Guia Pratico de Prestacao de Contas de Convenios

GUIA PRTICO DE PRESTAO DE CONTAS DE CONVNIOS
Governo do Estado de Minas Gerais Secretaria de Estado de Sade de Minas Gerais Superintendncia de Planejamento e Finanas Gerncia de Prestao de Contas
Abril/2010
GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS SECRETARIA DE ESTADO DE SADE DE MINAS GERAIS SUPERINTENDNCIA DE PLANEJAMENTO E FINANAS GERNCIA DE PRESTAO DE CONTAS
GUIA PRTICO DE PRESTAO DE CONTAS DE CONVNIOS
Abril/2010
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Antnio Augusto Junho Anastasia Governador do Estado de Minas Gerais Antnio Jorge de Souza Marques Secretrio de Estado de Sade Jorge Luiz Vieira Subsecretrio de Inovao e Logstica de Sade Eustquio da Abadia Amaral Superintendente de Planejamento e Finanas Cynthia Magalhaes Pinto Godoi Quinto Diretora da Gerncia de Prestao de Contas Luciana Cssia Nogueira Auditora Setorial
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SUmRIO
APRESENTAO 6 AGRADECIMENTO 7 INTRODUO 9 1. LISTA DE SIGLAS 12 2. CONCEITOS GERAIS 20 3. LEGISLAO APLICVEL 21 4. COMPROVAO DA CORRETA APLICAO DO RECURSO 21 4.1. Do nus do gestor em prestar contas 5 22 4.2 Cuidados que se devem tomar para a correta aplicao do recurso 23 4.3 Documentos comprobatrios de despesa 23 4.4 Documentos fiscais 25 4.5 Cuidados quando da celebrao e da execuo do convnio 25 4.6 Cuidados na prestao de contas 28 5. ALTERAO DO PLANO DE TRABALHO 29 6. DA LICITAO E DO PROCEDIMENTO ANLOGO AO LICITATRIO (ART. 20 DO DECRETO ESTADUAL N. 43.635/2003) 32 7. OMISSO NO DEVER DE PRESTAR CONTAS 33 8. CORREO DOS VALORES A SEREM DEVOLVIDOS 33 8.1 Procedimentos de preenchimento da DAE 35 9. BLOQUEIO E DESBLOQUEIO NO SIAFI 37 10. COMO ANALISAR UMA PRESTAO DE CONTAS 37 37 38
10.1 Papel das Gerncias Regionais de Sade 10.2 Recebimento da prestao de contas 10.3 Organizao do processo
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40 40 43 46 47 49 50 52 53 58
10.4 Anlise da prestao de contas 10.4.1 Como analisar uma Prestao de Contas passo a passo 10.4.2 Observaes importantes sobre os documentos fiscais 10.4.3 Prestao de contas parcial 10.4.4 Aprovao ou no aprovao da prestao de contas 10.4.5 Observaes gerais 10.5 Vistoria in loco 10.6 Comunicao ou solicitao ao convenente 10.7 Instrues de preenchimento da nota de baixa referente prestao de contas de convnios 10.8 Gerncia de prestao de contas
59 11. TOMADA DE CONTAS ESPECIAL 59 11.1 Papel da Comisso Permanente de Tomada de Contas Especial 61 11.2 Responsabilidade dos gestores recebedores do recurso 61 11.2.1 O que responsabilidade pessoal do gestor? 63 11.3 Recomendaes para gestores convenentes 63 63
11.3.1 No incio de mandato 11.3.2 No final de mandato
64 12. PRINCIPAIS IRREGULARIDADES 66 13. DVIDAS FREQUENTES SOBRE PRESTAO DE CONTAS DE CONVNIO 71 14. DVIDAS FREQUENTES SOBRE TOMADA DE CONTAS ESPECIAL 74 15. REFERNCIAS 76 16. ANEXOS 76 77 101 111 124
16.1 Fluxograma 16.2 Decreto Estadual n. 43.635/2003 16.3 Instruo Normativa 01/2002 16.4 Anexos de prestao de contas 16.5 Modelo de nota de baixa
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APRESENTAO
A Secretaria de Estado de Sade de Minas Gerais tem a misso de formular, regular e fomentar as polticas de sade de Minas Gerais, de acordo com as necessidades da populao, assegurando os princpios do SUS. Para o cumprimento dessa misso, a SES/MG repassa recursos aos entes pblicos e privados do Estado por meio de convnios, cuja aplicao no objeto pactuado deve ficar devidamente comprovada na prestao de contas. A Constituio da Repblica, assim como a Constituio do Estado de Minas Gerais, prev a possibilidade de a Unio, os Estados, o Distrito Federal e os municpios, como instncias gestoras do sistema, propor a celebrao, entre si, de convnios com vistas ao atendimento prioritrio populao, bem como a obrigao de qualquer ente, pessoa fsica ou jurdica, de prestar contas dos recursos pblicos por eles recebidos ou administrados. Nesse contexto, a 1 edio do Guia Prtico de Prestao de Contas de Convnios demonstra o interesse da SES/MG apresentar orientaes de como acompanhar, proceder e analisar as prestaes de contas de convnio, de forma clara e sistematizada, a fim de promover a efetiva qualidade da aplicao do recurso pblico na sade.
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AGRADECImENTO
Pela colaborao realizao deste trabalho, gostaria de agradecer equipe da Gerncia de Prestao de Contas, especialmente : Acssia Maria Castro de Rezende Zschaber, Sheila Braga Guedes, Valria Xavier, Srgio Melo Lobo de Faria e Marco Tlio Rodrigues Pedro. Agradeo, tambm, Luciana Cssia Nogueira, Auditora Setorial da SES/MG, pela especial colaborao de reviso e apresentao de apontamentos e sugestes que enriqueceram o Guia Prtico de Prestao de Contas. Obrigada a todos!
Cynthia Magalhes Pinto Godoi Quinto Diretora da Gerncia de Prestao de Contas
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INTRODUO
O dever de prestar contas encargo de todo administrador pblico, bem como qualquer pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores pblicos, nos termos do disposto no pargrafo nico do artigo 70 da Constituio da Repblica e, tambm, conforme determina a Constituio do Estado de Minas Gerais no artigo 74, 2. A prestao de contas da administrao pblica , alm de um dever, um princpio fundamental da ordem constitucional brasileira, por fora da previso na Constituio da Repblica, no artigo 34, VII, d. V-se, pois, a relevncia do tema, e a importncia de se demonstrar a correta e regular aplicao dos recursos sob a responsabilidade do gestor como meio de se atingir o interesse da coletividade. Nesse contexto, o presente Guia Prtico de Prestao de Contas de Convnios apresenta o fluxo de procedimentos acerca da maneira de se prestar contas e de sua anlise, sob o prisma dos princpios da legalidade, da moralidade administrativa, do interesse pblico, da publicidade e da motivao dos atos, trazendo os conceitos mais utilizados, explicitando quais despesas no podem ser pagas com recursos de convnios, quais documentos devem constar na prestao de contas, alm de demonstrar, passo a passo, como analisar uma prestao de contas. Ao final, foram colacionados alguns dos instrumentos normativos mais utilizados na anlise de uma prestao de contas: Decreto Estadual n. 43.635/2003, Instruo Normativa 01/2002 do Tribunal de Contas do Estado, duvidas frequentes sobre prestao de contas e tomada de contas especial, fluxograma, anexos de prestao de contas e modelo de nota de baixa. Este guia foi elaborado com base na legislao estadual que trata especificamente da celebrao de convnios e as respectivas prestaes de contas, qual seja, o Decreto Estadual n. 43.635/2003 e suas alteraes. Quando se tratar de prestao de contas de convnios federais, portanto, dever ser consultada a Instruo Normativa 01/1997, da Secretaria do Tesouro Nacional, e suas alteraes, bem como a Portaria Interminis-
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terial MP/MF/MCT n. 127, de 29 de maio de 2008, a qual estabelece normas para execuo do disposto no Decreto n. 6.170, de 25 de julho de 2007, que dispe sobre as normas relativas s transferncias de recursos da Unio mediante convnios e contratos de repasse e d outras providncias. Cumpre salientar, ainda, que a prestao de contas dos recursos repassados do Fundo Estadual de Sade (FES) para os Fundos Municipais de Sade, por meio de resolues, segue uma legislao especfica, qual seja, o Decreto Estadual n. 44.761/2008, e as Resolues SES/MG n. 1.516, de 24 de junho de 2008, e a n. 1.543, de 30 de julho 2008. Espera-se, portanto, que o Guia Prtico de Prestao de Contas possa ser realmente instrutivo e de grande utilidade a todos que trabalham com prestao de contas, seja o analista de prestao de contas, sejam aqueles que devem apresent-la SES/MG.
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1 lISTA DE SIGlAS
ABNT AIDS ANVISA ART BDI CACON CADIN CAUC CEP CNAS CND CNEN CNES CNPJ CONAMA CONED CPMF Associao Brasileira de Normas Tcnicas Sndrome da Imunodeficincia Adquirida Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria Anotao de Responsabilidade Tcnica Bonificao de Despesas Indiretas Centro de Alta Complexidade em Oncologia Cadastro Informativo de Crditos no Quitados do Setor Pblico Federal Cadastro nico de Exigncias para Transferncias Voluntrias Cdigo de Endereamento Postal Conselho Nacional de Assistncia Social Certido Negativa de Dbito Conselho Nacional de Energia Nuclear Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Sade Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas do Ministrio da Fazenda Conselho Nacional do Meio Ambiente Coordenao Geral de Normas e Avaliao da Execuo da Despesa Contribuio Provisria sobre Movimentao ou Transmisso de Valores e de Crditos e Direitos de Natureza Financeira Complexo Produtivo da Sade Certificado de Registro e Licenciamento de Veculo Departamento de Informao e Informtica do SUS Diviso de Convnio e Gesto Doena Sexualmente Transmissvel Estabelecimento Assistencial de Sade Equipamento de Proteo Individual Fundo Nacional de Sade Fundao Nacional de Sade Sistema de Gesto Financeira e de Convnios
CPS CRLV DATASUS DICON DST EAS EPI FNS FUNASA GESCON
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GND GPSE GPSM HDR HIV IBAMA IDH IPHAN LDI LDO LOA LOSS MJ NBR NOAS ONG OSCIP PACS PBA PLOA PNH PSF QDD RDC REFORSUS RENAME RT SES/MG SIAFI SINAPI SOMASUS SUS TCE
Grupo de Natureza da Despesa Gesto Plena do Sistema Estadual Gesto Plena do Sistema Municipal High Dynamic Range (Alta Taxa de Dose) Vrus causador da Aids Instituto Brasileiro de Meio Ambiente ndice de Desenvolvimento Humano Instituto do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional Lucro e Despesas Indiretas Lei de Diretrizes Oramentrias Lei Oramentria Anual Lei Orgnica da Seguridade Social Ministrio da Justia Normas Brasileiras Norma Operacional de Assistncia Sade Organizao No Governamental Organizao da Sociedade Civil de Interesse Pblico Programa Agentes Comunitrios de Sade Projeto Bsico de Arquitetura Projeto de Lei Oramentria Anual Poltica Nacional de Humanizao Programa de Sade da Famlia Quadro de Detalhamento das Despesas Resoluo da Diretoria Colegiada Projeto de Reforo Reorganizao do Sistema nico de Sade Relao Nacional de Medicamentos Essenciais Relatrio Tcnico Secretaria de Estado de Sade de Minas Gerais Sistema Integrado de Administrao Financeira Sistema Nacional de Pesquisa de Custos e ndices da Construo Civil Sistema de Apoio Elaborao de Projetos de Investimentos em Sade Sistema nico de Sade Tribunal de Contas do Estado
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TCU UA UBS UF UTI VIGISUS VISA
Tribunal de Contas da Unio Unidade Assistida Unidade Bsica de Sade Unidade da Federao Unidade de Terapia Intensiva Sistema Nacional de Vigilncia em Sade Vigilncia Sanitria
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2 CONCEITOS GERAIS
Autos Conjunto ordenado das peas de um processo de prestao de contas. Autuar Colocao de capa no processo de prestao de contas, com todos os documentos pertencentes ao convnio. Indicam-se na capa o nmero do convnio, a fonte do recurso, o nome das partes e a data vigncia. Concedente rgo ou entidade responsvel pela transferncia dos recursos financeiros ou pela descentralizao dos crditos oramentrios destinados execuo do objeto do convnio. Contrapartida Parcela de recursos da instituio proponente que dever ser aplicada no objeto do convnio. Est devidamente regulamentada em lei e obrigatria. Apenas se caracterizaro os recursos aplicados como contrapartida, se houver previso expressa em termo de convnio. O recurso prprio do municpio que no est previsto no termo de convnio, utilizado para complementar a execuo do objeto, no pode ser considerado contrapartida. Convenente rgo ou entidade com a qual a Secretaria de Estado de Sade de Minas Gerais pactua a execuo de programa, projeto/atividade ou evento mediante a celebrao de convnio. Convnio Instrumento que disciplina a transferncia de recursos pblicos, formalizado entre a SES/MG e entidades pblicas ou privadas sem fins lucrativos para realizao de objetivos de interesse comum, mediante mtua colaborao. Cronograma de desembolso Previso de transferncia de recursos financeiros, de conformidade com a proposta de execuo das metas, etapas e fases do plano de trabalho.
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Cronograma de execuo Ordenao das metas especificadas, qualificadas e quantificadas em cada etapa ou fase, segundo a unidade, de medida pertinente, com previso de incio e fim. Descentralizao Princpio administrativo consagrado pelo art. 10 do Decreto-Lei 200/1967. A administrao descentralizada aquela em que a atividade administrativa, caracterizada como servio pblico ou de interesse pblico, transferida ou deslocada do Estado para outra entidade por ele criada ou cuja criao por ele autorizada. O art. 18 da Lei 9293/1996 esclarece que os recursos pblicos s podem ser descentralizados mediante celebrao de convnios ou outros instrumentos congneres, ressalvados os casos de lei especfica, que discipline a transferncia de recursos alocados a programas de trabalhos, nos termos do art. 1, 4 da IN 01/1997-STN. Despesa de Capital Classificao legal dos gastos que, em princpio, produzem alterao qualitativa e quantitativa do patrimnio pblico. Despesa de Capital so os gastos realizados cujo propsito o de criar novos bens de capital, como o caso dos investimentos (obras, equipamentos, alienaes e mobilirios) e da aquisio de bens de capital, que so as inverses financeiras. So as que contribuem, diretamente, para a formao ou aquisio de bem de capital. Para efeito de classificao da despesa, considera-se material permanente o de durao superior a dois anos (Lei n. 4.320/1964 art.15 2). Despesa de Custeio Classificao dos gastos que se destinam, basicamente, manuteno dos servios e programas sociais existentes, obras de conservao e adaptao de imveis. So os gastos de natureza operacional, realizados para a manuteno e o funcionamento dos seus rgos. So as despesas que no contribuem, diretamente, para a formao ou aquisio de um bem de capital. Dever Determinao de vontade imposta pelo direito, pela lei, pela razo ou pela moral.
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Dolo M-f, fraude, astcia; conscincia do autor de estar praticando ato contrrio lei e aos bons costumes; intencionalidade do agente, que deseja o resultado criminoso ou assume o risco de produzi-lo. Elemento de Despesa Tem por finalidade identificar os objetos de gastos, tais como dirias, material de consumo, servios de terceiros prestados sob qualquer forma, subvenes sociais, obras e instalaes, equipamentos e material permanente, auxlios e outros de que administrao pblica se serve para a consecuo de seus fins. Empenho Ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigao de pagamento pendente ou no de implemento de condio (artigo 58 da Lei n. 4.320/1964). Ou seja, o comprometimento de verba oramentria para fazer face de uma despesa. Para cada empenho ser extrado um documento denominado nota de empenho, que indicar o nome do credor, a especificao e a importncia da despesa, bem como a deduo desta do saldo da dotao. vedada a realizao de despesa sem prvio empenho. Entidade Instituio pblica ou privada detentora de personalidade jurdica. As entidades de personalidade jurdica de direito pblico podem ser constitudas para execuo de atividades tpicas da Administrao Pblica, ou seja, atividades estatais especficas. J as entidades de personalidade jurdica de direito privado, tambm chamadas entidades paraestatais, por estarem ao lado do Estado, geralmente podem ser constitudas ou autorizadas para execuo de atividades de interesse pblico, mas dificilmente realizaro servio privativo do Estado. Errio Tesouro Pblico, conjunto de bens e/ou valores pertencentes Unio, aos Estados, aos municpios e ao Distrito Federal. Erro Ato no intencional resultante de omisso, desateno ou m interpretao de fatos na elaborao de registros e demonstraes contbeis.
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Erro de juno Erro que o funcionrio comete quando faz a juno de folhas e documentos sem a devida ateno. Execuo Fase posterior ao recebimento dos recursos, quando se do incio as atividades previstas para a consecuo do produto final do convnio ou da resoluo. Fraude Ato intencional de omisso ou manipulao de transaes, adulterao de documentos, registros e demonstraes contbeis. Inadimplncia Situao advinda da inobservncia dos princpios e procedimentos estabelecidos pela legislao especfica para a execuo e prestao de contas de convnios. Ao constatar o desrespeito ao que determina a norma aplicvel, seja em virtude da omisso no dever constitucional de prestar contas, seja por ausncia dos requisitos indispensveis regular e satisfatria execuo dos recursos, a Secretaria de Estado de Sade de Minas Gerais, por intermdio de sua Superintendncia de Planejamento e Finanas, constatar a situao de inadimplncia do municpio ou entidade, sendo adotados, por conseguinte, todos os procedimentos administrativos cabveis. Inidneo Documento comprobatrio das despesas de um convnio que apresenta declaraes inexatas, preenchido de forma ilegvel, que apresente emendas ou rasuras que lhe prejudique a clareza. Interveniente rgo da Administrao Pblica Direta, Autarquia, Fundao, Empresa Pblica, Sociedade de Economia Mista, de qualquer esfera de governo ou organizao particular que participa do convnio para manifestar consentimento ou assumir obrigaes. Intimao Ato pelo qual dada cincia s partes para que seja feita ou deixe de ser feita alguma coisa dentro ou fora do processo.
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Item de despesa Codificao local que corresponde ao menor nvel de detalhamento da despesa, com o objetivo de facilitar a estruturao dos gastos. Justificativa Apresentao clara e sucinta dos motivos que levaram apresentao do pleito na forma, nas condies, nas especificaes e nos detalhamentos nele contidos, juntamente com a descrio dos objetivos e benefcios a serem alcanados por meio da proposio. Liquidao Verificao do direito adquirido pelo credor tendo por base os ttulos e documentos comprobatrios do respectivo crdito. a verificao do direito do credor de receber o valor empenhado, ou parte dele. nessa fase que so emitidas e conferidas a medio de servios e a nota fiscal de entrega de materiais. Depois de feita a liquidao da despesa, a partir da comprovao fsica do recebimento dos bens adquiridos ou da efetiva prestao de servios contratados, que o gestor providenciar, como consequncia, o pagamento da despesa, emitindo a devida ordem de pagamento. Meta Parte constitutiva qualificada e adequadamente quantificvel do objeto proposto pelo projeto/pleito apresentado. Exemplo: ampliao, aquisio de equipamentos e material permanente, aquisio de unidade mvel de sade, concluso, construo nova, custeio, reforma, etc. Objeto Produto final de convnio, contrato ou instrumentos congneres, observados o programa de trabalho e as suas especificidades. Obras e servios Aes administrativas ou governamentais praticadas pelo convenente que visam consecuo de determinados objetos, entre os quais: a) ampliao: acrscimo de rea a uma edificao existente ou mesmo construo de uma nova edificao para ser agregada funcionalmente (fisicamente ou no) a um estabelecimento j existente;
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b) construo nova: construo de uma edificao desvinculada funcionalmente ou fisicamente de algum estabelecimento j existente; d) reforma/recuperao: alterao ou no de ambientes, porm sem acrscimo de rea construda, podendo incluir vedaes e/ou as instalaes existentes, substituio ou recuperao de materiais de acabamento ou instalaes existentes. Ordem de Pagamento Despacho exarado por autoridade competente, determinando que a despesa seja paga. S pode ser lavrada em documentos processados pelo Servio de Contabilidade. Pagamento Estgio final de uma despesa, quando feita a entrega do numerrio correspondente e recebia a devida quitao. O pagamento s ser efetuado quando ordenado aps sua regular liquidao. O pagamento da despesa ser efetuado por tesouraria ou pagadoria regularmente institudas por estabelecimentos bancrios credenciados e, em casos excepcionais, por meio de adiantamento (Lei n. 4.320, art. 65). Plano de Aplicao Detalhamento das despesas e especificao em categorias de programao. Plano de Trabalho Instrumento que integra a solicitao de convnio, contendo o detalhamento das metas e das responsabilidades assumidas pelo proponente. requisito obrigatrio para a celebrao do convnio, de acordo com a legislao vigente (Art. 116, 1 da Lei n. 8.666/1993 e art. 2 do Decreto Estadual n. 43.635/2003). vedada qualquer alterao do Plano de Trabalho que implique mudana do objeto do convnio. Prestao de Contas Apresentao pelo convenente dos anexos e documentos pertinentes ao convnio firmado, sistematizados sob a forma de processo e submetidos
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apreciao do rgo concedente para aprovao ou no dos gastos realizados. normatizada pelo Tribunal de Contas do Estado ou pelo Tribunal de Contas da Unio, bem como por legislao especfica, que no caso do Estado de Minas Gerais, o Decreto Estadual n. 43.635/2003 e suas alteraes. Projeto No contexto oramentrio, o instrumento de programao para alcanar o objetivo de um programa em contraposio atividade. Contempla operaes, limitadas no tempo, resultando em produto que concorre para a expanso ou o aperfeioamento da ao de governo. Na linguagem aplicvel aos convnios de natureza financeira, a forma que se reveste o pleito ou a proposio, podendo se referir a um projeto tpico ou a uma atividade. Recurso prprio Recursos prprios do convenente que foram alocados na execuo do convnio e que no estavam expressos nas especificaes do plano de trabalho nem no termo de convnio. Reformulao de Plano de Trabalho Proposta apresentada pelo convenente para alterar a programao da execuo de convnio, sem alterar o objeto conveniado. analisada pela rea tcnica e submetida aprovao da autoridade responsvel pelo rgo concedente. Saldo de Convnio Disponibilidade financeira em conta bancria especfica do convnio, relativa aos recursos repassados pela concedente e aos provenientes da contrapartida, destinados aplicao no objeto pactuado, ainda que este j tenha sido concludo. Termo Aditivo Instrumento destinado a modificar as clusulas de vigncia e de recursos financeiros do convnio ou acordo, utilizado durante a vigncia destes. Termo de Convnio Instrumento de formalizao do convnio, atravs do qual so pactuadas as obrigaes inerentes aos partcipes.
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Termo de Parceria Instrumento firmado entre o Poder Pblico e as entidades qualificadas como Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico (OSCIP), visando cooperao entre as partes para a execuo de atividades classificadas como de interesse pblico, em consonncia com o disposto no art. 3 da Lei n. 9.790, de 23 de maro de 1999. Transferncia Voluntria Entrega de recursos correntes ou de capital a outro ente da Federao, a ttulo de cooperao, auxlio ou assistncia financeira que no decorra de determinao constitucional ou legal destinada ao Sistema nico de Sade. Exemplo: convnio de natureza financeira. Vigncia Prazo previsto no Termo de Convnio para a consecuo do objeto em funo das metas estabelecidas. o prazo para execuo do convnio. O prazo para prestar contas no est dentro da vigncia do convnio.
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3 lEGISlAO APlICVEl
Dentre as normas aplicveis matria, destacam-se: Constituio da Repblica Federativa do Brasil; Constituio do Estado de Minas Gerais; Lei Complementar Federal n. 101/2000; Lei Federal n. 4.320/1964 e suas alteraes; Lei Federal n. 8.666/1993 e suas alteraes; Lei Federal n. 14.167/2002 e suas alteraes; Lei Complementar n. 102/2008 Lei Orgnica do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais; Decreto Estadual n. 43.635/2003 e suas alteraes (no Anexo) Instruo Normativa da Secretaria do Tesouro Nacional/STN IN n. 01/1997 e suas alteraes; Portaria Interministerial MP/MF/MCT n. 127/2008; Instrues Normativas do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais IN n. 01/2002, IN n. 07/2003, IN n. 08/2003, IN n. 06/2004, IN n. 03/2005, IN n. 04/2005.
Toda a legislao pode ser consultada nos seguintes sites: => Legislao Federal: www.planalto.gov.br www.presidencia.gov.br www.tesouro.fazenda.gov.br/legislacao/leg_contabilidade.asp. => Legislao Estadual: www.almg.gov.br www.tce.mg.gov.br www.auditoria.mg.gov.br
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4 COmPROVAO DA CORRETA APlICAO DO RECURSO

