Pasos o requisitos para crear una sociedad comercial. Constitucin y prueba de la sociedad comercial. Art. 110.

.- La sociedad comercial se constituir por escritura pblica en la cual se expresar: 1) El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Con el nombre de las personas naturales deber indicarse su nacionalidad y documento de identificacin legal, con el nombre de las personas jurdicas, la ley, decreto o escritura de que se deriva su existencia; 2) La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado como se dispone en relacin con cada uno de los tipos de sociedad que regula este Cdigo; 3) El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitucin; 4) El objeto social, esto es, la empresa o negocio de la sociedad, haciendo una enunciacin clara y completa de las actividades principales. Ser ineficaz la estipulacin en virtud de la cual el objeto social se extienda a actividades enunciadas en forma indeterminada o que no tengan una relacin directa con aquel; 5) El capital social, la parte del mismo que se suscribe y la que se paga por cada asociado en el acto de la constitucin. En las sociedades por acciones deber expresarse, adems, el capital suscrito y el pagado, la clase y valor nominal de las acciones representativas del capital, la forma y trminos en que debern cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podr exceder de un ao. 6) La forma de administrar los negocios sociales, con indicacin de las atribuciones y facultades de los administradores, y de las que se reserven los asociados, las asambleas y las juntas de socios, conforme a la regulacin legal de cada tipo de sociedad; 7) La poca y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia; 8) Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales, y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicacin de las reservas que deban hacerse; 9) La duracin precisa de la sociedad y las causales de disolucin anticipada de la misma; 10) La forma de hacer la liquidacin, una vez disuelta la sociedad, con indicacin de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las condiciones en que, a falta de dicha indicacin, puedan hacerse distribuciones en especie; 11) Si las diferencias que ocurran a los asociados entre s o con la sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisin arbitral o de amigables componedores y, en caso afirmativo, la forma de hacer la designacin de los rbitros o amigables componedores; 12) El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta funcin no corresponda, por la ley o por el contrato, a todos o a algunos de los asociados; 13) Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo est previsto en la ley o en los estatutos, y 14) Los dems pactos que, siendo compatibles con la ndole de cada tipo de sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato. Sociedades Por el contrato de sociedad, dos o ms personas se obligan a efectuar un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre s las utilidades del respectivo ejercicio social. Una vez constituida en debida forma, la sociedad es persona jurdicadiferente de los socios que la integran. Estas sociedades deben matricularse en el Registro Mercantil de la Cmara de Comercio con jurisdiccin en lugar donde establecen el domicilio principal. Requisitos para su inscripcin Las sociedades comerciales deben formular la solicitud de matrcula a travs de sus representantes legales, dentro del mes siguiente a la a fecha de la escritura pblica de constitucin, acompaando dicho documento y tramitando los formularios y el anexo tributario Para ello: Diligencie el formulario de Registro nico Empresarial (Cartula Unica y Anexo Mercantil), firmado por el representante legal de la sociedad. Solicite y diligencie el anexo tributario con la firma del representante legal. Anexe copia de la escritura pblica de constitucin, la cual debe contener por lo menos los siguientes aspectos para que proceda su inscripcin, sin perjuicio de los dems requisitos Contenidos en el artculo 110 de Cdigo de Comercio: Nombre completo de los constituyentes con sus documentos de identidad. En el caso de que los participantes en la constitucin de la sociedad sean personas jurdicas (sociedades, entidades sin nimo de lucro etc.), es necesario indicar en el documento el NIT correspondiente.

 Denominacin o razn social. Esta debe responder al tipo de sociedad que se constituye: Colectiva, Limitada, En Comandita Simple o por Acciones o Annima. Antes de registrar el nombre utilice nuestro servicio de verificacin de homonimia. Domicilio principal (ciudad o municipio donde se establece). Vigencia o trmino de duracin de la sociedad. Objeto social o actividades que desarrollar. El objeto social debe estar descrito de manera clara y determinada. Capital social y su distribucin entre los socios, indicando las formas como fue pagado (dinero, especie, o industria). En cuanto a la distribucin del capital debe indicar el nmero de cuotas o acciones segn el caso y el valor nominal de cada una. Representacin legal y nombramientos. Cuando se aporten a la sociedad activos tales como bienes inmuebles, deber inscribirse la escritura en el registro de instrumentos pblicos del lugar de ubicacin del inmueble. Carta de aceptacin del cargo con indicacin del nmero del documento de identidad por parte de los designados como representantes legales, miembros de junta directiva y revisores fiscales. Si se deja constancia en la escritura pblica de constitucin de tal aceptacin, no es necesario este requisito. Persona Natural Cmo Efectuar la Matrcula? Solicite y diligencie el formulario de registro nico empresarial; (cartula nica y su anexo matrcula mercantil). Solicite y diligencie el anexo para fines tributarios. Anexe fotocopia de la cdula. Presntelos para su liquidacin y cancele los derechos de matrcula correspondientes. Requisitos para su Cancelacin Presentar personalmente ante la Cmara de Comercio o con reconocimiento de firma y Contenido notarial, una solicitud escrita de cancelacin de matrcula en original o fotocopia autenticada, firmada por la persona natural matriculada. Igualmente este trmite podr realizarse a travs de un formato que para tales efectos es suministrado en nuestras ventanillas de informacin o las oficinas de orientacin especializada. La matrcula mercantil debe encontrarse a paz y salvo con el pago de los derechos renovacin. En caso contrario, la persona natural deber pagar los derechos correspondientes a los aos no renovados, los cuales sern cobrados de acuerdo con la tarifa vigente en cada ao causado (Artculo 35 del Cdigo de Comercio y 8 del Decreto 898 de 2002). Importante: La matrcula de los establecimientos de comercio facilita la prueba de su propiedad. Mientras est vigente su matrcula, la Cmara no podr registrar otros establecimientos de comercio con el mismo nombre. Si usted no matricula su establecimiento de comercio podr ser sancionado por la Superintendencia de Industria y Comercio. Recuerde llevar los libros de contabilidad registrados ante la Cmara de Comercio. Empresa unipersonal Mediante una Empresa Unipersonal una persona natural o jurdica que rena las cualidades requeridas para a ejercer el comercio, podr destinar parte de sus activos para la realizacin de una o varias actividades de carcter mercantil (Art. 71 ley 222/95). La Empresa Unipersonal una vez inscrita en el Registro Mercantil, forma una persona jurdica independiente del empresario que la constituya. La constitucin de la Empresa Unipersonal es solemne, es decir que debe efectuarse por escrito, bien sea a travs de documento privado o por escritura pblica. Cuando se aporten a la Empresa Unipersonal activos (v.g. bienes inmuebles), cuya transferencia requiera escritura pblica, la constitucin de la empresa unipersonal, deber hacerse de igual manera e inscribirse tambin en los registros correspondientes. Requisitos de Formacin: De acuerdo con el Art. 72 de la ley 222/95, el documento de constitucin deber informar lo siguiente: Empresario: Indicacin del nombre completo, documento de identidad o NIT si el constituyente es una sociedad comercial, domicilio (ciudad) y DIRECCIN del constituyente. Nombre: La Empresa Unipersonal debe tener un nombre o razn social, seguida de la expresin Empresa Unipersonal o de su sigla E.U., so pena de que

