Herramientas Estratgicas de Relaciones Pblicas.

Herramientas estratgicas de Relaciones Pblicas se pueden definir como aquellas que tcnicas que utilizaran los relacionistas pblicos para alcanzar un objetivo dentro o fuera de una organizacin, en otras palabras es como el profesional consigue realizar exitosamente su trabajo. A continuacin se detallarn algunas de las ms importantes herramientas Relaciones Pblicas utilizadas tanto para pblico externo como para pblico interno.

Herramientas en pblico interno:

Manual de bienvenida Este manual es uno de los primeros contactos entre el empleado y la empresa, esta herramienta, estar al servicio de la comunicacin interna. Dentro de este manual de bienvenida tambin llamado manual de induccin se encuentras los siguientes componentes: Palabras de bienvenida de parte de una representante de la organizacin. Informacin general de la empresa: Resea histrica, objetivos, polticas, productos o servicios entre otros. Orientacin al empleado sobre su trabajo, se clasifica en: - Orientacin general, Pasos a seguir desde su llegada hasta el desarrollo de su rutina diaria. - Prestaciones, las que le otorga la empresa y modo de obtenerlas. - Reglas y normas principales que se deben cumplir.

Pizarra informativa

Este instrumento es muy sencillo, se puede utilizar en todos los sentidos de la comunicacin (ascendente, descendente y horizontal) slo necesita colocarse en un lugar visible y fijo, en l se colocarn diferentes anuncios o temas de inters:

Informaciones legales obligatorias establecidas por la ley: horarios, das festivos, servicio mdico, informacin sobre las retribuciones, seguridad e higiene en el trabajo. Informaciones referentes a la organizacin tales como resultados, acontecimientos del sector de actividad de la institucin, campaas de sensibilizacin (antitabaco, prevencin del cncer, etc.). Informaciones sociales de la organizacin y de relaciones entre los trabajadores, tales como excursiones conjuntas, encuentros deportivos, reuniones sociales, etc.

El xito del tabln de anuncios depende de su contenido, pero tambin existen otros elementos que influyen en concretar y alcanzar los objetivos que se pretenden con este instrumento. Cabe tener en consideracin: Ubicacin: debe ser colocado en lugares de mayor trnsito, sin embargo no es recomendable colocarlo cerca del reloj chocador ya que puede causar distraccin o no se le d la importancia debida. Brevedad y claridad: Los mensajes que se muestren en el boletn debern ser breves, concisos y claros para que el mensaje que se quiera transmitir sea captado de manera ms rpida.

 Atraccin: Para que capte la atencin de los empleados se debern utilizar colores llamativos y hasta de ilustraciones. Renovacin oportuna: para que el personal est enterado de lo que acontece diariamente a la empresa, el boletn deber ser actualizado constantemente.

Revista peridico interno

El objetivo de esta herramienta estratgica de Relaciones Pblicas es crear canales fluidos de comunicacin entre los miembros de una organizacin, sin importar la posicin jerrquica.

La estructura abarca informaciones de contenido social (actividades culturales y deportivas, anuncios de personal, crnicas sobre empleados), informaciones de la organizacin y contenidos relacionados con los empleados.

Por la desventaja que este tipo de herramienta presenta en el aspecto de su temporalidad, es que ha ido surgiendo el flash de informacin, que es una variedad del peridico pero especializado en llenar algunos vacos de ste, tales como la rapidez y la instantaneidad. Se puede utilizar para informar sobre situaciones de una manera rpida.

