Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin

AO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO

FACULTAD DE INGENIERA E. A. P: INGENIERIA DE SISTEMAS

Organizacin y Administracin de la Empresa SERPOST S.A

CURSO: Ingeniera Administrativa.

DOCENTE:

Ing. Tiburcio Alva Rosa Mara.

INTEGRANTES:

Alva Gomez, Victor Hugo. Carrera Santos, Johann Kevin. Marcelo Chvez, Diego Anick. Morales Montoya, Manuel Valerio. Pea Salazar, Pedro Lucky.

CICLO:

V.

HUACHO PER 2011

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DEDICATORIA
El presente trabajo est dedicado a nuestros padres por el apoyo incondicional y la orientacin que nos brindan para ser mejores personas, de igual forma a nuestros docentes por la gran labor como educandos que vienen ejerciendo en el desarrollo de nuestra carrera profesional.

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INTRODUCCIN

El siguiente trabajo de investigacin tiene como objetivo principal el estudio de la organizacin Servicios Postales del Per S.A o simplemente Serpost S.A, empresa dedicada a la prestacin de los servicios postales en todas sus modalidades abarcando el mbito de accin nacional e internacional. Servicios Postales del Per S.A. es una persona jurdica de derecho privado organizada de acuerdo a la Ley de Actividad Empresarial del Estado y a la Ley General de Sociedades. El Decreto Legislativo N 685 otorga a SERPOST S.A. la concesin del servicio postal, sin exclusividad, obligando a prestar el servicio en todo el pas, con carcter de administracin postal del Estado, para el cumplimiento de los acuerdos y convenios internacionales. Como operador postal SERPOST S.A cuenta con una gran capacidad instalada dentro del territorio nacional, esta caracterstica le brinda la ventaja de crecimiento y desarrollo en el mercado postal, y para ello es necesario que llegue a satisfacer las necesidades de los clientes con un servicio de mayor calidad que la competencia, tomando en cuenta la segmentacin del mercado postal, tanto en el sector pblico como en el sector privado. SERPOST S.A. tiene la concesin del servicio postal sin exclusividad y est obligada a prestar el servicio en todo el pas, con carcter de Administracin Postal del Estado, para el cumplimiento de Acuerdos y Convenios Internacionales. La Empresa SERPOST S.A es consciente del rol social que le compete como operador postal, responsable de la prestacin del servicio postal a nivel nacional, sirviendo de canal de comunicacin e integracin de nuestra sociedad.

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ANTECEDENTES

A inicios de la dcada de los noventa el gobierno peruano elimino el monopolio del servicio postal del Per, y en el ao de 1991 se estableci la concesin a la empresa Serpost S.A mediante Decreto Legislativo N 685, del 05 de noviembre del mismo ao, por la cual prestar el servicio en todo el pas con carcter de administracin postal del Estado, para el cumplimiento de los acuerdos y convenios internacionales. Mediante D.S. No. 010-94-TCC, del 6 de mayo de 1994, se aprob el Estatuto Social de la Empresa, modificado posteriormente mediante escritura pblica de fecha 11 de enero de 2001.

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JUSTIFICACIN

Enfocamos nuestra investigacin en esta empresa porque es una de las instituciones ms importantes del pas que se encarga del servicio postal, consideramos interesante que un servicio que ha sido utilizado desde hace cientos de aos y se ha perfeccionado con estudios y tecnologa, sigue siendo vigente en la actualidad. A pesar de la evolucin de las comunicaciones, por lo tanto se vuelve un material de confianza por excelencia. La importancia del presente trabajo radica en la habilidad que ha demostrado en cuanto a la administracin interna de las mismas, por lo que se hace necesario la creacin de un sistema de control interno que contribuya al funcionamiento efectivo de todas las reas, para lograr as cambios significativos en este negocio, como la proyeccin a un crecimiento econmico y optimizacin de los recursos, por lo que se pretende beneficiar a la empresa Serpost S.A, por ser el objeto de estudio y a fin de proponerles un sistema que contribuya para su desarrollo dentro de las mismas. Esperemos que con el desarrollo de nuestro trabajo se puedan lograr los objetivos propuestos que son presentados ms adelante que permitan a la empresa mejorar sus procesos y obtener mayores beneficios y sobre todo llegar a el logro de sus objetivos.

