REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL P.P.

P LA EDUCACIN SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO TECNOLOGA LOS LLANOS (IUTLL) Programa Nacional de Formacin en Administracin (PNFA) Calabozo, Estado Gurico

DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y AUDITORIA FINANCIERA

Facilitador: Lic. Amado Gonzlez Auditoria Administrativa

Participantes: Nacary Garca C.I Belky Rojas C.I 8.734.885 6.625.196

Prosecucin PNF Administracin Trayecto IV. Seccin 03

Junio 2012

DIFERENCIA ENTRE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y AUDITORIA FINANCIERA -EjemploLa auditoria a realizar en la empresa Comercial El Nuevo Negocio C.A. abarca un conjunto de tcnicas y operaciones que se llevaran a cabo para realizar el anlisis de los procedimientos que se consideran necesario para lograr los objetivos planificados de la auditora que se realizaran en la empresa. La auditoria que se va a implementar son: La Auditoria Administrativa, en su parte procesal, funcional y de medio ambiente; y la Auditoria Financiera en su rea Contable. En la parte procesal investigaremos y evaluaremos el proceso administrativo que se enfocara en los departamentos de compra y venta, y as, realizar un examen sistemtico y si es necesario hacer una investigacin profunda sobre las reas especficas. En la parte funcional realizaremos un examen y una evaluacin con el fin de detectar los errores, deficiencias e irregularidades de los departamentos de compras y ventas y as poder emitir las recomendaciones que se requieren. Y en su rea Contable, especficamente se estudiara las Cuentas por Cobrar Comerciales En la empresa Comercial El Nuevo Negocio C.A. se realizar un proceso de auditora administrativa utilizando tcnicas y procedimientos para llevar a cabo el estudio y evaluacin a travs de la experiencia gerencial en base a los resultados de una prctica de la gestin, se utilizaran criterios para organizar un plan de trabajo sistemtico y coherente como tambin el uso de los recursos corporativos como informacin, tecnologa, y recursos humanos. Estos procesos de compra y venta, radican en que todos los productos y servicios que se ofrecen a los clientes son el resultado de los procesos que internamente se utilizan y estn relacionados directamente con la misin y objetivo de la empresa. En la compra y venta de mercanca para caballeros, damas, nios, bebe y perfumera. Objetivo: La auditoria administrativa que se va a realizar consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeo de sus actividades. Para ellos la auditoria

les proporcionara anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades revisadas

Limitaciones: El desarrollo de la investigacin se llevo a cabo sin inconvenientes mayores, salvo limitantes en el levantamiento de la informacin debido a que la organizacin carece de formalidades en el manejo de la descripcin y operatividad de la misma, no posee polticas, normas, manuales y procedimientos, entre otros.

Estudio Preliminar: Se realiz un examen profundo por entrevistas y observacin, adems se revis documentos se obtuvo informacin general de la organizacin y el departamento., se evalu el Control Interno. Luego de todo esta revisin conoci la ubicacin de la empresa y sus medios de contacto, se estuvo al tanto de si su ubicacin es buena, localizable y si esta actualizada, se determin qu productos y servicios ofrece la empresa. Y para definir el ramo de actividad de la empresa. Se Busc informacin sobre la Misin, Visin y Objetivos de la empresa; se Conoci las proyecciones de la empresa y las reas estratgicas de accin, por medio de los manuales. Seguidamente se entrevist al gerente y se Ubic el organigrama. Finalmente, supo el nmero de personas que laboran en la empresa, y se determin la magnitud, alcance y capacidad del recurso humano; se conoci a los clientes y su nivel satisfaccin, as mismo se Conoci a los proveedores y se estuvo al corriente la calidad y maneras de distribucin de los productos.

Conclusiones El equipo auditor luego de un estudio preliminar de la organizacin not deficiencias significativas especficamente en el rea de Planificacin y Ventas, la cual se puede observar en el porcentaje representado en el grfico de la Evaluacin de la Eficiencia Administrativa en el caso de la planificacin, y en el porcentaje representado en el grfico de la Evaluacin de la Eficiencia de Compras y Ventas, verific:

 No est formalizada la misin, visin y organigrama de la empresa. La empresa debe tener un manual impreso donde est presente la misin, visin y organigrama. El personal no est orientado con el fin de la empresa, ni conoce la estructura jerrquica de la misma Falta de planificacin hacia un fin comn. Desconocimiento de los niveles jerrquicos. No se cuenta con un manual de cargos. La empresa debe poseer los manuales para los diferentes cargos existentes en la empresa. Las funciones se desempean de manera emprica y con cierta deficiencia. Los empleados no tienen una gua de accin a seguir para desempear sus funciones. En Ausencia del gerente no existe quien tome decisiones. Debe existir un empleado de confianza que tome decisiones en ausencia del gerente. Por ende, Las decisiones no son oportunas. Se pierden las oportunidades de generar un beneficio para la empresa. No existe una delegacin de toma de decisiones. El personal de compras no conoce las polticas, reglas y normas. Deben estar formalizadas las polticas, reglas y normas de compras. Se genera mayor tardanza en el proceso de adquisicin de mercanca. El personal responsable de las compras no fue instruido. No se cuentan con polticas de ventas por escrito. Deben estar formalizadas las polticas de ventas. Se genera desconocimiento en los procesos de ventas. El personal de venta desconoce las formas de ventas. No se realizan pronsticos de ventas todos los aos Debe existir continuidad