el empresario responda ilimitadamente. Domicilio: Ciudad o municipio donde ejercer sus actividades comerciales principales u objeto social. Duracin: Puede pactarse una duracin definida pero a diferencia de las sociedades comerciales puede sealarse una duracin indefinida. Capital: Debe sealarse el monto de capital y la descripcin de los bienes que se aportan, lo mismo que la estimacin de su valor. El capital deber estar dividido en cuotas de igual valor nominal, por lo tanto debe indicar el nmero de cuotas en que se distribuye el capital y el valor nominal de cada una de ellas. Objeto: Una enunciacin clara y completa de las actividades principales, a menos que se exprese que la empresa realizar cualquier acto lcito de comercio. Forma de administracin de la empresa: Debe indicarse claramente la forma de administracin, esto es si la representacin legal se delega a un cargo, en persona determinada o si recae en el constituyente o empresario. De igual manera se indicar el nmero del documento de identificacin del representante legal y sus facultades. En todo caso deber aportarse la carta de aceptacin del designado o dejarse constancia en el documento de constitucin de tal aceptacin. Requisitos para su Registro: Copia autntica de la escritura pblica o el documento privado de constitucin, suscrito por el empresario o constituyente. El documento privado debe ser reconocido ante notario o presentado personalmente ante la cmara de comercio. Solicite y diligencie el formulario de Registro Unico Empresarial; (cartula nica y anexo mercantil). Solicite y diligencie el anexo tributario. Carta de aceptacin del cargo por parte del representante legal designado con indicacin del nmero de documento de identificacin, cuando la administracin sea delegada en persona distinta del empresario. Presntelos en las cajas de su entidad para su liquidacin y cancele los derechos de matrcula e inscripcin correspondientes. Cesin de Cuotas: El titular de la Empresa Unipersonal, podr ceder total o parcialmente las cuotas sociales a otras personas naturales o jurdicas, mediante documento privado o escritura pblica que se inscribir en el registro mercantil. A partir de este momento producir efectos la cesin. Conversin a Sociedad: (Art. 81 ley 222/95) Cuando por virtud de la cesin o por cualquier otro acto jurdico, la empresa llegare a pertenecer a dos o ms personas, deber CONVERTIRSE a sociedad comercial para lo cual, dentro de los seis meses siguientes a la inscripcin de aquella en el Registro Mercantil, se elaborarn los estatutos sociales de acuerdo con la forma de sociedad adoptada. Estos debern elevarse a escritura pblica que se otorgar por todos los socios y deber inscribirse en el Registro Mercantil. La nueva sociedad asumir sin solucin de continuidad, los derechos y obligaciones de la empresa unipersonal. Disolucin y liquidacin: Como sucede en las sociedades, el nico caso en que la disolucin opera de pleno derecho es cuando se vence l termino de duracin, cuando este fue sealado o cuando no se efecta el registro de la prrroga con anterioridad al vencimiento del trmino; en los dems casos, la disolucin se hace constar en documento privado o escritura pblica que se inscribe en el Registro Mercantil. Una vez disuelta la Empresa Unipersonal, la liquidacin de su patrimonio se efectuar mediante el procedimiento sealado en la ley para las sociedades de responsabilidad limitada; para ello, presentar para su inscripcin, el documento donde conste la cuenta final de liquidacin. Sociedad de hecho La sociedad comercial ser de hecho cuando no se constituya por escritura pblica (Art. 498 Cdigo de Comercio). En oportunidades la sociedad comercial, a pesar de estar conformada por ms de dos personas y de haber aportado dinero u otros bienes con el fin de repartirse las utilidades o prdidas, no cumple con el requisito de la escritura pblica, por lo que genera las siguientes consecuencias: No es persona jurdica, por lo tanto no se crea una persona distinta de los socios individualmente considerados. Las obligaciones y derechos adquiridos en cumplimiento de la actividad social son solidarios, es decir, se contraen por todos los socios de hecho, aunque en el negocio respectivo no hayan actuado ellos.(Art. 499 Cdigo de Comercio). La representacin legal y la administracin de los negocios sociales las ejercen todos los socios de hecho. Las sociedades de hecho tienen un mes de plazo para matricularse, contado a partir de la fecha en que han empezado sus actividades. En las sociedades de hecho todos y cada uno de los asociados respondern solidariamente e ilimitadamente por las operaciones celebradas (Art. 501 Cdigo de Comercio).