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OBJETIVOS

Entre los principales objetivos que proponemos en nuestro trabajo de investigacin que venimos realizando podemos mencionar los siguientes: Objetivo general El principal objetivo que tiene nuestro trabajo de investigacin es mediante una investigacin detallada de la organizacin buscar mejoras que ayuden a esta a llevar un mejor proceso de administracin, diseando un sistema de control interno administrativo que contribuya al funcionamiento efectivo de la empresa SERPOST S.A. Huacho. Objetivos especficos 1. Definir un sistema de control interno administrativo que permita maximizar los recursos existentes en inventario. 2. Disear una herramienta administrativa que permita mejorar los controles de los negocios. 3. Disear un plan de capacitacin dirigido a los propietarios y personal para facilitar la aplicacin de controles internos.

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I. MARCO CONCEPTUAL
A continuacin presentamos algunos conceptos bsicos que son utilizados frecuentemente en las actividades relacionadas con lo que es el correo en el Per. CORREO: Se denomina correo al sistema de comunicacin que permite la misma entre dos partes diferentes a travs de elementos concretos, normalmente cartas o documentos que son enviados protegidos tanto por sobres o por paquetes dependiendo de las posibilidades para cada caso. Tambin se conoce como correo al servicio mediante el cual una empresa se encarga de repartir estos envos a las personas que corresponda. El correo entendido como una comunicacin entre dos partes distanciadas entre s existe junto al ser humano desde que se invent la escritura y se pudo mediante ella enviar datos, informacin o avisos de un lugar a otro. Durante mucho tiempo, el correo fue un privilegio que pocos podan disfrutar o utilizar ya que las distancias a recorrer y los costos que esto implicaba eran gigantescos. Al mismo tiempo, esto se usaba slo en casos necesarios ya que la tardanza haca de l un sistema poco prctico. Al acortarse las distancias, mejorarse los sistemas de comunicacin y diversificarse el sistema de correo, esta posibilidad se convirti en algo mucho ms comn y accesible para numerosas partes de la sociedad. Actualmente, el correo se organiza de manera nacional, teniendo cada pas su propio servicio postal en manos de empresas pblicas y privadas que recorren todo el territorio y que pueden ofrecer diferentes posibilidades a sus clientes. El correo es hoy en da privado y a pesar de estar en manos del Estado, las personas deben pagar un mnimo impuesto que puede variar en arancel dependiendo del tipo de servicio adquirido. Evidentemente, la existencia y la difusin del correo electrnico ha abaratado muchsimo los costos ya que el mismo es casi gratuito y, adems, mucho ms rpido y eficiente. Este tipo de correo slo requiere contar con dos puertos de conexin (computadoras personales, laptops y otros) que se encargan de recibir y enviar todos los correos electrnicos de manera casi inmediata SERPOST: Servicios Postales del Per S.A. SERPOST S.A. es una persona jurdica de derecho privado organizada de acuerdo a la Ley de Actividad Empresarial del Estado y a la Ley General de Sociedades, cuya actividad principal es la prestacin de los servicios postales en todas sus modalidades con mbito de accin a nivel nacional e internacional. El Decreto Legislativo N 685 otorga a SERPOST S.A. la concesin del servicio postal, sin exclusividad, obligando a prestar el servicio en todo el pas, con carcter de administracin postal del Estado, para el cumplimiento de los acuerdos y convenios internacionales.

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CODIGO POSTAL: El cdigo postal es un esquema que asigna a distintas zonas o lugares de un pas, un cdigo que adosado a la direccin, sirve para facilitar y mecanizar el encaminamiento del correo. Generalmente es una serie de dgitos, pero en algunos pases se usan cdigos postales que incluyen letras. En el caso de la ciudad de Huacho el Cdigo Postal es el siguiente: 15136. FILATELIA: Es el arte ciencia que trata del conocimiento de los Sellos Postales y la aficin a coleccionarlos. Los sellos postales son timbres o valores que van adheridas a la correspondencia justificando el pago de la misma, para su envo. Existen varias formas de coleccionar estampillas, en algunos casos cada coleccionista suele tener su propio mtodo para hacerlo.

