicada en la Sede Central del INDECI, adems cuenta con las unidades siguientes: Planeamiento y Operaciones Tcticas y Movilizacin. Esta Direccin depende de la Alta Direccin.

OBJETIVO
Normar, evaluar, coordinar y dirigir las acciones de respuesta frente al desastre que realicen los rganos del Sistema Nacional de Defensa Civil en los aspectos tcnicos de evaluacin de daos, restableciendo los servicios pblicos esenciales y operaciones especiales.

FUNCIONES GENERALES Y ESPECIFICAS

Planificar, normar, coordinar, controlar y evaluar las acciones orientadas a la atencin de emergencias, proporcionando apoyo a la poblacin afectada por desastres a travs de la asistencia de techo, abrigo y alimento as como la recuperacin provisional de los servicios pblicos esenciales y la rehabilitacin de las zonas afectadas. Formular los planes de operaciones para la atencin de la emergencia, supervisando y orientando su ejecucin. As mismo, formular el plan de necesidades de socorro y auxilio, de acuerdo a la estimacin de probables prdidas e hiptesis de desastres. Emitir opiniones sobre las situaciones de Estado de Emergencia por desastres o peligro inminente. Conformar y mantener un inventario actualizado de recursos y bienes aplicables a la Defensa Civil de los diversos sectores, instituciones pblicas y no pblicas. Normar, controlar y evaluar las acciones de movilizacin de los recursos humanos y materiales para la atencin de la emergencia, as como establecer los mecanismos para la participacin de los rganos del SINADECI en la movilizacin, a fin de adecuar el Potencial Nacional a los requerimientos de un desastre de magnitudes

Metas
Atender de manera eficiente y eficaz las situaciones de emergencias comprometiendo a todo el SINADECI. Sensibilizar a la poblacin de la ejecucin coordinada entre poblacin, autoridades gobernativas y municipales de simulacros para estar preparados ante situaciones de desastres y crear conciencia de Defensa Civil. Formular, mejorar y difundir los planes de contingencias como los de socorro y auxilio y otros con miras ha que la poblacin y el sistema acten adecuadamente ante situaciones de contingencias. Construir y mantener un banco de datos que permita una mejor administracin de los desastres en sus distintas fases: Antes, Durante y Despus.

Anlisis de la situacin actual

La Direccin Nacional de Operaciones cuenta con el siguiente nivel organizacional:
Direccin Nacional de Operaciones Planeamiento y Operaciones Tcnicas

Movilizacin

Planeamiento y Operaciones Tcnicas

Esta unidad es la encargada de planear, normar, coordinar, dirigir y evaluar las acciones de respuesta frente a los desastres naturales inducidos, tomando acciones como evaluacin de daos, restablecimiento de los servicios esenciales y operacionales, as como coordinar las acciones de rehabilitacin en las reas afectadas por el desastre. Normar y procesar reportes de desastre producido a nivel nacional para el SINADECI, evala la participacin de los organismo integrantes del SINADECI en el manejo operativo de los desastres, as como; formulacin de planes de rehabilitacin para las zonas afectadas. Establece las normas y procedimientos de todos los Planes referidos a la fases del desastre como son entre otros: Plan de Prevencin, Plan de Situacin y Atencin de Emergencias, Plan de Rehabilitacin y otros planes que contribuya o apoyen a la atencin de las zonas afectadas.

Estar en permanente anlisis de las emergencias y / o desastres que ocurren a nivel nacional , para que de forma coordinada e inmediata se activen los planes de atencin de emergencia y establecer segn sea el caso los Comit de Operaciones de Emergencia - COE (Nacional, Regional, Provincial y Distrital). Recientemente estn organizando informacin referente a los Recursos Humanos y Materiales de que disponen los distintos sectores que conforman el SINADECI. As se tiene proyectado obtener y organizar informacin de Brigada, Socorristas, Profesionales, Tcnicos y otros. En cuanto a los Recursos Materiales es necesario contar con datos de Centro de Salud, Entidades Gubernativas, Centros Religiosos y otros. Y por ltimo se es de necesidad urgente tener informacin a los servicios y materiales que tienen cierto sectores del SINADECI como, Puentes, Carreteras, Nmero de Cama, Equipos Mdicos, Almacn de Medicinas, etc. Pero toda esta informacin ha sido diseada en hojas de clculo el cual no permite la interrelacin y su disposicin en red. Actualmente, en operaciones posee un mdulo de registro de eventos o desastres ocurridos desde el ao 1995 hasta la Fecha, el cual permite realizar cierta estadstica y que es normalmente publicada en la memoria institucional. Tambin posee de un mdulo informtico de control de Emergencia denominado COE elaborado por la Oficina de Estadstica y Telemtica recientemente, el cual permite registrar los ltimos sucesos que ocurren y dar un seguimiento tanto en daos y logstica; concluida la emergencia este desastre es pasada como un evento histrico que permitir posteriormente ser analizada y evaluada. Pero este no viene siendo sub utilizado por el personal de Operaciones a pesar de las reiteradas capacitaciones al respecto. Por otro lado se ha podido apreciar que los reportes de emergencias remitidos por las dependencias de Provincias no tienen una estructura uniforme en cuanto a lenguaje y forma, lo cual motiva que los Reportes de Ocurrencias Diarias no tenga una cabal confiabilidad en cuanto a sus datos. As mismo, a la falta de definiciones clara y precisa de situaciones, fenmenos y otros conceptos, los datos muchas veces no presentan la confiabilidad esperada. Se est conciente que para los procesos de emergencia las comunicaciones en general es de vital importancia, por lo que se ha visto por conveniente asistir con software especializado en apoyo ya que actualmente no se posee un en forma integral por ejemplo con Logstica en cuanto al Apoyo Logstico. Por otro lado, la comunicacin con los distintos sectores es espordica no existiendo canales fluidos, armnicos y estructurales que permita transportar datos tanto para la prevencin y emergencia. Es de inters contar con un sistema que simplifique y estructure los canales de comunicacin para tener una informacin transparente y precisa que permita evaluar y tomar prontamente las acciones pertinentes.

MOVILIZACION
Es el rea encargada de normar, controlar y conducir el empleo del potencial Nacional ( personas, bienes y servicios) en acciones de Defensa Civil en su fase de prevencin, emergencia y rehabilitacin de acuerdo a la poltica de INDECI. Sistematizar y centralizar toda la informacin sobre recursos humanos y materiales a fin de disponer su movilizacin oportuna para afrontar situaciones de emergencia. Capacitar e instruir a la Brigadas Operativas de Defensa Civil. Analizar y coordinar los aspectos tcnicos legales y administrativos relacionados a la movilizacin de recursos humanos. Promover en los sectores pblicos y privados, la asignacin de recursos financieros para la movilizacin coordinando con la Oficina de Presupuesto y Planeamiento.

CENTRO DE OPERACIONES DE EMERGENCIA COE Es l organizacin funcional que adopta el Comit de Defensa Civil para planear, coordinar, conducir y dirigir las operaciones y/o actividades que demandan las situaciones de emergencia.

Dentro de sus objetivos es atender en forma ordenada, oportuna y adecuada las emergencias que se presenten. Por otro lado , tambin es la de atender las necesidades vitales de alimentos, salud, techo y abrigo de la poblacin afectada. Como funciones principales se puede mencionar, la de racionalizacin del potencial humano y el uso de los recursos materiales existentes, evitando la d uplicidad y dilacin de esfuerzos. Efectuar consolidados de daos, evaluacin de necesidades e inventario de recursos. Por ltimo, recomendar a las Autoridades pertinentes la adopcin de medidas de control y superacin de la situacin. Existe niveles de C OE empezando desde el Comit de Operaciones de Emergencia Nacional pasando por el Comit de Operaciones de Emergencia Regional COER, COEP ( a nivel provincial ) y por ltimo el COED ( a nivel Distrital).

FLUJOGRAMA DE OPERACIONES (ATENCION DE EMERGENCIAS)

Comunicaciones
Mensaje Ocurrencia + Contactos

Organismo Responsable
Analizar , Validar y Procesar Informacin

Operaciones

COE

Centro de Monitoreo

Estadstica y Telemtica (SIG)

Direccion

Sectores (Mdulo)

Generar Informe EvaluarDaos No

Informe

Informe

1
Compete INDECI S i

Plande Operaciones / Movilizacion *Reporte Preliminar -Plan de Operaciones -Plan de Mo vilizacion -Mapas de Riesgo

Coordinacin y Monitoreopor Sector

S i

Analizar Necesidades Mapasde Riesgo Generar Reporte Preliminar Generar Recomendacion de ActivarCOE Mapasde Riesgo

Gran Magnitud No Reportede Preliminar Coordinar Apoyo Logistico con Organismo Responsable Coordinar Apoyo Logistico con Organismo Responsable

S i

Reporte Preliminar

No

Activar CO E

Registar Reportede Daos Historico

Monitorear Emergencias (CME)

Reporte Daos COEs S i

Reporte deEvaluacion de Daosy/o InformaciondeCierre de C e O

Informacin Actualizada+ Contactos Atender Emergencia CO E Inventariode Recursos Humanos y Materiales

FLUJOGRAMA DE OPERACIONES - CENTRO DE OPERACIONES DE EMERGENCIAS (COE)

Comite de Defensa Civil (Regional, Provincial y Distrital)
Comunicaciones
Registrar Evento

Operaciones

Salud
Reporte Preliminar

Ley y Orden

Logistica

Damnificados

INDECI

Sectores / Otros

Reporte Preliminar

Preparar y Eviar Apoyo Logstico

Registrar Localidades Afectadas

Recepcionar Apoyo Logstico

Preparar y Eviar Apoyo Logstico

2
Detallede Afectados? Registrar Daos Evaluar Daos Inventario de Stock

Inform acin Actualizada+ Contactos

No

Si Registrar Detallede Pers onas Distribur Apoyo Logstico Artculos + Planillones

Generar Reportes

1
Analizar Daos y Necesidades Informacin Analizada Activar Brigadas Verificarla Veracidad dela Entrega del Apoyo Logstico

Recibir Apoyo Logstico

Estado de Emergencia

SI

Generar Recomendacion Declaratoriade Estado deEmergencia

Recomendacion Declaratoria deEstado de Emergencia

No
Generar Reportede Daos y Necesidades

Fin
Generar Requerimiento Logistico y Tecnico Evaluar y Analizar Atencionde Emregencia Requerimiento Logistico Requerimiento Logistico

Reporte Diario EDAN

Prestar Seguridad en el Areade Desastre

2 1

no

Fin de Evento

si
Registrar Cierrede Evento

FLUJOGRAMA DE OPERACIONES (EVALUACION DE DAOS)

Organismo Responsable Comunicaciones Operaciones COE Centro de Monitoreo Estadstica y Telemtica (SIG) Direccion Sectores (Mdulo)

BD Estadistc. MAPAS

Evaluacin de Daos

BD Emergencias

Alisis y Validaciin de Reportede Daos

Evaluacin de Daos

Observacin al ReportDaos

No

Correcto?

Monitoreode Emergencia

Si
Activar COE?? AnlisisEvaluacn de Daos NO Realizar Acciones Determinar Ayuda Reporte Actualizadode Daos

si

Observacin al ReportDaos

Reporte Actualizadode Daos

Atencin Evluacin Daos

Comunicacin con Organismos

FLUJOGRAMA DE OPERACIONES - PLANES

Prevencion Doctrina y Capasitacion
Cursos de Capacitacion

Operaciones

Estadistica y Telematica

Alta Direccion

Sectores / Otros
Inventario de Recursos Humanos y Material es

No
Plan de Movilizacion

Analizar y Evaluar Planes de Concientizacion

Generar Plan de Movilizacion

Aprobado
Organizacion de Comites y Brigadas

Si
Registrar Plan de Movilizacion Publicaciones Monitorear y Evaluar Informe de Evaluacion

Similacro

Plan de Operaciones + Plan de Movilizacion +Directivas

(1)

Generar Programa Simulacros

Registrar Directivas

Si
Generar Directivas del Plan de Operaciones y Movilizacion

Directiv a

Aprobado

No
Analizar y Evaluar

Evaluaciones de Riesgo

Registrar Plan de Operaciones

Si
Plan de Operaciones Reporte Estadistico

Analizar y Evaluar Inspeciones Tecnicas

Generar Plan de Operaciones

Aprobado

No

Logstica

Visin Estratgica del rea

DESCRIPCION
Actualmente la Oficina Nacional de Logstica est compuesta por las reas de Abastecimiento y Control Patrimonial. El rea de Abastecimiento (Almacn Central) se encuentra ubicado en el Distrito de Ate Vitarte y el secundario en el Distrito de Independencia. Para una atencin rpida de emergencia se han creado los denominados Almacenes Adelantados, que son pequeos almacenes que estn ubicados en las Sub Regiones o Localidades y son administrados por las autoridades de la zona. Las oficinas de la unidad de Control Patrimonial se encuentra en un local en cesin en uso en el distrito de San Isidro

OBJETIVO
Organizar y supervisar el sistema de Abastecimiento y Control Patrimonial de INDECI para aun mejor y transparente gestin. Formular, organizar y administrar todo los almacenes adelantados para la atencin rpida y oportuna a los damnificados de las zonas de desastres.

FUNCIONES
GENERALES Y ESPECIFICAS
Proponer la normatividad correspondiente que permita asegurar los mnimos niveles de stock de los almacenes para asegurar una oportuna y rpida atencin de las emergencia. Administrar, Conducir y Controlar todo los recursos logstico de SINADECI, en la zonas afectadas por desastres en el mbito Nacional. Administrar las actividades de apoyo de transporte para las acciones que ejecuta INDECI y en especial para la zonas de emergencia. Administrar y Controlar todas las actividades inherente al Control Patrimonial conforme lo establece los dispositivos legales vigentes. En coordinacin con la Oficina de Planificacin y Presupuesto, mantener actualizado el Plan Nacional de Defensa Civil y formulacin de la Estructura Programtica y Presupuestal del INDECI. Programar y administrar el proceso de adquisiciones segn necesidades de las dependencias del INDECI, y sobre todo segn la necesidades de apoyo para los casos de emergencia, de acuerdo a los dispositivos legales vigentes de adquisicin.

METAS
Organizar, controlar y supervisar los almacenes adelantados que INDECI posee al interior del pas. Contar informacin precisa y oportuna en lo referente al control del activo fijo, que permita saber donde, cuanto y quien posee el activo fijo a nivel nacional.. Garantizar que los procesos de control patrimonial se establezcan y cumplan para un mayor control. Llevar de manera transparente y precisa todo el proceso de adquisiciones de bienes y servicios respetando lo dispuesto por la legislacin pertinente.

Anlisis de la situacin actual

La Oficina de Logstica cuenta con el siguiente nivel organizacional:

Oficina de Logstica

Unidad Abastecimiento

Unidad Control Patrimonial

LOGISTICA
En la Direccin Nacional de Logstica propiamente se efecta el proceso de adquisicin teniendo como funciones consolidar las necesidades de las diversas dependencias del INDECI para obtener el Plan Anual de Adquisiciones que servir como base para la formulacin del presupuesto en gastos corrientes. Asimismo, efectan los procedimientos tcnicos para la adquisicin de recursos adecuados para la atencin de emergencia, convocan a concurso o adquisiciones directa segn sea el caso; realizando anlisis de las propuestas econmicas que los proveedores presentan. Cabe notar, que en el rea de adquisiciones de la Direccin de Logstica se ha establecido tres rea funcionales definidas: Adquisiciones con Presupuesto Ordinario, Crdito Interno y Aduanas. La primera se encarga de las adquisiciones con presupuesto ordinario y para las adquisiciones de las emergencias se utiliza el presupuesto de crdito interno. En ambos casos, el proceso de adquisiciones se realiza con las normas vigentes de adquisiciones.

As mismo, estn conectados directamente con el SIAF en su fase de comprometido y devengado, para el caso de las adquisiciones de bienes y servicios. Tambin, es sta Direccin la encargada de dar todo el apoyo logstico para las zonas de emergencias y damnificados, a travs de sus almacenes Adelantados tanto en las Regiones como en las Subregiones y los propiamente Almacenes adelantados ubicados en localidades prximas a zonas vulnerables y que son administrados por las autoridades locales las que a su vez en caso de emergencias son las responsables directa de distribuir la ayuda a la personas damnificadas. Se ha podido observar que mucha de la informacin procesada a excepcin del SIAF, se mantiene en hojas de clculo, lo cual no permite estar interrelacionada, adems que redunda la informacin ya que se almacena la misma informacin tantas veces se realiza pequeas modificaciones.

UNIDAD ABASTECIMIENTO

La Unidad de Abastecimiento es la encargada de coordinar y controlar el funcionamiento tcnico de abastecimiento, normar la conservacin de los materiales bsicos vital para el empleo de los casos de emergencias. Actualmente existe dos almacenes fsicos : Ate Vitarte que es el almacn central y el otro que esta ubicado en el Distrito Independencia el cual es un pequeo almacn. Ambos almacenes esta comunicados por radio VHF/HF. En el almacn central posee un software que ha sido diseado y creado por el propio personal de Almacn. Este software esta diseado en Visual FoxPro y est siendo ampliado de acuerdo a las necesidades. Actualmente este sistema no se encuentra en red y no esta integrado a los procesos de logstica y control patrimonial. Se carece de un control estricto de los almacenes adelantados a nivel nacional. Cuando se da ingresos de artculos y bienes a Almacn estos pueden tener tres tipos de procedencia: adquisiciones (orden de compra), donaciones(Resolucin Jefatural) y transferencias(Resolucin Jefatural). De igual modo con las salidas de Almacn estas se distribuyen utilizando para ello Pecosa ( Papeleta de Pedido comprobante de salida, para las Donaciones y Transferencia se utiliza la Resolucin Jefatura como descarga de almacn. Existe una necesidad respecto al control de distribucin de los artculos a los damnificados para tener una exactitud de la ayuda a los damnificados.

