Alfresco 3

Manual de Usuario de
Alfresco
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Manual para usuarios finales de Alfresco como Gestor Documental (CSIRC)
Versin del documento: 1.0 Noviembre 2010

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Centro de Servicios de Informtica y Redes de Comunicaciones * Edificio Mecenas * Campus Fuentenueva * 18071 Granada* Telf. 958 241010* Fax 958 244221* http://csirc.ugr.es
NDICE 1.- Introduccin 2.- Estructura del repositorio. 3.- Interfaz de usuario. Cliente web de Alfresco.. 3.1 Barra de herramientas.. 3.2 Panel lateral.. 3.3 rea de trabajo. 4.- Trabajando con Alfresco 4.1 Vista Detalles 4.2 Creacin y borrado de espacios y contenidos.. 4.3 Otras acciones sobre espacios y contenidos. 4.4 Usuarios y Grupos 4.5 Categoras. 4.6 Bsquedas 4.7 Reglas de contenido y acciones 4.8 Flujos de Trabajo (Workflows).... 4.9 Mi Alfresco.. 5.- Otras formas de trabajar con Alfresco.. 5.1 WebDAV.
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1.- Introduccin
Un gestor documental o gestor de contenidos, es una herramienta que permite la gestin de grandes cantidades de informacin almacenadas en forma de documentos. La combinacin de este tipo de bibliotecas de documentos con ndices almacenados en una base de datos permite el acceso rpido mediante diversos mtodos, a la informacin contenida en los documentos que generalmente se encuentran comprimidos y que, adems de texto, pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia (imgenes, vdeos...). Un gestor documental permite compartir la informacin contenida en los documentos que son creados, editados y borrados por sus usuarios. Por tanto, debe proveer de mecanismos que posibiliten esta colaboracin y todo lo que ello conlleva: organizacin del repositorio de documentos, gestin de los usuarios y sus permisos para el acceso a los documentos y para la modificacin de estos, control de versiones de documentos, bsquedas sobre los documentos, etc. Adems de estas caractersticas bsicas, puede ofrecer otras como notificaciones a los usuarios, reglas de publicacin de documentos, mecanismos avanzados de creacin de documentos a partir de plantillas, etc. Alfresco es un gestor documental muy completo, creado por expertos en el rea de la gestin documental y que presenta todas las caractersticas citadas. En este documento se presenta el modo de funcionamiento de Alfresco para usuarios finales.
2.- Estructura del repositorio

El repositorio (almacn de documentos y archivos) se construye a partir de los conceptos bsicos de contenido y espacio, que se repiten a lo largo de este documento. - Contenido: es cualquier archivo almacenado en Alfresco. Puede ser un documento o un archivo de cualquier extensin, como por ejemplo PDF, HTML, jpg, zip, doc, etc. Los contenidos estn formados por dos elementos principales: el archivo en s mismo y sus propiedades (informacin acerca del contenido). Por defecto, los contenidos tienen las propiedades de ttulo, descripcin y autor, junto con informacin para auditora como quin lo cre y cuando fue creado. - Espacio: es equivalente al concepto de directorio o carpeta, pero con propiedades adicionales como reglas de contenido y de seguridad. Puede contener otros espacios y contenidos.
El repositorio se estructura en forma de rbol a partir del Espacio Raz, del que cuelgan todos los espacios y contenidos que se crean:
3.- Interfaz de usuario. Cliente web de Alfresco

Para acceder al cliente web de Alfresco desde cualquier navegador: http://documenta.ugr.es Inicialmente al cargar la pgina de Alfresco, se accede a la pgina para usuarios invitados, es decir, los usuarios que no se han identificado en el sistema y que por tanto no pueden realizar ninguna accin, excepto consultar los documentos pblicos entrando en Espacio Personal:
Para conectar como usuario registrado, hay que pinchar en para acceder a la pgina de conexin que muestra el siguiente formulario para introducir el nombre de usuario y la contrasea:
Nuestro nombre de usuario es nuestro correo electrnico de la Universidad y la contrasea , la misma que la del correo. La interfaz de usuario se divide en tres zonas que se detallan a continuacin.
3.1 Barra de herramientas
Se encuentra en la parte superior de la pgina, y presenta los elementos que se describen en la siguiente tabla:
Acceso a una pgina de informacin sobre Alfresco, las tecnologas que emplea y sus autores. Acceso a las opciones de usuario: cambio de los datos personales, la contrasea y el espacio de inicio (a elegir de entre los mostrados en la barra de arriba). Esconde o muestra el Panel Lateral. Acceso a la ayuda online de Alfresco. Permite realizar una bsqueda rpida sobre los contenidos y espacios del repositorio, as como acceder a la pgina de bsqueda avanzada.
La barra contiene enlaces para el acceso directo a los espacios interesantes para el usuario: el espacio raz de Alfresco , el espacio Personal, el Espacio de Invitado y Mi Alfresco (panel personalizado por los usuarios para realizar las tareas ms comunes).
3.2 Panel lateral

Se encuentra en la parte izquierda, bajo la barra de herramientas y puede ocultarse segn las necesidades del usuario. Se divide en 3 partes: - El Portapapeles, donde se muestran los elementos (espacios o contenido) copiados o cortados. - Los Espacios recientes, con accesos directos a los espacios visitados recientemente. - Los Accesos directos creados por el usuario, para facilitar su tarea.
3.3 rea de trabajo