Requisitos para su inscripcin Todos los socios que la conforman deben matricularse. Para el cumplimiento de esta exigencia, cada una de las personas tanto naturales como jurdicas (sociedades) debern diligenciar la cartula nica con su anexo mercantil y el anexo tributario, en el cual indicaran los datos personales de quienes sern socios de hecho. En caso de que alguno de los asociados tenga matrcula mercantil vigente, adems de los datos solicitados en el formulario, debern indicar el nmero con el cual est identificada su matrcula mercantil en la Cmara de Comercio. Igualmente para efectos de la inscripcin del establecimiento en sociedad de hecho los asociados debern presentar un anexo mercantil firmado por cada una de ellos. Si son personas jurdicas, debern firmar las personas que ejerzan la representacin legal. Requisitos para su Cancelacin Comunicacin suscrita por todos los socios de la sociedad de hecho, con sello de reconocimiento de firma y Contenido del documento ante notario, o constancia de presentacin personal esta entidad. Sucursales Una sucursal es un establecimiento de comercio (llmese tienda, oficina, almacn, fabrica, bodega, planta industrial, etc.) abierto por una sociedad o empresa unipersonal, dentro o fuera de su domicilio principal, cuyo administrador tiene facultades para representar u obligar a la compaa. La matrcula de la sucursal debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha de apertura. La solicitud de matrcula y de registro de documentos debe formularse en la Cmara de Comercio con jurisdiccin en el lugar donde la sucursal va a desollar su actividad. Requisitos para su inscripcin: Diligencie el formulario de Registro Unico Empresarial (Cartula Unica y el Anexo Mercantil.). Anexe: Copia autenticada del acta en donde conste la decisin de abrir la sucursal, nombramiento del administrador y asignacin de funciones. Copia autntica de la escritura pblica de constitucin. Copia autntica de todas las escrituras pblicas de reforma, si las hubiere. Carta de aceptacin del designado, con indicacin del nmero del documento de identificacin. Si se deja constancia en el acta de tal aceptacin, no es necesario este requisito. Certificado reciente de existencia y representacin legal de la sociedad, expedido por la cmara de comercio del domicilio principal, presentado en original o copia autenticada. Requisitos para su Cancelacin: Certificado reciente de existencia y representacin legal de la sociedad expedido por la cmara de comercio del domicilio principal, presentado en original o copia autenticada. Comunicacin suscrita por el representante legal con reconocimiento de firma y Contenido notarial. Empresas asociativas de trabajo Las Empresas Asociativas de trabajo son organizaciones econmicas productivas, cuyos asociados aportan su capacidad laboral por tiempo indefinido y otros adems, entregan al servicio de la organizacin una tecnologa o destreza, u otros activos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales sern: la produccin, comercializacin y distribucin de bienes bsicos de consumo familiar o la prestacin por parte de sus miembros de servicios individuales o conjuntos. Requisitos para su Inscripcin: Solicite y diligencie la cartula nica y su respectivo anexo mercantil, la primera debe contener los datos de la persona jurdica y el anexo mercantil contendr la informacin financiera de la misma y los datos del establecimiento de comercio. Solicite y diligencie el anexo tributario. Original y copia autntica del acta de constitucin reconocida ante notario, que deber contener: Nombre e identificacin de los constituyentes. Voluntad de asociarse y constituirse en una Empresa Asociativa de Trabajo. Designacin del director ejecutivo (Representante Legal).

 Aprobacin de estatutos. Firma de los constituyentes en seal de aceptacin, con el respectivo reconocimiento de firma y Contenido ante notario. Original y copia autntica de los estatutos de la Empresa Asociativa, firmados por todos los constituyentes y debidamente reconocidos ante notario. Los ESTATUTOS debern contener: Nombre e identificacin de las personas que intervienen como Otorgantes. Razn social seguida de la denominacin Empresa Asociativa de Trabajo E.A.T.. Domicilio de la empresa. Duracin precisa de la entidad, causales de disolucin y liquidacin. Objeto social que deber ceirse a lo estipulado en la ley 10 de 1991 y al Decreto Reglamentario 1100 de 1992. Capital social de la Empresa Asociativa de Trabajo y distribucin de los aportes individuales efectuados por los otorgantes. Debe recordar que para la conformacin del capital social de estas personas jurdicas, es obligatoria la existencia de un capital laboral, respecto del cual debe indicarse su distribucin. Entidades de naturaleza cooperativa Es acuerdo cooperativo el contrato que se celebra por un nmero determinado de personas, con el objetivo de crear y organizar una persona jurdica de derecho privado denominada COOPERATIVA, cuyas actividades deben cumplirse con fines de inters social y sin animo de lucro; toda actividad econmica, social o cultural puede organizarse con base en el acuerdo cooperativo. Requisitos para la inscripcin de su cooperativa, fondo de empleados y pre cooperativa Cooperativa Solicitud firmada por el representante legal que contenga la fecha de solicitud, nombre, domicilio, direccin, telfono, fax, apartado areo y el nombre de la entidad que la vigila o controla. Copia autntica o autenticada del acta de constitucin, firmada por las personas designadas como presidente y el secretario de la reunin y con sello de reconocimiento de firma y Contenido ante notario por parte de los mismos. Esta acta debe contener: Aprobacin de la constitucin de la entidad. Aprobacin de los estatutos que regirn la cooperativa. Eleccin y/o nombramiento del representante legal, revisor fiscal y miembros de los rganos de administracin y vigilancia. ESTATUTOS de la entidad firmados por el presidente el secretario de la reunin, con sello de reconocimiento de firma y Contenido ante notario. Los estatutos deben contener: El nombre, identificacin y domicilio de los asociados, quienes deben tener una edad mnima de catorce (14) aos y deben ser al menos veinte (20) cooperados, si la cooperativa es integral o multiactiva integral; o diez (10) si es de trabajo asociado. El nombre de la entidad, indicando la denominacin correspondiente a su naturaleza. El domicilio de la misma. La duracin debe ser indefinida. El objeto del acuerdo cooperativo y la enumeracin de las actividades. El patrimonio, su constitucin e incremento patrimonial reserva, fondos sociales, finalidades y forma de utilizacin de los mismos. Aportes sociales mnimos no reducibles durante la vida de la cooperativa y forma de pago. La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en lo cuales habr de convocarse a reuniones extraordinarias. Procedimiento de convocatoria a las reuniones de las asambleas de asociados y consejos de administracin. Normas para fusin, incorporacin, transformacin, disolucin y liquidacin. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal que debe ser contador titulado con matrcula. Nombre e identificacin de los administradores y representantes legales. Derechos y deberes de los asociados; condiciones para su admisin retiro, exclusin y determinacin del rgano competente para su decisin. Rgimen de sanciones causales y procedimientos. Procedimiento para resolver diferencias y conflictos transigibles entre asociados o entre stos y la cooperativa, por causa o con ocasin de actos