UNIDAD CONTROL PATRIMONIAL

Esta Unidad es la encargada administrar, controlar, conservar y recuperar los bienes patrimoniales de la institucin, as mismo normar todo lo concerniente al patrimonio institucional. Por otro lado centralizan y consolida toda la informacin patrimonial en el Marges de Bienes Patrimoniales, el cual contiene y detalla todos los artculos patrimoniales de la institucin, al respecto se ha podido detectar que existe una falta de coordinacin efectiva entre Logstica y Control Patrimonial, respecto a las adquisiciones por cuanto en muchos casos las adquisiciones de los bienes patrimoniales son remitidos directamente a los usuarios despus de la adquisicin, sin que previamente sea registrado por Control Patrimonial, de esta forma el marges de la institucin queda desactualizado. As mismo, Control Patrimonial debe de informar todo cuanto acontece en el Patrimonio de la Institucin a la SuperIntendencia de Bienes Nacionales SBN, la misma que a proporcionado un software por el cual toda la informacin que es remitida a esta entidad es a travs del software. Este software esta elaborado en FoxPro para D.O.S., y tambin es utilizado para control interno de la Institucin. Por otro lado los movimientos de patrimonio en la sede central no es informado regularmente a esta Unidad perdindose as el seguimiento y control de los bienes patrimoniales. La actualizacin del mismo se obtiene a travs del inventario anual de bienes.

FLUJOGRAMA DEL MODULO DE LOGISTICA - OF. ABASTECIMIENTO

Regiones o Jefaturas
Req. Presup. Mensual

Logstica
Generar Plan Anual Sustento Gasto Mes Generar # Proceso Generar Sustento Gasto Mes

Planificacin y Presupuesto
Oficio Monto Presupuest.

MEF

Proveedor

Tesorera

Administracin

Com pra de Bases Sustento Gasto Mes

NO

Sustento Gasto Mes

NO

Bases Concurso

SI

Aprobar? Bases Concurso

Menor Cuanta?
SI

Elaborar Bases Concurso Generar Of icio Inv itacin

Bases Concurso

Recepcionar Propuesta

Propuesta Venta de Bases

Otorgar Buena Pro

SI

OK?

Ev aluar Propuesta
NO

Propuesta

Elaborar Contrato Orden Misin Cargar SIAF Comprometido/ Devengado

Generar O/C - O/S

O/C - O/S

O/C - O/S

O/C - O/S Actualizacin Saldo Presupuestal Asignar a Meta o Especfica Factura Doc umentos (*) Orden Misin?
NO SI

O/C + O/S + O/M + O/R Veriificar Conf ormidad de Almacn

Documentos

Cancelar Doc umentos

(*) Doc umentos Ord. Compra Ord. Servicio Ord, Misin Oficio Remesa

Remitir Doc umentos Conformes (*)

Cargar SIAF Pagado

FLUJOGRAMA DEL MODULO LOGISTICA - ALMACEN GENERAL

Regin o Jefatura
Generar Solicitud Pedido Solicitud Pedido

Logstica

Proveedor 2

Almacn Gene ral

Prod./Material Generar Pecosa Pecosa

Entidad Pblica o Privada

Generar Gua Internamiento Gua Internamiento

Almacn Adelantado

Control Patrimonial

Contabilidad

Generar Memo.

Pedido + Memo.

Pecosa

1
Pecosa Pecosa + Productos y/o Materiales

Pecosa Gua Intern. + Prod./Materiales + Resol. Jefatural

Generar Cuadro Distribucin

Gua Internamiento

NEA

NEA

Generar NEA

Copia NEA

Gua + Productos Cuadro Distribucin

1
Generar Acta Conf ormidad

Ord.Compra Firmar Orden Compra

NEA

Ord. Compra?

SI

NO

Orden Compra

NO

Bienes Patrim.? Copia NEA

SI

Copia Orden Compra

Orden Compra

Orden Servicio Generar Requerimiento Emergencia

Generar Acta Conf ormidad

Generar NEA

1
Memo. Requerimiento Generar Pecosa

NEAS

Memo. Req.

Pecosa

Pecosa + Prod. y/o Materiales

Pecosa

Pecosa Generar Registro E/S Registro E/S Registro E/S

FLUJOGRAMA DEL MODULO DE LOGISTICA EN ATENCION DE EMERGENCIAS

Donantes / Organismos Cooperantes Nac. e Internac. Almacn Adelantado o Emerge ncia Logstica - Almacn INDECI y/o RRDC/SSRRDC Autoridad Local (Zona Damnificada) INDECI y/o RRDC/SSRRDC

SI

Stock?

Generar Doc umento Ayuda

Doc .+Ayuda

Recepcionar y R egistrar Ayuda Pecos a + Ayuda

Preparar y Enviar Ayuda

NO

Preparar y Enviar Ayuda

Generar PECOSA
NO

Generar Requerimiento Emergencia (Adquisicin)

Determinar Ayuda a Enviar

Donacin?

SI

Generar NEA

Generar NEA

Generar Solicitud Donacin

Generar Registro Donaciones Generar Planillones de Registro Distribur Ay uda a Damnificados Planillones + Ayuda (Material, Recursos Humanos,etc.) + Declaracin Jurada Remitir Ayuda a Autoridad Registrar Personas Atendidas Inf orme de Entregas

Generar PECOSA

Inf orme de Entregas

Informe de Entregas + Planillones + Declaracin Jurada

Generar Inf orme de Entregas

Remitir Informe Entrega

Informe de Entregas + Planillones + Declaracin Jurada

FLUJOGRAMA DEL MODULO DE LOGISTICA - CONTROL PATRIMONIAL

Administracin
Codificar Bien Patrim onial Actualizar Bien Patrim onial
Reporte Bienes

Control Patrimonial

Asesora Jurdica

Superintendencia Bienes Nacionales

Almacn

Alta Direccin

RRDC

NO

Donacin?

Docum ento (*)

SI

Copia RJ

Proyectar Resolucin Jef atural

Revisar y Visar RJ

Firmar y R emitir RJ Resolucin Jefatural

Registrar y N umerar RJ Reporte Bienes Generar Informe Tcnico Baja Proyectar Resolucin Jef atural Reporte Bienes

Reporte Bienes

Reporte Bienes

Tasacin Bien

Generar Acta Baja

Revisar y Visar RJ

Resolucin Jefatural

Firmar y R emitir RJ Resolucin Jefatural

Generar Oficio

Resolucin Jef atural

Copia

Registrar y N umerar RJ Original

Of icio
Resolucin

Firmar Of icio Resol. SBN Autenticada Realizar Inspeccin Ocular Generar Resolucin de Destino Of icio

Resolucin SBN Copia

1
( *) Orden Compra Pecosa Acta Recepcin Realizar Inv entario Fsico

Resolucin SBN

Reporte Inv entario

RESUMEN SITUACIONAL INFORMATICO DEL INDECI

PROBLEMTICA SISTEMAS DE INFORMACION

DESCRIPCIN Existe poco desarrollo de Sistemas de Informacin propio, encontrando solamente software externo como son : el SIAF, Control Presupuestal y Control de Activo Fijo elaborados por el Ministerio de Economa y Finanzas y la Super Intendencia de Bienes Nacionales respectivamente. Existen algunos sistemas o mdulos de informacin monousuarios que no cubren la totalidad de los procesos operacionales y tampoco con los requerimientos de informacin. Estos son : Planilla, Control de Asistencia y Almacenes, etc. No existe un plan de desarrollo informtico, siendo ste recin elaborado a partir de finales del ao 2001. No existe un sistema gerencial que permita tomar decisiones rpidas, oportunas y confiables a la Alta Direccin para conducir y evaluar tanto la gestin administrativa y de operaciones de la Institucin. Se ha podido observar que el flujo de informacin entre las distintas dependencias a travs de sus procesos de trabajo son deficientes, debido principalmente a que no se cuenta con los mecanismos de control y seguimiento adecuado de los procesos establecidos. No existe un Manual de Organizacin de Funciones actualizado que permita describir la jerarqua, los grados de autoridad y responsabilidad, , funciones y acciones que cada rea de manera especfica deber realizar, limitando de esta forma el flujo de informacin. Siendo el Archivo General la memoria de la institucin, no est debidamente organizado, perdindose de esta forma un adecuado control y seguimiento de la informacin.

FLUJO DE INFORMACION Y PROCESOS DE TRABAJO

BASE DE DATOS

No existe una base de Datos Integral que refleje las operaciones diarias, trayendo como consecuencia : 1. 2. 3. 4. Alta redundancia de datos Baja calidad de la informacin procesada No es oportuna ni precisa la informacin Existe mucha informacin dispersa (islas)

A la falta de sistemas de informacin como herramienta de control y registro de la informacin, se emplea un excesivo uso de hojas de clculo y procesadores de texto, los cuales no son herramientas que permita tener una exactitud, integridad, seguridad y accesibilidad en lnea de la informacin Existe formatos o reportes definidos en distintos documentos para su operatividad que permita obtener una informacin estructurada y clara los cuales no son utilizadas o parcialmente. No se evidencia una estructura clara y precisa de la informacin en los distintos organismos que conforman el INDECI. Es preciso, armonizar, difundir y actualizar los diversos conceptos o definiciones de Emergencia y otros, para que el lenguaje y la comunicacin sea clara y transparente. Existe poca informacin precisa y oportuna respecto a los Almacenes Adelantados que permita realizar tomas de decisiones y apoyar logsticamente las Emergencias de manera eficiente. No se tiene informacin que permita planear, racionalizar y disponer el empleo de los recursos humanos y materiales utilizables para la atencin de emergencias. Si bien se mantiene comunicacin con los integrantes del SINADECI, el flujo de informacin no se realiza de manera ptima, necesitndose mayor informacin para la fase de alerta y prevencin de desastres.

ESTRUCTURA DE LA INFORMACION

INFORMACIN CRITICA

DESARROLLO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y OPERACIONES - SIGAO INDECI a. OBJETIVOS GENERALES El objetivo del Sistema Integrado de Gestin Administrativa y Operaciones SIGAOINDECI, ser un producto diseado para integrar y consolidar informacin de la entidad , mejorando la productividad y optimizando con eficiencia los procesos inherentes al mismo; permitindoles programar, ejecutar y controlar sus actividades en tiempo real. b. OBJETIVOS ESPECFICOS Informacin centralizada e integrada de todos los procesos administrativos y tcnicos. Estandarizacin de los procesos manuales. Eliminacin de procesos manuales innecesarios. Actualizacin de la ejecucin presupuestaria en forma automtica, desde la generacin de comprobantes de pago y recibos de ingreso. Informacin exacta y oportuna para la toma de decisiones, en cuanto a los gastos realizados por toda fuente de financiamiento. Actualizacin de Datos para el Registro de Compras en forma automtica. Informacin exacta y oportuna para la toma de decisiones, en cuanto a eventos y/o desastres ocurridos. Controlar y Administrar las Emergencias Registro de ayuda y acciones tomadas, as como el seguimiento de ocurrencias en los eventos y/o desastres .

c.ENFOQUE Y CONCEPCIN El proyecto de desarrollo se ubica dentro de la estrategia de las instituciones y entidades gubernamentales que buscan la automatizacin integral, interconectada y optimizada de los procesos a partir de un sistema o producto integrado. En tal sentido el SIGAO-INDECI est basado en el estudio de la secuencia lgica de los procesos de forma tal que eliminen tareas repetitivas, controles innecesarios, redundancia de informacin de tal manera que la automatizacin no slo sirva para automatizar las actividades y tareas tal como se ejecutan manualmente, sino que se traduzcan en la agilizacin de las gestiones de los procesos en forma integral dentro de la institucin. En el marco de su desempeo el INDECI debe enfrentar los retos que significan mejorar sus servicios en su conjunto, tanto internos como externos lo que significa que debe ser una Institucin eficiente y de alta productividad. Si el INDECI desea dar buenos servicios externos, tiene que asegurarse en primer lugar que sus servicios internos son eficientes, no se puede pretender crear o dar una imagen de eficiencia externa cuando internamente no lo es. La automatizacin de los procesos requiere la implantacin de un Sistema Integrado de Gestin Administrativa y Operaciones SIGAO, que le permita al INDECI optimizar sus operaciones empleando medios y herramientas modernas de automatizacin. En tal sentido requiere utilizar tecnologas de vanguardia tales como: ambiente Cliente/Servidor, Base de Datos Relacional (RDBMS), Lenguaje Visual de cuartageneracin, interfaz grfica con Usuarios (GUI) y facilidades de configuracin.

La tecnologa sealada permite reducir costos, al admitir el acceso a los datos por usuarios finales y generar ambiente de aplicaciones que sea flexible, es decir, la evolucin de los ambientes computacionales, de los tradicionales sistemas centralizados o aplicaciones aisladas independientes hacia ambientes Cliente/Servidor basados en Red. Dada la situacin actual, automatizar sus procesos basados en aplicaciones Cliente/Servidor constituye una decisin estratgica muy importante para las organizaciones actuales, principalmente para entidades como la nuestra cuyo ejercicio de sus actividades y finalidad obedece a un mandato Constitucional, que debe convertirse en paradigma dentro de la administracin pblica. El SIGAO comprende un conjunto de aplicaciones integradas que considera los componentes siguientes: Recursos Humanos, Abastecimiento, Finanzas, Estadstico, Administrativo, Atencin y Monitoreo de Emergencias, Prevencin y Capacitacin. En el SIGAO todos los componentes del sistema estn vinculados e interconectados formando una unidad para el logro de los objetivos del sistema. El control interno entendido como el conjunto de medidas tomadas para proteger los recursos pblicos es u aspecto importante de las aplicaciones toda vez que permite n asegurar la confidencialidad de los datos, garantizar la acatacin de disposiciones o polticas administrativas, aqu es donde aparece y se muestra los controles de auditoria, es por ello que se cuenta con un mdulo adicional que es el de Seguridad. Todo lo anterior conlleva a la generacin de informacin confiable, oportuna, que aunado a la mejora de los servicios que presta el INDECI, traer como consecuencia mejorar la gestin administrativa y la toma de decisiones, dependiendo esto ltimo de la experiencia, capacidad de los usuarios responsables para utilizar competente y productivamente la informacin que produce el sistema.

SISTEMAS A DESARROLLAR EN EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION DE ADMINISTRACIN Y OPERACIONES SIGAO - INDECI

SISTEMA ADMINISTRATIVO SUB-SISTEMA RECURSOS HUMANOS MODULO PERSONAL-LEGAJOS MODULO PLANILLAS MODULO CONTROL ASISTENCIA SUB-SISTEMA FINANZAS MODULO TESORERIA MODULO CAJA CHICA MODULO RENDICIN CUENTAS SUB-SISTEMA LOGSTICA MODULO ADQUISICIONES MODULO CONTROL ALMACEN MODULO CONTROL PATRIMONIAL MODULO DE ADUANAS SUB-SISTEMA ADMINISTRATIVO MODULO TRAMITE DOCUMENTARIO MODULO REGISTRO Y CONTROL DONACIONES INTERNACIONALES MODULO REGISTRO Y CONTROL DE VEHCULOS MODULO SOPORTE TCNICO MODULO ARCHIVO CENTRAL MODULO DE SEGURIDAD SUB SISTEMA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO MODULO DE PLANEAMIENTO ESTRATEGICO MODULO DE PROGRAMACION Y APROBACION PRESUPUESTAL MODULO DE CALENDARIO Y CONTROL PRESUPUESTAL MODULO DE EVALUACION PRESUPUESTAL SISTEMA DE OPERACIONES Y PREVENCION -SINPAD SUB-SISTEMA DE COMUNICACIONES SUB-SISTEMA ATENCIN Y MONITOREO DE EMERGENCIA SUB-SISTEMA DE NORMAS Y PLANES SUB-SISTEMA PREVENCIN Y CAPACITACION SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL Y ESTADSTICO MODULO ESTADSTICA GENERAL MODULO CONSOLIDACIN ESTADSTICA MODULO INFORMACIN GERENCIAL

MATRIZ DE DIRECCIONES Y OFICINAS DEL INDECI Vs SUB SISTEMAS DE INFORMACION

SISTEMAS DE INFORMACION DIRECCIONES Y OFICINAS DEL INDECI

JEFATURA OF. AUDITORIA INTERNA SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL OF. ESTADISTICA Y TELEMATICA ADMINISTRACIN SECRETARIA PERMANENTE DIR. EDUCACIN Y CAPACITACION DIR. PREVENCION DIR. OPERACIONES DIR. LOGSTICA OF. PLANIFICA CION DIR. REGIONALES

SISTEMA ADMINISTRATIVO
SUBSISTEMAS
PLANIF / PPTO FINANZAS LOGISTICO RR.HH. ADMINISTRA.

INFORMACIN GERENCIAL Y ESTADSTICO X

SISTEMAS DE OPERACIONES Y PREVENCIN

SUBSISTEMAS
COMUNICA. ATENCIN Y MONITOREO NORMAS PLANES PREVENCIN CAPACITAC.