En ella se desarrollan todas las tareas posibles en Alfresco, y su contenido depende de la tarea que se est llevando a cabo, ya sea relacionada con la gestin de espacios y contenidos, gestin de usuarios del espacio, etc.
En la parte superior del rea de trabajo hay una barra de navegacin que muestra siempre el camino del espacio en el que nos encontramos (espacio actual), permitiendo el acceso directo a cualquier espacio que se encuentre en el camino desde el espacio raz al espacio actual. Si estamos navegando por los espacios, el rea de trabajo se divide en tres partes. Arriba, bajo la barra de navegacin, se muestra en grande el nombre del espacio actual junto con su icono, y a su derecha todas las acciones posibles sobre el espacio. Dependiendo de los permisos del usuario se podr aadir y crear contenidos y espacios, borrar, copiar y pegar espacios completos, etc. El uso del botn Volver a la pgina anterior del Navegador Web puede provocar errores en el camino al espacio actual. Por lo tanto, se recomienda el uso de la barra de navegacin y del acceso a espacios recientes del Panel lateral para volver al espacio anteriormente visitado.
Debajo de esta barra de navegacin, en Examinar espacios se pueden ver los espacios contenidos en el espacio actual representados por su nombre y un icono. Si se pincha sobre el nombre o el icono se accede a ese espacio, que pasa a ser el espacio actual. Junto a cada espacio aparecen distintos iconos que representan las acciones posibles sobre el espacio (Cortar, Copiar, Eliminar, Ver detalles,etc.). En Elementos de contenido se muestran los contenidos del espacio actual de igual forma que los espacios en Examinar espacios, pinchando sobre el icono o el nombre, y dependiendo del tipo de archivo que sea, se visualiza o se descarga el archivo seleccionado.
4.- Trabajando con Alfresco

4.1 Vista Detalles
Tanto los espacios como los contenidos tienen disponible la accin Ver Detalles, representada con el icono ,que permite ver toda la informacin referente al elemento seleccionado:
En el centro de la pantalla podemos ver todas las propiedades del espacio o contenido, algunas de las cuales (como nombre, ttulo o descripcin) se podrn modificar mediante . En la parte de la derecha se encuentra el panel de Acciones, que presenta todas las acciones que puede realizar el usuario sobre el elemento, y que dependen directamente de los permisos que tenga.
4.2 Creacin y borrado de espacios y contenidos

CREACIN DE ESPACIOS Para crear un espacio, slo hay que situarse en el espacio donde queramos crearlo y seleccionar Crear> Crear espacio:
Despus Hay que introducir un Nombre para el espacio, el Ttulo y la Descripcin (estos dos son opcionales), tambin se puede seleccionar el icono que presentar el espacio creado en el navegador. Tambin es posible crear un espacio a partir de uno existente o de un modelo .Para realizar esta accin hay que seleccionar , seleccionar la opcin deseada y seguir los pasos que se presentan. CREACIN DE CONTENIDOS En cuanto a los contenidos, tenemos la posibilidad de aadir contenido (desde un archivo externo) o bien de crear un contenido directamente con la interfaz de Alfresco con formato texto plano, HTML o XML. Aadir Contenido: Para aadir contenido, es decir, guardar en el sistema cualquier tipo de archivo, hay que pinchar en y seguir los pasos que se presentan en el asistente. Primero, hay que seleccionar el archivo y enviarlo. Una vez enviado se permite cambiar el nombre del archivo y el tipo de contenido (si es un tipo de archivo conocido se establecer automticamente).
Al pinchar en Aceptar, el archivo se guardar en el espacio, aunque en un ltimo paso podremos modificar de nuevo el nombre y el tipo de contenido, as como introducir sus propiedades opcionales: Ttulo, Descripcin y Autor. Crear Contenido: Alfresco permite crear archivos de texto plano, HTML y XML desde la interfaz de usuario, a travs de unos editores de texto integrados. Para crear un archivo en el espacio actual hay que seleccionar Crear>Crear contenido:
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Se inicia entonces el asistente de creacin de contenido que consta de 3 sencillos pasos. En el primero hay que introducir el nombre del archivo a crear y seleccionar el tipo de contenido entre texto HTML , Texto Plano (plain text), o XML. En el siguiente paso se muestra el editor dependiendo del tipo de archivo seleccionado para que se escriba el contenido del archivo y por ltimo, al pinchar en Finalizar se crea el documento y se accede a la pgina donde se pueden modificar los datos referentes al archivo, tanto el Nombre y el Tipo antes seleccionados, como las propiedades no obligatorias del archivo (Ttulo, Descripcin, Autor) y marcar o no la opcin de poder editarlo en lnea (es decir de la misma forma en que se ha creado).
BORRADO DE ESPACIOS Cuando se borra un espacio , el sistema da a elegir entre 4 opciones:
- Borrar el espacio y todo su contenido (incluyendo las reglas de contenido). - Borrar los documentos. - Borrar los subespacios. - Borrar los documentos y los subespacios. Al aceptar la operacin, los elementos elegidos se trasladarn a la papelera. El acceso a la papelera se encuentra dentro del men Opciones de usuario :
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Dentro de la pantalla de Opciones de usuario abajo del todo encontramos : La pantalla Administrar elementos eliminados muestra los elementos borrados de todo los espacios de Alfresco, pero presenta distinta funcionalidad si el usuario es el Administrador. El Administrador puede ver los elementos borrados por cualquier usuario y recuperarlos o eliminarlos definitivamente del sistema. El resto de usuarios slo puede ver los que l mismo ha borrado:
Como se observa, se puede hacer una bsqueda por nombre o por contenido sobre los elementos eliminados o mostrar todos directamente. Se pueden restringir los resultados de la bsqueda con los filtros disponibles sobre la fecha de borrado de los archivos ( hoy, desde hace 7 das o desde hace 30 das). En la lista de elementos eliminados se muestra la ubicacin original de los archivos y la fecha de borrado. Los elementos de la lista se pueden eliminar definitivamente mediante o ser recuperados con . Esta ltima operacin solicita la confirmacin del usuario, y ofrece la posibilidad de elegir el espacio donde ubicar el elemento recuperado. Si no se indica ninguna ubicacin, se intentar recuperar en su ubicacin original (de la que fue eliminado). El xito de esta operacin depende de los permisos del usuario en la ubicacin seleccionada y de que el espacio siga existiendo (en el caso de recuperarlo en su ubicacin original). BORRADO DE CONTENIDOS Cuando se quiere borrar un contenido , el sistema pide la confirmacin y si se acepta la operacin de borrado , el documento va a parar a la papelera, de donde se podr recuperar posteriormente en caso de que el usuario se arrepienta, de la misma forma que hemos visto con los espacios.
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4.3 Otras acciones sobre espacios y contenidos

