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2010

Gua para el Uso de Tablas Dinmicas de MS-Excel


Curso de Bases de Datos, Magster en Gestin

AUTOR: Ivn Daz P. Noviembre 2010

GUA PARA EL USO DE TABLAS DINMICAS DE MS-EXCEL CURSO DE BASE DE DATOS, MAGSTER EN GESTIN

TABLA DE CONTENIDOS
1 2 PREPARACIN DE INFORMACIN ........................................................................................................ 3 OBTENCIN DE DATOS ......................................................................................................................... 5 2.1 COPIAR UNA TABLA .................................................................................................................................. 5 2.2 CONEXIN A UNA BASE DE DATOS ............................................................................................................... 6 2.2.1 Datos visibles localmente ........................................................................................................... 6 2.2.2 Datos no visibles localmente ...................................................................................................... 9 3 CREACIN DE UNA TABLA DINMICA ................................................................................................ 11 3.1 3.2 4 CONFECCIN DE UN INFORME BSICO ........................................................................................................ 11 FORMATEO DE LOS VALORES .................................................................................................................... 11

DISTINTAS OPCIONES DE DESPLIEGUE DE INFORMACIN .................................................................. 14 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 COMBINAR CAMPOS EN LAS FILAS ............................................................................................................. 14 DESPLIEGUE POR COLUMNAS ................................................................................................................... 14 PAGINACIN DE RESULTADOS ................................................................................................................... 15 FILTRO Y ORDENAMIENTO DE RESULTADOS.................................................................................................. 16 AGRUPACIN ........................................................................................................................................ 19 INTERACTIVIDAD DEL INFORME ................................................................................................................. 21 OBTENER DATOS DETALLADOS .................................................................................................................. 23 MOSTRAR TABLA DINMICA EN FORMATO EXCEL 2003................................................................................. 23

USO DE CAMPOS AD-HOC .................................................................................................................. 26 5.1 5.2 5.3 USO DE PORCENTAJES RESPECTO DE UN TOTAL............................................................................................. 26 CAMPOS CALCULADOS ............................................................................................................................ 27 SUBTOTALES ......................................................................................................................................... 29

USO DE GRFICOS .............................................................................................................................. 31 6.1 6.2 CREACIN DE UN GRFICO SIMPLE ............................................................................................................ 31 INTERACTIVIDAD DE LOS GRFICOS ............................................................................................................ 32

FORMATOS CONDICIONALES.............................................................................................................. 34

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1 Preparacin de Informacin
Previamente a trabajar con una tabla dinmica debemos disponer de datos listos para el anlisis. Para ello es muy til el uso de Access, donde se pueden procesar los datos y dejarlos en una estructura tal que facilite la obtencin de las estadsticas relevantes para el negocio. Desde este punto de vista, una buena estructura de datos es aquella que contiene una combinacin de columnas con descriptores - que ayudarn en la categorizacin de la informacin y de columnas con valores numricos sobre las que se realizarn las operaciones aritmticas como contar, sumar u obtener promedios, entre otras -. Ejemplos de descriptores: Categora de productos Nombre de clientes Regin Fechas Valores booleanos (SI/NO)

Ejemplos de valores numricos Valor de las ventas Cantidad de productos

Por medio del trabajo hecho con las consultas en MS-ACCESS, hemos preparado la tabla EJER_TABLA_BASE para analizar el comportamiento de los pedidos y que usaremos en lo sucesivo en esta gua.

Esta tabla luce de la siguiente forma:

Figura 1

Dnde:
CAMPO IdPedido Cliente PasCliente Empleado Identificacin del pedido Nombre del cliente Pas del Cliente Nombre del empleado que realiz la venta DESCRIPCIN

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CAMPO CargoEmp FechaPedido FechaEntrega FechaEnvo CargoPedido PasDestinatario MismoPais Valor Cargo del Empleado Fecha del Pedido Fecha de Entrega Fecha de Envo Cargo (costo) del envo Pas al que va destinado el pedido Indicador (SI/NO) de la correspondencia del pas de destino respecto del pas del cliente. Valor de la venta (totalizacin de la cantidad de productos vendidos por el precio unitario de cada uno). DESCRIPCIN

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2 Obtencin de datos
Para trabajar con informacin para las tablas dinmicas existen varios mtodos. Como punto de partida deberemos abrir Excel 2007, con lo que aparecer una hoja en blanco.