X X

X X

X X

X X X

X X X

X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X

X X X

X X X X X X X

DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y OPERACIONES

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 15/01/2002 REV: 11/04/2002

WORKING DRAFT RECOMMENDED

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DATE

CONTEXT:

TOP

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

1 EVENTO

$0 REPORTE DE OCURRENCIA

0 6 PREVENCION / REHABILITACION POBLACION

2 PROVEEDOR PRODUCTOS/SERVICIOS REPORTES 7 ENTE RECTOR SISTEMA INTEGRAL DE GESTION ADMINISTRATIVA Y OPERACIONES - SIGAO

3 SECTORES

INFORMACION SECTORIAL

DONACION APOYO LOGISTICO

5 DAMNIFICADO

4 ENTIDADES COOPERANTES REPORTE

NODE:

TITLE:

A-0

SISTEMA INTEGRAL DE GESTION ADMINISTRATIVA Y OPERACIONES - SIGAO

NUMBER:

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 15/01/2002 REV: 13/08/2004

WORKING DRAFT RECOMMENDED

READER

DATE

CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A-0

4 ENTIDADES COOPERANTES DONACION 6 POBLACION

PREVENCION / REHABILITACION 2 PROVEEDOR PRODUCTOS/SERVICIOS $0 1

PRESUPUESTO/SIAF

SISTEMA ADMINISTRATIVO 5 DAMNIFICADO APOYO LOGISTICO REQUERIMIENTO LOGISTICO / REPORTES ESTADISTICOS INFORMACION LOGISTICA

3 SECTORES REPORTE ESTADISTICO 7 ENTE RECTOR INFORMACION SECTORIAL $0 2 REPORTE DE DAOS/ HECHOS/ ACCIONES

SISTEMA DE OPERACIONES Y PREVENCION REPORTE DE OCURRENCIA 1 EVENTO

NODE:

TITLE:

A0

SISTEMA INTEGRAL DE GESTION ADMINISTRATIVA Y OPERACIONES - SIGAO

NUMBER:

d.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y OPERACIONES - SIGAO INDECI -

Sistema Administrativo
El sistema Administrativo esta conformado por los siguientes Sub Sistemas: 1) 2) 3) 4) 5) Recursos Humanos Finanzas Logstica Administrativo Planificacin y Presupuesto

1) Sub Sistema de Recursos Humanos

La Gestin del subsistema de Recursos Humanos tiene como finalidad realizar el Registro y Control de todos los Empleados que laboran en la Organizacin, de tal manera de llevar una informacin organizada y actualizada de todos los aspectos laborales relacionados con los mismos .

Mdulo de Empleados
Alta de Empleados Registro de Familiares Registro Legajo Baja de Empleados

Mdulo de Planillas
Registro Haberes Descuentos Generacin de Planilla

Mdulo de Asistencias
Registro Asistencia Diaria Consolidado Asistencia por Empleado Consolidado Asistencias General

Mdulo de Beneficios

Solicitudes Beneficios Beneficios Vida - Salud Seguimiento de Licencias

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 17/01/2002 REV: 13/08/2004

WORKING DRAFT RECOMMENDED

READER

DATE

CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A0

9 PRESTADOR Ss.(SALUD,PENSION,OTROS)

$0

NORMAS LEGALES

14 ADUANA

SUB SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS 8 PERSONA DATOS GENERALES

BENEFICIOS 10 EMPLEADOS

12 DEPENDENCIAS DC

DESADUANAJE

PLANILLAS PAGO 3 LEGAJO $0 11 MEF REQUERIMIENTOS SUB SISTEMA DE FINANZAS RENDICIONES CUENTAS PRESUPUESTO/SIAF 2

RECURSOS + APOYO LOGISTICO

15 COE

REQUERIMIENTO LOGISTICO REQUERIMIENTOS $0 3

DOCUMENTOS TRANSACCIONES PAGO

ORDENES+FACTURAS+REGISTRO E/S SUB SISTEMA DE LOGISTICA REQUERIMIENTOS BANCOS 2 PROVEEDOR FACTURAS + PRODUCTOS

7 ENTE RECTOR 3 SECTORES

13

COMUNICADO DE DONACION 18 ENTIDADES JURIDICAS $0 5

17 CANCILLERIA

INFORME DONACIONES

16 INST. PUBLICAS Y/O PRIVADAS

SUB SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL Y ESTADISTICO

$0

4 INFORME DE DONACION

CONVENIOS

SUB SISTEMA ADMINISTRATIVO DOCUMENTOS ESTUDIO EVALUACION RIESGO INFORMES TECNICOS SOLICITUD CAPACITACION INFORME ESTUDIOS EJECUCION PROYECTOS CAPACITACION

19 ALTA DIRECCION 7 REPORTES 5 ARCHIVO DE EMERGENCIAS

NODE:

TITLE:

SISTEMA ADMINISTRATIVO

NUMBER:

A1

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 22/01/2002 REV: 13/08/2004

WORKING DRAFT RECOMMENDED

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DATE

CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A1

8 PERSONA

DATOS GENERALES 2 NORMAS LEGALES

DESCUENTOS JUDICIALES

21 TRAMITE DOCUMENTARIO

$0

1 DATOS AFILIACION REG. Y CNTRL. EMPLEADOS $0 2

DESCUENTOS

PLANES + TASAS

22 PRESTADOR DE SERVICIOS

PLANILLAS 20 INST. EXTERNAS DE SERVICIO DATOS EMPLEADOS 3 LEGAJO PLANILLAS 12

CONTROL ASISTENCIA

PLANILLAS

23 LOGISTICA

$0

3 13 REG. Y CNTRL. ASISTENCIAS PACTOS SALARIALES BENEFICIOS

10 EMPLEADOS

$0

SOLICITUD BENEFICIOS (LACTANCIA, SUBSIDIOS,OTROS.)

REG. Y CNTRL. BENEFICIOS (ASISTENCIA SOCIAL) 10 ASISTENCIAS CONTROL ASISTENCIA

12 DEPENDENCIAS DC 2 NORMAS LEGALES 3 LEGAJO

NODE:

TITLE:

SUB SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS

NUMBER:

A11

2) Sub Sistema de Finanzas

La Gestin del Sub Sistema de Finanzas se encargara de controlar todos los flujos de caja de la institucin as como la emisin de todos los recibos de ingresos y egresos. Adems se encargar de controlar las rendiciones de cuentas tanto de las dependencias de la institucin como de los empleados que rinden cuentas por conceptos de comisiones y el control de los anticipos con sus respectivas rendiciones dados por caja chica.

Mdulo de Control de Caja chica

Rendicin de Gastos Generacin de Solicitud de Reembolso Generacin de Comprobantes de Pago Emisin de Cheques Registro de extractos bancarios mensual y automtico

Mdulo de Rendicin Cuentas

Registro de Recibos de Gastos Generacin de Papeleta de Declaracin Jurada Generacin Nota Contable

Mdulo de Contabilidad
Plan de Cuentas Asientos tipos Personalizacin de los Estados Financieros Registro de Compras Registro de Ventas Notas Contables Devengado (facturas, boletas, recibos, etc) Giro

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 22/01/2002 REV: 29/01/2002

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DATE

CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A1

12 DEPENDENCIAS DC

DEPOSITOS

REPORTES T1, T2, T6

11 MEF PAGO 10 EMPLEADOS EXPEDIENTE RENDICION 28 RRDC Y SSRRDC

DEVOLUCIONES $0 13 BANCOS MODULO TESORERIA - CAJA CHICA PAGO 2 PROVEEDOR 10 EMPLEADOS TRANSACCIONES 1 DEVOLUCIONES

PLANILLAS + DOC. X PAGAR 7 REPORTES $0 2

INFORME RENDICION

EXPEDIENTE RENDICION / INFORME RENDICION + NOTA CONTABLE 25 ALMACEN MODULO RENDICION DE CUENTAS

$0 NEAS + PECOSAS +REG. E/S

3 REPORTE BAJAS Y VALORIZACIONES MODULO CONTABILIDAD

24 CONTROL PATRIMONIAL 17 NOTAS CONTABLES

11 MEF

ESTADOS FINANCIEROS

23 LOGISTICA O/C + O/S + O/M + PLANILLA NOMBRADOS 18 ESTADOS FINANCIEROS

NODE:

TITLE:

SUB SISTEMA DE FINANZAS

NUMBER:

A12

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 22/01/2002 REV: 13/03/2002

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DATE

CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A12

26 CAJA CHICA

SOLICITUD DE REPOSICION

NUMERO CUENTA 20 FUENTE FINANCIAMIENTO

$0

$0 PLANILLAS + DOC. X PAGAR REG. Y CNTRL. CHEQUES 27 CONTABILIDAD

1 GENERAR COMPROBANTE PAGO CHEQUE

22

PRESUPUESTO

19

REPORTE CHEQUES 21 TRANSFERENCIA FONDOS $0 3 COMPROBANTE PAGO + CHEQUE EVENTOS

REGISTRAR SIAF 28 RRDC Y SSRRDC FONDOS PLANILLAS

2 PROVEEDOR

CHEQUE T1, T2, T6

$0

11 $0 REPORTES AFILIADOS + PAGOS PAGO TRANSFERENCIA PAGOS MULTIRED 16 INST. PUBLICAS Y/O PRIVADAS 23 DOCUMENTOS T1, T2, T6 10 EMPLEADOS 5 MEF

GENERAR DOCUMENTOS M E F ( T1, T2, T6 )

NODE:

TITLE:

MODULO TESORERIA - CAJA CHICA

NUMBER:

A121

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 22/01/2002 REV: 22/01/2002

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DATE

CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A12

10 EMPLEADOS

INFORME RENDICION $0 2

CONTABILIZAR EXPEDIENTE $0 3

GENERAR NOTA CONTABLE DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS + EXPEDIENTE $0 1

EVALUAR Y ANALIZAR EXPEDIENTE / INFORME RENDICION

EXPEDIENTE RENDICION 27 CONTABILIDAD

EXPEDIENTE + NOTA CONTABLE

24 28 RRDC Y SSRRDC

NOTA CONTABLE

$0

$0

GENERAR REPORTE RENDICIONES

CARGAR SIAF

26

REPORTE RENDICIONES 25 EXPEDIENTE RENDICION

NODE:

TITLE:

MODULO RENDICION DE CUENTAS

NUMBER:

A122

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 22/01/2002 REV: 22/01/2002

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DATE

CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A12

25 ALMACEN

NEA + PECOSA + REGISTRO E/S 24 CONTROL PATRIMONIAL REPORTE BAJAS Y VALORIZACIONES 4 DOCUMENTOS

$0 $0 O/C + O/S + O/M + PLANILLA CARGAR SIAF (CONTABLE) 1

VERIFICAR DOCUMENTOS

23 LOGISTICA 29 RENDICION CUENTAS

EXP. RENDICION + INFO. RENDICION

29 RENDICION CUENTAS

EXP. RENDICION + INFO. RENDICION

$0 $0 4 NOTA CONTABLE ESTADOS FINANCIEROS ELABORAR ESTADOS FINANCIEROS GENERAR NOTA CONTABLE (CONTABILIDAD)

30 CONTADURIA GENERAL ESTADOS FINANCIEROS 11 18 ESTADOS FINANCIEROS MEF 24 NOTA CONTABLE

NODE:

TITLE:

MODULO CONTABILIDAD

NUMBER:

A123

3) Sub Sistema de Logstica

La Gestin de Logstica en resumen se encarga de suministrar a todas las dependencias, los bienes y servicios que estos necesitan para cumplir con sus metas; as mismo brindar asesora necesaria para que los usuarios puedan programar, solicitar y adquirir oportunamente sus bienes o servicios requeridos. Adems tambin de la gestin de los Almacenes y del Control Patrimonial.

Mdulo de Servicios

Adquisicin de BB SS y Contratacin de

Registro de Necesidades por rea. Consolidacin del cuadro de necesidades. Determinacin de la modalidad de adquisicin. Generacin del plan anual de adquisiciones. Consolidacin de requerimientos. Generacin de la solicitud de cotizacin. Registro de cotizaciones. Generacin de cuadro comparativo Generacin de la orden de compra Generacin de la orden de servicio.

Mdulo de Control de Almacenes

Generacin de las notas de entrada a almacn Actualizacin de kardex y precio promedio Atencin de Pecosas Despacho de Bienes Inventarios

Mdulo de Control Patrimonial

Ingreso de activos fijos Asignacin de activos fijos Movimiento de activos fijos Conciliacin de inventarios Baja de activos fijos

Mdulo de Aduana
Registro de Desaduanajes Registro Donaciones y Transferencias

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 22/01/2002 REV: 13/03/2002

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CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A1

12 DEPENDENCIAS DC

REQUERIMIENTO / ORDEN MISION 30

PLAN ANUAL ADQUISICIONES

GUIA REMISION + PROD. Y/O ARTIC.

2 PROVEEDOR

$0 2 NORMAS LEGALES REGISTRO Y CONTROL ADQUISICIONES

CALENDARIO GASTO MENSUAL

31 OF. PLANIF. Y PRESUP.

$0

2 PECOSA + PROD. Y/O ARTIC. REGISTRO Y CONTROL ALMACENES

BASES CONCURSO / COTIZACIONES FACTURA O/C - O/S - FACTURAS

32 TESORERIA

12 DEPENDENCIAS DC O/C + O/S + PEDIDO/MEMO

2 PROVEEDOR SOLICITUD COTIZACIONES

O/C - O/S

27 CONTABILIDAD

REGISTRO E/S

GUIA INTERNAMIENTO + PROD. Y/O ARTIC. 16 INST. PUBLICAS Y/O PRIVADAS

NORMAS LEGALES

DONACION + GUIA INTERNAMIENTO 32 MARGESI DE BIENES O/C + NEA + PECOSA $0 $0 4 INVENTARIO INVENTARIO REGISTRO Y CONTROL PATRIMONIAL 3 12 DEPENDENCIAS DC

14 ADUANA CONTROL ADUANA (DONACIONES Y TRANSFERENCIAS)

CODIGO PATRIMONIAL

INVENTARIO + RESOLUCION

RESOLUCION INVENTARIO + RESOL. BAJA/TRANSF. PROY. RESOLUCION

36 CONSEJOS CONSULT. Y COORD.

CARTA DONACION 34 ADUANA Y DONACIONES

35 ADMINISTRACION

34 ASESORIA JURIDICA

33 SBN

NODE:

TITLE:

SUB SISTEMA DE LOGISTICA

NUMBER:

A13

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 29/01/2002 REV: 13/03/2002

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CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A13

12 DEPENDENCIAS DC

REQUERIMIENTO ANUAL

OFICIO MONTO PRESUPUESTAL ANUAL

31 OF. PLANIF. Y PRESUP.

SUSTENTO GASTO MES 12 DEPENDENCIAS DC

$0 $0 1 GENERAR SUSTENTO GASTO MENSUAL

2 REQUERIMIENTO REGULAR

GENERAR PLAN ANUAL ADQUISICIONES

30

PLAN ANUAL ADQUISICIONES

39

COTIZACIONES

37

O/C - O/S - CONTRATOS 2 PROVEEDOR 38 CALENDARIO GASTO MENSUAL

$0 SELECCIONAR PROVEEDOR (OTORGAR BUENA PRO)

3 BASES CONCURSO

COTIZACION FACTURA $0 5 O/C + O/S + CONTRATO CONFORMIDAD INGRESO ACTUALIZACION PRESUPUESTAL (SIAF) $0 4

ELABORAR CONTRATOS - O/C - O/S

COTIZACION GANADOR 32

O/C + O/S O/C + O/S 25 ALMACEN 32 TESORERIA 2 PROVEEDOR CARTA INVITACION / SOL. COTIZACION

TESORERIA

NODE:

TITLE:

REGISTRO Y CONTROL ADQUISICIONES

NUMBER:

A131

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 29/01/2002 REV: 29/01/2002

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NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A13

2 PROVEEDOR

GUIA REMISION + MATERIAL

GUIA INTERNAMIENTO + MATERIAL (DONACION)

16 INST. PUBLICAS Y/O PRIVADAS 23 LOGISTICA

$0

1 MEMO. REQ. / CUADRO DISTRIBUCION 40 GENERAR NEA - ACTA CONFORMIDAD MATERIAL DE DIFUSION

$0

NEA + ACTA CONFORMIDAD 40 MATERIAL DE DIFUSION

GENERAR PECOSA

PECOSA $0 3

41

NEA - ACTA CONFORMIDAD

GENERAR REGISTRO ENTRADA / SALIDA PECOSA + MATERIAL O/C + O/S + NEA + PECOSA +REG. E/S 12 DEPENDENCIAS DC

24 CONTROL PATRIMONIAL

27 CONTABILIDAD REGISTRO E/S 43 REGISTRO E / S

NODE:

TITLE:

REGISTRO Y CONTROL ALMACENES

NUMBER:

A132

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 29/01/2002 REV: 29/01/2002

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NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A13

48 25 ALMACEN O/C + O/S + FACTURA + NEA + PECOSA + REG. E/S

INFO. TEC. BAJA

REQUERIMIENTO BAJA

23 LOGISTICA 45 RESOLUCION JEFATURAL $0 $0 CODIGO PATRIMONIAL REGISTRO ALTA BIENES 1 REGISTRO BAJA BIENES 2 RESOLUCION JEFATURAL

SOLICITUD CODIFICACION 33 SBN RESOLUCION JEFATURAL PROY. RESOL. JEFATURAL PROY. OFICIO BAJA 19 PROY. RESOL. JEFATURAL 34 ASESORIA JURIDICA $0 MOVIMIENTO BIENES (TRANSFERENCIA) 3 RESOL. JEFATURAL ALTA DIRECCION (TRANSF., CESION EN USO, OTROS.) 34 ASESORIA JURIDICA REQ. MOV. BIENES

46

RESOL. SBN BAJA

$0 GENERAR REPORTE BIENES

RESOL. SBN BAJA

$0 INVENTARIO ACTUALIZAR INVENTARIO

4 PROY. RESOLUCION 34 ASESORIA JURIDICA

32

MARGESI DE BIENES

INVENTARIO

35 ADMINISTRACION

33 SBN

28 RRDC Y SSRRDC

12 DEPENDENCIAS DC

NODE:

TITLE:

REGISTRO Y CONTROL PATRIMONIAL

NUMBER:

A133

4) Sub Sistema Administrativo

La Gestin del Sub Sistema Administrativo se encargar de integrar los dems mdulos necesarios para complementar el manejo ptimo de toda la informacin necesaria para la mejor gestin de la institucin.