CORTAR Y COPIAR Tanto los espacios como los contenidos se pueden cortar y copiar si el usuario tiene permisos suficientes. Estas acciones, si se realizan sobre un espacio, arrastran todo lo que cuelgue de l. Luego en el men Ms acciones, encontramos Pegar todo:
ACCESOS DIRECTOS A ESPACIOS Y CONTENIDOS Para crear un acceso directo a un espacio o contenido para que aparezca en el bloque de Accesos directos del Panel Lateral, hay que acceder a su Vista Detalles y seleccionar la accin correspondiente en el panel de acciones: crea inmediatamente en el Panel lateral: El acceso directo se
VERSIONES DE CONTENIDOS Alfresco permite el control de versiones y almacena las distintas versiones de un archivo que se han ido creando. Las versiones anteriores del documento se pueden consultar y descargar en la Vista Detalles del archivo, dentro del bloque Historial de Versiones. Cada versin aparece junto con la informacin sobre el usuario que la cre, la nota de la versin y su fecha.
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Inicialmente, cuando se crea un archivo, el control de versiones est deshabilitado. Para activarlo, hay que acceder a sus detalles, y en el bloque Historial de Versiones pinchar en Permitir versiones. En ese momento se crear la versin 1.0 del archivo que se corresponde con el archivo actual y se mostrar en el Historial.
EDICIN Y ACTUALIZACIN DE CONTENIDOS La accin de Editar se encuentra junto al icono de cada documento y tambin en la Vista detalles junto con la accin Actualizar. Alfresco permite la edicin en lnea de archivos de texto plano , HTML y XML. Editar un documento en lnea simplemente muestra el contenido del archivo en el editor, para que el usuario lo modifique y guarde los cambios realizados, de igual forma que cuando se crea contenido. Tambin aparece la opcin de editar Offline, es decir, en el programa en que fue creado el documento y no en el editor de Alfresco. (Por ejemplo un documento de Word) Actualizar un contenido es mandar un nuevo documento a Alfresco para que sustituya al actual. Si el archivo tiene habilitado el control de versiones, el archivo actual se guardar como una versin anterior, y el nuevo pasar a ser el actual. Realizar esto es tan sencillo como pinchar en Actualizar , elegir el archivo, enviarlo y aceptar la operacin (igual que cuando se aade contenido).
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BLOQUEO Y DESBLOQUEO DE CONTENIDO Para la colaboracin de los usuarios a la hora de modificar archivos, Alfresco proporciona un mecanismo para evitar que varios usuarios puedan modificar el mismo archivo al mismo tiempo. Este mecanismo se basa en bloquear el archivo cuando se va a modificar, permaneciendo en ese estado hasta que el usuario guarde los cambios. Los otros usuarios con permisos, podrn visualizar el documento pero no modificarlo. El modo de funcionamiento sera el siguiente:
1. Se bloquea el archivo y se crea una copia de trabajo en el espacio que indique. El archivo original es bloqueado para que no pueda ser modificado por ningn otro usuario. Esto se hace con la opcin del men Acciones , o bien directamente pinchando en Editar (tanto offline, como online) . A esta operacin de bloqueo tambin se le conoce como hacer Check-out, o Desproteger. 2. Se trabaja sobre la copia (editando en lnea o bajando el fichero y actualizando). 3. Se desbloquea la copia de trabajo. Esto conlleva que la copia con los cambios sustituye al archivo original y es eliminada. A esta operacin tambin se le llama hacer Check-in o Proteger. Esto es lo que veremos cuando un archivo est bloqueado y se crea una copia de trabajo:
Si se cancela la desproteccin: , se eliminar la copia de trabajo y el bloqueo sobre el original, como si no se hubiese desprotegido y sin que haya ningn cambio. El archivo original aparece con el icono , que significa que ha sido bloqueado por el usuario. Si hubiera sido bloqueado por otro, aparecera el mismo icono pero sin la llave. El icono , sirve para subir la copia de trabajo ya modificada, y con , desbloqueamos y actualizamos nuestro fichero original desde la copia de trabajo. Si tenemos activado el Control de versiones, el sistema nos preguntar entonces si el cambio ha sido o no importante para poner un nmero de versin apropiado. Tambin podemos introducir notas sobre la versin:
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NOTA: Todos estos iconos tambin estn disponibles en el men Acciones de la Vista Detalles.
FOROS DE DISCUSIN Se pueden definir espacios de foros que contengan los foros desde la opcin de crear espacio Desde cero del Asistente avanzado de espacios. Los foros tambin se pueden asociar a espacios y a contenidos usando la accin Abrir un foro de la Vista detalles, o desde las acciones directas sobre espacios y contenidos:
Un ejemplo de foro:
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Los foros se mueven con el objeto y adems se permiten realizar bsquedas sobre foros y mensajes del foro. APLICAR PLANTILLAS A ESPACIOS Y CONTENIDOS Una plantilla es un documento que puede ser aplicado a uno o varios objetos (por ejemplo documentos) para producir otro documento. Las plantillas se escriben en un lenguaje especfico cuyo modelo de datos consiste en los objetos que estn disponibles para la plantilla, y que generalmente se reducirn al espacio actual (o el seleccionado), el documento seleccionado y el usuario actual. La administracin de plantillas es tarea del administrador, pero como usuarios, podemos hacer uso de las mismas: Para aplicar una plantilla Modelo de contenido a un espacio o documento hay que seleccionar la accin de Previsualizar , que da paso a una pgina que permite elegir la plantilla a aplicar sobre el elemento seleccionado:
La plantilla elegida se aplica automticamente mostrando en pantalla los resultados. Adems la opcin elegida se almacena temporalmente (hasta que el usuario se desconecte), y se aplica cada vez que se elige la accin Previsualizar del mismo elemento. Resultado de seleccionar la plantilla general_example.tfl:
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Tambin se puede escoger un Modelo de contenido para que se aplique siempre que se acceda a la Vista detalles de un elemento. En el bloque Vista personalizada hay que pinchar en Aplicar modelo o para poder seleccionar la plantilla a aplicar. La plantilla elegida se aplica al elemento siempre que se consultan sus detalles y sea cual sea el usuario. Si se quiere quitar la plantilla hay que pinchar en (eliminar). Si se trata de un espacio, la Vista personaliza se muestra tambin al consultar su contenido, entonces veremos la Vista Personalizada justo encima de sus espacios y sus contenidos.
SINDICACIN RSS Puede elegirse la notificacin mediante sindicacin RSS sobre eventos que ocurran en un espacio. Para ello hay que aplicar la plantilla de importacin RSS en Vista detalles, y luego se copia (pulsando con el botn derecho) el enlace de alimentacin RSS para usarlo en cualquier lector RSS:
4.4 Usuarios y Grupos