cooperativos. Constancia de pago de por lo menos del 25% de los aportes iniciales suscritos por los fundadores, expedida por el representante legal de la cooperativa. Cartas de aceptacin del cargo del representante legal y dems designados, indicando el nmero de su documento de identificacin. Si se deja constancia expresa en el acta de tal aceptacin, no es necesario ese requisito. Fondo de Empleados Mnimo diez asociados. Certificado de existencia y representacin de las entidades empresas en las cuales laboran los asociados. Pre cooperativas Mnimo cinco miembros asociados. Trmino de duracin de cinco aos. ANEXOS: relacin de los nombres de las personas que conforman la entidad, indicando el nmero de su documento. Entidades sin nimo de lucro Las entidades sin nimo de lucro son personas jurdicas capaces de ejercer derechos y contraer obligaciones y de ser representadas judicial y extrajudicialmente, con sujecin a las disposiciones legales y a sus propios estatutos. Nacen por voluntad de sus asociados en virtud del derecho constitucional de asociacin o por la libertad de disposicin de los bienes de los particulares, para la realizacin de fines altruistas o de beneficio comunitario, de lo que se infiere que la ausencia de lucro es una de las caractersticas fundamentales, lo cual significa, que no existe reparto de utilidades o remanentes generados en el desarrollo de sus objetivos, ni es viable el reembolso de los bienes o dineros aportados a la entidad. Entidades obligadas a registrarse en la Cmara de Comercio: Asociaciones, corporaciones, fundaciones e instituciones de utilidad comn: gremiales; de beneficencia; profesionales; juveniles; sociales; democrticas y participativas; cvicas y comunitarias; de egresados; promotoras de bienestar social y ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados (salvo las empresas privadas del sector salud); clubes. Entidades cientficas, tecnolgicas, culturales e investigativas. Organizaciones populares de vivienda (O.P.V.). Asociaciones de padres de familias. Asociaciones de instituciones educativas. Asociaciones sin nimo de lucro o de economa solidaria formadas por asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales; y asociaciones de segundo y tercer grado. Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indgenas. Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios de vivienda compartida y vecinos; diferentes a los de propiedad horizontal regidas por las leyes 182 de 1948 y 16 de 1985. Entidades ambientalistas. Instituciones de utilidad comn que prestan servicios de bienestar familiar. Cooperativas, federaciones y confederaciones, institucionales auxiliares de cooperativismo. Pre cooperativas. Fondos de empleados. Asociaciones mutuales. Empresas de servicios en las formas de administraciones pblicas cooperativas. Requisitos para su registro: Solicitud de inscripcin firmada por el representante legal, que contenga la fecha de la solicitud, nombre, domicilio, direccin, telfono, fax, apartado areo de la entidad y la entidad que vigila y controla. Solicite y diligencie el anexo Dian firmado por el representante legal. Original del acta de sesin de constitucin, firmada y con sello de reconocimiento de firma y Contenido ante notario por parte del presidente y el secretario que actuaron en la reunin y que debe contener:

 Creacin o constitucin de la entidad. Aprobacin de estatutos. Eleccin o designacin de representante legal y dems dignatarios. Estatutos de la entidad en copia autentica, firmados igualmente por el presidente y el secretario de la reunin y el representante legal, con sello de reconocimiento de firma y Contenido ante notario; deben contener (Dcto 2150/95): Nombre, identificacin y domicilio de las personas que intervengan como asociados fundadores. El nombre de la entidad indicando su naturaleza. Domicilio. La clase de persona jurdica. El objeto (se debe indicar expresamente que es entidad sin nimo de lucro). El patrimonio, la forma de hacer los aportes y disposiciones para la conformacin, administracin y manejo. rganos de administracin, determinando su composicin, modo de eleccin o designacin, de funciones, qurum deliberatorio ,decisorio, representante legal y facultades. La duracin precisa de la entidad, las causales de disolucin y liquidacin. La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habr de convocarse a reuniones extraordinarias. La forma de hacer la liquidacin una vez disuelta la entidad, indicando la destinacin del remanente de los bienes a una institucin de utilidad comn sin nimo de lucro que persiga fines similares. Las facultades y obligaciones del Revisor Fiscal. Nombre e identificacin de los administradores y representantes legales. Cartas de aceptacin de los directivos designados en la reunin de constitucin, indicando el nmero de su documento de identificacin. Si se deja constancia en el acta de tal aceptacin, no es necesario este requisito. ANEXO: Relacin de nombres de las personas que conforman la entidad, su identificacin y domicilio. Nombramientos y actos que deben registrarse: Constitucin. Reforma de estatutos. Representantes legales y sus suplentes. Consejo de administracin. Junta de vigilancia. Comit de apelacin. Junta directiva. Fiscal y suplente. Revisor fiscal y suplente. Comit de control interno. Fundaciones: Constancia en los estatutos de los aportes determinando la cuanta. Su direccin debe ser indefinida. Libros: De asociados. De actas de Asamblea y de Junta Directiva. Contabilidad (para fundaciones, adems de los anteriores). Excepciones al registro de acuerdo con el art.45 del dcto 2150/95: Se encuentran exentas del registro las siguientes entidades sin nimo de lucro. Instituciones de educacin superior, formal y no formal.