en los pronsticos de ventas. Que los inventarios no cubran la demanda. Planificacin del stop de mercancas para las temporadas altas. Carece de publicidad. Debe existir una forma de dar a conocer la empresa a los clientes. Las ventas no estn dadas al 100% ya que existen muchos clientes

potenciales que no conocen la empresa. Falta de una inversin en el rea de publicidad y mercadeo.

 En el caso de Cuentas por Cobrar Comerciales, al auditar esta cuenta se verifica si cumple con las aseveraciones de la gerencia en cuanto a propiedad, existencia, exactitud y valuacin, de los saldos presentados en los Estados Financieros al cierre del ejercicio econmico. Para determinar que los saldos se presentan razonablemente en los Estados Financieros aplicaremos los siguientes

procedimientos de auditora. En el tipo de Empresa que auditamos la rotacin de cuentas por cobrar es de 90 das, partiendo de esto se revis la antigedad de cada cuenta por cobrar para determinar si existan cuentas por cobrar con ms de 90 das y si las mismas se encuentran provisionadas por considerarse irrecuperables.

Consideraciones Finales. La empresa no posee misin, visin y organigrama: no se encuentran por escrito la misin y visin de la empresa ya que no estn definidas y por lo tanto son desconocidas por todos los empleados. Por otra parte el organigrama no est por escrito y los empleados desconocen la estructura organizativa de la empresa. Esto trae como consecuencia la falta de pertenencia de los empleados y ambigedad en la subordinacin. No se cuenta con los manuales de cargos y de procedimientos de compras y ventas: los manuales tienen como propsito ofrecer una descripcin actualizada, concisa y clara de las actividades que realiza la empresa. El personal de la empresa es seleccionado y contratado sin tener un perfil definido. Los procedimientos de compras y ventas son realizados de forma mecnica y esto trae como consecuencia deficiencias en los procesos realizados. En Ausencia del gerente no existe quien tome decisiones: no existe delegacin de autoridad, lo cual provoca que las veces que el gerente no est en la empresa se tomen decisiones poco oportunas que pueden afectar el desempeo de la empresa. No se realizan pronsticos de ventas todos los aos: no se realizan los pronsticos de ventas para estimar y aprovisionar los productos durante las temporadas altas. Para que exista suficiente mercanca para satisfacer la demanda del

mercado Carece de publicidad: debido a la carencia de publicidad que la empresa posee se han desaprovechado los clientes potenciales interesados en adquirir los productos ofrecidos por la organizacin. Se encontraron cuentas por cobrar con antigedad superior a 90 das las cuales la Gerencia provision en un 100% por considerarlas irrecuperables.

Recomendaciones: 1.- Se debe definir la misin y visin de la empresa tomando en cuenta los elementos tericos que fundamentan la elaboracin de stas. Posteriormente se deben formalizar por escrito y hacerla del conocimiento de todo el personal de la empresa. Dicha misin y visin escritas deben estar en un lugar visible de fcil acceso tanto para los empleados como para el pblico en general. De igual manera el organigrama debe definirse, formalizarse y hacerlo del conocimiento de los empleados para determinar de manera clara la jerarqua en la cadena de mando de autoridad.

2.- Se deben elaborar los manuales de cargo de cada uno de los puestos de trabajo con la finalidad de definir las funciones y actividades de los empleados para mejorar el desempeo de los mismos, y no incurrir en prdidas de tiempo por reclamos en el desempeo. De esta manera se logra la mxima comprensin del empleado en cuanto a su papel dentro de la empresa. Por otro lado al contar con estos manuales de cargo se reduce en tiempo de entrenamiento de los nuevos empleados, optimizando de esta manera las actividades posteriores a la seleccin de personal. Para lo anterior expuesto se recomienda solicitar la prestacin de servicio de los planes de pasantas de los institutos de educacin superior del estado, para as minimizar los costos que generaran la prestacin de este servicio por parte de entes privados o independientes.

3.- Se recomienda delegar la responsabilidad de la toma de decisiones a un empleado de confianza que sea de reconocido desempeo laboral y que posea la capacidad de liderar de tal manera que en ausencia del gerente las distintas situaciones vinculadas a

la toma de decisiones con un alto grado de responsabilidad puedan llevarse a cabo sin afectar el desenvolvimiento de la empresa.