ROLES La gestin de usuarios y grupos de usuarios son tareas restringidas al Administrador, por lo que en este apartado hablaremos solamente de los roles de los usuarios y que es lo que el usuario puede hacer segn su rol. Un rol es el papel que juega un usuario en un determinado espacio, es decir, los privilegios que posee para realizar acciones dentro de ese espacio. Inicialmente Alfresco presenta 5 roles que se muestran en la siguiente tabla: ROL Contribuyente Coordinador Colaborador
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Lector
Editor
x x
x x
x x x x
x x x x x x
Ve todos los espacios y contenidos Edita y Actualiza contenido Aade nuevo contenido Edita propiedades Invita a otros Tomar posesin
Un usuario puede tener varios roles en un espacio determinado, aunque como vemos en la tabla, el rol Coordinador permite todas las acciones posibles, y por tanto, engloba a los dems roles. El rol que juega un usuario en un determinado espacio se propaga a los espacios que cuelgan de l, a no ser que se indique lo contrario en la gestin de usuarios de los espacios descendientes. El control de los usuarios y roles sobre un determinado espacio slo pueden hacerlo el usuario Administrador, el dueo del espacio o un usuario que tenga el rol de Coordinador en dicho espacio. Esto se lleva a cabo desde Gestionar Usuarios del Espacio, opcin disponible en el men Ms acciones o desde la Vista de detalles de un espacio (ver apartado 4.1):
En la siguiente captura se puede observar la pantalla de gestin de usuarios del espacio Documentos:
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Como vemos, los roles se asignan de igual forma a usuarios y a grupos. En este ejemplo, el grupo CSIRC tiene el rol de Colaborador, y el usuario jefeuf2 el de Lector. El dueo del espacio es el usuario jefeuf1. Desde esta pantalla podemos Eliminar: y/o Modificar: un rol, e Invitar: .En Invitar se puede asignar uno o varios roles a uno o varios usuarios/grupos. La asignacin se hace en 2 pasos, primero se elige el/los usuario(s)/grupo(s) y despus el rol que se quiere asignar. Seguidamente hay que Aadir a la lista. Este proceso se puede repetir, para que de una vez se pueda asignar todos los roles que queramos sobre el espacio. Tambin se pueden borrar roles asignados a la lista. Una vez confeccionada la lista de usuarios/grupos con sus roles, para que los cambios tengan efecto hay que pasa al siguiente paso del asistente. En este ltimo paso se da la posibilidad de notificar a los usuarios a travs del
correo electrnico que su rol sobre el espacio ha sido cambiado. Pinchando en el botn Finalizar se guardan los cambios y se sale del asistente. El proceso de cambiar roles es similar pero ms sencillo, ya que en este caso slo hay que modificar la lista de roles asignados al grupo/usuario elegido, y el cambio se lleva a cabo en un solo paso. ROLES SOBRE CONTENIDOS Los roles, por defecto, se propagan de un espacio a los contenidos de este, aunque es posible asignar roles individualmente a cada contenido. Por tanto, lo explicado anteriormente sobre gestin de usuarios de un espacio es aplicable tambin a los contenidos. La opcin Gestionar usuarios del contenido est disponible nicamente en la Vista detalles del contenido si el usuario tiene privilegios suficientes. PROPIETARIO DE UN ESPACIO Ser el propietario de un espacio se traduce en que el usuario tiene todos los permisos sobre ste. Para que el usuario propietario de un espacio pierda los permisos sobre su espacio, otro usuario Coordinador (o el Administrador) debe tomar posesin de dicho espacio y cambiarle los permisos. Esto se hace desde el panel de acciones de la Vista Detalles del espacio o el contenido pinchando en . ENVIAR E-MAIL A LOS USUARIOS DE UN ESPACIO Desde la Vista detalles de un espacio es posible enviar un email a todos sus usuarios. Esto puede ser til para informarles de algn cambio importante en la estructura o los contenidos del espacio. Para enviar un email hay que pinchar en en el panel de Acciones de la vista detalles de un espacio. Entonces se muestra la siguiente pgina:
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Se muestra una lista con todos los usuarios y grupos de usuarios del espacio, para poder modificar en el momento la lista de destinatarios. Los grupos de usuarios se pueden seleccionar/deseleccionar como un todo, o pueden expandirse para elegir usuario por usuario. Debajo de la lista de usuarios hay que confeccionar el email, indicando el tema (obligatorio) y el contenido del mensaje. Si se desea se puede hacer uso de una plantilla de email existente en Alfresco para mandar un correo personalizado a los usuarios. Para hacer esto, hay que elegir la plantilla de entre las disponibles y pinchar en Insertar Plantilla, al hacer esto, el contenido del mensaje se completa automticamente. Por ltimo, para enviar el correo hay que pinchar en Aceptar, para que el email sea enviado.
CAMBIAR DATOS DE USUARIO Y LA CONTRASEA Cada usuario puede modificar sus datos personales y su contrasea. Esto se hace accediendo a las Opciones del usuario en la barra de herramientas:
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En esta pantalla el usuario puede: - Cambiar su contrasea: - Editar sus datos personales (nombre, apellidos y direccin de correo electrnico): - Seleccionar su espacio de inicio que ser el espacio donde se situar al conectarse al