EXPORTA FCIL: Servicio que les permite exportar sus productos de manera sencilla, segura y rpida, reduciendo los trmites burocrticos, as como los elevados costos logsticos y de transporte. Con Exporta Fcil, podr exportar mercaderas con un valor de hasta US$5,000. Cada exportacin podr contener varios paquetes que no superen los 30 kilos cada uno, y el empresario podr realizar todos los envos que le sean necesarios para concretar su venta en el exterior.

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APARTADO POSTAL: Servicio de correspondencia en una casilla determinada, bajo llave a disposicin del usuario. Se trata del domicilio postal de los clientes, donde el plazo de conservacin puede pactarse segn la necesidad del cliente.

SELLOS POSTALES: Los sellos postales o estampillas se lanzan permanentemente en un homenaje a personajes, acontecimientos, lugares, especmenes de importancia nacional e internacional. SERPOST El Correo del Per los emite en diferentes ocasiones, denominaciones, fechas, formatos, los que son el deleite de filatelistas y coleccionistas. Cada sello postal emitidos en ms de 100 temas diferentes es acompaado de un Boletn prolficamente impreso, a todo color, el que es distribuido gratuitamente y cuyo contenido por la abundancia y diversidad de la informacin satisface a todos aquellos amantes de la cultura.

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II. SITUACIN ACTUAL DE LA EMPRESA

La empresa Serpost en Huacho brinda sus servicios a todas las personas interesadas en realizar encomiendas, actualmente la empresa realiza envos y recepciones de encomiendas de paquetes tanto a destinos nacional como internacional, una de las novedades que hoy en da emplea Serpost es lo que se refiere a exporta fcil, esto para los comerciantes interesados en enviar productos al exterior a bajas tarifas y sin muchos papeleos. La empresa Serpost en Huacho corresponde a la siguiente rea de accin:

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Misin y Visin de la Empresa

La misin y visin de la empresa Serpost del Per est establecida de manera institucional, siendo esta la que sigue la sucursal Serpost Huacho. Estos dos conceptos son los que presentamos a continuacin: Misin: Garantizar a nuestros clientes un servicio postal oportuno y de calidad, fortalecer la integracin social y contribuir al desarrollo del pas. Visin: Se reconocida como la empresa lder en el servicio postal del Per y en Latinoamrica.

INFORMACIN DE LA EMPRESA

Departamento: Provincia: Distrito: Direccin: Telfono:

Lima. Huaura. Huacho. Av. Grau N531. 0801 1 3000.

Horario de atencin: 8:00 am 10:00pm.

