piano dei rischi

la pianicazione di un evento
documento di progetto (project charter) idea progetto palinsesto delle attivit prolo strategico attivit- azioni operative tempi risorse umane e tecniche matrice delle responsabilit

piano di contingenza

piano di produzione

piano di produzione tecnica

piano delle burocracies

piano della logistica

piano della comunicazione

piano di marketing

insieme delle attivit artistiche e tecniche

autorizzazioni assicurazioni e concessioni

viaggi trasporti e catering

commerciale politiche ufcio di prezzo e vendita stampa pubblicit e promozione relazioni esterne merchandising

piano economico nanziario

budget previsione e consolidato

piano di fund raising documenti di valutazione

relazione nale

piano di contingenza

[i rischi sono prettamente collegati a fattori organizzativi] un documento che affronta tutte quelle circostanze sfavorevoli inerenti alla produzione ed allo svolgimento dellevento,tali da generare maggiori probabilit di insuccesso oppure conseguenze ed impatti di natura economica, giuridica, organizzativa(tempi, avanzamento, impiego delle risorse) o tecnica per il committente e la struttura organizzativa. chiedersi: cosa nn funziona cosa potrebbe andar storto quali difcolt potrebbero insorgere cosa preoccupa e cosa si pu fare (what if) il mix del fund-raising di un evento culturale fonti pubbliche nanziamenti statali,regionali, enti locali,comunitari e sovranazionali sponsorizzazioni in denaro o tecniche. donazioni,erogazione liberali co-produzione co-realizzazione co-nanziamento card, convenzioni box ofce merchandising editoria vendita evento e-commerce e portale web

fonti private

fonti di partecipazione fonti da co-marketing

fonti commerciali

fonti da nuovi canali

il piano di produzione generale attivit organizzative di produzione specica attivit di reperimento risorse e di gestione economico - nanziario attivit contrattuali e amministrative attivit logistiche attivit tecnico- allestimento attivit di comunicazione [work breakdown structure WBS] tempistica,costi, qualit

LE AZIONI DI CONTROLLO le azioni di controllo nel piano di produzione sono tese a vericare in corso dopera il rispetto dei tempi, dei costi della qualit del progetto e in generale del buon andamento del lavoro. partendo dal calendario del lavoro e dallelenco delle azioni operative occorre stabilire: 1. IDENTIFICAZIONE DEI PUNTI DI CONTROLLO -> SAL stato avanzamento lavoro 2. LA MISURAZIONE DEL RISPETTO DEI TEMPI E DEGLI EVENTUALI SCOSTAMENTI RISPETTO AL CALENDARIO 3. LE VERIFICHE PERIODICHE (check up) del lavoro in essere per ciascuna area di lavoro 4. la misurazione degli scostamenti dei costi/ricavi ed il controllo del budget. IL PIANO DELLE BUROCRACIES suddivisibile in: 1. location 2. svolgimento evento 3. permessi di lavoro 4. movimento merci 5. comunicazione informative di rito. nella prassi implica la def. di: autorizzazioni normativa procedure vincoli collegati ufci e tempi IL PIANO DI PRODUZIONE TECNICA documento che descrive in modo particolareggiato tutte le operazioni tecniche di allestimento e di conduzione. programma ogni lavorazione sul piano organizzativo integrando le esigenze tecniche dellevento(scheda tecnica evento) con le caratteristiche dello spazio (scheda dello spazio). AL SUO INTERNO: - pianicazione risorse umane - progettazione tecnica dellallestimento, planimetria - pianicazione per la predisposizione dello spazio che accoglie levento - installazioni strutture - preparazione di backstage,catering, infopoint e spazio per gli sponsor - allestimento percorsi particolari per la didattica - montaggio didascalie, pannelli illustrativi e scenograe - prove tecniche,artistiche e generali - smontaggio e disallestimento con ripristino delle aree