sistema. Y como hemos visto anteriormente, tambin tenemos la opcin de Administrar los elementos borrados. MUY IMPORTANTE: Debido al sistema de autenticacin utilizado, Alfresco no recoge automticamente la siguiente informacin: Apellidos y Direccin de correo electrnico. Es necesario que cada usuario aada dicha informacin, utilizando la opcin de Editar los datos personales:
4.5 Categoras
La Administracin de categoras (creacin, edicin, borrado) es tarea exclusiva del administrador. Las categoras sirven para realizar una clasificacin de los elementos (espacios o contenidos) aparte de la propia que se establece por la organizacin del repositorio con el rbol de espacios. Esto permitir hacer bsquedas ms restrictivas y con mejores resultados. Los elementos, se pueden asignar a una o varias categoras. Las categoras se definen segn las necesidades del sistema. Si algn usuario o grupo de usuarios necesita para clasificar sus documentos una categora que no existe an en Alfresco, tendra que hacer una solicitud al Administrador. Dicha solicitud se estudiara para aceptarla o no, dependiendo de la naturaleza de la categora solicitada. Como ocurra con las versiones de documentos, para que un elemento acepte la categorizacin hay que indicarlo expresamente en su Vista Detalles (en el bloque Categora hay que pinchar en Permitir categorizacin).
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Una vez hecho esto y desde este mismo bloque, se podrn asignar categoras al elemento pinchando en (modificar categoras). Para cada una de las categoras a incluir, hay que buscarla en el rbol de categoras y seleccionarla mediante el icono . Despus hay que pinchar en Aadir a lista. Una vez completada la lista de categoras, pincharemos en Aceptar para guardar los cambios. Las categoras elegidas se habrn asignado al elemento y aparecern en el bloque Categora. En la parte izquierda de la interfaz web, y bajo la barra de herramientas, encontramos en el mismo men del Panel Lateral y de las bsquedas OpenSearch, la opcin Categoras:
Desde aqu, y pinchando en el rbol de categoras que aparece, podremos ver que documentos estn en cada categora si es que hay alguno.
4.6 Bsquedas
La realizacin de bsquedas sobre la informacin contenida en un gestor documental es una tarea clave. Alfresco permite realizar bsquedas por el nombre de espacios y archivos, por el contenido de los mismos , por propiedades Hay dos tipos bsicos de bsquedas, la rpida o simple que por defecto se hace en los nombres de espacios y ficheros y en el texto de estos, pero que se puede restringir pinchando en : , pudiendo seleccionar las opciones siguientes:
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Y la bsqueda avanzada:
Opciones de la bsqueda avanzada: - Mostrarme resultado para: se puede hacer una seleccin de los contenidos que se quieren buscar. - Buscar en: se puede indicar a partir de qu espacio o en qu espacio se quiere realizar la bsqueda. Si el espacio tiene subespacios se pueden incluir en la bsqueda. - Mostrarme resultados en las categoras: el filtrado se hace segn las categoras disponibles en el sistema. Por ejemplo, si hemos creado la categora Valenciano se podra hacer la bsqueda de contenidos en valenciano:
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- Buscar tambin: tiene varias opciones: - Tipo de Carpeta: permite seleccionar entre buscar en Carpetas o Espacios de Foros. - Tipo de Contenido: despliega una lista de tipos de contenidos que puede haber en los espacios (facturas, contratos, acuerdos, etc). - Formato del Contenido: permite seleccionar el formato del contenido que se est buscando. - Fechas de creacin o modificacin del contenido. - Opciones adicionales: que varan en funcin del tipo de contenido seleccionado y permiten hacer bsquedas especificando los metadatos segn el tipo de contenido. La bsqueda avanzada permite adems la interesante opcin de salvar bsquedas para un uso posterior privado o pblico, as como usar un filtro para mostrar las bsquedas salvadas. En Ms acciones tenemos la opcin de guardar una bsqueda :
A la hora de guardar la bsqueda, le tenemos que poner un nombre obligatoriamente y una descripcin opcional, adems tenemos la posibilidad de marcar que sea una Bsqueda pblica disponible para todos los usuarios. Si pinchamos en Cerrar bsqueda, volveremos al espacio actual. Para usar una bsqueda guardada, hay que acceder a la pgina de bsqueda avanzada, donde se puede escoger la bsqueda guardada a usar:
Pinchando en , se selecciona el tipo de bsqueda guardada que queremos usar, entre Sus bsquedas (slo las del usuario) o Bsquedas Pblicas (para todos los usuarios). Despus hay que elegir la bsqueda de entre las listadas en el campo de la derecha. Al elegir una bsqueda, los parmetros de la bsqueda avanzada se rellenan automticamente a partir de la bsqueda guardada. Si se desea se pueden modificar antes de ejecutar la bsqueda para obtener los resultados. OPENSEARCH La bsqueda mediante OpenSearch est disponible desde la Barra lateral, dentro del men Navegador:
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Este tipo de bsqueda permite al usuario navegar por los espacios en su rea de trabajo y simultneamente realizar bsquedas. De esta forma no pierde en ningn momento la visin de su rea de trabajo ya que los resultados de las bsquedas se muestran debajo de la propia bsqueda.
4.7 Reglas de contenido y acciones