Mdulo de Trmite Documentario

Registro y Derivacin Documento Control y Seguimiento Documento Consolidado Documentos

Mdulo de Archivo Central

Codificacin y Registro Ubicacin Documentos Registro Y Control Entradas / Salidas

Mdulo de Donaciones Internacionales

Registro Donaciones Generacin Cartas Agradecimiento Generacin Cuadros Valorizados

Mdulo de Control de Vehculos

Registro y Control Mantenimiento de vehculos Asignacin de vehculos y responsables. Registro Entradas / Salidas Vehculos Registro del consumo de combustibles. Registro Altas / Bajas Vehculos

Mdulo de Soporte Tcnico

Registro y Generacin Solicitudes Soporte Tcnico Programacin Mantenimiento Equipos Inventarios (Hardware - Software)

Mdulo de Seguridad

Registro Usuarios Registro Perfiles Acceso Mantenimiento Y Asignaciones de Acceso a Usuarios

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 30/01/2002 REV: 13/03/2002

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CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A1

37 ENTIDADES EXTERNAS

DOCUMENTOS

40 SECRETARIA GENERAL 12 DEPENDENCIAS DC RESOL. ORIGINAL OF. + CHEQUE 43 RELACIONES EXTERIORES

$0 MODULO TRAMITE DOCUMENTARIO

$0 $0 2 MODULO ARCHIVO CENTRAL OF. AGRADECIMIENTO MODULO REGISTRO Y CONTROL DONACIONES INTERNACIONALES

DOCUMENTOS DOCUMENTOS

INFORME DONACION

12 DEPENDENCIAS DC

OF. SOLIC. CONVENIO

17 35 ADMINISTRACION PAPELETA SALIDA VEHIC. MEMO. SALIDA VEHIC. 38 GRIFO RELACION CONTACTOS 41 DINAEC VALES 42 TICKET CONSUMO ORGANISMO MULTILATERAL CANCILLERIA

$0 44 TALLER PROFORMA MANTTO. MODULO REGISTRO Y CONTROL VEHICULOS

ACTA ENTREGA VEHIC.

10 EMPLEADOS

ACTA RECEPCION VEHIC. 12 DEPENDENCIAS DC

INFORMACION EQ. COMPUTO

12 DEPENDENCIAS DC

LOGIN + PASSWORD SOPORTE TECNICO DATOS $0 MODULO SEGURIDAD 7 $0 SOLICITUD SOPORTE MODULO SOPORTE TECNICO 50 INVENTARIO EQ. COMPUTO 6

NODE:

TITLE:

SUB SISTEMA ADMINISTRATIVO

NUMBER:

A14

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 31/01/2002 REV: 31/01/2002

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CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A14

37 37 ENTIDADES EXTERNAS ENTIDADES EXTERNAS

$0

1 HOJA TRAMITE + DOCUMENTO RECEPCIONAR Y DECRETAR DOCUMENTO

$0

DERIVAR DOCUMENTO

45 JEFATURAS HOJA TRAMITE + DOCUMENTO 54 HOJA TRAMITE PENDIENTE

53

COPIA DOCUMENTO $0 3

CONTROL Y SEGUIMIENTO DOCUMENTO

45 JEFATURAS

55

HOJA TRAMITE REGISTRADA

NODE:

TITLE:

MODULO TRAMITE DOCUMENTARIO

NUMBER:

A141

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 31/01/2002 REV: 31/01/2002

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NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A14

$0

1 DOCUMENTO + CODIGO RECEPCIONAR Y CODIFICAR DOCUMENTO

$0

DOCUMENTO

REGISTRAR DOCUMENTO

DOCUMENTO

40 SECRETARIA GENERAL 4 $0 3 DOCUMENTOS

CONTROL ENTRADA / SALIDA DOCUMENTO (CONSULTAS)

12 DEPENDENCIAS DC 58 ENTRADAS / SALIDAS

NODE:

TITLE:

MODULO ARCHIVO CENTRAL

NUMBER:

A142

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 31/01/2002 REV: 13/03/2002

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NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A14

12 DEPENDENCIAS DC

PAPELETA SALIDA VEHIC. 44 TALLER SOLICITUD PROFORMA

PROFORMA REPARACION / MANTTO.

$0 $0 TICKET CONSUMO REGISTRO Y CONTROL ENTRADA / SALIDA VEHICULO 1 PAPELETA SALIDA / MEMO. SALIDA REQ. REPACION + PROFORMA REGISTRO Y CONTROL MANTTO. VEHICULO

35 ADMINISTRACION

SOLICITUD BAJA

61

MANTTO. VEHICULO

43

REGISTRO E / S 60 ANALISIS DE RIESGOS ACTA RECEPCION / ENTREGA DOC. INGRESO VEHICULO

23 LOGISTICA

$0

VALES 38 GRIFO

REGISTRO Y CONTROL ALTAS / BAJAS VEHICULOS 24 CONTROL PATRIMONIAL ACTA RECEPCION / ENTREGA

NODE:

TITLE:

MODULO REGISTRO Y CONTROL VEHICULOS

NUMBER:

A144

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 31/01/2002 REV: 22/02/2002

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CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A14

63

SOLICITUDES

23 LOGISTICA

$0

$0

2 MANTTO.

SOLICITUD REQ.

REGISTRO Y CONTROL SOLICITUD SOPORTE TECNICO

PROGRAMACION MANTTO. EQUIPO COMPUTO

12 DEPENDENCIAS DC 64 PROGRAMAS

12 EQ. COMPUTO (HW-SW) 35 ADMINISTRACION INVENTARIO $0 3 DEPENDENCIAS DC

REGISTRO Y CONTROL INVENTARIO EQUIPO COMPUTO (HW - SW) 24 CONTROL PATRIMONIAL INVENTARIO

65

INVENTARIO

NODE:

TITLE:

MODULO SOPORTE TECNICO

NUMBER:

A146

5) Sub Sistema de Planificacin y Presupuesto

El Sub Sistema de Planificacin y Presupuesto se encargar de integrar gestionar la formulacin y seguimiento de los objetivos estratgicos institucional. Asimismo administrara, controlara y evaluara el ejercicio presupuestal anual del INDECI.

Modulo De Planeamiento Estratgico Modulo De Programacin Y Aprobacin Presupuestal Modulo De Calendario Y Control Presupuestal Modulo De Evaluacin Presupuestal

Sistema de Operaciones y Prevencion - SINPAD

El Sistema de Operaciones y Prevencin-SINPAD cuenta con los siguientes Sub Sistemas: 1) 2) 3) 4) Sub Sistema de Comunicaciones Sub Sistema de Normas y Planes Sub Sistema de Atencin y Monitoreo de Emergencias Sub Sistema de Prevencin y Capacitacin

1) Sub Sistema de Comunicaciones

La Gestin del Sub Sistema de Comunicaciones se encargar de registrar y actualizar las distintas ocurrencias de emergencias que se presentan a nivel nacional como producto de los fenmenos naturales e inducidos. Para ello se normalizara el flujo de la comunicacin entre las distintas regiones y sub regiones del INDECI.

2) Sub Sistema Normas y Planes

La Gestin del Sub Sistema de Normas y Planes se encargar de generar y registrar todos los planes de operaciones y movilizacin, as como las respectivas directivas necesarias para atender una determinada emergencia. Ademas de llevar un registro y control de los programas de simulacros de emergencias.

3) Sub Sistema de Atencin y Monitoreo de Emergencias

La Gestin del Sub Sistema de Atencin y Monitoreo de Emergencias se encargar de registrar, administrar y dar seguimiento a todos los eventos que se producen, reportando informacin de evaluacin de daos y apoyo logstico, as como un control de almacenes y el apoyo de los sectores que conforman el SINADECI.

Administracin COEN
Programacin Servicios Directorio Gestin de Desastres y Riesgos Monitoreo de Desastres y Riesgos Estadsticas de Desastres y Riesgos Reportes Gerenciales Mdulo de Almacn Adelantados Control NEA y PECOSA Generar Requerimiento Logstico Reportes Entrada / Salida

ATENCION
Comit Dc Gestin Y Monitoreos Del Riesgo Gestin Y Monitoreo Del Desastre Miembros De Los Comits Dc Miembros De Brigadas Dc Recursos Movilizadles Internacionales Amrica Del Sur (Arce) Amrica Del Norte Comunidad Europea Recursos Movilizadles Nacional Pblicos Privados FFAA Mdulo de Almacn COE Generar Requerimiento Logstico Reportes Entrada / Salida

4) Sub Sistema Prevencin y Capacitacin

La Gestin del Sub Sistema de Prevencin y Capacitacin se encargar de registrar, actualizar y reportar los informes o estudios de evaluacin de riesgos y vulnerabilidad. As como llevar un registro y control actualizado de todos los cursos y participantes en todos los programas de capacitacin que se den tanto al personal interno a la institucin como a la poblacin en general, con el fin de crear la cultura de Defensa Civil, Tarea de Todos.

Mdulo de Capacitacin
Registro y Control de Cursos Registro y Control Participantes por Curso Preparacin y Registro Material Difusin Generacin Cuadro Distribucin de Material Difusin

Mdulo de Prevencin
Registro y Control de Estudios de Anlisis Riesgo Registro y Control de Inspecciones Tcnicas Registro y Control de Acreditacin Inspectores Tcnicos Alerta Temprana Monitoreo de la red de sensores Evaluaciones de riesgos Informacin Cientfico Tecnolgico Integracin con el consejo cientfico central Integracin con entidades cientficas internacionales Atlas de peligros naturales Mdulo de Proyectos Especiales Registro y Control de Proyectos Especiales

Servicios a la Ciudadana
Cursos de Capacitacin en Defensa Civil Solicitud y Seguimiento de Inspecciones Tcnicas Cursos Virtuales en Defensa Civil Biblioteca y Diccionario Digital Estadsticas de Prevencin y Desastres

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 25/01/2002 REV: 13/03/2002

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CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A0

108

REPORTES DE EMERGENCIA

49 ORGANISMOS / POBLACION

50 67 EVALUACION DE DAOS ONGs y OTROS 5 ARCHIVO DE EMERGENCIAS

51 ORGANISMO / POBLACION

PLANILLONES / DJURADA

REPORTE ESTADISTICO

REPORTE DE EMERGENCIA / $0 EVALUACION DE DAOS

APOYO LOGISTICO 9 SUB SISTEMA DE COMUNICACIONES REPORTE DE DAOS

$0

DONACIONES

SUB SISTEMA DE ATENCION Y MONITOREO DE EMERGENCIAS

UBIGEO / INFORMACION ESTADISTICA

54 INEI

REPORTE DE EVALUACION DE DAOS

3 SECTORES

INFORMACION SECTORIAL / REPORTES 69 EMERGENCIAS ACTIVAS

PUBLICACIONES PLANES / NORMAS

12 DEPENDENCIAS DC

REQUERIMIENTO LOGISTICO

3 SECTORES

23 LOGISTICA

INVENTARIO LOGISTIDCO / TECNICO

ESTUDIOS DE RIESGOS/ VULNERABILIDAD

REQ.CURSOS/ INF. EVAL. RIESGO

71

INFORME EVAL. RIESGO

REQUERIMIENTO LOGISTICO

REPORTE ESTADISTICO

$0 $0 SUB SISTEMA DE NORMAS Y PLANES 5 NORMAS Y PLANES SUBSISTEMA DE PREVENCION Y CAPACITACION

7 73

CURSOS / PUBLICACIONES

PLANES / NORMAS

INFORME 28 RRDC Y SSRRDC MATERIALES DE DIFUSION/ CURSOS

REQ. EVAL. RIESGO / INSPEC. TECNICA INSPECCIONES TECNICAS ANALISIS DE RIESGOS 51 ORGANISMO / POBLACION

75

INSP. TECNICOS ACREDITADOS

55 OET 68 PLANES Y NORMAS

51

CURSOS

NODE:

TITLE:

SISTEMA DE OPERACIONES Y PREVENCION

NUMBER:

A2

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 18/02/2002 REV: 21/02/2002

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CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A2

108

REPORTES DE EMERGENCIA 111 DIRECTORIO

$0 REGISTRAR Y VALIDAR INFORMACION

1 $0 LOCALIDAD AFECTADA ACTUALIZAR DIRECTORIO 2

49 ORGANISMOS / POBLACION

REPORTE DE EMERGENCIA

DIRECTORIO $0 GENERAR REPORTE DE OCURRENCIAS 57 OPERACIONES 3 REPORTE DE OCURRENCIAS

19 ALTA DIRECCION

NODE:

TITLE:

SUB SISTEMA DE COMUNICACIONES

NUMBER:

A29

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 14/02/2002 REV: 07/03/2002

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CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A2

99 68 PLANES Y NORMAS

DIRECTIVAS

55 OET

PLAN DE OPERACIONES

$0 GENERAR DIRECTIVAS Y NORMAS TECNICAS

$0 55 OET REPORTE ESTADISTICO GENERAR PLAN PREVENCION

PLAN DE MOVILIZACION $0 GENERAR PLAN DE MOVILIZACION 2

REPORTE ESTADISTICO

$0

EVALUACION DE RIESGOS / INSP. TECNICA

56 DINAPRE

EVALUACION DE RIESGOS / INSP. TECNICA

GENERAR PLAN DE OPERACIONES

PLAN DE OPERACIONES

PLAN DE MOVILIZACION

INVENTARIO LOGISTIDCO / TECNICO PLAN DE OPERACIONES 3 SECTORES 100 PROGRAMA DE SIMULACROS $0 4

GENERAR PROGRAMA DE SIMULACROS 98 PLANES DE MOVILIZACION

NODE:

TITLE:

SUB SISTEMA DE NORMAS Y PLANES

NUMBER:

A25

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 14/02/2002 REV: 13/03/2002

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CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A2

REPORTE DE DAOS/ HECHOS/ ACCIONES 67 EVALUACION DE DAOS 54 INEI

19 ALTA DIRECCION

UBIGEO / INFORMACION ESTADISTICA

59 U PERSONAL DATOS EMPLEADOS

48 COMUNICACIONES

REPORTE DE DAOS

$0 MODULO DE OPERACIONES DE EMERGENCIA

APOYO LOGISTICO TECNICO

EVALUACION DE DAOS / CIERRE COE/ REQ. TECNICO

$0

MODULO DE MONITOREO DE EMERGENCIAS

PLANES / NORMAS

REPORTE DE DAOS REPORTE DE DAOS 3 SECTORES 50 ONGs y OTROS

REQUERIMIENTO LOGISTICO

$0

3 DONACIONES MODULO DE ALMACEN COE

APOYO LOGISTICO

57 OPERACIONES

51 ORGANISMO / POBLACION

REQUERIMIENTO LOGISTICO 12 DEPENDENCIAS DC

NODE:

TITLE:

A21

SUB SISTEMA DE ATENCION Y MONITOREO DE EMERGENCIAS

NUMBER:

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 18/02/2002 REV: 05/03/2002

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DATE

CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A21

54 INEI

REQUERIMIENTO LOGISTICO

47 ALMACEN COE

$0

VALIDAR Y REGISTRAR REPORTE DE DAOS

UBIGEO / INFORMACION ESTADISTICA $0 3

GENERAR REQUERIMIENTOS Y REPORTES REPORTE DE DAOS $0 2 REQ DE APOYO LOGISTICO / TECNICO PLANES / NORMAS

ANALIZAR Y EVALUAR DAOS

48 COMUNICACIONES

3 SECTORES

REPORTE DE DAOS/ CIERRE DE COE INFORMACION SECTORIAL / REPORTES

REQUERIMIENTO DE APOYO TECNICO

3 SECTORES

57 OPERACIONES

57 OPERACIONES

NODE:

TITLE:

MODULO DE OPERACIONES DE EMERGENCIA

NUMBER:

A211

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 18/02/2002 REV: 05/03/2002

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CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A21

GUIA INTERNAMIENTO + MATERIAL (DONACION)

16 INST. PUBLICAS Y/O PRIVADAS

58 LOGISTICA C O E

$0 2 PROVEEDOR GENERAR NEA ACTA DE CONFORMIDAD

1 NEA + ACTA CONFORMIDAD

$0

2 PECOSA GENERAR REGISTRO DE ENTRADA / SALIDA

REQ. / CUADRO DISTRIBUCION

$0

GENERAR PECOSA 102 MATERIAL

41

NEA - ACTA CONFORMIDAD

STOCK $0 4

43

REGISTRO E / S

GUIA INTERNAMIENTO + PROD. Y/O ARTIC.

