CONTABILIDAD INTERMEDIA I

CUENTAS DE ORDEN
Introduccin. La informacin financiera no slo se satisface con mostrar razonablemente la situacin financiera (Activo, Pasivo y Capital) de una entidad a una fecha determinada, ni sus resultados (Ingresos y Egresos) por un perodo determinado. Esta informacin se complementa con notas a los estados financieros y dentro de stas se reportarn algunos eventos que alteran la situacin financiera y los resultados de la entidad. Las Normas de Informacin Financiera no contemplan explcitamente ninguna disposicin o normatividad sobre Cuentas de Orden pero, tampoco existe prohibicin alguna para su utilizacin en consecuencia aplica el principio de derecho consuetudinario: Lo que no est prohibido est permitido. Por esta relativa incertidumbre es necesario utilizar un juicio profesional y obtener en lo posible informacin fiel a fn de que los diversos usuarios interpreten correctamente la contabilidad financiera.

Definicin. Se puede definir el concepto: Representan valores contingentes de probable realizacin. El diccionario de contadores (Kohler) define como una contingencia: Evento futuro posible o condicin debida a causas desconocidas, o actualmente indeterminables. Para comprender el objeto y funcionamiento de las cuentas de orden, es necesario diferenciar lo que son valores reales y los valores contingentes. Valores reales son aquellos que afectan y modifican las cuentas del Balance (activo, pasivo) y resultados (ingresos y egresos) de una entidad. Valores contingentes son aquellos que no afectan las cuentas de Activo, Pasivo y Capital en tanto que la contingencia subsiste, una vez que se realiza la operacin, se convierte en valor real.

Aplicacin implcita de las NIFS.

Relevancia de la informacin, Es la cualidad de seleccionar los elementos de la informacin que mejor permitan al usuario captar el mensaje y para analizar e interpretar el Balance General y as tomar mejores decisiones. El principio de la entidad, establece que toda entidad al elaborar sus estados financieros, slo debe de informar en ellos, de los bienes, valores, derechos y obligaciones propios de la entidad a la cual se refieren. El principio de realizacin expresa, que las operaciones realizadas por una entidad deben ser cuantificados para reflejarlos en los estados financieros de acuerdo al principio de la entidad. Importancia relativa. Debe mostrar los aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser cuantificados en trminos monetarios. Se debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los requisitos de utilidad y finalidad de la informacin.

Eventos susceptibles para utilizar cuentas de orden. En forma enunciativa y solamente como idea general se muestra algunos eventos econmicos en empresas comerciales susceptibles de utilizar cuentas de orden.

1) Cuentas de orden para el control de Valores y Bienes ajenos:

Este grupo lo forma el importe total de los valores y bienes que se reciben en guarda, prenda o garanta, ejemplo: Recepcin de mercanca propiedad de terceras personas, para su venta en comisin. Recepcin de dinero de terceras personas, para gastos provocados por operaciones realizadas en su nombre y por su cuenta. Recepcin de bienes y valores propiedad de terceras personas, en garanta o depsito 2) Cuentas de orden para control de valores contingentes: Este grupo lo forma el importe total de los derechos y obligaciones contingentes. Endoso y descuento de documentos Seguros y fianzas contratados Emisin de acciones, obligaciones, etc. Avales otorgados Juicios pendientes

3) Cuentas de orden para valores de registro o control: Este grupo lo forma el importe total de las operaciones que se realicen por duplicado con fines de control. Sobre precio de mercancas enviadas a terceras personas para su venta en consignacin. Depreciacin y amortizacin calculadas conforme al lmite fiscal. Control de prdidas fiscales. Partidas fiscales