Reuniones informativas Es uno de los instrumentos de los que dispone la organizacin para comunicarse directamente con sus pblicos internos. Siempre sern realizadas

por personal responsable y se concretan para mejorar la interaccin personal y establecer elementos dinamizadores. Buzn de sugerencias Instrumento de comunicacin que tiene como objetivo que los empleados puedan expresar sus opiniones o sugerencias sobre diversos aspectos: Mejoras organizativas, sustitucin de materiales, tiempos de produccin, mejora de la productividad. Seguridad e higiene en el trabajo, turnos de vacaciones, mejoras sociales, condiciones en el trabajo. El xito se basa, en que el usuario perciba cambios con respecto a las sugerencias que se han realizado, ya al ser un instrumento activo se debe tomar la iniciativa y concretarla. A esta herramienta se le debe de dar el mantenimiento adecuado para su correcta funcionalidad entre algunas de las necesidades que se deben solventar estn: 1. Apertura peridica del buzn para que las propuestas no se acumulen excesivamente y se vaya respondiendo adecuadamente a todas ellas. 2. Control de las propuestas presentadas con una estructuracin por diferentes sectores y mbitos de actuacin. 3. Examinar la originalidad y la novedad de la aportacin. 4. Consultar a un especialista sobre la pertinencia y calidad de lo propuesto. 5. Estudio de la viabilidad en su aplicacin. 6. Puesta en prctica de las mejoras propuestas por parte de la organizacin y evaluacin de lo que suponen realmente para la organizacin. Intranet

Es una red de ordenadores privados que utiliza tecnologa Internet para compartir dentro de una organizacin parte de sus sistemas de informacin y sistemas operacionales. (Wikipedia, 2012) La caracterstica importante de resaltar de una intranet dentro de una organizacin se establece una comunicacin estrecha entre los colaboradores de una organizacin, siendo este uno de los aspectos ms relevantes de las tecnologas de la comunicacin; mejorar los procesos comunicativos cualitativa y cuantitativamente.

Herramientas en pblico externo:

Los pblicos externos son grupos sociales con intereses determinados que no presentan mucha atencin a la organizacin a menos que ocurra algo en la organizacin que los atraiga, dentro de estos pblicos externos tenemos a los clientes, accionistas, inversionistas e instituciones financieras, medios masivos de comunicacin, gobierno. En un plan de relaciones pblicas, conviene elaborar una lista, por orden de importancia, de los cinco o seis pblicos con los cuales inicialmente se va a trabajar, en razn que no es recomendable comenzar la labor con una cantidad de pblicos externos a los que, por su nmero, no se los podr atender debidamente. Entre las estrategias de Relaciones Pblicas para utilizar con el pblico externo se pueden mencionar: Comunicados de Prensa El Relacionista Pblico se apoya de esta herramienta ya que a travs de ellos organiza conferencias, promociones, redacciones etc. Las cuales necesita para dar a conocer la imagen de la empresa, nuevos productos o lneas de productos.

Medios de comunicacin social Entre ellos est la televisin y la radio los cuales resultan muy tiles al relacionista pblico para realizar promociones y la Imagen de la empresa. En la actualidad con los avances tecnolgicos y cambios en las formas de comunicacin entre las personas alrededor del mundo, no se puede dejar por fuera el nuevo auge de los ltimos tiempos, las redes sociales donde entre las ms conocidas se encuentran Facebook, Twitter, Youtube, My Space, por mencionar algunos de ellos. Esta importante herramienta utilizada por muchos profesionales para crear un acercamiento con los clientes, dar a conocer la organizacin, una

excelente forma de publicidad no pagada que ha resultado eficiente, siempre y cuando se utilice de forma responsable ya que puede ser un instrumento til y fcil de dar seguimiento puede convertirse en el dolor de cabeza para muchas empresas si no se manipulan de correcta, se podra decir que las redes sociales son un arma de doble filo para la imagen de una empresa.

Atencin al Cliente Esta es muy importante en Relaciones Pblicas ya que se establece

contacto directo con las personas (Clientes), a quienes se quiere llegar y con quienes se desea proyectar una buena imagen. Este contacto con el pblico interno y externo de una compaa, se pude lograr por medio de las diferentes actividades especiales que un relacionista pblico ejecuta, dentro de ellas encontramos das o semanas especiales, inauguraciones, visitas guiadas a la empresa, concursos, conferencias de prensa, entre otras; donde las altas gerencias participan as como personajes de la comunidad y empleados, creando as un mayor acercamiento a los pblicos.