Entidades que prestan servicio de vigilancia privada. Iglesias, confesiones y denominaciones religiosas; sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros. Entidades reguladas por la ley 100 de seguridad social. Sindicatos y asociaciones de trabajadores y empleadores. Partidos y movimientos polticos. Entidades privadas del sector salud que trata la ley 10 de 1993. Sociedades de gestin colectiva de derecho privado sin nimo de lucro con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia. Personas jurdicas extranjeras de derecho privado sin animo de lucro con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia. Establecimiento de beneficencia y de instruccin pblica de carcter oficial, corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, regulados por el Dcto 3130/68 y dems disposiciones pertinentes. Las propiedades regidas por las leyes de propiedad horizontal (ley 182/48 y 16/85). Cajas de compensacin familiar reguladas por ley 21/82. Cabildos indgenas, asociacin de cabildos. Entidades que conforman el sistema nacional del deporte en niveles nacional, departamental y municipal. Organizaciones gremiales de pensionados. Casas crcel. Clubes de tiro y caza y asociaciones de coleccionistas de armas. NOTA: La matrcula mercantil de su sociedad, la de usted como persona natural y las de sus establecimientos de comercio, sucursales y agencias, deben renovarse dentro de los tres (3) primeros meses de cada ao, sin importar la fecha de su matrcula (Artculos 33 del Cdigo de Comercio y 1 del Decreto Reglamentario 668 de 1989). Verifique que en la Cmara de Comercio no exista nombre o razn social igual a la que usted ha escogido para su sociedad y/o establecimiento de comercio, puesto que los artculos 35 del Cdigo de Comercio y 9 del Decreto 898 del 2002 prohiben a las Cmaras de Comercio registrar nombres idnticos. Para la verificacin del nombre diligencie el formato de VERIFICACION DE HOMONIMIA. Esta consulta puede efectuarla en la Notara del Crculo de Cartagena ante la cual est adelantando el trmite de su minuta para obtener la escritura pblica. Para la inscripcin de cualquier documento se deben cancelar los derechos correspondientes a favor de la Cmara de Comercio, as como el Impuesto de Registro a favor de la Gobernacin de Bolvar, el cual es liquidado y recaudado por la Cmara de Comercio de Cartagena (Ley 223 de 1995). No olvide regresar en el trmino que se le indica en su recibo de caja, con el fin de verificar si su documento fue inscrito u objetado. Si el documento no cumpliere con los requisitos para ser registrado, la Cmara de Comercio lo tendr a su disposicin en la ventanilla de entrega de documentos junto con la nota de devolucin. En los Centros de Atencin Empresarial -CAE- que funcionan en nuestras sedes, usted puede realizar todo el proceso de creacin y constitucin de su empresa: consultas de nombres, uso del suelo, marcas, entre otros; registro mercantil, obtencin del NIT, Registro Unico Tributario (Nacional) y Registro de Identificacin Tributaria (Secretara de Hacienda Distrital). Matrcula de Establecimiento de Comercio Un establecimiento de comercio es un conjunto de bienes organizados por el empresario para desarrollar y cumplir los fines de la empresa. Por ejemplo: tiendas, almacenes comerciales, bodegas, fbricas, factoras etc. Oportunidad de la Matrcula La matrcula del establecimiento debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha en que este fue abierto al pblico. La matrcula debe solicitarse en la cmara de comercio con jurisdiccin en lugar donde se va a desarrollar su actividad. Cmo Efectuar la Matrcula? Se recomienda que antes de asignar un nombre al establecimiento de comercio, verifique que en la cmara de comercio no exista otro establecimiento con un nombre igual o similar (Art. 35 del Cdigo de Comercio). Para la verificacin del nombre, diligencie el formato de VERIFICACIN DE HOMONIMIA. Diligencie el anexo matrcula mercantil con los datos del establecimiento de comercio.

Diligencie el anexo para fines tributarios debidamente firmado por la persona natural o por el representante legal, segn el caso, con la indicacin del barrio en el cual se encuentra ubicado el establecimiento. Presntelo en las ventanillas de nuestra Entidad y cancele los derechos de matrcula correspondientes. Observacin Si usted est matriculado como persona natural o jurdica y desea abrir uno o varios establecimientos de comercio, debe diligenciar tantos anexos de matrcula mercantil como establecimientos vaya a matricular. Recuerde que los nombres de los establecimientos deben ser diferentes (Artculo 35 Cdigo de Comercio). Libros de Comercio Para todos los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entendern por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos (Artculo 49 Cdigo de Comercio). Algunos libros que se registran en la Cmara de Comercio son: De contabilidad: diario y mayor y balances. De actas de Asamblea de accionistas, Junta de Socios y Juntas Directivas (Artculos 189, 195 y 431 del Cdigo de Comercio y el 131 del Decreto 2649 de 1993). De registro de acciones (Artculos 195 y 406 Cdigo de Comercio). De registro de socios en sociedades limitadas (Artculo 361 Cdigo de Comercio). De Accionistas, (Artculo 130 Decreto 2649/93). Requisitos para su registro: Para registrar un libro por primera vez Solicitud presentada por el representante legal, el revisor fiscal o un contador de la sociedad, o por la persona natural comerciante propietaria del establecimiento, en la cual se indique: El nombre del libro. Indicacin de que su registro es por primer vez. Indicacin del nmero de folios a registrar (hojas tiles, folio inicial y folio final). Presentacin del libro si este se lleva en forma manual para su rbrica; o de las formas continuas cuando el sistema contable sea sistematizado. Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas. Cancelar en las cajas de la entidad los derechos de inscripcin correspondientes. Para registrar nuevos libros por haberse agotado los anteriores se requiere: Solicitud presentada por el representante legal, el revisor fiscal o un contador de la sociedad, o por la persona natural comerciante propietaria del establecimiento, en la cual se indique: El nombre del libro. Indicacin del nmero de folios a registrar (hojas tiles, folio inicial y folio final). Acreditar que a los existentes les faltan pocos folios por utilizar o que deben ser sustituidos por causas ajenas a su propietario, mediante la presentacin del propio libro o del certificado del revisor fiscal o contador pblico en el cual conste su nmero de tarjeta profesional. Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas. Cancelar en caja los derechos de inscripcin correspondientes. Importante: Los libros slo pueden registrarse en blanco y previamente numerados. Si la falta del libro se debe a prdida, extravo o destruccin del anterior, debe aportarse copia autntica de la respectiva denuncia. Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados transcurridos cuatro (4) meses desde su inscripcin (Artculo 126 Decreto Reglamentario 2649/93).