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1. BREVE RESEA HISTRICA

Correo: Serpost el Correo en el Per, el cual est al servicio de la poblacin podra considerarse como un servicio relativamente nuevo, pero la historia del correo se remonta a siglos ya pasados. Desde hace unos aos la aparicin del e-mail o correo electrnico como se conoce en la actualidad, trajo como consecuencia el vertiginoso descenso del correo concebido como una de las formas de comunicacin instaurada por ms de una centuria. El correo est atado indudablemente al romanticismo, aquel gestor de poemas y de largas esperas. El correo como medio y el cartero como emblema de la comunicacin, como el hombre que transporta las noticias buenas o malas, aquel que es esperado con ansias o con temor ha entrado a un proceso de extincin. Y es que es difcil competir con medios electrnicos que transmiten la informacin en segundos del punto ms remoto a cualquier lugar del mundo. Las cartas han empezado a ser papeles raros, emblemas de una poca que se fue. Una carta lleva la letra impresa de quien la escribe, cada palabra es cincelada con la fuerza del alma y el corazn. Hasta puede llevar entre las letras desdibujadas una lgrima, algo que el correo electrnico nunca podr. SERPOST realiza concursos permanentemente para fomentar la redaccin, pintura y esencialmente el gnero epistolar. Historia del correo en el Per En el siglo XVI, la Corona espaola organiz el correo martimo para el intercambio de correspondencia con sus colonias. La Habana, Veracruz y Cartagena eran los principales puertos de desembarque. Y a travs de una Real Ordenanza tambin se estableci en Lima el Correo Mayor. En la etapa republicana, se organiza la Direccin de Correos, siendo nombrado como su primer Director General el Sr. Manuel Dvila Condemarn en el ao 1824 por el Libertador Simn Bolvar. En 1897 fue inaugurada la Casa de Correos y Telgrafos de Lima. En esta misma casona republicana, ubicada en el Centro Histrico de Lima, se cre el Museo Postal y Filatlico Nacional en 1931. Durante esa poca, un grupo de carteros form la Sociedad de Socorro, asociacin que velaba por la seguridad y salud de estos trabajadores, quienes eran vctimas de enfermedades y accidentes durante su labor.
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En el gobierno de Augusto Legua, la mencionada sociedad fue incorporada a la administracin de la compaa inglesa de correos Marconi. Sin embargo, la situacin social y econmica de los carteros no cambiaba. Preocupados por mejorar sus condiciones laborales gracias a la intensa actividad gremial de los aos cuarenta, los miembros de la Sociedad de Socorro transformaron esta institucin en la Asociacin Nacional de Carteros y Anexos de Correos del Per, logrando adems beneficios sociales (por ejemplo, el derecho a las vacaciones). Esta asociacin oficializ el 29 de agosto como el Da del Cartero, con ocasin de un Congreso Panamericano de Carteros, realizado en Lima del 26 al 29 de Agosto de 1944 he institucionalizado mediante Resolucin Suprema promulgada por el Gobierno del Presidente Manuel Prado Ugarteche, en honor de los legendarios Chasquis del Imperio Incaico y en homenaje a la muerte del Inca Atahualpa a manos de los espaoles el 29 de Agosto de 1553. Tecnologa para modernizar La Direccin General de Correos ejerci durante 75 aos, el monopolio del servicio postal en el Per, hasta que en 1991 el Decreto Legislativo 685 autoriz la libre actividad empresarial en este rubro y cre la empresa Servicios Postales del Per S.A. (Serpost) el 22 de Noviembre de 1994.

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PROCESOS DEL NEGOCIO La empresa Serpost cumple el principal proceso de realizar el envo y recepcin de encomiendas de todo tipo de paquetes, siendo este considerado por nosotros el principal proceso que realiza la empresa para ejercer sus actividades, para ello hemos representado mediante un diagrama de flujo este proceso como se muestra a continuacin: Diagrama de Proceso para hacer una Encomienda Para esto hemos considerado las siguientes entidades que intervienen en el proceso: Clientes. Caja. Oficina de registro, Estanteras y Apartado Postal.

Entrega el paquete

Cliente
Registro del peso y destino

Total a pagar

Oficina de Registro
Emite el pago por encomienda Ingreso del paquete

Caja Estantera y Aportado Postal

Imprime y entrega la boleta

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Posteriormente estos paquetes son asignados a los operadores postales para su realizar l envi respectivo al destino correspondiente.

Tarifas por Servicios Postales Locales y Nacionales

CARTAS PESO EN GRAMOS De 1 a 20 De 21 a 50 De 51 a 100 De 101 a 250 De 251 a 500 LOCAL VALOR VTA. 2.03 2.29 2.54 3.56 4.58 I.G.V 0.37 0.41 0.46 0.64 0.82 PRECIO VENTA 2.40 2.70 3.00 4.20 5.40 VALOR VTA. 2.54 3.05 3.81 5.85 7.2 NACIONAL I.G.V 0.46 0.55 0.69 1.05 1.3 PRECIO VENTA 3.00 3.60 4.50 6.90 8.50

IMPRESOS PESO EN GRAMOS De 51 a 100 De 101 a 250 De 251 a 500 De 501 a 1000 De 1001 a 2000 LOCAL VALOR VTA. 2.03 2.54 3.05 4.07 5.76 I.G.V 0.37 0.46 0.55 0.73 1.04 PRECIO VENTA 2.40 3.00 3.60 4.80 6.80 VALOR VTA. 2.8 3.39 4.92 6.19 9.07 NACIONAL I.G.V 0.5 0.61 0.89 1.11 1.63 PRECIO VENTA 3.30 4.00 5.80 7.30 10.70