Figura 2

Los mtodos que revisaremos son: Copiar datos Conexin a una base de datos

2.1

Copiar una tabla

Para ejemplificar esta opcin usaremos la tabla EJER_TABLA_BASE, la que obtuvimos mediante los ejercicios sobre Access. Se selecciona la tabla completa y se copia al portapapeles:

Figura 3

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Luego se selecciona una hoja en Excel, posicionndose en una determinada celda y se pegan los datos:

Figura 4

NOTA: Esta opcin puede ser buena cuando el volumen de datos es relativamente bajo (del orden de los miles de registros.), pero en la medida que la cantidad de informacin sea muy elevada se pueden producir problemas con la memoria del computador si esta no es lo suficientemente grande.

2.2

Conexin a una base de datos

Conectndose a una base de datos es posible trabajar con los datos en lnea desde una fuente operacional. De este modo la informacin para el anlisis podra ayudar a monitorear en vivo un determinado proceso de la organizacin y hacer un control ms eficiente de ste. Sin embargo no siempre es posible conectarse a la base de datos corporativa, lo que depender del rol del analista y de las polticas de TI de la organizacin. Para este ejemplo nos conectaremos a la base de datos Neptuno con la que se ha venido trabajando en los ejercicios con Access.

2.2.1

Datos visibles localmente

Para hacer una conexin con Access, se debe seleccionar la aleta Datos, luego Obtener datos externos y finalmente Desde Access.

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Figura 5

Seleccionar la base de datos desde la que se obtendr la informacin.

Figura 6

Aparecer a continuacin una pantalla donde se confirma la ruta y nombre de la base de datos. Basta con presionar Aceptar.

Figura 7

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Luego aparecer una ventana donde se establece la conexin. En el caso de conectarse a MSAccess basta con presionar OK.

Figura 8

A continuacin se selecciona la tabla:

Figura 9

Finalmente se deber elegir la posicin que ocuparn los datos dentro de la hoja de Excel. Adems se debe elegir la manera en que se acceder a los datos, para lo cual se entregan 3 opciones: Tabla: Los datos se copian localmente a la hoja de Excel, pero se mantiene una conexin con la base de datos de origen. Informe de tabla dinmica: los datos no se visualizan en el archivo Excel, ya que aparece automticamente la opcin de trabajar con un informe de tabla dinmica. Informe de grfico y tabla dinmicos: es idntico al caso anterior, pero se agrega la opcin de crear un grfico directamente.

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Figura 10

Para este ejemplo usaremos la primera opcin, con lo que la informacin aparecer de la siguiente manera:

Figura 11

El contenido completo de la tabla seleccionada estar disponible en la hoja de datos.

2.2.2

Datos no visibles localmente

En este caso se opera exactamente como fue descrito en el punto anterior, seleccionado esta vez la opcin Informe de Tabla Dinmica.

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Figura 12

Tras hacerlo, aparecer lo siguiente:

Figura 13

En este caso los datos no son visibles, pero a travs de la tabla dinmica es posible acceder a ellos tal como ser explicado en las siguientes secciones.

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3 Creacin de una tabla dinmica


Una vez que tenemos datos disponibles por alguno de los mtodos descritos en la seccin anterior, podremos comenzar a trabajar con nuestra tabla dinmica. Para ello usaremos la tabla generada en los ejercicios con Access donde totalizamos la informacin de los pedidos: EJER_TABLA_BASE.

3.1

Confeccin de un informe bsico

Supongamos que queremos analizar las ventas de cada uno de nuestros empleados. Para ello arrastre el campo Empleado en el panel de la derecha hasta la seccin Rtulos de Fila. A continuacin arrastre el campo Valor hasta la seccin Valores. Obtendr lo que muestra la figura.

Figura 14

3.2

Formateo de los valores

A menudo los resultados requieren que sean formateados para facilitar la legibilidad. Para ello haga clic en Suma de Valor en el panel de la derecha y seleccione Configuracin del campo de valor.

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Figura 15

Aqu podr cambiar el nombre del campo por uno ms representativo, seleccionar el tipo de clculo que necesita hacer (suma, contar, promedio, etc.) y elegir el formato del nmero, entre otras. Para nuestro ejemplo, cambiaremos el nombre a Monto y seleccionaremos Formato de nmero.