De las actas de los rganos sociales

Las decisiones de junta de socios, asamblea de accionistas o juntas directivas, deben hacerse constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunin para tal efecto. Requisitos: Nmero del acta y nombre de la sociedad o entidad a la que pertenece. Nombre del rgano social que se rene (junta directiva, de socios o asamblea de accionistas, asamblea de asociados, cooperados corporados, consejo de administracin). Clase de reunin celebrada (ordinaria, extraordinaria, por derecho propio, etc.). Ciudad, lugar, fecha y hora de la reunin. Nombramiento de las personas que han de actuar como presidente y secretario de la respectiva reunin. Sealamiento del orden del da. Forma y antelacin de la convocatoria (quin convoca y en qu calidad, medio utilizado para ello y anticipacin con la que se realiza), todo conforme a lo previsto en los respectivos estatutos o en silencio de stos, a lo sealado en la Ley, para la clase de reunin celebrada y salvo que se halle presente la totalidad de los socios. Lista de los asistentes, con indicacin del nmero de derechos propios o ajenos representados en la reunin y porcentaje total que representan en la reunin. Tratndose de sociedades por acciones debe indicarse el nmero de acciones suscritas, lo anterior para la verificacin del qurum legal estatutario. Las decisiones tomadas en la reunin y la constancia de la aprobacin de las mismas por los asociados presentes en la reunin, indicando el nmero de votos emitidos a favor, en contra o en blanco. La constancia de aprobacin del texto integral del acta por parte del rgano social que se rene o por las personas que hayan sido designadas expresamente en la reunin para tal efecto. Firmas o constancias de firmas de las personas que actan como presidente y secretario de la reunin. Importante: Las actas deben presentarse en copia autntica o autenticada. Para darle autenticidad a la copia del acta es necesario que, despus de las firmas correspondientes, el secretario o el representante legal de la compaa, autoricen la copia del acta, as: la anterior acta es fiel copia tomada de su original, la cual se haya asentada en el libro de actas de la sociedad. Si la decisin tomada en la reunin corresponde a una reforma de estatutos, es necesario para efectos de la inscripcin, que el acta en cual consta la reforma, sea elevada a escritura pblica, siendo esta ltima el documento objeto del registro. (Artculo 158 Cdigo de Comercio, 42 Decreto 2150 de 1995). En caso que el acta de que se trate contenga algn nombramiento, es necesario, para efectos del registro del mismo, que se acredite la aceptacin del cargo por parte de la persona designada y se informe el nmero del documento de identificacin de la misma. Lo anterior, bien sea dejando constancia de ello en la misma acta o en una comunicacin adjunta a sta. Nombramientos sujetos A registros en las cmaras de comercio Nombramientos que se inscriben: Representantes Legales y sus Suplentes. Juntas Directivas. Revisores Fiscales y sus Suplentes. Administradores de Agencias y Establecimientos de Comercio. Gerentes de Sucursales. Requisitos para su inscripcin: Presentar copia original o autenticada del acta del rgano social competente en la cual conste el nombramiento. Verifique que los nombramientos correspondan a cargos previstos en los estatutos. Si obedecen a obligacin legal es necesario dejar constancia de ello en el acta. El acta de nombramiento debe reunir los requisitos formales para su registro y deben anexarse las cartas de aceptacin de cargos por parte de los

designados, a menos que en el acta se haya dejado constancia expresa de dicha aceptacin. En todo caso, para efectos del registro, es necesario que se acredite el nmero del documento de identificacin del designado. Importante: La ratificacin y la reeleccin de las personas ya inscritas en la Cmara de Comercio como representantes legales o revisores fiscales, no requiere de nueva inscripcin. En los casos de renuncia de representantes legales o revisores fiscales, transcurrido el trmino previsto en los respectivos estatutos para que el rgano social competente proceda a reemplazarlos, o en silencio de stos, pasados 30 das contados a partir de la fecha de la renuncia, sin que se haya producido la nueva designacin, el interesado debe dar aviso a la Cmara de Comercio del hecho de su renuncia y la causa del retiro, mediante una comunicacin escrita que debe presentar personalmente ante la entidad, o en su defecto con reconocimiento de firma y Contenido ante notario, por cuya inscripcin deben cancelarse los derechos de inscripcin e impuesto de registro correspondientes. De la circunstancia de la renuncia y la causa del retiro, se dar cuenta en el respectivo certificado. Si vencidos los treinta (30) das antes mencionados y mediando la comunicacin del interesado no se ha producido an el nuevo nombramiento, la persona de que se trate continuar figurando en el registro y certificndose como representante legal o revisor fiscal, pero slo para efectos judiciales, procesales o administrativos. La Cmara de Comercio slo dejar de certificar lo anterior, cuando se registre el nuevo nombramiento. (Sentencia Corte Constitucional de fecha 29 de Julio de 2003). Cuando el nombramiento es aprobado en un acta en la cual se adoptan igualmente reformas estatutarias (como el caso de liquidadores designados una vez aprobada la disolucin de la respectiva entidad), la inscripcin del mismo se toma del acta protocolizada en la escritura por ser el documento idneo sujeto a registro conforme a las normas vigentes, por lo tanto, para este fin, deben cancelarse los derechos de inscripcin e impuesto de registro correspondientes. Tipos de contratos Compra-Venta con reserva de dominio Preposicin Agencia comercial Prenda sin tenencia del acreedor Compra - Venta con Reserva de Dominio Mediante el contrato de compraventa con reserva de dominio, el vendedor se reserva el dominio de la cosa vendida, hasta que el comprador haya pagado la totalidad del precio, pero conservando el comprador la tenencia del bien. Este contrato debe contener: Nombre, documento de identidad y domicilio del comprador y vendedor. Precio total del bien vendido y del valor total de la deuda que se garantiza con l. Fecha de vencimiento de la obligacin (ltima cuota). Detalle de los bienes vendidos y el lugar donde permanecern. Requisitos para su Inscripcin: Copia autentica o autenticada de la escritura pblica o documento privado debidamente firmado y reconocido ante Juez o notario por las partes contratantes (comprador y vendedor) en que conste el contrato. Cancelar los derechos de inscripcin e impuesto de registro correspondientes. Modificaciones y Cancelacin: Toda modificacin al contrato y su cancelacin, deben inscribirse en la Cmara de Comercio previa cancelacin de los derechos de inscripcin e impuesto de registro correspondientes; para ello se requiere que el documento que las contenga est firmado y reconocido ante notario por el comprador y el vendedor. Importante: En la Cmara de Comercio slo se inscribe el contrato de compraventa con reserva de dominio sobre bienes muebles. Tratndose de la reserva de dominio de automotores, el contrato se registra en la direccin de trnsito. Para la inscripcin de cualquier documento deben cancelarse los derechos correspondientes, as como el impuesto de Registro a favor de la Gobernacin de

