Estudio y evaluacin del sistema de control interno Cuestionario sobre control interno.

Representacin grca del sistema La informacin que debe formar parte de un diagrama de ujo, es: Los procedimientos para iniciar la accin, como la autorizacin del suministro, imputacin a centros de costo, etc. Pruebas de cumplimiento

Control interno y control de gestin

1. Proteger sus activos, 2. Asegurar la validez de la informacin, 3. Promover la eciencia en las operaciones, y 4. Estimular y asegurar el cumplimiento de las polticas y directrices emanadas de la direccin.

1. Los controles contables, comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos cuya misin es la salvaguarda de los bienes activos y la abilidad de los registros contables. 2. Los controles administrativos se relacionan con la normativa y los procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eciencia operativa y el acatamiento de las polticas de la Direccin y normalmente slo inuyen indirectamente en los registros contables.

Trabajo individual 1. Cmo debe realizarse la evaluacin del sistema de control interno por parte del auditor? 2. Seale los objetivos del control interno. 3. Confeccione cuestionario de evaluacin del control interno del disponible para una empresa comercializadora de bienes de consumo.

Respuesta

El estudio y evaluacin del control interno incluye dos fases: 1. La revisin preliminar del sistema con objeto de conocer y comprender los procedimientos y mtodos establecidos por la entidad. 2. La realizacin de pruebas de cumplimiento para obtener una seguridad razonable de que los controles se encuentran en uso y que estn operando tal como se disearon. El grado de abilidad de un sistema de control interno, se puede tener por: Cuestionario Diagrama de ujo Las transacciones son el componente bsico de la actividad empresarial y, por tanto el objetivo primero del control interno. La transaccin origina un ujo de actividad desde su inicio hasta su conclusin. Tendremos ujos de ventas, compras, costos, existencias, etc. Las cuatro fases son: Autorizacin, Ejecucin, Anotacin, y Contabilizacin

Trabajo en grupo Establezca una lista de pruebas de cumplimiento para los siguientes rubros: A. Tesorera B. Ciclo de compras, inversiones, nminas y pago C. Ciclo de ingresos y cobro D. Ciclo de conversin E. Inversin y financiacin Cuestionario de control interno Respuesta

Ejemplo para la elaboracin del informe de control interno

Trabajo en grupo Con sus compaeros de estudio discuta la estructura del cuestionario de evaluacin del control interno que se expone en el apartado. Identifique los elementos sustanciales y presente su trabajo por escrito. Instrumento

Las herramientas bsicas del control de gestin son la planicacin y los presupuestos. La planicacin consiste en adelantarse al futuro eliminando incertidumbres. Est relacionada con el largo plazo y con la gestin corriente, as como con la obtencin de informacin bsicamente externa. Los planes se materializan en programas. El presupuesto est ms vinculado con el corto plazo. Consiste en determinar de forma ms exacta los objetivos, concretando cuantas y responsables. El presupuesto aplicado al futuro inmediato se conoce por planicacin operativa; se realiza para un plazo de das o semanas, con variables totalmente cuantitativas y una implicacin directa de cada departamento. El presupuesto se debe negociar con los responsables para conseguir una mayor implicacin; no se debe imponer, porque originara desinters en la consecucin de los objetivos. de normas de actuacin y la direccin por objetivos.

Trabajo en grupo Confeccione un cuestionario de evaluacin del control interno para la municipalidad de Quilpu. Considerando los siguientes rubros:
Actitud de la administracin hacia los controles internos establecidos Estructura de la organizacin Funcionamiento del organismo Mtodos para asignar autoridad y responsabilidad Mtodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al cumplimiento De las polticas y procedimientos, incluyendo la funcin de la auditora interna Polticas y prcticas del personal Influencias externas que afectan las operaciones y prcticas de la entidad Aspectos normativos Aspectos sociales Obras pblicas Seguridad publica

CONTROL INTERNO

METODOS DE EVALUACIN:

METODO DESCRIPTIVO METODO DE CURSOGRAMA O FLUJOGRAMAS METODO CUANTITATIVO METODOS COMBINADOS METODO DE CUESTIONARIOS O CHECKLISTS