4.1 Do nus do gestor em prestar contas O dever de prestar contas constitui nus de qualquer pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores pblicos ou pelos quais a Unio responda ou que, em nome desta, assuma obrigaes de natureza pecuniria, conforme o disposto no pargrafo nico do art. 70 da Constituio Federal de 1988. No livro Convnio e Tomadas de Contas Especiais consta que est sujeito a prestar contas todo aquele que administra recursos pblicos federais descentralizados por meio de convnio, ajustes, auxlios e subvenes (AGUIAR; MARTINS; MARTINS; SILVA. 2005, p.19). No mencionado livro, tambm afirmado que [...] toda pessoa fsica ou jurdica que administra patrimnio de terceiro, seja esse pblico ou privado, tem o dever de demonstrar a sua regular aplicao, nos termos do mandato recebido (p.18). Segundo a obra de Jacoby Fernandes (2005, p. 105-106), Tomada de Contas Especial, [...] o dever de prestar contas uma obrigao de fazer, simples, indivisvel, no-personalssima e instantnea ou peridica, conforme o caso. Nesse sentindo, h citao de Almeida (2008), na sua obra Controle das Transferncias Financeiras da Unio, de Acrdos TCU n. 11/1997 Plenrio; n. 87/1997 2 Cmara; n. 234/1995 2 Cmara; n. 291/1996 2 Cmara; n. 380/1995 2 Cmara; e Decises n. 200/1993 Plenrio; n. 225/1995 2 Cmara e n. 545/1992 Plenrio, assim como trecho de um voto daquele mesmo Tribunal, proferido pelo Ministro Adylson Motta:
A no-comprovao da lisura no trato de recursos pblicos recebidos autoriza, a meu ver, a presuno de irregularidade na sua aplicao. Ressalto que o nus da prova da idoneidade no emprego dos recursos, no mbito administrativo, recai sobre o gestor, obrigando-se este a comprovar que os mesmos foram
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regularmente aplicados quando da realizao do interesse pblico. Alis, a jurisprudncia deste Tribunal consolidou tal entendimento no Enunciado de Deciso n 176, verbis Compete ao gestor comprovar a boa e regular aplicao dos recursos pblicos, cabendo-lhe o nus de prova.
Verifica-se, assim, que todo gestor pblico tem a obrigao de apresentar a documentao de prestao de contas de forma organizada e tempestiva e, atravs dela, demonstrar ao concedente a correta e regular aplicao dos recursos recebidos, conforme se ver nos tpicos seguintes. 4.2 Cuidados que se devem tomar para a correta aplicao do recurso: Prestar contas significa demonstrar a correta e regular aplicao dos recursos. Para tanto, no basta ao administrador pblico comprovar a execuo do objeto, ele deve demonstrar, tambm, que o realizou com os recursos destinados para tal e com obedincia s normas legais aplicveis matria. Essa a essncia do dever de prestar contas. Por isso, so necessrias provas, documentos capazes de demonstrar a ligao entre o que foi gasto, a origem do recurso utilizado e a concretizao do objeto, tais como: a) Extratos bancrios que comprovem a abertura de conta especfica; as movimentaes e aplicaes financeiras dos recursos e os rendimentos auferidos; b) Cumprimento da contrapartida acordada; c) Adoo obrigatria de procedimento licitatrio (municpios) ou processo licitatrio anlogo (entidades privadas) observar a Lei n. 8.666/1993; d) Cheques nominais ao credor ou ordens bancrias que comprovem os pagamentos realizados; e) Notas fiscais emitidas corretamente (dentro do prazo de vigncia do convnio, sem rasuras e com os seguintes carimbos:
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Recebemos; Referncia
ao convnio e projeto; que o material/servio foi recebido/prestado (com assinatura legvel); Referncia bancria: nmero do cheque, conta, banco e assinatura do tesoureiro/contador; Ordem de pagamento (PAGUE-SE, com assinatura legvel).
Certificamos
4.3 Documentos comprobatrios da despesa Os documentos comprobatrios das despesas, tais como as notas fiscais, recibos, entre outros, devem ser originais, no sendo aceitos documentos com rasuras ou prazo de validade vencido, conforme determina o artigo 27, do Decreto Estadual n. 43.635/2003. Esses documentos devem estar emitidos em nome do convenente e identificados com o nome deste e o nmero do convnio. Devem conter declarao, dos responsveis pelo recebimento dos materiais ou servios, de que estes foram entregues; devem tambm estar devidamente quitados, constando nmero do cheque ou ordem de pagamento relativo ao pagamento. Podem ser aceitas cpias devidamente autenticadas, no lugar dos originais, nos termos do caput do artigo 27 do Decreto n. 43.635/2003. Cumpre mencionar que nus do gestor comprovar, de forma a no deixar dvidas, que aplicou corretamente o recurso no objeto do convnio, sob pena de glosa da despesa realizada e no claramente comprovada. 4.4 Documentos fiscais: importante verificar sempre o cumprimento das disposies legais quanto emisso de documentos fiscais, sendo: a) No caso de notas fiscais de venda => Regulamento de Imposto sobre Produtos Industrializados (RIPI), se for o caso; Regulamento do Imposto sobre Operao Relativa Circulao de Mercadorias e sobre
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Prestaes de Servios de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicao (RICMS); b) No caso de notas fiscais de prestao de servios => Regulamento do Imposto sobre Prestao de Servios de Qualquer Natureza (ISSQN); c) No caso de recibos de pagamento a prestadores de servios autnomos => Regulamento do Imposto sobre a Renda e Proventos de Qualquer Natureza, Regulamento do Imposto sobre Prestao de Servios de Qualquer Natureza (ISSQN) e Regulamento da Previdncia Social. No devem ser aceitas, como documento comprobatrio da despesa, notas fiscais com data de validade vencida ou emitidas fora do prazo de vigncia do convnio. No primeiro caso, a informao sobre a validade do documento fiscal dever ser verificada na prpria nota e, em caso de dvida, deve-se procurar o rgo que autorizou a confeco do respectivo documento. A utilizao de documentos que estejam vencidos implicar a devoluo total do valor do documento emitido irregularmente. Quando se tratar de obra, reforma, ampliao e construo, no caso de contrato de prestao de servios com pessoa fsica ou jurdica, o gestor deve atentar para os seguintes documentos especficos:

Matrcula e baixa de obra junto ao INSS ou CND de averbao do imvel; Anotao de responsabilidade tcnica junto ao CREA/MG; Folha de pagamento de empregados que trabalharam na obra; Cpia das guias de recolhimento ou pagamento dos tributos relativo folha de pessoal/encargos sociais INSS, FGTS, IRRF, contribuio sindical, entre outros; Resciso do contrato de trabalho se for realizada contratao direta de pessoa fsica; Termo de entrega/aceitao definitiva e laudo de obra.
Quando se tratar de despesas com capacitao de profissionais/contratao de outros servios de terceiros, deve-se atentar para os seguintes documentos especficos:

Contrato de prestao de servios assinado; Comprovante de habilitao dos profissionais que ministraram os cursos de capacitao ou prestaram os servios;
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Carga horria ministrada/trabalhada com o detalhamento dos contedos; Recolhimento dos encargos sociais e demais obrigaes tributrias (INSS, IR, ISS). 4.5 Cuidados quando da celebrao e da execuo do convnio O gestor, desde a celebrao de um convnio e durante a sua execuo, dever atentar para certas situaes, a fim de evitar problemas futuros quando da prestao de contas. Veja-se: Proposio de um plano de trabalho detalhado, justificado e que reflita as reais necessidades do municpio/entidade, para no se ter dvidas quanto ao que se pode gastar com o recurso, assim como para evitar alteraes do plano de trabalho por falta de planejamento. Isso porque o convnio tem por objetivo situaes especficas, pontuais, no sendo correta a utilizao de recurso para cobrir gastos provenientes de situaes emergenciais; No incorrer em atraso no justificado no cumprimento de etapas ou fases programadas; No utilizar o recurso fora do pactuado. O termo de convnio e o plano de trabalho devem ser fielmente seguidos; Alteraes no plano de trabalho de convnios podero ocorrer, desde que no se altere o objeto e desde que sejam solicitadas formalmente, dentro do prazo legal (30 dias antes do trmino) e dentro do respectivo prazo de vigncia, com as devidas justificativas e aps a autorizao expressa do rgo repassador do recurso (SES/MG); No efetuar pagamento em dinheiro; No efetuar pagamento de taxas bancrias, multas e juros ex.: tarifas de movimentao em conta corrente, cobrana de extratos ou emisso de cheques; No efetuar pagamento de salrios de funcionrios da prpria prefeitura/entidade com recursos do convnio; 4.6 Cuidados na prestao de contas A apresentao da prestao de contas deve ser tempestiva. Ela deve
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ocorrer dentro do prazo fixado pela lei, qual seja, at 60 (sessenta) dias aps o trmino do prazo da vigncia; A prestao de contas deve ser organizada, numerada e apresentada com os anexos previstos no artigo 26 do Decreto n. 43.635/2003, alterado em 05/10/2007, por meio do Decreto n. 44.631: 1- Ofcio de encaminhamento Anexo II; 2- Conciliao bancria, acompanhada dos extratos de conta especfica desde o recebimento da 1 parcela at o ltimo extrato Anexo III; 3- Demonstrativo de execuo de receita e despesa, evidenciando os recursos recebidos em transferncia, a contrapartida, os rendimentos de aplicao dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso, e os saldos Anexo IV; 4- Cpia de cheque emitido para pagamento ou comprovante de pagamento Anexo V; 5- Relao de pagamentos Anexo VI; 6- Demonstrativo de mo de obra prpria utilizada na execuo do objeto do convnio Anexo VII; 7- Demonstrativo com equipamentos utilizados na execuo direta do objeto do convnio Anexo VIII; 8- Relatrio de execuo fsico-financeira Anexo IX; 9- Boletim de medio, nos casos de obras e servios de engenharia Anexo X; 10- Ordem de servios Anexo XI; 11- Relatrio fotogrfico Anexo XII; 12- Cpia autenticada em cartrio do despacho adjudicatrio e de homologao das licitaes realizadas ou do ato formal de dispensa ou inexigibilidade, acompanhado da prova de sua publicidade, com o respectivo embasamento legal; 13- Cpia do termo de aceitao definitiva da obra, quando o instrumento objetivar a execuo de obra ou servio de engenharia Anexo XIII;
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14- Relatrio de cumprimento do objeto; 15- Relao de bens permanentes adquiridos, construdos ou produzidos Anexo XIV; 16- Comprovante de recolhimento de eventual saldo de recursos, por Documento de Arrecadao Estadual (DAE), para recolhimento ao Tesouro Estadual. Os anexos para prestao de contas, conforme determina o Decreto Estadual n. 43.635/2003 encontram-se ao final deste guia. Deve-se proceder devoluo dos recursos no utilizados, com os devidos acrscimos legais. Esses so apenas alguns dos cuidados que se deve ter para evitar problemas com a prestao de contas. Cumpre lembrar que, segundo o princpio da legalidade, a Administrao Pblica s pode fazer o que a lei permite. Por isso, na dvida quanto a alguma questo, o gestor deve perguntar, buscar informaes na GRS qual est ligado seu municpio/entidade, comunicar-se com a SES/MG e pesquisar. Deve ele sempre verificar se o seu ato est conforme os ditames legais. Tais atitudes, com certeza, evitaro uma srie de problemas futuros, muitos deles decorrentes de desconhecimento ou desinformao.
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5 AlTERAO DO PlANO DE TRABAlHO

vedada qualquer alterao do plano de trabalho que implique mudana do objeto do convnio. Excepcionalmente, durante a execuo e dentro da vigncia do convnio, poder ser solicitada a reformulao do plano de trabalho j aprovado, caso haja saldo restante e apenas quando se tratar de alterao da execuo do convnio, como prazo de execuo ou cronograma de desembolso. Qualquer alterao proposta pela entidade executora dever ser previamente apreciada pelo setor tcnico e submetida aprovao do titular do rgo ou entidade concedente. O valor poder ser utilizado desde que o convenente proponha em tempo hbil, no mnimo 30 dias antes do trmino da vigncia (art. 16 do Decreto Estadual n. 43.635/2003), a reformulao do respectivo plano de trabalho e remanejamento na mesma categoria econmica. Conforme dispe o art. 16, 4 do Decreto Estadual n. 43.635/2003, os convnios somente podero ser aditados uma vez para a ampliao de metas fsicas, com a utilizao de saldo financeiro de recursos. No entanto, no permitido: 1. Pedidos de reformulao de plano de trabalho para despesas e/ ou servios j executados; 2. Utilizao de recursos em categoria econmica diferente daquela para a qual foram pactuados, ou seja, transposio de recursos da categoria econmica Corrente para a categoria econmica Capital e vice-versa; 3. Reformulao que implique acrscimo ao valor conveniado, acarretando nus ao concedente. Na ocorrncia de acrscimo, o proponente dever enviar ofcio ao concedente, responsabilizandose pelo pagamento do valor excedente ou propor termo aditivo ao convnio alterando o valor, desde que haja prvia anuncia do rgo concedente.
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6 DA lICITAO E DO PROCEDImENTO ANlOGO AO lICITATRIO (ART.20 DO DECRETO ESTADUAl N. 43.635/2003

Para aquisio de bens ou contratao de servios com recursos provenientes de convnio, o rgo ou entidade convenente deve realizar a licitao ou o procedimento anlogo a este, uma vez que o recurso repassado no deixa de ter a natureza de dinheiro pblico. Assim, os convenentes que se submetem Lei de Licitaes n. 8.666/1993 devero necessariamente realizar o processo licitatrio, ressalvando-se os casos de dispensa e inexigibilidade. Quanto s entidades privadas, estas devero realizar o procedimento anlogo, a fim de objetivar a economicidade e eficincia na aplicao dos recursos pblicos, e resguardar a observncia dos princpios administrativos, como a moralidade e impessoalidade, dentre outros. Atualmente, em analogia modalidade mais simples prevista na Lei n. 8.666/1993, o convite, as entidades fazem trs oramentos formais dos bens que pretendem adquirir ou dos servios que pretendem contratar, para efetuar a aquisio ou contratao da empresa que ofertar o menor preo. Quando da prestao de contas, o convenente junta os trs oramentos para comprovar a observncia do exigido no artigo 20, pargrafo nico, do Decreto Estadual n. 43.635/2003, devendo o processo ser instrudo com os seguintes elementos: => razo de escolha do fornecedor; => justificativa do preo, comprovando sua compatibilidade com o preo de mercado. Nesse caso, dever-se- realizar pesquisa de preos no mercado. Os oramentos colhidos confeccionados em papel timbrado do fornecedor, datados e com a devida descrio dos produtos e/ou servios orados, atribuindo-lhe o respectivo valor. Os oramentos visam demonstrar a razo da escolha do fornecedor e a justificativa do preo, ou seja, que a aquisio/contratao realizada foi a mais vantajosa para o municpio/entidade.
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Conforme estabelece o art. 17 do Decreto Estadual n. 43.635/2003, a liberao dos recursos financeiros e os procedimentos para a realizao das despesas somente podero ter incio aps a assinatura e a publicao do extrato de convnio no rgo oficial dos Poderes do Estado. Entretanto, conforme entendimento doutrinrio presente na obra Convnios e tomadas de contas especiais: manual prtico, de Ubiratan Aguiar e outros autores, ressalva-se a hiptese de que o processo licitatrio ou procedimento anlogo podem ser iniciados antes do recebimento dos recursos, mas nunca antes da assinatura do convnio. Salienta-se, porm, que somente ser possvel concluir o processo, ou seja, a contratao da empresa ganhadora, adquirindo ou contratando o servio, aps o recebimento dos recursos. O convenente dever seguir, rigorosamente, a legislao sobre Licitaes e Contratos na Administrao Pblica, consubstanciada na Lei Federal n. 8.666, de 21 de junho de 1993, e alteraes posteriores. O certame licitatrio consiste nos seguintes componentes: pesquisa de preos; pedidos de compra; autorizao de compra emanada da autoridade competente; designao da comisso de licitao; edital ou carta-convite; aprovao do edital pelo rgo jurdico competente; publicao/divulgao do edital; ata de reunio da Comisso de Licitao para avaliao da habilitao das empresas interessadas: - habilitao jurdica; - qualificao tcnica; - qualificao econmico-financeira; - regularidade fiscal; - esclarecimento de quaisquer dvidas que surgirem, em cumprimento do disposto no Inciso XXXIII do art. 5 da Constituio da Repblica (incluso realizada pela Lei Federal n. 9.854, de 27 de outubro de 1999, regulamentada pelo Decreto n. 4.358, de 5 de setembro de 2002); propostas comerciais;
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ata de reunio da comisso de licitao para julgamento das propostas, acompanhada de mapa comparativo dos preos ofertados; adjudicao da licitao; homologao da licitao; publicao do resultado da licitao; contrato firmado com a(s) empresa(s) licitante(s) vencedora(s) do certame.
Deve-se atentar, no entanto, no fato de que, nos termos no disposto no artigo 26, XII, do Decreto n. 43.635/2003, houve mudana quanto aos procedimentos licitatrios: as cpias no mais precisam constar na prestao de contas. Basta a cpia autenticada em cartrio do despacho adjudicatrio e de homologao ou do ato formal de dispensa ou inexigibilidade, acompanhado da publicao e com o respectivo embasamento legal.
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7 OmISSO NO DEVER DE PRESTAR CONTAS

A no apresentao da prestao de contas final no prazo estipulado no convnio determinar as seguintes providncias pela Superintendncia de Planejamento, Gesto e Finanas. (art. 30, I, II, III Decreto n. 43.635/2003): 1. O bloqueio no SIAFI/MG, do convenente, ficando o mesmo impedido de receber novos recursos pblicos at a completa regularizao; 2. A promoo de tomada de Contas Especial por omisso, conforme determina o artigo 38, inciso I da Instruo Normativa 01/1997 STN e artigo 1, inciso I da IN 01/2002 do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais; 3. O encaminhamento da documentao relativa ao convnio Advocacia-Geral do Estado, na hiptese de ressarcimento ao errio, para medidas judiciais cabveis. Para isso, a GRS dever comunicar a omisso Superintendncia para que esta proceda ao bloqueio. A fim de evitar a adoo das medidas acima, o municpio/entidade dever proceder devoluo total do recurso recebido, devidamente corrigido, conforme tpico a seguir.
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8 CORREO DOS VAlORES A SEREm DEVOlIVIDOS