Figura 16

Con esto aparecer una ventana donde podremos elegir el tipo de despliegue para el valor seleccionado. En nuestro ejemplo seleccionaremos formato Moneda y elegiremos la cantidad de posiciones decimales.

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Figura 17

Hecho esto, la informacin aparecer de la siguiente manera:

Figura 18

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4 Distintas opciones de despliegue de informacin


4.1 Combinar campos en las filas
Supongamos ahora que necesitamos conocer el nivel de ventas por pas del cliente. Para ello se debe arrastrar el campo PasCliente hasta la seccin Rtulos de Fila y ponerlo antes de Empleado. El resultado es el que se muestra en la figura.

Figura 19

4.2

Despliegue por columnas

Tambin puede hacer ms detallado el despliegue de informacin si pone campos en la seccin Rtulos de columnas. Supongamos que necesitamos cuantificar las ventas por Pas y empleado, y al mismo tiempo separando en envos al mismo pas del cliente y en envos a un pas diferente. El resultado se muestra en la figura:

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Figura 20

Para mejorar la legibilidad del reporte, puede cambiar el nombre de los rtulos que Excel asigna por defecto, tal como se muestra en la figura. Basta con escribir el nuevo nombre en la columna respectiva.

4.3

Paginacin de resultados

En caso de que el reporte sea muy extenso, es posible que se prefiera visualizar la informacin de manera parcializada. Para ello una opcin es la paginacin, para lo cual basta con arrastrar el campo respectivo a la seccin Filtro de informe.

Figura 21

En el ejemplo se ha elegido el pas como criterio de paginacin, donde puede elegirse uno o ms pases para establecer el filtro.

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Figura 22

4.4

Filtro y ordenamiento de resultados

Si tenemos una lista muy extensa de resultados, probablemente queramos filtrar los valores para enfocarnos en aquellos que son ms interesantes. Por ejemplo, suponga que necesita conocer a sus 10 mejores clientes.

Figura 23

Haciendo clic en la flecha al lado del campo que se desea ordenar, seleccione Ms opciones de ordenacin.

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Figura 24

A continuacin elige el criterio por el que va a ordenar, que en este caso es el Monto y en forma descendente:

Figura 25

Y con ello el resultado quedar ordenado:

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Figura 26

Sin embargo, es posible que deseemos obtener un resultado ms directo para conocer a los 10 mejores clientes. En este caso se elige Filtros de valor y Diez mejores

Figura 27

Finalmente se escoge el criterio de filtro, que en este caso son los 10 mejores.

Figura 28

Y de este modo tendremos el resultado que buscamos.

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Figura 29

As como encontramos los 10 mejores, tambin es posible escoger los 10 (en realidad cualquier nmero) peores clientes.

4.5

Agrupacin

Supongamos que se requiere conocer la evolucin de las ventas a lo largo del tiempo. Para ello se puede utilizar el campo FechaPedido y ponerlo en Rtulos de columnas. Sin embargo, el resultado no es til tal como queda en la figura, ya que cada una de las fechas quedar como una columna de la tabla, lo que no ayuda en el anlisis.

Figura 30

PREGUNTA: Adems de la agrupacin que aqu se explica, qu solucin alternativa existe? Para mejorar el despliegue de informacin, haga clic con el botn derecho en cualquiera de las columnas de FechaPedido y seleccione Agrupar.

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Figura 31

Aqu puede seleccionar distintas opciones de agrupacin para la fecha. En nuestro ejemplo escogeremos Trimestres y Aos.

Figura 32

El resultado queda de la siguiente manera:

Figura 33

Ntese que automticamente se agreg un nuevo criterio en la seccin Rtulos de Columna para el Ao.

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4.6

Interactividad del informe

Puede elegir diferentes formas de desplegar los datos, segn la que sea ms clara al momento de hacer el anlisis. Por ejemplo, mueva Aos a Rtulos de Fila.

Figura 34

En la figura anterior no se muestra una totalizacin por cada trimestre de cada ao. Para mostrarlo, haga clic en el campo Ao de la seccin Rtulos de Fila y seleccione Configuracin de Campo. En la ventana, en la seccin Subtotales escoja Automtico.

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Figura 35

Los resultados ahora se mostrarn totalizados:

Figura 36

Otro caso puede ser que se necesite analizar la evolucin por trimestre de cada vendedor. Basta con cambiar de lugar Aos y FechaPedido.