REGLAS DE CONTENIDO Las reglas de contenido sirven para automatizar ciertas acciones sobre los contenidos de un espacio. Para crear cada regla de contenido habr que indicar sobre que contenidos se va a aplicar (puede interesar aplicarlas a todos o slo a los que cumple ciertas condiciones) y que accin o acciones se van a realizar, por ejemplo, copiar el contenido a un espacio, asignarle una categora, etc. Para acceder a la gestin de reglas hay que seleccionar en el men Ms acciones o en el panel de acciones de la Vista detalles del espacio.
Lo veremos mejor con un ejemplo:

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Observamos que el espacio del usuario Elvira no dispone de ninguna regla. Para crear una nueva regla pulsamos en Crear regla. Vamos a crear una regla aplicable al espacio Redes. Son cuatro pasos y en el primero establecemos la condicin: Seleccionamos la condicin del desplegable que aparece y despus pinchamos en el botn Ajustar valores y aadir. En nuestro caso la condicin ser Objetos que contienen un valor especfico en el nombre.
Al Aceptar se muestra la regla creada junto con la leyenda de la condicin, que en nuestro caso es que el nombre del archivo no coincida con wifi.
Pulsamos en Siguiente y vamos al paso 2 en el que elegimos la accin asociada a la condicin, que en nuestro caso ser enlazar el contenido a una categora:
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A continuacin se selecciona la categora a la cual se quiere asociar el contenido que cumpla la condicin. Lo asociamos a la categora Spanish que proporciona el sistema. En el paso 3 elegimos la ltima condicin, en la que asignamos nombre a la regla (wifi_spanish), indicamos si es aplicable a archivos que se aaden o crean (entrantes), archivos que se mueven o eliminan (salida) o archivos actualizados, y adems podemos indicar que se aplique a todos los subespacios dentro de este espacio, ejecutar la regla en segundo plano o deshabilitarla. Es decir, las reglas se activan por eventos: Entrante: contenido que se aade a un espacio Saliente: contenido que sale de un espacio (movido o borrado) Actualizar: contenido modificado
Pulsamos en Siguiente y se nos muestra el Resumen de las acciones realizadas. Pulsamos en Finalizar y ya tenemos nuestra primera regla creada.
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Cuando ya tenemos reglas creadas, las podemos ver en panel de acciones de la Vista detalles del espacio.
, o en el
Aqu se pueden ver todas las reglas que afectan al espacio, tanto las reglas propias, como las heredadas del espacio padre. En el men Ms acciones tenemos disponibles 3 opciones: - Reaplicar Reglas: las reglas existentes son aplicadas a los contenidos del espacio. - Reaplicar Reglas en el Espacio y en sus Hijos . - Ignorar reglas heredadas: las reglas heredadas de los espacios superiores no se aplican a los contenidos de este espacio (independientemente de si se muestran o no en la lista).
Slo sobre las reglas propias del espacio se pueden efectuar las operaciones de Edicin y Eliminacin. La edicin de una regla se efecta siguiendo los mismos pasos que cuando se crea y para eliminar una regla el sistema requiere la confirmacin del usuario. Debemos tener cuidado a la hora de crear reglas de contenido pues pueden ser una fuente de errores por cuestin de permisos. Por ejemplo, el sistema dara error si la accin asociada a una regla es copiar un contenido en un espacio y el usuario no tiene permisos para escribir en ese espacio. IMPORTANTE: Si queremos que ciertos contenidos (o todos) sean visibles desde otros repositorios (en caso de que esta posibilidad se implemente en un futuro), es necesario aplicar una regla al espacio deseado en la que la accin sea Agregar aspecto al contenido, seleccionando Dublin Core en Ajustar valores de la accin. Esto aadir una serie de metadatos a nuestros contenidos, que los harn compatibles con los buscadores de otros repositorios. ACCIONES
En el panel de Acciones de la Vista detalles, tanto de espacios como de contenidos, se encuentra la opcin . Esta operacin consiste en realizar un conjunto de acciones, como se hace con las reglas de contenido, pero de forma manual y sobre un slo elemento. El Asistente para ejecutar Accin se realiza en slo 2 pasos. La confeccin de la lista de acciones se lleva a cabo como en el 2 paso del asistente de reglas de contenido.
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Una vez que la lista de acciones est completa y se pincha en el botn Siguiente, se muestra el resumen de todas las acciones. Para ejecutar las acciones hay que pinchar en el botn Finalizar. Si las acciones se ejecutan correctamente se vuelve a la Vista detalles del elemento, en caso contrario se muestran en pantalla los errores sucedidos.
4.8 Flujos de Trabajo (Workflows)