GENERAR REQUERIMIENTO LOGISTICO PECOSA + MATERIAL PECOSA + MATERIAL

12 DEPENDENCIAS DC

49 23 LOGISTICA REQUERIMIENTO LOGISTICO ORGANISMOS / POBLACION

NODE:

TITLE:

MODULO DE ALMACEN COE

NUMBER:

A213

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 18/02/2002 REV: 13/03/2002

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DATE

CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A21

EVALUACION DE DAOS 67 57 OPERACIONES EVALUACION DE DAOS

UBIGEO / INFORMACION ESTADISTICA

54 INEI

36 CONSEJOS CONSULT. Y COORD. 50 ONGs y OTROS

EVENTO + EVALUACION DE DAOS

$0 $0 REGISTRO Y DE EVENTO Y EVALUACION DE DAOS 1

3 REPORTE DE DAOS

ANALISAR Y EVAULAR DAOS / REQUERIMIENTOS REQ DE APOYO TECNICO $0 GENERAR REQUERIMIENTO Y REPORTES INFORMACION CIENTIFICA

EVALUACION DE DAOS / CIERRE COE REQ DE APOYO TECNICO 15 COE 23 LOGISTICA

REQUERIMIENTO LOGISTICO

REPORTE DE DAOS $0 PLAN DE MOVILIZACION ASIGNAR Y REGISTRAR PERSONAL 4 REQUERIMIENTO LOGISTICO 19

REPORTE DE DAOS/ HECHOS/ ACCIONES

ALTA DIRECCION $0 DATOS EMPLEADOS GENERAR ORDEN DE MISION 5

PERSONAL ASIGNADO 3 57 OPERACIONES 59 U PERSONAL 112 ORDEN DE MISION SECTORES

NODE:

TITLE:

MODULO DE MONITOREO DE EMERGENCIAS

NUMBER:

A212

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 06/02/2002 REV: 05/03/2002

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DATE

CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A2

MATERIALES DE DIFUSION/ CURSOS 73 CURSOS / PUBLICACIONES

28 RRDC Y SSRRDC

3 SECTORES

51 ORGANISMO / POBLACION

ESTUDIOS DE RIESGOS/ VULNERABILIDAD 77 CUADRO DE DISTRIBUCION

REQ. EVALUACION DE RIESGOS / INSP. TECNICA

$0 PARTICIPANTES X CURSO

$0

MODULO DE PREVENCION

MODULO DE CAPACITACION REQUERIMIENTO LOGISTICO REQUERIMIENTO LOGISTICO LOGISTICA PLANES / NORMAS 78 EVALUACION DE RIESGOS

23

92

INSPECCIONES TECNICAS

REQ. ESTUDIO

56 DINAPRE 52 PARTICIPANTES X CURSO

$0

REQ. ESTUDIO ESPECIAL

75

INSP. TECNICOS ACREDITADOS

MODULO DE PROYECTOS ESPECIALES RESULTADO ESTUDIO ESTUDIOS ESPECIALES 37 ENTIDADES EXTERNAS INFORME ESTUDIOS

114

36 CONSEJOS CONSULT. Y COORD.

NODE:

TITLE:

A27

SUBSISTEMA DE PREVENCION Y CAPACITACION

NUMBER:

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 14/02/2002 REV: 13/03/2002

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DATE

CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A27

19 ALTA DIRECCION 28 RRDC Y SSRRDC 46 ORGANOS DESCONCENTRADOS CURSO MATERIAL DIFUSION

REQUERIMIENTO MATERIAL

REQ. CAPACITACION

$0 PREPARAR MATERIAL DE DIFUSION

$0 REGISTRO Y CONTROL CURSOS Y PARTICIPANTES

REQ. CAPACITACION

40

MATERIAL DE DIFUSION

REQUERIMIENTO LOGISTICO

LISTADO MATERIALES DE DIFUSION

$0 REGISTRO Y CONTROL DE MATERIAL DE DIFUSION REQUERIMIENTO LOGISTICO REQUERIMIENTO LOGISTICO LOGISTICA

73

CURSOS / PUBLICACIONES

23

52

PARTICIPANTES X CURSO 62 CUADROS DISTRIBUCION

NODE:

TITLE:

MODULO DE CAPACITACION

NUMBER:

A271

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 14/02/2002 REV: 13/03/2002

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DATE

CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A27

60

ANALISIS DE RIESGOS

49 ORGANISMOS / POBLACION

3 SECTORES

ANALISIS DE RIESGOS ANALISIS DE RIESGOS

REQ. EVALUACION DE RIESGOS

INSPECCIONES TECNICAS

92

INSPECCIONES TECNICAS

$0 REALIZAR ANALISIS DE RIESGOS

REQUERIMIENTO LOGISTICO

23 LOGISTICA

REQ. INSPEC. TECNICA

$0 REALIZAR INSPECCIONES TECNICAS REQUERIMIENTO LOGISTICO

68

PLANES Y NORMAS INSPECTORES TECNICOS

$0 ACREDITAR INSPECTORES TECNICOS

75

INSP. TECNICOS ACREDITADOS PARTICIPANTES X CURSO

41 DINAEC

NODE:

TITLE:

MODULO DE PREVENCION

NUMBER:

A272

Sistema de Informacin Gerencial y Estadistico

La Gestin del Sub Sistema de Informacin Gerencial y Estadstico se encargar de generar todos los reportes estadsticos, obteniendo como base de informacin, toda la informacin recibida de los dems Sub Sistemas, para mostrar en forma grfica y clara la informacin oportuna como indicadores para la mejor toma de decisiones de la Alta Direccin.

Mdulo Estadstica General Mdulo Consolidacin Estadstica Mdulo Informacin Gerencial

ARQUITECTURA DE DATOS
El presente captulo muestra la identificacin y descripcin de la Base de Datos Integral del Instituto Nacional de Defensa Civil, el cual se ha obtenido despus de realizar el levantamiento de informacin a las distintas dependencias de la organizacin. Se ha procedido ha identificar el tipo y funcionabilidad de los datos que cada rea procesa de acuerdo a sus funciones operativas, permitiendo identificar adicionalmente los requerimientos de informacin que permita ejecutar los procesos de gestin y servicio de manera precisa y eficiente. La metodologa para la obtencin de las respectivas Base de Datos ha consistido en seleccionar entidades principales candidatas de cada subsistema encontrado, y realizando un anlisis de datos de acuerdo a su funcionabilidad e importancia se ha podido establecer y detallar la Base de Datos Institucional. Adicionalmente, es importante indicar que la institucin como un ente altamente tcnico en la prevencin y atencin de emergencias y daos ante fenmenos naturales e inducidos, utiliza una variedad de tipo de informacin para cumplir con su misin. Estos tipos de datos a que nos referimos estn clasificados desde : datos textual, grficos, espacial ( mapas y satelital) y lo que se pretende en un futuro utilizar voz, como perspectiva para la sensibilizacin y capacitacin en cuanto a la Defensa Civil.

IDENTIFICACION DE ENTIDADES PARA LA OBTENCIN DE LA BASE DE DATOS OBJETO Entidades por rea funcional

AREAS FUNCIONALES Secretara de Consejo Consultivo Secretara General Imagen Institucional

Prevencin y Unidad Tcnica

Almacn General

Abastecimiento

ENTIDADES Donaciones Organismos Multilaterales Organismos Pblicos / Privados Documentos ( Trmite ) Notas de Prensa Resoluciones / Directivas / Normas Normas Legales El Peruano Normas Tcnicas Cursos Tcnicos Inspecciones Tcnicas Relacin de Inspectores Tcnicos Resolucin Jefatural Estudios Tcnicos Informes Preliminares de Evaluacin de Daos Programas Presupuestales de Estudios / Informes Solicitud de Requerimientos Pedido Comprobante Salida PECOSA Cuadro de Distribucin de Necesidades Requerimiento de Logstica de Emergencia Gua de Internamiento Facturas Orden de Compra Acta de Conformidad Nota de Entrada a Almacn - NEA Orden de Servicio Gua de Internamiento Planilln de Registro de Apoyo Logstico Requerimiento de Presupuesto Orden Compra Orden de Servicio

Control Patrimonial

Direccin Nacional

Planificacin y Presupuesto

Administracin Contabilidad

SS.GG. Tranporte

Rendicin de Cuenta

Tesorera

Caja Chica

Personal y Asistencia

Contratos de Locacin Propuestas Econmicas de Proveedores Presupuesto Mensualizado Facturas Resoluciones Jefaturales de Alta / Baja / Transferencia / Donacin Informe Tcnico de Baja Actas de Baja / Donaciones y otros Marges de Bienes Inventario Fsico Cursos de Capacitacin Presupuesto de Cursos Calendario de Presupuesto Materiales de Difusin Programa de Distribucin de Cursos Presupuesto Institucional Calendario Presupuestal Plan Operativo Anual Plan de Trabajo Directivas Internas / Normas Informes Presupuestales Programacin de Requerimiento Presupuestal Nota de Entrada a Almacn Registro de Entrada Salida Planilla de Sueldo Nota Contable Resolucin Jefatural, Directoral Estados Financieros Rendiciones de Cuenta Plan de Cuenta Requerimiento de Mantenimiento de Vehculo Registro de Mantenimiento de Vehculo Vehculo de Transporte Papeleta de Entrada y Salida de Vehculo Propuestas econmicas de proveedores Vale de Combustible Acta de Entrega y Recepcin Papeleta Informes Tcnicos Expedientes de Rendicin de Cuenta Facturas / Boletas Nota Contable Declaracin Jurada Comprobante de Pago Cheques Formulario IPSS Resoluciones Planilla Formulario de Tesoro Pblico Boleta de Depsito Recibos de Ingresos Comprobante de Pago Boleta de Depsito Reporte de Ingresos Factura / Boleta Documentos Exteriores de Descuento Reporte de Descuento de CAFAE Resoluciones Planilla de Sueldo ( Nombrado y Jubilado ) Boleta de Pago Registro de Asistencia y Faltas Oficio de Asistencia Solicitud de Vacaciones

Operaciones

Comunicaciones

Papeleta de Vacaciones Constancia Mdica Papeleta de Permiso Enlegajo Personal Sntesis de Ocurrencia Diaria de Emergencia Informes de Evaluacin y Estado situacional de Sectores Directivas / Normas Planes Estadstica Relacin de Brigadistas Fax Comunicado de Emergencias de Regiones y Sub Regiones.

BASE DE DATOS INSTITUCIONAL

NEMONICO SEGUR ORGAN CAPAC BASE DE DATOS SEGURIDAD ORGANISMOS CAPACITACION DESCRIPCION Esta base contiene todo el aspecto de control y monitoreo de la seguridad y acceso del sistema de informacin integral. As como lo relacionado a la auditoria del sistema. Esta base de datos contiene a todo los tipos de organismo pblico o privado, nacional o internacional, describiendo su clasificacin, ubicacin y funcionabilidad de las entidades. Esta base de datos permitir registrar todos los cursos de capacitacin y adiestramiento que la institucin realiza con miras de sensibilizar a la poblacin y autoridades. As mismo todo lo referente a materiales de difusin. Programaciones de Cursos a Nivel Nacional. Esta base de datos contiene toda la informacin referente al personal que mantiene alguna relacin con institucin, pudiendo ser sta directa o indirecta. As mismo, esta contenido los datos de Escalafn y Legajo Personal para el personal nombrado, las Planilla y Boletas de pago, el control de Asistencia y Beneficios Sociales ( Liquidacin, Subsidio, Vacaciones ,etc ). Esta base de contiene toda la informacin referente a la ejecucin de gasto y rendicin de cuentas. As por ejemplo, tenemos desde informacin de Plan de Cuenta, Caja Chica, Bancos, Pagos de Ordenes de Servicio / Compra, Comprobante de Pago, Contabilidad hasta informacin para los Formatos de Tesoro Pblico, entre otros. Esta base de datos contiene todo lo referente a la gestin de Adquisicin de Bienes y Servicios ( Cotizaciones de Proveedores, Cuadros Comparativos, Concursos ,etc ), Control Patrimonial ( relacin de Activo Fijo, Marges de Bienes, Valorizacin del Patrimonio, Ctalo de Bienes y Servicios segn la SBN ), Contratos (Personales, No Personales , otros ). Esta base de datos, almacenar la informacin referida al abastecimiento en general, as por ejemplo tendremos informacin de los Almacenes Central y de Emergencia, registrar las entradas y salidas en general de bienes y artculos de almacn, distribucin de artculos a las emergencias. Esta base de datos contendr el registro de las emergencias, almacenando los daos y acciones que se efecta en una emergencia, asimismo recursos humanos y materiales para la atencin de emergencias, sntesis de ocurrencias. Relacin de Comits de Defensa Civil y Brigadistas a nivel nacional. Esta base de datos contiene todo la informacin respecto a la identificacin de peligros, determinacin de vulnerabilidad y evaluacin de riesgos. As mismo, almacena todos los estudios y proyectos de accin de prevencin. Tambin almacena la relacin las inspecciones tcnicas como la relacin de los Inspectores Tcnicos.

RRHH

PERSONAL

TESOR

TESORERIA

LOGIS

LOGSTICA

ALMAC

ALMACEN

EMERG

EMERGENCIA

PREVE

PREVENCIN

BASE DE DATOS INSTITUCIONAL

PLANS PLANES Y NORMARS Esta base de datos contiene toda los Planes y Normas Tcnicas que se emiten en conformidad con el que hacer del Instituto de Defensa Civil. As tenemos el Plan Nacional de Defensa Civil, Plan de 72 Horas, Plan Nacional de Prevencin entre otros. Por otro lado contendr las normas tcnicas tanto de prevencin, operaciones y de capacitacin en general. Asimismo los Planes de Trabajo y Estratgico. TRAMITE Esta base de datos contiene todo la informacin referente al trmite documentario interno y externo de la institucin. Por otro lado, almacena la informacin del acervo documentario y el seguimiento a la tramitacin documentaria. PRESUPUESTO Esta base de datos contiene la informacin respecto al Presupuesto Institucional tanto en sus fases de programacin y ejecucin del mismo. MAESTRO Esta base de datos contiene toda la informacin general que se emplea en el sistema y que adems sirve como relacin en las distintas bases de datos. Como ejemplo el Ubigeo Nacional, Tipologa de Fenmenos, Artculos, Tipologa de Documentos,etc.

TRAMT

PPTOS MAES

ENTIDADES QUE CONFORMA LA BASE DE DATOS INSTITUCIONAL

BASE DE DATOS ENTIDADES
USUARIOS

DESCRIPCIN

TIPO
Pblico Privado Privado Privado Pblico

SEGUR

ORGAN

CAPAC

RRHH

TESOR

LOGIS

Entidad que contiene a todas las personas que ingresan al SIGAO, y que pertenece al maestro Personas. PERFIL El tipo de usuario en la modalidad de acceso al Sistema Integral Institucional. OPCION Es la descripcin del tipo de acceso a cada opcin que presenta el Sistema Integral Institucional. LOGUSER Entidad que contiene el historial del acceso y operacin en el SIGAO por parte de los usuarios ENTIDAD Relacin de organizaciones publicas o privadas nacional o internacional TIP_ENTIDAD Informacin referente a la clasificacin de las Entidades. DET_ENTIDAD Se almacena las caractersticas principales de cada Entidades. ENTIDAD_RM Entidad que almacena todo los recursos materiales por Entidad descrita. ENTIDAD_RH Se guarda la informacin referente a los recursos humanos de una entidad en particular. CURSOS Entidad contiene todo lo referente a los cursos que se dicta a integrantes o participantes. INTEGRANTES Relacin de participantes por cada capacitacin que se efecta a travs de la capacitacin. COSTO_CUR_MAT Informacin relacionada a la parte presupuestal de las capacitaciones que se realizan. MAT_DIFUSION Relacin de artculos utilizados como materiales de difusin en apoyo de la capacitacin e imagen institucional PERSONAL Entidad que almacena a toda las personas, describiendo sus datos generales, nivel educativo y otros. PLANILLA Entidad que tiene la informacin de pago de planilla a todos los trabajadores del INDECI. ASISTENCIA Entidad que alberga la informacin del Control de Asistencia como: Asistencia, Faltas, Permisos, etc. LEGAJO Informacin personal de cada trabajador que contiene datos referente al movimiento de personal, mritos y demritos. VACACIONES Informacin respecto al movimiento vacacional de cada trabajador. BENF_SOCIAL Informacin referente a la parte de beneficios sociales como: Licencias de Salud, Maternidad, Transferencia, Liquidaciones. FAMILIARES Informacin referente los dependientes de cada trabajador pudiendo ser estos: Hijos, Padres, Abuelos y otros CAP Informacin que contiene el Cuadro Analtico de Personal del INDECI CAJACHICA Entidad que contiene toda la informacin del movimiento de caja chica para pago en efectivo. RENDICUENTA Entidad que almacena la referencias principales de las rendiciones de cuenta que por transferencia se enva a las Regiones y Sub Regiones TESORO_PUB Informacin que se remite al Tesoro Pblico de la nacin - MEF PEDIDO Entidad que contiene toda la informacin de requerimiento de servicio y compra que solicitan las distintas dependencias. CONCURSO Informacin referente a los concursos pblicos y directos que realiza el rea de adquisiciones. PROFORMAS Ente que alberga la distintas proformas que remite los proveedores para una determina adquisicin de servicio o compra. PROVEEDOR Correspondiente al Catlogo de Proveedores los cuales debern ser aprobados por CONSUCODE.