Bolvar, que liquida y recauda la Cmara de Comercio (Ley 223 de 1995). Contrato de Preposicin Es un contrato por medio del cual un comerciante (preponente) encarga la administracin de un establecimiento de comercio, o de una parte del mismo, a otra persona llamada factor (Art. 1332 del Cdigo de Comercio). El contrato debe contener: Nombre, domicilio (ciudad/municipio) y documento de identidad del preponente (persona quien otorga la administracin del establecimiento) y del factor. Facultades del factor y lmites a su gestin. Requisitos para su Inscripcin: Copia autntica o autenticada de la escritura pblica o documento privado debidamente firmado y reconocido por las partes (pre ponente y factor) que contenga el contrato. Que el pre ponente y el establecimiento se encuentren matriculados en el Registro Mercantil. El contrato debe inscribirse en la Cmara de Comercio donde est matriculado el establecimiento de comercio. Cancelar los derechos de inscripcin e impuesto de registro correspondientes. Modificaciones y Cancelacin: Toda modificacin al contrato y su cancelacin, deben inscribirse en la Cmara de Comercio previa cancelacin de los derechos de inscripcin e impuesto de registro correspondientes; para ello se requiere que el documento que las contenga est firmado y reconocido ante Juez o notario por el pre ponente y el factor. Contrato de Agencia Comercial La agencia comercial es un contrato por medio del cual una persona llamada empresario, encarga a otra denominada agente, para que promueva o explote sus productos o negocios en un determinado territorio, actuando en forma independiente y estable como representante, agente, fabricante, o distribuidor de uno o varios productos del mismo. El empresario puede ser nacional o extranjero (Artculo 1317 Cdigo de Comercio). El contrato debe contener: Nombre, domicilio (ciudad/municipio) y documento de identidad tanto del empresario como del agente. El objeto del contrato y el ramo de las actividades a desarrollar. Los poderes o facultades del agente y sus limitaciones. El trmino de duracin del contrato. El territorio donde va a desarrollar sus actividades el agente. Requisitos para su Inscripcin: Copia autentica o autenticada del contrato, debidamente firmado por el empresario y el agente. Que el agente o representante figure matriculado en el registro mercantil, pues su actividad implica el ejercicio del comercio en forma independiente, lo cual lo convierte en comerciante. Si el contrato se elabor por documento privado, ste debe presentarse con reconocimiento de firma y Contenido ante Juez o Notario por las partes contratantes. Si el contrato fue otorgado en el exterior, debe autenticarse la firma ante el respectivo cnsul de Colombia y obtener la autorizacin de la firma del cnsul ante el Ministerio de Relaciones Exteriores o en su defecto presentarlo debidamente apostillado. En caso de que el documento se extienda en idioma distinto al castellano, debe enviarse con la traduccin oficial realizada por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia o por un traductor debidamente autorizado por este Ministerio. Cancelar los derechos de inscripcin e impuesto de registro correspondientes. Modificaciones y Cancelacin: Toda modificacin al contrato y su cancelacin, debe inscribirse en la Cmara de Comercio, previa cancelacin de los derechos de inscripcin e impuesto de registro correspondientes. Para la modificacin se requiere que el documento que la contenga se encuentre firmado y reconocido ante Juez o notario por el empresario y el agente; la cancelacin slo debe ser firmada y reconocida por el empresario. Contrato de Prenda sin tenencia del acreedor