O convenente efetuar a devoluo, devidamente corrigida, atravs do Documento de Arrecadao Estadual (DAE), caso o convnio tenha sido celebrado diretamente junto a SES/MG, cuja emisso pode ser feita no site da Secretaria de Estado de Sade, www.saude.mg.gov. br. Salientamos que, nos casos em que o convnio for celebrado junto ao Ministrio da Sade e o convenente for entidade privada sem fins lucrativos, o recurso correspondente dever ser restitudo aos cofres da Unio, atravs da emisso de Guia de Recolhimento da Unio. Caso o convnio tenha sido celebrado entre o municpio e/ou entidade sem fins lucrativos, junto a esta Secretaria de Estado de Sade, com recursos advindos do Ministrio da Sade, em casos de devoluo, o procedimento a ser observado o depsito bancrio na conta pagadora, ou seja, a do responsvel pelo repasse. 8.1 Procedimentos de preenchimento do DAE 1. O formulrio para emisso do DAE referente a convnios da Secretaria de Sade de MG, s pode ser gerado no site http:// www.saude.mg.gov.br/formulario_dae; 2. A devoluo do saldo atravs do DAE devida apenas quando o recurso for estadual, fonte 10 (Tesouro); 3. Para os recursos federais (Fonte 24 e 37) referentes aos Programas Assistenciais, a devoluo dever ser feita, via depsito bancrio, para a mesma conta de onde o recurso foi repassado, de acordo com a ordem bancria, que consta no processo de pagamento encaminhado pela SES. 4. Quanto ao preenchimento do DAE, atentar para informaes em vermelho do exemplo a seguir:
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Programa DAE
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9 BlOQUEIO E DESBlOQUEIO NO SIAFI

Tendo em vista o disposto no Decreto Estadual n. 43.635/2003, quanto ao bloqueio/desbloqueio de municpios com pendncias ou irregularidades nas prestaes de contas de convnios, exigem-se as seguintes medidas: Os municpios e as entidades sero bloqueados no SIAFI (situao de inadimplncia), quando ocorrer qualquer das situaes abaixo (art. 10, 1): No apresentao da prestao de contas; No aprovao e no regularizao da prestao de contas aps 30 (trinta) dias do recebimento da comunicao pelo convenente. As situaes acima apresentadas tambm se aplicam s prestaes de contas de resolues, conforme imposio do Decreto Estadual n. 44.761/2008, art. 6, 1 e 2. Excepcionalmente, os municpios podero ser desbloqueados, mediante o cumprimento dos seguintes requisitos: 1) Comprovao de que o responsvel pelo dano NO o gestor atual; 2) Comprovao de ajuizamento de ao judicial pelo gestor atual, que no o responsvel pelo dano. Ex: Apresentao de cpia da petio inicial; 3) Instaurao de Tomada de Contas, com comunicao ao Tribunal de Contas do Estado; 4) Inscrio do responsvel na conta de diversos responsveis em apurao; 5) Ato expresso do ordenador de despesa. Cumpre ressaltar que, para a continuidade do desbloqueio, ser necessria a comprovao semestral do prosseguimento das aes acima adotadas, atravs certido, sob pena de retorno condio de inadimplncia (ver Decreto Estadual n. 43.635/2003, art. 10, 4).
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Quanto prestao de contas final, o artigo 31 do Decreto Estadual n. 43.635/2003, dispe: Art. 31 A no apresentao da prestao de contas final, no prazo estipulado no convnio, ou a prestao de contas no aprovada nos termos do art. 30 determinar as seguintes providncias pela Superintendncia de Planejamento, Gesto e Finanas ou unidade equivalente do concedente: I o bloqueio, no SIAFI/MG, do convenente, ficando o mesmo impedido de receber novos recursos pblicos at a completa regularizao; II a promoo de Tomada de Contas Especial, a qual dever ser encaminhada ao Tribunal de Contas do Estado; III o encaminhamento da documentao relativa ao convnio Advocacia-Geral do Estado, na hiptese de ressarcimento ao errio, para as medidas judiciais cabveis. Assim, o bloqueio no SIAFI medida a ser realizada pela Superintendncia de Planejamento e Finanas/SES/MG nos casos de no apresentao da prestao de contas ou de no aprovao desta. Vale lembrar, ainda, que a instaurao de Tomada de Contas Especial ter como consequncia o desbloqueio no SIAFI, mediante o cumprimento dos requisitos previstos no artigo 10, 2, do Decreto n. 43.635/2003, no sendo a instaurao de TCE, por si s, meio hbil a liberar o convenente do bloqueio. Isso significa dizer que, na hiptese de uma instaurao, o convenente ficar bloqueado no SIAFI pelos prprios motivos ensejadores da instaurao da respectiva Tomada de Contas Especial.
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10 COmO ANAlISAR UmA PRESTAO DE CONTAS

10.1 Papel das Gerncias Regionais de Sade Antes de iniciar a discusso acerca da anlise da prestao de contas, faz-se necessrio salientar que a Gerncia Regional de Sade (GRS) dever oferecer cooperao tcnica aos convenentes, orientando e supervisionando as aes em andamento ou concludas, implementadas pelos executores, com vistas a prevenir a ocorrncia de irregularidades e impropriedades. Alm disso, a GRS dever instruir o convenente, no decorrer da vigncia do convnio, sobre como organizar a documentao de prestao de contas, quais os anexos devem ser preenchidos e quais os documentos pertinentes para a comprovao da regular aplicao dos recursos recebidos. 10.2 Recebimento da prestao de contas Ao receber a prestao de contas, a Gerncia Regional de Sade, por meio do setor financeiro, dever: Protocolar a data do recebimento da prestao de contas, hora, nome do servidor e MASP ou matrcula; Colocar a informao no sistema de prestao de contas, informando o nmero do convnio, o perodo de vigncia e a data em que foi enviada a prestao de contas, noticiando, ainda, o status do processo; Verificar se os documentos esto devidamente autuados, numerados e em ordem cronolgica. Caso no estejam, a GRS dever numerar os documentos, progressivamente, do primeiro documento anexado de baixo para cima, carimbando e rubricando cada folha. Caso a documentao esteja numerada de forma errada, a GRS dever proceder nova numerao, marcando um x sobre a numerao anterior (no se deve rasurar o nmero errado). Ver item 10.3.
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Quando for o caso, encaminhar o processo de prestao de contas ao setor tcnico responsvel pela emisso do parecer sob o aspecto tcnico, conforme determina o artigo 29, 1 do Decreto Estadual n. 43.635/2003. 10.3 Organizao do processo O processo de prestao de contas, sendo um processo administrativo, deve ser autuado em sequncia cronolgica, organizado, devidamente numerado, devendo constar os respectivos atos administrativos, de forma a demonstrar tudo o que ocorreu ao longo da prestao de contas. Nesse sentido, a Orientao Normativa n. 2, de 1 de abril de 2009, da Advocacia-Geral da Unio:
Os instrumentos dos contratos, dos convnios e demais ajustes, bem como os respectivos aditivos, devem integrar um nico processo administrativo, devidamente autuado em sequncia cronolgica, numerado, rubricado, contendo cada volume os respectivos termos de abertura e encerramento.
Pra fins de organizao da documentao, recomenda-se a utilizao dos seguintes carimbos: Aproximadamente 9 x 10 cm
J U N TADA
Aos ____ dias do ms de ________de ______, fao a juntada aos autos _________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ que adiante se segue, do que lavro este termo. Ass. ___________________________________
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Aproximadamente 2 x 9 cm
EM BRANCO
Aproximadamente 4,5 x 7,5 cm
RECEBI O ORIGINAL DATA: ______/_________/_______ NOME: _______________________ MASP/MATR.: _______________ TEL: ____________________ ASS: ________________________
Aproximadamente 3 x 6 cm
RECEBI EM ______/______/______ ____________________________ Assinatura ____________________________ Nome Legvel