Nombre de las Cuentas de Orden. Los nombres de las cuentas de orden deben dar una idea clara de las operaciones que en ellas se registran, as como su naturaleza; debern observarse las mismas reglas aplicables a cualquier cuenta, ya sea de activo, de pasivo o de resultados, en el sentido de que el nombre que se les designe deber tener las siguientes caractersticas: A).-.Que sea concreto. Se pretende que no se utilicen palabras innecesarias; por el contrario, emplear solamente las indispensables para dar una idea general de la clase o tipo de operaciones que se quiera registrar en cada cuenta B).- Que sea preciso. Aunque est ntimamente ligado con el punto anterior, este punto pretende que se obtenga la mayor claridad, con el titulo o nombre de la cuenta, con el fin de que cualquier persona que lo lea, pueda interpretar con facilidad el objeto y uso que se va a asignar a la cuenta. El nombre que se asigne a la cuenta de orden deudora, debe ser distinto del de la acreedora, pero muy parecidos entre s, ejemplo: documentos endosados, endoso de documentos. Tambin se acostumbra asignar a la cuenta de orden acreedora, el mismo nombre que el de la deudora, pero posponindole la palabra contra, ejemplo: documentos endosados, documentos endosados contra. Otra forma, consiste en agregar al nombre de la cuenta de orden deudora la palabra debe y a la acreedora la palabra haber, ejemplo: mercancas en comisin debe, mercancas en comisin haber.

Tcnica contable. Se aplica la teora de la partida doble, se aperturarn dos cuentas de naturaleza contraria, esto es, una con saldo deudor y otra con saldo acreedor. Los valores representarn contingencia o recordatorios contables y al no afectar valores reales no se altera o modifica la ecuacin contable A= P+C. Se conoce como Manejo directo o paralelo, Es aceptable la tcnica de movimientos cruzados cuando los valores contingentes (cuenta de orden) se convierten en valores reales (cuentas de balance o resultados) De aqu que existen dos procedimientos para registrar el movimiento de las cuentas de orden: a) Movimiento directo o paralelo. El movimiento de las cuentas de orden, es directo o paralelo cuando en un asiento, tanto la cuenta deudora como la acreedora, son cuentas de orden, sin intervenir cuentas de balance. b) Movimiento cruzado. El movimiento de las cuentas de orden es cruzado, cuando en un asiento intervienen, como deudora una cuenta de orden, y como acreedora una de balance o de resultados; y cuando en otro asiento aparezca como acreedora una cuenta de orden y como deudora una de balance o de resultados. Despus del segundo asiento, las cuentas de orden debern arrojar saldos iguales. El siguiente ejemplo muestra estos procedimientos de registro: Un juicio entablado por un trabajador contra su empresa a la fecha de los estados financieros no afecta la situacin financiera. Sin embargo, en un futuro, el fallo podra ser favorable al trabajador, sta se convertira en una transaccin real que conducira al reconocimiento de un gasto y la disminucin de un activo en el rengln del efectivo. El asiento contable se registrara: Juicios pendientes (C.O.D.) $ 20,000.00 Responsabilidad sobre juicios pendientes(C.O.A.) $ 20,000.00

Observemos en este ejemplo que se esta afectando slo las cuentas de orden, tienen el mismo saldo en cuanto a su importe, pero su naturaleza es contraria, una deudora y otra acreedora, no intervienen cuentas de balance ni de resultados. Cuando deja de ser contingente (fallo favorable al trabajador) se convierte en valor real que afectar los resultados de la empresa entonces se formular el siguiente asiento contable:

Gastos de operacin (resultados) Juicios pendientes (C.O.D)

$ 20,000.00 $ 20,000.00

Responsabilidad s/juicios pendientes(COA)$ 20,000.00 Bancos (disminucin de activo) $ 20,000.00

PRESENTACION DE LAS CUENTAS DE ORDEN EN EL BALANCE GENERAL. Generalmente se presentan las cuentas de orden al calce del balance general o sea debajo de la suma del activo, del pasivo ms el capital. La forma ms generalizada de presentar las cuentas de orden en el balance general, consiste en agruparlas dentro de la clasificacin: valores ajenos, valores contingentes y cuentas de registro. Indicando las de saldo deudor, no as las acreedoras, debido a que su movimiento es compensado y sus saldos numricamente iguales.