Pgina Web Hoy en da y a medida crece la globalizacin, todo se est digitalizando y realizando a travs de computadoras, por lo que las pginas Web se estn volviendo muy importantes para que las empresas se den a conocer. Estas serian las pginas propiedad de cada organizacin, donde se encontrar la visin, misin, valores por lo que se distingue la empresa. En este lugar virtual, de igual forma se colocara boletines informativos de las actividades que realice la empresa, fotogrficas, productos o servicios que se ofrecen a los clientes, contactos de los diferentes departamentos que componen la organizacin.

Internet El explosivo crecimiento de Internet en el medio del intercambio de informacin, hoy en da se ha convertido en un medio de comunicacin global que es utilizado por miles de personas. Internet abre una variedad de posibilidades para crear noticia y facilitar el contacto de las empresas bien con los periodistas, con otras empresas o pblicos objetivos sin olvidarse que en el ciberespacio todos ellos deben ser tratados como clientes. Este medio se ha convertido sin duda alguna en la herramienta estratgica utilizada por profesionales en relaciones pblicas de mayor impacto tanto a nivel social, cultural, econmico, entre algunos de los usos que los profesionales le han dado al internet se pueden citar: Distribucin por correo electrnico: este se utiliza para enviar

mensajes individuales y boletines informativos al personal, transmitir comunicados de prensa, fotografas y dossier de prensa a los medios de comunicacin.

Boletn o newsletter: es la herramienta para promocionar a la

empresa entre los pblicos actuales y potenciales, los periodistas y otras compaas interesadas. Se trata de proporcionar, con una periodicidad determinada, las noticias ms destacadas acerca de la compaa y del sector en el que opera.

Sala de prensa virtual: es la herramienta ms relevante para

incorporar las Relaciones Pblicas de una empresa al mundo online. La clave para crear una sala de prensa virtual con xito es pensar en las necesidades de los periodistas ya que son los clientes a satisfacer. Las salas de prensa virtuales pueden ser definidas como reas especficas de la Web de una empresa que, en la mayora de los casos, son abiertas y no

requieren identificacin del usuario, ni contrasea para su consulta. Los elementos imprescindibles que hay que incorporar en una sala de prensa virtual para que pueda cumplir sus funciones son: - Un dossier de prensa completo y actualizado: la adaptacin online de un dossier escrito a uno virtual, debera incluir toda la informacin presente en el de papel actualizada y ampliada con informes adicionales ms detallados. - Las ltimas notas de prensa y noticias: la actualizacin inmediata es uno de los aspectos que los medios de comunicacin ms valoran en una sala de prensa virtual. Al fin y al cabo, los periodistas que visitan una pgina Web cuentan con encontrar la informacin ms reciente posible y sera una cuestin de coherencia poder cumplir con sus expectativas. - Imgenes y logos en alta resolucin - Archivos audio y video - Contacto: es imprescindible incluir un formulario web o correo electrnico que permita a los periodistas ponerse en contacto con los responsables de Relaciones Pblicas.. - Apariciones en medios: no hay mejor promocin que incluir en la propia Web la informacin positiva que se ha publicado en los medios acerca de la empresa. As, se deja la palabra en boca de fuentes imparciales que se convierten en el principal testimonio de la credibilidad y xito de una compaa. Blogs y foros: las Relaciones Pblicas aplicadas a Internet presuponen tambin el uso de los blogs que estn ganando cada vez ms terreno como lderes de opinin. Hoy en da, se estn convirtiendo en el equivalente virtual del boca a boca tradicional que es la forma primordial y ms eficaz de hacer publicidad.

Bibliografa

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