Aproximadamente 3 x 7,5 cm
AUTENTICAO Confere com os originais apresentados ________/__________/_______ ___________________________________ Funcionrio / MASP
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10.4 Anlise da prestao de contas 10.4.1 Como analisar uma prestao de contas passo a passo (sob o aspecto financeiro) Etapas: 1. Verificar a data do ofcio de encaminhamento e o final da vigncia do convnio ver a tempestividade do envio da prestao de contas, ou seja, se esta foi enviada dentro dos 60 (sessenta) dias aps o trmino da vigncia, previstos no 5 do artigo 26 do Decreto n.. 43.635/2003. Atentar sobre a possvel existncia de termo aditivo. 2. Observar a numerao das pginas e se estas esto em ordem cronolgica. Se no estiver, a GRS deve numer-las conforme orientado no item 1.2, fazendo constar esta observao na Anlise. A numerao das pginas importante para que no seja retirado nenhum documento do processo, promovendo, assim, maior segurana e organizao no manuseio do mesmo. 3. Averiguar se esto presentes todos os anexos de prestao de contas, devidamente assinados por duas pessoas (art. 38 do Decreto Estadual n 43.635/2003). 4. Ler atentamente o objeto e o plano de trabalho. Durante toda a anlise, o analista dever ter em mente qual o objeto do convnio, a fim de verificar se este foi cumprido. 5. Conferir o valor do convnio em comparao com o valor que foi repassado pela SES (ver processo de pagamento do concedente ao executor). 6. Conferir se os extratos bancrios so da conta especfica, contemplando todo o perodo da vigncia do convnio. Isso porque os recursos devero ser depositados e geridos, obrigatoriamente, por meio de contas abertas, com fim especfico (conta especfica), pois tal procedimento permite, com segurana, afirmar que as despesas realizadas correspondem ao convnio. Os recursos da conta especfica no podem ser transferidos para a conta geral da entidade/municpio convenente.
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A multiplicidade de crditos concernentes a vrios convnios (depsitos de vrios recursos recebidos na mesma conta corrente) em uma mesma conta bancria prejudica a verificao do nexo causal existente entre determinado objeto realizado e seu convnio especfico, o que pode levar impugnao/ reprovao de todas as despesas realizadas. Logo, recursos de diversos convnios no podem ser depositados em uma mesma conta corrente. Da mesma forma, no admitida a prtica de retirada de recursos financeiros da conta-corrente especfica do convnio para pagamento de despesas estranhas a ele mesmo, ainda que haja posterior devoluo dos recursos conta bancria, pois o convenente no conseguir provar o nexo causal entre as despesas realizadas e o objeto do convnio, o que dever implicar a devoluo dos valores. Todos os lanamentos a dbito na conta-corrente devem corresponder a um comprovante de sua regular liquidao. Ou seja, cada dbito em conta corrente dever ter suporte em documentos comprobatrios da execuo efetiva da despesa (empenho, nota fiscal, recibo, cpia de cheque, processo licitatrio) no mesmo valor. Assim, deve-se conferir os extratos bancrios da conta especfica. Todos os dbitos do extrato devem corresponder a um pagamento. Junto aos extratos bancrios, deve-se verificar: A data do recebimento do recurso e a data em que este foi aplicado em fundo de aplicao ou poupana. Caso o recurso tenha ficado parado na conta corrente por alguns dias, ou por mais de 30 (trinta) dias, deve-se calcular o quanto ele renderia se estivesse aplicado, e o convenente deve devolver esse valor ao rgo concedente; Verificar se foram pagas despesas com taxas bancrias, multas, juros ou atualizao monetria, entre outras. As taxas bancrias devem ser devolvidas ao rgo concedente. A CPMF, se estiver prevista no plano de trabalho, poder ser paga com recursos do
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convnio. Caso contrrio, tambm dever ser devolvido o valor gasto no seu pagamento; Conferir os rendimentos auferidos; Verificar se existe pagamento em espcie. De acordo com artigo 10 do Decreto Estadual 43.635/2003, vedado qualquer tipo de pagamento em espcie. Por isso, os saques ocorridos na conta especfica devem ser feitos sempre por meio de cheques nominais ou ordem bancria. Os saques em dinheiro, realizados diretamente no caixa, para pagamento de uma ou de diversas despesas, trazem srias dificuldades para o gestor convenente na hora de comprovar, SES-MG, o destino dado quela quantia, tendo como consequncia a devoluo da quantia correspondente. 7. Verificar a relao de pagamentos efetuados com as notas fiscais ou outros documentos comprobatrios da despesa originais, conferindo: O nmero da nota fiscal; Se os documentos no tm rasuras; A data da emisso da nota fiscal, observando se ela est dentro do prazo de vigncia do convnio e a sua validade; A natureza da operao (venda e/ou prestao de servios); CNPJ, endereo e nome do fornecedor; O valor; Se foi emitida em nome do executor (nome do convenente e endereo); Descrio da mercadoria ou servio; Quantidade; Valor unitrio e total de cada item; Unidade de medida; Destaque de IPI, ICMS e ISSQN, conforme o caso, ou comprovante de iseno fundamentada na legislao pertinente; Valor total da nota; Data de autorizao da impresso do documento fiscal (AIDF); Prazo de validade para emisso; Se est identificada com o nmero do convnio;
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Se est devidamente quitada (o nmero do cheque ou da ordem de pagamento deve constar no corpo da nota). Alm dos documentos fiscais, importante destacar que outros documentos e procedimentos so necessrios para comprovar a boa e regular aplicao dos recursos, tais como a prova documental de que bens ou servios tenham sido entregues ou prestados. o chamado atesto, que nada mais do que uma declarao do recebedor dos bens ou servios, datada e com identificao do signatrio; A data do pagamento. 10.4.2 Observaes importantes sobre os documentos fiscais Conforme regulamento do ICMS de Minas Gerais Decreto Estadual n. 43.080, de 13 de dezembro de 2002, art. 96, inciso XI, alneas c.1 e c.2, vedada a utilizao de carta de correo para corrigir valores ou quantidades, ou para substituir ou suprimir a identificao das pessoas consignadas no documento fiscal da mercadoria ou do servio e da data de sada de mercadoria. Deve-se certificar da efetiva existncia das empresas licitantes nos rgos competentes, tais como CREA, Junta Comercial, Receita Federal, Receita Estadual. Normalmente as consultas podem ser feitas pela Internet, pelo site da Receita: www.receita.fazenda.gov.br, opo Consulta Situao Cadastral; ou pelo site do Sistema Integrado de Informaes sobre Operaes Interestaduais com Mercadorias e Servios SINTEGRA www.sintegra.gov.br; entre outros. importante verificar sempre o cumprimento das disposies legaisquanto emisso de documentos fiscais, sendo: a) No caso de notas fiscais de venda => Regulamento de Imposto sobre Produtos Industrializados (RIPI) se for o caso; Regulamento do Imposto sobre Operao Relativa Circulao de Mercadorias e sobre Prestaes de Servios de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicao (RICMS); b) No caso de notas fiscais de prestao de servios: => Regulamento do Imposto sobre Prestao de Servios de Qualquer Natureza (ISSQN); c) No caso de recibos de pagamento a prestadores de servios autno-
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mos => Regulamento do Imposto sobre a Renda e Proventos de Qualquer Natureza, Regulamento do Imposto sobre Prestao de Servios de Qualquer Natureza (ISSQN) e Regulamento da Previdncia Social. No devem ser aceitas, como documento comprobatrio da despesa, notas fiscais com data de validade vencida ou emitidas fora do prazo de vigncia do convnio. No primeiro caso, a informao sobre a validade do documento fiscal dever ser verificada na prpria nota e, em caso de dvida, deve-se procurar o rgo que autorizou a confeco do respectivo documento. A utilizao de documentos que estejam vencidos implicar a devoluo total do valor do documento emitido irregularmente. Quanto emisso de notas fiscais fora do prazo de vigncia do convnio, deve-se atentar para o fato de que, se a entidade recebeu o recurso da SES atrasado, o prazo de vigncia deve ser prorrogado de ofcio pela SES, pelo exato perodo do atraso (art. 12, inciso V, do Decreto Estadual n.. 43.635/2003). Assim, algumas notas fiscais emitidas inicialmente aps a vigncia normal do convnio sero abrangidas pela prorrogao de ofcio. 8. Conferir as cpias dos cheques emitidos, as ordens de pagamentos ou os comprovantes de transferncia bancria utilizados para a realizao do pagamento (as cpias devem estar anexadas s notas fiscais). Verificar se h cheques cancelados, cujas cpias tambm devem estar no processo, e se o convenente justificou o cancelamento. 9. imprescindvel que o analista verifique se a classificao de despesa inserida na relao de pagamentos efetuados (Anexo VI) condiz com o previsto no Plano de Trabalho, parte integrante do convnio devidamente assinado entre as partes. A regularidade dos valores destinados execuo do convnio deve ser devidamente observada pelo analista, que somar os valores correspondentes e auferir se eles esto de acordo com o previsto no plano de trabalho. 10. Conferir a soma dos valores da relao de pagamentos, folha por folha, uma vez que o erro na soma de uma das folhas gerar erro na soma total das despesas realizadas. 11. Confrontar o relatrio de execuo fsico-financeira (a parte da execuo fsica) com a conciliao bancria e os extratos bancrios. Os valores declarados pelo convenente nos anexos devem condizer com os valores comprovados no extrato bancrio.
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12. Conferir a relao de bens permanentes adquiridos, construdos ou produzidos (Anexo XIV), verificando o nmero do patrimnio e as fotografias. Posteriormente, dever ser realizada vistoria in loco pela GRS na entidade convenente, a fim de verificar se os bens relacionados foram realmente adquiridos, construdos ou produzidos, se esto devidamente identificados com o nmero do patrimnio e se esse nmero confere com o relacionado no anexo, bem como se esses esto em funcionamento. 13. Em caso de obras, deve-se conferir se h aprovao da Vigilncia Sanitria e se a cpia do projeto arquitetnico encontra-se no processo (importante para a vistoria in loco do engenheiro aps a realizao da obra). 14. Quando se tratar de aquisio de materiais permanentes, analisar se a relao de bens permanentes adquiridos, construdos ou produzidos, est acompanhada de fotografias que permitam a sua visualizao e identificao no caso de bens imveis; 15. Quando se tratar de obras, reforma, ampliao e construo, no contrato de prestao de servios com pessoa fsica ou jurdica, atentar para os seguintes documentos especficos: matrcula e baixa de obra junto ao INSS ou CND de averbao do imvel; anotao de responsabilidade tcnica junto ao CREA/MG; folha de pagamento de empregados que trabalharam na obra; cpia das guias de recolhimento ou pagamento dos tributos relativo folha de pessoal/encargos sociais (INSS, FGTS, IRRF, contribuio sindical, entre outros); resciso do contrato de trabalho se for realizada contratao direta de pessoa fsica; termo de entrega/aceitao definitiva e laudo de obra. 16. Quando se tratar de despesas com capacitao de profissionais/ contratao de outros servios de terceiros, atentar para os seguintes documentos especficos: contrato de prestao de servios assinado; comprovante de habilitao dos profissionais que ministraram
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os cursos de capacitao ou prestaram os servios; carga horria ministrada/trabalhada com o detalhamento dos contedos; recolhimento dos encargos sociais e demais obrigaes tributrias (INSS, IR, ISS) Alm da verificao dos pontos listados acima, o analista deve anotar os apontamentos que considerar pertinentes ou elaborar a sua anlise, relatando todas as inconformidades encontradas para, ao final, concluir pela aprovao, aprovao com ressalvas ou no aprovao da prestao de contas. 10.4.3 Prestao de contas parcial Haver prestao de contas parcial em caso de convnios com mais de duas liberaes financeiras, conforme determina o artigo 31 e seus pargrafos, do Decreto Estadual n. 43.635/2003. Caso a liberao financeira seja em apenas uma ou duas parcelas, a prestao de contas ser apenas final, englobando as duas parcelas (2 do artigo mencionado). A prestao de contas parcial dever ser constituda dos documentos citados nos incisos I a XII do artigo 26 do mencionado Decreto, sendo que a documentao juntada na prestao de contas parcial no precisa ser reenviada na prestao de contas final. importante ressaltar que, tambm na prestao de contas parcial, as notas fiscais, os recibos ou outros documentos comprobatrios da despesa devem ser originais ou equivalentes e estar devidamente identificados com o nmero do convnio e nome do convenente. Esse procedimento visa impedir que um mesmo documento fiscal seja apresentado como comprovante de dois convnios distintos ou de duas prestaes de contas parciais diferentes. O analista da prestao de contas deve estar atento para estes detalhes, a fim de verificar possveis fraudes. Constatada a inadimplncia ou irregularidade na apresentao da prestao de contas parcial, ser promovida a imediata suspenso da liberao de recursos e ser notificado o convenente, dando-lhe um prazo mximo de 30 (trinta) dias para sanar a irregularidade ou cumprir a obrigao (art. 116, 3 Lei n. 8.666/1993).
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Decorrido o prazo da notificao sem que a irregularidade tenha sido sanada ou adimplida, deve ser providenciado o registro da inadimplncia no SIAFI/MG, ensejando o bloqueio de novas liberaes ao municpio, e, se necessrio, sero adotadas as medidas para a instaurao da tomada de contas especial, para apurao dos fatos, a identificao dos responsveis e a quantificao dos danos (IN TCE 01/2002). 10.4.4 Aprovao ou no aprovao da prestao de contas A GRS far constar, na anlise aprovao, aprovao com ressalvas ou no aprovao da prestao de contas do convenente, conforme determina o artigo 48 da Lei Complementar 102/2008, transcrito abaixo: Art. 48. As contas sero julgadas: I regulares, quando expressarem, de forma clara e objetiva, a exatido dos demonstrativos contbeis e a legalidade, a legitimidade, a economicidade e a razoabilidade dos atos de gesto do responsvel; II regulares, com ressalva, quando evidenciarem impropriedade ou qualquer outra falta de natureza formal de que no resulte dano ao errio; III irregulares, quando comprovada qualquer das seguintes ocorrncias: a) omisso do dever de prestar contas; b) prtica de ato ilegal, ilegtimo ou antieconmico; c) infrao grave a norma legal ou regulamentar de natureza contbil, financeira, oramentria, operacional ou patrimonial; d) dano injustificado ao errio, decorrente de ato de gesto ilegtimo ou antieconmico; e) desfalque ou desvio de dinheiro, bens ou valores pblicos.
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No caso de no aprovao da prestao de contas, a GRS deve quantificar o dano ao errio, caso seja este o motivo da no aprovao, e enviar todos os documentos Superintendncia de Planejamento e Finanas, inclusive os relatrios de vistoria e a anlise realizada, para que seja analisada a possibilidade de instaurao de Tomada de Contas Especial. Importante lembrar que a prestao de contas s deve ser enviada ao nvel central depois de esgotadas todas as tentativas de sanar as irregularidades junto ao convenente e aps tentativas de tirar as dvidas atravs do telefone ou e-mail. Assim, o esclarecimento de possveis dvidas e/ou divergncias existentes sero sanadas de forma gil e eficaz, promovendo uma melhoria nos resultados pretendidos. O convenente em situao irregular com a Administrao Pblica que no sanar as pendncias existentes dentro dos prazos estabelecidos estar sujeito instaurao de Tomada de Contas Especial, para apurao dos fatos, verificao do dano e imputao de responsabilidade, a qual ser encaminhada ao Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais para julgamento. Caso a prestao de contas seja aprovada ou aprovada com ressalvas, deve-se elaborar a Nota de Baixa, conforme modelo anexo, e encaminhar cpia desta, juntamente com a Anlise ao convenente, no prazo de 20 dias corridos aps sua aprovao, conforme 2 do artigo 29, do Decreto Estadual n. 43.635/2003. Alm disso, a GRS deve preencher o Anexo IV do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais, e enviar Superintendncia de Planejamento e Finanas da SES, juntamente com a Nota de Baixa. 10.4.5 Observaes gerais Antes da concluso pela no aprovao da prestao de contas, havendo irregularidades, a GRS deve enviar ofcio ou cpia da anlise realizada entidade convenente, por meio de AR (aviso de recebimento) nominal quele institudo como representante da entidade ou ao Chefe do Executivo Municipal (Prefeito), informando o prazo de at 30 dias para que sejam sanadas as inconformidades, apresentadas as devidas justificativas ou restitudos os recursos, devidamente corrigidos, utilizados de forma irregular (artigo 28, Decreto Estadual n. 43.635/2003).
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No se pode devolver a prestao de contas, no todo ou em parte, ao convenente. A documentao referente prestao de contas poder ser acrescentada, mediante a constatao pela GRS da inobservncia do disposto no art. 26 do Decreto Estadual n. 43.635/2003, que estabelece quais os anexos devem ser apresentados quando da apresentao da prestao de contas, bem quando da ausncia de quaisquer outros documentos exigidos pelo Decreto supracitado. Salienta-se que, mesmo que haja a apresentao de novos documentos referentes prestao de contas, no dever ocorrer alteraes na documentao inicialmente apresentada; ambos necessariamente devero permanecer juntos ao processo de prestao de contas. Passado o prazo sem qualquer resposta do convenente, se as irregularidades forem apenas formais (aquelas que no ensejam dano ao errio), a prestao de contas poder ser aprovada com ressalvas. Do contrrio, a prestao de contas no dever ser aprovada. Importante ressaltar que a no aprovao e a aprovao com ressalvas da prestao de contas devero ser fundamentadas com base na legislao pertinente, nos princpios aplicveis Administrao Pblica, na doutrina ou em decises dos tribunais de contas e do Poder Judicirio em geral. Para facilitar o entendimento posterior da anlise, o analista pode citar, separadamente, cada inconformidade encontrada, o dispositivo de lei ou princpio que ela infringe, sua concluso quanto aprovao ou no relativa a essa inconformidade e a respectiva fundamentao. A fundamentao de suma importncia, uma vez que resguarda o analista de qualquer questionamento futuro quanto sua anlise e embasa as decises tomadas. O parecer, se elaborado, dever ser anexado anlise e ao processo. 10.5 Vistoria in loco O Acompanhamento de Convnios pressupe inspees/verificaes in loco, organizadas e programadas previamente, em etapas, com o objetivo de comprovar o cumprimento do objeto pactuado no convnio. A vistoria dever ser realizada aps a anlise da prestao de contas final ou da prestao de contas parcial, ou poder ser realizada no decorrer do convnio como forma de acompanhamento de sua execuo.
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A inspeo fsica pode evidenciar a ocorrncia de fraude. Os casos em que o objeto do convnio se refere a obras ou bens de natureza permanente podem ser materialmente identificveis. Quanto aos bens de consumo, h limitaes quanto ao aspecto temporal. Nos casos de realizao de inspees fsicas para comprovao da existncia ou da execuo de um bem material, a equipe deve portar uma cmara fotogrfica com a qual far o registro de suas constataes visuais. 1 Etapa Programao e preparao do material de trabalho (fase antecedente visita in loco): Definir a equipe de trabalho, que deve ser composta de integrantes de diversas reas especializadas, de acordo com o objeto do convnio que determinar as quais reas precisaro atuar, e o coordenador responsvel. Providenciar as comunicaes da visita de acompanhamento e de apresentao da equipe. Encaminhar, previamente, o ofcio de comunicao da realizao de vista de verificao in loco ao convenente a ser visitado, para que providencie ambiente de trabalho, disponibilize a documentao a ser analisada e para que colabore com os meios necessrios para o desenvolvimento dos trabalhos. Requerer, ainda, a disponibilidade dos responsveis tcnicos das reas a serem supervisionadas e que estes estejam devidamente informados sobre a natureza do trabalho a ser realizado. Preparar ofcio de apresentao, que deve ser assinado pelo gerente da GRS, constando o perodo de execuo do trabalho, os nomes dos integrantes da equipe e o seu coordenador. Promover reunio com a equipe para determinarem o objetivo do trabalho e projetarem as aes a serem promovidas, elaborando um roteiro da visita in loco. importante que todos os membros da equipe tenham prvio conhecimento do termo de convnio e plano de trabalho. Verificar a existncia de relatrio de verificao in loco anterior para conhecimento da situao relatada e conferir se as recomendaes propostas foram ou no atendidas. Em caso negativo, incluir no roteiro do acompanhamento da vistoria a cobrana do atendimento para a prxima visita in loco.
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2 Etapa Realizao da vistoria in loco: Analisar a documentao ou informaes disponibilizadas, solicitando cpias dos documentos que forem necessrios. Se no forem encontrados os documentos necessrios, a equipe dever fazer constar situao no relatrio de vistoria in loco. Verificar a incluso dos recursos do convnio no oramento (quando o convenente for ente pblico), processos de pagamento, processos licitatrios ou anlogos e outras informaes relativas execuo fsica do convnio. Conferir os objetos, os materiais de consumo, inclusive medicamentos, procedendo contagem destes se possvel. Verificar os equipamentos adquiridos conferindo o nmero de patrimnio junto relao de bens adquiridos. Em caso de obras, o engenheiro dever verificar se esta foi realizada de acordo com o projeto arquitetnico previamente aprovado e se est conforme as normas de Vigilncia Sanitria. Conferir se as fotografias juntadas na prestao de contas esto corretas. Caso estejam incorretas ou o convenente no tenha juntado as fotografias na prestao de contas, fotografar os bens e as obras vistoriadas e juntar ao processo. No caso de segunda ou terceira visita, levar em conta os mesmos ngulos fotografados anteriormente de forma a demonstrarem a evoluo ou no da execuo do objeto. Esclarecer todas as dvidas existentes, no tocante s especificaes do convnio, do plano de trabalho, do objeto, bem como quaisquer dvidas surgidas quando da anlise da prestao de contas. Descrever os achados e distores da vistoria in loco, sugerindo, no que couber, a adoo de medidas saneadoras, no sentido de prevenir a reincidncia de atos cometidos com impropriedade ou irregularidade. 3 etapa Elaborao do relatrio de vistoria e demais providncias (realizada na GRS aps a vistoria): Elaborar o relatrio de vistoria in loco com base nas informaes coletadas e nos documentos analisados, emitindo propostas ou medidas saneadoras, se for o caso. Encaminhar uma via do relatrio ao convenente, acompanhado da devida correspondncia de encaminhamento, informando
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os prazos para atendimento das recomendaes ou solicitaes formuladas, se for o caso. Arquivar todo o material da vistoria junto ao respectivo convnio, a fim de facilitar anlises, consultas e verificaes posteriores. Manter sempre atualizado o controle das diligncias impostas, providncias adotadas e resultados obtidos, de modo a permitir, se necessria, a reiterao de diligncias ou prestao de informaes. 10.6 Comunicao ou solicitao ao convenente Todas as comunicaes ou solicitaes aos convenentes devem ser feitas por meio de ofcio, enviado com aviso de recebimento (AR), nominal ao representante da entidade ou ao Chefe do Poder Executivo Municipal (Prefeito). No ser necessrio o envio com AR somente quando o documento for entregue em mos e a cincia for dada por servidor do convenente, devidamente qualificado com nome legvel, cargo, MASP, data e assinatura. A GRS dever utilizar-se do ofcio para: Solicitar a apresentao da prestao de contas quando findar o prazo de 60 (sessenta) dias aps a vigncia e o convenente no tiver enviado a documentao, informando que a omisso enseja o bloqueio da entidade no SIAFI/MG e a promoo de Tomada de Contas Especial, nos termos do inciso I, do art.40 da Lei Complementar n.. 102/2008 e do artigo 30 do Decreto Estadual n. 43.635/2003; Informar as inconformidades sanveis, solicitando a devida regularizao, dentro do prazo; Informar a aprovao da prestao de contas ao convenente, inclusive se foi com ressalvas, especificando-as; Encaminhar anlise ao convenente, pontuando conformidades, inconformidades da prestao de contas, orientaes para corrigilas, e solicitando informaes ou documentos faltosos. 10.7 Instrues de preenchimento da nota de baixa referente prestao de contas de convnios/resolues CAMPO 01 Numerao do Documento => no preencher, pois
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o nmero de controle interno da Gerncia de Prestao de Contas atribudo ao documento. CAMPO 02 Determinao da GRS => transcrever o nome da Gerncia Regional de Sade competente, responsvel por aquela jurisdio. CAMPO 03 Determinao do Convenente => rgo ou Entidade qual a Secretaria de Estado de Sade de Minas Gerais pactua a execuo de programa, projeto/atividade ou evento mediante a celebrao de convnio/Resoluo. Nome do rgo/Entidade recebedora do recurso. CAMPO 04 CNPJ => Transcrever o CNPJ do rgo ou Entidade recebedora do recurso. CAMPO 05 Nmero do Convnio/Resoluo => Transcrever o nmero atribudo ao Convnio ou Resoluo, constante no Termo de Convnio e/ou no Extrato de Publicao do Convnio e no Termo de Adeso e/ou no Extrato de Publicao da Resoluo. Identificar quando for Convnio ou quando for Resoluo. CAMPO 06 Objeto => Produto final de Convnio, observados o programa de trabalho e as suas especificidades. Transcrever o objeto conforme descrito no Termo de Convnio e/ou no Extrato de Publicao do Convnio, no Termo de Adeso e/ou no Extrato de Publicao da Resoluo. CAMPO 07 Valor => Transcrever o valor total ou da parcela que se est prestando contas referentes ao recurso repassado pela Secretaria de Estado de Sade de Minas Gerais ao convenente para a execuo Convnio ou Resoluo. CAMPO 08 Dotao Oramentria => Transcrever os nmeros da(as) dotao(es) oramentria (as) prevista (as) no Extrato de Publicao do Convnio, no Termo de Adeso e/ou no Extrato de Publicao da Resoluo. CAMPO 09 Fonte do Recurso => Fonte pagadora do recurso, que pode ser proveniente do Tesouro do Estado ou Federal.
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CAMPO 10 Vigncia => o prazo previsto no Termo de Convnio ou Resoluo para a realizao do objeto em funo das metas estabelecidas. o prazo para execuo do Convnio ou Resoluo. O prazo para prestar contas no est dentro da vigncia do Convnio ou Resoluo. Quando houver Termos Aditivos, a data da vigncia ser especificada no mesmo. CAMPO 11 Data da assinatura => Dia em que foi celebrado entre as partes o Termo de Convnio ou Resoluo. CAMPO 12 Data da publicao => Dia em que o Extrato do Termo de Convnio foi publicado na Imprensa Oficial de Minas Gerais Dirio Oficial. CAMPO 13 Conta Bancria da SES => Conta atravs da qual foi repassado o recurso ao convenente. Informao presente em Ordem de Pagamento. Quando houver devoluo, o valor dever ser depositado na mesma conta que foi debitada na SES. Fonte 10 Depsito atravs de DAE (Documento de Arrecadao Estadual), formulrio disponvel no site da SES-MG; Fonte 24 e 37 Depsito em conta especfica. CAMPO 14 Nmero do Empenho => Transcrever o nmero e a data do Empenho. Empenho o comprometimento de verba oramentria para fazer face de uma despesa. Para cada empenho ser extrado um documento denominado nota de empenho que indicar o nome do credor, a especificao e a importncia da despesa, bem como a deduo desta do saldo da dotao. CAMPO 15 Nmero da Nota de Liquidao => Transcrever o nmero e a data da Liquidao. Liquidao consiste na verificao do direito adquirido pelo credor tendo por base os ttulos e os documentos comprobatrios do respectivo crdito. a verificao do direito do credor de receber o valor empenhado ou parte dele. Feita a liquidao da despesa, a partir da comprovao fsica do recebimento dos bens adquiridos ou da efetiva prestao de
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servios contratados que o gestor providenciar, como consequncia, o pagamento da despesa emitindo a devida ordem de pagamento. CAMPO 16 Nmero da Ordem Bancria e Data de Pagamento => Transcrever o nmero e a data da Ordem Bancria. Pagamento o ato onde se faz a entrega do numerrio correspondente, recebendo a devida quitao. O pagamento s ser efetuado quando ordenado aps sua regular liquidao. O pagamento da despesa ser efetuado por tesouraria ou pagadoria regularmente instituda, por estabelecimentos bancrios credenciados e, em casos excepcionais, por meio de adiantamento. CAMPO 17 Relatrio Tcnico Simplificado => Item reservado para o preenchimento e assinatura pela rea Tcnica da Gerncia Regional de Sade/Nvel Central competente. Deve-se datar os campos. CAMPO 18 Relatrio Financeiro Simplificado RECEITA A) Saldo anterior: somente no caso de Prestao de contas parcial de Convnios/Resolues e de Resolues com aes continuadas. Exemplo Sade em Casa. B) Recursos Transferidos pela SES: valor transferido para a execuo do convnio. C) Valor da Contrapartida da Prefeitura/Entidade: valor correspondente ao recurso prprio do convenente a ser alocado ao projeto de acordo com especificaes do Plano de Trabalho e do Termo de Convnio ou Termo de Adeso. S ser contrapartida se estiver expressamente prevista no Termo de Convnio e Plano de Trabalho ou no Termo de Adeso. O recurso prprio do municpio que no est previsto no pode ser considerado contrapartida. D) Recursos Prprios da Prefeitura/Entidade: valor desembolsado pelo convenente que no est previsto no Termo de Convnio ou Termo de Adeso, utilizado para complementar a execuo do objeto.
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E) Rendimento Aplicao Financeira (Banco): valor correspondente ao montante percebido na aplicao financeira do recurso em fundo de aplicao financeira de curto prazo ou em caderneta de poupana (art.25. 1, I e II do Decreto Estadual n. 43.635/2003). F) Valor da Correo Conforme Legislao Vigente: valor calculado pelo analista da GRS/SES. G) Total: soma das Receitas. DESPESA H) Pagamentos com recursos da SES, recurso prprio e rendimentos: valor gasto pelo convenente para arcar com as despesas oriundas da execuo do Convnio ou Resoluo. I) Pagamentos contrapartida da Prefeitura/Entidade: valor gasto pelo convenente para arcar com as despesas oriundas da execuo do convnio, que esto expressamente previstos em Termo de Convnio e Plano de Trabalho ou Termo de Adeso. J) Valor devolvido: valor no utilizado ou utilizado incorretamente pelo convenente. K) Saldo: quando a Prestao de Contas for parcial e o convenente no utilizou o valor total da parcela. L) Total: soma das despesas. DEVOLUES M) Valor saldo do convnio (sem correo): valor no utilizado que consta na conta antes da correo conforme Legislao Vigente, quando houver. N) Correo conforme Legislao Vigente (SES): valor no aplicado, calculado pelo analista da GRS/SES. O) Valor do gasto indevido: valor gasto incorretamente, calculado pelo analista da GRS/SES. P) Valor total devolvido: soma do Valor saldo do convnio (sem correo) mais Correo conforme Legislao Vigente mais Valor do gasto indevido.
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Concluso do Analista. Assinatura, MASP/Matrcula do(a) Analista de Prestao de Contas responsvel, bem como assinatura, MASP do (a) Coordenador(a) de Gesto/ GPC Gerente. Deve-se datar os campos. Aceite do(a) Gerente da Gerncia Regional de Sade/ SPF Superintendente competente, posicionando-se de acordo com a anlise procedida pelo analista responsvel. Obs.: Campo para digitao de informaes complementares ou dados que no caibam nos seus respectivos campos. INSTRUO PARA PREENCHIMENTO DO DOCUMENTO DE ARRECADAO ESTADUAL DAE 1 O formulrio para emisso da DAE referente a convnios/resolues da Secretaria de Sade de Minas Gerais, s pode ser gerado no site: http://www.saude.mg.gov.br/formulario_dae; 2 A devoluo do saldo atravs da DAE devida apenas quando o recurso for Estadual, fonte 10 (Tesouro); 3 Para os recursos Federais (Fonte 24 e 37), referentes a Convnios e Portarias Federais, a devoluo dever ser feita para a mesma conta de onde o recurso foi repassado, de acordo com a ordem de pagamento, que consta no processo de pagamento encaminhado pela SES. A devoluo dever ser feita via depsito bancrio. 4 Quanto ao preenchimento da DAE, atentar para orientaes discriminadas no item 8.1. 10.8 Gerncia de Prestao de Contas Esgotadas todas as possibilidades de resoluo dos problemas encontrados na prestao de contas pela GRS e encaminhado o processo GPC/SPF, esta proceder a uma nova anlise da prestao de contas. Caso entenda ser necessrio, a GPC/SPF encaminhar novo ofcio entidade convenente cobrando as medidas necessrias para regularizao da prestao de contas. Havendo necessidade de parecer especfico, a GPC/SPF demandar questionamentos aos setores responsveis da SES-MG ou, at mesmo, a rgos externos, a fim de pacificar a questo.
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Aps as demandas necessrias, a GPC/SPF emitir a respectiva Nota Tcnica, concluindo pela aprovao ou no da prestao de contas, ou solicitando providncias por parte da GRS. No ltimo caso, a GRS dever oficiar ao convenente no sentido de obter as providncias solicitadas na Nota Tcnica e encaminhar a resposta GPC/SPF no prazo solicitado. Concluindo pela aprovao ou aprovao com ressalvas, a GPC/SPF encaminhar todo o processo, juntamente com a Nota Tcnica, GRS, que dever elaborar a nota de baixa com base na nota tcnica e arquivar o processo. Caso, porm, entenda pela no aprovao da prestao de contas, a GPC/SPF proceder da forma prevista no art. 30 do Decreto Estadual n. 43.635/2003, bloqueando a entidade convenente no SIAFI/MG e encaminhando o processo Auditoria Setorial para instaurao da Tomada de Contas Especial.
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11 TOmADA DE CONTAS ESPECIAl