IL PIANO DELLA LOGISTICA si concentra sulla programmazione di: - viaggi con ogni vettore di ogni persona coinvolta nel progetto in ogni sua fase e per ogni nalit(raggiungimento location sopralluoghi incontri - trasferimento in citt e da/per aeroporto o stazioni ferroviarie e marittime; - alloggio di persone in hotel, pensioni o cose - vitto e ristorazione di artisti, ospiti troupe - accoglienza in generale di ospiti ed artisti ed eventualmente attivit di intrattenimento. - trasporti di materiali ed attrezzature inerenti ad ogni necessit tecnico organizzativa con ogni tipo di mezzo (carico,scarico, imballaggio,..) - magazzinaggio e stoccaggio merci - catering da organizzare per il team - banchetti e rinfreschi per occasioni particolari PIANO DELLA COMUNICAZIONE PIANO DI MARKETING PIANO ECONOMICO FINANZIARIO

Il ciclo di vita di un evento

1.ideazione --> cosa fare, obiettivi e funzioni 2.attivazione --> fattibilit reale 3.pianicazione -->piani da progettare per tempo 4.attuazione --> esecuzione 5.completamento -->rendicontazione, attivit amministrative... 6.valutazione-->disamina del lavoro svolto ed una verica dei risultati.

ciclo di vita e complessit dei compiti

gestione dei processi gestioni delle forniture

gestione risorse umane gestione della comunicazione

gestione della qualit

PROJECT MANAGER

gestione delle relazioni

gestione dei rischi

gestione dei costi

gestione dei tempi

altri eventi!

nanziatori locali

n.nazionali

interesse

governo locale

committente

organizzatore

governo nazionale

comunit artistica

interesse locale

media locali

media nazionali

fornitori

il network di un evento
la rete commerciale

la rete dei servizi

la rete delle collaborazioni culturali

evento

la rete delle partnership produttive

proli strategici ed organizzativi

origini,premesse istanze di partenza missione dellevento obiettivi principali e collaterali risultati attesi precondizioni che hanno condotto alla realizzazione dellevento scopo centrale dellavvenimento continuamente interrelati condizioni ed effetti che possono prodursi grazie allevento relative aspettative destinatari di riferimento localizzazione e dimensioni dellevento collegamenti tre i relativi obiettivi primari e secondari e le relative strategie del soggetto che propone e/o realizza levento

stakeholders target contesto di riferimento coerenza con il prolo strategico della committenza e/o dellorganizzazione

da quali istanze nasce un evento?

1.di natura artistica e culturale 2. di natura produttiva,economica e di programmazione 3. da politiche culturali o di altre politiche attive 4. per motivi immagine e comunicazione fasi di attivazione dellevento aspetti fondamentali: fattibilit convalida delle operazioni strategiche la determinazione o conferma della location e del periodo linee guida di tipo produttivo ed organizzativo i primi comportamenti operativi e strategici la documentazione di progetto risorse umane necessarie? forniture disponibili? struttura in grado di coordinare e di presidiare tutti i processi? il periodo prescelto, i tempi a disposizione ed il timing di produzione congruo? disponiamo della location? esistono le condizioni tecniche di accesso per luso della location? esistono problematiche di impatto? sono garantiti gli standard di sicurezza? esistono le condizioni logistiche per la gestione dellevento? qual il coefciente di complessit tecnologica richiesta? esistono vincoli di budget? quale potr essere il cash ow stimato? evento a pagamento o gratuito? target, sistema di offerta, politiche di prezzo,confermare stakeholders individuati come tali o da rivedere? quali possono essere le migliori politiche e strategie di comunicazione rispetto allevento ed al target?

fattibilit organizzativa

fattibilit tecnico- logistica

fattibilit economico finanziaria

fattibilit marketing fattibilit comunicativa

le linee guida di tipo produttivo ed organizzativo: 1 denire la governance a) soggetto titolare del progetto e modalit di governo b) costituzione di un nuovo soggetto giuridico o semplice diversicazione di uno gi esistente 2 gestione delle alleanze e delle partnership: a) quali soggetti b) partenariati interni al progetto o esterni la documentazione di progetto destinatari nanziatori/committenti strumento bozza di progetto/ programma (statement of scope) documento di progetto brief creativo dossier e stampa dossier e nanziamento scheda tecnica web site intranet kit pubblicitario, promozioni edizioni documento consultivo rendiconto report di valutazione fase progettuale idezione

stakeholders comunicazione media nanaziatori fornitori,isitituzioni tutti stakeholders interni tutti tutti i nanziatorio/ stakeholders partner,nanziatori

attivazione/pianicazione/ attuazione attuazione attuazione attuazione/attivazione attuazione attuazione attivazione attivazione completamento valutazione