METODOS DE CUESTIONARIO: Este mtodo se basa en el empleo de listas de preguntas referidas a aspectos bsicos del sistema de control interno. Los Cuestionarios usados suelen ser estndares, conteniendo preguntas tiles en toda auditora. Para su aplicacin los Cuestionarios se dividen en secciones o reas operativas; las respuestas a las preguntas planteadas permitirn evaluar la efectividad del sistema vigente en esa rea o unidad. Es factible el uso de Cuestionarios estndares, concebidos para empresas de gran tamao, o bien disear Cuestionarios especficos que contemplen los aspectos mnimos que toda empresa, debera tener en cuenta en lo que a su control interno se refiere.

El auditor profesional y experto es aqul que reelabora muchas veces sus cuestionarios en funcin de los escenarios auditados. El profesionalismo del auditor pasa por un procesamiento interno de informacin a fin de obtener respuestas coherentes que permitan una correcta descripcin de puntos dbiles y fuertes.

El auditor deber aplicar el Checklists de modo que el auditado responda clara y escuetamente. Se deber interrumpir lo menos posible a ste, y solamente en los casos en que las respuestas se aparten sustancialmente de la pregunta

TIPOS DE CUESTIONARIOS

Existen Cuestionarios que estn diseados para que las preguntas sean contestadas en forma narrativa. ( RANGO ) Cuestionarios en los cuales las preguntas deben ser contestadas con s , no o no aplicable ; normalmente el contenido doctrinario de las preguntas implica, en principio, que las respuestas negativas representan una debilidad o defecto del sistema de control interno. ( Bianrios ) Cuestionarios que son una combinacin de los dos tipos anteriores.

Cuestionario de rango Contiene preguntas que el auditor debe puntuar dentro de un rango preestablecido (por ejemplo, de 1 a 5, siendo 1 la respuesta ms negativa y el 5 el valor ms positivo) Se figuran posibles respuestas de los auditados. Las preguntas deben sucederse sin que parezcan encorsetadas ni clasificadas previamente. Basta con que el auditor lleve un pequeo guin. La completacin del Checklist no debe realizarse en presencia del auditado.

1 : Muy deficiente. 2 : Deficiente. 3 : Mejorable. 4 : Aceptable. 5 : Correcto.

Ejemplo de Checklists de Rango

-Existe personal especfico de vigilancia externa al edificio? R. -No, solamente un guarda por la noche que atiende adems otra instalacin adyacente. <Puntuacin: 1> -Para la vigilancia interna del edificio, Hay al menos un vigilante por turno en los aledaos del Centro de Clculo? R. -Si, pero sube a las otras 4 plantas cuando se le necesita. <Puntuacin: 2> -Hay salida de emergencia adems de la habilitada para la entrada y salida de mquinas? R. -Si, pero existen cajas apiladas en dicha puerta. Algunas veces las quitan. <Puntuacin: 2> -El personal de Comunicaciones, Puede entrar directamente en la Sala de Computadoras? R. -No, solo tiene tarjeta el Jefe de Comunicaciones. No se la da a su gente salvo causa muy justificada, y avisando casi siempre al Jefe de Explotacin. <Puntuacin: 4>

El resultado sera el promedio de las puntuaciones:

(1 + 2 + 2 + 4) /4 = 2,25 Deficiente

Ejemplo de Cuestionario Binario

Es el cuestionario constituido por preguntas con respuesta nica y excluyente: Si o No. Aritmticamente, equivalen a 1(uno) o 0(cero), respectivamente.

-Existe Normativa de que el usuario final compruebe los resultados finales de los programas? <Puntuacin: 1> -Conoce el personal de Desarrollo la existencia de la anterior normativa? <Puntuacin: 1> -Se aplica dicha norma en todos los casos? <Puntuacin: 0>

-Existe una norma por la cual las pruebas han de realizarse con juegos de ensayo o copia de Bases de Datos reales? <Puntuacin: 0> Obsrvese como en este caso estn contestadas las siguientes preguntas: -Se conoce la norma anterior? <Puntuacin: 0> -Se aplica en todos los casos? <Puntuacin: 0>