Un flujo de trabajo (Workflow en ingls) establece la secuencia de tareas utilizadas para la ejecucin de un proceso, cmo se estructuran, cmo se realizan, cul es su orden correlativo, cmo se sincronizan, cmo fluye la informacin que soporta las tareas y cmo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. En Alfresco tenemos la posibilidad de crear flujos de trabajo muy sencillos asociados a los contenidos. Los flujos de trabajo simples se traducen en una accin de copiar o mover el contenido asociado. Con los flujos de trabajo avanzados podemos asignar tareas a los usuarios. FLUJOS DE TRABAJO SIMPLES Un workflow simple es un caso especial de Regla. Definir un flujo de trabajo simple sobre un espacio o contenido consiste en definir una accin cuyo resultado va a ser mover o copiar el elemento a una ubicacin especfica. Esta nueva accin se agregar a las acciones posibles del elemento, tanto las directas como en la Vista detalles. Para definir un flujo de trabajo simple hay que ejecutar una accin de tipo Agregar flujo de trabajo simple al objeto ( en Vista detalles). A la hora de seleccionar los valores de la accin aparece la siguiente pantalla:
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En Aprobar flujo tenemos que dar un nombre a la Accin, escoger entre copiar o mover y seleccionar la ubicacin del destino. En Rechazar flujo podemos seleccionar si queremos crear tambin una accin de rechazo (accin complementaria a la de aprobar). En caso afirmativo, habr que especificar los mismos parmetros que en la anterior. Al aceptar la operacin, las acciones se crearn y estarn disponibles tanto en el men de acciones directas como en la Vista detalles del elemento:
En este ejemplo se ha creado la accin de aprobacin Publicar (mover el archivo al Espacio de invitado) y la de rechazo Enviar a borradores (mover el archivo al espacio Borradores). La ejecucin de las nuevas acciones estar limitada a los usuarios con permisos de escritura sobre los espacios de destino.
FLUJOS DE TRABAJO AVANZADOS Los flujos de trabajo avanzados sirven para asignar a los usuarios tareas relacionadas con un contenido concreto. Los flujos de trabajo se asignan pinchando en Iniciar flujo de trabajo avanzado:
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Con esto se inicia el Asistente de flujo de trabajo avanzado:
En el primer paso hay que seleccionar el tipo de workflow a usar. Hay dos tipos de workflow disponibles: - Adhoc Task (crear tarea y asignarla a usuarios): se asigna una tarea a un usuario. Cuando la haya completado se puede enviar una notificacin al usuario que cre el workflow. - Review & Approve (Revisar y Aprobar contenido): el usuario asignado se encarga de revisar el contenido y darle su aprobacin o rechazarlo. Cuando hace esto, el usuario que comenz el workflow (que solicito la revisin) recibe la notificacin. En el segundo paso hay que establecer las siguientes Propiedades: - Descripcin de la tarea. - Prioridad : una valor de prioridad entre 1 (mximo) y 3 (mnimo). El valor por defecto es 2. - Fecha de finalizacin: fecha lmite para realizar la tarea (opcional). - Notificacin (notify me): indica si hay que notificar al usuario que inicia el workflow (slo para Tareas Adhoc, ya que con las otras est implcita). - Usuario: usuario encargado de realizar la tarea. Hay que pinchar en seleccionar para buscar al usuario.
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- Recursos : lista de todos los contenidos que tiene que ver con la tarea (inicialmente la lista slo presenta el contenido elegido). Para ampliar la lista habr que pinchar en y aadir todos los contenidos que queramos:
Las tareas asignadas a un usuario aparecen en el bloque Tareas Pendientes de su vista Mi Alfresco. Junto a cada tarea aparece la informacin interesante sobre ella, el tipo, las fechas de creacin y finalizacin si la hay, el estado y su prioridad.
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Las acciones posibles sobre una tarea dada son: - Reasignar tarea a usuario : permite asignar la tarea a otro usuario. Para esto slo hay que buscar el usuario, seleccionarlo en la lista y Aceptar. - Gestionar Tarea : permite ver los datos de la tarea, los contenidos implicados, cambiar el estado (status) de la tarea y realizar las acciones posibles para finalizarla. Tambin se accede pinchando en el nombre de la tarea.
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El estado de las tareas (status) le sirve al usuario para controlar el estado de realizacin de todas las tareas que tiene asignadas. Los estados posibles son: Not yet started (no iniciada) In progress (en progreso) On hold ( bloqueada) Cancelled (cancelada) Completed (competada)
Para guardar un cambio de estado hay que pinchar en Como finalizar una tarea, depender del tipo de workflow del que se trate: - Tarea Simple o Adhoc Task: La accin sera Tarea Hecha: Se crea una tarea simple de tipo Task Completed (Tarea Completada) para el usuario iniciador.
- Revisar (Review): En este tipo flujo de trabajo, las acciones que podemos realizar para darlo por terminado son: Reject (rechazar) : Se crea una tarea simple de tipo Rejected (rechazado) para el usuario iniciador. Approve(aprobar) : Se crea una tarea simple de tipo Approved (aprobado) para el usuario iniciador.
Una vez finalizadas, las tareas son eliminadas de la lista de tareas pendientes del usuario. Las tareas que son generadas automticamente para el usuario iniciador del workflow tienen la finalidad de notificarle que el otro usuario ya ha terminado su tarea, para que lleve a cabo las actuaciones necesarias:
Debido a que su funcin es slo la de notificar, su prioridad es mnima (valor 3), y el usuario slo tendr que consultarlas y finalizarlas con Tarea Hecha.
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4.9 Mi Alfresco
Aunque ya se ha hablado de esta vista del usuario, vamos a ver como se configura. Mi Alfresco es un escritorio que cada usuario puede personalizar para adaptarlo a sus necesidades. Los componentes que puede mostrar son los siguientes:
Primeros pasos Tareas Pendientes Mi lista de tareas Mis tareas completadas OpenSearch Document List My Spaces List My task My Web Forms My Webs Files
Para personalizar la vista Mi Alfresco, hay que pinchar en . Este proceso se hace en dos pasos. En el primero se elige la apariencia y nmero de columnas que queremos:
En el siguiente paso se seleccionan los bloques que se mostrarn en cada columna. Si hay ms de una columna, se puede elegir la que queremos configurar.
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A la izquierda se muestran los componentes disponibles y a la derecha los componentes seleccionados de la columna actual. Para aadir un bloque hay que elegirlo y pinchar en el botn Aadir>>. Para eliminar un bloque hay que seleccionarlo a la derecha y pinchar en Eliminar. Los bloques seleccionados se pueden ordenar con los botones + (subir) y (bajar). Inicialmente, los usuarios tienen configurado Mi Alfresco con los componentes Primeros Pasos y Tareas pendientes.
5.- Otras formas de trabajar con Alfresco