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Figura 37

4.7

Obtener datos detallados

A menudo es necesario conocer el comportamiento detallado de ciertos datos. Por ejemplo, quisiramos conocer cmo se componen las ventas del tercer trimestre del 2008 de Steven Buchanan (ver figura anterior). Haciendo doble clic en la celda correspondiente, aparecer una nueva hoja en Excel con la informacin detallada.

Figura 38

4.8

Mostrar tabla dinmica en formato Excel 2003

El formato en que Excel 2007 muestra la informacin en ocasiones puede no ser la ms clara. Para ello existe la opcin de usar el formato de Excel 2003. Suponga el siguiente informe:

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Figura 39

Haciendo clic con el botn derecho en cualquier parte de la tabla seleccione Opciones de tabla dinmica.

Figura 40

En la aleta Mostrar seleccione Diseo de tabla dinmica clsica.

Figura 41

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El resultado ser el siguiente:

Figura 42

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5 Uso de campos ad-hoc


En ciertos anlisis importar obtener indicadores que ayuden entender mejor el comportamiento de ciertas variables relevantes para el negocio. A continuacin veremos tres ejemplos:

5.1

Uso de porcentajes respecto de un total

Suponga que necesitamos saber cunto representan las ventas de cada vendedor respecto del total de las ventas de un ao en particular.

Figura 43

Arrastre el campo Valor de la lista de la derecha hasta valores. Ese campo ya existe y hasta ahora lo hemos estado usando con el nombre Monto. Obtendr lo siguiente:

Figura 44

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Vaya a Configuracin de campo valor, cmbiele el nombre y en Mostrar valores como elija % del total.

Figura 45

El resultado se mostrar de la siguiente forma:

Figura 46

5.2

Campos calculados

Suponga que todos los vendedores reciben una bonificacin del 10% de las ventas anuales, pero esta bonificacin puede alcanzar el 15% si las ventas superan los $100.000. Para determinar el porcentaje de bonificacin que corresponde a cada vendedor, haga clic en la tabla dinmica y luego elija el men Herramientas de tabla dinmica (el que tal como todos los mens de Excel, aparece dependiendo del objeto seleccionado). Luego seleccione Frmulas y finalmente en Campo calculado.

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Figura 47

Escriba el nombre del campo calculado y la frmula de clculo.

Figura 48

El resultado se mostrar de la siguiente forma:

Figura 49

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Probablemente deba configurar el campo para que aparezca en formato porcentaje.

5.3

Subtotales

Suponga que necesita conocer la el total de la venta por pas, el valor promedio, el mximo y el mnimo. Se tiene el siguiente despliegue:

Figura 50

Vaya a Configuracin del campo de PaisCliente y seleccione los subtotales que requiere:

Figura 51

El resultado ser el siguiente:

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Figura 52

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6 Uso de Grficos
Los grficos son herramientas indispensables de todo anlisis. Excel 2007 hace muy fcil esta tarea a partir de las tablas dinmicas, ya que basta con seleccionar el grfico deseado para que tome automticamente los datos y los despliegue de una manera muy clara.

6.1

Creacin de un grfico simple

Suponga que se desea mostrar grficamente el comportamiento de los vendedores segn el ao.

Figura 53

Para generar un grfico, vaya al men Insertar y seleccione el tipo de grfico ms apropiado.

Figura 54

El resultado ser el mostrado en la figura.

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Figura 55

6.2

Interactividad de los grficos

Tal como con las tablas dinmicas, los grficos dinmicos tienen un importante grado de interactividad. Suponga que del grfico anterior desea obtener ms detalle, separando los montos segn si fueron enviados al mismo pas del cliente o no. Haciendo clic en alguna de las barras, aparecer la ventana Mostrar detalle.

Figura 56

Al elegir el campo por el que se quiere obtener ms detalle, el resultado ser el siguiente:

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Figura 57

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7 Formatos condicionales
Excel 2007 tiene formas de mostrar los datos que ayudan a entender rpidamente qu puede estar ocurriendo con las cifras. Por ejemplo, seleccionado el botn Formato condicional y luego Barra de datos, es posible que cada cifra se acompae de una barra.

Figura 58

Es posible configurar cmo se comporta el formato condicional seleccionando Ms reglas.

Figura 59

Otra alternativa es asignar indicadores que permitan evaluar las cifras segn una determinada regla:

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Figura 60

Por ejemplo, podemos definir una semaforizacin para las ventas por ao segn el rango en que se encuentren.

Figura 61

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