4.- Se recomienda realizar por escrito las polticas, normas y reglas de compras y ventas ya que la empresa funciona principalmente en base a estos dos departamentos y es el eje fundamental de la organizacin, el empleado de confianza mencionado en la recomendacin anterior, necesita de estas formalidades por escrito para hacerle frente a las situaciones que puedan presentarse en cuanto a compras y ventas en ausencia del gerente. Se debe contratar a un especialista para la realizacin de los diferentes manuales que necesita la empresa en las diferentes reas de compras y ventas. 5.- Los pronsticos de ventas determinan la situacin futura de la empresa en el presente, gracias a ello se logra crear una planificacin acertada de inventarios, logrando as evitar incurrir en obsolescencia, excesos o escases de mercanca, optimizando la funcin de compras y ventas. Por esta razn se recomienda crear un Pronstico de ventas para cada ao basado en referencias histricas de ventas y considerando la inflacin y los distintos factores econmicos como la complejidad del acceso a las divisas, y las polticas fiscales del pas, las cuales estn en constantes fluctuaciones y pueden afectar considerablemente el pronstico.

6.- Realizar una inversin publicitaria a travs de los distintos medios de comunicacin de vanguardia tales como: radio, prensa escrita y redes sociales; considerando el equilibrio entre los costos diferidos que representan esta inversin y las metas de ventas perseguidas por la empresa. Dicha inversin debe considerarse como indispensable en temporadas donde los productos de comercial La Nueva Ganga S.R.L sufren un incremento considerable en la demanda general, por ejemplo en el inicio de la temporada escolar, durante la poca navidea, y crear

promociones para los constantes actos de grado que se realizan a lo largo del ao en la ciudad.

7.- De acuerdo a los resultados obtenidos podemos concluir que el saldo de las cuentas por cobrar se presenta razonablemente en cuanto a valuacin ya que la Gerencia provision lo que no recuperar basndose en experiencias previas.

CONCLUSIONES

Luego de Ejemplificar una Auditoria se observa las diferencias existentes entre la Auditoria Administrativa y la Auditoria Financiera, con las observaciones siguientes:

Administrativa *La auditora administrativa proporciona una evaluacin cuantificada de la eficiencia, con la que cada unidad administrativa de la empresa desarrolla las diferentes etapas del proceso administrativo. *Proporciona un panorama administrativo general de la empresa que estamos auditando, y seala el grado de efectividad con el que opera cada una de las funciones que la integran; por consecuencia, seala aquellas reas cuyos problemas exigen una mayor atencin por parte de la direccin de la empresa. Por ejemplo, las polticas inadecuadas en relacin con la funcin de compras, pueden resultar en dificultades que no aparecen en el informe de auditora financiera. *Proporciona un panorama administrativo general de la empresa que se audita, sealando el grado de efectividad con que opera cada una de las funciones (compras, ventas, personal, etc.) que la integran. Es decir, asegura mejores resultados, ayudando a la

Financiera *Es un examen sistemtico de los libros y registros de un organismo social; con el fin de determinar o verificar los hechos relativos a las operaciones financieras y los resultados de stas para poder informar sobre los mismos. *La auditora financiera mira el pasado, o sea, versa sobre las transacciones que ya se han efectuado. .A esta tcnica le interesan los desperdicios, errores, fraudes pasados, etc., y se enfocan a la mera situacin financiera. *Su objetivo es confirmar un estado de asuntos financieros, verificar que los principios de la contabilidad hayan sido aplicados en forma consistente y expresar una opinin acerca del manejo financiero. *Formular recomendaciones para mejorar los controles internos de la administracin contable, y cualquier aspecto que ayude a la obtencin de una mejor eficiencia en la gestin financiera. *Es el examen total o parcial de la informacin financiera y la correspondiente operacional, as como

direccin a lograr y mejorar la posicin de la empresa. Persigue controlar y comparar el estado actual de la empresa y qu tan lejos est de lo que se quiere hacer y qu medidas adoptar para alcanzar sus metas o que cambios pertinentes deben hacerse para acceder a un mejor nivel de desempeo. *Es el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora. *Permite que se revele en qu reas se requiere de un estudio ms profundo, qu acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cmo superar obstculos, cmo imprimir mayor cohesin al funcionamiento de las mismas y, sobre todo, un anlisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas. *Forma parte de una estrategia, de un proceso de cambio que requiere una clara decisin del ms alto nivel y un consenso de voluntades destinado a lograr que una organizacin tenga la capacidad para transformarse y crecer de manera efectiva.

los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa informacin. *Evaluar y verificar las operaciones que han dado lugar a los mencionados estados financieros con el fin de emitir una opinin o dictamen sobre si presentan razonablemente la situacin financiera de las empresas, los resultados de sus operaciones y los cambios que sta haya sufrido. *Emitir un dictamen u opinin con respecto a la razonabilidad del contenido y presentacin de los estados financieros. Evaluar los controles internos establecidos por la empresa examinada, como base para determinar el nivel de confianza a depositar en l y de acuerdo con eso, fijar la naturaleza, extensin y oportunidad de los procedimientos de Auditora.