Pblico Privado Privado Privado Privado Pblico Privado Privado Privado Privado Privado Privado Pblico Privado Privado Privado Pblico Pblico Pblico Pblico

COMPARATIVO

ALMAC

COE

PREVE

PLANS

TRAMT MAET

Entidad que registra por proceso de adquisicin los cuadros comparativos de adquisicin. DOCUMENTO Todos los documentos de transaccin de adquisicin como son: Orden de Compra, Orden de Servicio y Contratos de sus diversas formas. PATRIMONIO Entidad que contiene todos los activos considerados como activo fijos del INDECI EXP_TECNICO Informacin que contiene la informacin tcnica de los activos fijos que se darn de baja. DONACIN Datos referente a las donaciones que recibe la Institucional para la ayuda de las emergencias. DOCUMENTOS Documentos que sustentan el movimiento de Entrada y Salida de artculos de almacn, Pedido Comprobante Salida ( PECOSA ) y Ordenes de Compra, entre otros. INVENTARIO Inventario de los almacenes a Nivel Nacional. EVENTO Entidad en la que se almacena las emergencias activadas para el seguimiento y monitoreo del COE. HIST_EVENTO Es un evento el que se almacena de forma histrica para su posterior clasificacin estadstica. FENOMENO Es una entidad que perm itir clasificar los distintos fenmenos naturales y superficiales. DET_EVENTO Entidad que almacena los diversos daos ocurridos tras una emergencia. Cuantificando los daos. ACCIONES Entidad que contiene la informacin de las acciones que se realiza en apoyo a determinadas emergencias. VIAS_ACCESO Entidad que contiene todos aquellos tipos de acceso a centros poblados. Estas vas pueden ser la red vial y ros y otros. RHUMANO Informacin que guarda respecto a la cantidad y tipo de profesionales en las distintas ramas cientfica, por ubicacin geogrfica CONTACTOS Son todos los medios de comunicacin que mantienen cada entidad, consignando los telfonos, fax, correo electrnico, entre otros BRIGADA Relacin de Brigadas distribuidas a Nivel Nacional. DET_BRIGADA Relacin de Brigadistas que conforma los comits de Defensa Civil OCURRENCIA Almacena toda la informacin que reportan las Regiones y Sub Regiones respecto a estado climtico y emergencia. ITECNICOS Entidad que contiene a todos los Inspectores Tcnicos de Defensa Civil ESTUD_TEC Almacena una referencia de los Estudios Tcnicos de Vulnerabilidad y Prevencin NORM_TEC Almacena todos aspectos generales de las normas tcnicas que se emite para el caso de Prevencin. TIT_DOC Contiene todos los ttulos de los documentos, pudiendo ser estos Planes, Normas, Directivas, etc que emite en general INDECI INDICE Es el resumen ordenado y completo del documento. CAPITULOS Es las descripcin resumida del contenido de prrafos considerados como captulos. CONTENIDO Es la descripcin detallada de los captulos de un ttulo. DOCUMENTO Entidad que cont iene la informacin de los documentos que son tramitados al interior de la Institucin, as como externamente. SITUAC_DOC Entidad que contiene el seguimiento de los documentos en trmite. DEPARTAMENTO Entidad que contiene la relacin de Departamentos. PROVINCIA Entidad que contiene la relacin de Provincias DISTRITO Entidad que contiene la relacin de Distritos CPOBLADO Entidad que contiene la relacin de Centros Poblados DOCUMENTO Entidad que contiene los diversos documentos que se procesan en la Institucin UNIDAD Entidad que contiene a cada rea funcional de las Direcciones u Oficinas Principales del INDECI

Pblico Privado Privado Privado Pblico Privado Privado Pblico Pblico Pblico Pblico Pblico Pblico Pblico Pblico Pblico Pblico Pblico Pblico Pblico Pblico Pblico Pblico Pblico Pblico Pblico Pblico Pblico Pblico Pblico Pblico

DIR_OF REGION ARTICULO SUB_REGION CADFUNCION PPTOS SALDP_PPTO PLAN_OPERAT

Entidad que contiene a las Direcciones Generales del INDECI. Ambito jurisdiccional del INDECI a nivel de Regiones Entidad que contiene en forma detallada los diversos artculos Ambito jurisdiccional del INDECI a nivel de Sub Regiones Entidad que contiene la cadena funcional programtica funcional Pblico presupuestal Entidad que contiene los saldos presupustales de acuerdo a la Pblico meta presupustal Entidad que contiene el plan operativo anual institucional. Pblico

MATRIZ DE BASE DE DATOS INSTITUCIONAL Vs SISTEMAS DE INFORMACION

BASE DE DATOS
FINANZAS

SISTEMA ADMINISTRATIVO SUBSISTEMAS

LOGISTICO RR.HH. ADMINISTRA.

SISTEMAS DE INFORMACION SISTEMAS DE OPERACIONES Y PREVENCIN SUBSISTEMAS

ESTADSTICO COMUNICAC. ATENC IN Y MONITOREO NORMAS Y PLANES PREVENCIN CAPACITAC.

SEGUR ORGAN CAPAC RRHH TESOR LOGIS ALMAC EMERG PREVE PLANS TRAMT PPTOS MAES

X X

X X X X X X X

X X X

X X

X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X

X X X

X X X

X X

X X

X X X X

X X X X X X

X X

NORMAS, PROCEDIMIENTOS Y ESTNDARES

Los estndares y procedimientos han sido vistos y categorizados desde varios puntos de vista. Para nuestro desarrollo consideramos dos tipos de estndares que son: Estndares de mtodos: Como guas, estos estndares son utilizados para establecer prcticas uniformes y tcnicas comunes. Estndares de desempeo: Como normas, estos estndares son utilizados para medir el desempeo de la funcin del procesamiento de datos.

A su vez se definen cuatro procedimientos bsicos para el rea de informtica. Para cada procedimiento se detallan los aspectos importantes que el desarrollo del manual debe cubrir:

SOPORTE A USUARIOS Establecer formato de reporte de problemas estndar. Esto puede ser un formulario prediseado. Debe asegurar que durante el horario normal de trabajo estar disponible un funcionario para atender los llamados de usuarios. Bitcora de actividades solicitadas y acciones realizadas. Esto puede conformarse mediante los mismos reportes de problema. Indicar el compromiso de servicio y los tiempos de respuesta en que la unidad de soporte iniciar su trabajo. Debe consignar en un documento la recepcin conforme por parte del usuario.

OPERACIN DE RED Establecer las condiciones y modos de solicitar, por parte de los usuarios, de servicio en horario especial de la red. Sealar el horario normal de servicio de la red, bajo modalidad "atendida" y "no atendido". Definir mtodos de respaldo de la informacin. Considerando toma de respaldo de: aplicaciones, sistemas, datos corporativos y datos de usuarios. Considerar forma y lugar de almacenamiento de respaldos. Definir metodologa de recuperacin por dao o prdida de informacin. Establecer condiciones de seguridad, responsabilidades de los usuarios de red, generacin de nuevos usuarios, uso de claves de acceso, normas para niveles de permisos, etc.

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS Definir responsabilidades del jefe de proyectos. Establecer herramientas de control y seguimiento de proyectos. Establecer las rutas y niveles de aprobacin para los siguientes conceptos: constituir la organizacin temporal de proyectos, administrar los recursos materiales y financieros, y la aprobacin por cumplimiento de etapas.

MANTENIMIENTO DE APLICACIONES Establecer el tipo de servicio para aplicaciones desarrolladas externas. Definir forma de reportar problemas. Identificar la diferenciacin entre solicitud de mantenimiento y solicitud de modificacin y mejora a sistemas. Establecer formato de Informe Diario de Actividades del personal, incluyendo estatus de las tareas asignadas. internamente y aquellas

Los estndares a implementar se encuentran en gran parte en la Librera de Clases. agrupan en:

Estas se

- Estndares de Diseo de Bases de Datos Nombres de entidades Tablas Campos Procedimiento Funciones ndices - Estndares de Programacin Script Eventos Variables Libreras - Estndares de Desarrollo Ventanas (consulta y actualizaciones) Mens Cuadros de Dilogo Mensajes y Otros.

ESTANDARES DE BASE DE DATOS

El objetivo del presente manual es definir los estndares de diseo de bases de datos a utilizar en el presente proyecto de desarrollo de software que utilizan como herramienta POWER BUILDER y SQL SERVER como Base de Datos. Debe tenerse en cuenta cada uno de los formatos y estructuras definidas en este Estandard para mantener un orden y control en el desarrollo de sistemas, por lo tanto esta dirigido a analistas, diseadores, analistas programadores y programadores, con el fin de homogeneizar el desarrollo de sistemas.

1. DEFINICION DE OBJETOS O TABLAS Para la definicin de una tabla se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones: El nombre de las tablas debe indicar el sistema o subsistema al que pertenece. Debe identificarse si se trata de una tabla temporal o no. Para mantener un orden en la identificacin de las tablas y para realizar de una manera fcil y rpida la bsqueda y localizacin de las tablas, es recomendable mantener el mismo nombre de tabla y adicionarle un sufijo (ejemplo: tem, det) para el caso de tablas que manejen cabecera y detalle o para el caso de tablas temporales.

La estructura del nombre de la tabla debe ser la siguiente: SISTEMA_NOMBREDETABLA(_SUFIJO) SISTEMA: Identifica el sistema o subsistema el cual tiene el control de actualizar y dar mantenimiento de los datos de la tabla. La longitud es solo de 3 caracteres. Identificador de Sistema o Subsistema LOG CON VTA TES PER MAE Descripcin del Sistema o Subsistema LOGISTICA CONTABILIDAD VENTAS TESORERIA PERSONAL MAESTRO

NOMBREDETABLA: Indica el nombre fsico de la tabla, debe ser un nombre de hasta 10 caracteres. (_SUFIJO): Puede ser: _TMP: Tabla Temporal _DET, _ITEM: Tabla Detalle.

Ejemplos: LOG_ARTICULO_SERV LOG_PROVEEDOR LOG_INGRESO_TMP LOG_SALIDA LOG_SALIDA_ITEM

2. DEFINICION DE ATRIBUTOS O CAMPOS Los nombres de los atributos deben ir acompaado de un identificador que permitir agrupar y relacionar el tipo de atributo. La estructura del nombre de atributo es la siguiente: IDENTIFICADOR_ATRIBUTO IDENTIFICADOR: caracteres. Tipo CARCTER CARCTER CARCTER CARCTER CARCTER FECHA NUMERICO NUMERICO NUMERICO NUMERICO NUMERICO GRAFICO Identificador de grupo de atributos. La longitud es solo de 3

Identificador COD EST TXT FLG TIP FEC IMP PCT NUM IDE CNT IMG

Descripcin Codigo Estado Textos Flag Tipo Fecha Importe Porcentaje Numero Identity Cantidad Imagen

ATRIBUTO:

Nombre propio del atributo o campo.

COD_ALMACEN NUM_SALIDA FEC_EMISION IND_ENTREGADO

VARCHAR(3) VARCHAR(4) DATETIME CHAR(1)

3. CONSTRAINT E INDICES 2.3.1 CONSTRAINT PRIMARY KEY (Clave Primaria) Estructura : NombreTabla_NombreColumna_CPK Ejemplo : LOG_ARTICULO_SERV_COD_ART_CPK LOG_INVENTARIO_FISICO_NRO_CPK MAE_MEDIDA_UNIDAD_COD_UNI_CPK

2.3.2 CONSTRAINT FOREING KEY (Clave fornea) Estructura : Nombretabla_NombreColumna_CFK

Ejemplo : LOG_ARTICULO_SERV_SERIE_ART_CFK LOG_INVENTARIO_FISICO_COD_PRO_CFK 2.3.3 CONSTRAINT DEFAULT Estructura: NombreTabla_NombreColumna_CDF Ejemplo LOG_ARTICULO_SERV_DESC_CDF LOG_INVENTARIO_FISICO_CANTIDAD_CDF MAE_MEDIDA_UNIDAD_UND_MED_CDF 2.3. 3 CONSTRAINT CHECK Estructura NombreTabla_NombreColumna_CCH Ejemplo LOG_ARTICULO_SERV_DESC_CCH LOG_INVENTARIO_FISICO_DESC_CCH MAE_MEDIDA_UNIDAD_UND_MED_CCH

2.3.4 INDICES CLUSTERED Estructura NombreTabla_NombreColumna_ICL Ejemplo LOG_ARTICULO_SERV_DESC_ICL LOG_INVENTARIO_FISICO_DESC_ICL 2.3.5 INDICE NONCLUSTERED Estructura NombreTabla_NombreColumna_INC Ejemplo LOG_INVENTARIO_FISICO_FECHA_INC 4. VISTAS Estructura : NOMBRETABLA_DESCRIP_VW_99 NOMBRETABLA

Es el nombre de la tabla base o entidad para crear la vista. Una vista se puede crear realizando un join entre dos o ms tablas. Donde la longitud no debe de sobrepasar los 15 caracteres. DESCRIP Descripcin de la vista, se usa para identificar de manera mas exacta a la vista VW Prefijo que indica que es una vista, para distinguirla de una tabla 99 Indica un numero de 01 hasta 99

Ejemplo: LOG_ALMACEN_ARTICULO_SELECCIONA_VW_01 LOG_INGRESO_PORFECHA_VW_01

5. PROCEDIMIENTOS ALMACENADOS Estructura: SISTEMA_DESCRIPCION_SP SISTEMA DESCRIPCION : SP : Nombre del sistema al que pertenece(ver cuadro en definicin de tablas) Descripcin del procediento almacenado. : Identifica que se trata de un procedimiento almacenado.

Ejemplo: log_clie_nom_sp log_fec_inv_sp

6. TRIGGERS Estructura: NOMBRETABLA_DESCRIPCION_TG NOMBRETABLA DESCRIPCION : TG : Nombre de la tabla Descripcin del triggers ( Insert / Update / Delete). : Identifica que se trata de un trigger.

Ejemplo: log_clie_insert_tg log_fec_update_tg

ESTANDARES DE PROGRAMACION
1. CONVENCIONES DEL POWER SCRIPT El lenguaje de PowerBuilder llamado PowerScript debe codificarse bajo estndares para que el cdigo de los aplicativos puedan ser ledos y mantenidos por cualquier desarrollador. 1.1 Manejo de eventos Las herramientas actuales proveen del uso de eventos, lo cual resulta mucho ms simple de desarrollar, pero se deber de tener en cuenta en que evento de los controles se va a codificar. Se recomienda hacer toda codificacin sobre eventos de ventana. Por ejemplo al hacer click sobre un botn, el evento no debe de ser manejado directamente por el botn, sino este debe de disparar a un evento de la ventana; lo mismo para el caso de los mens. Para ello se deben de crear eventos definidos por el usuario en la ventana. De esta forma el mantenimiento del cdigo es ms fcil porque todo el cdigo est ubicado dentro de la ventana en lugar de estar repartido en varios objetos como botones. Existen Objetos de usuario de tipo botn ya creados que invocan a eventos de usuario ya definidos. Ej. El botn ucb_examinar activa el evento ue_examinar de la ventana. Las ventanas ancestores tienen creados eventos de usuario predefinidos para ser usados en las ventanas heredadas. Ej. La ventana ancestor w_form tiene los eventos de usuario definidos como ue_new, ue_save, ue_print, etc.

1.2

1.3

Manejo de paso de Parmetros Cuando es posible, los valores usados por una ventana debera ser pasado como parmetros, en lugar de usar variables globales. Evitar el uso de variables globales es muy importante para aplicaciones Cliente/Servidor manejadas por eventos, en los cuales los eventos pueden ejecutarse en un orden no anticipado. En conclusin, se recomienda usar la menor cantidad de variables globales. Para el paso de parmetros se usa el objeto message proporcionado por PowerBuilder. Tambin se usan estructuras para pasar parmetros entre ventanas (str_par). Estas estructuras incluyen paso de parmetros genricos ( para objetos heterogneos ), parmetros especficos a ventanas y valores genricos de retorno. Esto significa que se puede pasar cualquier nmero de parmetros de cualquier tipo sin herencia. Manejo de variables globales Para mantener el encapsulamiento de objetos y eliminar un efecto no esperado, se trabaja con el menor nmero de variables globales. Sin embargo, hay casos donde variables globales tiene sentido como usuario, nombre de ventana MDI, nombre de aplicacin.

1.4

Uso de maysculas y minsculas El uso de caracteres mayscula y minscula facilitan la comprensin del cdigo de PowerScript porque cada elemento del cdigo tiene una distinta apariencia visual.

1. Las palabras reservadas de PowerScript aparecen todo en mayscula. Ej. IF, THEN, ELSE ,END IF, CASE) 2. Funciones de PowerBuilder aparecen en la primera letra de cada palabra en mayscula y el resto en minscula (Ej. IsValid, Trim, IsNull, Mid, OpenSheet, Modify, etc) 3. Palabras reservadas de SQL aparecen todo en mayscula. Ej.: SELECT, INSERT, COMMIT, ROLLBACK, UPDATE) 4. Las variables, funciones y objetos definidos por el usuario aparecen en minscula 5. Los tipos de datos de PowerBuilder aparecen con la primera letra en maysculas y el resto en minsculas. Ej. : Integer, String, Boolean, etc

1.5

Indentacin Todo el cdigo de PowerScript esta indentado para reflejar la estructura del cdigo. Se usa para indentar la tecla tab por cada nivel de anidamiento. La continuacin de lneas (es decir, lneas seguidas de un ampersand (&) ) son indentadas con un slo tab antes que la siguiente lnea contine. Las lneas son partidas de tal manera que todo el cdigo entra dentro de la pantalla siendo innecesario realizar scroll horizontal para ver todo el cdigo.