La prenda es un gravamen que se constituye sobre un bien mueble con el fin de garantizar el cumplimiento de una obligacin. La Ley mercantil permite gravar con prenda, conservando el deudor la tenencia de la cosa, toda clase de muebles necesarios para una explotacin econmica y destinados a ella o que sean resultado de la misma explotacin (Artculo 1207 del Cdigo de Comercio). El contrato debe contener: El nombre, documento de identidad y domicilio (ciudad/municipio) del deudor y del acreedor. La fecha, naturaleza, valor de la obligacin que se garantiza y los intereses pactados en su caso. La fecha de vencimiento de dicha obligacin. El detalle de las especies gravadas con prenda, con indicacin de su cantidad y todas las dems circunstancias que sirvan para su identificacin; como son: marca, modelo, nmero o serie, entre otros. Lugar (direccin y ciudad) en que permanecern las cosas gravadas, indicando si el propietario de stas es dueo, arrendatario, usufructuario o acreedor anticrtico de la empresa, finca o lugar donde se encuentren ubicados los bienes. Si las cosas gravadas pertenecen al deudor o a un tercero que ha consentido en el gravamen, y, La indicacin de la fecha y el valor de contratos de seguros y el nombre de la compaa aseguradora, en el caso que los bienes gravados estn asegurados Requisitos para su Inscripcin: Copia autentica o autenticada de la escritura pblica o documento privado debidamente firmado y reconocido ante Juez o Notario por el acreedor y deudor prendario, que lo contenga. Los contratos suscritos con establecimientos de crdito no requieren reconocimiento judicial o notarial por las partes, debido a que estos documentos se presumen autnticos por virtud de lo dispuesto en el artculo 252 del Cdigo de Procedimiento Civil. Cancelar los derechos de inscripcin e impuesto de registro correspondientes. Modificaciones y Cancelacin: Toda modificacin al contrato y su cancelacin, debe inscribirse en la Cmara de Comercio, previa cancelacin de los derechos de inscripcin e impuesto de registro correspondientes. Para la modificacin se requiere que el documento que la contenga est firmado y reconocido ante Juez o notario por el acreedor y deudor prendario; la cancelacin debe ser firmada y reconocida por acreedor prendario. Disolucin de sociedad La Sociedad puede disolverse por las siguientes causales: Vencimiento del trmino de duracin: Se produce entre los asociados y respecto de terceros, a partir de la de expiracin del trmino de su vigencia, sin necesidad de formalidades especiales, y por tanto no requiere de escritura pblica. Decisin de los socios, antes de vencerse la duracin de la sociedad: Los socios deben decretar la disolucin y en esa misma reunin pueden nombrar al liquidador. Esta decisin debe elevarse a escritura pblica y una copia de la misma debe registrarse en la Cmara de Comercio del domicilio social. Si se trata de una sociedad vigilada por la Superintendencia de Valores o controlada por la Superintendencia de Sociedades, adjunte a la escritura la resolucin mediante la cual dichas entidades autorizan la mencionada reforma. Por alguna causa legal (Art. 218 del Cdigo de Comercio) o contemplada en los estatutos. Los socios, en junta de socios o asamblea de accionistas declaran la disolucin con base en la causal respectiva y solemnizan la decisin por escritura pblica. Apertura de liquidacin obligatoria u orden de autoridad competente: Debe registrarse la copia de la providencia que decret la apertura de liquidacin obligatoria o la disolucin, con la constancia de que la misma se encuentra en firme. Requisitos para su Inscripcin: Copia autntica o autenticada de la escritura pblica que contiene la declaracin de la disolucin de la sociedad (Artculos 158 y 220 Cdigo de Comercio). En la escritura arriba citada, debe encontrarse protocolizada (guardada), el acta del rgano social competente en la cual consta la aprobacin de la disolucin y el nombramiento de liquidador, si es el caso; en este evento, debe acreditarse la aceptacin del cargo por parte de la persona designada e informarse el nmero de su documento de identificacin. Cancelar los derechos de inscripcin e impuesto de registro correspondientes al registro de la reforma consistente en la disolucin de la sociedad, la cual se toma de la escritura presentada, y a la inscripcin del nombramiento de liquidador, el cual se toma del acta protocolizada por ser el documento idneo sujeto a registro. Importante:

La disolucin de la sociedad debe inscribirse siempre en el registro mercantil, salvo cuando esta se produzca por el vencimiento del trmino de su duracin. La inscripcin de la escritura pblica de disolucin o la providencia que la decrete, debe efectuarse en la Cmara de Comercio con jurisdiccin en el domicilio principal de la sociedad y en la de sus sucursales. Decretada la disolucin, la sociedad no puede continuar desarrollando actividades, excepto las encaminadas a su liquidacin. A partir de la declaratoria de disolucin, al nombre de la sociedad deber adicionarse la expresin en liquidacin. Liquidacin de Sociedad A partir de la declaratoria de disolucin, la sociedad entra en proceso de liquidacin. El liquidador debe cumplir con el procedimiento establecido en el Cdigo de Comercio para dicho trmite, especialmente en lo que tiene que ver con comunicaciones a acreedores y terceros, elaboracin de inventarios, balance final de la sociedad y pago del pasivo externo y distribucin del remanente, si lo hubiere. Con el registro del acta de junta de socios o asamblea de accionistas aprobatoria de la cuenta final de liquidacin o de la escritura pblica en que se protocoliza dicha acta, en la Cmara de Comercio con jurisdiccin en el domicilio principal de la sociedad y en la de sus sucursales, se entiende inscrita la liquidacin de la sociedad. Esa acta debe contener, adems de los REQUISITOS sealados en el Cdigo de Comercio para las actas en general, (Artculos 189 y 431), los siguientes: Nombre de los asociados presentes. Valor de su correspondiente inters social. La suma de dinero o bienes que recibe cada uno a ttulo de liquidacin. La constancia que la sociedad carece de pasivos internos y externos y/o la forma de pago de los mismos en caso tenerlos, o de que surgiere alguno o algunos con posterioridad a la liquidacin de la sociedad. Para su registro, el acta debe presentarse firmada o con la constancia de firma por parte del presidente y el secretario de la reunin, y con constancia de aprobacin de su texto por parte de los socios, o de las personas comisionadas para este fin. La fecha de la misma debe ser posterior a la de la escritura pblica de disolucin o a la del vencimiento del trmino de duracin de la sociedad, para que proceda su registro. Es necesario el pago de los derechos de inscripcin e impuesto de registro correspondientes, para la inscripcin de la liquidacin definitiva de la sociedad y la cancelacin de su matrcula mercantil y la de su (s) establecimiento (s) de comercio. Observaciones: Cuando la sociedad entre en alguna causal de disolucin distinta a la apertura del trmite de liquidacin obligatoria, el representante legal de la misma debe avisar, dentro de los diez (10) das siguientes a la fecha en que ocurri la causal, a la oficina de cobranzas de la Administracin de Impuestos Nacionales ante la cual sea contribuyente, responsable o agente retenedor, con el fin de que esta le comunique sobre las deudas fiscales de plazo vencido a cargo de la sociedad, so pena de hacerse solidariamente responsable de las mimas. Si la sociedad que se liquida posee establecimientos de comercio que no se van a cancelar, debe adjudicarlos en el acta de liquidacin; de no ser este el caso debe cancelarse su matrcula previo el pago de los derechos correspondientes. Importante: Para la inscripcin de la liquidacin de la sociedad es importante que previamente se encuentren cancelados los embargos que reposen inscritos sobre los bienes de propiedad de la sociedad. La matrcula mercantil de la sociedad que se liquida y la de su (s) establecimiento (s) de comercio, si no estuviere (n) cancelado (s), debe encontrarse al da por concepto de derechos de renovacin. Los liquidadores son responsables ante los asociados y ante terceros de los perjuicios que se les cause por violacin o negligencia en el cumplimiento de sus deberes. http://www.gerencie.com/pasos-o-requisitos-para-crear-sociedad-comercial.html