Ventajas del Mtodo de Cuestionarios: Los Cuestionarios sirven para diversas auditoras, lo cual permite una disminucin de los costos de elaboracin. Sistematiza el examen del control interno, lo que facilita el trabajo de evaluacin. Es una gua del trabajo de evaluacin que evita la omisin de algunos aspectos importantes del sistema. Las respuestas con un si , no o no aplicable , facilitan la deteccin de debilidades, ya que un NO implica una debilidad, salvo que se refiera a otro procedimiento distinto al planteado en la pregunta, lo cual puede ser explicado en columna adicional para comentarios. Facilita la preparacin del programa de auditora. Es posible tener Cuestionario de tipo estndar que cubran los puntos principales que deben tenerse en cuenta en la evaluacin.

Desventajas que presenta este mtodo son:

Que el auditor descuide interrelacionar el significado de varias respuestas, o bien, no se preocupe de profundizar las situaciones o practicas fuera de lo normal. Que las preguntas incluidas en los Cuestionarios otorguen mayor importancia a la forma cmo se realiza una actividad, que al elemento humano que la lleva a cabo. Ningn Cuestionario estndar puede adoptarse en forma completa a la gran variedad de empresas. Algunas preguntas son muy generales para ser consideradas de valor en situaciones particulares. La evaluacin puede convertirse en algo rutinario que limita la iniciativa o imaginacin del examinador.

Los Cuestionarios o CheckList tienen que ser comprendidas por el auditor al pie de la letra, ya que si son mal aplicadas y mal recitadas se pueden llegar a obtener resultados distintos a los esperados por la empresa auditora
La CheckList puede llegar a explicar cmo ocurren los hechos pero no por qu ocurren. El cuestionario debe estar subordinado a la regla, a la norma, al mtodo. Slo una metodologa precisa puede desentraar las causas por las cuales se realizan actividades tericamente inadecuadas o se omiten otras correctas.

El auditor slo puede emitir un juicio global o parcial basado en hechos y situaciones incontrovertibles, careciendo de poder para modificar la situacin analizada por l mismo

CRITERIOS DE EVALUACIN
1.

SI

NO

N/A

OBSERVACIN

CAJA
PROTECCIN
La dependencia de caja es una rea restringida.

1.1

1.1.1

1.1.2

Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos.

1.1.3

Es conocida la clave por personal deferente al cajero, tesorero y gerente.

1.1.4

Se conservan en la caja fuerte los ingresos del da, hasta su deposito en bancos.

1.1.5

Se encuentran con plizas de manejo el tesorero y el cajero.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO. REA O CENTRO DE TRABAJO: RUBRO: BANCOS

NDICE: REVISIN NUM: INICIO: TRMINO:

DESCRIPCIN 1. Existe un control interno por parte de la direccin en el manejo de los re-cursos bancarios? 2. Las cuentas bancarias estn a nombre de la empresa?

SI NO N / A

OBSERVACIONES

3. Se tiene mas de una cuenta banca-caria? Cuntas?

4. Existe registro de firmas para la expe dicin de cheques?

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO. REA O CENTRO DE TRABAJO: RUBRO: INVENTARIOS

NDICE: REVISIN NUM: INICIO: TRMINO:

D E S C R IP C IN

SI

NO

N / A

O B S E R V A C IO N E S

1. Existe un adecuado control interno -para el manejo de los inventarios?

2. Existe contablemente un auxiliar de inventarios?

3. Se lleva un control de entradas y salidas de bienes muebles?

4. Autoriza alguien la entrada y salida de materiales? Quin?

5. Los movimientos de entrada y salida son reportados oportunamente para su contabilidad?

CONTRALORA INTERNA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO. REA O CENTRO DE TRABAJO: RUBRO: DEUDORES DIVERSOS

NDICE: REVISIN NUM: INICIO: TRMINO:

DESCRIPCIN 1.

SI

NO

N/A

OBSERVACIONES

Se controlan por medio de auxiliares contables?

2.

Se realizan prstamos personales al personal administrativo y/o docente?

3.

Existen polticas para determinar el monto a prestar segn su sueldo?

4.

Se efectan prstamos a cuenta de su sueldo?

5.

Quien los autoriza?

6.

Se realizan oportunamente los des--cuentos?