Todo plan de proyecto es un tringulo Corresponde a: Microsoft Project 2010 http://office.microsoft.com/es-ar/project-help/todo-plan-de-proyecto-es-un-triangulo-HA010351692.

aspx No importa en qu sector trabaje, la experiencia con la que cuente, lo "diferente" que sea su proyecto, o qu versin de la metodologa de administracin de proyectos use su organizacin. En el ncleo de todo proyecto se encuentra el tro formado por el tiempo, el dinero y el mbito. stos son los factores con los que tiene que jugar todos los das para mantener su plan de proyecto centrado. Qu es el tringulo del proyecto? Si el tiempo, el dinero o lo que haya realizado su proyecto fueran factores limitados, no necesitara realizar tareas de administracin. Desafortunadamente, la mayora de los proyectos tienen un lmite de tiempo, un presupuesto y un mbito determinados. Es esta combinacin de elementos (tiempo, dinero y mbito) lo que llamamos tringulo del proyecto. (Estos elementos concurrentes tambin se conocen como las tres restricciones de un proyecto). Si comprende el tringulo del proyecto, podr tomar mejores decisiones cuando tenga que hacer ajustes.

Si ajusta cualquiera de los lados del tringulo, los otros dos lados se ven afectados. Por ejemplo, si decide ajustar el plan de proyecto para:

Adelantar la fecha de finalizacin programada podra terminar con costos ms elevados y un mbito reducido. Cumplir con el presupuesto podra dar como resultado una programacin prolongada y un mbito reducido. Aumentar el mbito podra ocasionar que el proyecto dure ms y cueste ms en el sentido de recursos, como los trabajadores.

Los cambios en el plan pueden afectar al tringulo de diversas maneras, dependiendo de las circunstancias especficas y de la naturaleza del proyecto. Por ejemplo, en algunos casos, recortar la programacin podra incrementar los costos. En otros casos podra incluso reducirlos. En trminos del tringulo del proyecto, los recursos se consideran elementos de costo. Por lo que al ajustar los recursos para acomodar ms o menos trabajo a fin de reflejar su disponibilidad, los costos aumentarn o se reducirn correspondientemente. Estos costos se basan en las tasas de pago de los recursos. Tambin podr observar que a medida que ajusta los recursos, la programacin cambia. Por ejemplo, si tiene varias sobreasignaciones de recursos y redistribuye el proyecto, la programacin podra entonces incluir tareas divididas y retrasos que podran aplazar la fecha de finalizacin.

Cul es el lado fijo del tringulo? En la mayora de los proyectos, al menos uno de los lados del tringulo est "fijo", es decir, no se puede modificar. En algunos proyectos es el presupuesto. Pase lo que pase, no podr disponer de ms dinero para el proyecto. En otros casos, es la programacin; no se pueden cambiar las fechas. O bien, puede ser el mbito; no habr cambios en las entregas. El truco est en encontrar los lados "fijos" del tringulo de su proyecto. stos le indicarn qu es lo que puede modificar y dnde puede realizar ajustes si llega a surgir un problema. Formular el problema en una frase puede ayudarle a determinar qu lado del tringulo presenta problemas. Saber qu lado del tringulo no se puede modificar le ayudar a saber dnde puede realizar ajustes. De esta forma, cuando comience el proceso de optimizacin, tenga en cuenta el orden de las siguientes decisiones:

Primero, decida cul de los tres elementos est fijo. Por lo general, ste es el elemento ms importante y del que depende el xito de su proyecto (terminar a tiempo, ajustarse al presupuesto, o cumplir con el mbito acordado). A continuacin, determine en qu lado se presenta el problema actual. Una vez identificado, sabr cules son los elementos con los que deber trabajar para volver a encaminar su proyecto.

Si el lado problemtico coincide con el lado fijo, an cuenta con los otros dos lados del tringulo para trabajar. Por ejemplo, si el proyecto debe finalizar a tiempo y el problema es que est demorando demasiado, puede ajustar los recursos o ajustar el mbito para volver a encaminar el proyecto. Si el lado problemtico es diferente del lado fijo, querr optimizar ajustando el otro lado. Por ejemplo, si el proyecto debe finalizar a tiempo y el mbito ha aumentado, solamente le resta trabajar con los costos, agregando recursos, por ejemplo. Cabe mencionar que cuando se ajusta un lado del tringulo de tiempo, dinero y mbito, los dos lados restantes pueden verse afectados, ya sea de manera positiva o negativa, dependiendo de la naturaleza del proyecto. Nota Una vez ajustado el plan del proyecto, compruebe nuevamente los otros dos elementos para asegurarse de que todo siga siendo viable. Por ejemplo, si ajust el plan para reducir los costos, compruebe que la fecha de finalizacin siga siendo aceptable. Cmo se puede optimizar para cumplir con la programacin? Una vez analizada la programacin, es posible que descubra que sta no cumple la fecha lmite del proyecto. Existen varias formas en las que puede ajustar la duracin de la programacin. Los mtodos que elija dependern de las limitaciones impuestas al proyecto completo, como el presupuesto, la disponibilidad de recursos, el mbito y la flexibilidad de las tareas. La manera ms efectiva de acortar la programacin consiste en cambiar las tareas que estn en la ruta crtica. La ruta crtica es una serie de tareas dependientes cuya ltima tarea termina en la fecha de finalizacin del proyecto. Si alguna de las tareas de esta serie se mueve, tambin se mover la fecha de finalizacin del proyecto. Es probable que modificar las tareas que no estn en la ruta crtica no afecte a la programacin. Puede hacer lo siguiente:

Acortar la duracin de las tareas (generalmente como reflejo de una reduccin en el mbito o un incremento en los recursos). Superponer tareas con el fin de poder trabajar en ellas simultneamente. Quitar tareas para cumplir con la fecha de finalizacin (generalmente como reflejo de una reduccin en el mbito). Asignar recursos adicionales.