1.6

Declaraciones de variables PowerScript permite a las variables ser declaradas al inicio o antes de su primer uso. Cuando el script es muy corto la declaracin de las variables puede ir en las primeras lneas, pero si el script es grande se deben separar en bloques, cada uno de los cuales debe ejecutar una tarea especifica. Cada seccin debe tener un bloque de comentario seguido de las declaraciones de variables usadas solo en esa seccin seguidas por el cdigo. Si se usan variables aplicables a todo el script estas deben de ser declaradas al inicio del script.

1.7

Valores de retorno de Funciones Las funciones de PowerBuilder que retornan valores enteros generalmente retornan 1 para indicar el xito y un valor negativo para indicar fracaso. Funciones pueden retornar uno de varios valores negativos para indicar varios modos de fracaso. Se escribe las funciones de usuario de esta forma para asegurar que el cdigo se parezca a la forma como PowerBuilder trabaja con sus funciones. Mensajes de Error Los mensajes de error deben ser lo mas informativo posible, ambos, el usuario y el desarrollador deben hacer uso de mensajes para eliminar defectos del aplicativo y siempre indicar el objeto o funcin que genera el error si es apropiado el script. El titulo del mensaje debe de ser el nombre de la ventana, salvo uso mensajes excepcionales. Ej. v Debe de ingresar la fecha de inicio de actividades del proveedor. v La cantidad solicitada es mayor que la cantidad en stock. v No puede borrarse la orden, pues, ya se realiz la entrega de una parte de los productos

1.8

1.9

Consideraciones adicionales En la ventana open de las ventanas de mantenimiento(w_form, w_form_grid, w_tab, w_navegador, etc.), se incluye la sentencia CASE para manejar condiciones no esperadas en cualquier sentencia CASE. Por Ej. CHOOSE CASE istr_par.s_accion CASE "new" this. TriggerEvent(ue_new) CASE "fileopen", consulta this. TriggerEvent(ue_fileopen) CASE ELSE f_mensaje (this.title, "Llamada a evento no existente ) END CHOOSE

1.10

Llamadas directas a procedimientos almacenados sin usar objetos de tipo transaction Estas son llamadas directas a procedimientos almacenados, estas llamadas tienen la siguiente estructura : Al declararlas: DECLARE <Alias> FOR <owner>.SP_<nombre> (<parametros_Input>);

Al ejecutarlas : EXECUTE <Alias> ; Para recuperar parmetros de salida : FETCH <Alias> INTO ( <parametros_Output> ) ; Descripcin : <Alias> <owner> SP <nombre> <parametros_Input> <parametros_Output> Nombre con el cual se invocar al procedimiento dentro del script. usuario creador del procedimiento. prefijo del procedimiento almacenado. nombre del procedimiento almacenado. Parmetros que se envan al procedimiento. Parmetros que son devueltos por el procedimiento.

Ej. : string ls_cod_proveedor , ls_des_proveedor DECLARE SP_LOG_BCA_PROV FOR DBO.SP_LOG_BUSCA_PROVEEDOR ( :ls_cod_proveedor); EXECUTE SP_LOG_BCA_PROV; FETCH SP_LOG_BCA_PROV INTO :ls_des_proveedor ; Nota : El nombre puede ser igual o diferente al nombre con el cual es creado el procedimiento y la transaction que usa es SQLCA (por defecto)

1.11

Llamadas a Funciones Almacenadas Las funciones almacenadas en el Servidor se invocan desde PowerBuilder usando la sentencia SELECT. Sintaxis : SELECT <owner>.sf_<nom_func> ( <parametros> ) INTO :<variable> FROM sys.dual; Donde : owner : usuario creador de la funcin sf : prefijo de funcin almacenada nom_func : nombre de funcin almacenada variable : nombre de variable local o de instancia Ej. : String ls_codigo, ls_nombre SELECT siga.sf_nom_centro_costo( :ls_codigo ) INTO :ls_nombre FROM sys.dual;

1.12

Otras Llamadas a procedimientos almacenados Para llamar a una funcin almacenada desde un objeto de usuario de tipo transaction primero debe de ser declarado en el objeto, para luego ser invocado dentro de un script. Ej.1: Declaracin en el objeto transaction FUNCTION Long SP_LOG_DES_PROVEDOR(String vi_cod_prov ref string vo_des_proveedor) RPCFUNC ALIAS FOR " SP_LOG_DES_PROVEDOR " Llamando al procedimiento desde el script String ls_cod_prov, ls_des_prov ls_des_prov = space(200) GTRANS_LOG.SP_LOG_DES_PROVEDOR(ls_cod_prov,ls_des_prov) IF GTRANS_LOG.SQLCODE = -1 THEN f_mensaje(this_title, SQLCA.sqlerrtext) ... END IF Puede ser SQLCA o la variable de tipo transaction que se halla creado para usar el objeto transaction en el cual ha sido declarado el procedimiento. Las variables que van a ser utlizadas para retornar data deben de ser inicializadas. Ejm 2: FUNCTION Long SP_ACTUALIZA_STOCK(decimal dci_cantidad, decimal dci_p_unitario) RPCFUNC Decimal{2} ldc_cantidad, ldc_p_unitario Long ll_error GTRANS_LOG.SP_ACTUALIZA_STOCK(ldc_cantidad, ldc_p_unitario) IF GTRANS_LOG.SQLCODE = -1 THEN f_mensaje(this_title, SQLCA.sqlerrtext) END IF

1.13

Documentacin de PowerScript Se debern de documentar todas las funciones y eventos en todos los objetos y controles de PowerBuilder. Funciones: (Globales, de Mens, de Ventanas, de UserObject ) //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // // Proyecto : <Nombre del Proyecto> // Autor : <Nombre del desarrollador> <dd/mm/yyyy> // // Funcin : <nombre_funcin> // // Propsito : <descripcin de la funcin> // // Alcance : <tipo de alcance> // // Argumentos : <argumento 1> {<descripcin de argumento 1> } // <argumento 2> {<descripcin de argumento 2> } // // Retorna : <tipo de dato> {<descripcion de retorno>} // //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// donde: tipo de alcance es: public, private,etc Ventana El evento open de ventana se debe documentar de la siguiente forma: ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// //Proyecto : <Nombre del proyecto> // Autor : <nombre del desarrollador> <dd/mm/yyyy> // // Ventana : <nombre_ventana> // Propsito : <descripcion del propsito de la ventana> // // Argumentos: // Entrada : <argumento 1> <descripcion de argumento 1> // Salida : <argumento 2> <descripcion de argumento 2> // // Datawindow: // <nombre_datawindow> <descripcion de datawindow> // // Modificaciones: // <nombre> <dd/mm/yy>: // <descripcin de la modificacin> ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

Eventos de Usuario: (Para ventanas, controles, userobject, mens ) En caso de eventos de usuario se debe especificar el propsito, los argumentos de recuperacin y el tipo de retorno que devuelve el evento. ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // Proyecto : <Nombre del proyecto> // Autor : <Nombre del desarrollador> //

// Propsito : <descripcion del propsito de la ventana> // // Argumentos : <argumento 1> { <descripcion de argumento 1> } // <argumento 2> { <descripcion de argumento 2> } // // Retorno : <tipo de dato> { <descripcion de retorno> } // // Modificaciones: // <nombre> <dd/mm/yy>: // <descripcin de la modificacin> ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

1.14

Descripcin de libreras comunes.

Las librerias comunes constituyen el armazn sobre el cual se construyen las aplicaciones en Power Builder, ellos albergan las clases, estos objetos contienen un conjunto de atributos, funciones y eventos definidos, el mecanismo de la herencia permite la extensin de los atributos y mtodos de los objetos ancestor a los objetos descendientes. En Power Builder los mtodos de un objeto se implementan a travs de eventos de usuario y funciones.Si fuera necesario en el descendiente se puede cambiar el valor de un atributo, anular un mtodo (Evento - Override) como implementar sus propios mtodos. A continuacin se describen los objetos comunes. Ventanas (Windows)

Nombre w_inicio w_explorador w_form

w_grid

w_form_grid

w_navegador

w_reporte

w_tab

w_response

Descripcin Ventana ancestor de tipo frame, constituye el marco de una aplicacin. Ventana ancestor contenedor de objetos (Treeview ListView).Ej. Explorador de accesos al sistema Ventana ancestor objeto de datos, mantenimiento simple (Datawindow), asociar datawindow freeform (Ej. mantenimiento de un proveedor especfico). Ventana ancestor contenedor de objetos, lista simple, (Datawindow), asociar datawindow grid tabular.Ej. Lista de todos los proveedores Ventana ancestor objeto de datos, mantenimiento cabecera detalle (2 Datawindows), asociar un datawindow freeform y un grid tabular. Ej. Una factura, ya que este contiene una cabecera y un detalle. Ventana ancestor contenedor de objetos, (Treeview Datawindow), asociar un datawindow grid tabular. Ej. Plan de cuentas contables Ventana ancestor de los reportes (datawindow) Asociar report/Datawindow tabular, grid, freeform, Crosstab, etc. Ej. Ventana ancestor objetos de datos, mantenimiento simple con mltiples tabs o cabecera-mltiples tabs (Tab) Ej. Ventana ancestor tipo modal o response Ej.

w_barra w_confirmacin w_response_ordenar w_response_filtrar w_buscar_sensible

Ventana de interfaz utilizada para configurar la barra de herramientas, posicin, mostrar texto etc. Ventana de interfaz tipo response que nos devolver un valor de afirmacin, negacin o cancelacin. Ventana de interfaz que permite ordenar un datawindow por multiples columnas. Ventana de interfaz que permite filtrar un datawindow por mltiples criterios.(uso interno) Ventana de interfaz que permite realizar una bsqueda (sobre un datawindow) sensible al texto digitado.

Mens. Cuando heredamos objetos Windows (a excepcin de las de tipo response) de las libreras comunes estas vendrn con objetos tipo men por defecto ya diseados para cada tipo de objeto Window. Una vez heredado el men descendiente es asociado a la ventana mencionada, los mtodos o acciones propias de un objeto se implementan en los items libres del men.

Nombre m_navegador m_explorer m_form m_grid m_form_grid m_grabar_cerrar m_inicio m_reporte

Descripcin Ancestor de los mens asociados a las ventanas navegadores. Ancestor de los mens asociados a ventanas exploradores Ancestor de los mens asociados a ventanas formulario.(w_form) Ancestor de los mens asociados a ventanas listas. (w_grid) Ancestor de los mens asociados a ventanas mantenimiento Men para la ventana w_inicio. Men para la ventana w_reporte.

Objetos de usuario (User Objects)

Nombre del objeto u_dw ucb_aceptar ucb_cancelar ucb_cerrar ucb_eliminar ucb_examinar

Descripcin User Object de tipo datawindow User Object de tipo command button que dispara el evento de usuario de ventana ue_aceptar User Object de tipo command button que dispara el evento de usuario de ventana ue_cancel User Object de tipo command button que dispara el evento de usuario de ventana ue_close User Object de tipo command button que dispara el evento de usuario de ventana ue_delete User Object de tipo command button que dispara el evento de usuario de ventana ue_examinar

ucb_grabar ucb_insertar ucb_nuevo ucb_propiedades

User Object de tipo command button que dispara el evento de usuario de ventana ue_save User Object de tipo command button que dispara el evento de usuario de ventana ue_insert User Object de tipo command button que dispara el evento de usuario de ventana ue_new User Object de tipo command button que dispara el evento de usuario de ventana ue_propiedades

Estructuras (Structures) str_confirma Estructura utilizada para enviar una informacin de este tipo a la ventana w_confirmacin.

Tipo string integer string string integer

Nombre de la variable cadena Xdefecto Titulo text_boton[] num_opcion

str_par Estructura general para la comunicacin (paso de parmetros) entre los diferentes objetos, generalmente se usa para abrir una ventana pasndole un conjunto de parmetros (de tipo primitivo u objetos).La ventana que los recibe les dar el uso adecuado, configurando por ejemplo ttulo va s_title, recuperando informacin en datawindow usando los parmetros como argumentos de recuperacin etc. Tipo powerobject string integer string string double boolean date powerobject string double treeview treeviewitem String String String String Long Datawindow Nombre de la variable po_caller s_title i[] s_accion s[] d[] b[] date[] po[] val[] n[] tv tv_item cot_val s_owner[] s_table[] s_field[] l_column[] dw

str_seleccin Estructura para uso especfico de paso de datos mltiple

Tipo string string string string string string string datetime datetime datetime datetime datetime datetime string string

Nombre de la variable param1[] param2[] param3[] param4[] s_accion param5[] param6[] paramdt1[] paramdt2[] paramdt3[] paramdt4[] paramdt5[] paramdt6[] s_sql s_seleccion

FUNCIONES (Functions)

Nombre de la funcin f_check_memoria f_confirmax2 f_confirmax3 f_desabled f_enabled f_error_db f_foc_col_dw f_impresin f_mensaje f_obt_parent_tv

Descripcin Realiza un chequeo para verificar la disponibilidad de memoria (en construccin). Abre una ventana de confirmacin con las opciones SI o NO. Abre una ventana de confirmacin con las opciones SI, NO o CANCELAR. Deshabilita y pone en plomo todos los campos del datawindow. Habilita y pone en blanco todos los campos del datawindow. Muestra un mensaje con la descripcin del cdigo de error. Ubica el foco en la fila y columna del datawindow. Abre la ventana de configuracin de la impresora. Abre una ventana response que te permitir emitir mensajes similares a los de tipo MessageBox. Devuelve una estructura conteniendo la data de los treeviewitem padres de un determinado item en el treeview.

2.

UBICACIN DE OBJETOS EN LIBRERIAS Objetos de tipo ventana. Librera xxxwn_01 xxxwn_02 xxxwn_03 xxxwn_04 xxxwn_05 xxxwn_06 Descripcin Librera de ventanas tipo grid Librera de ventanas tipo form y form_grid Librera de ventanas tipo treeview y tabs Librera de ventanas tipo response Librera de ventanas tipo reporte Librera de ventanas tipo varios

Objetos de tipo DataWindow. Librera xxxdw_01 xxxdw_02 xxxdw_03 xxxdw_04 Descripcin Librera de datawindows tipo grid Librera de datawindows tipo form Librera de datawindows tipo tab y crosstab(para reportes) Librera de datawindows tipo varios y crosstabs

Los dems objetos se guardarn dentro de una sola librera(especifica para cada uno); he irn creciendo de acuerdo a las necesidades de ordenamiento.

Objetos de tipo DropDown. Librera xxxdd_nn Descripcin Librera de dropdown

Objetos de tipo User Object (Objetos de usuario) Librera xxxuo_nn Descripcin Librera de Objetos de usuario

Objetos de tipo men Librera xxxmn_nn Descripcin Librera de mens

Descripcin: xxx nn Iniciales del mdulo al cual pertenecen los objetos. Enumeracin de cada una de las libreras.

3.

DECLARACIN DE VARIABLES DENTRO DE LOS PROCEDIMIENTOS ALMACENADOS La estructura de las variables en los procedimientos almacenados es la siguiente : <tipo>{<estado>}_<descripcin>

Donde: <tipo> <estado>

<descripcin>

tipo de dato de la variable estado de la variable, es opcional solo utilizado slo con las variables que son de entrada/salida nombre particular de la variable

Donde <estado> puede ser : i o io

input output input/output

ESTANDARES DE DESARROLLO
En la definicin y codificacin de PowerBuilder se deben de tener en cuenta las siguientes convenciones: Alcance Tipo Herencia (Global, Shared, Instancia, Local) (String, Integer, Boolean, Datawindow, etc.) (Ancestor, Descendiente)

1.

DECLARACIN DE VARIABLES La nomenclatura de las variables con las cuales trabajaremos tienen la siguiente: Sintaxis: <mbito><tipo>_<nombre> Descripcin: <mbito> <tipo> <nombre de la variable> Alcance de la variable. identificador del tipo de la variable Nombre particular de descripcin de la variable.

mbito: Ambito a g l i s Tipo : Tipo app any b blb c db d dc dt dwc dw dp e go i l po m r Nombre de Tipo de Dato Application any boolean binary long object (blob) char double date decimal o dec datetime datawindow child data window pipeline enumerated graphic object integer long powerobject men real Descripcin Argumento de funcin, evento de usuario o de recuperacin de datawindow Variable Global Variable Local Variable de Instance Variable Shared

s str t trans transp * ui ul w tv tvi lv lvi tab ds

string structure time transaction object transport object user Object (*) unsigned integer unsigned long window treeview treeview item listview listview item tab Datastore

(*) Como cada objeto nuevo definido en PowerBuilder se convierte en un nuevo tipo entonces en este caso tipo toma el nombre del objeto, esto es vlido para cualquier objeto, estructura u objeto de usuario.(Ej.2) Ej.1: as_cod_articulo_serv ls_num_orden is_num_orden il_row Ej.2: lstr_par,lstr_par1, lstr_par2 in_usuario1, in_usuario2 Variables locales de tipo str_par Variables instancia de tipo n_usuario (no visual custom) Variable argumento de tipo string as_cod_articulo_serv" de una funcin o evento Variable local de tipo string "num_orden" Variable instancia, de tipo string "num_orden" gs_version Variable global de tipo string version Variable instancia de tipo long "row"

Nota: Se usarn como variables globales variables de tipo objeto no visual para encapsular los mtodos del mismo y controlar el cambio de los atributos. Ej. Objeto de negocio: Objeto no visual custom: n_usuario gn_usuario // En el script de algn objeto de la aplicacin gn_usuario.fo_tomar_perfil(ls_perfil) gn_usuario.fo_tomar_empresa(ls_empresa) usuario n_usuario

2.