Cabe instaurao de tomada de contas especial quando da ocorrncia de omisso no dever de prestar contas; falta de comprovao da aplicao de recursos repassados pelo Estado mediante convnio, acordo, ajuste ou instrumento congnere; ocorrncia de desfalque ou desvio de dinheiro, bens ou valores pblicos; prtica de qualquer ato ilegal, ilegtimo ou antieconmico de que resulte dano ao errio. A instaurao de tomada de contas especial a ltima alternativa encontrada pelo Concedente, aps tentativas de regularizao da prestao de contas e recomposio de dano ao errio junto aos Convenentes, de legalizao das contas e, conforme o caso, ressarcimento do dano. Da a excepcionalidade deste procedimento. A tomada de contas especial divide-se em dois procedimentos: a) Fase Interna, realizada pela ADMINISTRAO PBLICA concedente, com a investigao para apurar os fatos, identificar os responsveis, quantificar os danos e promover o ressarcimento. Procedimento de carter excepcional de controle destinado a verificar a regularidade na guarda e aplicao dos recursos pblicos; b) Fase Externa, realizada pelo TRIBUNAL DE CONTAS, formando-se verdadeiro processo, com a verificao do procedimento administrativo fase interna, observncia obrigatria dos princpios da ampla defesa e contraditrio, com oportunizao de defesa ao possvel responsvel, e julgamento, com imputao de responsabilidade, advertncia, multa ou devoluo ao errio e encaminhamento dos autos ao Ministrio Pblico, para promoo da ao penal cabvel. Quanto deciso do Tribunal de Contas, se imputar dbito ou multa, a tomada de contas especial ter fora de ttulo executivo, no tendo a mesma fora a deciso no mbito do controle interno do rgo. Isso porque o julgamento do Tribunal tem fora de definitividade quanto ao mrito do caso analisado, no podendo o Poder Judicirio intervir, seno quanto anlise da legalidade do procedimento de tomada de contas especial. 11.1 Papel da Comisso Permanente de Tomada de Contas Especial A tomada de contas especial um procedimento excepcional de natu-
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reza administrativa, destinada apurao dos fatos, identificao dos responsveis e quantificao do dano, mediante a utilizao dos recursos investigatrios, com o auxlio das Gerncias Regionais de Sade, como: depoimentos; testemunhos; provas documentais; percias (inclusive grafolgicas); diligncias; inspeo in loco; entre outros, com o fim de se buscar o ressarcimento ao errio. O trabalho da Comisso consiste, pois, na busca de informaes, documentos e elementos que possam subsidiar o julgamento das contas consideradas irregulares perante a Corte de Contas competente. Para tanto, no mbito da SES-MG, necessrio o trabalho conjunto com a Superintendncia de Planejamento e Finanas, a Auditoria Setorial e, especialmente, as Gerncias Regionais de Sade, as quais, nos termos do disposto no 5, art. 1 da Resoluo SES/MG n 1828, de 14 de abril de 2009, as GRSs devem atender ao seguinte: 5 As Gerncias Regionais de Sade devero atender, tempestivamente, s solicitaes da Comisso Permanente de Tomada de Contas Especial, quanto vistoria in loco e outras providncias necessrias junto ao rgo ou entidade, para a devida instruo do procedimento administrativo conforme normas regulamentares do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais. A complexidade das apuraes levadas a efeito pela Comisso Permanente de Tomada de Contas Especial vai, no entanto, alm do mencionado trabalho conjunto com os setores da Secretaria de Estado de Sade de Minas Gerais. Depende, tambm, de esforo na obteno de informaes e provas junto a outros rgos, interessados, testemunhas e possveis envolvidos. Alm disso, deve a Comisso atender s diligncias complementares determinadas pelo Tribunal de Contas do Estado, assim, como, o cumprimento dos prazos e normas legais pertinentes. Tudo isso visando apurao da autoria e consequente ressarcimento ao errio, sem desconsiderar a parte orientativa, atravs de recomendaes ao Titular da Pasta, seja no apontamento de possveis erros procedimentais, seja na preveno da ocorrncia de outros eventos danosos, como tambm sugesto de melhorias.
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Neste contexto, o papel da Comisso Permanente de Tomada de Contas da SES-MG desempenha relevante papel na soluo de eventos danosos e na verificao de possveis situaes prejudiciais e respectivas solues no sentido de evitar ou minimizar acontecimento de outros fatos lesivos ao patrimnio pblico. 11.2 Responsabilidade dos gestores recebedores do recurso Na maioria das vezes, a tomada de contas especial origina-se no de desvio ou malversao de recursos, mas de puro desconhecimento dos mais bsicos conhecimentos da legislao. comum o prefeito anterior deixar saldo de recursos na conta especfica, e o seu sucessor, sem saber, deixa de adotar as medidas necessrias para sua correta aplicao ou, ainda, os gasta em objeto distinto do acordado ou no faz a devoluo do saldo remanescente ao concedente, quando j finalizado o prazo do convnio. No obstante, e sendo o nus da prova da boa e regular aplicao dos recursos pblicos do Gestor, caso seja verificada alguma irregularidade na prestao de contas, a TCE indicar o responsvel pelo dano. A responsabilidade aqui no ser do ente, mas sim do gestor que deu causa irregularidade ou ao dano. A responsabilidade , pois, pessoal. 11.2.1 O que responsabilidade pessoal do gestor? Responsabilidade pessoal aquela em que recomposio ao errio dever do gestor, por meio de seu patrimnio pessoal (e no pelo patrimnio pblico). Portanto, no caso de dano ao errio, no o municpio que deve fazer o ressarcimento. Por isso, ele, e no o municpio, que ser inscrito na conta de diversos responsveis. seu nome que ser includo no SIAFI e, consequentemente, ele, e no o Ente, que dever efetuar o pagamento. Veja-se, abaixo, o trecho de acrdo do Tribunal de Contas da Unio sobre a imputao de responsabilidade ao agente causador do dano: TOMADA DE CONTAS ESPECIAL. CONVNIO. DESVIO DE FINALIDADE. CONTAS IRREGULARES.
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1. A ausncia de comprovao da correta aplicao dos recursos no objeto pactuado em convnio importa no julgamento pela irregularidade das contas e na condenao em dbito. 2. No h comprovao de que a verba repassada pelo governo federal tenha sido utilizada no objeto do convnio. 3. A responsabilizao das pessoas jurdicas de direito pblico somente pode ocorrer quando se constata que os recursos foram aplicados, embora com desvio de objeto, em benefcio da comunidade. 4. Cabe ao gestor o nus da prova no sentido de comprovar a boa e regular aplicao dos recursos pblicos colocados sob sua responsabilidade. 5. A prestao de contas vlida pressupe a demonstrao do nexo de causalidade entre os valores recebidos e as despesas efetuadas, alm da comprovao da pertinncia dessas com o objeto do convnio ou subveno. (Acrdo 3329/2006 Primeira Cmara. AC-3329-43/06-1. Processo 012.270/2004-1. Tomada de Contas Especial). Sobre a responsabilidade dos prefeitos sucessores, deve-se trazer o entendimento sumulado pelo TCU: Smula n. 230 do TCU: compete ao prefeito sucessor apresentar as contas referentes aos recursos federais recebidos e geridos por seu antecessor ou, na impossibilidade, adotar as providncias cabveis. A Lei de Responsabilidade Fiscal procura amparar os novos governantes para que o poder no seja repassado com dvidas incalculveis, obrigando ao atual gestor deixar saldo ou crditos recebveis, para o adimplemento, das dvidas constitudas por este, conforme determina o artigo 42, da Lei 101/2000: vedado ao titular de Poder ou rgo referido no art. 20, nos ltimos dois quadrimestres do seu mandato,
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contrair obrigao de despesa que no possa ser cumprida integralmente dentro dele, ou que tenha parcelas a serem pagas no exerccio seguinte sem que haja suficiente disponibilidade de caixa para este efeito. 11.3 Recomendaes para gestores convenentes As Recomendaes do Tribunal de Contas da Unio a todos os gestores de recursos pblicos so: 11.3.1 No incio de mandato

Certificar-se de que os objetos conveniados foram efetivamente realizados e incorporados ao patrimnio do convenente, e Informar ao concedente qualquer irregularidade observada na aplicao de recursos de convnio em andamento; Guardar toda a documentao sobre o convnio; Em no mximo 30 dias aps fim do convnio, devolver os saldos no utilizados; No realizar despesas com servidor ou funcionrio pblico; No promover pagamento de taxas de administrao, gerncia ou similar.
11.3.2 No final de mandato Preparar uma prestao de contas parcial ou mesmo final, se objeto j concludo; Guardar prova do envio; Organizar todos os documentos comprobatrios das despesas realizadas; Solicitar, na transio do governo, recibo da documentao entregue ao sucessor.
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12 PRINCIPAIS IRREGUlARIDADES
As principais irregularidades encontradas prestao de contas de convnios so: Intempestividade na apresentao da prestao de contas; Ausncia de conta especfica para o convnio; No aplicao financeira dos recursos; Descumprimento da contrapartida acordada a contrapartida deve ser depositada na conta especfica; Ausncia de processo licitatrio; Processo licitatrio incompleto; Irregularidades na licitao; Fracionamento de despesas (para utilizar outra modalidade de licitao); Ausncia de notas de empenho para as despesas (casos de prefeitura, no se aplica a entidades); Realizao de despesas sem PRVIO empenho (casos de prefeitura, no se aplica a entidades) o empenho tem que ser feito anteriormente nota fiscal; Ausncia de cpias dos cheques que comprovem o pagamento das notas fiscais; Pagamento de despesas em espcie (em dinheiro, vedado! Caso de devoluo);
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Ausncia de alguma nota fiscal; As notas fiscais devem possuir os seguintes carimbos: 1. Recebemos; 2. Referncia ao convnio e projeto; 3. Certificamos que o material/servio foi recebido/prestado (com assinatura legvel); 4. Referncia bancria Nmero do cheque, conta, banco e assinatura do tesoureiro/contador; 5. Ordem de pagamento (PAGUE-SE, assinado pelo ordenador de despesa) para convnios a partir de 2003, com assinatura legvel As despesas no esto em documentos originais ou autenticados; Notas fiscais com data posterior ou anterior vigncia do convnio; Presena de rasuras na nota fiscal; Ausncia de termo de aceitao definitiva da obra, assinado por um engenheiro; Ausncia de extrato bancrio (devem ser apresentados extratos desde o depsito do recurso, at o ltimo cheque ou devoluo de recursos remanescentes); No devoluo dos recursos no utilizados; Pagamento de taxas bancrias; As despesas desviaram do objeto do convnio; Ausncia de fotos de obras e equipamentos e nmero de patrimnio dos equipamentos adquiridos.
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13 DVIDAS FREQUENTES SOBRE PRESTAO DE CONTAS DE CONVNIOS

1 permitida a transferncia dos recursos recebidos para uma conta comum do convenente? No. O recurso recebido deve permanecer em conta bancria especfica e identificvel com o objeto, vinculada, aberta exclusivamente para esse fim, em nome do convenente ou beneficirio, visando possibilitar um nexo entre os pagamentos realizados e os cheques emitidos. 2 Podem ser realizados pagamentos em espcie (dinheiro)? No. Somente so permitidos saques para o pagamento de despesas previstas no Plano de Trabalho mediante ordem de pagamento ou cheque nominativo ao credor, assinado em conjunto por dois dirigentes do convenente ou para aplicao no mercado financeiro. 3 O recurso recebido pode ser aplicado? O rendimento auferido pode ser utilizado? O convenente dever, obrigatoriamente, aplicar os recursos recebidos em poupana para aplicaes superiores a 01 (um) ms de acordo com o art. 25 1, l e II do Decreto Estadual n. 43.635/2003. O rendimento auferido atravs da aplicao financeira poder ser utilizado pelo convenente, exclusivamente, em conformidade com o objeto e Plano de Trabalho. 4 O rendimento proveniente da aplicao financeira do recurso considerado contrapartida? No. Os recursos provenientes da aplicao financeira no so considerados como contrapartida porque h vedao legal expressa presente no Decreto Estadual n. 43.635/2003, art. 25, 3. 5 O que fazer com o saldo remanescente do recurso recebido e da aplicao financeira? Os saldos remanescentes devem ser restitudos aos cofres da Secretaria de Estado de Sade de Minas Gerais, atravs da emisso e do respectivo pagamento do Documento de Arrecadao Estadual disponvel no site: www.saude.mg.gov.br, cone Servios para os Profissionais de Sade.
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6 O convenente pode incluir recursos prprios na execuo do convnio? O convenente pode, caso disponha de recursos para tal, implementar o numerrio recebido atravs da celebrao de convnios, ainda que tais valores no estejam previstos no Termo de Convnio, visando maximizar os resultados obtidos no decurso da execuo do instrumento. Entretanto, no h a realizao de reembolso desse valor pela Secretaria de Estado de Sade de Minas Gerais, tendo em vista que tal montante classificado como o investimento de recursos prprios pelo convenente. 7 Quando e onde devem ser entregues as prestaes de contas? As prestaes de contas devem ser entregues Gerncia Regional de Sade qual pertence o municpio ou entidade, at 60 (sessenta) dias aps o trmino da vigncia do Convnio ou da Resoluo. 8 Quando o recurso for repassado em mais de duas parcelas obrigatrio apresentar prestao de contas parcial? Sim. Conforme dispe o art. 31, Decreto Estadual n. 43.6357/2003, nos casos em que o Convnio previr mais de uma liberao financeira, o convenente apresentar ao concedente, na periodicidade ajustada no instrumento, a prestao de contas parcial, composta dos seguintes documentos: ofcio de encaminhamento; conciliao bancria, acompanhada dos extratos de conta especfica desde o recebimento da 1 parcela at o ltimo extrato; demonstrativo de execuo de receita e despesa, evidenciando os recursos recebidos em transferncia, a contrapartida, os rendimentos de aplicao dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso, e os saldos; cpia de cheque emitido para pagamento ou comprovante de pagamento; relao de pagamentos; demonstrativo de mo de obra prpria utilizada na execuo do objeto do convnio; demonstrativo de equipamentos utilizados na execuo direta do objeto do convnio; relatrio de execuo fsico-financeiro; boletim de medio, nos casos de obras e servios de engenharia; ordem de servios; relatrio fotogrfico; cpia autenticada em cartrio do despacho adjudicatrio e de homologao das licitaes realizadas ou do ato formal de dispensa ou inexigibilidade, acompanhado da prova de sua publicidade, com o respectivo embasamento legal.
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Vale ressaltar que nos casos em que o recuso repassado em at duas parcelas, a apresentao da prestao de contas ser no final da vigncia do instrumento. 9 Podem ser apresentadas na prestao de contas cpias das notas fiscais e dos demais documentos comprobatrios de despesa? A respeito da prestao de contas de Convnio, sobre as notas fiscais, o Decreto n. 43.635, de 20 de Outubro de 2003, determina em seu Artigo 27 que: Art. 27. As despesas sero comprovadas mediante encaminhamento, ao concedente, de documentos originais fiscais ou equivalentes, em primeira via, devendo as faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatrios serem emitidos em nome do convenente, devidamente identificados com referncia ao nome do convenente e nmero do convnio. Sendo assim, a instituio dever enviar as Notas Fiscais originais ou cpias devidamente autenticadas. Portanto somente a apresentao de cpias sem autenticao no atendem ao preceito legal acima. 10 Onde so encontrados os anexos de prestao de contas? Os anexos a serem preenchidos para a confeco e apresentao da prestao de contas esto disponveis no site: www.saude.mg.gov.br cone: Servios/ Convnios. 11 permitido o pagamento de despesas realizadas anteriormente liberao do recurso? No. Ainda que em conformidade com o objeto do Convnio, vedada a realizao de despesas em data anterior liberao dos recursos financeiros e posterior ao trmino do prazo de execuo do Convnio, bem como atribuio de vigncia ou de efeitos financeiros retroativos. Nos casos em que forem constatadas tais irregularidades, o valor correspondente dever ser restitudo aos cofres da Secretaria de Estado de Sade de Minas Gerais, devidamente corrigido. 12 Quais documentos comprobatrios de despesas devem ser apresentados quando o fornecedor for pessoa fsica ou micro-empresa? Quando o fornecedor for pessoa fsica ou microempresa e no possuir nota fiscal, deve-se solicitar Nota Fiscal Avulsa Administrao Fazend-
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ria, muitas vezes dentro da prpria Prefeitura Municipal, mesmo quando se tratar de aquisies como areia, cascalho, tijolo, brita, grama, esterco, etc. No caso de RPA, quando o objeto do Convnio assim o permitir, os descontos previdencirios e IRRF devem estar evidenciados e quitados. 13 possvel realizar despesas no previstas no Plano de Trabalho nos casos em que for evidenciada situao emergencial? No. vedada a utilizao dos recursos em finalidade diversa da estabelecida no respectivo instrumento, ainda que em carter de emergncia. Caso seja evidenciada tal inconformidade, o valor correspondente dever ser restitudo aos cofres da Secretaria de Estado de Sade de Minas Gerais. 14- Onde posso esclarecer dvidas e encontrar informaes referentes a execuo e prestao de contas de Convnios? Cada municpio pertence jurisdio de uma Gerncia Regional de Sade, que responsvel pelo apoio e pelo esclarecimento de eventuais dvidas que venham a surgir no decurso da execuo do Convnio, tanto no mbito financeiro quanto no documental. Portanto, o contato deve ser feito diretamente entre o municpio e a Gerncia Regional de Sade a que ele pertena. 15 Quando h o bloqueio no SIAFI? O bloqueio pode ser ocasionado por duas hipteses: omisso no dever de prestar contas ou apurao de irregularidades/inconformidades presentes na prestao de contas apresentada pelo municpio. O bloqueio impossibilita que o municpio/entidade celebre com a Secretaria de Estado de Sade de Minas Gerais e qualquer rgo do Estado novos convnios, o que, consequentemente inviabiliza o repasse financeiro e reduz as aes de melhoria realizadas no municpio no mbito da sade e qualquer outra rea. Portanto, permanecer adimplente com seu dever de prestar contas, alm de ser uma obrigao prevista em lei, beneficia o municpio. 16 Qual dispositivo legal deve ser observado para a realizao de compras de material, contratao de obras e servios? O municpio deve, obrigatoriamente, realizar os procedimentos licitatrios e contratos previstos na Lei n. 8.666/1993 para efetuar compras de material, contratao de obras e servios, alm de alienaes. indispensvel observar os casos de dispensa, inexigibilidade e demais procedimentos institudos pela Lei n. 8.6667/1993.
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17- Como deve ser organizada a prestao de contas? A prestao de contas deve estar devidamente numerada, sendo indispensvel a identificao do nmero de Convnio e o nome do convenente em capa, a ser introduzida em todos os volumes (caso haja mais de um) correspondentes prestao de contas. Salienta-se que as pastas devem estar devidamente numeradas, e os documentos, organizados em ordem cronolgica. Uma documentao organizada, em ordem cronolgica, bem como a apresentao de todos os documentos exigidos pelo Decreto Estadual n. 43.635/2003, garantem ao municpio maior controle sobre os instrumentos celebrados, evitando, assim, futuras sanes administrativas, o bloqueio no SIAFI e, em ltima instncia, a instaurao de Tomada de Contas Especial.
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14 DVIDAS FREQUENTES SOBRE TOmADA DE CONTAS ESPECIAl