Reducir la cantidad de trabajo asignado (generalmente como reflejo de una reduccin en el mbito o de mayor eficiencia en los recursos).

Al ajustar la programacin, se pueden incrementar los costos, se pueden sobreasignar los recursos y el mbito puede cambiar. Por ejemplo, si reduce la duracin de las tareas en la ruta crtica, es probable que el proyecto termine antes. Sin embargo, el mbito de stas tareas, y probablemente de todo el proyecto, puede verse reducido. O bien, si asigna recursos adicionales a las tareas de la ruta crtica con el fin de terminarlas ms rpidamente, podra encontrarse con una sobreasignacin de estos recursos, por lo que deber pagar horas extra, incrementando as los costos. Cmo se puede optimizar para cumplir con el presupuesto? Podra descubrir que el plan de proyecto que ha desarrollado supera el presupuesto. Los costos del proyecto se ven principalmente afectados por los recursos asignados a las tareas del proyecto: los costos basados en las tasas y los costos fijos de personal, equipamiento y materiales. Por lo tanto, para reducir costos, puede reducir el mbito del proyecto con el fin de tener menos tareas o una duracin ms corta para aquellas tareas que necesitan recursos. Si no desea reducir el mbito, puede ajustar los recursos y asegurarse de que la configuracin de tarifas, tasas y tiempo extra sea correcta. Puede comprobar que los recursos asignados sean los mejores para el trabajo. Podra incluso reemplazar un recurso ms caro por otro de menor precio y usar los recursos ms caros cuando resulten ms efectivos en cuestin de costos. Al ajustar el plan para cumplir con el presupuesto, puede que la fecha de finalizacin se prolongue o que el mbito disminuya. Por ejemplo, si quita el tiempo extra de las tareas que tenan recursos sobreasignados, la programacin podra prolongarse hasta un punto en el que la fecha de finalizacin fuese un mes ms tarde. O bien, si reduce el mbito con el fin de cumplir con el presupuesto, la fecha de finalizacin podra programarse para ocurrir antes de tiempo. Cmo se puede optimizar para cubrir los requisitos del mbito? Existen dos aspectos del mbito que es necesario tener en cuenta: el mbito del producto y el mbito del proyecto.

El mbito del producto describe la entrega final del proyecto, por lo general, de forma detallada. Algunos ejemplos de mbito del producto incluyen las especificaciones o modelos del producto. Como jefe de proyecto, es probable que no tenga mucho control sobre el mbito del producto.

Por su parte, el mbito del proyecto incluye todo el trabajo de proyecto realizado para cumplir con las entregas descritas en el mbito del producto. Como jefe de proyecto, normalmente tendr cierto control sobre el mbito del proyecto. Por ejemplo, puede omitir la revisin de cdigos para algunas entregas.

Normalmente, se ajusta el mbito cuando hay un problema que impide cumplir con la fecha de finalizacin o con el presupuesto. Puede reducir el mbito para acercar la fecha de finalizacin o reducir costos. As mismo, se puede aumentar el mbito si se dispone de tiempo adicional o de un mayor presupuesto. Modificar el mbito por lo general implica tambin modificar el nmero o la duracin de las tareas. El mbito est estrechamente relacionado con la calidad. Si aumenta el mbito, tiene la oportunidad de ofrecer una mayor calidad. Si se reduce el mbito, puede que resulte necesario reducir los estndares de calidad aceptables. Si reduce el mbito, puede que los costos se reduzcan y la fecha de finalizacin se adelante. Si aumenta el mbito, puede que los costos se incrementen y se retrase la fecha de finalizacin. Por ejemplo, si elimina una serie de tareas consideradas como tareas opcionales, es probable que no necesite tantos recursos, lo que da como resultado una reduccin de los costos. O bien, si aumenta el mbito agregando mayor tiempo a una serie de tareas, puede encontrar que la modificacin del mbito afecta a la programacin de las tareas en la ruta crtica, por lo que la fecha de finalizacin se retrasar dos semanas.

Qu relacin tiene la calidad con el tringulo del proyecto? La calidad se encuentra en el centro del tringulo del proyecto. La calidad afecta a cada uno de los lados del tringulo y los cambios realizados en cualquiera de los lados del tringulo pueden tambin afectar a la calidad. La calidad no es un factor propio del tringulo, sino el resultado de lo que se logra hacer con el tiempo, el dinero y el mbito.

Por ejemplo, si descubre que dispone de ms tiempo en la programacin, puede aumentar el mbito agregando tareas y duracin. Con este tiempo y este mbito adicionales, puede generar una mejor calidad en el proyecto y en las entregas. O bien, si necesita recortar los costos para cumplir con el presupuesto, puede que necesite reducir el mbito disminuyendo el nmero de tareas o la duracin de las mismas. Con un mbito reducido, puede que haya menos probabilidades de alcanzar cierto nivel de calidad. No obstante, una menor calidad es el resultado de la necesidad de reducir costos.