ENCOMIENDAS PESO EN GRAMOS De 501 a 1000 De 1001 a 2000 De 2001 a 3000 De 3001 a 4000 De 4001 a 5000 LOCAL VALOR VTA. 5.93 8.05 10.17 12.29 14.41 I.G.V 1.07 1.45 1.83 2.21 2.59 PRECIO VENTA 7.00 9.50 12.00 14.50 17.00 VALOR VTA. 8.05 11.44 14.83 18.22 21.61 NACIONAL I.G.V 1.45 2.06 2.67 3.28 3.89 PRECIO VENTA 9.50 13.50 17.50 21.50 25.50

TASAS ESPECIALES CERTIFICACIN AVISO DE RECEPCIN

VALOR VTA. 2.38 4.49

I.G.V 0.42 0.81

PRECIO VENTA 2.80 5.30

INDEMNIZACIO NES
Encomiendas x kg. 3 veces el valor del porte Carta certificada 3 veces el valor del porte

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3. ORGANIZACIN DE LA EMPRESA
En nuestro trabajo de investigacin hemos considerado necesario representar la estructura organizacional de la empresa Serpost del Per de dos maneras teniendo en cuenta que es una empresa grande en el Per, una de nuestras representaciones abarca a la empresa como una organizacin general tomando el organigrama general de la empresa; en cuanto al organigrama de la sucursal Serpost Huacho obtuvimos una estructura que fue otorgada por el seor administrador la cual se presenta lneas ms abajo: ORGANIGRAMA GENERAL DE SERPOST DEL PERU S.A A continuacin se presenta el organigrama correspondiente a la empresa Serpost de Per cuya sede principal est en la ciudad de Lima.

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ORGANIGRAMA DE LA ORGANIZACIN SERPOST (HUACHO) El organigrama presentado a continuacin proviene de una de las reas del organigrama general mostrado anteriormente, esta es la Sub Gerencia de Administracin Postal mostrada en la parte inferior del organigrama general.

4. ADMINISTRACION DE LA EMPRESA
Para ello hemos considerado determinar los procesos determinados en cada una de la Planeacin
Planificar las actividades de Presentar y exponer anualmente el plan tctico correspondiente a su nivel. Distribucin de recursos a las diversas reas.

Organizacin
Organizar y programar jornadas de actualizacin e innovacin del proceso de negocio. Organizar el trabajo de las diversas reas de la empresa.

Direccin
Orientar el trabajo de los diferentes trabajadores de la empresa para que estos realicen sus funciones de la mejor manera. Promover y estimular el trabajo brindando los mayores beneficios posibles a todos los trabajadores. Llevar a cabo un proceso de trabajo de forma conjunta y por igual.

Control
Monitorear y evaluar las actividades con la finalidad de conocer los estados de ganancias. Controlar y evaluar el desempeo de los diversos trabajadores de la empresa.

Nivel Intermedio

Nivel Operacional

Planificar los procesos de entregas de encomiendas.

Distribucin de rutas al personal postal de la empresa.

Evaluar el desempeo laboral de los operadores postales.

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Supervisar que el trabajo establecido sea llevado a cabo de acuerdo a los estndares establecidos.

Presentar informes sobre los envos efectuados.

III. SISTEMA PROPUESTO DE LA EMPRESA

La empresa Serpost Huacho est representada por un sistema compuesto de personas, bienes econmicos, materiales, equipo, entre otros recursos; estos elementos estn relacionados con el logro de un objetivo en comn u objetivos en conjunto. Los componentes bsicos del sistema organizacional son:

Estructura Organizacional. Especializacin del Trabajo. Cadena de mando.

1. SISTEMA ORGANIZACIONAL: Como sabemos todas las empresas estn constituidas por diversos niveles jerrquicos, estos son el nivel institucional, intermedio y operacional los cuales siguen esta jerarqua establecida para determinar la importancia de las funciones y operaciones a realizar. A continuacin especificamos los niveles correspondientes a la empresa SERPOST Huacho el cual representa el sistema organizacional de la empresa: Nivel institucional: En cuanto a este nivel, la empresa de SERPOST en Huacho no presenta en su estructura organizacional el nivel institucional esto lo podemos observar en el organigrama propuesto anteriormente, podramos mencionar que el nivel institucional proviene del organigrama general de la empresa.