1) O que tomada de contas especial (TCE)? A tomada de contas especial um procedimento administrativo que tem por objetivo apurar a responsabilidade por omisso no dever de prestar contas ou por dano causado ao errio. 2) sempre cabvel a instaurao de TCE? No. Por ser um procedimento excepcional de natureza administrativa, cabvel aps tentativas, sem sucesso, de regularizao da prestao de contas e recomposio de dano ao errio junto aos Convenentes (quem recebe o dinheiro). 3) Quais os motivos para a instaurao de TCE? Os motivos podem ser: I Omisso no dever de prestar contas; II Falta de comprovao da aplicao de recursos repassados pelo Estado; III Ocorrncia de desfalque ou desvio de dinheiro, bens ou valores pblicos; IV prtica de qualquer ato ilegal, ilegtimo ou antieconmico de que resulte dano ao errio 4) Quem pode determinar a instaurao de TCE? A autoridade administrativa competente do rgo ou entidade da administrao direta ou indireta, estadual ou municipal, sob pena de responsabilidade solidria, ao tomar conhecimento de quaisquer dos fatos relacionados no item anterior, dever imediatamente adotar providncias para a instaurao da tomada de contas especial, para apurao dos fatos, identificao dos responsveis e quantificao do dano, comunicando o fato ao Tribunal de Contas. 5) Em desfavor de quem pode ser instaurada uma TCE? A tomada de contas especial o procedimento adequado para o dano causado por:
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- agente da Administrao Pblica; - particular em coautoria com servidor; - particular com dever de prestar contas. 6) H forma de evitar a instaurao de TCE? Sim, quando h regularizao da prestao de contas ou ressarcimento do dano. 7) Aps instaurada a TCE, e, se, internamente for regularizada a situao, ela no mais ser encaminhada ao Tribunal de Contas do Estado, ou seja, ocorrer o seu arquivamento? No. Tendo sido instaurada a TCE, ela, independentemente do resultado de suas apuraes, ser remetida ao Tribunal de Contas do Estado. Por isso, aconselhvel evitar a sua instaurao. 8) Pode ser feito o ressarcimento do dano aps instaurao de TCE? Sim. O Tribunal de Contas permite. Mas, mesmo com o pagamento, o procedimento de TCE deve ser encaminhado ao Tribunal de Contas do Estado. 9) Quais as consequncias da instaurao? Uma vez instaurada a TCE, iniciar uma fase de apurao, investigao dos fatos, para posterior encaminhamento dos autos ao Tribunal de Contas, que julgar o fato, podendo aplicar as seguintes sanes: Imputao de responsabilidade; Advertncia; Multa; Devoluo ao errio; Encaminhamento dos autos ao Ministrio Pblico, para promoo da ao penal cabvel. 10) No caso de dano ao errio, o municpio que deve fazer o ressarcimento? No. A responsabilidade por dano ao errio do gestor. responsabilidade pessoal deste; por isso, ele, e no o Municpio, que deve fazer o pagamento.
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11) O que responsabilidade pessoal do gestor? Responsabilidade pessoal aquela em que recomposio ao errio dever do gestor, por meio de seu patrimnio pessoal (e no pelo patrimnio pblico). 12) Na fase de Tomada de Contas, o rgo concedente, ou seja, aquele que repassou o dinheiro que deve demonstrar a no aplicao dano ao errio? No. O Convenente que deve provar se aplicou devidamente o recurso. O nus de provar seu, antes e depois da instaurao da tomada de contas especial.
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15 REFERNCIAS
AGUIAR, Ubiratan; MARTINS, Ana Cludia M. de Lima; MARTINS, Paulo R. Wiechers; SILVA, Pedro Tadeu. Convnios e Tomadas de Contas Especiais. Belo Horizonte: 2005, Editora Frum. 2 edio, p. 19. AGUIAR, Ubiratan et al. Convnios e Tomadas de Contas Especiais: manual prtico. Belo Horizonte: Frum, 2007. ALMEIDA, Guilherme Henrique de La Rocque. Controle das Transferncias financeiras da Unio. Belo Horizonte: Frum, 2008. BRASIL. Constituio (1988). Constituio da Repblica Federativa do Brasil. Braslia: Senado, 1988. BRASLIA. Ministrio da Sade. Secretaria-Executiva. Manual de orientao, normas e rotinas de acompanhamento da execuo fsico-financeira de convnios e contratos. Braslia: MS, 2003. BRASLIA. Ministrio da Sade. Secretaria-Executiva. Normas de cooperao tcnica e financeira de programas e projetos mediante a celebrao de convnios e instrumentos congneres. Braslia: MS, 2005. BRASILIA. Tribunal de Contas da Unio. Secretaria de Auditoria e Inspees. Convnios: principais informaes para municpios. Braslia: TCU, SAUDI, 1997. BUENO, Francisco da Silveira. Minidicionrio da lngua portuguesa. So Paulo: LISA, 1996. DI PIETRO, Maria Sylvia Zanella. Direito administrativo. 16 ed., So Paulo: Atlas, 2003. FERNANDES, Jorge Ulisses Jacoby. Tomada de contas especial: processo e procedimento nos tribunais de contas e na administrao pblica. 3 ed., ver., atual. e ampl. Belo Horizonte: Frum, 2005. JUND, Srgio. AFO, administrao financeira e oramentria: teoria e 700 questes. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006. MANUAL DO CADASTRO GERAL DE CONVENENTES DO ESTADO DE MINAS GERAIS. Auditoria Geral do Estado de Minas Gerais, Belo Horizonte, 2007. MANUAL DE ORIENTAES PARA APLICAO DE RECURSOS E PRESTAO DE CONTAS DE CONVNIOS. Auditoria Geral do Estado de Minas Gerais, Belo Horizonte, 2007.
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MANUAL DE SINDICNCIA E PROCESSO ADMINISTRATIVO DISCIPLINAR. Auditoria Geral do Estado de Minas Gerais, Belo Horizonte, junho 2004. MATERIAL 2 ENCONTRO ESTADUAL DE SADE MARO DE 2009. MINAS GERAIS. Secretaria de Estado de Sade. Manual de instrues para prestao de contas e utilizao de recursos financeiros concedidos pela SES/SUS-MG atravs da celebrao de convnios: orientaes tcnicas. Belo Horizonte: SES-MG. 2000. SOUZA JNIOR, Paulo Roberto de. Curso de Direito Administrativo. Rio de Janeiro: Freitas Bastos, 2003. TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO. Convnios. Disponvel em: <http://www.portal2. tcu.gov.br/portal/page/portal/.../08_convenios_0.ppt>. Acesso em: 03/03/2009.
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16 ANExOS
16.1 Fluxograma
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16.2 Decreto Estadual n. 43.635/2003 DECRETO N. 43.635, DE 20 DE OUTUBRO DE 2003. Dispe sobre a celebrao e prestao de contas de convnios de natureza financeira que tenham por objeto a execuo de projetos ou a realizao de eventos. O GOVERNADOR DO ESTADO DE MINAS GERAIS, no uso de atribuio que lhe confere o inciso VII do art. 90, da Constituio do Estado, e tendo em vista o disposto na Lei Federal n 4.320, de 17 de maro de 1964 e na Lei Federal n 8.666, de 21 de junho de 1993, DECRETA: CAPTULO I DAS DISPOSIES GERAIS Art. 1 A transferncia de recursos por rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual, para rgos e entidades de qualquer nvel de governo ou para instituies privadas, objetivando a realizao de programas de trabalho ou de outros eventos com durao certa, ser efetivada mediante a celebrao de convnio, nos termos deste Decreto, observada a legislao em vigor. Pargrafo nico. A transferncia de recursos mediante convnio somente se efetivar para convenentes que disponham de condies para consecuo do seu objeto e tenham atribuies regimentais ou estatutrias relacionadas com o objeto do convnio e que no estejam inscritos como inadimplentes junto aos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual. Art. 1-A. Quando o valor da transferncia for igual ou inferior ao previsto na alnea a do inciso II do art. 23 da Lei Federal n 8.666, de 21 de junho de 1993, corrigido na forma do art. 120, do mesmo diploma legal, a formalizao poder realizar-se mediante termo simplificado de convnio, na forma regulamentada pela Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto em conjunto com a Auditoria-Geral do Estado. (Artigo 1-A acrescentado pelo Decreto n 44.631, de 5 de outubro de 2007.)
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1 A formalizao do termo de convnio poder, tambm, ser substituda pelo termo simplificado de que trata o caput, qualquer que seja o seu valor, nas seguintes condies: I quando o convenente for rgo ou entidade da administrao pblica federal, estadual, municipal ou do Distrito Federal; e II quando se tratar do custeio ou financiamento de programas suplementares definidos no inciso VII do art. 208, da Constituio Federal, executados por rgo pblico, ou por entidade da administrao estadual ou municipal. 2 nulo e de nenhum efeito, o convnio verbal com o Estado ou com entidade da administrao pblica estadual. CAPTULO II DOS REQUISITOS PARA CELEBRAO Art. 2 So requisitos obrigatrios para a celebrao de convnio de que trata este Decreto: I (Revogado pelo Decreto n 44.974, de 5 de dezembro de 2008.) II preenchimento de proposta do interessado ao titular do rgo ou entidade responsvel pelo programa, projeto, servio ou benefcio, mediante a apresentao do Plano de Trabalho (Anexo I). Art. 3 Na especificao do Plano de Trabalho de que trata o inciso II do art. 2, dever constar: I as razes que justifiquem a celebrao do convnio e a descrio completa do objeto a ser executado; II as metas qualitativas e quantitativas a serem atingidas e os respectivos prazos de execuo do objeto, com previso de incio e fim, bem como a previso expressa dos critrios objetivos de avaliao de desempenho a serem utilizados, mediante indicadores de desempenho de qualidade, de produtividade e resultado social; III o cronograma e o plano de aplicao dos recursos a serem desembolsados pelo concedente e a contrapartida financeira do proponente, se for o caso, para cada projeto ou evento;
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IV a estipulao dos limites e critrios para despesas com remunerao e vantagens de qualquer natureza a serem percebidas pelos executores do convnio no exerccio de suas funes, excetuado o disposto no inciso II do art. 15; V a especificao completa do bem a ser produzido ou adquirido e, no caso de obras, instalao ou servios, o projeto bsico, entendido como tal o conjunto de elementos necessrios e suficientes para caracterizar, com nvel de preciso adequado, sua viabilidade tcnica, o custo, fases ou etapas, prazos de execuo, devendo conter os elementos que dispe o inciso IX do art. 6 da Lei Federal n 8.666, de 21 de junho de 1993; VI a contrapartida poder ser atendida atravs de recursos financeiros, de bens ou de servios, desde que relacionados com o objeto do convnio constante do Plano de Trabalho e economicamente mensurveis durante a execuo e na prestao de contas e estabelecida de modo compatvel com a capacidade financeira da parte convenente, tendo por limites os percentuais estabelecidos na Lei de Diretrizes Oramentrias e em legislao especfica, observado o disposto no art. 35. 1 No caso de convnio com valor igual ou inferior ao previsto na alnea a do inciso II do caput do art. 23 da Lei Federal n 8.666, de 21 de junho de 1993, poder integrar o Plano de Trabalho, de que tratam o caput e o inciso V deste artigo, o projeto bsico simplificado contendo especificaes mnimas, desde que essa simplificao no comprometa o acompanhamento e controle da execuo da obra ou instalao. ( 1 acrescentado pelo Decreto n 44.293, de 10 de maio de 2006.) 2 Admitir-se-, ainda, para a celebrao do convnio, que o projeto bsico se faa sob a forma de pr-projeto, desde que do termo de convnio conste clusula especfica suspensiva que condicione a liberao das parcelas de recursos ao atendimento prvio da apresentao do projeto bsico na forma prevista no inciso V e 1 deste artigo, conforme o caso. ( 2 acrescentado pelo Decreto n 44.293, de 10 de maio de 2006.) 3 A situao de regularidade do convenente, para os efeitos deste Decreto, poder ser comprovada mediante consulta a cadastro especfico, que vier a ser institudo pela Administrao Pblica Estadual, para esse fim.( 3 acrescentado pelo Decreto n 44.293, de 10 de maio de 2006.)
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Art. 4 O convnio que tiver por objeto a execuo de obras e benfeitorias dever ser acompanhado de certido de registro de imvel, do cartrio competente, que comprove a sua propriedade. Pargrafo nico. No caso de comodato, de cesso ou de permisso de uso, dever o proprietrio estar de acordo com a obra e a manuteno desta cesso, por perodo no inferior a dez anos, contados da data de assinatura do convnio. Art. 5 Fica exigida a comprovao de que os recursos referentes contrapartida para complementar a execuo do objeto, quando previstos, esto devidamente assegurados. Art. 6 Os beneficirios das transferncias referidas no art. 1, quando integrantes da Administrao Pblica Estadual ou Municipal, devero inclu-las em seus oramentos, atravs de crditos adicionais ou previso, na poca da elaborao da proposta oramentria, onde o valor transferido ser classificado como receita oramentria e o respectivo gasto, como despesa oramentria, sendo vedada a incluso de transao extra-oramentria. Art. 7 A celebrao de convnio, visando transferncia de recursos para a realizao de servios ou execuo de obras a serem custeadas integral ou parcialmente com recursos externos, depender de prvia contratao de operao de crdito. Art. 8 O interessado somente poder figurar como convenente se atender a todas as exigncias deste Decreto e aos requisitos previstos na Lei de Diretrizes Oramentrias vigente e na Lei Complementar Federal n 101, de 2000, e, especialmente, quanto ao cumprimento das disposies constitucionais, ressalvados os casos de calamidade pblica oficialmente declarados e reconhecidos por rgo especfico estadual. Art. 9 A celebrao de convnios para a concesso de subveno social e auxlio para despesa de capital restrita a entidades sem fins lucrativos. Art. 10. vedada a destinao de recursos de qualquer espcie: I para sindicatos de servidores pblicos, associaes ou clubes de servidores pblicos, excetuadas as destinaes de recursos que tenham sido objeto de autorizao legal; II para municpio, rgo ou entidade de direito pblico ou privado, que
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esteja em mora, inadimplente com outro convnio ou que no esteja em situao de regularidade para com o Estado ou com entidades da Administrao Pblica Estadual Indireta; salvo aquelas relativas a aes de educao, sade e assistncia social, conforme pargrafo 3 do art. 25 da Lei Complementar Federal n 101, de 2000; ou III para Poderes, rgos e municpios que descumprirem os limites previstos na Lei Complementar Federal n 101, de 2000. 1 Para os efeitos do inciso II deste artigo considera-se inadimplente, devendo a Superintendncia de Planejamento, Gesto e Finanas ou unidade administrativa equivalente do concedente proceder a inscrio no Sistema Integrado de Administrao Financeira SIAFI/MG, o convenente que: I no apresentar a prestao de contas, parcial ou final, dos recursos recebidos, nos prazos estipulados neste Decreto; II no tiver sua prestao de contas aprovada pelo concedente; ou III estiver em dbito junto a rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual, pertinente a obrigaes fiscais ou a contribuies legais. 2 Nas hipteses previstas nos incisos I e II do 1, caso o administrador no seja o responsvel pelas irregularidades apontadas, e uma vez comprovada a instaurao de Tomada de Contas Especial, com ao judicial de cobrana do dbito, comunicao ao Tribunal de Contas e inscrio do responsvel em conta de ativo Diversos Responsveis, poder ser liberada para receber novas transferncias, mediante suspenso da inadimplncia por ato expresso do ordenador de despesa do rgo concedente. 3 A suspenso da inadimplncia fica condicionada, ainda, ao cumprimento do disposto no art. 31. 4 O rgo ou entidade dever comprovar, semestralmente, ao concedente o prosseguimento das aes adotadas, sob pena do retorno condio de inadimplncia. Art. 11. A situao de regularidade do convenente, para os efeitos deste Decreto, ser comprovada mediante Certido de Regularidade do Sistema Informatizado de Administrao Financeira SIAFI-MG, emitida at cinco dias antes da data de assinatura do convnio, expedida
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pela Superintendncia de Planejamento, Gesto e Finanas ou unidade administrativa equivalente do concedente, complementada com os seguintes documentos, de acordo com o convenente: I municpios: a) Certido emitida pelo Tribunal de Contas do Estado comprovando o cumprimento dos limites constitucionais e daqueles previstos na Lei Orgnica do Municpio, no tocante educao e sade; b) Declarao do Prefeito sobre a instituio e arrecadao dos tributos de sua competncia, previstos na Constituio da Repblica; c) Declarao do Prefeito, indicando as dotaes oramentrias por onde correro as contrapartidas, quando for o caso; d) Declarao que se acha em dia quanto ao pagamento de tributos, emprstimos e financiamentos devidos ao ente transferidor, bem como quanto prestao de contas de recursos anteriormente dele recebidos; e) Declarao quanto observncia dos limites das dvidas consolidada e mobiliria, de operaes de crdito, inclusive por antecipao de receita, de inscrio em Restos a Pagar, quando couber; f) cpia referente ao termo de posse do Prefeito atual, da carteira de identidade e do comprovante de inscrio no Cadastro de Pessoas Fsicas CPF; g) comprovantes de recolhimento de dbito referentes aos trs meses anteriores data de assinatura do convnio ou Certido Negativa de Dbito CND atualizada, junto ao Instituto Nacional de Seguro Social INSS, e, em caso negociao de dvida, a regularidade do pagamento de parcelas mensais de dbitos negociados; (Alnea g com redao determinada pelo Decreto n 44.173, de 19 de dezembro de 2005.) h) Certido de regularidade perante o Fundo de Garantia de Tempo de Servio FGTS; i) comprovante de abertura de conta bancria especfica em instituio financeira oficial e, na inexistncia, em outra agncia bancria local; j) cpia do carto de inscrio no Cadastro Nacional de Pessoas Jurdi-
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cas CNPJ, atual ou revalidado; l) comprovao do poder de representao do signatrio; e m) Certido emitida pelo Tribunal de Contas do Estado, atestando o cumprimento dos limites e exigncias da Lei Complementar Federal n 101, de 2000. II entidades de Assistncia Social: a) Atestado de Cadastramento de Entidade de Ao Social junto Secretaria de Estado de Desenvolvimento Social e Esportes, dentro do prazo de validade; b) Certido Negativa de dbito junto ao Instituto Nacional do Seguro Social INSS; e c) Certido de regularidade perante o Fundo de Garantia de Tempo de Servio FGTS. III entidades esportivas, de carter amador e sem fins lucrativos: a) Atestado de cadastramento de entidade com objetivo de prtica de esporte amador junto Secretaria de Estado de Desenvolvimento Social e Esportes, dentro do prazo de validade; b) Certido Negativa de dbito junto ao Instituto Nacional do Seguro Social INSS; e c) Certido de regularidade perante o Fundo de Garantia de Tempo de Servio FGTS. IV outras entidades previstas em Lei de Diretrizes Oramentrias LDO: a) cpia do estatuto contendo, obrigatoriamente: 1. registro no Cartrio Cvel de Pessoas Jurdicas; 2. finalidade social, clara e definida, ligada s atividades prprias do concedente; 3. dispositivo expresso de que a entidade no possui fins lucrativos e no distribui lucros e dividendos, nem concede remunerao ou parcela do seu patrimnio, vantagens ou benefcios sob nenhuma forma ou pretexto a dirigentes, conselheiros, associados, instituidores ou mantenedores; 4. dispositivo de que, em caso de encerramento das atividades, seu
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patrimnio se destine entidade congnere, legalmente constituda e portadora do ttulo de utilidade pblica estadual, atualizado; 5. perodo de mandato da diretoria; b) declarao assinada pela maioria absoluta dos membros do Conselho Deliberativo, da Diretoria e do Conselho Fiscal, concordando com a assinatura do convnio; c) cpia das seguintes atas registradas em Cartrio Civil de Pessoas Jurdicas: 1. da fundao; 2. de eleio do Conselho Deliberativo, da Diretoria e Conselho Fiscal, conforme o estatuto, contendo nome dos membros, vigncia do mandato e assinatura dos participantes; e 3. da reunio de aprovao do estatuto; d) atestado de funcionamento expedido pelo Ministrio Pblico, Promotor de Justia, Juiz de Direito, Juiz de Paz, Prefeito, Presidente da Cmara Municipal ou seus substitutos legais da comarca em que a entidade for sediada, inclusive, com a declarao de funcionamento nos termos da legislao vigente; e) cpia da lei de utilidade pblica federal, estadual ou municipal; (Alnea e com redao determinada pelo Decreto n 44.083, de 10 de agosto de 2005.) f) Certido Negativa de dbito junto ao Instituto Nacional do Seguro Social INSS; g) certido de regularidade perante o Fundo de Garantia de Tempo de Servio FGTS; h) cpia do carto de inscrio no Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas CNPJ, atual ou revalidado; e i) cpia da carteira de identidade e comprovante de inscrio no Cadastro de Pessoas Fsicas CPF, do dirigente mximo ou representante legal. V rgos, entidades e empresas pblicas e sociedades de economia mista: (Inciso V acrescentado pelo Decreto n 44.631, de 5 de outubro de 2007.)
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a) cpia autenticada do ato de designao do dirigente do rgo ou entidade, com a indicao da data de publicao no rgo Oficial dos Poderes do Estado; b) cpia autenticada da carteira de identidade e do documento comprobatrio de inscrio no Cadastro de Pessoas Fsicas CPF, do dirigente; c) cpia do carto de inscrio no Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica CNPJ; d) certido negativa de dbitos CND junto ao Instituto Nacional do Seguro Social INSS, ou prova de inexistncia de dbito referente aos trs meses anteriores, ou, se for o caso, prova de regularidade quanto ao pagamento das parcelas mensais relativas aos dbitos renegociados; f) certido de regularidade com o Fundo de Garantia de Tempo de Servio FGTS; e g) lei ou decreto de criao. VI outras entidades no governamentais: (Inciso VI acrescentado pelo Decreto n 44.631, de 5 de outubro de 2007.) a) cpia do contrato social ou do estatuto, com suas alteraes, conforme o caso, contendo, obrigatoriamente: 1. inscrio no Registro Cvel de Pessoas Jurdicas; 2. finalidade social, clara e definida, ligada s atividades prprias do concedente; e 3. perodo de mandato da diretoria; b) cpia das seguintes atas registradas no Registro Civil de Pessoas Jurdicas: 1. da fundao; 2. de eleio do Conselho Deliberativo, da Diretoria e do Conselho Fiscal, conforme o estatuto, contendo nome dos membros, vigncia do mandato e assinatura dos participantes; e 3. da reunio de aprovao do estatuto; c) atestado ou alvar de funcionamento;
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d) certido negativa de dbitos CND atualizada junto ao Instituto Nacional do Seguro Social INSS, ou prova de inexistncia de dbito referente aos trs meses anteriores, ou, se for o caso, prova de regularidade quanto ao pagamento das parcelas mensais relativas aos dbitos renegociados; e) prova de regularidade com o Fundo de Garantia por Tempo de Servio CRF-FGTS; f) prova de inscrio no cadastro nacional de pessoa jurdica CNPJ; g) cpia autenticada da carteira de identidade e do documento comprobatrio de inscrio no Cadastro de Pessoas Fsicas CPF, do dirigente mximo ou representante legal; e h) certificado de qualificao como organizao da sociedade civil de interesse pblico OSCIP, quando for o caso. Pargrafo nico. Os rgos ou entidades estaduais transferidores de recursos devem verificar a situao de adimplncia de que trata o art. 11 em relao ao ente beneficirio da transferncia de recursos, bem como de seu respectivo rgo ou entidade com quem o convnio foi diretamente formalizado. CAPTULO III DA FORMALIZAO Art. 12. O termo de convnio a ser assinado dever conter: I no prembulo a numerao seqencial no exerccio; o nome e o CNPJ dos rgos ou entidades que estejam firmando o instrumento; o nome, endereo, nmero e rgo expedidor da carteira de identidade e o CPF dos respectivos titulares dos rgos concedente e convenente, ou daqueles que estiverem atuando por delegao de competncia, indicando-se, ainda, os dispositivos legais de credenciamento, a sujeio do convnio e sua execuo s normas das leis em vigor e a este Decreto; II o objeto, a finalidade e seus elementos caractersticos, com a descrio detalhada, objetiva, clara e precisa, do que se pretende realizar ou obter, em consonncia com o plano de trabalho, que integrar o
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convnio, independentemente de transcrio; III a obrigao de cada um dos partcipes, inclusive a contrapartida, se prevista; IV a vigncia na qual dever estar compreendido o prazo previsto para a execuo do objeto em funo das metas estabelecidas no plano de trabalho e a prestao de contas final, que ocorrer at sessenta dias aps o trmino do prazo da execuo; (Inciso IV com redao determinada pelo Decreto 44.293, de 10 de maio de 2006.) V a obrigao do concedente de prorrogar de ofcio a vigncia do convnio, mediante justificativa formalizada aprovada pela autoridade mxima do rgo ou entidade, quando houver atraso na liberao de recursos ou na execuo, limitada a prorrogao ao exato perodo do atraso verificado, ou mediante justificativa formalizada aprovada pelo autoridade mxima do concedente; (Inciso V com redao determinada pelo Decreto n 44.631, de 5 de outubro de 2007.) VI a prerrogativa exercida pelo rgo ou entidade concedente de conservar a autoridade normativa e exercer controle e fiscalizao sobre a execuo, bem como de assumir ou transferir a responsabilidade pelo mesmo, no caso de paralisao ou de fato relevante que venha a ocorrer, de modo a evitar a descontinuidade do servio; VII a classificao funcional-programtica e econmica da despesa, com seus respectivos valores; VIII a liberao de recursos, obedecendo ao cronograma de desembolso constante do plano de trabalho; IX a obrigatoriedade do convenente, que se estende ao interveniente, quando for o caso, de apresentar relatrios fsico-financeiros e prestao de contas parcial ou final dos recursos recebidos, na forma e nos prazos previstos neste Decreto e em cada instrumento a ser firmado entre as partes; X a definio do direito de propriedade dos bens remanescentes na data da concluso da execuo do objeto ou da extino do convnio, e que, em razo deste, tenham sido adquiridos, produzidos, transformados ou construdos, respeitado o disposto na legislao pertinente; XI a faculdade aos partcipes para denunci-lo ou rescindi-lo, a qual-
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quer tempo, imputando-se-lhes as responsabilidades das obrigaes decorrentes do prazo em que tenham vigido e creditando-se-lhes, igualmente, os benefcios adquiridos no mesmo perodo; XII a obrigatoriedade de restituio ao concedente ou ao Tesouro Estadual, conforme o caso, de eventual saldo de recursos, inclusive, os rendimentos auferidos da aplicao financeira, na data de concluso do objeto ou extino do convnio; XIII o compromisso do convenente de restituir ao concedente, no prazo improrrogvel de trinta dias da data do evento, o valor transferido, atualizado monetariamente, de acordo com ndices aplicveis aos dbitos para com a Fazenda Pblica, desde a data do recebimento, na forma da legislao em vigor, nos seguintes casos: a) quando da no execuo do objeto do convnio; b) quando no for apresentada, no prazo exigido e dentro das normas vigentes, a prestao de contas parcial ou final; c) quando os recursos no forem utilizados na finalidade estabelecida no convnio; e d) quando no forem aceitas as justificativas pelo no cumprimento das metas e indicadores estabelecidos no plano de trabalho. XIV o compromisso do convenente de recolher, conta do concedente, o valor atualizado da contrapartida pactuada, quando no comprovar a sua aplicao na execuo do objeto do convnio; XV a indicao, quando for o caso, de cada parcela da despesa relativa parte a ser executada em exerccios futuros, com a declarao de que sero indicados, em termos aditivos, os crditos oramentrios para sua cobertura; XVI a indicao de que os recursos para atender s despesas em exerccios futuros, no caso de investimento, esto consignados no plano plurianual, ou em lei que o autorize e fixe o montante das dotaes, que anualmente constaro do oramento, durante o prazo de sua execuo; XVII o compromisso de incluso, quando for o caso, dos recursos no anexo de metas fiscais de que tratam os 1 e 2 do art. 4 da Lei
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Complementar Federal n 101, de 2000; XVIII as obrigaes do interveniente e do executor, quando houver; XIX a previso de acesso de servidores do sistema de controle interno estadual ao qual esteja subordinado o concedente, a qualquer tempo e lugar, a todos os atos e fatos relacionados direta ou indiretamente com o instrumento pactuado, quando em misso de fiscalizao ou auditoria; XX o compromisso do convenente de movimentar os recursos em conta bancria especfica, quando no integrante do sistema de Unidade de Tesouraria; XXI a forma de divulgao e publicidade do convnio junto comunidade beneficiada e a Cmara Municipal, no caso de Municpio; XXII quando o convenente for rgo ou entidade da administrao pblica estadual pertencente ao oramento fiscal, devero ser relacionados os itens arrolados no 1 do art. 26 deste Decreto a serem enviados ao concedente para prestao de contas; (Inciso XXII com redao determinada pelo Decreto n 44.631, de 5 de outubro de 2007.) XXIII a indicao do foro da comarca do concedente para dirimir dvidas sobre o convnio. XXIV a prorrogao da vigncia do convnio de ofcio, nos termos do inciso V, no desobriga a tramitao do Plano de Trabalho respectivo atravs do SIGCON-Sada; (Inciso XXIV acrescentado pelo Decreto n 45.054, de 6 maro de 2009.) XXV o Plano de Trabalho referente a termo aditivo que tenha por objeto prorrogao de vigncia, tramitar atravs do SIGCON-Sada, quando o Convnio estiver vigente. (Inciso XXV acrescentado pelo Decreto n 45.054, de 6 maro de 2009.) Art. 13. Assinaro obrigatoriamente o termo de convnio os partcipes e duas testemunhas devidamente identificadas, com nome completo, CPF, e endereo.
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Art. 14. O termo de convnio e os respectivos termos aditivos sero previamente examinados e aprovados pela Advocacia-Geral do Estado AGE ou rgo a ela vinculado. Art. 15. vedada a incluso, tolerncia ou admisso, nos convnios, sob pena de nulidade do ato e responsabilidade do agente, de clusulas ou condies que prevejam ou permitam: I realizao de despesas a ttulo de taxa ou comisso de administrao, de gerncia ou similar; II pagamento, a qualquer ttulo, a servidor ou empregado pblico, integrante de quadro de pessoal de rgo ou entidade pblica da administrao direta ou indireta, por servios de consultoria ou assistncia tcnica; (Inciso II com redao determinada pelo Decreto n 44.352 ,de 17 de julho de 2006.) III aditamento prevendo alterao do objeto; IV utilizao dos recursos em finalidade diversa da estabelecida no respectivo instrumento, ainda que em carter de emergncia; V realizao de despesas em data anterior ou posterior sua vigncia; (Inciso V com redao determinada pelo Decreto n 44.631, de 5 de outubro de 2007.) VI atribuio de vigncia ou de efeitos financeiros retroativos; VII realizao de despesas com taxas bancrias, multas, juros ou atualizao monetria, inclusive referentes a pagamentos ou recolhimentos efetuados fora dos prazos, ressalvadas as hipteses constantes de legislao especfica, inclusive CPMF; VIII realizao de despesas com publicidade salvo as de carter educativo, informativo ou de orientao social, das quais no constem nomes, smbolos ou imagens que caracterizem promoo pessoal de autoridades ou de servidores pblicos e que conste claramente no plano de trabalho. CAPTULO IV DA ALTERAO Art. 16. Os convnios e os planos de trabalho somente podero ser
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aditados com as devidas justificativas, mediante proposta a ser apresentada no prazo mnimo de trinta dias antes do seu trmino e desde que aceitas, mutuamente, pelos partcipes, dentro do prazo de vigncia, levando-se em conta o tempo necessrio para anlise e deciso. 1 vedado o aditamento de convnio com o intuito de alterar o seu objeto, entendido como tal a modificao, ainda que parcial, da finalidade definida no correspondente plano de trabalho, configurando mudana de objeto, mesmo que no haja alterao da classificao econmica da despesa. 2 Excepcionalmente, quando se tratar apenas de alterao da execuo do convnio, como prazo de execuo, cronograma de desembolso dentre outros, admitir-se- ao rgo ou entidade executora propor a reformulao do plano de trabalho, que ser previamente apreciada pelo setor tcnico e submetida aprovao do titular do rgo ou entidade concedente. 3 Excepcionalmente, quando apurado eventual saldo financeiro residual, aps a concluso do objeto explicitado no convnio original, o mesmo poder ser aplicado na ampliao da meta fsica conveniada, atravs da celebrao de termo aditivo ao convnio, observada a tramitao do Plano de Trabalho por meio do SIGCON-Sada, vedada a adio de recursos financeiros novos, seja por parte do concedente, seja por parte do proponente, ou de quaisquer outros partcipes, considerando-se: ( 3 acrescentado pelo Decreto n 45.054, de 6 de maro de 2009.) I o montante dos recursos repassados pelo concedente; II os recursos de contrapartida pactuados pelo convenente; e III os recursos provenientes das aplicaes financeiras. 4 Os convnios sero aditados somente uma vez para ampliao de metas fsicas com a utilizao de saldo financeiro de recursos. ( 4 acrescentado pelo Decreto n 45.054, de 6 de maro de 2009.) Art. 16-A A celebrao de termo aditivo, nos termos dos 3 e 4 do art. 16, ser provocada por ofcio do convenente ao concedente, com antecedncia mnima de trinta dias do trmino do convnio, contendo: (Artigo 16-A acrescentado pelo Decreto n 45.054, de 6 de maro de 2009.)
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I a justificativa da ampliao da meta fsica; II a comprovao da existncia de saldo financeiro; e III o prazo adicional para cumprimento das novas metas. Pargrafo nico. O rgo ou entidade que aceitar a celebrao de termo aditivo proposto pelo convenente dever compor o processo com pareceres favorveis ao termo aditivo, emitidos: I pelas unidades tcnicas responsveis pela celebrao de convnios, considerando: a) a justificativa de ampliao das metas fsicas; b) a coerncia entre valores orados no plano de trabalho do convnio original e os valores de mercado; c) a comprovao de que a economia praticada pelos convenentes decorrente de ganhos de eficincia em processos de aquisio; e d) a coerncia dos prazos adicionais solicitados; II pela assessoria ou procuradoria jurdica, considerando os princpios que regem a Administrao Pblica e obedecendo aos ditames exigidos pela legislao em vigor. CAPTULO V DA EXECUO Art. 17. A liberao dos recursos financeiros e os procedimentos para a realizao das despesas somente podero ter inicio aps a assinatura, a publicao do extrato de convnio no rgo oficial dos Poderes do Estado. Pargrafo nico. As despesas realizadas em data anterior ou posterior vigncia do convnio devero ser glosadas pela Superintendncia de Planejamento, Gesto e Finanas ou unidade equivalente. Art. 18. O convnio dever ser executado fielmente pelas partes, de acordo com as clusulas acordadas e a legislao em vigor, respondendo cada parte pela responsabilidade assumida. Art. 19. As funes gerenciais fiscalizadoras e de auditoria sero exercidas pelo rgo ou entidade concedente, atravs de seu Sistema de Auditoria Interna, at a data de concluso do objeto ou extino do convnio, sem
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prejuzo das normas especficas do rgo de controle externo. Art. 20. A liquidao da despesa somente poder ser realizada, respeitada a legislao em vigor, atravs da apresentao de documentao comprobatria hbil. Pargrafo nico. Se o convenente for entidade privada, dever, na execuo das despesas, adotar procedimentos anlogos aos previstos nas leis de licitaes e contratos aplicveis Administrao Pblica Estadual, devendo o processo ser instrudo com os seguintes elementos: I razo da escolha do fornecedor ou executor; e II justificativa do preo, comprovando a sua compatibilidade com o preo de mercado. Art. 21. O convenente apresentar, quando solicitado, ao concedente ou aos rgos de auditoria do Poder Executivo, no trmino do convnio ou a qualquer momento, conforme recomende o interesse pblico, relatrio pertinente execuo do convnio, contendo comparativo especfico das metas propostas com os resultados alcanados, demonstrando, ainda, os indicadores de desempenho de qualidade, produtividade e social. Pargrafo nico. Se a execuo do objeto do convnio resultar em aquisio, produo, construo, manuteno ou reparo de bens, dever ser anexada prestao de contas fotografias dos referidos bens, que permitam a sua total visualizao e identificao. CAPTULO VI DA PUBLICIDADE Art. 22. A eficcia dos convnios e de seus aditivos, quaisquer que sejam os seus valores, fica condicionada publicao do respectivo extrato no rgo oficial dos Poderes do Estado, que ser providenciada pelo concedente, na mesma data de sua assinatura, para ocorrer no prazo de vinte dias, ainda que sem nus, observando-se os seguintes requisitos: I nmero do convnio; II nome do concedente; III valor do convnio;
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IV objeto do convnio; V nome do convenente, do interveniente e do executor, quando houver; VI data de assinatura e perodo de vigncia; VII dotao oramentria; e VIII nmero do empenho, quando couber. Art. 23. Durante o prazo de execuo do convnio, quaisquer que sejam seu valor ou objeto, o convenente dever manter em local visvel e de fcil acesso ao pblico as seguintes informaes: I nmero do convnio; II nome do concedente; III valor do convnio; IV objeto do convnio, detalhando as metas fsicas e financeiras; V nome do convenente, do interveniente e do executor, quando houver; VI data de assinatura e perodo de vigncia; VII populao beneficiada; VIII indicao de telefone e ou endereo eletrnico que possibilite a populao obter informaes acerca da execuo do convnio. CAPTULO VII DA LIBERAO DOS RECURSOS Art. 24. A liberao de recursos financeiros, em decorrncia de convnio, obedecer s seguintes disposies: I quando o convenente for integrante do oramento fiscal e do sistema de unidade de tesouraria, a execuo ser feita no oramento do concedente, pelo prprio convenente; II quando o convenente for de outra esfera de governo ou entidade privada, os recursos sero depositados e movimentados, preferencialmente, em banco oficial federal e, na sua inexistncia, em outra agncia bancria local.
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Art. 25. Os recursos sero mantidos em conta bancria especfica e vinculada, em nome do convenente, somente sendo permitidos saques para o pagamento de despesas previstas no plano de trabalho, mediante ordem de pagamento ou cheque nominativo ao credor, assinados em conjunto por dois dirigentes do convenente ou para aplicao, no mercado financeiro. 1 Quando o convenente for rgo/entidade municipal ou entidade privada, os saldos disponveis, enquanto no forem empregados no objeto do convnio, sero, obrigatoriamente, aplicados: I em fundo de aplicao financeira de curto prazo ou operao de mercado aberto, lastreado em ttulo da dvida pblica federal, quando sua utilizao estiver prevista para prazo inferior a trinta dias; ou II em caderneta de poupana, quando a utilizao estiver prevista para prazo superior a trinta dias. 2 Os rendimentos auferidos nas aplicaes financeiras sero, obrigatoriamente, utilizados no objeto do convnio, cuja comprovao estar sujeita s mesmas exigncias da prestao de contas dos recursos liberados. 3 As receitas oriundas dos rendimentos das aplicaes financeiras no podero ser computadas como contrapartida. 4 vedado qualquer tipo de movimentao financeira em espcie. Art. 26. Os convenentes que receberem recursos, inclusive, de origem externa, na forma estabelecida neste Decreto, ficaro sujeitos apresentao da prestao de contas final do total dos recursos recebidos e da contrapartida aplicada, que ser constituda de relatrio de cumprimento do objeto, acompanhada de: (Artigo 26 com redao determinada pelo Decreto n 44.631, de 5 de outubro de 2007.) I ofcio de encaminhamento Anexo II; II conciliao bancria, acompanhada dos extratos de conta especfica desde o recebimento da 1 parcela at o ltimo extrato Anexo III; III demonstrativo de execuo de receita e despesa, evidenciando os recursos recebidos em transferncia, a contrapartida, os rendimentos de aplicao dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso e
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os saldos Anexo IV; IV cpia de cheque emitido para pagamento ou comprovante de pagamento Anexo V; V relao de pagamentos Anexo VI; VI demonstrativo de mo-de-obra prpria utilizada na execuo do objeto do convnio Anexo VII; VII demonstrativo com equipamentos utilizados na execuo direta do objeto do convnio Anexo VIII; VIII relatrio de execuo fsico financeiro Anexo IX; IX boletim de medio, nos casos de obras e servios de engenharia Anexo X; X ordem de servios Anexo XI; XI relatrio fotogrfico Anexo XII; XII cpia autenticada em cartrio do despacho adjudicatrio e de homologao das licitaes realizadas ou do ato formal de dispensa ou inexigibilidade, acompanhado da prova de sua publicidade, com o respectivo embasamento legal; XIII cpia do termo de aceitao definitiva da obra, quando o instrumento objetivar a execuo de obra ou servio de engenharia Anexo XIII; XIV relao de bens permanentes adquiridos, construdos ou produzidos Anexo XIV; e XV comprovante de recolhimento de eventual saldo de recursos, por Documento de Arrecadao Estadual DAE, para recolhimento ao Tesouro Estadual. 1 O convenente que integre a Administrao Direta ou Indireta do Estado, fica dispensado de anexar prestao de contas os documentos referidos nos incisos II, V, XII e XV. 2 O convenente fica dispensado de juntar a sua prestao de contas final os documentos que j tenham sido encaminhados para prestao de contas parcial. 3 O recolhimento de saldo no aplicado, quando efetuado em outro exerccio, sendo a unidade concedente rgo estadual da administrao
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direta, ser efetuado ao Tesouro Estadual, mediante DAE. 4 A contrapartida do convenente ser comprovada no Relatrio de Execuo Fsico-Financeira. 5 A prestao de contas final ser apresentada unidade concedente at sessenta dias aps o trmino da vigncia do convnio. 6 Incumbe ao rgo ou entidade concedente e, se extinto, ao seu sucessor, decidir sobre a regularidade, ou no, da aplicao dos recursos transferidos. CAPTULO VIII DA PRESTAO DE CONTAS Seo I Da Prestao de Contas Final Art. 27. As despesas sero comprovadas mediante encaminhamento, ao concedente, de documentos originais fiscais ou equivalentes, em primeira via, devendo as faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatrios serem emitidos em nome do convenente, devidamente identificados com referncia ao nome do convenente e nmero do convnio. (Artigo 27 com redao determinada pelo Decreto n 44.631, de 5 de outubro de 2007.) 1 No sero aceitos documentos com rasuras e prazo de validade vencido. 2 Cabe ao concedente, por intermdio da Superintendncia de Planejamento, Gesto e Finanas SPGF, ou unidade equivalente, promover a conferncia da documentao apresentada, aprovando-a ou no, bem como promover o arquivamento dos processos de pagamentos e das prestaes de contas, que ficaro disposio dos rgos fiscalizadores. Art. 28. Constatadas quaisquer denncias ou irregularidades referentes execuo, o convnio ser baixado em diligncia pelo concedente e ser fixado o prazo mximo de trinta dias ao convenente, a partir da data do recebimento da notificao, para apresentao de justificativas e alegaes de defesa ou devoluo dos recursos liberados, atualizados nos termos do art. 25. (Artigo 28 com redao determinada pelo
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Decreto n 44.631, de 5 de outubro de 2007.) Art. 29. A partir da data do recebimento da prestao de contas final, o ordenador de despesas da unidade concedente, com base nos documentos referidos no art. 26 e vista do pronunciamento da unidade tcnica responsvel pelo programa do rgo ou entidade concedente, ter o prazo de noventa dias para pronunciar-se sobre a aprovao ou no da prestao de contas apresentada. (Artigo 29 com redao determinada pelo Decreto n 44.631, de 5 de outubro de 2007.) 1 A prestao de contas parcial ou final ser analisada e avaliada na unidade concedente que emitir parecer sob os seguintes aspectos: I tcnico: quanto execuo fsica, cumprimento do plano de trabalho e atingimento dos objetivos do convnio e avaliao do alcance social, podendo o setor competente valer-se de laudos tcnicos ou de informaes obtidas junto a autoridades pblicas ou entidades de idoneidade reconhecida do local de execuo do convnio; e II financeiro: quanto correta e regular aplicao dos recursos do convnio. 2 A aprovao da Prestao de Contas ser comunicada formalmente ao convenente no prazo de vinte dias corridos aps sua aprovao. Art. 30. A no apresentao da prestao de contas final, no prazo estipulado no convnio, ou a prestao de contas no aprovada nos termos do art. 30 determinar as seguintes providncias pela Superintendncia de Planejamento, Gesto e Finanas ou unidade equivalente do concedente: (Artigo 30 com redao determinada pelo Decreto n 44.631, de 5 de outubro de 2007.) I o bloqueio, no SIAFI/MG, do convenente, ficando o mesmo impedido de receber novos recursos pblicos at a completa regularizao; II a promoo de Tomada de Contas Especial, a qual dever ser encaminhada ao Tribunal de Contas do Estado; e III o encaminhamento da documentao relativa ao convnio Advocacia-Geral do Estado, na hiptese de ressarcimento ao errio, para as medidas judiciais cabveis.
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Seo II Da Prestao de Contas Parcial Art. 31. Em caso de convnio com mais de uma liberao financeira, o convenente apresentar ao concedente, na periodicidade ajustada no instrumento, prestao de contas parcial composta da documentao especificada nos incisos I a XII do art. 26. (Artigo 31 com redao determinada pelo Decreto n 44.631, de 5 de outubro de 2007.) 1 Havendo mais de uma liberao, a comprovao de que os recursos anteriormente repassados foram rigorosamente aplicados no objeto do convnio dever ocorrer como condio para liberao das parcelas subseqentes. 2 Caso a liberao dos recursos seja efetuada em at duas parcelas, a apresentao da Prestao de Contas se far no final da vigncia do instrumento, globalizando as parcelas liberadas. Art. 32. (Revogado pelo Decreto n 44.631, de 5 de outubro de 2007.) CAPTULO IX DA RESCISO Art. 33. Constitui motivo para resciso do convnio, independente do instrumento de sua formalizao, a inadimplncia de quaisquer das clusulas pactuadas, particularmente quando constatadas as seguintes situaes: I utilizao dos recursos em desacordo com o plano de trabalho; II aplicao dos recursos no mercado financeiro em desacordo com o disposto neste Decreto; III falta de apresentao da prestao de contas parcial, nos prazos estabelecidos; ou IV obteno de resultados abaixo dos indicadores de desempenho, qualidade e produtividade fixados no plano de trabalho do convnio. Pargrafo nico. Na ocorrncia do disposto no inciso III, a autoridade competente instaurar a respectiva tomada de contas especial.
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CAPTULO X DISPOSIES FINAIS Art. 34. Os convnios que envolverem contrapartida do Estado, no prevista na proposta oramentria vigente, devero ser previamente submetidos e aprovados pela Subsecretaria de Planejamento e Oramento da Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto SEPLAG, para definio dos recursos oramentrios e para comprovao da compatibilidade com o Plano Plurianual de Ao Governamental PPAG. Art. 35. Nos convnios em que as partes sejam integrantes do oramento fiscal, a participao financeira processar-se- mediante a prvia descentralizao dos crditos oramentrios, segundo a natureza das despesas que devam ser efetuadas pelo convenente, mantida a Unidade Oramentria e a classificao funcional programtica, respeitando-se, integralmente, os objetivos preconizados no oramento e observada a legislao vigente. Art. 36. Os formulrios que constituem os Anexos II a XIV deste Decreto sero utilizados pelo convenente na formalizao dos instrumentos e nas prestaes de contas. (Artigo 36 com redao determinada Decreto n 44.631, de 5 de outubro de 2007.) Pargrafo nico. Ficam os rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual autorizados a complementar os formulrios com outros dados e informaes que forem exigidos por suas necessidades especficas, sem prejudicar a transparncia da execuo do convnio e das respectivas prestaes de contas. Art. 37. Os rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual devero dar cincia Unidade de Auditoria do concedente sobre irregularidade existente nos convnios celebrados. Art. 38. Os Anexos deste Decreto sero assinados pelo dirigente mximo ou representante legal do convenente e pelo interveniente, quando for o caso. Art. 39. Incumbe ao Grupo Especial de Gerenciamento do SIAFI-MG GERSIAFI, a implantao da Certido de Regularidade a que se refere o art. 11. Art. 40. Fica o concedente desonerado de quaisquer obrigaes assumidas pelo convenente que estejam em desacordo com este Decreto.
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Art. 41. Os termos e conceitos citados neste Decreto esto definidos no Anexo XV deste Decreto. (Artigo 41 com redao determinada pelo Decreto n 44.631, de 5 de outubro de 2007.) Art. 41-A. Os convnios de cooperao tcnica para cesso de servidor pblico entre rgos e entidades da administrao direta e indireta estadual no se submetem s regras constantes neste Decreto. (Artigo 41-A acrescentado pelo Decreto 44.293, de 10 de maio de 2006.) Art. 42. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Art. 43. Ficam revogados os arts. 18, 19 e 20 do Decreto n 37.924, de 16 de maio de 1996. Palcio da Liberdade, em Belo Horizonte, aos 20 de outubro de 2003; 215 da Inconfidncia Mineira. 16.3 Instruo Normativa N. 01/2002 INSTRUO NORMATIVA N 01/2002 Ver tambm Aviso 05/2002; IN 3/05 Dispe sobre a tomada de contas especial no mbito da administrao direta e indireta, estadual e municipal. CAPTULO I DA TOMADA DE CONTAS ESPECIAL SEO I DOS FATOS ENSEJADORES Art. 1. A tomada de contas especial, no mbito da Administrao direta e indireta, estadual e municipal, ser instaurada constatada a ocorrncia de quaisquer dos fatos abaixo: I omisso no dever de prestar contas; II falta de comprovao da aplicao de recursos repassados pelo Estado ou pelo Municpio mediante convnio, acordo, ajuste ou instrumento congnere;
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III ocorrncia de desfalque ou desvio de dinheiro, bens ou valores pblicos; IV prtica de qualquer ato ilegal, ilegtimo ou antieconmico de que resulte dano ao errio. SEO II DA INSTAURAO Art. 2. A autoridade administrativa competente do rgo ou entidade da administrao direta ou indireta, estadual ou municipal, sob pena de responsabilidade solidria, ao tomar conhecimento de quaisquer dos fatos relacionados no artigo anterior, dever imediatamente adotar providncias com vistas instaurao da tomada de contas especial para apurao dos fatos, identificao dos responsveis e quantificao do dano, comunicando o fato ao Tribunal de Contas. Art. 3. No atendida a medida estabelecida no artigo anterior, o Tribunal de Contas, ao tomar conhecimento da omisso, determinar autoridade administrativa competente a instaurao da tomada de contas especial, fixando prazo para o cumprimento da deciso. Pargrafo nico Descumprida a determinao a que se refere o caput, o Tribunal, de ofcio, instaurar a tomada de contas especial, passando a autoridade administrativa competente a responder solidariamente, nos termos do artigo 40 da Lei Complementar Estadual n. 33/94. SEO III DO PROCEDIMENTO NO MBITO DA ADMINISTRAO PBLICA ESTADUAL E MUNICIPAL Art. 4. A tomada de contas especial, a critrio da autoridade administrativa competente, poder ser conduzida por comisso ou por um nico servidor, designado para tal finalidade, competindo-lhes a formalizao e instruo do procedimento. Pargrafo nico Os membros da comisso ou o servidor designado no podero estar envolvidos com os fatos a serem apurados, nem possuir qualquer interesse no resultado do procedimento. Art. 5. A tomada de contas especial dever ser autuada, protocolada e numerada, iniciando-se com o ato de instaurao, ao qual sero
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juntados, oportunamente, os documentos exigidos na Seo IV. Art. 6. Aps a adoo de todas as providncias necessrias apurao dos fatos, identificao dos responsveis e quantificao do dano, a comisso ou o servidor designado dever elaborar relatrio conclusivo. Art. 7. Os autos da tomada de contas especial, aps concluso do relatrio de que trata o artigo anterior, devero ser encaminhados para manifestao dos responsveis pelo controle interno e da autoridade administrativa competente, os quais podero solicitar diligncias. Art. 8. Aps manifestar-se sobre a tomada de contas especial, nos termos do artigo 9., X, o titular do rgo, dirigente mximo da entidade ou autoridade de nvel hierrquico equivalente encaminhar os autos ao Tribunal de Contas para fins de julgamento, na forma estabelecida na Seo V. SEO IV DA INSTRUO Art. 9 Os autos da tomada de contas especial devero ser instrudos com os seguintes documentos: I ofcio de encaminhamento, assinado pelo titular do rgo ou dirigente da entidade; II ato de instaurao da tomada de contas especial, devidamente formalizado, emanado da autoridade administrativa competente, contendo a descrio sucinta dos fatos e expressa meno data e forma pela qual deles tomou conhecimento; III ato de designao de servidor ou de comisso de tomada de contas especial; IV cpias dos comprovantes de despesas, comunicaes, pareceres, depoimentos colhidos e outros elementos necessrios apreciao do fato; V cpias das notificaes de cobranas, acompanhadas de aviso de recebimento ou de qualquer outra forma que assegure a cincia do notificado, bem como de suas manifestaes, quando houver; VI cpias do ato de designao de comisso de inqurito ou sindicncia e dos respectivos relatrios conclusivos, bem como de relatrio final de inqurito policial, e de decises em processos administrativos e aes judiciais, se houver;
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VII relatrio circunstanciado, assinado por todos os membros da comisso ou pelo servidor designado, abrangendo os seguintes elementos: a) descrio cronolgica dos fatos apurados, especificando o motivo determinante da instaurao, origem e data da ocorrncia e/ou do conhecimento do fato; b) relao de documentos e instrumentos que respaldaram a concluso do referido relatrio pelo servidor designado ou pela comisso, os quais integraro os autos da tomada de contas especial, na forma do inciso IV; c) relao dos responsveis, indicando nome, CPF, endereo e, se servidor pblico, cargo e matrcula; d) demonstrativo financeiro do dbito contendo o valor original, valor atualizado acompanhado de memria de clculo e, se for o caso, valores das parcelas recolhidas e data do(s) recolhimento(s), com os respectivos acrscimos legais; e) recomendao de providncias a serem adotadas pela autoridade administrativa competente; VIII relatrio do rgo de controle interno contendo manifestaes acerca das apuraes realizadas, especialmente quanto a: a) identificao dos responsveis, indicando, inclusive, as normas ou regulamentos eventualmente inobservados; b) quantificao do dano, das parcelas eventualmente recolhidas e critrios para atualizao do valor do dbito; c) medidas adotadas pela autoridade administrativa competente; d) inscrio na conta contbil Diversos Responsveis, ou correspondente, das responsabilidades em apurao, na forma prescrita na legislao; IX certificado do rgo de controle interno sobre a regularidade ou irregularidade das contas tomadas; X pronunciamento do titular do rgo, dirigente mximo da entidade ou de autoridade de nvel hierrquico equivalente, no qual atestar haver tomado conhecimento dos fatos apurados e indicar as medidas adotadas para o saneamento das deficincias e irregularidades;
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XI outros documentos que possam subsidiar o julgamento do Tribunal de Contas. 1. Quando se tratar de tomada de contas especial instaurada por omisso no dever de prestar contas, falta de comprovao dos recursos repassados ou outras irregularidades de que resulte dano ao errio, relativos a convnio, acordo, ajuste ou instrumento congnere, dever ser observado o seguinte: I a tomada de contas especial dever conter, alm dos documentos enumerados no caput deste artigo: a) cpias das notificaes entidade beneficiria, acompanhadas dos respectivos comprovantes de recebimento; b) termo formalizador da avena e aditamentos, acompanhado dos comprovantes de repasse e de recebimento dos recursos, da nota de empenho, da ordem de pagamento ou ordem bancria; c) comprovao de cadastramento do termo pela unidade executora responsvel, mediante registro na Tabela de Contratos e Convnios, no caso da administrao pblica estadual, ou em cadastro equivalente mantido pela administrao pblica municipal; d) comprovao de reteno, pelo concedente, das parcelas vincendas, se for o caso; e) comprovante de bloqueio e incluso, em cadastro prprio, do beneficiado inadimplente ou em situao irregular; f) comprovao de aplicao dos recursos no objeto pactuado, includos os rendimentos auferidos em aplicaes financeiras; g) processos licitatrios, dispensa ou inexigibilidade de licitao, em conformidade com os dispositivos da Lei n. 8.666/1993, se for o caso; h) justificativa quanto devoluo integral de recursos no utilizados na execuo do objeto da avena, acompanhada do comprovante de devoluo do valor devidamente corrigido, destacando-se as receitas obtidas nas aplicaes financeiras realizadas; i) termo de compatibilidade fsico-financeira da obra e dos recursos repassados, se for o caso;
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j) comprovao de recebimento do objeto da avena, em conformidade com o disposto no art. 73, combinado com o art. 116, da Lei n. 8.666/1993; k) atestado de execuo do objeto do convnio expedido pelo rgo de controle interno da entidade e/ou pelo rgo repassador do recurso; l) demais elementos exigidos nas instrues normativas do Tribunal de Contas relativas composio da prestao de contas de convnio, acordo, ajuste ou outro instrumento congnere; II o relatrio do rgo de controle interno conter, alm das manifestaes previstas no inciso VIII do caput deste artigo: a) manifestao sobre observncia das normas legais e regulamentares pertinentes, por parte do concedente, referentes celebrao do termo, avaliao do plano de trabalho, fiscalizao do cumprimento do objeto e instaurao tempestiva da tomada de contas especial; b) bloqueio e incluso, em cadastro prprio, do beneficiado inadimplente ou em situao irregular, com vistas ao no-recebimento de novas liberaes financeiras. 2. Quando se tratar de desfalque, desvio de bens, dinheiro ou valores pblicos, a tomada de contas especial ser instruda com os seguintes documentos, alm dos enumerados no caput: I comunicao formal do setor responsvel pelos bens, dinheiros ou valores pblicos; II cpia da nota fiscal de aquisio do bem ou termo de doao; III ficha individual de bem patrimonial ou ficha de movimento do material, contendo a descrio do bem, nmero patrimonial, data e valor da aquisio e sua localizao; IV cpia do contrato, convnio ou termo de cesso quando se tratar de bens de terceiros; V oramentos com valores atuais do bem ou similar; VI cpia do boletim de ocorrncia policial, caso o fato tenha sido comunicado autoridade policial; VII comprovao dos registros contbeis de baixa do bem e inscrio na conta de responsabilidade;
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VIII parecer conclusivo do rgo de correio administrativa competente, se for o caso. 3 Todos os documentos exigidos devero conter as assinaturas e as qualificaes dos responsveis. 4 Os documentos indicados na presente Instruo devero ser encaminhados ao Tribunal, acompanhados da nota de conferncia da documentao (Anexo) devidamente preenchida e assinada. 5. A ausncia de qualquer documento relacionado na nota de conferncia, sem a devida justificativa, ensejar a restituio dos autos origem para sua complementao. SEO V DO ENCAMINHAMENTO AO TRIBUNAL DE CONTAS Art. 10 Os autos da tomada de contas especial devero ser encaminhados ao Tribunal para fins de julgamento: I dentro do prazo de 90 (noventa) dias, a contar de sua instaurao, se o valor do dano, atualizado monetariamente e acrescido dos encargos legais, for superior ao valor a ser estabelecido anualmente por este Tribunal mediante resoluo; II de forma simplificada, por meio de demonstrativo, juntamente com a prestao de contas anual, quando o valor do dano for igual ou inferior ao estabelecido na resoluo a que se refere o inciso I, ou se, aps instaurada a tomada de contas especial e antes do seu encaminhamento ao Tribunal, ocorrer: a) mesmo que intempestivamente, a apresentao e aprovao da prestao de contas ou a regular comprovao da aplicao dos recursos; b) a devoluo do dinheiro, dos bens ou valores, ou o ressarcimento do dano. 1. O demonstrativo a que se refere o inciso II ser estabelecido em modelo constante das instrues normativas relativas s contas anuais. 2. Os documentos que instruram as tomadas de contas especiais de que trata o inciso II ficaro arquivados no rgo ou entidade para fins de exame in loco pelo Tribunal de Contas.
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3. O Tribunal, quando entender necessrio, poder requisitar os documentos referidos no pargrafo anterior. Art. 11 Ser considerada recebida a tomada de contas especial com a emisso do respectivo recibo pelo Tribunal, aps a verificao do atendimento aos requisitos exigidos nesta Instruo. Pargrafo nico O encaminhamento intempestivo da tomada de contas especial ensejar a aplicao de multa autoridade administrativa competente, salvo por motivo relevante devidamente justificado. Art. 12 Os responsveis pelo controle interno e a autoridade administrativa competente assumem a responsabilidade pelas informaes encaminhadas ao Tribunal e por elas respondero pessoalmente, caso venham a ser apuradas divergncias ou omisses. Art. 13 O Tribunal, a ttulo de racionalizao administrativa e economia processual, poder determinar o arquivamento, sem julgamento de mrito, das tomadas de contas especiais apresentadas na forma do inciso II do art. 10, sem cancelamento do dbito, a cujo pagamento continuar obrigado o devedor para que se lhe possa ser dada quitao. 1. Nas tomadas de contas especiais previstas neste artigo, os dbitos apurados, pendentes de recolhimento, constaro de cadastro especfico do Tribunal. 2. O Tribunal poder julgar o mrito das tomadas de contas especiais cujos dbitos constam do cadastro previsto no pargrafo anterior se: I o valor do dbito ou somatrio de vrios dbitos, do mesmo devedor, corrigido monetariamente, ultrapassar o valor estabelecido na resoluo a que se refere o art. 10, I, desta Instruo; II houver recolhimento do valor da dvida; III o responsvel apresentar alegaes de defesa; IV houver solicitao da parte interessada, do Ministrio Pblico, do Relator ou por deliberao do Tribunal de Contas. SEO VI DA RESPONSABILIDADE
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Art. 14 O descumprimento do disposto no art. 2. desta Instruo caracterizar grave infrao norma legal, sujeitando a autoridade administrativa competente imputao de multa, nos termos do inciso II do artigo 95 da Lei Complementar n. 33/94, sem prejuzo da responsabilidade solidria pelo dano causado ao errio. Art. 15 Os responsveis pelo controle interno, ao tomarem conhecimento das ocorrncias referidas no art. 1. desta Instruo, devero alertar formalmente a autoridade administrativa competente para a instaurao da tomada de contas especial, nos termos do art. 2, comunicando o fato ao Tribunal, conforme disposto no artigo 65 da Lei Complementar n. 33/94, sob pena de responsabilidade solidria. Pargrafo nico Verificada, em inspeo ou auditoria, ou no julgamento de contas, irregularidade ou ilegalidade que no tenha sido comunicada tempestivamente ao Tribunal, e caracterizada a omisso, o dirigente do rgo de controle interno, na qualidade de responsvel solidrio, ficar sujeito s sanes previstas na Lei Complementar n. 33/94, sem prejuzo das demais cominaes. CAPTULO II DAS DISPOSIES GERAIS Art. 16 Os dbitos sero atualizados monetariamente e acrescidos de encargos legais, com base nos fatores constantes na Tabela da Corregedoria Geral de Justia, observado o que se segue: I quando se tratar de ressarcimento, a incidncia de juros de mora e a atualizao monetria dar-se-o da data do evento ou, se desconhecida, da cincia do fato pela Administrao; II quando se tratar de desfalque ou desvio de bens, a incidncia de juros de mora e a atualizao monetria dar-se-o da data do evento ou, se desconhecida, do conhecimento do fato, adotando-se como base de clculo, no caso de desfalque, o valor de sua recomposio e, no caso de desvio, o valor de mercado do bem ou de sua aquisio devidamente atualizado; III quando se tratar de omisso no dever de prestar contas, no-aplicao, glosa, impugnao de despesa ou desvio de recursos repassados
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mediante convnio, acordo, ajuste ou outro instrumento congnere, a incidncia de juros de mora e de atualizao monetria dar-se-o da data do crdito na respectiva conta-corrente bancria ou do recebimento do recurso. Art. 17 No se aplicam as disposies desta Instruo s tomadas de contas promovidas pelo Tribunal nos casos em que no tenham sido prestadas as contas anuais no prazo legal, conforme previsto no inciso V do artigo 13 da Lei Complementar n. 33/94. Art. 18 Esta Instruo entra em vigor na data de sua publicao, revogadas as disposies em contrrio. Sala das Sesses do Tribunal de Contas, aos 09 de outubro de 2002. Conselheiro Jos Ferraz da Silva Presidente AVISO N 05/02
(Minas Gerais de 06.11.2002)

O Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais, por seu Presidente, Conselheiro Jos Ferraz da Silva, no uso de suas atribuies legais e considerando a aprovao, em Sesso Plenria de 09/10/2002, da Instruo Normativa n. 01/2002, comunica: At que seja editada a resoluo de que trata o art. 10, I, da Instruo Normativa n. 01/2002, todas as tomadas de contas especiais que forem instauradas devero ter seus autos remetidos a este Tribunal. Tribunal de Contas, aos 05 de novembro de 2002. Conselheiro Jos Ferraz da Silva Presidente
110
16.4 Anexos de prestao de contas Anexo II Ofcio de Encaminhamento da Prestao de Contas
111
Anexo III Conciliao Bancria
112
Anexo IV Execuo da Receita e Despesa
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Anexo V Cpia de Cheque
114
Anexo VI Relao de Pagamentos
115
Anexo VII Demonstrativo de Mo-de-Obra Prpria utilizada na execuo do objeto do convnio.
116
Anexo VIII Utilizao de Maquinrios e Equipamentos na execuo direta do objeto do convnio n
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Anexo IX Relatrio de Execuo Fsico / Financeiro
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Anexo X Boletim de Medio
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Anexo XI Ordem de Servios
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Anexo XII Relatrio Fotogrfico
121
Anexo XIII Termo de Entrega / Aceitao Definitiva e Laudo Tcnico da Obra
122
Anexo XIV Relao de Bens Adquiridos Produzidos ou Construdos
123
16.5 Modelo de Nota de Baixa
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GUIA PRTICO DE PRESTAO DE CONTAS DE CONVNIOS