ESTRUCTURA DE LOS OBJETOS MENU La nomenclatura de los objetos men con las cuales trabajaremos tienen la siguiente: Sintaxis: m_<nombre> <Ancestor>_<Nombre> para para menues no heredados menues heredados

Descripcin : M <Ancestor> <nombre> Para identificar al objeto men Para Identificar la clase de men Nombre particular del men

Ej. : m_form m_form_proveedor m_form_trabajdor men no heredado, parte del framework men heredado de m_form men heredado de m_form

3.

WINDOWS (VENTANAS) La nomenclatura de los objetos Window con las cuales trabajaremos tienen la siguiente: Sintaxis: w_<nombre> <ancestor>_<nombre> Descripcin : w <ancestor> <nombre> Para identificar el objeto ventana Nombre de la ventana ancestor. Nombre particular del objeto ventana. para para ventanas no heredadas ventanas heredadas

4.

DATAWINDOWS, REPORTS La nomenclatura de los Datawindows Objetos, Reports con las cuales trabajaremos tiene la siguiente: Sintaxis: d_<tipo>_<nombre> d_report_<tipo>_<nombre> Descripcin : d, d_report <tipo> <nombre> Tipo : grid form tab dddw crosstab cmp gph grp lab datawindow tipo grid datawindow tipo freeform datawindow tipo tabular datawindow tipo dropdown datawindow datawindow tipo crosstab datawindow tipo composite datawindow tipo graph datawindow tipo group datawindow tipo label Identificador del tipo de objeto (datawindow, report) Tipo de datawindow objeto, Report Nombre descriptivo del datawindow, report // // Para datawindows objetos Para reports

nup ole rtxt

datawindow tipo n-up datawindow tipo ole datawindow tipo rich text

Ej. : d_grid_list_proveedores d_form_manten_catal_art_serv d_tab_proveedores d_report_form_proveedor d_report_tab_orden_compra

5.

USER OBJECTS (Objetos de usuario) La nomenclatura de los user objects con las cuales trabajaremos tienen la siguiente sintaxis: Visuales Sintaxis: u_<Tipo>_<nombre> para u_<nombre> para Descripcin : u <tipo> <nombre> Tipo: Tipo cb cbx ddlb dp dw em gb hsb lb mle ole p pb rb sle st vsb tv lv Descripcin command button. check box. drop-down list box. data pipeline. datawindow. edit mask. group box. horizontal scroll bar. list box. multi-line edit. ole 2.0. picture. picture button. radio button. single-line edit. static text. vertical scroll bar. treeview listview identificador del tipo de objeto de usuario visual. Tipo de objeto de PowerBuilder. Nombre del objeto. Objetos Estandar Objetos Custom, External Recomendado Recomendado

Ej.1: udw_sel_multiple ucb_aceptar ucb_nuevo Objeto de usuario tipo datawindow para listas de datos (visual estndar). Objeto de usuario tipo botn aceptar (visual estndar) Objeto de usuario tipo botn nuevo (visual estndar)

No visuales Sintaxis: n_<tipo>_<nombre> n_<nombre> Objetos Estndar Objetos Custom (objetos de negocio, objeto proveedor de servicios, etc.), cplusplus.

Descripcin : n <Tipo> <nombre> identificador del tipo de objeto de usuario no visual. Tipo de objeto de PowerBuilder. Nombre del objeto.

Tipo: Cnn Cti Ctk Ds Dda Dsa Err Inet Inetrt msn Msg Oleo Olese Olesm Dp Srf Serv Tmg Tct Trans Transp connection contextinformation contextkeyword datastore dinamicdescriptionarea dinamicstagingarea error inet internetresult mailsession message oleobject olestorage olestream pipeline srofiling service timing tracetree transaction transport

Ej.1 : n_ds n_dp n_trans_log Ej.2 : n_usuario Objeto de usuario tipo no visual custom, objeto usuario de la aplicacin, con atributos definidos (perfil, etc.), mtodos (fo_obtener_perfil(), etc.) n_adm_coneccion Objeto de usuario tipo no visual custom, administra las conecciones a diferentes bases de datos. n_orden_compra Objeto de usuario tipo no visual custom, que es la implementacin del objeto de negocio orden de compra. Objeto de usuario tipo no visual estndar de tipo datastore. Objeto de usuario tipo no visual estndar para la ejecucin dinmica de pipelines. Objeto de usuario tipo no visual estndar de tipo transaction para logstica.

6.

CONTROLES Son los objetos que se disponen sobre las ventanas y que permiten interactuar al usuario con el sistema, usaremos los prefijos asignados por defecto. A continuacin mostramos la sintaxis que sigue la nomenclatura de los mismos: Sintaxis: <tipo>_<nombre> Donde : <tipo> <nombre> Tipo de objeto nombre que identificar control

al

objeto

Tipo : Tipo cb pb cbx rb st p gb ln oval r rr sle em mle rte hsb vsb ddlb ddplb lb plb lv tv tab gr ole uo Descripcin command button picture button check box radio button static text picture groupbox line oval rectangle round rectangle single line edit edit mask multiline edit rich text edit Hscrollbar Vscrollbar dropdown list box dropdown picture list box list box picture list box list view tree view tab graph ole control objetos de usuario

Ej. : cb_actualizar sle_cod_articulo_serv tv_plan_cuentas uo_botonera Nota: Los objetos que constituyen el armazn tienen o estn formado por un conjunto de controles con nombres definidos, tal es el caso de la w_explorer que est constituido por un treeview y un listview con nombres tv_1 y lv_1 los cuales no pueden ser cambiados en los Command Button Actualizar SingleLineEdit para el ingreso del cdigo de artculo Treeview para mostrar la jerarqua del plan de cuentas objeto de usuario heredado de u_botonera

descendientes, para esto se puede incluir un comentario que describe brevemente que va han ha mostrar. 7. FUNCIONES Los nombres de las funciones tienen la siguiente: Sintaxis: f_<nombre> para f<mbito>_<nombre> para funciones globales ventanas u objetos de usuario

Donde : f <mbito> <nombre> Ambito: Ambito w o Ej.1: fw_sel_multiple f_habilita_dw fo_obtener_config fo_picture_primer_plano fo_poner_color Ej.2: fo_obt_nombre fo_obtener_estado_trabajador Mtodo de objeto de usuario no visual custom Mtodo del objeto n_trabajador que permite obtener el estado de un trabajador activo, inactivo, etc. Funcin de ventana sel_multiple Funcin global "habilita_dw". Funcin de objeto de usuario no visual standar Funcin de objeto de usuario visual custom Funcin de objeto de usuario visual standar Descripcin del mbito de la funcin Funcin de Ventana Funcin o mtodo de objeto de usuario Identificador de funcin. Este campo especifica el mbito o alcance de la funcin. Nombre descriptivo de la funcin.

8.

EVENTOS DE USUARIO Los nombres de eventos de usuario tienen la siguiente: Sintaxis : <evento>_<nombre> Descripcin : <evento> <nombre> Es el tipo de evento. debera ser el nombre lo ms parecido a los eventos que windows invoca.

Evento: Ue We Evento definido usando uno de los eventos pbm_customXX Evento definido usando uno de los eventos de Windows

Ej.1: ue_new we_char Evento "new" definido como evento de PowerBuilder Evento char definido usando un evento de MS Windows.

Es recomendable la implementacin de los mtodos de un objeto de negocio sobre todo los que cambian el estado del objeto como eventos. Ej.2: Objeto de negocio: Clase: Implementacin de la clase: Operacin: Implementacin de la operacin: Opcin de Men: Orden de Compra Orden de Compra Una ventana tipo lista (grid) Aprobar la orden de compra, que consiste en ... En un mtodo Aprobar, la orden de compra nmero nnnnn. Aprobar, Mtodo de la clase orden de compra. (Accin).implementacin en PowerBuilder en un evento ue_aprobar. ue_aprobar.

Evento:

9.

COMENTARIOS Es importante comentar el script de los objetos, funciones y eventos sobre todo cuando es un script largo, o si se usa muchos niveles de anidamiento de funciones. Todos debieran contener por lo menos un comentario general pero no por ello incompleto del objetivo de la implementacin.. Es necesario aclarar que si bien es cierto que el uso de estructura general ayuda en la comunicacin entre objetos ya sea ventanas y/o objetos de usuario para los cuales se ha definido una variable de instancia (de preferencia) del tipo str_par (estructura general del framework) , es conveniente comentar brevemente el atributo o valor que se esta pasando como parmetro al lado derecho de la carga de los campos de la estructura tanto en el origen como en el destino, el no hacerlo origina desorden, confusin y la necesidad de hacer un seguimiento a la carga de valores en el objeto origen con la consiguiente prdida de tiempo. La implementacin de un objeto de negocio en un objeto de usuario no visual debe contener un evento obligatorio llamado ue_documenta en el que se describan tanto el objeto como sus atributos y mtodos. Ej. str_par istr_par //Declarado en el ancestor Origen: w_grid_proveedor // Cdigo de proveedor // Tipo de proveedor

istr_par.s[1] = dw_1.object.cod_proveedor[1] istr_par.s[2] = dw_1.object.tip_proveedor[1]

Destino: w_tab_proveedor str_par istr_par //Declarado en el ancestor istr_par = Message.PowerObject.Parm //Ancestor /* especificar este bloque en el evento open istr_par.s[1] // Cdigo de proveedor istr_par.s[2] // Tipo de proveedor */

PLAN DE TRABAJO SIGAO - INDECI

(SISTEMA INTEGRAL DE GESTION ADMINISTRATIVA Y OPERACIONES DEL INDECI)

1.

Nombre del Proyecto

Sistema Integral de Gestin Administrativa y Operaciones del Instituto Nacional de Defensa Civil (SIGAO - INDECI). 2. Gerenciamiento del Proyecto

Para el control y seguimiento del Plan de Trabajo aprobado utilizaremos el MS PROJECT 4.0. Asimismo quincenalmente se efectuar la evaluacin del Proyecto referente al avance, problemas, medidas correctivas y actividades que muestran atraso. 3. Estructura del Proyecto

El proyecto SIGAO - INDECI contara con los siguientes Sistemas y Sub Sistemas: Sistema Administrativo Sub Sistema Recursos Humanos Sub Sistema Finanzas Sub Sistema Logstica Sub Sistema Administrativo Sub Sistema de Informacin Gerencial y Estadstica

Sistema de Operaciones y Prevencin 4. Sub Sub Sub Sub Sistema Comunicaciones Sistema Atencin y Monitoreo de Emergencias Sistema Normas y Planes Sistema Prevencin y Capacitacin

Metodologa

Para afrontar el desarrollo del Proyecto del SIGAO, proponemos la metodologa siguiente, la misma que se aplicar para cada uno de los sistemas y subsistemas que tengan que ser desarrollados para adaptarlos a los requerimientos del usuario en cada uno de los sistemas solicitados. Adicionalmente parte de la informacin relevada en la Fase de Anlisis servir para elaborar la propuesta de Red ms favorable en base a la evaluacin realizada y tambin para presentar la propuesta de manejo de backups. Fase de Anlisis Definicin de requerimientos en base a la informacin recopilada. Usuarios principales de cada proceso conjuntamente con personal de la OET definirn los procesos funcionales, problemas existentes, propuestas de cambios para evaluacin correspondiente. Anlisis de los procesos dentro del marco de la normatividad vigente. Identificacin de usuarios en diversos niveles. Documentacin de entrevistas y reuniones con usuarios. Anlisis de la estructura organizacional (niveles jerrquicos, interrelaciones existentes, etc.). Identificacin de Entidades Internas y Externas que tienen vinculacin o relacin.

 Anlisis de la ubicacin geogrfica de las diversas dependencias de la organizacin. Anlisis de la plataforma tecnolgica actual (este anlisis servir para conocer los datos para articular la implementacin de los sistemas). Concepcin integral sistemtica de los diversos procesos del INDECI. Anlisis del Flujo de Informacin y sus transformaciones sucesivas a nivel de los diversos flujos. Definicin de la estructura de datos lgica para el modelamiento de datos y posterior diseo de la base de datos. Fase de Diseo Diseo modular. Diseo de la Base de Datos. Especificacin de las funciones. Modelo de seguridad de los datos y contingencias. Diseo de interfaz grfica con el usuario. Integracin con otros sistemas. Fase de Construccin Construccin de base de datos. Elaboracin de programas y procedimientos computacionales. Pruebas unitarias e integrales. Manual del Sistema. Manual del Usuario. Fase de Implantacin Instalacin en forma modular de los diversos aplicativos del Sistema Integrado. Capacitacin de usuarios. Proceso de integracin. Pruebas de integracin. Carga inicial de informacin. Puesta en marcha. Configuracin del sistema. Impacto en la Organizacin y en los procesos administrativos. Seguridad. Aceptacin.

En todas las fases descritas se requiere la participacin activa del grupo de usuarios de las aplicaciones. 5. Requerimientos de Hardware

Para la etapa de desarrollo de sistemas se necesitara contar con equipos para cada uno de los Analistas Programadores (6) con la siguiente configuracin: Procesador Pentium 4 1.6 Ghz. 256Kb Cach Disco Duro de 40 Gb con 256MB RIM Grabadora CD RW 24x10x40 Monitor SVGA de 15 y dems componentes Para la ejecucin de los sistemas los usuarios debern contar con equipos que presenten la siguiente configuracin ( mnimo Pentium I ). Procesador Pentium III de 700 Mhz o ms Disco Duro de 30 Gb con 128 Mb. De RAM

Monitor SVGA de 14 y dems componentes.

Estos r querimientos de funcionamiento del SIGAO son para cada usuario en que se les e instale los sistemas. 6. Requerimientos de Software

El SIGAO esta fundamentado bajo la arquitectura Cliente / Servidor. Por lo tanto se necesitara para su desarrollo los siguientes aplicativos: Lenguaje de Programacin POWER BUILDER 7.0 Base de Datos SQL SERVER 2000 Standard Sistema Operativo Windows 2000 Professional Herramientas auxiliares OFFICE 2000 VISIO 2000 ERWIN PLATINUM 3.5.2 BPWIN 2.5 MS PROJECT 4.1 ADOBE CAPTURE 3

7. Requerimientos de Personal Personal 03 Analista Programador 01 Adm. Base de Datos Programador 01 Programador Web 01 Programador 8. Capacitacin

Esta es una de las etapas del Proyecto de gran trascendencia e implica y comprende el conjunto de actividades a realizar por la OET sobre diversos aspectos del Sistema e incluye al personal de las reas responsables de los procesos. La capacitacin considera al personal de usuarios designados por el rea responsable y comprende desde la carga inicial de datos hasta la operacin normal del sistema. La capacitacin considera la asistencia correspondiente durante el primer mes de produccin del sistema. 9. Factores Claves de xito

El xito del proyecto estar en gran medida determinado por un conjunto de factores, como los que sealamos a continuacin. Compromiso de la Alta Direccin. Participacin de Funcionarios - Directores de Lnea y de Apoyo. Participacin del Equipo de Trabajo del Proyecto - OET Experiencia del Equipo de Trabajo.

Participacin de grupo de usuarios con conocimiento en el manejo de procesos a automatizar. Provisin de recursos mnimos. Actitud cooperante y positiva del grupo de usuarios durante el desarrollo del proyecto.

10. Participantes en el Proyecto: Por Oficina Estadstica y Telemtica: Ing Luis Maldonado Gonzales Lic. Jos Visalot Trujillo Bach. Ing. Rafael Villn Surez Ing. George Mezones Rivas Tc. EP Alfredo Munares Por Direcciones y Oficinas del INDECI: Personal designado por cada Area (01 persona coordinadora y 01 persona responsable) Organizacin del Proyecto: OET Jefe de Proyecto DIRECCIONES Y OFICINAS Coordinadora Jefe de Proyecto Analista - Programador Analista - Programador Analista - Programador Programador

Analista Programador

Responsable

DBA

Programador

Usuarios

11. Procedimiento de Trabajo:

Entrevistas a los diferentes usuarios, incluyendo jefes de rea, jefes de unidades, personal tcnico, etc. Cuestionarios enviados a las Unidades Operativas. Revisin de documentos, paralelamente a las actividades previamente mencionadas se revisarn los diversos documentos de trabajo (formatos, hojas de clculo, reportes, pantallas, etc.). Modelamiento de los Procesos, usando el BPWin, el cual modelar el Sistema de Informacin actual y el Nuevo Sistema Lgico, as como los Flujogramas en VISIO. Modelamiento de Datos, usando ERWIN, se crear el modelo lgico de datos. Posteriormente se usar el mismo modelo para crear el modelo fsico, adems usando esta herramienta se podr construir la Base de Datos Fsica. Usando estndares para la construccin del Prototipo y del Sistema en s.

Se disear un Plan de Pruebas en conjunto con las distintas reas para realizar el control y aprobacin de los avances.

12. Responsabilidades Bsicas Jefe de Proyecto, responsable del proyecto ante OET, se encarga de la coordinacin y supervisin de los trabajos efectuados. Analista - Programador, responsable funcional del proyecto ante OET, se encarga de coordinar y efectuar las entrevistas, a las personas implicadas en el proyecto. Administrador de Base de Datos, responsable de la definicin y creacin de la Base de Datos, se encargar de las definiciones bsicas de la Base de Datos y del Diccionario de Datos. Programador, se encargar de la creacin del cdigo de los programas. Coordinadora, Jefe del rea usuaria, quien coordinara con el Jefe del Proyecto sobre el avance y prestacin de facilidades en el rea usuaria para el normal desarrollo del proyecto. Resposable, usuario designado por el Coordinador, para apoyar en el proyecto como entrevistador y evaluador de los desarrollos y avances de los sistemas.