5.1 WebDAV
WebDAV es un standard que describe como a travs del protocolo HTTP , pueden realizarse acciones de gestin de archivos tales como escribir, copiar, eliminar o modificar. Cualquier aplicacin WebDAV puede realizar estas tareas con documentos en Alfresco. Con Windows, podemos acceder a Alfresco va WebDAV , agregando un nuevo Sitio de Red en Mis sitios de red. De esta forma tendramos en nuestro Windows una carpeta ms con la que trabajar, cuando en realidad estamos en Alfresco. Este nuevo sitio se configura mediante una URL. La URL para acceder directamente a nuestro espacio personal sera: https://documenta.ugr.es:8443/alfresco/webdav/Espacios personales/usuario@ugr.es (Hay que respetar los espacios en blanco) El usuario y clave seran los mismos que para entrar al cliente web de Alfresco (es decir los del correo electrnico). Hay que tener en cuenta que los archivos guardados mediante WebDAV en Alfresco, no tienen ni Descripcin ni Autor, ni se les aplicaran las reglas si las hubiera. Actualmente el WebDAV de Windows 7 no es compatible, aunque hay programas llamados Clientes WebDAV que podemos instalar en nuestro Windows para conectarnos con Alfresco . De esta manera ya no tendramos nuestra carpeta en Windows sino que los documentos los tendramos que enviar a Alfresco mediante la interfaz de este programa cliente. Desde Alfresco podemos ver la URL WebDAV de cualquier sitio en Vista Detalles, en la seccin de Enlaces y en Ver en Webdav. No hay que olvidar que slo tendremos acceso a travs de WebDAV si tenemos los permisos necesarios.
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Manual de Usuario de

Manual para usuarios finales de Alfresco como Gestor Documental (CSIRC)

Versin del documento: 1.0 Noviembre 2010

2.- Estructura del repositorio

3.- Interfaz de usuario. Cliente web de Alfresco

3.1 Barra de herramientas

3.2 Panel lateral

3.3 rea de trabajo

4.- Trabajando con Alfresco

4.2 Creacin y borrado de espacios y contenidos

BORRADO DE ESPACIOS Cuando se borra un espacio , el sistema da a elegir entre 4 opciones:

4.3 Otras acciones sobre espacios y contenidos

4.4 Usuarios y Grupos

4.7 Reglas de contenido y acciones

Lo veremos mejor con un ejemplo:

4.8 Flujos de Trabajo (Workflows)

Con esto se inicia el Asistente de flujo de trabajo avanzado:

5.- Otras formas de trabajar con Alfresco

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