AUXILIARES DE LAS CUENTAS DE ORDEN. Las cuentas de orden, al igual que cualquier otra cuenta de balance o de resultados, pueden requerir y contener sub cuentas auxiliares para mayor detalle. En el caso de cuentas de orden basta con abrir auxiliares para cada grupo de cuentas ( una para cada par ) toda vez que tienen movimientos compensados.

Depreciacin Fiscal. Otro de los casos en que tambin podremos utilizar cuentas de orden es en el control de los activos fijos, porque uno de los movimientos que se registran en la contabilidad es cuando el valor de los activos fijos( excepto terrenos, inversiones en valores) disminuye por su uso, por el transcurso del tiempo o por obsolescencia, a esto contablemente le podemos denominar depreciacin. Los cargos a los resultados por la depreciacin afectan a los resultados, desde un punto de vista financiero, pero para efectos fiscales, la ley del Impuesto Sobre la Renta, establece porcentajes mximos para efectos de deducibilidad y pago de impuestos, en los casos en que las tasas de depreciacin contable difieran de las establecidas por la ley, entonces para su control estableceremos cuentas de orden, que permitan revelar e informar en los estados financieros las cantidades aplicadas de depreciacin y la depreciacin por aplicar sobre los valores de los activos despreciables, aplicndoles tasas establecidas. En la prctica profesional he observado que las Prdidas Fiscales as como la actualizacin permitida por nuestras leyes fiscales se registran en papeles de trabajo pero, no se contabilizan como marca el reglamento de LISR que deben figurar como Cuentas de Orden al calce del balance financiero.

Como colofn seguir propalando que la fortaleza de nuestra profesin es la Contadura y debemos apegarnos invariablemente a la normatividad de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) que en 2006 se convertirn en Normas de Informacin Financiera (NIF) EJEMPLO DE APLICACIN DE LAS CUENTAS DE ORDEN PARA VALORES AJENOS. Generalmente las cuentas de orden se utilizan mas para este tipo de casos. La idea es ofrecer el desarrollo de un caso para el registro de valores ajenos que con mas frecuencia se presentan en empresas de tipo comercial CONCEPTOS QUE CARGARAN Y ACREDITARAN LAS CUENTAS DE ORDEN Mercancas en comisin: ser una cuenta de orden de naturaleza deudora y se cargara del precio de costo de las mercancas recibidas del comitente. Comitente cuenta de mercancas: ser una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara del mismo concepto de la cuenta mercancas en comisin. En cualquier momento, ambas cuentas debern arrojar el mismo saldo, pero de naturaleza contraria, representando el valor de las mercancas ( consideradas a su precio de costo ) en poder del comisionista, pero cuya propiedad es del comitente. Caja del comitente: ser una cuenta de orden de naturaleza deudora, y tendr por objeto registrar el efectivo recibido por el comisionista, como producto de las ventas de contado y de los cobros parciales efectuados por las ventas a crdito. As tambin debe anotarse en esta cuenta de orden, el importe de los gastos efectuados por cuenta del comitente y el de las comisiones pagadas a favor del comisionista. Comitente cuenta de caja: ser una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara de los mismos conceptos de la cuenta caja del comitente AFECTACIN DE LAS CUENTAS DE ORDEN. 1) Por el precio de costo de las mercancas recibidas del comitente: Mercancas en comisin $ 10000,000.00 a Comitente cuenta de mercancas $ 10000,000.00

2) Por las mercancas vendidas de contado, por el comisionista, equivalentes al 40% de las mercancas recibidas: Caja del comitente $ 5000,000.00 a Comitente cuenta de caja $ 5000,000.00 3) Ajuste a las cuentas de orden por el costo de las mercancas vendidas al contado: Comitente cuenta de mercancas $ 4000,000.00 a Mercancas del comitente $ 4000,000.00