GUIA PRTICO DE PRESTAO DE CONTAS DE CONVNIOS

Cynthia Magalhes Pinto Godoi Quinto Diretora da Gerncia de Prestao de Contas

TCU UA UBS UF UTI VIGISUS VISA

4 COmPROVAO DA CORRETA APlICAO DO RECURSO

5 AlTERAO DO PlANO DE TRABAlHO

6 DA lICITAO E DO PROCEDImENTO ANlOGO AO lICITATRIO (ART.20 DO DECRETO ESTADUAl N. 43.635/2003

7 OmISSO NO DEVER DE PRESTAR CONTAS

8 CORREO DOS VAlORES A SEREm DEVOlIVIDOS

9 BlOQUEIO E DESBlOQUEIO NO SIAFI

10 COmO ANAlISAR UmA PRESTAO DE CONTAS

RECEBI EM ______/______/______ ____________________________ Assinatura ____________________________ Nome Legvel

AUTENTICAO Confere com os originais apresentados ________/__________/_______ ___________________________________ Funcionrio / MASP

11 TOmADA DE CONTAS ESPECIAl

13 DVIDAS FREQUENTES SOBRE PRESTAO DE CONTAS DE CONVNIOS

14 DVIDAS FREQUENTES SOBRE TOmADA DE CONTAS ESPECIAl

(Minas Gerais de 06.11.2002)

16.4 Anexos de prestao de contas Anexo II Ofcio de Encaminhamento da Prestao de Contas

Anexo III Conciliao Bancria

Anexo IV Execuo da Receita e Despesa

Anexo V Cpia de Cheque

Anexo VI Relao de Pagamentos

Anexo VII Demonstrativo de Mo-de-Obra Prpria utilizada na execuo do objeto do convnio.

Anexo VIII Utilizao de Maquinrios e Equipamentos na execuo direta do objeto do convnio n

Anexo IX Relatrio de Execuo Fsico / Financeiro

Anexo X Boletim de Medio

Anexo XI Ordem de Servios

Anexo XII Relatrio Fotogrfico

Anexo XIII Termo de Entrega / Aceitao Definitiva e Laudo Tcnico da Obra

Anexo XIV Relao de Bens Adquiridos Produzidos ou Construdos

16.5 Modelo de Nota de Baixa

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