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Nivel intermedio: Este nivel est conformado por el administrador de la empresa y el supervisor postal, quienes son los encargados de controlar a los dems trabajadores como de igual forma tomar las decisiones correspondientes para llevar a cabo los procesos de la empresa. Nivel operacional: El nivel operacional constituye todos aquellos trabajadores encargados de ejecutar las operaciones diarias en los procesos del negocio de la empresa. Este nivel est conformado bsicamente por los siguientes trabajadores: Operadores. Carteros. Cajeros. Operadores postales.

Estructura Organizacional Serpost S.A Huacho

En este caso la empresa no cuenta con este nivel en su organigrama.

Institucion al

Nivel Intermedio

Conformado por el administrador y el supervisor postal Conformado por carteros, operadores postal, cajeros.

Nivel Operacional

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2. SISTEMA ADMINISTRATIVO: El sistema que proponemos a continuacin es un sistema que consideramos podra mejorar los procesos de la empresa y llevar a cabo el proceso administrativo de la mejor manera posible de tal forma que se pueda obtener mejores ganancias y conseguir el logro de los objetivos.

Fondo Reducir costos en la adquisicin de materiales

Incrementar las ganancias de la empresa. Aumentar los ingresos

Clientes

Ofrecer al cliente un servicio de mayor calidad y mayor valor agregado, a precios cmodos

Fortalecer las relaciones con los clientes para mejorar la reputacin de la empresa

Buscar la satisfaccin del cliente

Fortalecimiento en el proceso de cobranza al cliente Administrador

Proponer el desarrollo en la calidad del servicio

Buscar la eficiencia en el uso de los recursos

Personal

Desarrollar la eficiencia en los Trabajadores

Promover el uso de tecnologas ms recientes

Optimizacin del personal

Mejoramient o del clima laboral

Implementacin de nuevos servicios empleando tecnologas de informacin

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IV.

BENEFICIOS EN EL MEJORAMIENTO DEL SISTEMA ORGANIZATIVO Y ADMINISTARTIVO DE LA EMPRESA Segn nuestra investigacin detallada de la empresa hemos determinado que los beneficios aportados a la empresa Serpost Huacho son los siguientes: 1. BENEFICIOS DE INCENTIVOS EN LA MANO DE OBRA: Escoger al mejor empleado y darle un premio de gratificacin para que as los mismos se sientan ms motivados y mejoren su desempeo laboral dentro de la empresa. Realizar charlas de para el mejoramiento del desempeo del trabajador y a la vez talleres que permitan desarrollar nuevas habilidades para el beneficio de todos.

2. BENEFICIOS ECONOMICOS: Haciendo una mejora a su sistema administrativo la empresa va a obtener mayores ganancias mediante los procesos de negocio que realiza. Se buscara tambin lo que es la reduccin de costos en los diversos procesos del negocio pero siempre buscando la calidad y la excelencia.

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V.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Llegamos a la conclusin de que la empresa Serpost es una empresa que satisface una de las necesidades en la poblacin, como lo es la comunicacin entre personas, aunque en la actualidad la empresa principalmente es recurrida por los usuarios de este servicio para l envi de encomiendas a cualquier lugar del mundo a precios cmodos para los clientes. En la actualidad este servicio no es tan recurrido como antes, esto porque con el avance de la tecnologa y el uso del internet en la sociedad de manera masiva a ocasionado que lo que es en especfico el uso del correo como medio de comunicacin disminuya su accin, aunque no ha desaparecido del todo, la empresa mayormente realiza lo que es las encomiendas de paquetes.

RECOMENDACIONES Serpost debera de implementar un sistema administrativo que le permita o ayude a mejorar la calidad de su servicio y que a la vez pueda obtener mayores ganancias y llegar a cumplir con su misin y visin de forma ms eficiente. La empresa Serpost debe utilizar los recursos ms adecuados para el mejoramiento de las operaciones, buscando siempre obtener mayores utilidades.

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BIBLIOGRAFIA

http://www.serpost.com.pe http://es.scribd.com/doc/2234625/sistemas-y-metodos-administrativos http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtual/libros/csociales/gadministrativa/sist _adm.htm http://es.wikipedia.org/wiki/Historia_del_constitucionalismo_peruano

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